Utilizarea unui flux de lucru în trei stări

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Fluxul de lucru în trei stări este proiectat să urmărească starea unui element din listă pe parcursul a trei stări (faze). Acesta se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească un volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienților, procentele vânzărilor sau activități de proiect.

În acest articol

Cum funcționează fluxul de lucru în trei faze?

Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei stări

Adăugarea unui flux de lucru în trei stări la o listă

Pornirea unui flux de lucru în trei stări pentru un element

Finalizarea unei activități într-un flux de lucru în trei stări

Cum funcționează fluxul de lucru în trei stări?

Fluxul de lucru în trei stări susține procesele de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească starea unei probleme sau a unui element pe parcursul a trei stări diferite și a două tranziții dintre stări. Cu fiecare tranziție dintre stări, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane, căreia îi trimite o avertizare de poștă electronică în legătură cu activitatea. Când activitatea de termină, fluxul de lucru actualizează starea elementului și trece la starea următoare. Fluxul de lucru în trei stări este proiectat să funcționeze împreună cu șablonul listă Urmărire problemă, dar se poate utiliza cu orice listă configurată să cuprindă o coloană Alegere cu trei sau mai multe valori. Valorile din coloana Alegere reprezintă stările pe care le urmărește fluxul de lucru.

Fluxul de lucru în trei stări se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienților, procentele vânzărilor sau activități de proiect. De exemplu, angajații unei companii de planificare a evenimentelor mici pot utiliza o listă de urmărire a problemelor și un flux de lucru în trei stări particularizat pentru a gestiona activitățile numeroase legate de evenimentele planificate. Fluxul de lucru în trei stări urmărește activitățile de planificare a evenimentului pe parcursul a trei faze: Activ, Gata pentru revizuire și Terminare. Toate activitățile de pregătire legate de un anumit eveniment sunt compilate într-o listă de urmărire a problemelor creată pentru eveniment și marcată ca Activă. Coordonatorul evenimentului atribuite activități individuale membrilor echipei sale, apoi pornește fluxul de lucru în trei stări pentru acele evenimente, în scopul de a iniția lucrul pentru activitatea evenimentului.

Când pornește fluxul de lucru, acesta creează o activitate pentru persoana numită. Când membrul unei echipe primește o activitate, efectuează lucrul necesar pentru finalizarea activității. Se poate să fie vorba de o activitate care să aibă loc în afara listei sau site-ului unde este amplasată lista de urmărire a problemelor. De exemplu, dacă membrul unei echipe primește o activitate de flux de lucru pentru a dezvolta un plan de catering, acesta contactează o companie de catering, apoi lucrează cu acea companie la dezvoltarea planului. Când se schițează planul de catering, membrul echipei își marchează activitatea ca terminată. În acest punct, fluxul de lucru actualizează starea activității din lista de urmărire a problemelor din Activă în Gata pentru revizuire și creează o a doua activitate, în care coordonatorul evenimentului examinează planul de catering. După ce coordonatorul evenimentului examinează și aprobă planul de catering, acesta își marchează activitatea din cadrul fluxului de lucru ca terminată, iar fluxul de lucru actualizează starea activității din Gata pentru revizuire în Terminat.

Un participant la fluxul de lucru poate termina în două modalități diferite o activitate a fluxului de lucru în trei stări. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru marcând-o ca terminată sau poate modifica starea elementului fluxului de lucru din listă (dacă participantul are permisiunea de a modifica această listă). Dacă un participant actualizează manual starea elementului fluxului de lucru din listă, activitatea fluxului de lucru este finalizată. Dacă participantul editează activitatea fluxului de lucru marcând-o ca terminată, starea elementului fluxului de lucru din listă se actualizează la Terminat.

Acțiunile din cadrul fluxului de lucru în trei faze din acest exemplu cuprind procesul următor:

Schemă logică a fluxului de lucru exemplu trei faze

Începutul paginii

Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei stări

Înainte să fie posibilă utilizarea unui flux de lucru în trei stări, trebuie să configurați o listă de utilizat împreună cu fluxul de lucru. Lista trebuie să conțină elementele pe care plănuiți să le urmăriți sau să le gestionați cu ajutorul fluxului de lucru. Șablonul listă Urmărire problemă este proiectat să funcționeze împreună cu fluxul de lucru în trei stări, dar este posibil, de asemenea, să creați o listă particularizată pe care să o utilizați cu aceste fluxuri de lucru. Dacă creați o listă particularizată de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei stări, trebuie să vă asigurați că aceasta conține cel puțin o coloană Alegere cu trei sau mai multe valori de ales. Când configurați un flux de lucru în trei stări de utilizat împreună cu lista , trebuie să specificați coloana Alegere care conține valorile de stare pe care le va urmări fluxul de lucru.

