Adăugați mai mult timp de la calendarele Outlook din Office către colegi

Puteți marca cu ușurință timpul ca "ocupat" sau "absent de la birou" în calendarul Outlook. Dar ce se întâmplă dacă nu utilizați Office 365 și nu aveți opțiunea de partajare a calendarului activată, dar trebuie să vă dați timpul mai mult decât vizibilitatea Office pentru colegii dvs.? Acest articol vă arată cum să adăugați solicitări de întâlniri zilnice particularizate la calendarele colegilor, fără a afecta timpul liber disponibil în calendarele lor.

Planificarea orei de concediu cu o solicitare de întâlnire este un proces în doi pași. Mai întâi, spuneți-le colegilor că veți fi absent prin adăugarea de timp de concediu în calendarele lor. Apoi, blocați-vă vacanța în propriul calendar.

Pasul 1: adăugați timpul de concediu la calendarele colegilor

Atunci când marcați timpul ca "absent de la birou" în calendar, colegii dumneavoastră îl văd atunci când încearcă să planifice o întâlnire cu dvs. Dar nu ar fi minunat dacă ați putea să îi avertizați pe toți în același timp, în avans, fără a afecta starea liber/ocupat sau a-i aglomera calendarele? Puteți face acest lucru setând informațiile să apară în calendarele lor ca eveniment de o zi întreagă, dar, spre deosebire de un eveniment normal de o zi întreagă, care de obicei este setat la "ocupat", acest eveniment de o zi întreagă este afișat ca timp liber. Disponibilitatea colegilor liber/ocupat nu este afectată.

Notă: Solicitările de întâlnire sunt proiectate pentru a fi trimise între utilizatorii Outlook. Capacitatea de a vedea programele altor persoane în timpul compunerii solicitărilor de întâlnire în Outlook necesită ca organizația să utilizeze Microsoft Exchange Server.

  1. În calendar, pe fila pornire , faceți clic pe întâlnire nouă.

    Comandă rapidă de la tastatură  Pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tastați o descriere în caseta subiect și, dacă doriți, introduceți o locație în caseta locație .

  3. În listele oră de început și oră de sfârșit , selectați ora de început și de sfârșit pentru timpul petrecut în afara biroului. Pentru vacanțe, acest lucru implică de obicei zile întregi. Dacă acesta este cazul, bifați caseta de selectare eveniment toată ziua .

    Notă: În mod implicit, Outlook utilizează setarea fusului orar curent de pe computer pentru planificare. Dacă doriți să vă programați timpul departe de Office pe baza unui alt fus orar, în grupul Opțiuni , faceți clic pe fusuriorare.

  4. În grupul participanți , pentru Opțiuni de răspuns, debifați Solicitare răspunsuri în butonul vertical.

  5. În grupul Opțiuni , pentru Afișare ca, faceți clic pe gratuit în lista verticală. Dacă ați specificat deja că acesta este un eveniment de o zi întreagă, Afișați așa cum este setat automat la gratuit.

    Important: 

    • Asigurați-vă că setarea Afișare ca este setată la gratuit. Acest lucru permite destinatarilor solicitărilor de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să vă adauge timpul de concediu în calendar, dar nu să se blocheze în orice moment în calendarul său. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea gratuită pentru planificarea în timpul vacanței.

    • Atunci când alegeți un eveniment de o zi întreagă, ora de început a evenimentului este la miezul nopții. Pentru a evita ca colegii dumneavoastră să primească avertizări la ore impare, setați setarea mementoului la fără.

  6. Tastați toate informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

  7. Adăugați destinatarii destinați în linia către .

  8. Dacă alertați persoane într-o serie de ore recurente care vor fi în afara biroului, în grupul Opțiuni , faceți clic pe recurență, selectați modelul de recurență, apoi faceți clic pe OK.

  9. Faceți clic pe Trimitere.

Atunci când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Afișare ca setat la gratuit, evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile din calendarele Outlook ale colegilor dumneavoastră-un memento vizual care nu blochează timpul de lucru.

Notă: Dacă nu ați selectat eveniment zi întreagă, evenimentul se afișează în grila de timp; Nu se afișează în partea de sus a zilei. Totuși, acesta este încă marcat ca timp liber.

