Arhivarea datelor Access

Puteți păstra bazele de date Microsoft Access organizate și gestionate prin arhivarea periodică a înregistrărilor vechi sau inactive. Puteți să arhivați toate tabelele dintr-o bază de date, anumite tabele sau doar anumite înregistrări-de exemplu, înregistrări care sunt mai vechi decât o anumită dată. Acest subiect vă arată cum să utilizați trei opțiuni diferite pentru a arhiva datele din baza de date Access.

În acest articol

Când ar trebui să luați în considerare arhivarea?

Înlocuirea periodică a unui tabel

Înlocuirea periodică a tuturor tabelelor

Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel arhivă

Când ar trebui să luați în considerare arhivarea?

Atunci când o bază de date de pe computer conține date pe care nu intenționați să le mai utilizați, dar doriți să păstrați datele utile în cazul în care aveți nevoie de ea la un moment dat sau pentru a îndeplini o politică de retenție a datelor, arhivarea este o modalitate bună de a păstra aceste date. Arhivarea este utilizată deseori pentru a păstra datele pe baza unei condiții de date, cum ar fi la sfârșitul lunii.

Modalități de arhivare a datelor

Următorul tabel listează metodele de arhivare a datelor, o descriere a metodei, explicație a momentului în care ar trebui să utilizați fiecare metodă și alte considerații specifice pentru metodă.

Metoda

Descriere

Se utilizează atunci când...

Alte considerente

Înlocuirea periodică a unui tabel

Efectuează periodic o copie arhivă a unui anumit tabel și înlocuiește acel tabel cu o copie nouă, goală de tabel.

Toate înregistrările dintr-un tabel îndeplinesc condițiile pe care le utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

EXEMPLU: aveți un tabel care stochează temperaturile zilnice extreme. În fiecare an, arhivați tabelul și începeți să lucrați cu unul gol.

Înlocuirea periodică a tuturor tabelelor

Efectuați periodic o copie arhivă a bazei de date back-end, apoi Înlocuiți baza de date back-end cu una nouă, goală. Necesită o bază de date scindată (o bază de date care cuprinde: un fișier bază de date back-end care conține toate tabelele; și un fișier bază de date front-end care conține toate celelalte obiecte ale bazei de date).

Toate înregistrările din majoritatea tabelelor dintr-o bază de date îndeplinesc condiția pe care o utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

EXEMPLU: baza de date constă din mai multe tabele cu tipuri diferite de date meteorologice. În fiecare an, arhivați toate tabelele.

  • Dacă aveți tabele de căutare (tabele pe care le utilizați pentru a stoca valori pentru căutarea în sus, astfel de coduri poștale sau departamente), poate fi necesar să importați datele respective în noua bază de date back-end.

  • Trebuie să arhivați manual baza de date. Nu puteți utiliza o macrocomandă pentru această metodă.

Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel arhivă

Rulează periodic o interogare care selectează înregistrările pentru arhivare și adaugă datele într-un tabel arhivă și apoi rulează o interogare pentru a selecta aceleași înregistrări (din tabelul original) și a le șterge.

Unele înregistrări dintr-un tabel îndeplinesc condiția pe care o utilizați pentru a determina dacă să arhivați.

EXEMPLU: doriți să arhivați tranzacțiile din bibliotecă (verificările) dacă data selectată este de cel puțin un an.

  • Poate fi necesar să lucrați în jurul integritate referențială, mai ales dacă înregistrările pe care doriți să le arhivați se află pe o parte a unui relație unu-la-mai mulți. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea despre lucrul în jurul integrității referențiale .

Avertisment: Dacă trebuie să utilizați parametri în interogări, trebuie să creați un formular pentru a gestiona parametrii. În caz contrar, riscați pierderi de date.

Lucrul în jurul integrității referențiale

Dacă înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt asociate înregistrărilor din alte tabele, poate fi necesar să lucrați în jurul relației. În cazul în care înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt înregistrări "copil" (acestea aparțin părții "mulți" a unui relație unu-la-mai mulți ), probabil că le puteți Arhiva fără probleme. În cazul în care înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt înregistrări "părinte" (acestea aparțin unei părți "unu" a unui relație unu-la-mai mulți ), atunci când le arhivați înregistrările asociate cu "copil" pot:

  • Împiedicați ștergerea înregistrărilor "părinte". Acest lucru poate provoca probleme dacă ați adăugat deja înregistrările "părinte" la tabelul arhivă.