Crearea unei liste de urmărire a problemelor pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei stări

În mod implicit, un flux de lucru în trei stări se poate utiliza cu orice listă pe care o creați din șablonul listă Urmărire problemă.

  1. Faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi faceţi clic pe Creare din pagina Întreg conţinutul site-ului.

    În majoritatea cazurilor, puteți utiliza meniul Acțiuni Site Imagine buton în schimb pentru a efectua acest pas.

  1. Sub Urmărire, faceți clic pe Urmărire problemă.

    1. În caseta Nume, tastaţi un nume pentru listă. Numele listei este obligatoriu.

      Numele apare în partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina listei şi apare în elementele de navigare care ajută utilizatorii să găsească şi să deschidă lista.

  2. În caseta Descriere, tastaţi o descriere a scopului listei. Descrierea este opţională.

  3. Pentru a adăuga un link la această listă din Lansare rapidă, faceţi clic pe Da din secţiunea Navigare.

  4. Faceţi clic pe Creare.

Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei stări

Dacă doriți să creați o listă particularizată pe care să o utilizați împreună cu un flux de lucru în trei stări, trebuie să adăugați cel puțin o coloană Alegere care să conțină valorile de stare pe care le va urmări fluxul de lucru.

  1. Faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi faceţi clic pe Creare din pagina Întreg conţinutul site-ului.

    În majoritatea cazurilor, puteți utiliza meniul Acțiuni Site Imagine buton în schimb pentru a efectua acest pas.

  1. Sub Liste particularizate, faceți clic pe Listă particularizată.

    1. În caseta Nume, tastaţi un nume pentru listă. Numele listei este obligatoriu.

      Numele apare în partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina listei şi apare în elementele de navigare care ajută utilizatorii să găsească şi să deschidă lista.

  2. În caseta Descriere, tastaţi o descriere a scopului listei. Descrierea este opţională.

  3. Pentru a adăuga un link la această listă din Lansare rapidă, faceţi clic pe Da din secţiunea Navigare.

  4. Faceţi clic pe Creare.

Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei stări

  1. Dacă lista nu este deja deschisă, faceţi clic pe numele său în Lansare rapidă.

    Dacă nu apare numele listei, faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi pe numele listei.

  2. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listă.

  3. Sub Coloane, faceți clic pe Creare coloană.

  4. În secțiunea Nume și tip, sub Nume coloană, tastați numele coloanei pe care o utilizați pentru a specifica valorile de stare ale fluxului de lucru.

  5. Sub Tipul de informații din această coloană este, selectați Opțiune (meniu din care se face opțiunea).

  6. În secțiunea Setări suplimentare pentru coloană, sub Descriere, tastați o descriere opțională pentru coloană.

  7. Sub Această coloană trebuie să conțină informații, faceți clic pe Da.

  8. În caseta listă de sub Tastați fiecare opțiune pe o linie separată, tastați trei sau mai multe valori de alegere pentru coloană.

    Aceste valori vor reprezenta stările fluxului de lucru.

  9. Sub Afișare opțiuni utilizând, selectați Meniu vertical sau Butoane radio.

  10. Sub Se permit opțiuni „Completare”, faceți clic pe Nu.

  11. Specificați dacă doriți o anumită valoare implicită pentru această coloană sau dacă o adăugați la vizualizarea implicită pentru listă.

  12. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Adăugarea unui flux de lucru în trei stări la o listă

Trebuie să adăugați un flux de lucru în trei stări la o listă înainte să fie posibilă utilizarea acestuia pentru elementele din listă. Când adăugați un flux de lucru în trei stări la o listă, specificați care coloană din listă conține valorile de stare pe care să le urmărească fluxul de lucru. De asemenea, specificați informații ce să se întâmple în fiecare fază a fluxului de lucru. De exemplu, se poate să specificați persoanele cărora să se atribuie activități și detaliile avertizărilor de poștă electronică pe care să le primească cei însărcinați cu activități.

Pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, trebuie să dețineți permisiunea Gestionare liste.

