Arhivarea în Outlook pentru Windows

Arhivarea în Outlook pentru Windows

Există mai multe modalități de arhivare a mesajelor în Outlook 2016. Metodele pe care le puteți utiliza depind de modul în care utilizați Outlook 2016: cu un cont Office 365 pentru firme, cu un cont Exchange sau cu alte tipuri de conturi, cum ar fi Outlook.com, Gmail, POP sau conturi IMAP.

Toate conturile din Outlook 2016 au acces la un folder Arhivă. Folderul Arhivă este unul dintre folderele Outlook implicite, cum ar fi folderele Inbox, Elemente trimise și Elemente șterse. Nu puteți șterge folderul Arhivă. Dacă utilizați Outlook cu un cont Exchange sau Exchange Online, există politici pentru foldere, cum ar fi politicile de reținere, care se aplică la folderul Arhivă.

Utilizarea butonului Arhivare pentru a muta mesaje în folderul Arhivă nu reduce dimensiunea cutiei poștale. Dacă trebuie să reduceți dimensiunea cutiei poștale, puteți utiliza Arhiva online în Office 365 pentru întreprinderi sau caracteristica de Arhivare manuală a elementelor.

Arhivarea mesajelor cu o singură acțiune în Outlook 2016

Puteți utiliza butonul Arhivare din grupul Ștergere de pe panglică pentru a muta unul sau mai multe mesaje într-un folder Arhivă fără a le șterge. Există mai multe avantaje la utilizarea Arhivării.

  • Elementele arhivate rămân ușor de găsit din caseta de căutare sau prin navigare la folderul Arhivă. Atunci când tastați un termen în caseta de căutare, în mod implicit, Outlook 2016 caută în toate folderele din cutia poștală.

  • Elementele sunt în continuare disponibile pe telefon sau pe alte dispozitive prin intermediul folderului Arhivă

Arhivarea elementelor în Outlook 2016

  1. Selectați unul sau mai multe mesaje din propriul Inbox sau din alt folder pentru arhivare.

  2. În grupul Ștergere, alegeți Arhivare. Puteți utiliza tasta Backspace pentru a arhiva imediat unul sau mai multe mesaje selectate. 

    Arhivare cu un singur clic

    Notă: Folderul dvs. Arhivă există deja, chiar dacă nu ați utilizat niciodată această caracteristică. Îl veți găsi în lista de foldere Outlook. Dacă nu vedeți folderul și utilizați Outlook 2016, accesați Fișier > Cont Office > Opțiuni actualizare > Actualizați acum.

  3. Mesajul(le) dvs. vor fi mutate în folderul Arhivă. Dacă arhivați un mesaj din greșeală, accesați folderul Arhivă și mutați mesajul înapoi în Inbox.

Notă: Butonul Arhivare este vizibil doar în Outlook 2016. Versiunile mai vechi de Outlook nu au butonul Arhivare pe panglică.

Arhivarea mesajelor cu ajutorul tastaturii

Puteți arhiva unul sau mai multe mesaje selectate făcând clic pe tasta Backspace. Dacă faceți clic pe tasta Ștergere, mesajele merg în folderul Elemente șterse. Nu puteți să modificați comportamentul tastei Backspace.

Cum pot să găsesc folderul Arhivă?

Folderul Arhivă este în lista de foldere. Pentru a afișa lista de foldere, selectați Vizualizare > Panou de foldere și alegeți Normal.

În meniul Panou de foldere, este selectat Normal.

Cum pot să caut folderul Arhivă?

În mod implicit, atunci când căutați elemente Outlook utilizând caracteristica de Căutare în cutia poștală curentă din partea de sus a listei de foldere, Outlook caută în toată cutia dvs. poștală.

Căutare în cutia poștală

Dacă doriți să restrângeți căutarea numai la folderul Arhivă, mai întâi selectați folderul Arhivă din lista de foldere. Caseta de căutare va căuta acum doar în folderul Arhivă.

Căutare în folderul Arhivă

Prin ce diferă aceasta de Arhiva online?

Arhiva online este o caracteristică pentru clienții Office 365 Enterprise care au cutii poștale neobișnuit de mari. Acești clienți pot utiliza o Arhivă online pentru a evita să șteargă mesajele vechi. Arhiva online a unui utilizator acționează oarecum ca un al doilea cont în Outlook, cu propria structură de foldere. În consecință, aceasta nu este inclusă în căutările efectuate din Inbox.

Dacă este activată o Arhivă online, administratorii și utilizatorii își pot configura cutia poștală să mute automat mesajele vechi în Arhiva online, utilizând Politicile de arhivare.

Când ar trebui să utilizez Arhivă și Arhiva online?

Vă recomandăm să utilizați caracteristica Arhivă pentru a vă elibera inboxul de mesajele la care ați răspuns deja sau pentru care ați luat măsuri. Gândiți-vă la Arhivă ca la un folder de fișiere. Puteți să stocați elemente în folderul Arhivă și să le accesați în continuare cu ușurință. De asemenea, puteți să ștergeți mesaje sau să le mutați în anumite foldere, dacă vi se pare mai potrivit.

Pentru utilizatorii care au cutii poștale mari într-o organizație Office 365 Enterprise, recomandăm ca administratorii să seteze o Politică de arhivare care mută elementele într-o Arhivă online după un an sau mai puțin, dacă utilizatorii ating mai rapid cota pentru cutiile poștale. Astfel vă asigurați că utilizatorii nu trebuie să șteargă mesajele de e-mail vechi pentru a le face loc celor noi. Mesajele de e-mail mai vechi decât timpul specificat pot fi mutate atât din folderul Inbox, cât și din folderul Arhivă locală.

Întrebări frecvente despre arhivare

Nu. Folderul Arhivă este unul dintre folderele implicite de sistem ale Outlook și nu poate fi redenumit, mutat sau șters.

Arhiva este o caracteristică bine înțeleasă, care este disponibilă deja în Outlook Mobile, Outlook Web App și Outlook.com, chiar și în alți furnizori de e-mail, precum Gmail. Deoarece acesta este un nume de sine stătător și deoarece Arhiva online este o caracteristică existentă, am decis să le păstrăm pe ambele la fel.

Arhivarea automată este o caracteristică Outlook mai veche, care permite mutarea automată a e-mailurilor vechi într-un fișier .pst. Aceasta înseamnă că mesajele de e-mail sunt eliminate de pe server și sunt mai greu de găsit prin căutare. Dacă unitatea de hard disk care conține Arhivare automată.pst devine inutilizabilă, aceste e-mailuri se pierd. Arhiva online este un înlocuitor la nivel de întreprindere al Arhivării automate.

Arhivarea automată poate fi utilizată încă dacă nu aveți o Arhivă online și dacă departamentul IT nu dezactivează funcționalitatea. Pentru mai multe informații despre Arhivarea automată în Outlook 2016, consultați Arhivarea manuală a elementelor mai vechi în Outlook pentru Windows.

Arhivarea este disponibilă pe scară largă pe Outlook pentru Windows, Outlook Mobile, Outlook pe web și Outlook.com. Caracteristica Arhivare nu poate fi dezactivată utilizând Politica de grup.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×