Adăugați datele colectate prin poșta electronică în baza de date Access

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Vă puteți colecta sau actualizați informații dacă e-mailuri utilizând Microsoft Access 2007 sau Access 2010 cu Microsoft Outlook 2007 sau Microsoft Outlook 2010. Access vă prin crearea unui formular de colectare a datelor și trimiterea formular într-un mesaj de e-mail. Atunci când vă destinatari de poștă electronică întoarce formulare completată, puteți alege să aveți datele colectate automat procesate și stocate într-o bază de date Access specificat. Această metodă de colectare a datelor să vă economisesc timp și efort, care este, de obicei implicate într-o copie și lipire sau un proces de intrare date manuală. Iată câteva scenarii în cazul în care puteți utiliza acest proces pentru colectarea datelor:

Anchete    Puteți face o anchetă și compila rezultatele prin crearea unei baze de date cu tabelele de necesare pentru a stoca rezultatele prima și utilizând Expertul pentru a genera un formular de anchetă și apoi mail-le participanților anchetă. Când participanții răspunde, anchetă datele sunt stocate automat în baza de date.

Rapoarte de stare    Dacă este cea mai recentă starea nivel inventar sau actualizate informațiile în așteptare probleme, echipa să vă ține la curent trimițându-vă mesajele care conțin informațiile curente la intervale regulate de poștă electronică.

Gestionarea eveniment    Atunci când organizarea unei conferințe sau instruire sau alte evenimente, pot trimite unul sau mai multe formulare ca mesaj de e-mail pentru a strânge informațiile de contact, călătorie și hotel preferințe și așa mai departe. Dacă alegeți să aibă răspunsuri procesate automat, participanții vor putea să își modifica preferințele în orice moment, fără a fi necesar să vă notifice și oricând aveți acces la cele mai recente date scopuri procesul decizional.

Acest articol explică de ce aveți nevoie pentru a utiliza acest proces, cum să începeți să utilizați Expertul, și apoi vă oferă informații suplimentare despre diversele pașii astfel încât să puteți face selecția la curent cu cele mai așa cum vă urmați Expertul

Notă: Nu va putea să adăugați datele colectate dacă destinatarului utilizat fie Hotmail sau Yahoo pentru a vă trimite formularul de colectare date.

Înainte de a începe

Dacă aceasta este prima dată când colectarea datelor utilizând mesaje de e-mail, efectuați următorii pași:

  1. Asigurați-vă că ați instalat următoarele aplicații pe computer:

    • Access 2007 sau Access 2010.

    • Outlook 2007 sau Outlook 2010. Trebuie să aveți Outlook instalat și ați configurat pe computerul pe care îl utilizați pentru a trimite mesaje de e-mail. Dacă aveți Outlook instalat, dar încă nu ați configurat, porniți Outlook și urmați instrucțiunile din Expertul Startup Outlook. Pentru ajutor cu expertul, consultați ajutorul Outlook.

    • Dacă intenționați utilizând un formular InfoPath, asigurați-vă că aveți InfoPath 2007 sau o versiune mai recentă instalată ediția și destinatarilor, de asemenea, va trebui să aibă InfoPath instalat pe computerul său.

    • E-mail destinatarii trebuie să aibă fie au InfoPath sau un client de e-mail care acceptă format HTML instalat pe computerul său pentru a putea să vizualizați și editați formularul.

      Formularul utilizat pentru a colecta datelor prin mesaje de e-mail nu este un formular Access. Expertul generează o formă specială în formatul HTML sau InfoPath.

      Identificați o bază de date de destinație. Baza de date poate fi în formatul .accdb sau .mdb. În plus, fișierele .mde și .accde sunt acceptate. Dacă nu doriți să utilizați o bază de date, trebuie să creați unul nou.

  2. Identificați sau creați tabele pe care o doriți populată cu datele din mesajele de e-mail. Dacă vă sunt colectare a datelor pentru tabelele existente, asigurați-vă că tabelele nu sunt doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizarea conținutului lor.