  1. Deschideți lista în care adăugați un flux de lucru în trei stări.

    1. În meniul setări meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

      De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

  2. Sub Permisiuni şi gestionare, faceţi clic Setări flux de lucru.

    Dacă s-au adăugat deja fluxuri de lucru la listă, la bibliotecă sau la tipul de conținut, acest pas vă duce direct la pagina Modificare setări flux de lucru și trebuie să faceți clic pe Adăugare flux de lucru pentru a vă deplasa la pagina Adăugare flux de lucru. Dacă nu s-au adăugat fluxuri de lucru la listă, la bibliotecă sau la tipul de conținut, acest pas vă duce direct la pagina Adăugare flux de lucru.

  3. Pe pagina Modificare setări flux de lucru, faceți clic pe Adăugare flux de lucru.

  4. Pe pagina Adăugare flux de lucru, în secțiunea Flux de lucru, faceți clic pe În trei faze sub Selectare șablon flux de lucru.

  5. În secțiunea Nume, tastați un nume unic pentru fluxul de lucru.

  6. În secțiunea Listă activitate, specificați o listă de activități de utilizat împreună cu fluxul de lucru.

    • Se poate utiliza lista Activităţi implicită sau se poate crea una nouă. Dacă utilizaţi lista Activităţi implicită, participanţii la fluxul de lucru vor avea posibilitatea să găsească şi să vizualizeze cu uşurinţă activităţile lor de flux de lucru utilizând vizualizarea Activităţile mele din lista Activităţi.

    • Creați o nouă listă de activități dacă activitățile acestui flux de lucru dezvăluie informații sensibile sau confidențiale pe care doriți să le separați de lista Activități generală.

    • Creați o nouă listă de activități dacă organizația dvs. are numeroase fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru implică activități numeroase. În acest caz, se recomandă să creați liste de activități pentru fiecare flux de lucru.

  7. În secțiunea Listă istoric, selectați o listă istoric pe care să o utilizați cu acest flux de lucru. Lista istoric afișează toate evenimentele care au loc în timpul fiecărei instanțe a fluxului de lucru.

    Este posibil să utilizați lista Istoric implicită sau să creați una nouă. Dacă organizația dvs. are numeroase fluxuri de lucru, se recomandă să creați o listă istoric separată pentru fiecare flux de lucru.

  8. În secțiunea Opțiuni pornire, efectuați oricare dintre acțiunile următoare:

    • Pentru a permite pornirea manuală a fluxului de lucru, bifați caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru să fie pornit manual de un utilizator autentificat cu Editare permisiuni elemente. Bifați caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru dacă doriți să solicitați permisiuni suplimentare pentru a porni fluxul de lucru.

    • Pentru ca fluxul de lucru să pornească automat atunci când se creează elemente noi, bifați caseta de selectare Porniți acest flux de lucru atunci când este creat un element nou.

  9. Faceţi clic pe Următorul.

  10. În secțiunea Stări flux de lucru, sub Selectați un câmp „Opțiune”, selectați coloana Alegere din lista care conține valorile pe care doriți să le utilizați pentru stările fluxului de lucru, apoi selectați valorile de coloană pentru Stare inițială, Stare de mijloc și Stare finală a fluxului de lucru.

  11. În cele două secțiuni Specificați ce doriți să se întâmple atunci când un flux de lucru este inițiat (opțiunile pentru prima activitate din fluxul de lucru) și Specificați ce doriți să se întâmple atunci când un flux de lucru se modifică la starea sa de mijloc (opțiunile pentru a doua activitate din fluxul de lucru), specificați informațiile următoare:

    Detalii activitate

Titlu activitate

Tastați informațiile pe care doriți să le includeți în titlul activității. Dacă bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, informațiile legate de titlul elementului din listă se adaugă la mesajul particularizat.

Descriere activitate:

Tastați informațiile pe care doriți să le includeți în descrierea activității. Dacă bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, informațiile legate de titlul elementului din listă se adaugă la mesajul particularizat. Dacă bifați caseta de selectare Inserare link la element din listă, în descriere se include un link către elementul din listă.

Data scadentă a activității

Pentru a specifica o dată scadentă pentru activitate, bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, apoi selectați coloana de date din lista care conține data scadentă pe care doriți să o utilizați.

Activitate asociată lui

Pentru a atribui o activitate unei persoane specificate în listă, faceți clic pe Se include un câmp de liste, apoi selectați coloana dom listă care conține informațiile utilizatorului căruia îi atribuiți activitatea. Când se pornește fluxul de lucru, prima activitate pentru elementul fluxului de lucru se atribuie persoanei a cărei nume apare în această coloană.