Pasul 2: blocați timpul de vacanță în calendar

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire pe care ați trimis-o a fost marcată ca marcă de timp liber pentru a împiedica blocarea orei în calendarele altor persoane. Cu toate acestea, timpul este marcat și ca gratuit în propriul calendar. Acum trebuie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs., astfel încât alte persoane să poată vedea că nu sunteți disponibil în timpul specificat.

O greșeală comună este să deschideți elementul de solicitare a întâlnirii în calendar și să modificați afișarea ca setare de la gratuit la absent de la birou după ce ați trimis solicitarea inițială. Cu toate acestea, atunci când faceți acest lucru, se trimite o actualizare tuturor persoanelor cărora le-ați trimis solicitarea de întâlnire, modificându-l gratuit la absent de la birou și învingând pașii pe care i-ați efectuat pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o rezervare dublată în calendar, cu setarea Afișare ca setat la absent de la birou.

Atunci când utilizatorii utilizează calendarul Outlook pentru a planifica întâlniri și alte evenimente, aceștia pot vedea disponibilitatea dacă nu ați modificat permisiunile pentru calendar pentru a împiedica acest lucru. În mod normal, rezervările, întâlnirile și evenimentele au o expunere ca setare de ocupat. De asemenea, puteți să creați elemente cu o Afișare ca setare de absent de la birou. Elementele setate la absent de la birou sunt considerate similare cu elementele setate la ocupat , cineva nu trebuie să se aștepte să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă — elementele setate la absent de la birou apar cu o culoare mov, elementele setate la ocupat sunt identificate printr-o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect vă ajută să evidențiați de ce nu sunteți disponibil. De exemplu, este posibil să reușiți să mutați un element ocupat în conflict, dar probabil că nu sunteți capabil sau dispus să modificați un element absent de la birou , cum ar fi vacanța.

  1. În calendar, pe fila pornire , faceți clic pe rezervare nouă.

  2. În caseta subiect , tastați un nume pentru timpul de departizare.

  3. În ora de început și ora de sfârșit, faceți clic pe data la care începe și se termină timpul liber.

  4. Bifați caseta de selectare eveniment toată ziua .

  5. Modificați afișarea ca setare la absent de la birou.

  6. Faceți clic pe Salvare și închidere.

Notă: Este posibil să luați în considerare ștergerea (doar din calendar) a solicitării inițiale de întâlnire pe care ați trimis-o altor persoane. Sau îl puteți lăsa în calendar pentru a-l putea utiliza pentru a trimite cu ușurință o actualizare sau o anulare, dacă planurile se modifică.

Pasul 1: adăugați timpul de concediu la calendarele colegilor

Atunci când marcați timpul ca "absent de la birou" în calendar, colegii dumneavoastră îl văd atunci când încearcă să planifice o întâlnire cu dvs. Dar nu ar fi minunat dacă ați putea să îi avertizați pe toți în același timp, în avans, fără a afecta starea liber/ocupat sau a-i aglomera calendarele? Puteți face acest lucru setând informațiile să apară în calendarele lor ca eveniment de o zi întreagă, dar, spre deosebire de un eveniment normal de o zi întreagă, care de obicei este setat la "ocupat", acest eveniment de o zi întreagă este afișat ca timp liber. Disponibilitatea colegilor liber/ocupat nu este afectată.

Notă: Solicitările de întâlnire sunt proiectate pentru a fi trimise între utilizatorii Outlook. Capacitatea de a vedea programele altor persoane în timpul compunerii solicitărilor de întâlnire în Outlook necesită ca organizația să utilizeze Microsoft Exchange Server.

  1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Solicitare de întâlnire.

    Comandă rapidă de la tastatură  Pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tastați o descriere în caseta subiect și, dacă doriți, introduceți o locație în caseta locație .

  3. În listele oră de început și oră de sfârșit , selectați ora de început și de sfârșit pentru timpul petrecut în afara biroului. Pentru vacanțe, acest lucru implică de obicei zile întregi. Dacă acesta este cazul, bifați caseta de selectare eveniment toată ziua .

    Notă: În mod implicit, Outlook utilizează setarea fusului orar curent de pe computer pentru planificare. Dacă doriți să vă programați timpul departe de Office pe baza unui alt fus orar, pe fila întâlnire , în grupul Opțiuni , faceți clic pe fusuriorare.

