Actualizarea datelor dintr-o bază de date

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Acest articol vă arată cum să actualizați datele existente. Microsoft Office Access 2007 furnizează un număr de instrumente pentru actualizarea înregistrărilor existente, inclusiv foi de date, formulare, interogări, Găsire și înlocuire și noua caracteristică de colectare a datelor.

Pe măsură ce continuați, nu uitați că actualizare a datelor nu este un proces similar cu introducerea de date noi. Pentru informații despre introducerea de date noi într-o bază de date, consultați articolul adăugarea unuia sau mai multor înregistrări la o bază de date.

În acest articol

Cum afectează proiectul bazei de date actualizarea

Cum afectează tipurile de date actualizarea

Cum afectează proprietăți de câmp de tabel actualizarea

Utilizați un formular pentru a actualiza datele

Utilizați o foaie de date pentru a actualiza datele

Utilizarea unei interogări de actualizare pentru a modifica datele existente

Utilizați o interogare de Adăugare pentru a adăuga înregistrări în tabele

Utilizați de colectare a datelor pentru a actualiza înregistrările

Utilizați actualizările în cascadă pentru a modifica valorile cheie principale și străine

Cum afectează proiectul bazei de date actualizarea

Citiți această secțiune, dacă sunteți familiarizat cu conceptele din spatele baze de date relaționale sau nou pentru a accesa. Actualizări mari devin mult mai ușor să efectuați atunci când vă înțeleagă unele dintre principiile de bază ale proiectului bazei de date.

Unei baze de date nu este un fișier în același sens ca un document Microsoft Office Word 2007 sau un pachet de diapozitiv Microsoft Office PowerPoint 2007 . În schimb, o bază de date Access obișnuită este o o colecție de tabele, plus un set de obiecte construit în jurul între cele două tabele, formulare, rapoarte, interogări și altele.

În plus, aceste obiecte trebuie să respecte un set de proiectare principii sau baza de date va fie lucru prost sau nu reușească cu totul. În schimb, aceste principii de proiectare afectează cum se introduc date. Rețineți aceste aspecte despre obiectele bazei de date și proiectare pe măsură ce continuați.

  • Cu câteva excepții (cum ar fi un tip de listă numit unei liste de valori), Access stochează toate datele într-unul sau mai multe tabele. Numărul de tabele depinde de proiectare și complexitatea bazei de date. Deși este posibil să vizualizați sau actualizarea datelor dintr-un formular, un raport sau în rezultatele returnate de o interogare Access stochează date doar în tabele.

  • Fiecare tabel ar trebui să stocați datele pentru o singură problemă, categorie sau scop. De exemplu, un tabel de informații de contact afaceri trebuie să conțină informații despre vânzări. Dacă nu, găsiți informații corecte poate deveni dificil, dacă nu imposibil.

  • Fiecare dintre câmpuri într-un tabel ar trebui să accepte doar un singur tip de date. De exemplu, nu ar trebui să stocați note într-un câmp setat să accepte numere. Dacă încercați să introduceți textul într-un astfel de câmp, Access afișează un mesaj de eroare.

  • Cu o excepție, câmpurile dintr-o înregistrare ar trebui să acceptați o singură valoare. De exemplu, o bază de date corect proiectate vă va împiedica introducerea mai multe adrese într-un câmp de adrese. Aceasta este spre deosebire de Microsoft Office Excel 2007, care, în mod implicit, vă permite să introduceți orice număr de nume, adrese sau imagini într-o singură celulă, dacă nu puteți seta celula respectivă pentru a accepta limitat tipuri de date.

    Cu toate acestea, Office Access 2007 , de asemenea, furnizează o caracteristică nouă numit un câmp multi-valoare. Utilizați câmpuri multi-valoare pentru a atașa mai multe elemente de date la o singură înregistrare și pentru a crea liste care acceptă valori multiple. De exemplu, puteți să atașați un fișier text, un șir de diapozitive Office PowerPoint 2007 și orice număr de imagini la o înregistrare în baza de date. De asemenea, puteți crea o listă de nume și selectați cât mai multe dintre aceste nume, după cum este necesar. Utilizarea câmpurilor multivaloare poate părea să întrerupeți regulile de proiectare de bază de date, deoarece pot stoca mai mult de un fragment de date per câmp de tabel, dar de fapt nu, deoarece Access impune regulile "în spatele scenei," de stocare a datelor din tabele speciale, ascunse.

Linkurile următoare vă duc la articole care furnizează mai multe informații despre subiecte și caracteristicile discutat în această secțiune.

Începutul paginii

Cum afectează tipurile de date actualizarea

Citiți această secțiune, dacă sunteți familiarizat cu conceptele din spatele baze de date relaționale sau nou pentru a accesa. Actualizări mari devin mult mai ușor să efectuați atunci când vă înțeleagă unele dintre principiile de bază ale proiectului bazei de date.

Când proiectați un tabel de bază de date, selectați un tip de date pentru fiecare dintre câmpuri din acel tabel, un proces în care vă ajută să asigurați mai adecvată introducerii de date. De exemplu, să presupunem că specificați tipul de date număr pentru un câmp, deoarece aveți nevoie pentru a calcula cifre de vânzări. Dacă cineva încearcă să introduceți textul în acel câmp, Access afișează un mesaj de eroare și nu vă va permite acel utilizator Salvați înregistrarea modificate, un pas care contribuie la protejarea de cifre.

Cum să vizualizeze tipurile de date

Access furnizează acum două modalități de a vedea tipurile de date pentru un câmp de tabel. Puteți să utilizați comenzile de pe fila foaie de date sau să deschideți tabelul în vizualizarea proiect. Următoarele seturi de pași vă arată cum să utilizați ambele tehnici.

Vizualizarea tipuri de date, utilizând comenzile de pe fila foaie de date

  1. În panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să îl utilizați.

  2. Faceți clic pe câmpul pe care doriți să putem investiga.

  3. Pe fila foaie de date , în grupul tip de date și formatare , faceți clic pe săgeata în jos pentru lista Tipurilor de date pentru a vizualiza tipul de date setată pentru câmp.

Vizualizarea tipuri de date în vizualizarea proiect

  • În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    Access deschide tabelul în grila de proiectare și secțiunea superioară a grilei de afișează numele și tipul de date din fiecare câmp de tabel.

    Câmpuri în vizualizarea Proiectare

Tipul de date setat pentru fiecare câmp de tabel oferă primul nivel de control asupra ce puteți și nu puteți să introduceți într-un câmp. În unele cazuri, un tip de date setarea vă împiedică introducerea la toate informațiile. Următorul tabel listează tipurile de date care Office Access 2007 oferă și descrie cum afectează introducerii de date.

