Arhivarea datelor Access

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Puteți să păstrați bazele de date Microsoft Access organizate și ușor de arhivare periodic înregistrările vechi sau inactiv. Puteți arhiva toate tabelele dintr-o bază de date, anumite tabele sau doar înregistrările specifice, de exemplu, înregistrările care sunt mai vechi de o anumită dată. Acest subiect vă arată cum să utilizați trei opțiuni diferite pentru a arhiva datele din baza de date Access.

În acest articol

Când ar trebui să vă luați în considerare arhivarea?

Înlocuiți periodic un tabel

Înlocuiți periodic toate tabelele

Mutați periodic înregistrări într-un tabel de arhivare

Când ar trebui să vă luați în considerare arhivarea?

Atunci când o bază de date pe computer conține date pe care intenționați să utilizați mai, dar doriți să păstrați datele la îndemână în cazul în care aveți nevoie la un moment dat în timp sau să vă întâlniți o politică de retenție a datelor, arhivarea este o metodă bună de a păstra astfel de date. Arhivarea se utilizează, de asemenea, adesea pentru a păstra date pe baza unei condiții, cum ar fi la sfârșitul o lună.

Modalități de a arhiva date

Următorul tabel listează metode pentru a arhiva date, o descriere a metoda, explicarea atunci când ar trebui să utilizați fiecare metodă și alte considerente specifice pentru metoda.

Metoda

Descriere

Utilizați atunci când...

Alte considerente

Înlocuiți periodic un tabel

Periodic face o copie a arhiva un anumit tabel și înlocuiește acel tabel cu o copie nouă, necompletată tabel.

Toate înregistrările dintr-un tabel îndeplinesc condițiile pe care îl utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

EXEMPLU: Aveți un tabel care stochează zilnic temperaturile extreme. În fiecare an, când arhivați tabelul și începeți proaspete cu un gol.

Înlocuiți periodic toate tabelele

Periodic faceți o copie de arhivare a bazei de date back-end și apoi Înlocuiți baza de date back-end cu o nouă, necompletată. Necesită o bază de date scindate (o bază de date care cuprinde: un fișier bază de date back-end, care conține toate tabelele; și un fișier de date front-end care conține alte obiecte bază de date).

Toate înregistrările în cele mai multe tabele într-o bază de date îndeplinește condiția utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

EXEMPLU: Baza de date constă în mai multe tabele cu diferite tipuri de date meteorologice. În fiecare an, să arhivați toate tabelele.

  • Dacă aveți orice tabelele de căutare (tabele pe care îl utilizați pentru a stoca valori pentru privind în sus, cum ar fi coduri poștale sau departamente), poate fi necesar pentru a importa datele în noua bază de date back-end.

  • Trebuie să arhivați baza de date manual. Nu puteți utiliza o macrocomandă pentru această metodă.

Mutați periodic înregistrări într-un tabel de arhivare

Periodic rulează o interogare care selectează înregistrările pentru arhivare și adaugă datele la un tabel de arhivare și apoi rulați o interogare pentru a selectează înregistrările același (din tabelul original) și ștergeți-le.

Unele înregistrări într-un tabel îndeplinește condiția pe care îl utilizați pentru a determina dacă să arhiveze.

EXEMPLU: Doriți să arhivați bibliotecă tranzacțiile (extrageri) dacă bifată în data este cel puțin un an vechi.

  • Poate fi necesar să lucreze în jurul integritate referențială, mai ales dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt în partea de unul dintre un relație unu-la-mai mulți. Consultați secțiunea despre lucrul în jurul integritatea referențială pentru mai multe informații.

Avertisment:  Dacă trebuie să utilizarea parametrilor în interogări, ar trebui să creați un formular pentru a gestiona parametrii. Altfel, puteți risc pierderi de date.

Lucrul în jurul integritatea referențială

Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt legate la înregistrările din alte tabele, poate fi necesar să ocoliți relația. Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt înregistrările de "copil" (din care fac parte din partea "mulți" a unei relație unu-la-mai mulți ), le puteți Arhiva probabil în siguranță fără interes. Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt înregistrările "părinte" (aparțin în partea "unu" a unei relație unu-la-mai mulți ), atunci când să le arhivați își asociate "fiu" înregistrărilor mai:

  • Vă împiedică să ștergeți înregistrări "părinte". Acest lucru poate provoca probleme dacă care au deja adaugă "părinte" înregistrări la tabelul de arhivă.

