Utilizarea unui flux de lucru în trei faze

Utilizarea unui flux de lucru în trei faze

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Fluxul de lucru în trei faze urmărește starea unui element de listă prin trei stări (faze). Acesta se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească un volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienților, procentele vânzărilor sau activități de proiect. De exemplu, cele trei faze ale unei activități de proiect ar putea fi: Neîncepută, În desfășurare și Terminată.

În acest articol

Cum funcționează fluxul de lucru în trei faze?

Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei faze

Crearea unei liste de urmărire a problemelor

Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei faze

Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei faze

Adăugarea unui flux de lucru în trei faze la o listă

Pornirea manuală a unui flux de lucru în trei faze pentru un element

Finalizarea unei activități într-un flux de lucru în trei faze

Cum funcționează fluxul de lucru în trei faze?

Fluxul de lucru în trei faze acceptă procese de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească starea unei probleme sau a unui element prin trei faze și două tranziții între faze. Cu fiecare tranziție dintre faze, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane, căreia îi trimite o avertizare de e-mail în legătură cu activitatea. Când activitatea de termină, fluxul de lucru actualizează starea elementului și trece la faza următoare. Fluxul de lucru în trei faze funcționează cu șablonul de listă Urmărire probleme. Cu toate acestea, se poate utiliza cu orice listă care este setată să conțină o coloană Alegere, cu trei sau mai multe valori. Valorile din coloana Alegere reprezintă fazele pe care le urmărește fluxul de lucru.

O listă poate avea mai mult de o coloană Alegere, iar coloana Alegere poate avea mai mult de trei valori. Cu toate acestea, Fluxul de lucru în trei faze poate fi configurat să utilizeze numai una dintre coloanele Alegere și numai trei dintre valorile din coloana Alegere selectată. Când adăugați un Flux de lucru în trei faze într-o bibliotecă sau într-o listă, selectați o coloană Alegere și trei dintre valorile furnizate de coloana respectivă.

Fluxul de lucru în trei faze se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizațiile să urmărească un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienților, procentele vânzărilor sau activități de proiect. De exemplu, angajații de la o firmă mică de organizare de evenimente pot utiliza o listă de urmărire a problemelor și un Flux de lucru în trei faze particularizat pentru a gestiona activitățile nenumărate asociate evenimentelor pe care le organizează. Fluxul de lucru urmărește activitățile de organizare a evenimentelor pe parcursul celor trei faze: Activ, Gata de revizuit și Terminat. Toate activitățile de pregătire a evenimentului asociate unui eveniment anume sunt compilate într-o listă de urmărire a problemelor care a fost creată pentru evenimentul respectiv și a fost marcată ca Activă. Coordonatorul evenimentului atribuite activități individuale membrilor echipei sale, apoi pornește fluxul de lucru pentru acele evenimente, în scopul de a iniția lucrul pentru activitatea de eveniment.

Când pornește fluxul de lucru, acesta creează o activitate pentru persoana numită. Când un membru al echipei primește o activitate, el/ea efectuează activitatea necesară pentru a termina activitatea. Aceasta poate fi o activitate care se petrece în afara listei sau site-ului unde este localizată lista de urmărire a problemelor. De exemplu, dacă membrul unei echipe primește o activitate de flux de lucru pentru a dezvolta un plan de catering, acesta contactează o companie de catering, apoi lucrează cu acea companie la dezvoltarea planului. Când se schițează planul de catering, membrul echipei marchează activitatea lui/ei din fluxul de lucru drept terminată. În acest moment, fluxul de lucru actualizează starea activității de eveniment din lista de urmărire a problemelor de la Activă la Gata de revizuit și creează o altă activitate pentru ca coordonatorul de evenimente să revizuiască planul de catering. După ce coordonatorul de evenimente revizuiește și aprobă planul de catering, marchează activitatea sa din fluxul de lucru ca terminată, iar fluxul de lucru actualizează starea activității de la Gata de revizuit la Terminat.

Notă : Un participant la fluxul de lucru poate termina o activitate de flux de lucru dintr-un Flux de lucru în trei faze în două moduri. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru marcând-o ca terminată sau poate modifica starea elementului fluxului de lucru din listă (dacă participantul are permisiunea de a modifica această listă). Dacă un participant actualizează manual starea elementului fluxului de lucru din listă, activitatea fluxului de lucru este finalizată. Dacă participantul editează activitatea de flux de lucru pentru a o marca drept terminată, starea elementului de flux de lucru se actualizează la Terminat.