Tip de date

Efect asupra introducerii de date

Text

Câmpurile text să accepte caractere numeric sau text, inclusiv delimitat liste de elemente. Un câmp text acceptă un număr de caractere mai mici decât nu unui câmp Memo-de la 0 la 255 de caractere. În unele cazuri, puteți utiliza funcții de conversie pentru a efectua calcule cu datele dintr-un câmp Text.

Memo

Puteți să introduceți volume mari de text și date numerice în acest tip de câmp. De asemenea, dacă proiectantul bazei de date setează câmpul pentru a accepta formatări de text îmbogățit, puteți aplica tipuri de formatare care credeți în mod normal în programele de procesare de text, cum ar fi Office Word 2007. De exemplu, aplicați diferite fonturi și dimensiuni de font la anumite caractere în text și a le face aldin sau cursiv și etc. De asemenea, puteți adăuga limbaj de marcare Hypertext (HTML) etichete la date.

Pentru mai multe informații despre utilizarea formatare de text îmbogățit într-un câmp Memo, consultați articolul de formatul de date în rânduri și coloane.

Cum ar fi câmpurile Text, poate rula, de asemenea, funcții de conversie cu datele într-un câmp Memo.

Număr

Puteți să introduceți numai numere în acest tip de câmp și poate efectua calcule pe valorile dintr-un câmp număr.

Dată/Oră

Puteți să introduceți doar datele și orele în acest tip de câmp. În funcție de cum proiectantul bazei de date setează câmpul, le puteți întâlni aceste condiții:

  • Dacă proiectantul bazei de date setat o mască de intrare pentru câmp (o serie de caractere literale și substituent care apar când selectați câmpul), trebuie să introduceți date în spațiile și formatul care furnizează masca. De exemplu, dacă vedeți o mască, cum ar fi MMM_DD_YYYY, ce trebuie să tastați o dată în format respectiv în spațiile furnizate — de exemplu, Oct 11 2006. Nu tastați un nume complet (cum ar fi iulie) sau o valoare de an cu două cifre.

  • Dacă instrumentul de proiectare crea o mască de intrare pentru a controla cum se introduc o dată sau oră, puteți să introduceți valoarea utilizând orice dată calendaristică validă sau format oră. De exemplu, puteți să tastați 11 Oct 2006, 10/11/06 sau 11 octombrie 2006.

  • Proiectantul bazei de date se pot aplica un format de afișare câmp. În acest caz, dacă nu mască de intrare este prezent, puteți să introduceți o valoare în aproape orice format, dar Access afișează datele în conformitate cu formatul de afișare. De exemplu, aveți posibilitatea să tastați 10/11/2006, dar formatul de afișare poate seta astfel încât se afișează valoarea ca 11-Oct-2006.

    Pentru mai multe informații despre măștile de intrare, consultați articolul de formatul de date în rânduri și coloane.

Monedă

Puteți să introduceți doar valori monetare în acest tip de câmp. De asemenea, nu trebuie să introduceți manual un simbol monetar. În mod implicit, Access se aplică simbolul monetar (¥, £, $ și așa mai departe) specificată în setările regionale Windows.

Numerotare automată

Nu puteți introduce sau modifica datele în acest tip de câmp în orice moment. Access incrementează valorile dintr-un câmp Numerotare automată de fiecare dată când adăugați o înregistrare nouă într-un tabel.

Da/Nu

Atunci când faceți clic pe un câmp care este setat la acest tip de date, Access afișează o casetă de selectare sau o listă verticală, în funcție de modul în care formatați câmpul. Dacă formatați câmp pentru a afișa o listă, puteți selecta Da sau nu, adevărat sau fals, sau pe sau Dezactivarea din lista din nou în funcție de formatul aplicat la câmp. Nu puteți să introduceți valori în lista sau modificați valorile din lista direct dintr-un formular sau un tabel.

Obiect OLE

Utilizați acest tip de câmp atunci când doriți să afișați date dintr-un fișier creat în alt program. De exemplu, puteți afișa un fișier text, o diagramă Excel sau un pachet de diapozitiv PowerPoint într-un câmp obiect OLE.

Atașări vă oferă un mod mai rapid, mai simplu și mai flexibilă pentru a vizualiza date din alte programe. Vedeți intrarea de atașare, mai jos în acest tabel, pentru mai multe informații.

Hyperlink

Puteți să introduceți date în acest tip de câmp și acces l să se încadreze într-o adresă Web. De exemplu, dacă tastați o valoare în câmp, Access încadrează textul cu text Uniform Resource Locator (URL), astfel: http://www. your_text.com. Dacă introduceți o adresă Web validă, vă va funcționa; în caz contrar, vă va avea ca rezultat un mesaj de eroare. De asemenea, editare hyperlinkurile existente poate fi dificil, deoarece făcând clic pe un câmp hyperlink cu mouse-ul pornește în browserul Web și vă duce la site-ul specificat în link. Pentru a edita un câmp hyperlink, selectați un câmp adiacente, utilizați tastele TAB sau săgeată pentru a muta focalizarea la câmpul hyperlink și apoi să apăsați F2 pentru a permite editarea.

Atașare

Puteți atașa date din alte programe de la acest tip de câmp, dar nu puteți să tastați sau în caz contrar, introduceți text sau date numerice.

Pentru informații despre utilizarea unui câmp atașare, consultați articolul atașarea fișierelor și graficelor la înregistrările din baza de date.

Expertul căutare

Expertul căutare nu este un tip de date. În schimb, utilizați Expertul pentru a crea două tipuri de liste verticale: valoarea liste și câmpuri de căutare. O listă de valori utilizează o delimitat listă de elemente pe care le introduceți manual atunci când utilizați Expertul căutare. Acele valori poate fi independent de orice alte date sau obiect din baza de date.

În schimb, un câmp de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi date dintr-una sau mai multe dintre celelalte tabele într-o bază de date sau în altă locație, cum ar fi un server care rulează Windows SharePoint Services 3.0. Câmpul de căutare apoi afișează datele într-o listă verticală. În mod implicit, expertul Căutare setează câmpul tabelului la tipul de date număr.

Puteți lucra cu câmpuri de căutare direct în tabele și în formulare și rapoarte. În mod implicit, valorile dintr-un câmp de căutare apar într-un tip de listă control numit unei casete combo-o listă care are o săgeată verticală: O listă de căutare necompletată . În funcție de modul în proiectantul de bază de date are Setați câmpul de căutare și caseta combo, puteți editarea elementelor din listă și adăugarea elementelor la listă. Pentru a face acest lucru, proiectantul bazei de date trebuie să setați o proprietate pentru câmpul de căutare (proprietatea se numește Limitare la listăși proiectantul are pentru a o dezactiva).

