Utilizarea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere este proiectat pentru a accepta nevoi de management ale înregistrărilor, în interiorul unei organizații. Acest flux de lucru gestionează expirarea documentului și procesul de reținere, permițând participanților să decidă dacă să rețină sau să șteargă documente sau elemente expirate.

În acest articol

Cum funcționează un flux de lucru pentru aprobarea distrugerii?

Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru pentru aprobarea distrugerii pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut

Configurați o politică de expirare pentru a utiliza un flux de lucru pentru aprobarea distrugerii

Pornirea unui flux de lucru pentru aprobarea distrugerii

Finalizarea unei activități de flux de lucru pentru aprobarea distrugerii

Cum funcționează fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere?

Fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere acceptă procese de management înregistrări și management documente, furnizând organizațiilor o metoda de a gestiona și a urmări procesul prin care se evaluează și se șterge conținutul expirat sau care nu mai este de actualitate. Utilizatorii au posibilitatea să pornească manual fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere în documente sau elemente individuale. Pentru o concordanță mai mare în gestionarea conținutului expirat, organizațiile au posibilitatea să configureze fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere pentru a funcționa în conjuncție cu caracteristica politică Expirare a unei politici de gestionare informații, astfel încât fluxul de lucru să pornească automat atunci când documentele sau elementele dintr-un site expiră. Deși fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere poate fi utilizat pentru toate listele, bibliotecile sau tipul de conținut de pe un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 acesta poate fi utilizat în mod specific pe un site Centru înregistrări pentru a accepta nevoile de management ale înregistrărilor și politicile de reținere ale documentelor pentru o organizație.

Atunci când un flux de lucru Aprobare pentru distrugere pornește, acesta creează activități flux de lucru Aprobare pentru distrugere pentru documente și elemente specifice din lista de activități pentru fluxul de lucru. Aceste activități nu se atribuie unor persoane specifice, ci sunt înregistrate în lista de activități pentru fluxul de lucru. Persoanele care au permisiunea să acceseze această listă de activități, (de exemplu, directorii de înregistrări) fac salt la lista de activități și termină aceste activități aprobând sau respingând elemente pentru ștergere. Datorită faptului că este posibil ca fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere să genereze un volum mare de activități Aprobare pentru distrugere, mai ales dacă este configurat să pornească automat atunci când elementele expiră, fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere oferă suport pentru terminarea activităților masive, astfel încât managerii de înregistrări sau alte persoane autorizate să proceseze într-un singur pas un număr mare de elemente pentru ștergere.

Începutul paginii

Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut

Înainte ca un flux de lucru să poată fi utilizat, acesta trebuie adăugat la o listă, bibliotecă sau tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente dintr-o locație specifică. Trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, bibliotecă sau tip de conținut. În cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele care gestionează liste sau biblioteci specifice efectuează această activitate. Disponibilitatea fluxului de lucru pe un site variază în funcție de locația în care este adăugat:

  • Dacă adăugați un flux de lucru direct la o listă sau la o bibliotecă, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea listă sau bibliotecă.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la o listă tip de conținut, (o instanță a unui tip de conținut site care a fost adăugată la o listă sau la o bibliotecă specifice),acesta este disponibil doar pentru elementele din acel tip de conținut din lista sau biblioteca specifice cu care se asociază acel tip de conținut.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la un tip de conținut site, fluxul de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de conținut din toate listele și bibliotecile la care s-a adăugat o instanță a acelui tip de conținut site. Dacă doriți ca fluxul de lucru să fie disponibil la scară largă în listele sau bibliotecile dintr-o colecție de site-uri pentru elementele unui tip de conținut specific, cea mai eficientă metodă de a obține acest rezultat este adăugarea fluxului de lucru direct la un tip de conținut site.

Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere

Dacă doriți să adăugați un flux de lucru Aprobare pentru distrugere la o listă, bibliotecă sau tip de conținut sau dacă doriți să modificați un flux de lucru Aprobare pentru distrugere care este deja asociat la o listă, bibliotecă sau tip de conținut, urmați aceiași pași.

  1. Pentru a deschide pagina Adăugare flux de lucru pentru lista, biblioteca sau tipul de conținut la care adăugați fluxul de lucru, alegeți una dintre variantele următoare.

Pentru o listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca la care adăugați fluxul de lucru.

