Videoclip: Mutarea datelor din Excel în Access

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Aveți o listă de persoane de contact sau de inventar în Excel care devine greu de gestionat? Poate este momentul să o mutați în Access, program care asigură instrumente mai bune pentru gestionarea volumelor mari de date. Vizionați acest videoclip pentru a vedea cum să efectuați o operațiune simplă de import în Access.

Notă :  Acest videoclip nu tratează importul datelor în baze de date Web. Pentru mai multe informații despre bazele de date Web, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru partajare pe Web.

În acest videoclip

Pregătirea datelor în Excel

Important :  Dacă următoarele instrucțiuni vă cer să faceți modificări pe foaia dvs. de lucru, faceți o copie de rezervă a registrului de lucru sau a foii de lucru, înainte să continuați.

  • Dacă datele de pe foaia de lucru Excel sunt separate de rânduri sau coloane necompletate, unificați-le într-o singură listă, pe cât este posibil. Celulele necompletate sunt în regulă, dar încercați să evitați complet rândurile sau coloanele goale în datele pe care doriți să le mutați.

  • Pe cât este posibil, aranjați-le astfel încât fiecare coloană să conțină același tip de date: de exemplu, numai date numerice sau numai date text. Dacă există un amestec de tipuri de date într-o coloană, încercați să amplasați cel puțin un rând din fiecare tip de date în primele opt rânduri de date. Acest lucru va ajuta Access să decidă cel mai potrivit tip de date pentru coloana respectivă și va ajuta la evitarea erorilor de import.

  • Access utilizează numele de filă al foii de lucru pe post de nume de tabel. De exemplu, dacă foaia de lucru se numește Foaie1, tabelul importat în Access se va numi tot Foaie1. Dacă doriți să atribuiți un nume mai semnificativ tabelului, înainte să mutați datele, redenumiți foaia de lucru după cum urmează:

    • Faceți dublu clic pe fila foii de lucru (în partea de jos a foii de lucru), introduceți numele dorit, apoi apăsați ENTER.

Mutarea datelor în Access

  1. În Excel, selectați datele pe care doriți să le mutați în Access, inclusiv antetele de coloană (dacă există).

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe datele selectate, apoi faceți clic pe Copiere.

  3. În Access, deschideți o bază de date existentă sau creați una nouă.

    Dacă creați o bază de date nouă, Access afișează un tabel necompletat. Închideți acest tabel fără să-l salvați.

  4. Dacă Panoul de navigare nu este afișat, apăsați F11 pentru a-l afișa.

  5. Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Lipire.

    Access afișează o casetă de dialog care vă întreabă dacă datele conțin anteturi de coloană.

  6. Dacă datele pe care le-ați copiat includ anteturi de coloană, faceți clic pe Da; în caz contrar, faceți clic pe Nu.

    Dacă totul este în regulă, Access afișează un mesaj care spune că obiectul s-a importat cu succes.

  7. Faceți clic pe OK pentru a continua.

Access afișează noul tabel în Panoul de navigare. Faceți dublu clic pe noul tabel pentru a verifica dacă datele s-au importat corect.

Remedierea erorilor de import

Dacă au apărut probleme în timpul operațiunii de import, Access creează un tabel EroriImport care conține descrierile erorilor. Pentru a vizualiza erorile, faceți dublu clic pe tabelul EroriImport. Dacă s-au produs multe erori, poate preferați să ștergeți tabelul importat. să remediați problemele pe foaia de lucru Excel, apoi să încercați din nou operațiunea de copiere/lipire. Dacă se produc numai câteva erori, poate fi de preferat să le remediați manual în Access. După ce ați remediat problemele, tabelul EroriImport poate fi șters.

Stabilirea tipurilor de date ale câmpurilor

Dacă descoperiți că în tabelul Access nu se poate introduceți tipul de date dorit, poate doriți să modificați tipul de date al câmpului.

Pentru a afla tipul de date al câmpului, selectați o valoare din câmp, apoi, pe fila Câmpuri, în grupul Formatare, priviți la caseta Tip de date. Dacă, de exemplu, tipul de date este Număr, Access nu vă permite să introduceți nicio literă în câmp, cum ar fi 166A.

Modificarea tipului de date al unui câmp

Avertisment :  În anumite cazuri, modificarea tipului de date al unui câmp poate provoca pierderi de date. Faceți o copie de rezervă a fișierului .accdb (sau a tabelului în sine) înainte să modificați timpul de date al unui câmp.

  1. Faceți clic în celula pe care doriți să o modificați.

  2. Pe fila Câmpuri, în grupul Formatare, selectați un nou tip de date din lista Tip de date.

    Access afișează un mesaj de avertizare.

  3. Dacă aveți o copie de rezervă a datelor și sunteți sigur că doriți să continuați, faceți clic pe Da.

  4. Salvați tabelul.

Adăugarea unei chei primare

Pentru a preveni înregistrările dublură și a facilita crearea relațiilor între tabele, se recomandă să adăugați un câmp cheie primară în tabelul nou. Utilizați următoarea procedură.

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.

  2. În prima celulă necompletată a coloanei Nume câmp, tastați „ID”.

  3. În coloana Tip de date, selectați Numerotare automată.

  1. Cu noul rând ID este încă selectat, pe fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Cheie primară.

  2. Salvați și închideți tabelul.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×