Dacă nu puteți să editați direct valorile dintr-o listă de căutare, trebuie să adăugați sau modificați datele în lista de valori predefinite sau din tabelul care servește ca sursă pentru câmpul de căutare. Pentru informații despre acest lucru, consultați secțiunea intitulată "Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare" în articolul adăugați una sau mai multe înregistrări la o bază de date.

În cele din urmă, atunci când creați un câmp de căutare, o puteți opțional seta pentru a accepta mai multe valori. Atunci când faceți acest lucru, lista afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element din listă, și să bifați sau debifați cât mai multe dintre elementele după cum este necesar. Această ilustrație arată o listă cu valori multiple obișnuită:

O listă de casete de selectare.

Pentru informații despre crearea câmpurilor de căutare multi-valoare și utilizând listele de rezultate, consultați articolele utilizarea unei liste care stochează mai multe valori și Ghidul câmpurilor multi-valoare.

Începutul paginii

Cum afectează proprietăți de câmp de tabel actualizarea

Citiți această secțiune, dacă sunteți familiarizat cu conceptele din spatele baze de date relaționale sau nou pentru a accesa. Aveți posibilitatea să efectuați actualizări mari cu succes în afara cazului în care înțelege cum proprietăți setate pentru câmpurile de tabel afectează actualizarea.

Când proiectați o bază de date, de obicei începe prin proiectarea unul sau mai multe tabele. Decideți ce tipuri de date va conține fiecare tabel, puteți seta cheile primare, un câmp care identifică în mod unic fiecare înregistrări (rânduri), pentru fiecare tabel și creați relații între tabele.

Ca parte a acestui proces, când setați proprietățile pentru câmpurile din fiecare tabel. De exemplu, puteți să setați un câmp Text să accepte mai mult de 50 de caractere și puteți să setați un câmp număr pentru a accepta doar valori monetare.

Puteți să setați proprietățile câmpului majoritatea utilizând vizualizarea proiect. Cu toate acestea, de asemenea, puteți seta unele proprietăți, utilizând comenzile din grupurile din panglică, parte din interfața utilizator Microsoft Office Fluent. De exemplu, puteți să setați formate vizuale pentru câmpurile Text și Memo, utilizând comenzile din grupul Font pe fila pornire . Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzile, consultați articolul de formatul de date în rânduri și coloane.

Afișează cum se setarea sau modificarea proprietăților pentru un câmp de tabel.

Access furnizează acum două modalități de a vizualiza proprietățile pentru un câmp de tabel, puteți să utilizați comenzile de pe fila foaie de date sau să deschideți tabelul în vizualizarea proiect. Următoarele seturi de pași vă arată cum să utilizați ambele tehnici.

Vizualizare proprietăți tabel utilizând comenzile de pe fila foaie de date

  1. În panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să îl utilizați.

  2. Faceți clic pe fila foaie de date și utilizați comenzile din grupul tip de date și formatare pentru a vizualiza proprietățile pentru fiecare câmp de tabel.

Vizualizare proprietăți tabel în vizualizarea proiect

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabel și faceți clic pe Vizualizare proiect.

    Access deschide tabelul în grila de proiectare.

  2. În partea de jos a grilei, sub Proprietăți câmp, faceți clic pe fila General , dacă nu este deja selectată.

    - sau -

    Pentru a vedea proprietățile pentru un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare .

    Un câmp de căutare este un câmp de tabel care utilizează fie o listă cu coduri greu de valori sau o interogare care preia valorile din unul sau mai multe tabele într-o bază de date. În mod implicit, câmpul de căutare prezintă acele valori pentru dvs. sub formă de o listă. În funcție de cum un proiectant de bază de date setează câmpul de căutare, puteți să selectați una sau mai multe elemente din acea listă.

    Câmpuri de căutare confundați adesea nou accesul utilizatorilor, deoarece se afișează o listă de elemente într-o locație (lista care Access creează din datele din câmpul de căutare), dar datele se pot afla în altă locație (tabelul care conține datele). Rețineți că, atunci când actualizați datele într-un câmp de căutare, trebuie să actualizați tabelul sursă (locație secundară). Nu puteți actualiza un câmp de căutare din listă.

Următorul tabel listează proprietățile de tabel care au cel mai mare efect pe introducerii de date și explică impactul lor.

Proprietate

Locația din grila de proiectare tabel

Valori posibile

Comportamentul atunci când încercați să introduceți date

Dimensiune de câmp

Fila General

0-255

Limita de caractere se aplică doar la câmpurile setate la tipul de date Text. Dacă încercați să introduceți mai mult decât numărul specificat de caractere, câmpul decupează le.

Obligatoriu

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, această proprietate vă impune să introduceți o valoare dintr-un câmp și Access nu vă va permite să salvați toate datele noi decât după ce terminați câmpul. Atunci când este dezactivată, câmp acceptă valori null, ceea ce înseamnă că câmpul poate rămâne necompletat.

Notă: O valoare null nu este același lucru cu un zero. Zero este o cifră, și Access pot utiliza în calcule. O nule este o valoare lipsă, nedefinită sau necunoscut.

Se permit șiruri de lungime zero

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, puteți să introduceți șiruri de lungime zero — șiruri care conțin caractere fără. Pentru a crea un șir de lungime zero, tastați o pereche de ghilimele duble fără spațiu între ele ("") și apăsați pe ENTER.

Indexat

Fila General

Da/Nu

Atunci când indexați un câmp de tabel, Access vă împiedică să adăugați valori dublate.

Mască intrare

Fila General

Predefinit sau particularizat seturi de caractere literale și substituent

O mască de intrare vă impune să introduceți date într-un format predefinit. Măști apar atunci când selectați un câmp dintr-un tabel sau un control dintr-un formular. De exemplu, să presupunem că faceți clic pe un câmp dată, consultați acest set de caractere: MMM-DD-YYYY. Dacă setul de caractere se numește o mască de intrare. Aceasta vă impune să introduceți valori luna ca abreviere trei litere, cum ar fi OCT, și valoarea anul prin patru cifre, în loc de două. Așadar, dacă vedeți acea masca, introduceți o dată, cum ar fi OCT-15-2006.

Notă: Rețineți că măștile de intrare doar controla cum se introduc date, nu cum Access afișează datele respective. De exemplu, puteți să introduceți o dată ca OCT-15-2006, dar Access pot stoca valoarea ca 10152006-adică cu fără formatarea caracterelor. Atunci când Vizualizați data într-un tabel, formular sau raport, Access poate seta pentru a o afișa ca 15/10/2006.

Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea măștilor de intrare, consultați articolul de formatul de date în rânduri și coloane.