Notă: Atașare, numerotare automată, OLE și câmp multi-valoare tipuri nu colectate utilizând mesajele de poștă electronică

Dacă vă operațiunea de colectare date populează două sau mai multe tabele, trebuie să creați o interogare de selectare și utiliza ca sursă înregistrări a formularului. Asigurați-vă că interogarea include toate câmpurile necesare din tabelelor subiacente. Dacă utilizați o interogare existentă, asigurați-vă că interogarea nu este doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizați conținutul său. Pentru mai multe informații despre crearea unei interogări bazat pe două sau mai multe tabele, consultați articolul Introducere în interogări.

Stocarea datelor ca înregistrări noi în următoarele situații:

  • Dacă datele va completa mai multe tabele.

  • Dacă tabelul de destinație nu are un câmp cheie primară. Valorile cheie primară sunt necesare pentru a asocia fiecare răspuns la o înregistrare existentă. Dacă tabelul destinație nu are un câmp cheie primară, fie adăugați acum sau atribuiți un câmp existent, care conține valori unice ca o cheie primară.

  • Dacă tabelul de destinație au toate înregistrările. Dacă tabelul este gol, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări.

  • Dacă adresele de e-mail a destinatarilor nu sunt stocate ca un câmp din baza de date. Atunci când colectarea de date pentru a actualiza înregistrările, nu va putea manual, tastați adresele de în mesajul generate de expert. Câmpul adresă trebuie să fie în tabelul de destinație, sau într-un tabel care are o relație cu tabelul de destinație.

Începutul paginii

Noțiuni de bază

  1. Deschideți baza de date în care vor fi stocate datele colectate.

  2. Pentru a adăuga date într-un singur tabel, selectați tabelul în panoul de navigare. Pentru a popula mai multe tabele asociate, selectați interogarea care este legat la aceste tabele.

  3. Alegeți una dintre următoarele pentru a porni Expertul:

    • În fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Creare E-mail.

    • Faceți clic dreapta pe tabelul sau interogarea și apoi faceți clic pe colecta și actualizare a datelor prin E-mail.

      Notă: Dacă tabelul conține toate câmpurile sau doar are numerotare automată, obiect OLE, atașare sau tipuri de câmp de căutare multi-valoare, Access afișează următorul mesaj: selectat tabelul sau interogarea nu are toate câmpurile care asistență colectarea datelor prin e-mail .

Dacă tabelul conține câmpurile care acceptă de colectare a datelor, pornește expertul. Dacă tabelul destinație acceptă atât adăugarea și actualizarea de date, expertul vă ghidează prin pașii necesari pentru a colecta datelor prin mesaje de e-mail.

Utilizați următoarele secțiuni drept document de referință pentru orice întrebări care este posibil să aveți prin următorii pași șapte majore a procesului.

  1. Alegeți tipul de formular intrare date care doriți să le trimiteți

  2. Alegeți dacă doriți să colectați date noi sau să actualizați datele existente

  3. Specificați datele pe care doriți colectate

  4. Specificați prelucrare automată sau manuală a datelor

  5. Selectați modul în care doriți să specificați adresele de e-mail a destinatarilor

  6. Revizuiți și să specificați lista de destinatari

  7. Creați și trimiteți mesajul de poștă electronică

Începutul paginii

Alegeți tipul de formular intrare date care doriți să le trimiteți

Selectați tipul de formular pe baza ușor de utilizat pentru singur și destinatarilor.

Selectați HTML formular    Un formular HTML poate fi vizualizat și editat de orice utilizator al cărui client de e-mail acceptă HTML

Selectați Microsoft InfoPath formular    Veți vedea această opțiune, InfoPath numai dacă este instalat pe computerul dvs. Selectați această opțiune doar dacă toate destinatarilor InfoPath și Outlook instalat pe computerul său. Un formular InfoPath oferă o mai bună introducerii de date și mediu de editare,

În pagină a expertului care se afișează în continuare depinde dacă obiectul destinație acceptă actualizarea de date. Dacă obiectul este o interogare bazată pe două sau mai multe tabele, sau dacă este un tabel care nu are un câmp cheie primară sau nu conține toate înregistrările, expertul presupune care doriți să adăugați înregistrări noi și vă solicită să selectați câmpurile de formular. În toate celelalte cazuri, expertul vă solicită să specificați dacă doriți să adăugați sau actualizați datele înainte de care vă solicită să selectați câmpurile de formular.

