Utilizarea unui site Centru de documente

Utilizarea unui site Centru de documente

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

SharePoint oferă multe caracteristici pentru gestionarea conținutului și îl organizează corespunzător. Dacă aveți sute sau mii de documente, fișiere video etc. și trebuie să le gestionați, luați în considerare utilizarea unui șablon de site Centru de documente (inclus în mod implicit în SharePoint). Acest șablon este optimizat pentru gestionarea la scară largă a documentelor. Acest lucru poate economisi timp și vă poate ajuta să fiți mai eficient. De asemenea, SharePoint include șablonul de site Centru de documente. Șablonul are încorporate caracteristici cheie precum versiuni de documente, ID de documente, seturi de documente, navigare prin metadate și tipuri de conținut.

Site-ul Centru de documente funcționează în ambele scenarii următoare:

  • Mediu de dezvoltare    Într-un mediu de dezvoltare dintr-un Centru de documente utilizatorii pot să creeze și să editeze mii de documente sau fișiere media stocate într-un depozit central.

  • Arhivă conținut    Într-o arhivă de conținut, cum ar fi o bază de cunoștințe, utilizatorii stochează sau vizualizează documente.

Acest articol vă arată caracteristicile dintr-un șablon de site Centru de documente și cum să creați un site Centru de documente.

Pentru a crea un centru de documente, consultați utilizarea șabloane pentru a crea tipuri diferite de site-uri SharePoint

Ce se află într-un site Centru de documente?

Șablonul de site Centru de documente conține caracteristici care facilitează și eficientizează crearea și gestionarea unor seturi mari de documente. De cele mai multe ori, un proprietar de site poate să adauge separat aceste caracteristici. Însă un șablon de site Centru de documente activează automat caracteristicile recomandate pentru gestionarea documentelor. Secțiunile următoare descriu pe scurt aceste caracteristici.

Puteți să utilizați un site Centru de documente ca mediu de dezvoltare sau ca arhivă de conținut. Într-un mediu de dezvoltare, utilizatorii arhivează și extrag frecvent fișiere și creează structuri de foldere pentru acele fișiere. Este activat controlul versiunilor și pot exista 10 versiuni mai recente ale fiecărui document. În plus, fluxurile de lucru pot controla ciclurile de viață ale documentelor.

Prin contrast, foarte puține activități de dezvoltare au loc în arhiva de conținut. Utilizatorii doar vizualizează sau încarcă documente. Șablonul de site Centru de documente acceptă crearea unui tip de arhivă de conținut denumit arhive baze de cunoștințe. De obicei, bazele de cunoștințe conțin versiuni unice de documente, iar un site poate scala până la 10 milioane de fișiere. Într-un scenariu tipic, cum ar fi un centru de asistență tehnică pentru o organizație mare, 10 000 de utilizatori pot accesa conținutul, în principal pentru a-l citi. Un subset de 3000-4000 de utilizatori pot să încarce conținut nou la site.

Următoarele elemente descriu unele caracteristici SharePoint pe care le puteți include într-un site Centru de documente. Această listă descrie doar câteva dintre caracteristicile posibile. În plus față de aceste capacități, cele mai multe firme particularizează aspectul și modul de navigare într-un Centru de documente și includ părți web personalizate pentru o funcționalitate unică pentru firma respectivă.

Metadatele gestionate reprezintă un sistem care atribuie anumiți termeni documentelor în SharePoint. Apoi puteți să utilizați acei termeni pentru a clasifica documentele. De asemenea, puteți să utilizați metadate pentru a crea un instrument de navigare puternic pentru utilizatori, pe care îi poate ajuta să găsească rapid ceea ce doresc.

De exemplu, să presupunem că firma dvs. are un depozit bază de cunoștințe care conține articole care le ajută pe alte persoane să depaneze probleme pe care le întâmpină cu produsele. Puteți să creați termeni de metadate care le permit utilizatorilor să filtreze informațiile după produs, după tipul problemei sau după alte caracteristici.

Într-un site Centru de documente, fiecare parte de conținut primește un ID unic care nu este asociat locației documentului, asemănător unui link URL. Acest lucru înseamnă că dacă mutați sau redenumiți documentul ID-ul rămâne neschimbat. Astfel, puteți să utilizați ID-ul pentru a crea un tip de link permanent pentru document și pentru a minimiza potențialul timp irosit cu linkurile întrerupte.

Versiunile de documente sunt activate automat în site-ul Centru de documente. Aceasta înseamnă că aveți automat un istoric al tuturor versiunilor diferite ale unui document. De exemplu, în procesul de examinare a unui document, aceasta înseamnă că aveți o înregistrare a tuturor actualizărilor care au fost introduse în timpul ciclului de examinare. Puteți să urmăriți actualizările, răspunsurile din partea persoanelor de contact etc. În plus, dacă apar probleme cu versiunea curentă a unui articol, puteți să reveniți rapid la ultima versiune corectă,

Tipul de conținut este un tip specific de conținut însoțit de un grup de setări pentru conținut. Atunci când o persoană creează un document cu un tip de conținut definit, acesta primește automat toate setările corespunzătoare pentru acel tip de conținut. De exemplu, un Centru de documente poate avea o colecție de tipuri de conținut - tipuri diferite de documente, fișiere video, șabloane etc.

Organizatorul de conținut nu este inclus automat în site-ul Centru de documente. Însă mulți utilizatori îl adaugă. Organizatorul de conținut este o caracteristică SharePoint care vă permite să gestionați organizația în general și structura elementelor. Prin utilizarea metadatelor sau tipurilor de conținut, Organizatorul de conținut poate să distribuie automat documente și alte elemente în anumite locații. De exemplu, într-o bază de cunoștințe, puteți face ca Organizatorul de conținut să distribuie automat toate remiterile noi într-o bibliotecă specială care colectează articole despre un anumit produs.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×