Control afișare

Fila Căutare

Valorile depind de tipul de date setată pentru câmp

Pentru câmpuri numerice și Text, puteți alege între o casetă text, o casetă listă sau un control casetă combo. Pentru da/nu are niciun câmp, puteți alege dintr-o casetă de selectare, o casetă text sau un control casetă combo.

Notă: Dacă ați selectat nimic decât Casetă listă sau Caseta Combo, Access ascunde proprietățile rămase pe fila Căutare .

Tip sursă rânduri

Fila Căutare

Tabel/interogare
valoarea lista
listă de câmpuri

Dacă setați caseta de proprietăți Control Afișare Casetă listă sau Caseta Combo, puteți seta această proprietate la Tabel/interogare, Liste de valori sau Lista de câmpuri. La rândul său, această proprietate controlează tip de valoare care se pot utiliza în proprietatea Sursă rânduri . Consultați înainte de intrare.

Sursă rânduri

Fila Căutare

Depinde de proprietatea Tip sursă rânduri .

Dacă setați proprietatea Tip sursă rânduri la Tabel/interogare, această proprietate de câmp poate conține numele unui tabel sau o interogare. Dacă setați proprietatea la Lista de valori, această proprietate conține o listă de valori separate prin punct și virgulă (;). Dacă setați proprietatea Tip sursă rânduri la Lista de câmpuri, această proprietate conține numele unui tabel, interogare sau structurate interogare instrucțiune SQL (limbaj).

Limitare la listă

Fila Căutare

Da/Nu

Când este setat la Da, Access găsește valorile potrivite utilizatorii introduce text într-un control casetă combo. Plasați un alt mod, Da setare permite de tastare. Setarea Da , de asemenea, împiedică utilizatorii să editarea elementelor dintr-o listă direct din listă sau combo control casetă. În schimb, utilizatorii trebuie să editați elemente în caseta proprietății Sursă rânduri sau, în cazul câmpuri de căutare, editarea elementelor din tabelul care conține datele sursă pentru câmpul de căutare. Pentru mai multe informații despre utilizarea câmpurilor de căutare, consultați secțiunea intitulată "Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare" în articolul adăugați una sau mai multe înregistrări la o bază de date.

Permite editări liste valori

Fila Căutare

Da/Nu

Activează sau dezactivează comanda Editare listă de elemente pentru listele de valori, dar nu și pentru câmpurile de căutare. Pentru a activa respectiva comandă pentru câmpurile de căutare, introduceți un nume formular valid în proprietatea Formular Editare elemente listă . Comanda permite editări liste valori apare un meniu de comenzi rapide care le deschideți făcând clic pe o casetă sau combo control casetă listă. Atunci când o puteți rula comanda, apare caseta de dialog Editare elemente listă . Alternativ, dacă Specificați numele unui formular în caseta proprietății Formular Editare elemente listă , Access pornește acel formular în loc de caseta de dialog.

Rulați comanda Editare elemente listă din caseta listă și controale de casetă combo amplasate în formulare și de controale casetă combo situat în tabele și rezultatul interogării setează. Formulare trebuie să fie deschis în vizualizarea proiect sau în vizualizarea Răsfoire; tabele și seturi de rezultate interogare trebuie să fie deschis în vizualizarea foaie de date.

Formular editare elemente listă

Fila Căutare

Numele unui formular intrare date

Dacă specificați numele unui formular de date de intrare în această proprietate de tabel, formular care se deschide atunci când un utilizator se execută comanda Editare elemente listă . În caz contrar, apare caseta de dialog Editare elemente listă atunci când utilizatorii să ruleze comanda.

Pentru mai multe informații despre proiectarea tabelelor bazei de date și setarea proprietăților, consultați următoarele articole.

  • Bază de proiectare baza de date explică conceptele fundamentale, cum ar fi planificarea unei baze de date, proiectarea datelor și normalizarea — procesul de scindarea datelor în tabele asociate și eliminarea datelor redundante.

  • Crearea tabelelor într-o bază de date vă arată cum să creați tabele, adăugați chei primare (câmpurile care identifică în mod unic fiecare rând sau o înregistrare din tabelul) și cum să setați tipurile de date și Proprietăți tabel.

Începutul paginii

Utilizați un formular pentru a actualiza datele

Utilizați un formular pentru a actualiza cantități mici de date. În acest caz, "mici" înseamnă că orice număr de înregistrări pe care doriți să actualizați manual. Formulare poate oferi o modalitate mai ușor, mai rapid și mai adecvată pentru a edita și actualiza datele cantități mici.

Cum utilizați un formular pentru a edita datele depinde de proiect a formularului. Formele pot conține orice număr de controale , cum ar fi liste, casete text, butoane și foi de date -grile care arată cum ar fi foi de lucru Excel. La rândul său, fiecare dintre controalele din formularul Citește date din fie scrie date într-un câmp de tabel subiacente. Ce puteți face cu un anumit control în funcție de tipul de date setat pentru câmpul subiacent tabel, orice proprietăți setate pentru câmpul respectiv și poate pe mai multe proprietăți care proiectantul bazei de date setează pentru fiecare control. Pentru mai multe informații despre modul în care tipurile de date și proprietățile câmpurilor afecta introducerii de date, consultați cum tipurile de date afecta modul în care introduceți datele și cum proprietăți de câmp de tabel afecta modul în care puteți să introduceți date, mai devreme în acest articol.

Secțiunile următoare vă arată cum să utilizați cea mai frecventă controale pentru introducerea datelor. Dacă aveți întrebări despre baza de date specifice, contactați administratorul de sistem sau proiectantul bazei de date.

Adăugarea sau editarea textului într-o casetă text

Access furnizează un control text pentru a fi utilizat cu câmpurile Text și Memo. De obicei, vă puteți da seama dacă câmpul subiacent este text sau memo de dimensiunea controlului, care, de obicei, reflectă dimensiunea câmpului de tabel subiacente. De exemplu, dacă vă legați controlul la un câmp text care acceptă mai mult de 50 de caractere, puteți dimensiunii controlul corespunzător. În schimb, dacă vă legați controlul la un câmp Memo, puteți dimensiunii control pentru a afișa una sau două paragrafe de text fără a fi necesar să defilați.

În plus, puteți să setați un câmp Memo pentru a accepta formatare de text îmbogățit. Apoi puteți aplica diferite fonturi, dimensiuni, stiluri și culori la text.

Editarea textului într-o casetă text

  • Plasați cursorul în caseta text și modificarea datelor. Rețineți că aveți posibilitatea să efectuați calcule numere într-un câmp Text sau Memo.

Aplicați formatare de text îmbogățit

Notă: Să urmați acești pași numai atunci când o casetă text este legat la un câmp Memo. Consultați pașii din Vizualizare proprietăți pentru un câmp de tabel, mai devreme în acest articol.

