Îmbinarea corespondenței vă permite să creați un grup de documente personalizate pentru fiecare destinatar. De exemplu, o scrisoare de tip formular poate fi personalizată pentru adresarea fiecărui destinatar după nume. O sursă de date, cum ar fi o listă, o foaie de calcul sau o bază de date, este asociată cu documentul. Substituenții, denumiți câmpuri de îmbinare, îi indică programului Word unde să includă în document informațiile din sursa de date.
Lucrați la documentul principal în Word, introducând câmpurile de îmbinare pentru conținutul personalizat pe care doriți să-l includeți. La finalizarea îmbinării corespondenței, documentul de îmbinare va genera o versiune personalizată a sa pentru fiecare nume din sursa de date.
Surse de date
Primul pas în configurarea unei îmbinări de corespondență este să alegeți sursa de date pe care o veți utiliza pentru informațiile personalizate. Foile de calcul Excel și listele de persoane de contact din Outlook sunt sursele de date cel mai frecvent utilizate, dar orice bază de date pe care o puteți conecta la Word va funcționa. Dacă nu aveți încă o sursă de date, puteți chiar să o tastați în Word, ca parte a procesului de îmbinare a corespondenței.
Pentru detalii privind sursele de date, consultați Surse de date pe care le puteți utiliza pentru o îmbinare de corespondență.
Excel sau Outlook
Dacă știți că veți utiliza Excel sau Outlook ca sursă de date, consultați:
Tipuri de documente
Word furnizează instrumente pentru încorporarea datelor în următoarele tipuri de documente. Urmați linkurile pentru detalii despre fiecare tip:
-
Scrisori care includ o formulă de salut personalizată. Fiecare scrisoare se imprimă pe o foaie separată de hârtie.
Crearea și imprimarea unui set de scrisori personalizate -
E-mail unde adresa fiecărui destinatar este singura adresă de pe linia Către. Veți putea trimite e-mailul direct din Word.
-
Plicuri sau Etichete pentru care numele și adresele provin din sursa dvs. de date.
Crearea și imprimarea unui set de plicuri pentru corespondență
-
Director care afișează un set de informații pentru fiecare element din sursa dvs. de date. Utilizați-l pentru a imprima lista de persoane de contact sau pentru a afișa grupuri de informații, cum ar fi toți elevii din fiecare clasă. Acest tip de document se mai numește și îmbinare catalog.
Dacă deschideți un document cu îmbinare de corespondență pe care l-ați creat cu aplicația Word pentru desktop, Word Web App va păstra toate setările de îmbinare a corespondenței din acesta, dar nu puteți face o îmbinare de corespondență și nici edita setări de îmbinare a corespondenței.
Dacă aveți aplicația Word desktop, deschideți documentul acolo și efectuați o îmbinare de corespondență acolo.