    1. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

      De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

  2. Sub Permisiuni și management, faceți clic pe Setări flux de lucru.

Pentru un tip de conținut de listă

  1. Deschideți lista sau biblioteca ce conține instanța tipului de conținut listă la care adăugați fluxul de lucru.

    1. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

      De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

  2. Sub Tipuri de conținut, faceți clic pe numele tipului de conținut la care adăugați fluxul de lucru.

    Notă : Dacă lista sau biblioteca nu este configurată pentru a permite mai multe tipuri de conținut, secțiunea Tipuri de conținut nu apare pe pagina Particularizare pentru listă sau bibliotecă.

  3. Sub Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

Pentru un tip de conținut de site

  1. Pe site-ul colecției pagina de pornire, în meniul Acțiuni Site Imagine buton , indicați spre Setări Site, și apoi faceți clic pe Modificare setări Site toate.

  2. Sub Galerii, faceți clic pe Tipuri de conținut de site.

  3. Faceți clic pe numele tipului de conținut de site la care adăugați fluxul de lucru, apoi faceți clic pe Setări flux de lucru.

Dacă sunt adăugate deja fluxuri de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, acest pas vă deplasează direct la pagina Modificare setări flux de lucru. Faceți clic pe Adăugare flux de lucru, pentru a vă deplasa la pagina Adăugare flux de lucru. Dacă la listă, la bibliotecă sau la tipul de conținut nu s-a adăugat niciun flux de lucru, acest pas vă deplasează direct la pagina Adăugare flux de lucru.

  1. La pagina Adăugare flux de lucru, în secțiunea Flux de lucru, faceți clic pe șablonul flux de lucru Aprobare pentru distrugere.

  2. În secțiunea Nume, tastați un nume unic pentru fluxul de lucru.

  3. În secțiunea Listă de activități, specificați o listă de activități de utilizat împreună cu acest flux de lucru.

    Note : 

    1. Aveți posibilitatea să utilizați lista Activități implicită sau să creați una nouă. Dacă utilizați lista Activități implicită, participanții la fluxul de lucru au posibilitatea să găsească și să vizualizeze cu ușurință activitățile fluxului de lucru, utilizând vizualizarea Activitățile mele a listei Activități.

    2. Creați o nouă listă de activități dacă activitățile pentru acest flux de lucru implică sau dezvăluie date sensibile sau confidențiale pe care doriți să le separați de lista Activități generală.

    3. Când creați o listă de activități pentru un flux de lucru Aprobare pentru distrugere, este bine să limitați permisiunile la această listă de activități la persoanele din organizație autorizate să aprobe eliminarea elementelor, persoane cum ar fi managerii de înregistrări.

    4. Creați o nouă listă de activități dacă organizația are numeroase fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru implică activități numeroase. În această instanță, este posibil să doriți să creați liste de activități pentru fiecare flux de lucru.

  4. În secțiunea Listă istoric, selectați o listă istoric de utilizat împreună cu acest flux de lucru. Lista istoric afișează toate evenimentele care au loc în timpul unei anumite instanțe a unui flux de lucru.

    Aveți posibilitatea să utilizați Lista istoric implicită sau să creați una nouă. Dacă organizația are numeroase fluxuri de lucru, este posibil să doriți să creați o listă istoric pentru fiecare flux de lucru.

  5. În secțiunea Opțiuni pornire, specificați cum sau de către cine se pornește fluxul de lucru.

    Note : 

    1. Este posibil ca anumite opțiuni să nu fie disponibile dacă acestea nu sunt acceptate de către șablonul fluxului de lucru selectat.

    2. Opţiunea Se porneşte acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element este disponibilă numai dacă este activat suportul pentru versiuni majore şi minore pentru bibliotecă şi dacă şablonul de flux de lucru selectat se poate utiliza pentru aprobarea conţinutului.

  6. Dacă adăugați acest flux de lucru la un tip de conținut site, specificați dacă doriți să adăugați acest flux de lucru la toate tipurile de conținut care moștenesc din acest tip de conținut, în secțiunea Actualizare tipuri de conținut listă și site.

    Notă : Secțiunea Actualizare tipuri de conținut de listă și de site se afișează pe pagina Adăugare flux de lucru numai pentru tipurile de conținut de site.

  7. Faceți clic pe OK

Începutul paginii

Configurarea unei politici Expirare pentru utilizarea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere

Pentru ca un flux de lucru Aprobare pentru distrugere să pornească automat atunci când documentele sau elementele expiră, trebuie să configurați o politică Expirare în politica de gestionare a informațiilor pentru lista, biblioteca sau tipul de conținut relevant.

  1. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, adăugați un flux de lucru pentru aprobarea distrugerii la listă, bibliotecă sau tip de conținut pentru care configurați o politică de expirare.