Pentru a atribui această activitate în toate instanțele acest flux de lucru pentru o persoană vă specificați, faceți clic pe particularizat, apoi tastați sau selectați numele persoanei căreia doriți să atribuiți activitatea.

Detalii mesaj de poștă electronică

Pentru ca participanții la fluxul de lucru să primească avertizări de poștă electronică în legătură cu activitățile lor din cadrul fluxului de lucru, bifați caseta de selectare Expediere mesaj de poștă electronică.

Pentru a vă asigura că participanții la fluxul de lucru primesc avertizări de poștă electronică și memento-uri după ce se pornesc activitățile lor din fluxul de lucru, rugați administratorul serverului să verifice dacă este activată poșta electronică pentru site.

Pentru a

Tastați numele persoanei căreia îi trimiteți o avertizare de poștă electronică despre activitatea din fluxul de lucru. Bifați caseta de selectare Includere Activitate asociată lui pentru a trimite avertizarea de poștă electronică persoanei însărcinate cu activitatea.

Subiect

Tastați linia de subiect pe care o utilizați împreună cu avertizarea de poștă electronică. Bifați caseta de selectare Utilizare titlu activitate dacă doriți să adăugați titlul activității la linia de subiect a mesajului de poștă electronică.

Corpul

Tastați informațiile care doriți să apară în corpul mesajului avertizării de poștă electronică. Bifați caseta de selectare Inserare link la element din listă dacă doriți să includeți în mesaj un link la elementul din listă.

  1. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Pornirea unui flux de lucru în trei stări pentru un element

Un flux de lucru în trei stări trebuie să se adauge mai întâi la o listă pentru a fi utilizat pentru elementele din acea listă.

Un flux de lucru în trei stări se poate configura să pornească automat atunci când se adaugă elemente noi la acea listă sau poate fi configurat să permită utilizatorilor cu permisiuni specifice să pornească manual fluxul de lucru. Anumite fluxuri de lucru pot permite ambele opțiuni. Pentru a porni manual un flux de lucru în trei stări pentru un element din listă, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru acea listă. Anumite fluxuri de lucru vă pot solicita să dețineți permisiunea Gestionare liste.

Pentru a vă asigura că participanții la fluxul de lucru primesc avertizări de poștă electronică și memento-uri despre activitățile lor din fluxul de lucru după ce porniți fluxul de lucru, rugați administratorul serverului să verifice dacă este activată poșta electronică pentru site.

  1. Deschideți lista care conține elementul pentru care doriți să porniți un flux de lucru.

  2. Indicați spre elementul pentru care doriți să porniți un flux de lucru, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru.

    Notă : Comanda Fluxuri de lucru este disponibilă numai atunci când elementul se află într-o listă sau bibliotecă ce are asociat cel puțin un flux de lucru.

  3. Sub Pornire flux de lucru nou, faceți clic pe numele fluxului de lucru în trei stări pe care doriți să îl inițiați.

    Fluxul de lucru pornește imediat.

Începutul paginii

Finalizarea unei activități într-un flux de lucru în trei stări

Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru în trei stări, trebuie să aveți cel puțin permisiunea Editare elemente pentru listele de activități unde sunt înregistrate activitățile fluxului de lucru.

  1. Deschideți lista de activități pentru site-ul și selectați Activitățile mele în meniul Vizualizare pentru a localiza activitatea fluxului de lucru.

    Notă : Dacă fluxul de lucru nu utilizează lista Activităţi implicită, activitatea de flux de lucru poate să nu apară în lista Activităţi. Pentru a găsi activitatea de flux de lucru, mergeţi la lista sau la biblioteca unde sunt salvate elementele fluxului de lucru. Indicaţi spre numele activităţii pe care doriţi să o îndepliniţi, faceţi clic pe săgeata care apare, apoi pe Fluxuri de lucru. În pagina Stare flux de lucru, sub Executare flux de lucru, faceţi clic pe numele fluxului de lucru la care participaţi. Sub Activităţi, găsiţi activitatea de flux de lucru.

  2. Indicaţi spre numele activităţii pe care doriţi să o îndepliniţi, faceţi clic pe săgeata care apare, apoi pe Editare element.

  3. În formularul care apare, tastaţi sau selectaţi informaţiile necesare pentru îndeplinirea activităţii.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×