    - Sau -

  • Devin "solitare"-înregistrările care aparțin un părinte"," care nu există. Acest lucru poate provoca probleme cu integritatea datelor și funcționalitățile din baza de date care utilizează înregistrări "orfan".

Pentru a cont pentru integritatea referențială, urmați acești pași:

  1. Determinați ce "fiu" înregistrări aparțin înregistrările pe care doriți să o arhivați. De exemplu, pentru a arhiva înregistrările de active care sunt împrumutat la o bibliotecă, mai întâi determinați dacă există orice tranzacțiile deschise pe acele active, de exemplu, dacă activele au fost extras, dar nu returnează.

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă "fiu" înregistrările întotdeauna pot fi șterse în siguranță, asigurați-vă că relația impune integritatea referențială, cu ștergeri. Acest lucru asigură că toate asociate "fiu" înregistrările vor fi șterse.

    • Dacă înregistrările "fiu" întotdeauna nu pot fi șterse în siguranță, luați în considerare arhivare toate tabelele din baza de date.

    • Crearea unei interogări care selectează înregistrările "părinte" care nu are înregistrări "copil". Apoi, utilizați această interogare prima pentru a crea interogările Arhiva (consultați secțiunea Mutarea periodic înregistrări într-un tabel de arhivare), în loc să utilizați tabelul "părinte".

Începutul paginii

Înlocuiți periodic un tabel

Dacă doriți să arhiveze toate datele dintr-un tabel, puteți înlocui periodic tabelul cu o copie necompletată.

Important: Dacă tabelul pe care să arhivați este corelată cu alte tabele, poate fi necesar să lucreze în jurul integritatea referențială.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelele pe care doriți să îl arhivați, apăsați CTRL + C și apoi apăsați CTRL + V.

  2. În Lipire tabel ca caseta de dialog, sub Opțiuni lipire, selectați Doar structurași apoi faceți clic pe OK.

Acces numele copia ca o copie a nume tabel original.

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul original și apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide.

Da tabelului un alt nume pentru a indica ce conține, cum ar fi "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe copia necompletată și apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide. Redenumiți-o cu nume de tabel original.

Începutul paginii

Înlocuiți periodic toate tabelele

Dacă utilizați o bază de date scindate, puteți înlocui periodic toate tabelele, înlocuind baza de date back-end cu o copie necompletată.

Pentru a face acest lucru, mai întâi pregătirea copia necompletată. Dacă proiectul bazei de date se modifică, puteți reutiliza această copie necompletată fiecare dată când arhivați. Pentru a arhiva doar Redenumire existente baza de date back-end pentru a indica faptul că aceasta este o arhivă și salvați copia goală ca noua bază de date back-end.

Pregătirea o copie necompletată a unei baze de date back-end

Mai întâi, importați definiții de tabel pentru toate tabelele din baza de date back-end.

  1. Pe fila fișier faceți clic pe nou, selectați bază de date necompletatăși apoi faceți clic pe Creare.

  2. Închideți tabel1.

  3. În fila Date externe , în grupul Import & Link , faceți clic pe Access.

  4. În caseta de dialog Preluare date externe-bază de date Access , selectați Import tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date curentăși apoi faceți clic pe Răsfoire.

  5. În caseta de dialog Deschidere fișier , selectați baza de date back-end. Faceți clic pe Deschidere pentru a închide caseta de dialog Deschidere fișier și apoi faceți clic pe OK.

  6. În caseta de dialog Import obiecte , faceți clic pe Opțiuni.

  7. Sub Import tabele, selectați Doar definiție.

  8. Pe fila tabele , faceți clic pe Selectare totală, faceți clic pe OKși apoi faceți clic pe Închidere.

În continuare, adăugați date la toate tabelele de căutare în copia necompletată. Pentru fiecare tabel de căutare, efectuați următorii pași:

  1. Link către tabel de căutare în baza de date back-end existente.

  2. Creați o interogare de Adăugare care adună toate înregistrările din inițial pentru a copia.

Înlocuiți baza de date back-end cu o copie necompletată

Mai întâi, redenumirea existente baza de date back-end pentru a indica faptul că este acum o arhivă. Apoi, deschideți copia necompletată și salvați-l utilizând numele inițial bază de date back-end.