    - Sau -

  • Deveniți "orfani" — înregistrările care aparțin unui "părinte" care nu există. Acest lucru poate provoca probleme cu integritatea și funcționalitatea datelor din baza de date care utilizează înregistrările "orfane".

Pentru a răspunde integrității referențiale, parcurgeți următorii pași:

  1. Determinați ce înregistrări "copil" aparțin înregistrărilor pe care doriți să le arhivați. De exemplu, pentru a arhiva înregistrările activelor care sunt postate într-o bibliotecă, determinați mai întâi dacă există tranzacții deschise pentru acele active, de exemplu, dacă activele au fost extrase, dar nu sunt returnate.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă înregistrările "copil" pot fi întotdeauna șterse în siguranță, asigurați-vă că relația impune integritatea referențială, cu ștergere în cascadă. Acest lucru asigură că toate înregistrările "Child" asociate vor fi șterse.

    • Dacă înregistrările "copil" nu pot fi șterse întotdeauna în siguranță, luați în considerare arhivarea tuturor tabelelor din baza de date.

    • Creați o interogare care selectează înregistrările "părinte" care nu au înregistrări "copil". Apoi, utilizați acea primă interogare pentru a crea interogările de arhivare (consultați secțiunea Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel arhivă), în loc să utilizați tabelul "părinte".

Începutul paginii

Înlocuirea periodică a unui tabel

Dacă doriți să arhivați toate datele dintr-un tabel, puteți să înlocuiți periodic tabelul cu o copie necompletată.

Important: Dacă tabelul pe care îl arhivați este asociat altor tabele, poate fi necesar să lucrați în jurul integrității referențiale.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelele pe care doriți să le arhivați, apăsați CTRL + C, apoi apăsați CTRL + V.

  2. În caseta de dialog Lipire tabel ca , sub Opțiuni lipire, selectați doar structură, apoi faceți clic pe OK.

    Access denumește copia ca o copie a numelui de tabel original.

  3. În panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul original, apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide.

    Dați tabelului un alt nume pentru a indica ce conține, cum ar fi "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. În panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe copia necompletată, apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide. Redenumiți-l cu numele tabelului original.

Începutul paginii

Înlocuirea periodică a tuturor tabelelor

Dacă utilizați o bază de date scindată, puteți să înlocuiți periodic toate tabelele, înlocuind baza de date back-end cu o copie goală.

Pentru a face acest lucru, pregătiți mai întâi copia goală. Cu excepția cazului în care proiectarea bazei de date se modifică, puteți să reutilizați această copie goală de fiecare dată când arhivați. Pentru a arhiva, redenumiți pur și simplu baza de date back-end existentă pentru a indica faptul că este o arhivă și salvați copia necompletată ca bază de date back-end nouă.

Pregătirea unei copii goale a unei baze de date back-end

Mai întâi, importați definițiile de tabel pentru toate tabelele din baza de date back-end.

  1. Pe fila fișier , faceți clic pe nou, selectați bază de date necompletată, apoi faceți clic pe Creare.

  2. Închideți tabel1.

  3. Pe fila date externe , în grupul Import & link , faceți clic pe Access.

  4. În caseta de dialog Preluare date externe-bază de date Access , selectați Import tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date curentă, apoi faceți clic pe Răsfoire.

  5. În caseta de dialog Deschidere fișier , selectați baza de date back-end. Faceți clic pe Deschidere pentru a închide caseta de dialog Deschidere fișier , apoi faceți clic pe OK.

  6. În caseta de dialog Import obiecte , faceți clic pe Opțiuni.

  7. Sub Import tabele, selectați doar definiție.

  8. Pe fila tabele , faceți clic pe Selectare totală, faceți clic pe OK, apoi faceți clic pe Închidere.

Adăugarea datelor la toate tabelele de căutare din copia goală 

Pentru fiecare tabel de căutare, parcurgeți pașii următori:

  1. Link la tabelul de căutare din baza de date back-end existentă.

  2. Creați o interogare de Adăugare care adaugă toate înregistrările de la original la copie.

Înlocuirea bazei de date back-end cu o copie necompletată

Mai întâi, redenumiți baza de date back-end existentă pentru a indica faptul că este acum o arhivă. Apoi, deschideți copia necompletată și Salvați-o utilizând numele de bază de date back-end inițial.

