Cele mai bune practici pentru remiterea și raportarea cu privire la lucru real

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Organizațiile aleg să urmărească lucrul care este efectuat de resurse în mai multe moduri. Microsoft Project Server 2010 acceptă flexibilitatea pentru diferitele necesități de urmărire ale organizațiilor. Unele organizații necesită ca activitatea depusă de resurse să fie înregistrată zilnic, mai ales dacă lucrul efectiv este utilizat pentru facturare, salarii sau alte scopuri financiare. Project Server 2010 poate fi utilizat pentru a captura lucrul real prezentat de utilizatori. Unele organizații aleg să transfere lucrul real în alte sisteme de planificare a resurselor de întreprindere (ERP) și de raportare. De exemplu, o organizație poate alege să utilizeze Project Server 2010 pentru a captura lucrul efectiv, dar apoi să transfere lucrul efectiv într-un instrument contabil pentru a conduce facturarea către clienți interni și externi.

Deoarece Project Server vă ajută să gestionați proiecte, lucrul real poate fi capturat în mai multe moduri și se afișează în modul în care îl face cel mai util pentru utilizatorul care îl accesează. De exemplu, în foaia de pontaj, focalizarea se află pe datele introduse de utilizator într-o bază zilnică (sau per perioadă), în timp ce în clientul Microsoft Project focalizarea este pe agregate sau scalară, valoare pentru lucru finalizat și rămasă la o activitate, pentru a ajuta la planificare.

Acest articol schițează setul de cele mai bune practici pentru remiterea și raportarea la lucrul real în Project Server 2010.

În acest articol

1. utilizați modul de intrare unică

2. protejarea actualizărilor de utilizator

3. utilizați lucrul real remis din foaia de pontaj, în locul planurilor de proiect, pentru raportarea etape

4. utilizați categorii de timp administrativ pentru a urmări lucrul non-proiect

5. Închideți activitățile la actualizări, în loc să utilizați câmpurile tip publicare și rezervare

Rezumat

Mulțumirilor

1. utilizați modul de intrare unică

Cele mai bune practici pentru a vă asigura că lucrul efectiv este populat corect în timpul Project Server 2010 este să utilizați modul de intrare unică și să aveți resurse care introduc doar lucrul real prin vizualizarea foaie de pontaj .

Pentru a activa modul de intrare unică:

  1. În lansare rapidă, în secțiunea Setări , faceți clic pe Setări server.

  2. Pe pagina Setări server , în secțiunea Time și management activitate , faceți clic pe Setări foaie de pontaj și valori implicite.

  3. În secțiunea modul de intrare unică , bifați caseta de selectare mod intrare unică .

Dacă organizația utilizează un singur mod de intrare, poate fi în interesul dumneavoastră să ascundeți complet vizualizarea activități , astfel încât resursele să poată introduce doar lucrul real, utilizând vizualizarea foaie de pontaj . Atunci când sunt disponibile ambele vizualizări, utilizatorii pot introduce lucrul real în oricare vizualizare, iar datele sunt menținute în ambele vizualizări. Dacă organizația extrage date din foaia de pontaj pentru a conduce facturarea sau salarizarea, de exemplu, cea mai bună practică este să le permiteți doar utilizatorilor să introducă lucrul real în vizualizarea foaie de pontaj . Acest lucru reduce posibilitatea ca lucrul real să fie suprascris incorect dacă un utilizator poate, de asemenea, să introducă lucru real în vizualizarea activități .

O excepție de la această bună practică este dacă există resurse materiale. Proprietarii de atribuire pentru resursele materiale trebuie să introducă timp pentru acele resurse materiale, utilizând vizualizarea activități . Dacă organizația are proprietari de atribuire care înregistrează timpul pentru resurse materiale, vizualizarea activități ar trebui să rămână vizibilă, iar utilizatorilor trebuie să li se instruiască să introducă doar lucrul real pentru temele lor în vizualizarea foaie de pontaj .

Pentru a ascunde vizualizarea activități:

  1. În lansare rapidă, în secțiunea Setări , faceți clic pe Setări server.

  2. Pe pagina Setări server , în secțiunea aspect și stil, faceți clic pe Lansare rapidă.

  3. Sub setare detalii element de meniu, faceți clic pe vizualizarea activități , în coloana nume .

  4. Faceți clic pe nu în linkul Afișare din lista lansare rapidă , apoi faceți clic pe OK.

Există câteva note importante de luat în considerare atunci când este activat modul intrare unică în organizația dvs. Să presupunem că foaia de pontaj a unui utilizator conține o linie pentru o anumită atribuire, iar acea atribuire este ștearsă. Data viitoare când utilizatorul deschide foaia de pontaj, linia asociată cu atribuirea ștearsă poate fi eliminată, în funcție de următoarele condiții:

  • Dacă linia nu conține intrări de utilizator, aceasta este eliminată.