Acțiunile din Fluxul de lucru în trei faze din exemplul anterior utilizează următorul proces:

Schema logică a exemplului de flux de lucru în trei faze

Începutul paginii

Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei faze

Înainte să aveți posibilitatea să utilizați un Flux de lucru în trei faze, va trebui să alcătuiți o listă care să conțină elementele pe care plănuiți să le urmăriți sau să le gestionați cu fluxul de lucru. Șablonul de listă Urmărire probleme funcționează cu Fluxul de lucru în trei faze. Totuși, este posibil să creați și o listă particularizată pe care să o utilizați cu aceste fluxuri de lucru. Dacă creați o listă particularizată, asigurați-vă că lista conține cel puțin o coloană Alegere care include trei sau mai multe valori de alegere. Când vă configurați fluxul de lucru în trei faze de utilizat împreună cu lista, specificați coloana Alegere care conține valorile de fază pe care le va urmări fluxul de lucru.

Începutul paginii

Crearea unei liste de urmărire a problemelor

În mod implicit, un flux de lucru în trei faze se poate utiliza cu orice listă pe care o creați din șablonul listă Urmărire problemă.

  1. În meniul Setări Butonul Setări Office 365 , faceți clic pe Adăugați o aplicație.

  2. În pagina Aplicațiile dvs., faceți clic pe Urmărirea problemelor și tastați un nume pentru listă. Numele listei este obligatoriu

  3. Dacă doriți să oferiți o descriere pentru listă, faceți clic pe Opțiuni complexe.

    • În caseta Descriere, tastați o descriere a scopului listei. Descrierea este opțională.

  4. Faceți clic pe Creare.

Începutul paginii

Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei faze

Dacă doriți să creați o listă particularizată pentru a o utiliza cu Fluxul de lucru în trei faze, trebuie să adăugați cel puțin o coloană Alegere care conține cel puțin trei valori de fază pe care le va urmări fluxul de lucru.

  1. În meniul Setări Butonul Setări Office 365 , faceți clic pe Adăugați o aplicație.

  2. În pagina Aplicațiile dvs., faceți clic pe Listă particularizatăși tastați un nume pentru listă. Numele listei este obligatoriu.

  3. Dacă doriți să oferiți o descriere pentru listă, faceți clic pe Opțiuni complexe.

  4. În caseta Descriere, tastați o descriere a scopului listei. Descrierea este opțională.

  5. Faceți clic pe Creare.

Începutul paginii

Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei faze

  1. Faceți clic pe lista particularizată pe care ați creat-o la pasul anterior.

  2. În panglică, faceți clic pe fila Listă, apoi, în grupul Setări, faceți clic pe Setări listă.

  3. Sub Coloane, faceți clic pe Creare coloană.

  4. În secțiunea nume și tip , sub Nume coloană, tastați numele coloanei pe care doriți să îl utilizați pentru a specifica valorile de stare pentru fluxul de lucru. De exemplu, să introduceți numele ca stare flux de lucru.

  5. Sub Tipul de informații din această coloană este, selectați Opțiune (meniu din care se alege).

  6. În secțiunea Setări suplimentare pentru coloană, sub Descriere, tastați o descriere opțională pentru coloană.

  7. Sub Această coloană trebuie să conțină informații, faceți clic pe Da.

  8. În caseta listă, sub Tastați fiecare opțiune într-o linie separată, tastați trei sau mai multe valori alegere dorit pentru această coloană. Aceste valori vor deveni Statele pentru fluxul de lucru. De exemplu, poate fi introduceți activ, gata pentru revizuire, și finaliza ca trei opțiuni.

  9. Sub Se afișează opțiunile ca, selectați Meniu vertical sau Butoane radio.

  10. Sub Se permit opțiuni de inserare manuală, faceți clic pe Nu.

  11. Specificați dacă doriți o anumită valoare implicită pentru această coloană sau dacă o adăugați la vizualizarea implicită pentru listă.

  12. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Adăugarea unui flux de lucru în trei faze la o listă

Trebuie să adăugați un flux de lucru în trei faze la o listă înainte să fie posibilă utilizarea acestuia pentru elementele din listă. Când adăugați un flux de lucru în trei faze la o listă, specificați care coloană din listă conține valorile de stare pe care să le urmărească fluxul de lucru. De asemenea, este posibil să specificați informații despre ce doriți să se întâmple în fiecare fază a fluxului de lucru. De exemplu, este posibil să specificați subiectul și textul avertismentelor prin e-mail pe care e primesc destinatarii activității.

