Adăugarea evenimentului "Absent de la birou" în calendarul Outlook al altor persoane

Pasul 1: Adăugați-vă vacanța în calendarele colegilor

Atunci când marcați timpul ca "absent de la birou" în calendar, colegii dvs. îl văd atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar nu ar fi grozav dacă ai putea alerta pe toată lumea dintr-o dată, în avans de timpul dvs., fără a afecta starea lor liber / ocupat sau aglomerarea calendarele lor? Puteți face acest lucru setând ca informațiile să apară în calendare ca eveniment de o zi întreagă, dar spre deosebire de un eveniment normal de o zi întreagă, care este setat de obicei la "ocupat", acest eveniment de o zi întreagă se afișează ca timp liber. Disponibilitatea liber/ocupat a colegilor dvs. nu este afectată.

1. În Calendar, pe fila Pornire , selectați Întâlnire nouă.

   Comandă rapidă de la tastatură  Pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

2. Tastați o descriere în caseta Subiect și, dacă doriți, introduceți o locație în caseta Locație .

3. În listele Oră de început și Oră de sfârșit , selectați orele de început și de sfârșit pentru timpul dvs. departe de birou. Pentru vacanțe, acest lucru implică, de obicei, zile întregi. În acest caz, bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă .

   Notă: În mod implicit, Outlook utilizează setarea curentă de fus orar de pe computer pentru planificare. Dacă doriți să planificați ora departe de birou pe baza unui alt fus orar, în grupul Opțiuni , faceți clic pe Fusuri orare.

4. În grupul Participanți , pentru Opțiuni răspuns, debifați Solicitare răspunsuri în butonul vertical.

5. În grupul Opțiuni , pentru Afișare ca, faceți clic pe Liber în lista verticală. Dacă ați specificat deja că acesta este un eveniment de o zi întreagă, Afișare ca este setat automat la Liber.

   Important: 

   • Asigurați-vă că setarea Afișare ca este setată la Gratuit. Acest lucru permite destinatarilor solicitării de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să adauge timpul liber la calendarul lor, dar să nu blocheze nicio dată în calendarul lor. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea gratuită pentru planificare în timpul vacanței.

   • Atunci când alegeți un eveniment de o zi întreagă, ora de început a evenimentului este la miezul nopții. Pentru a evita ca colegii dvs. să primească avertizări la ore ciudate, setați Memento la Fără.

6. Tastați toate informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

7. Adăugați destinatarii menționați în linia Către .

8. Dacă alertați alte persoane la o serie de ore recurente că veți fi departe de birou, în grupul Opțiuni , selectați Recurență, selectați modelul de recurență, apoi selectați OK.

9. Selectați Trimitere.

Atunci când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Afișare ca setată la Gratuit, evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile în calendarele Outlook ale colegilor dvs., un memento vizual care nu blochează timpul de lucru.

Pasul 2: Blocarea timpului de concediu din calendar

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire pe care ați trimis-o a fost marcată ca timp liber pentru a împiedica blocarea timpului în calendarele altor persoane. Totuși, ora este marcată ca gratuită și în propriul calendar. Acum trebuie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs., astfel încât alte persoane să poată vedea că nu sunteți disponibil în timpul pe care îl specificați.

O greșeală comună este să deschideți elementul de solicitare de întâlnire în calendar și să modificați setarea Afișare ca din Liber la Absent de la birou după ce ați trimis solicitarea inițială. Cu toate acestea, atunci când faceți acest lucru, o actualizare este trimisă tuturor persoanelor cărora le-ați trimis solicitarea de întâlnire, modificând opțiunea Liber la Absent de la birou și înfrângând pașii pe care i-ați făcut pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o rezervare dublată în calendar cu setarea Afișare ca setată la Absent de la birou.

Atunci când persoanele utilizează calendarul Outlook pentru a programa întâlniri și alte evenimente, ele vă pot vedea disponibilitatea dacă nu ați modificat permisiunile pentru calendar pentru a împiedica acest lucru. În mod normal, rezervările, întâlnirile și evenimentele au o setare Afișare ca pentru Ocupat. De asemenea, puteți crea elemente cu o setare Afișare cadin Absent de la birou. Elementele setate la Absent de la birou sunt considerate ca asemănătoare cu elementele setate la Ocupat; cineva nu ar trebui să se aștepte ca dvs. să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă: elementele setate la Absent de la birou apar cu o culoare violet, elementele setate la Ocupat sunt identificate printr-o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect vă ajută să subliniați de ce nu sunteți disponibil. De exemplu, este posibil să reușiți să mutați un element Ocupat conflictual, dar probabil că nu reușiți sau nu sunteți dispus să modificați un element Absent de la birou , cum ar fi vacanța.

1. În Calendar, pe fila Pornire , selectați Rezervare nouă.

2. În caseta Subiect , tastați un nume pentru timpul liber.

3. În Ora de început și Ora de sfârșit, selectați datele la care începe și se termină timpul liber.

4. Bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă .

5. Modificați setarea Afișare ca la Absent de la birou.

6. Selectați Salvare & Închidere.