  • Dacă actualizările de utilizator nu sunt protejate, iar linia conține lucru real aprobat, acesta este eliminat.

  • Dacă actualizările utilizatorilor sunt protejate, iar linia conține lucru real aprobat, linia rămâne în foaia de pontaj. Cu toate acestea, dacă foaia de pontaj aprobată este rechemată, atunci linia este eliminată.

  • Dacă linia conține lucru real care a fost introdus în foaia de pontaj, dar care este încă în curs de aprobare, linia este eliminată, chiar și atunci când actualizările utilizatorilor sunt protejate.

Managerii de proiect trebuie să utilizeze prudență atunci când șterg sau modifică atribuiri, pentru a vă asigura că toate activitățile efective depuse sunt revizuite înainte de modificare sau ștergere. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că nu s-au pierdut date valide introduse de utilizator. Atribuirile pot fi modificate în mod explicit sau implicit în oricare dintre scenariile listate mai jos:

  • Managerul de proiect șterge în mod explicit o temă pentru care există în așteptare actualizări de lucru reale.

  • Planul de proiect care conține atribuirea este restaurat din arhiva sa.

  • Planul de proiect care conține atribuirea este șters.

  • Planul de proiect care conține atribuirea este suprascris, utilizând funcționalitatea Salvare ca din Microsoft Project 2010.

Începutul paginii

2. protejarea actualizărilor de utilizator

Unele organizații pot alege să împiedice un manager de proiect să actualizeze activitatea efectivă a unui membru al echipei în cadrul proiectului.

Notă:  Managerii de proiect nu pot actualiza activitatea efectivă a unei resurse înregistrată pe o foaie de pontaj.

Dacă organizația dorește să mențină valorile introduse de resurse pentru lucrul real în foaia de pontaj și asigurați-vă că valoarea se reflectă în planul de proiect, atunci cea mai bună practică este să activați caracteristica din Project Server 2010 care protejează actualizările utilizatorilor.

Pentru a proteja actualizările utilizatorilor:

  1. În lansare rapidă, în secțiunea Setări , faceți clic pe Setări server.

  2. Pe pagina Setări server , în secțiunea Time și management activitate , faceți clic pe Setări activitate și pe Afișare.

  3. În secțiunea protejaRe actualizări utilizator , bifați caseta de selectare se permit doar actualizările de activitate prin activități și fișe de pontaj .

Atunci când protejați actualizările utilizatorilor, foaia de pontaj menține întotdeauna exact ceea ce a introdus utilizatorul pentru lucrul etape, iar valorile scalare dintre foaia de pontaj și planul de proiect sunt întotdeauna compatibile. Cu toate acestea, distribuția etape a valorii scalare poate fi ușor diferită în planul de proiect, deoarece este orientată spre planificarea viitoare a lucrului și nu întreținerea valorilor istorice de lucru efective. Motorul de planificare poate ajusta unele etape lucru real pentru a menține planul coerent.

Începutul paginii

3. utilizați lucrul real remis din foaia de pontaj, în locul planurilor de proiect, pentru raportarea etape

Lucrul real poate fi capturat utilizând fie clientul Project 2010 (plan de proiect), fie foaia de pontaj. Cu toate acestea, mulți utilizatori capturează doar lucrul real direct din resursele lor, utilizând fișe de pontaj, mai ales dacă protejează, de asemenea, actualizările reale, așa cum se descrie anterior. Atunci când utilizați fișe de pontaj pentru a urmări transmiterea de efective zilnic sau săptămânal, cea mai bună practică este să raportați direct cu lucrul real capturat în foaia de pontaj atunci când sincronizați cu sistemele ERP și de raportare externe. Datele din foaia de pontaj sunt prestate în mod specific pentru a asigura acuratețea într-o bază istorică și pe perioadă exact așa cum a introdus-o utilizatorul, chiar și atunci când s-au modificat condițiile din planul de proiect.

În timp ce multe calcule sunt efectuate într-un plan de proiect, cum ar fi costul bazat pe ratele costurilor, acestea pot fi reproduse cu ușurință cu date foaie de pontaj. Planul de proiect, pe de altă parte, redă datele efective de lucru (și alte date de planificare), cu accent pe planificarea viitoare a lucrului (analize și calcule valoare obținută). Prin urmare, pot exista situații în care valoarea introdusă de utilizator în foaia de pontaj nu se potrivește exact cu aceeași valoare în planul de proiect pentru o anumită zi. Cu toate acestea, valoarea generală totală sau scalară valoare pentru atribuire va fi consecventă între planul de proiect și foaia de pontaj atunci când este activată opțiunea efective protejate.