Începutul paginii

Alegeți dacă doriți să colectați date noi sau să actualizați datele existente

Specificați ce doriți să faceți cu datele. Tipul de formular pe care îl utilizați afectează numărul de înregistrări noi care un destinatar poate trimite la tine într-un singur răspuns. Atunci când actualizați datele, numărul de înregistrări care trebuie să fie actualizate, un destinatar identifică numărul de formulare pre-completată care vor fi incluse într-un mesaj.

Notă: Pentru a adăuga înregistrări noi, tastați adresele de e-mail în caseta adresă mesajului de e-mail atunci când este creat mesajul. Pentru a actualiza datele existente, adresele de e-mail a destinatarilor trebuie stocate ca un câmp în tabelul sau interogarea sau într-un tabel corelat.

Începutul paginii

Specificați datele pe care doriți colectate

Când alegeți câmpurile de inclus în formular, nu este necesar să le includeți fiecare câmp care există în tabelul sau interogarea în formă. Cu toate acestea, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

  • Obligatoriu câmpurile:    Câmpurile marcate cu un simbol asterisc (*), sunt câmpurile necesare. În cazul în care se colectează înregistrări noi, Expertul va include automat toate câmpurile a căror proprietatea obligatoriu este setată la Da. Dacă orice înregistrare este necesară câmpuri sunt necompletate, Access nu reușește pentru a adăuga înregistrarea la tabel.

  • Neacceptate tipuri de câmp:    Nu va putea include anumite tipuri de câmp în formular, cum ar fi, numerotare automată, atașare, obiect OLE sau câmpuri de căutare multi-valoare.

  • Câmp cheie primară:    Utilizatorul va putea să tastați o valoare în câmpul atunci când adăugați înregistrări cu toate acestea; răspunsul nu vor fi procesate dacă valoarea specificată este deja în uz.

    Notă: Pentru fiecare câmp incluse, sub Proprietăți câmp, specificați o etichetă, faceți clic pe doar în citire dacă nu doriți ca utilizatorul să modificați datele din acel câmp.

Începutul paginii

Specificați prelucrare automată sau manuală a datelor

Puteți să selectați o procesare automată sau manuală de răspunsuri. Procesare automată înseamnă că atunci când primiți răspunsuri, Outlook și acces lucrează împreună pentru a exporta datele la destinație tabelele din baza de date. Procesare automată care să economisiți timp și efort. Procesarea manuală înseamnă doar că începe operațiunii de export pentru a transfera datele dintr-un folder specificat în Outlook, în tabelul de destinație în Access.

Răspunsuri se exportă cu succes la tabelul de destinație, atâta timp cât timp răspunsuri ajunge la cutia poștală sunt îndeplinite următoarele condiții:

  • Outlook trebuie să fie deja rulează pe computer. Dacă Outlook nu funcționează, procesare începe la următoarea pornire a Outlook.

  • Access nu trebuie să fie protejate prin parolă și nu trebuie să fie deschis în modul exclusiv. Numele sau locația bazei de date trebuie să nu s-au modificat după ce ați trimis mesajul de e-mail.

  • Numele de tabele și interogări și proprietățile câmpurilor incluse în formular, trebuie să nu s-au modificat după ce ați trimis mesajul de e-mail.

  • Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizarea conținutului subiacente tabele și interogări.

    Notă: Dacă procesare automată nu funcționează, încercați remedierea problemelor și apoi exportați manual răspunsuri care nu a reușit. Orice răspunsuri care ajunge la inbox după ce rezolva problemele continuă să fie procesate automat.