  1. Faceți clic pe fila fișier și apoi faceți clic pe Salvare bază de date ca. Vi se poate solicita să închideți toate deschideți obiecte; Dacă este așa, faceți clic pe OK. Se deschide caseta de dialog Salvare ca .

  2. În caseta Salvare în (în partea de sus a casetei de dialog Salvare ca ), asigurați-vă că Salvați fișierul în același loc ca bază de date back-end inițial.

  3. În caseta Nume fișier , introduceți numele bazei de date back-end inițial.

  4. În caseta tip fișier , selectați Baza de date Access (*.accdb).

Începutul paginii

Mutați periodic înregistrări într-un tabel de arhivare

Acesta este un proces în patru pași care au nevoie de a face o copie necompletată din tabelul care conține înregistrările pe care doriți să îl arhivați, creați o interogare de Adăugare pentru a copia înregistrările din tabelul original tabelul Arhiva, creând un interogare de ștergere pentru a elimina arhivate înregistrările din tabelul original și în cele din urmă crearea unei macrocomenzi pentru a rula ambele interogările care poate fi rulat atunci când doriți să arhivați. Acest proces de numere complexe poate fi ușor dacă urmați pașii din ordinea în care sunt prezentate mai jos:

Pasul 1: Crearea unui tabel de arhivare

Pasul 2: Crearea unei interogări de Adăugare pentru a copia datele la tabelul arhivă

Pasul 3: Crearea unei interogări de ștergere pentru a elimina datele din tabelul original

Pasul 4: Crearea unei macrocomenzi pentru a rula ambele Adăugare și Ștergere interogări

Pasul 1: Crearea unui tabel de arhivare

Pentru a păstra toate înregistrările arhivate dintr-un tabel, efectuați acest pas o dată. Tabelul de arhivare care le creați în acest pas va afla toate înregistrările arhivate.

Pentru a șterge tabelul Arhiva vechi atunci când creați unul nou, în loc de a face acest pas, puteți utiliza o interogare de creare tabel să copiați datele în tabel arhivă. Pentru a face acest lucru, treceți la Pasul 2.

Pentru a utiliza un tabel nou Arhiva fiecare ora la care să arhivați, dar pentru a păstra, de asemenea, vechi arhiva tabele, redenumiți tabelul Arhiva vechi înainte de a crea o nouă. Dacă sunt arhivare bazată pe o dată, luați în considerare denumirea vechi arhiva tabele în conformitate cu intervalul de timp pe care le reprezintă.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelul care conține înregistrările pentru a arhiva, apăsați CTRL + C, apoi apasă CTRL + V.

  2. În caseta Nume tabel , ștergerea cuvintelor Copie a adăuga un caracter de subliniere și cuvântul "arhivare" la numele de tabel existent și apoi faceți clic pe OK. De exemplu, dacă tabelul original este denumită tranzacțiile tabelul arhivă este denumit Transactions_archive.

    Lipire tabel ca

  3. În Lipire tabel ca caseta de dialog, sub Opțiuni lipire, selectați Doar structura.

Pasul 2: Crearea unei interogări de Adăugare pentru a copia datele la tabelul arhivă

  1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul cu înregistrările pe care doriți să o Arhivați și închideți caseta de dialog Afișare tabel .

  3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul pe care tocmai ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană din grila de proiectare a interogării.

    Notă: Asteriscul indică faptul că interogarea ar trebui să includeți toate câmpurile din tabelul în rezultatul interogării. Atunci când utilizați asterisc, în cazul în care câmpurile sunt adăugat sau eliminat din tabel, rezultatul interogării se reglează corespunzător.

  4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru a specifica o condiție care înregistrează ar trebui să vă întâlniți înainte să le arhivați. De exemplu, dacă tabelul tranzacțiile are un câmp numit Bifată în datași doriți să arhiveze toate înregistrările în cazul în care acea dată este mai mult de un an vechi, când faceți dublu clic pe câmpul și apare în următoarea coloană necompletată din grila de proiectare a interogării.

    Grilă de proiectare a interogării

    Repetați acest pas dacă doriți să utilizați criteriile cu câmpuri suplimentare.