  1. Cu tabelul deschis în vizualizarea foaie de date, selectați câmpul Memo. De obicei, să căutați un câmp denumit "Comentarii," note,"sau"Descrierea."

  2. Pe fila pornire , în grupul Font , utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

    Puteți aplica diferite fonturi și dimensiuni, aldin sau cursiv, modificarea culorilor și așa mai departe.

Începutul paginii

Utilizați o foaie de date pentru a actualiza datele

Puteți să modificați datele, lucrul direct în vizualizarea foaie de date (un rând și coloană grila similare cu o foaie de lucru Excel). Puteți să modificați datele din tabele, seturi de rezultate interogare și formulare care afișează foile de date.

De obicei, utilizați foile de date atunci când aveți nevoie pentru a modifica doar un număr mic de înregistrări sau părți ale o singură înregistrare. Dacă sunteți familiarizat cu Excel, foile de date ar trebui să fie relativ ușor de înțeles și puteți să faceți modificări fără orice cunoștințe mai mult de acces, cum ar fi capacitatea de a crea și rularea interogărilor.

Rețineți aceste aspecte pe măsură ce continuați.

  • Nu trebuie să salvați în mod explicit modificările. Access le se angajează să respecte tabelul atunci când mutați cursorul într-un câmp nou în același rând sau atunci când mutați indicatorul într-un alt rând.

  • În mod implicit, ar trebui să fie setate câmpurile într-o bază de date Access pentru a accepta un anumit tip de date, cum ar fi text sau numere. Trebuie să introduceți tipul de date pe care câmpul este setat să accepte. Dacă nu, Access afișează un mesaj de eroare.

  • Un câmp poate avea o mască de intrare aplicată. O mască de intrare este un set de caractere literale și substituent care impune să introduceți date într-un anumit format. De exemplu, o mască de intrare pentru un cod poștal pot necesita datele care se conformează formatul franceză, în timp ce o mască de intrare pentru un număr de telefon poate fi necesar să introduceți numerele în format germană.

    Pentru mai multe informații despre măștile de intrare, consultați articolul de formatul de date în rânduri și coloane.

  • Cu excepția atașări și liste multi-valoare, puteți să introduceți o valoare în majoritatea câmpurilor. Dacă nu știți dacă un câmp acceptă atașări, contactați designer de bază de date sau administratorul de sistem. Puteți identifica întotdeauna o listă multi-valoare, deoarece Access afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element din listă.

Modificarea datelor dintr-o foaie de date

  1. În panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul sau interogarea care conține datele pe care doriți să o modificați.

    În mod implicit, Access deschide tabelul sau interogarea în vizualizarea foaie de date-o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.

  2. Faceți clic pe sau altfel plasa focalizarea la primul câmp pe care doriți să îl modificați și editarea datelor.

  3. Pentru a muta la următorul câmp, apăsați pe TAB, utilizați una dintre tastele săgeată, sau faceți clic pe câmpul următor.

    Atunci când apăsați TAB, în mod implicit, Access utilizează setările regionale Windows pentru a determina dacă aceasta se mută cursorul la stânga sau la dreapta. În cazul în care computerul este setat să utilizați o limbă care citește de la stânga la dreapta, cursorul se deplasează la dreapta atunci când apăsați tasta TAB. În cazul în care computerul este setat pentru o limbă care citește la dreapta la stânga, cursorul se deplasează la stânga.

Aplicați formatare de text îmbogățit la datele dintr-un câmp Memo

  1. Cu tabelul sau interogarea rezultatul deschis în vizualizarea foaie de date, selectați câmpul Memo.

    De obicei, să căutați un câmp denumit "Comentarii", "Note" sau "Descrierea." Dacă tot nu găsiți câmpul Memo, consultați pașii din Vizualizare proprietăți pentru un câmp de tabel, mai devreme în acest articol.

  2. Pe fila pornire , în grupul Font , utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

    Puteți aplica diferite fonturi și dimensiuni, aldin sau cursiv, modificarea culorilor și așa mai departe.

Începutul paginii

Utilizarea unei interogări de actualizare pentru a modifica datele existente

Utilizarea interogărilor de actualizare pentru adăugarea, modificarea sau ștergerea parte (dar nu toate) de unul sau mai multe înregistrări existente. Vă puteți gândi interogărilor de actualizare ca o formă puternice de caseta de dialog Găsire și înlocuire . Introduceți un criteriu selectați (echivalent aproximativ dintr-un șir de căutare) și un criteriu de actualizare (echivalent aproximativ dintr-un șir de înlocuire). Spre deosebire de caseta de dialog interogărilor de actualizare să accepte mai multe criterii, vă permit să actualizați un număr mare de înregistrări deodată și vă permite să modificați înregistrări în mai multe tabele.

Rețineți că nu puteți utiliza interogărilor de actualizare pentru a adăuga înregistrări întregi. Pentru a face acest lucru, utilizați o interogare de Adăugare.

Pentru mai multe informații, consultați articolul adăugarea de înregistrări la un tabel utilizând o interogare de Adăugare.

Notă: Cea mai sigură modalitate de a utiliza o interogare de actualizare este să creați mai întâi o interogare de selectare care testează criteriile de selecție. De exemplu, să presupunem că doriți să actualizați o serie de da/nu câmpuri din nu la Da pentru un client de dată. Pentru a face acest lucru, adăugați criterii la interogarea de selectare până când returnează toate înregistrările fără dorită pentru acel client. Atunci când sunteți sigur că aveți corectitudinea înregistrărilor, care apoi conversia interogarea de selectare într-o interogare de actualizare, introduceți criteriile de actualizare și apoi rulați interogarea pentru a actualiza valorilor selectate. Pașii din această secțiune vă arată cum să creați o interogare de selectare și apoi efectuați conversia acestuia la o interogare de actualizare.

Crearea unei interogări de selectare

  1. Deschideți baza de date care conține înregistrările pe care doriți să le actualizați.

  2. Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.

    Se deschide proiectare interogare, pe fila Proiectare apare și se deschide caseta de dialog Afișare tabel .

  3. Selectați tabelul sau tabelele care conțin înregistrările pe care doriți să le actualizați și faceți clic pe Adăugareși apoi faceți clic pe Închidere.

    Tabelul sau tabelele apar ca windows unul sau mai multe în secțiunea superioară a grilei de proiectare interogare și ferestre listează toate câmpurile din fiecare tabel. Următoarea imagine prezintă instrumentul de proiectare interogare cu un tabel obișnuită.

    Un tabel în proiectantul de interogări

  4. Faceți dublu clic pe câmpurile pe care doriți să îl actualizați. Câmpurile selectate apar în rândul câmp din secțiunea partea de jos a proiectantul de interogări.