Fluxul de lucru în trei faze este activat în mod implicit pe majoritatea tipurilor de site-uri. Cu toate acestea, un administrator de colecție de site-uri poate dezactiva această caracteristică. Dacă Fluxul de lucru în trei faze nu este disponibil, contactați administratorul colecției de site-uri.

Important : Pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste.

  1. Deschideți lista în care doriți să adăugați un flux de lucru în trei faze.

  2. Faceți clic pe fila Listă > Setări listă sau faceți clic pe setările pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți. De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceți clic pe Setări bibliotecă de documente.

  3. Sub Permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. În pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe Adăugați un flux de lucru.

  5. Pe pagina adăugați un flux de lucru, în secțiunea flux de lucru , sub Selectați un șablon de flux de lucru, faceți clic pe trei faze.

  6. În secțiunea Nume, tastați un nume unic pentru fluxul de lucru.

  7. În secțiunea Listă de activități, specificați o listă de activități de utilizat împreună cu fluxul de lucru.

    Notă : 

    • Aveți posibilitatea să utilizați Lista de activități implicită sau să creați una nouă. Dacă utilizați Lista de activități implicită, participanții la fluxul de lucru au posibilitatea să găsească și să vizualizeze cu ușurință activitățile lor din cadrul fluxului de lucru, utilizând vizualizarea Activitățile mele a Listei de activități.

    • Creați o nouă listă de activități dacă activitățile acestui flux de lucru dezvăluie informații sensibile sau confidențiale pe care doriți să le separați de lista Activități generală.

    • Creați o listă nouă de activități, dacă organizația dvs. va avea multe fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru vor avea multe activități. În acest caz, este util să creați liste de activități pentru fiecare flux de lucru.

  8. În secțiunea Listă istoric, selectați o listă istoric de utilizat împreună cu acest flux de lucru. Lista istoric afișează toate evenimentele care au loc în timpul fiecărei instanțe a fluxului de lucru.

    Notă : Aveți posibilitatea să utilizați lista Istoric implicită sau să creați una nouă. Dacă organizația dvs. va avea multe fluxuri de lucru, se recomandă să creați o listă istoric separată pentru fiecare flux de lucru..

  9. În secțiunea Opțiuni pornire, efectuați oricare dintre acțiunile următoare:

    • Pentru a permite pornirea manuală a fluxului de lucru, bifați caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru să fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni de participare. Bifați caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru dacă doriți să solicitați permisiuni suplimentare pentru a porni fluxul de lucru.

    • Pentru ca fluxul de lucru să pornească automat atunci când se creează elemente noi, bifați caseta de selectare Porniți acest flux de lucru atunci când este creat un element nou.

  10. Faceți clic pe Următorul.

  11. În secțiunea Stări flux de lucru, sub Selectare câmp „Opțiune“, selectați coloana Alegere din lista care conține valorile pe care doriți să le utilizați pentru stările fluxului de lucru, apoi selectați valorile de coloană pentru Stare inițială, Stare de mijloc și Stare finală a fluxului de lucru.

  12. În cele două secțiuni Specificați ce doriți să se întâmple atunci când un flux de lucru este inițiat (opțiunile pentru prima activitate din fluxul de lucru) și Specificați ce doriți să se întâmple atunci când un flux de lucru se modifică la starea sa de mijloc (opțiunile pentru a doua activitate din fluxul de lucru), specificați informațiile următoare:

    Detalii activitate

Câmp

Descriere

Titlu activitate:

Opțional puteți să modificați titlul mesajului care va apărea în activitate atunci când fluxul de lucru este inițiat sau ajunge la starea de mijloc. Dacă bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, câmpul pe care îl selectați se adaugă la finalul mesajului.

Descriere activitate:

Tastați informațiile pe care doriți să le includeți în descrierea activității. Dacă bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, câmpul pe care îl selectați se adaugă la finalul mesajului. Dacă bifați caseta de selectare Inserare link la element din listă, în descriere se include un link către elementul din listă.

Data scadentă a activității

Pentru a specifica o dată scadentă pentru activitate, bifați caseta de selectare Se include un câmp de liste, apoi selectați coloana de date din lista care conține data scadentă pe care doriți să o utilizai pentru data scadentă.

Activitate asociată lui

Pentru a atribui o activitate unei persoane specificate în listă, faceți clic pe Se include un câmp de liste, apoi selectați coloana din listă care conține informațiile utilizatorului căruia îi atribuiți activitatea. Când se pornește fluxul de lucru, prima activitate pentru elementul fluxului de lucru se atribuie persoanei a cărei nume apare în această coloană.

