Office
Conectare

Arhivarea datelor Access

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Vă poate ajuta păstrați datele organizate în funcție de arhivare periodic înregistrările vechi sau inactiv. De exemplu, să presupunem că utilizați Access pentru a gestiona o bibliotecă de împrumut. Este posibil să aveți un tabel care urmărește tranzacțiile împrumut, cu un câmp care conține data a fost împrumutat elementul și un câmp care conține data acesta a fost returnat. Poate că de conservare înregistrarea este să arhiveze împrumut tranzacție înregistrărilor de un an după element rentabilitate și să destroy înregistrările după doi ani.

Puteți arhiva toate tabelele dintr-o bază de date, anumite tabele sau doar înregistrările specifice, de exemplu, înregistrările care sunt mai vechi de o anumită dată. Acest subiect vă arată cum să arhiveze date.

În acest articol

Prezentare generală

Mutați periodic înregistrări într-un tabel de arhivare

Înlocuiți periodic un tabel

Înlocuiți periodic toate tabelele

Prezentare generală

Luați în considerare arhivarea datelor atunci când aveți datele care nu intenționați să utilizați mai și doriți să păstrați datele la îndemână în cazul în care aveți nevoie de acesta. Este posibil să nu o politică care îndrumă planurile Arhiva, cum ar fi o politică de retenție a datelor.

Arhivarea se utilizează adesea pentru a stoca date pe baza unei condiții, cum ar fi sfârșitul o lună ajung.

Modalități de arhivare a datelor

Următorul tabel listează modalități de a arhiva date, atunci trebuie să utilizați fiecare metodă și alte aspecte.

Metodă

Descriere

Utilizați atunci când...

Alte considerente

Mutați periodic înregistrări într-un tabel de arhivare

Periodic, rulați o interogare care se vor selecta datele care doriți să arhivați și adaugă datele într-un tabel de arhivă. Apoi, când rulați o interogare care selectează aceleași date (de la tabelul original) și se șterge.

Unele dintre înregistrările dintr-un tabel îndeplinesc condiția pe care o utilizați pentru a stabili dacă arhivați sau nu.

EXEMPLU: doriți să arhivați tranzacțiile bibliotecii (împrumuturi) dacă data returnării are cel puțin un an.

  • Poate fi necesar să lucreze în jurul integritate referențială, mai ales dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt în partea de unul dintre un relație unu-la-mai mulți.

  • Dacă trebuie să utilizarea parametrilor în interogări, ar trebui să creați un formular pentru a gestiona parametrii. Altfel, puteți risc pierderi de date.

Înlocuiți periodic un tabel

Periodic, faceți o copie arhivă de un anumit tabel, și apoi înlocuiți tabelul cu o copie nouă, necompletată.

Toate înregistrările dintr-un tabel îndeplinește condiția pe care îl utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

Exemplu: aveți un tabel care stochează zilnic temperaturile extreme. În fiecare an, când arhivați tabelul și începeți proaspete cu un gol.

  • Poate fi necesar să ocoliți integritatea referențială.

Înlocuiți periodic toate tabelele

Începe cu o bază de date scindate (o bază de date care cuprinde: un fișier bază de date back-end, care conține toate tabelele; și un fișier de date front-end care conține alte obiecte bază de date). Periodic, puteți face o copie de arhivare a bazei de date back-end și apoi Înlocuiți baza de date back-end cu o nouă, necompletată.

Toate înregistrările din cele mai multe dintre tabelele din baza de date îndeplinește condiția utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

Exemplu: baza de date constă în mai multe tabele cu diferite tipuri de date meteorologice. În fiecare an, să arhivați toate tabelele.

  • Dacă aveți orice tabelele de căutare (tabele pe care îl utilizați pentru a stoca valori pentru privind în sus, cum ar fi coduri poștale sau departamente), poate fi necesar să importați datele lor în noua bază de date back-end.

  • Nu puteți utiliza o macrocomandă pentru această metodă. Trebuie să arhivați baza de date manual.