  2. Pentru a deschide pagina Setări politică de gestionare a informațiilor pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut, alegeți una dintre variantele următoare:

Pentru o listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca pentru care configurați politica de expirare.

    1. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

      De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

  2. Sub Permisiuni și management, faceți clic pe Setări politică de administrare a informațiilor.

Pentru un tip de conținut de listă

  1. Deschideți biblioteca sau lista care conține instanța tipului de conținut de listă pentru care configurați politica Expirare.

    1. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

      De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

  2. Sub Tipuri de conținut, faceți clic pe numele tipului de conținut la care adăugați fluxul de lucru.

    Dacă lista sau biblioteca nu sunt configurate pentru a permite mai multe tipuri de conținut, secțiunea Tipuri de conținut nu apare pe pagina Particularizare a listei sau a bibliotecii.

  3. Sub Setări, faceți clic pe Setări politică de administrare a informațiilor.

Pentru un tip de conținut de site

  1. Pe site-ul colecției pagina de pornire, în meniul Acțiuni Site Imagine buton , indicați spre Setări Site, și apoi faceți clic pe Modificare setări Site toate.

  2. Sub Galerii, faceți clic pe Tipuri de conținut de site.

  3. Faceți clic pe numele tipului de conținut de site pentru care configurați politica Expirare, apoi faceți clic pe Setări politică de administrare a informațiilor.

Dacă doriți să configurați o politică Expirare pentru o listă sau pentru o bibliotecă, iar acea listă sau bibliotecă acceptă gestionarea tipurilor de conținut multiple, selectați tipul de conținut pentru care intenționați să specificați politica de gestionare a informațiilor, apoi faceți clic pe OK.

  1. În secțiunea Specificare politică, faceți clic pe Definire politică.

  2. Faceți clic pe OK

  3. Pe pagina Editare politică, în secțiunea Descrierile Nume și Administrare, tastați o descriere pe scurt a politicii pe care o creați.

    Notă : Aveți posibilitatea să specificați nume doar pentru politicile de gestionare a informațiilor care sunt definite în lista Politicile colecției de site-uri.

  4. În secțiunea Angajament politică, tastați o expunere descriptivă care să explice utilizatorilor care este scopul politicii. Acest angajament se afișează atunci când utilizatorii deschid documentele sau elementele supuse politicii. Acesta trebuie să explice care caracteristici ale politicii se aplică unui conținut sau ce abordare anume este necesară pentru conținut. Angajamentul de politică poate avea o lungime de până la 512 caractere.

  5. Pentru a specifica o perioadă de reținere pentru documente, faceți clic pe Activare expirare, apoi specificați perioada de reținere și acțiunile care să aibă loc odată cu expirarea elementelor.

  6. Selectați o opțiune pentru perioada de reținere, pentru a specifica momentul în care documentele sau elementele sunt setate să expire. Alegeți una dintre variantele următoare:

    1. Pentru a seta data de expirare în baza unei proprietăți a datei, faceți clic pe O perioadă de timp bazată pe proprietățile elementului, apoi selectați acțiunea pentru document sau pentru element (de exemplu, Creat sau Modificat), și incrementul de timp de după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, de luni sau de ani) când doriți să expire elementul.

    2. Pentru a utiliza un flux de lucru sau o formulă de reținere particularizată pentru a determina expirarea, faceți clic pe Setare în mod programatic.

  7. Sub Când expiră elementul, specificați ce să se întâmple în momentul expirării documentului sau elementului. Pentru a porni un flux de lucru Aprobare pentru distrugere pentru document sau element, faceți clic pe Pornire flux de lucru, apoi selectați numele fluxului de lucru Aprobare pentru distrugere pe care îl doriți.

  8. Faceți clic pe OK

Începutul paginii

Pornirea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere

În majoritatea cazurilor, fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere este configurat să pornească automat în momentul expirării elementelor. Dacă un flux de lucru Aprobare pentru distrugere este configurat să permită utilizatorilor să-l pornească manual, aveți posibilitatea să porniți acest flux de lucru pentru un document sau pentru o bibliotecă direct din biblioteca sau lista în care este salvat. Pentru a porni un flux de lucru, este necesar să aveți cel puțin permisiunea Editare elemente. Unele fluxuri de lucru necesită și permisiunea Gestionare liste pentru a porni.

  1. Dacă lista sau biblioteca nu este deja deschisă, faceți clic pe numele său în Lansare rapidă.

    Dacă nu apare numele listei sau bibliotecii, faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi pe numele listei sau bibliotecii.

  2. Indicați spre numele documentului sau al elementului pentru care doriți să porniți un flux de lucru, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru.

