Utilizarea coloanelor de date externe într-un document Word

Utilizarea coloanelor de date externe într-un document Word

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Doriți să faceți mai simplu și mai eficient să introduceți date corecte, actualizate, într-un document de afaceri? Puteți să utilizați date dintr-o sursă externă în corpul unui document Microsoft Word 2013, utilizând o combinație de date externe Microsoft SharePoint și controale de conținut Word. De exemplu, poate doriți să creați un contract standard pentru clienți într-o bibliotecă de documente care conține un nume de client, un numele firmei și numărul de telefon stocat într-o bază de date Line-of-Business (LOB), cum ar fi SAP sau Dynamics CRM.

Pentru mai multe informații, consultați găsirea conținutului despre date externe și configurarea unui șablon de fișier pentru o bibliotecă de documente sau de formulare.

Ce intenționați?

Înainte de a începe

Aflați mai multe despre documentele structurate

Crearea coloanelor de date externe dintr-o listă sau bibliotecă

Crearea unui șablon Word pentru a afișa datele externe în controale de conținut

Crearea unui document Word și introducerea datelor

Înainte de a începe

Lucrul cu date externe necesită mai multe activități obligatorii pentru a permite acces sigur la date. Informațiile următoare vă pot ajuta să planificați pașii următori. De asemenea, dacă întâmpinați probleme încercând să lucrați cu date externe, aceste informații vă pot ajuta să identificați cauza. Pentru a accesa datele externe, dvs. sau un administrator trebuie să procedați astfel:

Pregătiți sursa de date externă    Este posibil ca un administrator să trebuie să creeze un cont și să furnizeze permisiuni la sursa de date pentru a se asigura că persoanele potrivite au acces la date și că datele nu ajung pe mâini nepotrivite. Într-o bază de date externă, administratorul poate, de asemenea, să creeze anumite tabele, vizualizări, interogări etc. și să limiteze rezultatele la ceea ce este necesar și să contribuie la îmbunătățirea performanței.

Configurarea SharePoint serviciile și conturile    Un administrator trebuie să activeze serviciile Business Data Connectivity și serviciul de stocare securizat.

Configurați serviciile de stocare securizat    Un administrator trebuie să efectuați următoarele: determinați cel mai bun mod de acces pentru datele externe sursă, creați o aplicație țintă și să seteze acreditările pentru aplicația țintă.

Configurați serviciile Business Data Connectivity    Un administrator trebuie să se asigure că utilizatorul care creează tipul are permisiune la depozitul de metadate Business Data Connectivity și că utilizatorii corespunzători au acces la tipul de conținut extern care lista externă se bazează pe conținut extern.

Crearea unui tip de conținut extern    Un utilizator trebuie să definiți un tip de conținut extern care conține informații despre conexiunile de acces, metode de funcționare, coloane, filtre și alte metadate utilizate pentru a regăsi datele din sursa de date externe.

Asigurați-vă că produsele Office sunt gata de utilizare    Pentru a sincroniza date externe cu produse Office, trebuie să aveți Windows 7 sau o versiune mai recentă și produsele software-ul gratuit următoare, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 și WCF Data Services 5.0 pentru OData V3 pe fiecare computer client (dacă este necesar, vi se solicită automat pentru a descărca software-ul). De asemenea, asigurați-vă că opțiunea de instalare Office, Servicii de conectivitate cu aplicații de Business    este activată (aceasta este setarea implicită). Această opțiune se instalează Business Connectivity Services Client Runtime care efectuează următoarele acțiuni: cache și se sincronizează cu date externe, asociază datelor de afaceri la tipurile de conținut extern, afișează selectorul pentru elemente externe în produse Office și rulează soluții particularizate în interiorul produse Office.

Începutul paginii

Aflați mai multe despre documentele structurate

Documentele structurate controlează locul în care se poate afișa conținutul într-un document, ce tip de conținut se poate afișa în document și dacă acel conținut poate fi editat. Printre exemplele de documente structurate se numără:

  • Un document juridic care conține limbaj juridic ce nu trebuie editat.

  • O copertă standard pentru o propunere de afaceri care îi solicită autorului să introducă titlul, adresa de e-mail, numărul de telefon și numele.