Tratarea integrității referențiale

Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt legate la înregistrările din alte tabele, poate fi necesar să ocoliți relația. Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt înregistrările de "copil" (din care fac parte din partea "mulți" a unei relație unu-la-mai mulți), le puteți Arhiva probabil în siguranță fără interes. Dacă înregistrările pe care doriți să o arhivați sunt înregistrările "părinte" (aparțin în partea "unu" a unei relație unu-la-mai mulți), atunci când să le arhivați își asociate "fiu" înregistrărilor mai:

  • Vă împiedică să ștergeți înregistrările „părinte”. Acest lucru poate cauza probleme dacă ați adăugat deja înregistrările „părinte” la tabelul arhivă.

    sau

  • Devin "solitare"-înregistrările care aparțin un părinte"," care nu există. Acest lucru poate provoca probleme cu integritatea datelor și funcționalitatea diverse din baza de date care utilizează înregistrări "orfan".

Pentru a trata integritatea referențială, efectuați pașii următori:

  1. Determinați ce "fiu" înregistrări aparțin înregistrările pe care doriți să o arhivați. De exemplu, dacă doresc să arhiveze înregistrările de active care pot să la biblioteca mea, să mai întâi determinați dacă există orice tranzacțiile deschise pe acele active, de exemplu, dacă activele au fost extras, dar nu returnează.

  2. Variante disponibile:

    • Dacă "fiu" înregistrările întotdeauna pot fi șterse în siguranță, asigurați-vă că relația impune integritatea referențială, cu ștergeri. Acest lucru asigură că toate asociate "fiu" înregistrările vor fi șterse.

    • Dacă înregistrările "fiu" întotdeauna nu pot fi șterse în siguranță, luați în considerare arhivare toate tabelele din baza de date.

    • Crearea unei interogări care selectează înregistrările "părinte" care nu are înregistrări "copil". Apoi, utilizați această interogare prima pentru a crea interogările Arhiva (consultați secțiunea Mutarea periodic înregistrări într-un tabel de arhivare), în loc să utilizați tabelul "părinte".

      Sfat: Utilizați Expertul interogare pentru a găsi înregistrările necorespondente. Pentru mai multe informații, consultați articolul compara două tabele și să găsiți înregistrările fără potriviri.

Începutul paginii

Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel de arhivă

Mai întâi, puteți face o copie goală de tabel care conține înregistrările pe care doriți să o arhivați. Acest tabel nou, necompletat este tabelul arhivă. În continuare, creați o interogare de adăugare pentru a copia înregistrările din tabelul original Tabelul Arhivă. Apoi, creați o interogare de ștergere pentru a elimina înregistrările arhivate din tabelul original. În cele din urmă, creați o macrocomandă care rulează ambele interogări. Atunci când doriți să arhivați înregistrări, puteți rula macrocomanda.

Sfat: Puteți atașa o macrocomandă la un buton dintr-un formular, astfel încât atunci când se face clic pe butonul, se execută macrocomanda.

Pasul 1: Crearea unui tabel de arhivare

Pasul 2: Crearea unei interogări care copiază datele în arhiva tabel

Pasul 3: Crearea unei interogări de ștergere care elimină aceleași date din tabelul original

Pasul 4: Crearea unei macrocomenzi care rulează ambele interogări

Pasul 1: creați un tabel arhivă

Dacă doriți să păstrați toate înregistrările arhivate dintr-un tabel, puteți face doar acest pas o dată. Tabelul de arhivare care le creați în acest pas va afla toate înregistrările arhivate.

Dacă doriți să destroy vechi arhiva tabel atunci când creați unul nou, nu trebuie să efectuați acest pas. Puteți utiliza o interogare de creare tabel în loc de o interogare de Adăugare pentru a copia datele în tabel arhivă. Pentru a face acest lucru, treceți la Pasul 2.

Dacă doriți să utilizați un tabel nou arhivă de fiecare dată când acel arhivare și doriți să le păstrați vechi arhiva tabele, redenumiți tabelul Arhiva vechi înainte să creați unul nou. Dacă sunt arhivare bazată pe o dată, luați în considerare denumirea vechi arhiva tabele în conformitate cu intervalul de timp pe care le reprezintă.

Notă: Dacă creați un tabel nou Arhiva fiecare oră și păstrează cel vechi, trebuie să redenumiți Arhiva vechi înainte de a rula interogările.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelul care conține înregistrările pentru a arhiva, apăsați CTRL + C și apoi apăsați CTRL + V.

  2. În caseta de dialog Lipire tabel ca, sub Opțiuni lipire, selectați Numai structura.

  3. În caseta Nume tabel , ștergerea cuvintelor Copie a adăuga un caracter de subliniere și cuvântul "arhivare" la numele de tabel existent și apoi faceți clic pe OK. De exemplu, dacă tabelul original este denumită tranzacțiile tabelul arhivă este denumit Transactions_archive.