Dacă raportați despre lucrul real remis din foaia de pontaj, este important să vi se solicite resurse să nu reatribuiți sau să atribuiți propriile activități. Toate temele trebuie să treacă prin Manager de proiect sau manager de resurse. Acest lucru vă ajută să asigurați gestionarea corectă a datelor efective de lucru.

Centrul BI din Microsoft Project Web App oferă șabloane de raport care profită de baza de date de raportare (T-SQL) și Analysis Services (OLAP). Aceste șabloane vă pot ajuta să creați rapoarte împotriva depozitului de date din foaia de pontaj.

Începutul paginii

4. utilizați categorii de timp administrativ pentru a urmări lucrul non-proiect

Unele organizații necesită urmărirea activităților administrative sau a lucrului non-proiect. Exemple de activități administrative includ timpul de lucru, vacanța și activitățile repetitive legate de locul de muncă, cum ar fi asistența pentru clienți, întreținerea sistemului sau întâlnirile. Vă recomandăm să urmăriți aceste activități utilizând categorii de timp administrativ. Aceste categorii necesită întreținere minimală, iar timpul capturat în aceste categorii poate fi utilizat pentru a genera rapoarte de analiză de date din cubul OLAP corespondent.

Dacă categoriile de timp administrativ nu îndeplinesc cerințele organizației și vă hotărâți să utilizați proiecte pentru a urmări activitățile administrative, proprietarul proiectului trebuie să urmeze aceste reguli pentru proiecte mai eficiente:

  • Limitați numărul de resurse atribuite planului de proiect la mai puțin de 100 de resurse.

  • Limitați durata planurilor proiectului de urmărire a activităților administrative trimestrial sau semestrial.

  • Mențineți activitățile în planul Project programat automat, cu un tip de activitate unități fixe.

  • Păstrați planificarea planului proiectului în linie cu perioadele de raportare a timpului.

Începutul paginii

5. Închideți activitățile la actualizări, în loc să utilizați câmpurile tip publicare și rezervare

Managerii de proiect pot găsi câmpurile tipPublicare și rezervare utile pentru controlul activității și al vizibilității resurselor. Câmpul Publicare poate fi utilizat pentru a controla ce activități sunt vizibile în Project Web App, iar câmpul tip rezervare poate fi utilizat pentru a controla resursele care sunt vizibile în timpul procesului de planificare a resurselor. Totuși, rețineți că aceste câmpuri fac parte din procesul de planificare timpurie. Acestea nu sunt proiectate pentru limitarea capacității utilizatorilor de a continua să urmărească timpul pentru o anumită activitate. Dacă câmpurile tip Publicare și rezervare sunt utilizate incorect, acestea pot avea ca rezultat eliminarea intrărilor de activitate din foaia de pontaj sau starea activității unui utilizator. Acest lucru este deosebit de critic, deoarece eliminarea intrărilor de activități poate însemna pierderea timpului remis.

Dacă doriți să închideți o anumită activitate, astfel încât să nu mai poată fi remisă nicio oră suplimentară, puteți utiliza opțiunea Închidere activitate pentru a actualiza din Project Server 2010.

Începutul paginii

Rezumat

Dacă organizația utilizează lucru real capturat în Project Server 2010 împreună cu alte sisteme ERP sau de raportare, este în interesul dumneavoastră să urmați instrucțiunile descrise în acest articol:

  • Utilizarea unui mod de intrare unic

  • Protejarea actualizărilor de utilizator

  • Utilizați lucrul real remis din foaia de pontaj, în locul planurilor de proiect, pentru raportarea etape

  • Utilizarea categoriilor de timp administrativ pentru a urmări lucrul non-proiect

  • Închiderea activităților la actualizări, în loc să utilizați câmpurile tip Publicare și rezervare

Urmând aceste bune practici, lucrați pentru a păstra acuratețea datelor reale de lucru introduse în foaia de pontaj de către resursele organizației.

Începutul paginii

Mulțumirilor

Echipa de publicare a conținutului Project Server mulțumește următorii colaboratori la acest articol:

  • Bobby Burns, Manager de program II, Project/Project Server

  • AIK Chen, inginer de escaladare pentru asistență senior, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, Manager de produse tehnice senior, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, client senior manager de programe, Project/Project Server

  • Sorin timi, Manager de programe pentru grupuri principale, Project/Project Server

  • Matt Roe, Manager programe, Project/Project Server

  • Andreea Sanghvi, Manager programe, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, Manager programe, Project/Project Server

  • Brian Smith, inginer de escaladare pentru asistență senior, Project/Project Server

  • Eric Zenz, coordonator Manager programe senior, Project/Project Server

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×