  4. În grupul Opțiuni , pentru Afișare ca, faceți clic pe gratuit în caseta listă verticală. Dacă ați specificat deja că acesta este un eveniment de o zi întreagă, Afișați așa cum este setat automat la gratuit.

    Important: 

    • Asigurați-vă că setarea Afișare ca este setată la gratuit. Acest lucru permite destinatarilor solicitărilor de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să vă adauge timpul de concediu în calendar, dar nu să se blocheze în orice moment în calendarul său. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea gratuită pentru planificarea în timpul vacanței.

    • Atunci când alegeți un eveniment de o zi întreagă, ora de început a evenimentului este la miezul nopții. Pentru a evita ca colegii dumneavoastră să primească avertizări la ore impare, setați setarea mementoului la fără.

  5. Tastați toate informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

  6. Adăugați destinatarii destinați în linia către .

  7. Dacă alertați persoane într-o serie de ore recurente, că veți fi departe de birou, pe fila întâlnire , în grupul Opțiuni , faceți clic pe recurență, selectați modelul de recurență, apoi faceți clic pe OK.

    Când adăugați un model de recurență la o solicitare de întâlnire, fila Întâlnire se modifică în Întâlnire periodică.

  8. În fila Întâlnire, în grupul Afișare, faceți clic pe Rezervare.

  9. Faceți clic pe Trimitere.

Atunci când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Afișare ca setat la gratuit, evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile din calendarele Outlook ale colegilor dumneavoastră-un memento vizual care nu blochează timpul de lucru.

Notă: Dacă nu ați selectat eveniment zi întreagă, evenimentul se afișează în grila de timp; Nu se afișează în partea de sus a zilei. Totuși, acesta este încă marcat ca timp liber.

Pasul 2: blocați timpul de vacanță în calendar

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire pe care ați trimis-o a fost marcată ca marcă de timp liber pentru a împiedica blocarea orei în calendarele altor persoane. Cu toate acestea, timpul este marcat și ca gratuit în propriul calendar. Acum trebuie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs., astfel încât alte persoane să poată vedea că nu sunteți disponibil în timpul specificat.

O greșeală comună este să deschideți elementul de solicitare a întâlnirii în calendar și să modificați afișarea ca setare de la gratuit la absent de la birou după ce ați trimis solicitarea inițială. Cu toate acestea, atunci când faceți acest lucru, se trimite o actualizare tuturor persoanelor cărora le-ați trimis solicitarea de întâlnire, modificându-l gratuit la absent de la birou și învingând pașii pe care i-ați efectuat pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o rezervare dublată în calendar, cu setarea Afișare ca setat la absent de la birou.

Atunci când utilizatorii utilizează calendarul Outlook pentru a planifica întâlniri și alte evenimente, aceștia pot vedea disponibilitatea dacă nu ați modificat permisiunile pentru calendar pentru a împiedica acest lucru. În mod normal, rezervările, întâlnirile și evenimentele au o expunere ca setare de ocupat. De asemenea, puteți să creați elemente cu o Afișare ca setare de absent de la birou. Elementele setate la absent de la birou sunt considerate similare cu elementele setate la ocupat , cineva nu trebuie să se aștepte să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă — elementele setate la absent de la birou apar cu o culoare mov, elementele setate la ocupat sunt identificate printr-o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect vă ajută să evidențiați de ce nu sunteți disponibil. De exemplu, este posibil să reușiți să mutați un element ocupat în conflict, dar probabil că nu sunteți capabil sau dispus să modificați un element absent de la birou , cum ar fi vacanța.

  1. În Calendar, în meniul fișier , indicați spre nou, apoi faceți clic pe rezervare.

  2. În caseta subiect , tastați un nume pentru timpul de departizare.

  3. În ora de început și ora de sfârșit, faceți clic pe data la care începe și se termină timpul liber.

  4. Bifați caseta de selectare eveniment toată ziua .

  5. Modificați afișarea ca setare la absent de la birou.

  6. Faceți clic pe Salvare și închidere.

Notă: Este posibil să luați în considerare ștergerea (doar din calendar) a solicitării inițiale de întâlnire pe care ați trimis-o altor persoane. Sau îl puteți lăsa în calendar pentru a-l putea utiliza pentru a trimite cu ușurință o actualizare sau o anulare, dacă planurile se modifică.

Consultați și

Introducere în calendarul Outlook

Programarea unei întâlniri cu alte persoane

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×