Setarea proprietăților pentru a controla procesare automată de răspunsuri

Pentru a specifica un alt folder Outlook în cazul în care sunt stocate răspunsuri, pe pagina specificați modul în care doriți să se proceseze răspunsurile a expertului, faceți clic pe numele folderului. În caseta de dialog Selectare Folder , fie selectați un alt folder sau faceți clic pe nou pentru a crea un folder nou.

Dacă faceți clic pe Setarea proprietăților pentru a controla procesare automată de răspunsuri să modificați sau să regla importul setărilor, consultați tabelul următor pentru informații din opțiunile disponibile:

Opțiune

Rezultat

Răspunsuri de renunțare de cele cărora nu trimite mesajul   

Bifați această casetă de selectare dacă doriți doar acele răspunsurile care au fost trimise de către destinatarii inițial mesajul să fie procesate automat. Răspunsuri de la alte persoane sunt stocate în folderul de destinație, dar nu sunt procesate automat.

Acceptă mai multe răspunsuri de la fiecare destinatar   

Bifați această casetă de selectare dacă doriți doar prima răspuns de la fiecare destinatar pentru a fi procesat automat. Al doilea și ulterioare de răspunsuri sunt stocate în folderul de destinație, dar nu sunt procesate automat.

Notă: Această setare controlează numai numărul de răspunsuri și nu numărul de înregistrări dintr-un singur răspuns, care sunt procesate. Cu alte cuvinte, dacă trimiteți un formular InfoPath, un utilizator este capabil de a trimite mai multe înregistrări într-un singur răspuns și acces procesează automat tuturor înregistrărilor răspuns, chiar dacă nu este selectată această casetă de selectare.

Permiteți actualizările datelor existente doar   

Atunci când destinatarii utilizează un formular InfoPath pentru a actualiza datele, pot trimite înregistrări noi în plus față de actualizări de înregistrările existente. Bifați această casetă de selectare pentru a procesa doar actualizările înregistrărilor existente.

Număr de răspunsuri să fie procesate   

Tastați numărul total de răspunsuri (de la toți destinatarii) dorit procesate automat. Dacă doriți ca toate răspunsurile să fie procesate automat, introduceți o valoare mari, cum ar fi 5000, în caseta text. Răspunsuri care sunt primite după valoarea specificată este accesibil sunt stocate în folderul de destinație, dar nu sunt procesate automat.

Data și ora pentru a opri   

Specificați când procesare automată de răspunsuri ar trebui să opriți pentru acest mesaj de e-mail. Răspunsurile primite după această dată și oră sunt stocate în folderul de destinație, dar nu sunt procesate automat.

Pentru a modifica aceste opțiuni la o dată ulterioară, pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Gestionare răspunsuri. În caseta de dialog Gestionare mesaje de colecție de date , selectați mesajul pe care doriți să modificați setările și apoi faceți clic pe Opțiuni pentru mesaj. Modificările pe care le efectuați în caseta de dialog afectează toate răspunsurile ulterioare pe care le primiți pentru mesaj.

Procesarea manuală a mesajelor

Pentru a controla când și răspunsurile care sunt procesate, selectați opțiunea proces automat. Răspunsurile vor fi stocate într-un folder specificat în Outlook până când selectați și faceți clic dreapta pe fiecare răspuns în folderul, apoi faceți clic pe Export date Microsoft Access în meniul de comenzi rapide.

În unele cazuri, puteți, de asemenea, poate fi necesar să manual proceseze răspunsurile care nu a reușit să fie procesate automat.

Rețineți următoarele lucruri înainte de exportul datelor

  • Baza de date Access nu ar trebui să fie deschis în modul exclusiv și numele sau locația bazei de date trebuie să nu s-au modificat după ce ați trimis mesajul de e-mail.

  • Numele de tabele și interogări și proprietățile câmpurilor incluse în formular, trebuie să nu s-au modificat după ce ați trimis mesajul de e-mail.

  • Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizarea conținutului subiacente tabele și interogări.

Începutul paginii

Selectați modul în care doriți să specificați adresele de e-mail a destinatarilor

Dacă se colectează doar informații noi, puteți specifica adresele de e-mail în două moduri:

  • Tastați adresele de e-mail individual în mesajul de poștă electronică Outlook sau selectați adresele dintr-o agendă.

  • Utilizați câmpul de adresă de e-mail într-un tabel sau interogare a bazei de date Access curentă.

    Notă: Atunci când colectarea de date pentru a actualiza înregistrările existente, nu vedeți această casetă de dialog, pentru că adresele de e-mail ale destinatarilor mai întâi trebuie să fie disponibil ca un câmp din baza de date.

Introduceți adresele de e-mail direct în Outlook

Dacă sunt specificarea destinatarilor în Outlook, examinați și personalizați mesajul înainte de a-l trimite. În mesajul de e-mail corpul mesajului include o prezentare scurtă și o formă. Se recomandă să nu efectuați modificări la formular. Modificările la structura formularul poate avea ca rezultat în răspuns nu procesează.

Utilizarea adresele de e-mail stocate într-un câmp din baza de date

Opțiunea de a selecta asociate unui tabel se referă la tabele asociate. Pentru a vizualiza sau edita relațiile de tabel din baza de date, pe fila Instrumente bază de date. , în grupul relații , faceți clic pe relații

Pentru mai multe informații despre relații, consultați articolul Ghid pentru relațiile între tabele.

Începutul paginii

Revizuiți și să specificați lista de destinatari

Ultimul pas majore implică examinarea și particularizarea mesajul de poștă electronică, reglare fină lista de destinatari și apoi trimiteți mesaj de colectare a datelor.

Creați și trimiteți mesajul de poștă electronică

Atunci când expertul vă informează că acum puteți crea mesajul de e-mail, și vă arată cum să Vizualizați starea de e-mail utilizând comanda Gestionare răspunsuri , poate fi apar unele mesaje de avertizare. Următorul tabel descrie fiecare avertizare și acțiunea care îi puteți efectua pentru a rezolva aceasta:

Avertisment mesaj

Descriere

S oluție

Câteva înregistrări conțin o adresă validă în câmpul adresă de e-mail specificată. Nu există date vor fi returnate pentru aceste rânduri.

Câmpul adresă de e-mail care le-ați selectat conține valori nule.

Dacă doriți să colectați date pentru fiecare înregistrare, închideți expertul și înlocuirea valorilor nule cu adresele de e-mail. Începeți din nou expertul.

Aveți în prezent o blocare exclusiv pe baza de date; procesare automată nu va reuși, până când este lansat blocare.

Aveți baze de date deschise în prezent în modul exclusiv.

Dacă ați ales ca răspunsurile automat procesate, de transformare nu reușește, deoarece Access nu puteți adăuga la sau actualizarea unei baze de date care are un lock exclusiv pe acesta. Închideți și redeschideți baza de date în modul de exclusivă imediat după ce trimiteți mesajul

Aceste mesaje de e-mail ar putea conține date care este un caracter sensibil sau confidențial.

Colectare date pentru a actualiza înregistrările existente și pe formularul pe care intenționați să trimiteți va fi pre-completată cu datele existente.

În cazul în care unele câmpuri formular include date sensibile, reveniți la expertul pas în cazul în care ați selectat câmpurile și eliminarea câmpuri care conțin date sensibile la formă

După ce examinați și personalizați mesajul, Puteți filtra câmpul adresă de e-mail și selectați destinatarilor. Alegeți adresele de e-mail pe care doriți să îl utilizați, bifând casetele de selectare corespunzătoare. Dacă vedeți o casetă de dialog listarea adresele de e-mail nevalide, notați de adrese din listă și faceți clic pe ieșire. Verificați adresele nevalide, efectuați orice corectare este necesar, apoi încercați Retrimitere mesaj.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×