Pentru a atribui această activitate din toate instanțele acestui flux de lucru unei persoane sau unui grup specificat, faceți clic pe Particularizat, apoi tastați sau selectați numele persoanei căreia îi atribuiți activitatea.

  1. Pentru ca participanții la fluxul de lucru să primească avertizări de e-mail în legătură cu activitățile lor din cadrul fluxului de lucru, bifați caseta de selectare Expediere mesaj de e-mail.

    Notă :  Dacă doriți să vă asigurați că participanții la fluxul de lucru primesc avertizări și mementouri de e-mail despre activitățile lor de flux de lucru după ce sunt pornite fluxurile de lucru, contactați administratorul colecției de site-uri pentru a verifica dacă e-mailul este activat pentru site-ul dvs.

    Detalii mesaj de e-mail

Câmp

Descriere

Către

Tastați numele persoanei căreia îi trimiteți o avertizare de e-mail despre activitatea din fluxul de lucru. Bifați caseta de selectare Includere Activitate asociată lui pentru a trimite avertizarea de e-mail persoanei însărcinate cu activitatea.

Subiect

Tastați linia de subiect pe care o utilizați împreună cu avertizarea de e-mail. Bifați caseta de selectare Utilizare titlu activitate dacă doriți să adăugați titlul activității la linia de subiect a mesajului de e-mail.

Corp

Tastați informațiile care doriți să apară în corpul mesajului avertizării de e-mail. Bifați caseta de selectare Inserare link la element din listă dacă doriți să includeți în mesaj un link la elementul din listă.

  1. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Pornirea manuală a unui flux de lucru în trei faze pentru un element

Un flux de lucru în trei faze trebuie să se adauge mai întâi la o listă pentru a fi utilizat pentru elementele din acea listă. Pentru mai multe informații, consultați secțiunile anterioare.

Un flux de lucru în trei faze se poate configura să pornească automat atunci când se adaugă elemente noi la acea listă sau poate fi configurat să permită utilizatorilor care au permisiuni specifice să pornească manual fluxul de lucru. Este posibil ca anumite fluxuri de lucru să permită ambele opțiuni.

Pentru a porni manual un Flux de lucru în trei faze într-un element de listă, urmați acești pași. Trebuie să aveți permisiuni Editare elemente pentru lista respectivă. Anumite fluxuri de lucru este posibil să necesite să aveți permisiunea Gestionare liste.

Notă : Dacă doriți să vă asigurați că participanții la fluxul de lucru primesc avertizări și mementouri de e-mail despre activitățile lor de flux de lucru după ce porniți un flux de lucru, contactați administratorul colecției de site-uri pentru a verifica dacă e-mailul este activat pentru site-ul dvs.

  1. Deschideți lista care conține elementul pentru care doriți să porniți un flux de lucru.

  2. Faceți clic pe punctele de suspensie de lângă elementul pentru care doriți să porniți un flux de lucru și, în meniul care apare, faceți clic pe Fluxuri de lucru.

    Notă : Comanda Fluxuri de lucru este disponibilă numai când elementul se află într-o listă sau într-o bibliotecă care are cel puțin un flux de lucru asociat.

  3. În meniul Setări Butonul Setări Office 365 , faceți clic pe Vizualizați tot conținutul site-ului.

  4. Sub Pornire flux de lucru nou, faceți clic pe numele fluxului de lucru în trei faze pe care doriți să îl inițiați.

    Fluxul de lucru pornește imediat.

Începutul paginii

Finalizarea unei activități într-un flux de lucru în trei faze

Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru în trei faze, trebuie să aveți cel puțin permisiunea Editare elemente pentru listele de activități unde sunt înregistrate activitățile fluxului de lucru.

  1. Deschideți lista Activități pentru site, apoi selectați Activitățile mele în meniul Vizualizare, pentru a localiza activitatea fluxului de lucru.

    Notă : Dacă fluxul de lucru nu utilizează lista implicită Activități de pe site, este posibil ca fluxul de lucru să nu se afișeze în lista Activități. Pentru a găsi activitatea de flux de lucru, accesați lista sau biblioteca unde este salvat elementul de flux de lucru. Indicați spre numele elementului pe care doriți să îl terminați, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru. În pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care rulează, faceți clic pe numele fluxului de lucru în care participați. Sub Activități, faceți clic pe activitatea fluxului de lucru, apoi treceți la Pasul 3.

  2. Deschideți lista care conține elementul pe care doriți să îl marcați ca terminat.

  3. Indicați spre numele activității pe care doriți să o finalizați, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Editare element.

  4. În caseta de dialog Activități, tastați sau selectați informațiile necesare pentru a termina activitatea, apoi faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×