    Puteți adăuga un câmp de tabel fiecare coloană în secțiunea inferioară sau puteți adăuga toate câmpurile dintr-un tabel rapid, făcând dublu clic pe asteriscul (*) în partea de sus a listei câmpurilor de tabel. Următoarea imagine prezintă instrumentul de proiectare interogare cu toate câmpurile adăugate.

    O interogare cu toate câmpurile de tabel adăugate

  5. De asemenea, puteți introduce unul sau mai multe criterii în rândul Criterii din grila de proiectare. Următorul tabel afișează unele exemple de criterii și explică efectul pe care îl au asupra unei înregistrări.

Criterii

Efect

> 234

Returnează toate numerele mai mari ca 234. Pentru a găsi toate numerele mai mici de 234, utilizați < 234.

>= "Calinov"

Returnează toate înregistrările de la calinov până la sfârșitul alfabetului

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

Returnează date de la 2-februarie-06 până la 1-Dec-06 (ANSI-89). Dacă baza de date care utilizează metacaractere ANSI-92, utilizați ghilimele simple (') în loc de semne diez. Exemplu: Între "2/2/2006' și ' 12/1/2006"

Not "Germania"

Găsește toate înregistrările unde conținutul exact al câmpului nu este exact egal cu "Germania". Criteriul va returna doar înregistrările ce conțin caractere în plus față de "Germania," cum ar fi "Germania (euro)" sau "Europa (Germania)".

Not "T*"

Găsește toate înregistrările, cu excepția celor care încep cu T. Dacă baza dvs. de date utilizează setul de caractere wildcard ANSI-92, utilizați semnul procent (%) în loc de asterisc (*).

Not "*t"

Găsește toate înregistrările care nu se termină cu t. Dacă baza dvs. de date utilizează setul de caractere wildcard ANSI-92, utilizați semnul procent (%) în loc de asterisc.

In(Canada,MB)

Într-o listă, găsește toate înregistrările care conțin Canada sau MB.

Like "[A-D]*"

Într-un câmp text, găsește toate înregistrările care încep cu literele A până la D. Dacă baza de date care utilizează setul de caractere ANSI-92 metacaractere, utilizați semnul procent (%) în loc de asterisc.

Like "*ar*"

Găsește toate înregistrările care includ secvența de litere „ar”. Dacă baza dvs. de date utilizează setul de caractere wildcard ANSI-92, utilizați semnul procent (%) în loc de asterisc.

Like "Maison Dewe?"

Găsește toate înregistrările care încep cu „Maison” și conțin un șir secundar de 5 litere în care primele 4 litere sunt „Dewe”, iar ultima literă este necunoscută. Dacă baza dvs. de date utilizează setul de caractere wildcard ANSI-92, utilizați o linie de subliniere (_) în loc de semn de întrebare.

#2/2/2006#

Găsește toate înregistrările pentru 2 februarie 2006. Dacă baza de date utilizează setul de caractere wildcard ANSI-92, încadrați data cu caractere apostrof în loc de caractere diez ('2/2/2006').

< Date() - 30

Returnează toate datele mai vechi de 30 de zile.

Date()

Returnează toate înregistrările care conțin data de azi.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Returnează toate înregistrările dintre data de azi și data de peste trei luni începând de azi.

Is Null

Returnează toate înregistrările ce conțin o valoare nulă (necompletată sau nedefinită).

Is Not Null

Returnează toate înregistrările ce conțin o valoare.

""

Returnează toate înregistrările care conțin un șir de lungime zero. Șirurile de lungime zero se utilizează când trebuie să adăugați o valoare la un anumit câmp, dar nu cunoașteți încă acea valoare. De exemplu, un câmp poate solicita un număr de fax, dar este posibil ca unii clienți să nu aibă faxuri. În acest caz, se introduce o pereche de ghilimele duble fără spațiu între ele ("") în loc de număr.

  1. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

    Verificați că interogarea returnează doar înregistrările pe care doriți să îl actualizați. După cum este necesar, aveți posibilitatea să selectați câmpurile care nu doriți și apăsați pe DELETE pentru a elimina acestea, puteți să glisați câmpuri suplimentare în grila de proiectare și puteți schimba criteriile de până când sunteți mulțumit cu rezultatele interogării.

  2. Treceți la pașii următori.

Actualizați înregistrările

  1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Actualizare.

    Aceasta modifică interogării de selectare într-o interogare de actualizare. Access adaugă rândul actualizare la din secțiunea partea de jos a proiectantul de interogări.

    O interogare de actualizare cu un singur criteriu de actualizare

  2. Găsiți câmpul care conține datele pe care doriți să îl modificați și introduceți expresia (ceea ce va schimba datele) în rândul actualizare la pentru câmpul respectiv.

    Acest tabel afișează unele expresii exemplu și explică modul în care modifică datele.

Expresie

Rezultat

"Reprezentat vânzări"

Într-un câmp text, modifică valoarea text la Reprezentat vânzări.

#8/10/06 #

Într-un câmp dată/oră, modifică o valoare de dată la 10-Aug-06.

Da

Într-un câmp Da/Nu, modifică o valoare Nu la Da.

"NC" & [Număr componentă]

Adaugă "NC" la începutul fiecărui număr specificat de componentă.

[PrețUnitar] * [Cantitate]

Înmulțește valorile din câmpurile denumite PrețUnitar și Cantitate

[Transport] * 1,5

Crește valorile din câmpul denumit Transport cu 50 de procente.

DSum("[Cantitate] * [PrețUnitar]",
"Detalii comenzi", "[IDProdus]=" & [IDProdus])

În cazul în care valorile ProductID din tabelul curent corespund valorilor ProductID din tabelul Detalii comenzi, denumit această expresie actualizări totaluri vânzări prin înmulțirea valorile dintr-un câmp denumit cantitatea de valori într-un câmp denumit Prețunitar.

Right([CodPoștalExpediere], 5)

Trunchiază caracterele din extrema stângă într-un text sau numerice șir și păstrează primele cinci caractere din dreapta.

IIf(IsNull([PrețUnitar]), 0, [PrețUnitar])

Modifică o valoare nulă (necunoscută sau nedefinită) într-un zero (0) într-un câmp denumit Prețunitar.

  1. În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

    Apare un mesaj de avertizare. Ilustrația următoare afișează mesajul:

    Mesaj de avertizare din interogarea de actualizare

  2. Faceți clic pe Da pentru a rula interogarea.

    Notă: Dezactivarea avertizărilor de mesaje. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Butonul Microsoft Office Imagine buton Office , faceți clic pe Opțiuni Access, faceți clic pe Complexși sub confirmare, debifați caseta de selectare interogările de acțiune .