  3. Sub Pornire flux de lucru nou, faceți clic pe numele fluxului de lucru Aprobare pentru distrugere pe care intenționați să îl porniți.

    Fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere pornește imediat și creează o activitate Aprobare pentru distrugere în lista de activități pentru fluxul de lucru.

Începutul paginii

Finalizarea unei activități Aprobare pentru distrugere

Fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere este proiectat să creeze activități de aprobare a eliminărilor documentelor și elementelor. Aceste activități nu sunt atribuite anumitor persoane, ci sunt înregistrate în lista de activități pentru fluxul de lucru. Persoanele care au permisiunea de a accesa această listă de activități (de exemplu, managerii de înregistrări) au posibilitatea să facă salt la lista de activități și să finalizeze activitățile, aprobând sau respingând ștergerea elementelor.

Activitățile fluxului de lucru Aprobare pentru distrugere se pot finaliza individual sau în echipă. Deoarece fluxurile de lucru Aprobare pentru distrugere generează de obicei un volum ridicat de activități ale fluxului de lucru o dată, se recomandă să efectuați în echipă procesul pe care îl implică activitățile fluxului de lucru.

Finalizarea unei activități Aprobare pentru distrugere unice

  1. Faceți salt la lista de activități pentru site, pentru a localiza activitățile Aprobare pentru distrugere pe care intenționați să le finalizați.

    Notă : Dacă fluxul de lucru nu utilizează Lista de activități implicită, este posibil ca activitatea fluxului de lucru să nu apară în lista de activități. Pentru a localiza activitățile fluxului de lucru, faceți salt la lista sau la biblioteca unde este salvat elementul fluxului de lucru. Indicați spre elementul pe care îl doriți, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru. Pe pagina Stare flux de lucru, sub Activități, faceți clic pe linkul către lista de activități pentru fluxul de lucru.

  2. Indicați spre numele activității pe care doriți să o finalizați, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Editare element.

  3. Pentru a vizualiza elementul pe care s-a remis pentru distrugere, faceți clic pe linkul de lângă această activitate de flux de lucru se aplică la.

  4. Sub Distrugere, alegeți una dintre variantele următoare:

    • Pentru a șterge elementul, faceți clic pe Ștergere element, apoi specificați dacă doriți să rețineți o copie a metadatelor elementului în jurnalul de auditări.

    • Pentru a reține elementul, faceți clic pe Nu se șterge acest element.

  5. Sub comentarii, tastați comentariile pe care intenționați să le furnizați cu privire la acțiunea pe care o efectuați.

  6. Faceți clic pe OK

Începutul paginii

Finalizarea simultană a mai multor activități ale fluxului de lucru Aprobare pentru distrugere

  1. Deschideți lista de activități pentru fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere pentru care intenționați să finalizați mai multe activități simultan.

    Notă : Dacă fluxul de lucru nu utilizează Lista de activități implicită, este posibil ca activitatea fluxului de lucru să nu apară în lista de activități. Pentru a localiza activitățile fluxului de lucru, faceți salt la lista sau la biblioteca unde este salvat elementul fluxului de lucru. Indicați spre elementul pe care îl doriți, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru. Pe pagina Stare flux de lucru, sub Activități, faceți clic pe linkul către lista de activități pentru fluxul de lucru.

  2. În lista de activități pentru fluxul de lucru, în meniul acțiuni Meniul nou , faceți clic pe proces toate activitățile.

  3. În secțiunea Selecție activitate masivă, selectați tipul de activitate pe care doriți să o editați în masă.

  4. Dacă ați aplicat filtre pentru a afișa în lista de activități un subset de activități Aprobare pentru distrugere, în secțiunea Informații activitate, confirmați că ați filtrat activitățile pe care le doriți.

  5. Faceți clic pe OK

  6. Sub Distrugere, alegeți una dintre variantele următoare:

    • Pentru a aproba eliminarea elementelor, faceți clic pe Ștergere elemente. Pentru a reține copii ale metadatelor acestor elemente, bifați caseta de selectare Se rețin copii ale metadatelor elementelor în jurnalul de auditări.

    • Pentru a respinge eliminarea elementelor, faceți clic pe Nu se șterg aceste elemente.

  7. Sub Comentarii, tastați comentariile pe care doriți să le furnizați despre acțiunile de distrugere.

  8. Faceți clic pe OK

  9. În pagina operațiune terminată cu succes vă informează că activitățile selectate au fost programate pentru alim și veți primi un e-mail de confirmare atunci când activitățile au fost procesate. În mod implicit, activitățile sunt procesate de noapte de noapte, chiar dacă administratorul de server pot modifica această setare. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×