  1. Faceți clic pe fila fișier , apoi faceți clic pe Salvare bază de date ca. Vi se poate solicita să închideți toate obiectele deschise; Dacă faceți clic pe OK. Se deschide caseta de dialog Salvare ca .

  2. În caseta Salvare în (în partea de sus a casetei de dialog Salvare ca ), asigurați-vă că Salvați fișierul în același loc cu baza de date back-end inițială.

  3. În caseta Nume fișier , introduceți numele bazei de date back-end inițiale.

  4. În caseta Salvare cu tipul , selectați bază de date Access (*. accdb).

Începutul paginii

Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel arhivă

Acesta este un proces în patru pași care necesită efectuarea unei copii goale a tabelului care conține înregistrările pe care doriți să le arhivați, creând o interogare de Adăugare pentru a copia înregistrările din tabelul original în tabelul arhivă, creând o interogare de ștergere pentru a elimina înregistrările arhivate din ori tabel ginal și, în cele din urmă, crearea unei macrocomenzi pentru a executa ambele interogări care se pot executa atunci când doriți să arhivați. Acest proces aparent complex poate fi ușor dacă urmați pașii din ordinea în care sunt prezentați mai jos:

Pasul 1: crearea unui tabel arhivă

Pasul 2: crearea unei interogări de Adăugare pentru a copia date în Tabelul Arhivă

Pasul 3: crearea unei interogări de ștergere pentru a elimina date din tabelul inițial

Pasul 4: crearea unei macrocomenzi pentru a executa interogările de Adăugare și ștergere

Pasul 1: crearea unui tabel arhivă

Pentru a păstra toate înregistrările arhivate într-un singur tabel, faceți acest pas o dată. Tabelul Arhivă pe care îl creați în acest pas va deține toate înregistrările arhivate.

Pentru a șterge Tabelul Arhivă veche atunci când creați una nouă, în loc să faceți acest pas, puteți utiliza un interogare de creare tabel pentru a copia datele în tabelul arhivă. Pentru a face acest lucru, treceți la Pasul 2.

Pentru a utiliza un tabel arhivă nou de fiecare dată când arhivați, dar, de asemenea, pentru a păstra tabelele vechi de arhivă, redenumiți tabelul arhivă vechi înainte de a crea unul nou. Dacă arhivați pe baza unei date, luând în considerare denumirea tabelelor vechi de arhivă în funcție de intervalul de date pe care îl reprezintă.

  1. În panoul de navigare, selectați tabelul care are înregistrări de arhivat, apăsați CTRL + C, apoi apăsați CTRL + V.

  2. În caseta Nume tabel , ștergeți cuvintele copie și adăugați un subliniere și cuvântul "arhivă" la numele de tabel existent, apoi faceți clic pe OK. De exemplu, dacă tabelul original este denumit tranzacții , tabelul arhivă este denumit Transactions_archive.

    Lipire tabel ca

  3. În caseta de dialog Lipire tabel ca , sub Opțiuni lipire, selectați doar structura.

Pasul 2: crearea unei interogări de Adăugare pentru a copia date în Tabelul Arhivă

  1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul cu înregistrările pe care doriți să le arhivați și închideți caseta de dialog Afișare tabel .

  3. În fereastra proiectare interogare, faceți dublu clic pe asteriscul (*) din tabelul pe care tocmai l-ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană a grilei de proiectare a interogării.

    Notă: Asteriscul indică faptul că interogarea trebuie să includă toate câmpurile din tabel în rezultatul interogării. Atunci când utilizați asteriscul, dacă sunt adăugate sau eliminate câmpuri din tabel, rezultatul interogării se ajustează în mod corespunzător.

  4. În fereastra proiectare interogare, faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să-l utilizați pentru a specifica o condiție pe care trebuie să o îndeplinească înregistrările înainte de a le Arhiva. De exemplu, dacă tabelul tranzacții are un câmp denumit verificat în datăși doriți să arhivați toate înregistrările în care acea dată are mai mult de un an, faceți dublu clic pe câmp și apare în următoarea coloană goală din grila de proiectare a interogării.

    Grilă de proiectare a interogării

    Repetați acest pas dacă doriți să utilizați criterii cu câmpuri suplimentare.

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai le-ați adăugat. De exemplu, este posibil să specificați că data selectată trebuie să fie mai veche de 1 ianuarie, 2019 utilizând expresia < # 1/1/2019 # în rândul criterii .