  3. Pentru a vedea rezultatele interogării de actualizare, pe oricare dintre pornire tab sau pe fila Proiectare , în grupul vizualizări , faceți clic pe Vizualizareși apoi faceți clic pe Vizualizare foaie de date. De asemenea, să faceți clic pe butonul Vizualizare foaie de date din bara de stare Access.

    Notă: Atunci când rulați interogarea, este posibil să observați că unele câmpuri lipsesc din setul de rezultate. Dacă interogarea conține câmpuri care nu actualizați, Access elimină aceste câmpuri în mod implicit. De exemplu, pot include câmpuri ID din două tabele pentru a vă asigura că interogarea returnează și operează corect de înregistrări. Dacă nu actualizați câmpurile ID, Access le elimină.

Începutul paginii

Utilizați o interogare de Adăugare pentru a adăuga înregistrări în tabele

Unul dintre cele mai frecvente utilizări ale unei interogări de adăugare este să adăugați un grup de înregistrări dintr-unul sau mai multe tabele într-o sursă de date la una sau mai multe tabele într-o bază de date de destinație. De exemplu, să presupunem că obținute unii clienți noi și o bază de date care conține un tabel de informații despre aceste clienții. Pentru a evita introduceți acele date noi manual, vă puteți adăuga o într-corespunzătoare tabelul sau tabelele din baza de date. De asemenea, puteți utiliza interogări pentru a adăuga:

  • Adăugați înregistrări pe baza unor criterii. De exemplu, poate doriți să adăugați doar numele și adresele de clienții cu comenzi restante.

  • Adăugarea înregistrărilor atunci când unele dintre câmpurile dintr-un tabel nu există în celălalt tabel. De exemplu, să presupunem că tabelul clienți are 11 câmpuri și câmpuri din tabelul Customers în altă bază de date corespund 9 câmpurilor 11. Utilizați o interogare de Adăugare pentru a adăuga doar datele din câmpurile care se potrivesc și ignorați alte persoane.

Procesul de creare a unei interogări de Adăugare la Adăugare date la o bază de date la o altă bază de date urmează acești pași de bază:

  • Deschideți baza de date sursă (bază de date care conține înregistrările pe care doriți să adăugați) și creați o interogare de selectare care returnează doar înregistrările pe care doriți să adăugați.

  • Convertiți această interogare de selectare la o interogare de Adăugare.

  • Adăugați destinație tabele și câmpuri în interogarea de Adăugare. În cazul în care sunt adăugați înregistrări la altă bază de date, puteți deschide mai întâi acea bază de date, apoi selectați tabelele.

  • Rulați interogarea pentru a adăuga înregistrările.

Notă: Faceți backup datelor înainte de a începe. Dacă faceți o greșeală, puteți să ștergeți înregistrări anexat din tabelul de destinație, dar ștergerea manuală a unui număr mare de înregistrări pot dura mult timp. Aveți o copie de rezervă la îndemână vă poate ajuta să remediați orice greșeli în mai puțin timp.

Crearea unei interogări de selectare

  1. Deschideți baza de date sursă, baza de date care conține înregistrările pe care doriți să îl adăugați.

  2. Pe fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.

    În grila de proiectare interogare apare și afișează caseta de dialog Afișare tabel .

  3. Selectați tabelul care conține înregistrările pe care doriți să îl adăugați, faceți clic pe Adăugareși apoi faceți clic pe Închidere.

    Tabelul apare ca o fereastră în secțiunea superioară a grilei de proiectare interogare. Fereastra listează toate câmpurile din tabel. Această imagine afișează un tabel tipic în proiectare interogare:

    Un tabel în proiectantul de interogări

  4. Glisați câmpurile pe care doriți să adăugați din tabel în rândul câmp din secțiunea de jos din grila de proiectare a interogării.

    Puteți adăuga un câmp de tabel fiecare coloană în secțiunea inferioară. Pentru a adăuga rapid toate câmpurile, faceți clic pe asteriscul (*) în partea de sus a listei câmpurilor de tabel. Această imagine prezintă instrumentul de proiectare interogare cu mai multe câmpuri de tabel adăugate:

    O interogare cu trei câmpuri în grila de proiectare

    Această imagine prezintă instrumentul de proiectare cu toate câmpurile adăugat:

    O interogare cu toate câmpurile tabel.

  5. În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

    Verificați că interogarea returnează înregistrările pe care doriți să o adăugați. După cum este necesar, să debifați caseta de selectare Afișare sau apăsați pe DELETE pentru a elimina câmpuri nedorite. De asemenea, puteți glisa câmpuri suplimentare în grila de proiectare până când sunteți mulțumit cu rezultatele interogării.

  6. Continuați cu pașii următori.

Efectuați conversia interogării de o interogare de Adăugare

  1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

    Apare caseta de dialog Adăugare.

  2. În acest moment, adăugați înregistrări dintr-un tabel în altul din aceeași baza de date sau adăuga înregistrări într-un tabel în altă bază de date.

    • Adăugați înregistrări la un tabel din baza de date de același

      1. În caseta de dialog Adăugare , faceți clic pe Baza de date curentă (dacă nu este deja selectată), apoi selectați tabelul de destinație din lista de Nume de tabel .

      2. Faceți clic pe OK.

        În pasul 4 din secțiunea anterioară, ați adăugat o parte sau toate câmpurile din tabelul sursă în grila de proiectare a interogării. Dacă ați adăugat întregul tabel în timpul fiecare pas, Access adaugă acum tabelul întreg destinație în rândul Adăugare la , așa cum se arată aici:

        O interogare de adăugare care include toate câmpurile din două tabele

        - sau -

        Dacă ați adăugat câmpuri individuale în pasul 4 în secțiunea anterioară și numele câmpurilor din tabelele sursă și destinație se potrivesc, Access adaugă automat numele câmpurilor destinație în rândul Adăugare la , așa cum se arată aici:

        O interogare de adăugare cu câmpuri care se potrivesc

        - sau -

        Dacă ați adăugat câmpuri individuale, și nu corespund unele sau toate numele din tabelele sursă și destinație, Access lasă câmpurile nepotrivite în rândul Adăugare la necompletate. Faceți clic pe fiecare câmp necompletat și selectați câmpul sursă dorită din lista de rezultate, așa cum se arată aici.

        Alegerea câmpurilor destinație dintr-o interogare de adăugare

      3. Pentru a examina modificările, faceți clic pe Vizualizare.

      4. Reveniți la vizualizarea proiect, apoi faceți clic pe rula pentru a adăuga înregistrările.

    • Adăugați înregistrări la un tabel în altă bază de date

      1. În caseta de dialog Adăugare, faceți clic pe Altă bază de date.