  • O factură care include automat date actualizate despre client.

Pentru a crea un document structurat în Word 2013, utilizați controale de conținut care vă permit să fixați poziția conținutului, să specificați tipul de conținut (text, dată, imagine etc.), să evidențiați cu o culoare și să controlați editarea. De asemenea, puteți să legați automat controalele de conținut la coloanele de date externe corespunzătoare.

Începutul paginii

Crearea coloanelor de date externe într-o listă sau bibliotecă

Notă :  Crearea unei coloane de date externă necesită permisiunea contribuire sau mai înaltă în listă sau bibliotecă.

  1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau bibliotecă.

    Notă :  Nu puteți să adăugați o coloană de date externe la o listă externă.

  2. Faceți clic pe Listă sau pe Bibliotecă >Setări Listă sau Setări bibliotecă.

  3. În secțiunea Coloane, faceți clic pe Creare coloană.

  4. Introduceți numele coloanei, de exemplu Client, apoi, sub Tipuri de coloană, faceți clic pe Date externe.

  5. Sub Tip de conținut extern, faceți clic pe Selector pentru tip de conținut extern, apoi selectați elementul corespunzător din lista de tipuri de conținut extern, de exemplu Client.

  6. Decideți cum doriți să gestionați acțiunile definite pentru tipul de conținut extern, efectuând una sau mai multe dintre următoarele:

    • Pentru a afișa un meniu de una sau mai multe acțiuni, faceți clic pe Afișare meniu de acțiuni.

    • Pentru a face coloana de date externă să efectueze acțiunea implicită atunci când este selectată, faceți clic pe Creare link între coloană și acțiunea implicită a tipului de conținut extern.

  7. Sub Adăugați o coloană pentru a afișa fiecare dintre aceste câmpuri suplimentare, faceți clic pe Selectare totală câmpuri sau selectați unul sau mai multe nume de câmpuri specifice, de exemplu NumeFirmă și TelefonFirmă.

Începutul paginii

Crearea unui șablon Word pentru a afișa datele externe în controale de conținut

  1. În biblioteca de documente SharePoint, faceți clic pe Bibliotecă > Setări bibliotecă.

  2. Sub Setări generale, faceți clic pe Setări complexe.

  3. În secțiunea Șablon document, sub URL șablon, faceți clic pe Editare șablon.

  4. După ce se deschide Word 2013, pentru a afișa sau a ascunde Panoul Informații document, pe fila Dezvoltator, în grupul Șabloane, faceți clic pe Panou document, bifați sau debifați Se afișează întotdeauna panoul Informații document pentru documentul deschis și salvarea inițială, apoi faceți clic pe OK.

  5. Adăugați textul standard care doriți să se afișeze în toate documentele.

    De exemplu, poate doriți să adăugați un text de contract „șablon” necesar pentru o ofertă de vânzări.

  6. Pe fila Inserare, în grupul Text, faceți clic pe Părți rapide, indicați spre Proprietate document, apoi faceți clic pe și glisați fiecare câmp bazat pe coloane de date externe la corpul documentului sub formă de controale de conținut.

    De exemplu, faceți clic pe și glisați NumeClient, NumeFirmă și TelefonFirmă.

  7. Faceți clic pe fișier > Salvare, apoi ieșiți din Word 2013.

  8. În SharePoint, pe pagina Setări complexe a bibliotecii de documente, faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Crearea unui document Word și introducerea datelor

  1. În biblioteca de documente, faceți clic pe Document > Document nou.

  2. Editați și revizuiți textul standard după cum este necesar.

  3. Pentru a completa valorile corecte pentru coloanele de date externe, selectați controlul de conținut care include Selectorul de elemente date externe.

    De exemplu, selectați numele Client corespunzător, iar valorile Client, NumeFirmă și TelefonFirmă sunt completate automat.

  4. Faceți clic pe Fișier>Salvare, apoi închideți Word.

Valorile din coloana de date externe sunt salvate la documentul Word și, de asemenea, se afișează ca valori de coloană de date externe pentru documentul salvat în biblioteca de documente.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×