Puteți să conectați o listă externă care conține clienți, activități, rezervări sau postări cu Microsoft Outlook 2013. După conectare, puteți să vizualizați, să editați și să imprimați datele utilizând interfața de utilizator Outlook familiară, ca și cum ar fi informații native Outlook.
Dacă datele pe care le actualizați sunt informații de contact, cum ar fi legate de clienții dvs., puteți să le sunați, să le trimiteți mesaje de e-mail și să efectuați solicitări de întâlnire. Sincronizarea datelor este dus-întors sau bidirecțională. Modificările efectuate în Outlook 2013 sunt sincronizate automat cu sursa de date externe. Modificările efectuate la sursa de date externe sunt sincronizate cu elementele din Outlook 2013, însă este posibil să fie nevoie de o operațiune de reîmprospătare.
Pentru mai multe informații, consultați Găsirea conținutului despre date externe.
Ce intenționați?
Înainte de a începe
Lucrul cu datele externe necesită mai multe activități preliminare pentru a permite accesul securizat la date. Următoarele informații vă pot ajuta să planificați pașii următori. De asemenea, dacă întâmpinați probleme la încercarea de a lucra cu datele externe, aceste informații vă pot ajuta să identificați problema. Pentru a accesa date externe, dumneavoastră sau un administrator trebuie să procedați astfel:
Activități preliminare obișnuite
Pregătiți sursa de date externă Este posibil ca un administrator să trebuie să creeze un cont și să furnizeze permisiuni la sursa de date pentru a se asigura că persoanele potrivite au acces la date și că datele nu ajung pe mâini nepotrivite. Într-o bază de date externă, administratorul poate, de asemenea, să creeze anumite tabele, vizualizări, interogări etc. și să limiteze rezultatele la ceea ce este necesar și să contribuie la îmbunătățirea performanței.
Configurați serviciile și conturile SharePoint Un administrator trebuie să activeze serviciile Business Data Connectivity și serviciile de stocare securizate.
Configurarea serviciilor de stocare securizate Un administrator trebuie să facă următoarele: să determine cel mai bun mod de acces pentru sursa de date externă, să creeze o aplicație țintă și să seteze acreditările pentru aplicația țintă.
Configurați Serviciile Business Data Connectivity Un administrator trebuie să se asigure că utilizatorul care creează tipul de conținut extern are permisiune la depozitul de metadate Business Data Connectivity și că utilizatorii adecvați au acces la tipul de conținut extern pe care se bazează lista externă.
Crearea unui tip de conținut extern Un utilizator trebuie să definească un tip de conținut extern care conține informații despre conexiunile, accesul, metodele de operare, coloanele, filtrele și alte metadate utilizate pentru a regăsi datele din sursa de date externă.
Crearea unei liste externe Un utilizator trebuie să creeze o listă externă bazată pe tipul de conținut extern și una sau mai multe vizualizări ale listei externe, după cum este necesar.
Asigurați-vă că produsele Office sunt pregătite pentru utilizare Pentru a sincroniza date externe cu produse Office, trebuie să aveți Windows 7 sau versiuni mai recente și următoarele produse software gratuite, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 și WCF Data Services 5.0 pentru OData V3 pe fiecare computer client (Dacă este necesar, vi se solicită automat să descărcați programul software). De asemenea, asigurați-vă că este activată opțiunea de instalare Office Servicii de conectivitate cu aplicații de business (Aceasta este setarea implicită). Această opțiune instalează clientul Servicii de conectivitate cu aplicații de business la execuție care efectuează următoarele: memorează în cache și se sincronizează cu date externe, mapează date de firmă la tipuri de conținut extern, afișează selectorul de elemente externe în produsele Office și rulează soluții particularizate în produsele Office.
Activități preliminare specifice pentru Outlook
Activarea caracteristicii sincronizare offline pentru liste externe Caracteristica fermă și site, Sincronizarea offline pentru listele externe, trebuie să fie, de asemenea, activă. Această caracteristică este activă în mod implicit la nivelul exploatației, dar nu este activă în mod implicit la nivelul site-ului.
Crearea unui tip de conținut extern acceptat de Outlook Atunci când creați un tip de conținut extern, un utilizator trebuie să activeze opțiunea de asistență pentru sincronizarea offline și să seteze câmpul tip de element Office la una dintre următoarele: persoană de contact, rezervare, activitatesau Publicare.
Maparea câmpurilor corespondente Un utilizator trebuie să mapați unul sau mai multe câmpuri tip de conținut extern în câmpurile Outlook respective.
Atunci când mapați un tip de conținut extern, cum ar fi un client, la un tip de element Outlook, cum ar fi o persoană de contact, trebuie să mapați în mod explicit câmpurile individuale din tipul de conținut extern, cum ar fi prenumele clientului, numele de familie, adresa clientuluiși telefonul client, la câmpurile respective de tip de element Outlook, cum ar fi BusinessPhonePrenume, nume,adresăfirmă
Nu este necesar să mapați toate câmpurile corespondente, dar trebuie să fie mapate următoarele câmpuri.
|
Tip de element Outlook |
Câmpul element Outlook |
|---|---|
|
Persoană de contact |
Nume |
|
Activitate |
Subiect |
|
Rezervare |
Pornire, sfârșit și subiect |
|
Post |
Subiect |
Câmpurile nemapate, în funcție de număr, sunt afișate ca proprietăți extinse, după cum urmează:
-
Adiacente Anexat la regiunea de formular din partea de jos a paginii implicite a unui formular Outlook (de la 2 la 5 câmpuri).
-
Separate Adăugat ca pagină nouă într-un formular Outlook (6 sau mai multe câmpuri).
Dacă tipul de conținut extern nu se mapează direct la orice tip de element Outlook, puteți mapa câmpurile la un tip de element post Outlook, care este cel mai generic tip de element.
Conectarea unei liste externe la Outlook 2013
-
Navigați la site-ul SharePoint care conține lista externă.
-
Faceți clic pe listă > Conectați-vă la Outlook.
-
Dacă este necesar, Outlook 2013 deschide și creează un nou fișier de date Outlook (BCSStorage. pst), denumit liste externe SharePoint în panoul de navigare, apoi creează un folder cu numele <site>-<listă externă>.
Sfat: În mod implicit, datele se reîmprospătează automat la fiecare șase ore, însă această valoare poate fi modificată. Pentru a vă asigura că vedeți datele curente din sursa de date externă, faceți clic cu butonul din dreapta pe folder, apoi faceți clic pe Sincronizare acum.
Notă: În mod implicit, Outlook 2013 afișează doar câmpurile care au fost mapate explicit la câmpurile Outlook respective de către autorul tipului de conținut extern. Ca alternativă, pentru a vedea toate câmpurile din lista externă, indiferent dacă sunt mapate sau nemapate, puteți face următoarele:
-
Deschiderea unui singur element dintr-un formular (pe fila persoană de contact , în grupul Afișare , faceți clic pe numele<> detalii.)
-
Creați o vizualizare Outlook particularizată și includeți toate câmpurile din lista externă.
Găsiți mai multe informații despre afișarea câmpurilor și crearea vizualizărilor particularizate în sistemul de ajutor Outlook.