      2. În câmpul Nume fișier , tastați locația și numele bazei de date de destinație.

      3. În câmpul Nume tabel , tastați numele tabelului de destinație și apoi faceți clic pe OK.

        - sau -

        Faceți clic pe Răsfoire și utilizați caseta de dialog Adăugare a doua pentru a găsi baza de date destinație. Faceți clic pe OK după ce găsiți și selectați baza de date destinație. Acest lucru se închide caseta de dialog a doua. În prima casetă de dialog, în câmpul Nume tabel , introduceți numele tabelului de destinație și apoi faceți clic pe OK.

        Tastați numele tabelului de destinație și apoi faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Adăugare prima.

        În pasul 4 din secțiunea anterioară, care adaugă o parte sau toate câmpurile din tabelul sursă în rândul câmp din grila de proiectare a interogării. Dacă ați adăugat întregul tabel în timpul fiecare pas, Access adaugă acum tabelul întreg destinație în rândul Adăugare la , așa cum se arată aici:

        O interogare de adăugare care include toate câmpurile din două tabele

        - sau -

        Dacă ați adăugat câmpuri individuale în pasul 4 și numele de câmp din tabelele sursă și destinație potrivire, Access adaugă automat numele câmpurilor destinație în rândul Adăugare la , astfel:

        O interogare de adăugare cu câmpuri care se potrivesc

        - sau -

        Dacă ați adăugat câmpuri individuale, și nu corespund unele sau toate numele din tabelele sursă și destinație, Access lasă câmpurile nepotrivite în rândul Adăugare la necompletate. Faceți clic pe fiecare câmp necompletat și selectați câmpul de destinație pe care doriți din lista de rezultate, astfel:

        Alegerea câmpurilor destinație dintr-o interogare de adăugare

      4. Pentru a examina modificările, faceți clic pe Vizualizare.

      5. Comutați la vizualizarea proiect și apoi faceți clic pe Run pentru a adăuga înregistrările.

Începutul paginii

Utilizați de colectare a datelor pentru a actualiza înregistrările

Office Access 2007 oferă o nouă caracteristică numit de colectare a datelor. Configurarea unui formular de date de intrare în Microsoft Office Outlook 2007, colectarea informațiilor și stocați datele într-o bază de date Access. Explică cum să utilizați caracteristica de colectare a datelor este dincolo de aplicare a acestui articol.

Pentru informații despre utilizarea de colectare a datelor, consultați articolul intitulat colectarea datelor prin mesaje de e-mail.

Începutul paginii

Utilizarea casetei de dialog Găsire și înlocuire pentru a modifica date

Caseta de dialog Găsire și înlocuire furnizează altă modalitate de a modifica cantități mici de date în mai puțin timp și cu mai puțin efort. Explică cum să utilizați caseta de dialog este dincolo de aplicare a acestui articol.

Pentru informații despre utilizarea casetei de dialog, consultați articolul utilizarea casetei de dialog Găsire și înlocuire pentru a modifica datele.

Începutul paginii

Utilizați actualizările în cascadă pentru a modifica valorile cheie principale și străine

Uneori, poate fi necesar să actualizați o valoare de cheie primară. Dacă utilizați care cheia primară ca o cheie străină, puteți să actualizați automat modificările prin toate instanțele fiu cheie externă.

Ca un memento, o cheie primară este o valoare care identifică în mod unic fiecare rând (înregistrare) într-un tabel de bază de date. O cheie străină este o coloană care se potrivește cu cheia primară. De obicei, chei externe se află în alte tabele și acestea vă permit să creați o relație (un link) între datele din tabele.

De exemplu, să presupunem că utilizați un număr de produs ID drept cheie primară. Un număr ID identifică în mod unic un produs. De asemenea, utilizați acel număr ID drept cheie străină într-un tabel de date despre comenzi. În acest fel, puteți găsi toate comenzile care implică fiecare produs, deoarece oricând cineva plasează o comandă pentru acel produs, ID-ul devine parte din ordinea.

Uneori, acele numere ID (sau alte tipuri de chei primare) se modifică. Atunci când o fac, puteți modifica valoare de cheie primară și aveți această modificare automat cascadă prin toate înregistrările asociate fiu. Activarea acest comportament activând integritatea referențială și în cascadă actualizări între cele două tabele.

Rețineți următoarele reguli atunci când continuați:

  • Puteți să activați actualizările în cascadă numai pentru câmpurile cheie primară setate la tipurile de date Text sau număr. Nu puteți utiliza actualizările în cascadă pentru câmpurile setate la tipul de date AutoNumerotare.

  • Puteți să activați actualizările în cascadă numai între tabelele cu o relație unu-la-mai-mulți.

Următorii pași vă arată cum să creați o relație și activați actualizările în cascadă pentru că relația.

Creați relația

  1. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Relații.

  2. Pe fila Proiectare , în grupul relații , faceți clic pe Afișare tabel.

    Apare caseta de dialog Afișare tabel .

  3. Dacă nu este deja selectată, faceți clic pe fila tabele , selectați tabelul pe care doriți să îl modificați, faceți clic pe Adăugareși apoi faceți clic pe Închidere.

    Aveți posibilitatea să apăsați SHIFT pentru a selecta mai multe tabele, sau să adăugați fiecare tabel individual. Selectați doar tabelele din părțile "unu" și "mulți" a relației.

  4. În fereastra relații , glisați cheia primară din tabelul din partea "unu" a relației și fixați-l în câmpul cheie externă din tabelul din partea "mulți" a relației.

    Apare caseta de dialog Editare relații . Ilustrația următoare afișează caseta de dialog:

    Caseta de dialog Editare relații

  5. Bifați caseta de selectare Impunere integritate referențială și faceți clic pe Creare.

  6. Salt la următorul set de pași.

Activați actualizările în cascadă în chei primare

  1. Dacă nu urmați pașii din secțiunea anterioară, deschideți baza de date care conține relația pe care doriți să îl modificați.

  2. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Relații.

    Fereastra relații apare și afișează asocieri (Arată ca conectoare linii) între tabelele din baza de date. Următoarea imagine prezintă o relație obișnuită:

    O relație între două tabele

  3. Faceți clic dreapta pe linia de asociere între tabelele părinte și cele descendente, și faceți clic pe Editare relație.

    Apare caseta de dialog Editare relații . Ilustrația următoare afișează caseta de dialog:

    Caseta de dialog Editare relații cu o relație existentă

  4. Selectați Actualizare în cascadă câmpuri corelate, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare Impunere integritate referențială și apoi faceți clic pe OK.

Pentru mai multe informații despre crearea de relații. consultați următoarele articole:

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×