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai ați adăugat. De exemplu, să specificați că bifată în data trebuie să fie mai veche decât 1 ianuarie 2019 utilizând expresia < #1/1/2019 # în rândul criterii .

    Dacă valorile de criterii modifica fiecare dată când arhivați, ar trebui să simplifice de interogare să solicite date de intrare. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza un parametru în rândul criterii , astfel încât interogarea solicită date de intrare. Pentru a utiliza un parametru, utilizați o expresie ca în mod normal, care ar, dar în loc de o valoare specificată, utilizați o întrebare scurtă înconjurat de paranteze drepte. De exemplu, puteți utiliza expresia < [Arhiva tranzacțiile termină înainte:], astfel:

    Expresie parametru

    Pentru mai multe informații despre utilizarea parametrilor, consultați articolul Introducere în interogări.

    De asemenea, se recomandă să utilizați rândul sau pentru a specifica condiții alternative. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

    Sfat: Dacă utilizați un câmp dată pentru a specifica criteriile și doriți să arhiveze toate înregistrările care sunt mai vechi de data curentă, introduceți <Date() în rândul criterii pentru câmpul dată.

  6. Alegeți una dintre următoarele variante:

    Dacă ați creat deja Arhiva tabel, utilizați o interogare de Adăugare pentru a adăuga înregistrări specificat la acel tabel:

    1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

    2. În caseta de dialog Adăugare , în caseta Nume tabel , selectați numele tabelului în arhiva și apoi faceți clic pe OK.

      Adăugare la

      În grila de proiectare a interogării, apare rândul Adăugare la .

    3. Debifați rândul Adăugare la pentru toate câmpurile pe care ați utilizat pentru a specifica criteriile. (Doar asterisc ar trebui să aibă o valoare pentru Adăugare la).

      Grilă rândul Adăugare la proiectarea interogării

      Dacă nu ați creat Arhiva tabel, utilizați o interogare de tip creare tabel pentru a crea tabelul Arhiva utilizând înregistrări specificat:

    4. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Creare tabel.

    5. În caseta de dialog Creare tabel , în caseta Nume tabel , tastați numele tabelului în arhiva și apoi faceți clic pe OK.

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 3: Crearea unei interogări de ștergere pentru a elimina datele din tabelul original

  1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul care conține înregistrările pe care doriți să o arhivați. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.

  3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul pe care tocmai ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană din grila de proiectare a interogării.

  4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe câmpurile același utilizate pentru a specifica o condiție în interogarea de Adăugare.

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai ați adăugat. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

    Important: Dacă interogarea de Adăugare sau creare tabel utilizat un parametru, asigurați-vă că interogarea de ștergere face acest lucru prea. De asemenea, rețineți că, introduceți aceeași valoare pentru ambele interogări. Dacă introduceți valori parametri diferite, se pot pierde date. Pentru a preveni pierderea de date, luați în considerare utilizarea unui formular pentru a colecta valorile și a face interogările solicitați formularul pentru valorile de intrare. Pentru mai multe informații, consultați articolul Introducere în interogări.

  6. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Ștergere.

    Ștergeți rândul apare în grila de proiectare a interogării.

    Rândul ștergere din grila de proiectare interogare

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 4: Crearea unei macrocomenzi pentru a rula ambele Adăugare și Ștergere interogări

  1. În fila Creare, în grupul Macrocomenzi și cod, faceți clic pe Macrocomandă.

  2. Faceți clic pe săgeata de lângă Adăugare acțiune nouăverticală și apoi faceți clic pe OpenQuery.

    Acțiunea OpenQuery apare și afișează argumentele.

  3. În caseta Nume interogare , selectați (Adăugare sau creare tabel) interogarea pe care l-ați creat în Pasul 2.

  4. Faceți clic pe săgeata de lângă Adăugare acțiune nouăverticală și apoi faceți clic pe OpenQuery.

    Acțiunea OpenQuery apare și afișează argumentele.

  5. În caseta Nume interogare , selectați interogări de ștergere pe care l-ați creat în Pasul 3.

  6. Apăsați CTRL + S pentru a salva macrocomanda.

    Atunci când doriți să arhivați înregistrări, rulați macrocomanda.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×