    Lipire tabel ca

Pasul 2: Crearea unei interogări care copiază datele în arhiva tabel

  1. Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul care are înregistrările pe cate doriți să le arhivați. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.

  3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asteriscul (*) din tabelul pe care tocmai l-ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană a grilei de proiectare a interogării.

    Notă: Asteriscul indică faptul că interogarea trebuie să includă toate câmpurile din tabel în rezultatele interogării. Când utilizați asteriscul, dacă sunt adăugate sau eliminate câmpuri în tabel, rezultatele interogării se ajustează în consecință.

  4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru a specifica o condiție care înregistrează ar trebui să vă întâlniți înainte să le arhivați. De exemplu, dacă tabelul tranzacțiile are un câmp numit bifată în data și doriți să arhiveze toate înregistrările în cazul în care acea dată este mai mult de un an vechi, când faceți dublu clic pe verificate data. Câmpul apare în următoarea coloană necompletată din grila de proiectare a interogării.

    Grilă de proiectare a interogării

    Repetați acest pas dacă doriți să utilizați criterii cu câmpuri suplimentare:

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai ați adăugat. De exemplu, să specificați că bifată în data trebuie să fie mai veche decât 1 ianuarie 2008 utilizând expresia < #1/1/2008 # în rândul criterii .

    Dacă valorile de criterii modifica fiecare dată când arhivați, ar trebui să simplifice de interogare să solicite date de intrare. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza un parametru în rândul criterii , astfel încât interogarea solicită date de intrare. Pentru a utiliza un parametru, utilizați o expresie ca în mod normal, care ar, dar în loc de o valoare specificată, utilizați o întrebare scurtă înconjurat de paranteze drepte. De exemplu, puteți utiliza expresia < [Arhiva tranzacțiile termină înainte:], astfel:

    Expresie parametru

    Pentru mai multe informații despre utilizarea parametrilor, consultați articolul ca o interogare să solicite date de intrare.

    De asemenea, se recomandă să utilizați rândul sau pentru a specifica condiții alternative. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul exemple de criterii de interogare.

    Sfat: Dacă utilizați un câmp dată pentru a specifica criteriile și doriți să arhivați toate înregistrările care sunt mai vechi de data curentă, introduceți < Date() în rândul criterii pentru câmpul dată.

  6. Variante disponibile:

    • Dacă ați creat deja Arhiva tabel, aveți nevoie de o interogare de Adăugare pentru a adăuga înregistrări specificat la acel tabel.

      1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

      2. În caseta de dialog Adăugare, în caseta Nume tabel, selectați numele tabelului arhivă, apoi faceți clic pe OK.

        Adăugare la

        În grila de proiectare a interogării, apare rândul Adăugare la.

      3. Ștergeți rândul Adăugare la pentru toate câmpurile pe care le-ați utilizat pentru a specifica criteriile. (Doar asteriscul trebuie să aibă o valoare pentru Adăugare la.)

        Rândul Adăugare la din grila de proiectare a interogării

    • Dacă nu ați creat tabelul arhivă, aveți nevoie de o interogare de tip creare tabel pentru a crea tabelul Arhiva utilizând înregistrări specificat.

      1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceţi clic pe Creare tabel.

      2. În caseta de dialog Creare tabel , în caseta Nume tabel , tastați numele tabelului în arhiva și apoi faceți clic pe OK.

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 3: Crearea unei interogări de ștergere care elimină aceleași date din tabelul original

  1. Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul care are înregistrările pe cate doriți să le arhivați. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.

  3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul pe care tocmai ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apare în prima coloană din grila de proiectare a interogării.

  4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe aceleași câmpuri pe care le-ați utilizat pentru a specifica o condiție în interogarea de adăugare.

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai ați adăugat. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul exemple de criterii de interogare.

    Important: Dacă interogarea de Adăugare sau creare tabel utilizat un parametru, deci ar trebui să interogarea de ștergere. În plus, trebuie să vă asigurați că introduceți aceeași valoare pentru ambele interogări. Dacă introduceți valori parametri diferite, se pot pierde date. Pentru a preveni pierderea de date, luați în considerare utilizarea unui formular pentru a colecta valorile și a face interogările solicitați formularul pentru valorile de intrare. Pentru mai multe informații, consultați articolul ca o interogare să solicite date de intrare.

  6. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Ștergere.

    Apare rândul Ștergere în grila de proiectare a interogării.