    Dacă valorile criteriilor se modifică de fiecare dată când arhivați, ar trebui să faceți interogarea să solicite date de intrare. Pentru a face acest lucru, utilizați un parametru în rândul criterii , astfel încât interogarea să solicite intrare. Pentru a utiliza un parametru, utilizați o expresie așa cum ați face-o în mod normal, dar în loc de o valoare specificată, utilizați o scurtă întrebare, înconjurată de paranteze drepte. De exemplu, este posibil să utilizați expresia < [tranzacții arhivă finalizate înainte:], astfel:

    Expresie parametru

    Pentru mai multe informații despre utilizarea parametrilor, consultați articolul Introducere în interogări.

    De asemenea, este posibil să doriți să utilizați rândul sau pentru a specifica condiții alternative. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

    Sfat: Dacă utilizați un câmp dată pentru a specifica criterii și doriți să arhivați toate înregistrările care sunt mai vechi decât data curentă, introduceți <dată () în rândul criterii pentru câmpul dată.

  6. Alegeți una dintre următoarele:

    Dacă ați creat deja tabelul arhivă, utilizați o interogare de Adăugare pentru a adăuga înregistrările specificate la acel tabel:

    1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

    2. În caseta de dialog Adăugare , în caseta Nume tabel , selectați numele tabelului arhivă, apoi faceți clic pe OK.

      Adăugare la

      În grila de proiectare a interogării, apare rândul Adăugare la .

    3. Debifați rândul Adăugare la pentru toate câmpurile pe care le-ați utilizat pentru a specifica criteriile. (Numai asteriscul trebuie să aibă o valoare pentru Adăugare la.)

      Rândul Adăugare la din grila de proiectare a interogării

      Dacă nu ați creat tabelul arhivă, utilizați o interogare de creare tabel pentru a crea tabelul arhivă utilizând înregistrările specificate:

    4. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Creare tabel.

    5. În caseta de dialog Creare tabel , în caseta Nume tabel , tastați numele tabelului arhivă, apoi faceți clic pe OK.

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 3: crearea unei interogări de ștergere pentru a elimina date din tabelul inițial

  1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. Utilizați caseta de dialog Afișare tabel pentru a adăuga tabelul care conține înregistrările pe care doriți să le arhivați. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.

  3. În fereastra proiectare interogare, faceți dublu clic pe asteriscul (*) din tabelul pe care tocmai l-ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană a grilei de proiectare a interogării.

  4. În fereastra proiectare interogare, faceți dublu clic pe aceleași câmpuri pe care le-ați utilizat pentru a specifica o condiție în interogarea de Adăugare.

  5. Utilizați rândul criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai le-ați adăugat. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

    Important: Dacă interogarea Adăugare sau creare tabel a utilizat un parametru, asigurați-vă că interogarea de ștergere face acest lucru. De asemenea, rețineți că introduceți aceeași valoare pentru ambele interogări. Dacă introduceți valori de parametri diferite, este posibil să pierdeți date. Pentru a ajuta la prevenirea pierderii datelor, luați în considerare utilizarea unui formular pentru a colecta valorile și a face interogările să solicite formularul pentru valorile de intrare. Pentru mai multe informații, consultați articolul Introducere în interogări.

  6. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Ștergere.

    Rândul Ștergere apare în grila de proiectare a interogării.

    Rândul Ștergere din grila de proiectare a interogării

  7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 4: crearea unei macrocomenzi pentru a executa interogările de Adăugare și ștergere

  1. În fila Creare, în grupul Macrocomenzi și cod, faceți clic pe Macrocomandă.

  2. Faceți clic pe săgeata verticală de lângă Adăugare acțiune nouă, apoi faceți clic pe OpenQuery.

    Acțiunea OpenQuery apare și afișează argumentele sale.

  3. În caseta nume interogare , selectați interogarea (Adăugare sau creare tabel) pe care ați creat-o la Pasul 2.

  4. Faceți clic pe săgeata verticală de lângă Adăugare acțiune nouă, apoi faceți clic pe OpenQuery.

    Acțiunea OpenQuery apare și afișează argumentele sale.

  5. În caseta nume interogare , selectați interogarea de ștergere pe care ați creat-o la Pasul 3.

  6. Apăsați CTRL + S pentru a salva macrocomanda.

    Atunci când doriți să arhivați înregistrările, rulează macrocomanda.

Începutul paginii

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×