    Rândul Ștergere din grila de proiectare a interogării

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 4: Crearea unei macrocomenzi care rulează ambele interogări

  1. În fila Creare, în grupul Altele, faceţi clic pe Macro. Dacă această comandă nu este disponibilă, faceţi clic pe săgeata de sub oricare dintre butoanele Modul sau Modul de clasă, apoi faceţi clic pe Macro.

  2. În primul rând din grila de proiectare macrocomanda, în coloana acțiune , selectați OpenQuery.

    Open Query macro action

  3. În partea de jos a grilei, sub Acțiune argumente, în caseta Nume interogare , selectați (Adăugare sau creare tabel) interogarea pe care ați creat în pasul 2 din lista verticală.

    Open Query macro action Query argument

  4. În al doilea rând din grila de proiectare macrocomanda, în coloana acțiune , selectați OpenQuery.

  5. În partea de jos a grilei, sub Acțiune argumente, în caseta Nume interogare , selectați interogarea de ștergere din lista verticală.

    Macrocomandă ar trebui să arate astfel:

    macro ready to save

  6. Apăsați CTRL+S pentru a salva macrocomanda.

    Când doriți să arhivați înregistrările, rulați macrocomanda.

Începutul paginii

Înlocuirea periodică a unui tabel

Dacă doriți întotdeauna să arhiveze toate datele dintr-un tabel, nu trebuie să utilizați interogări sau macrocomenzi. Ca alternativă, puteți înlocui periodic tabelul cu o copie necompletată.

Important: Dacă tabelul pe care să arhivați este corelată cu alte tabele, poate fi necesar să lucreze în jurul integritatea referențială.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelul pe care doriți să îl arhivați, apăsați CTRL + C și apoi apăsați CTRL + V.

  2. În Lipire tabel ca caseta de dialog, sub Opțiuni lipire, selectați Doar structurași apoi faceți clic pe OK.

    Acces numele copie copie de nume tabel original.

  3. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul original și apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide care apare.

    Denumiți tabelul care indică ce conține, cum ar fi "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. În panoul de navigare, faceți clic dreapta copia necompletată, apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide care apare.

    Da gol copia numele tabelului inițial.

Începutul paginii

Înlocuirea periodică a tuturor tabelelor

Dacă utilizați o bază de date scindată, este posibil să înlocuiți periodic toate tabelele înlocuind baza de date back-end cu o copie necompletată.

Mai întâi, vă pregătiți copia necompletată. Dacă proiectul bazei de date se modifică, puteți reutiliza această copie fiecare dată când arhivați. Apoi, atunci când doriți să îl arhivați, vă redenumiți existente baza de date back-end pentru a indica faptul că aceasta este o arhivă, apoi salvați copia goală ca noua bază de date back-end.

Pregătirea unei copii necompletate a unei baze de date back-end

Importul definiții de tabel pentru toate tabelele din baza de date back-end.

  1. Crearea unei baze de date nouă, necompletată. Șterge Table1.

  2. În fila Date externe, în grupul Import, faceţi clic pe Access.

  3. În caseta de dialog Preluare date externe , selectați Import tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date curentăși apoi faceți clic pe Răsfoire.

  4. În caseta de dialog Deschidere fișier , selectați baza de date back-end. Faceți clic pe Deschidere pentru a închide caseta de dialog Deschidere fișier și apoi faceți clic pe OK.

  5. În caseta de dialog Import obiecte, faceţi clic pe Opţiuni.

  6. Sub Import tabele, selectați Doar definiție.

  7. Pe fila tabele , faceți clic pe Selectare totală, faceți clic pe OKși apoi faceți clic pe Închidere.

În continuare, adăugați date la tabelele de căutare din copia necompletată. Pentru fiecare tabel de căutare, efectuați pașii următori:

  1. Legați tabelul de căutare din baza de date back-end existentă.

  2. Creați o interogare de adăugare care adaugă toate înregistrările din original în copie.

Înlocuirea bazei de date back-end cu o copie necompletată

Mai întâi, redenumirea existente baza de date back-end pentru a indica faptul că este acum o arhivă.

Apoi, deschideți copia necompletată și salvați-l utilizând numele inițial bază de date back-end.

  1. Faceți clic pe Butonul Microsoft Office Imagine buton Office și apoi indicați spre Salvare ca. Se deschide meniul Salvare ca .

  2. Sub Salvează baza de date în alt format, faceți clic pe clic Bază de date Access 2007.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×