Notă: Acest articol și-a făcut treaba și va fi retras în curând. Pentru a preveni problemele de tip „Pagina nu a fost găsită”, eliminăm linkurile despre care știm. Dacă ați creat linkuri spre această pagină, eliminați-le și împreună vom menține un web mereu actualizat.
Cutiile poștale de site au fost utilizate de mai multe organizații ca instrument de colaborare de alegere. A fost livrat cu o cutie poștală comună pentru a vă ajuta să coordonați și să stocați e-mailul de echipă sau de proiect într-un singur loc și un site SharePoint pentru a stoca toate fișierele comune. Cu toate acestea, deoarece modul în care au colaborat oamenii s-a modificat de-a lungul anilor, clienții au solicitat o soluție care promovează o formă mai activă de colaborare. Prin urmare, am depășit cutiile poștale de site și vă încurajăm să vă deplasați la grupuri Office 365 care oferă o experiență de colaborare mult mai bogată.
Pentru mai multe informații despre această decizie, consultați dezaprobarea cutiilor poștale de site.
Grupurile din Office 365 vă permit să alegeți un set de persoane cu care doriți să colaborați și să configurați cu ușurință o colecție de resurse pentru ca aceste persoane să le partajeze. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.
Grupurile Office 365 depășesc ce oferte de cutii poștale de site și includ:
-
Acces invitați – cu cutiile poștale de site nu puteți furniza persoane din afara accesului organizației. Cu grupurile, puteți oferi oaspeților acces la conversații prin e-mail, la fișiere și chiar la Blocnotesul OneNote partajat.
-
Inbox partajat-în care să aibă loc conversațiile pe care le aveți în mod tradițional în cutia poștală. Acest Inbox partajat este pe deplin căutat, astfel încât creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Nou-veniții la grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a începe lucrul rapid cu ceea ce a fost comunicat anterior în grup.
-
Bibliotecă de fișiere partajate-grupul dumneavoastră are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii pot stoca, partaja și colabora în documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze.
-
Calendar partajat-grupul dumneavoastră primește un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimente postate în calendar, astfel încât acele evenimente să apară și în calendarele 365 Office, dacă doresc.
-
Blocnotes OneNote partajat-grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse.
-
Conținutul este detectabil-grupurile din Outlook sunt publice în cadrul organizației în mod implicit, ceea ce înseamnă că este ușor pentru alte persoane din organizație să descopere și să se asocieze sau să revizuiască materialele din grup. Dacă conținutul grupului este mai sensibil, puteți comuta grupul la privat, care ascunde conținutul de la non-membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.
-
Crearea cu autoservire-administratorii nu trebuie să fie împotmolit prin solicitări de la utilizatori pentru a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizație pot crea grupuri, consultați controlul care poate crea grupuri Office 365.
Gestionarea directorului
Menținerea directorului sub control este o problemă a fiecărui administrator. Iată câteva dintre instrumentele Office 365 Groups oferă ajutor pentru a simplifica:
-
Politicile de denumire a politicilor de denumire vă permit să definiți ce sunt și nu sunt nume acceptate pentru grupurile dvs. Ceea ce îi împiedică pe utilizatori să ofere nume profane sau interzise grupurilor. În plus, puteți aplica prefixele standard ale firmei sau sufixele la numele grupurilor.
-
Calitatea de membru dinamic-apartenența dinamică vă permite să setați apartenența la grup după regulă, care adaugă (sau elimină) membri ai grupului pe baza metadatelor (cum ar fi departamentul sau rolul) în Active Directory.
-
Apartenența la un grup ascuns-dacă aveți un motiv să doriți ca lista de membri a grupului să fie confidențială, de exemplu, dacă membrii sunt studenți, puteți să ascundeți lista de membri din părțile externe.
-
Permisiuni de creare-pot exista unele persoane din organizația dvs., care nu doriți să poată crea grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor de creare în directorul dvs.
-
Jurnalele de audit-puteți avea mai multă încredere în a permite utilizatorilor să creeze grupuri și să gestioneze apartenența la grup, deoarece jurnalele de audit ale grupurilor Office 365 vă permit să depistați cine a creat sau șters un anumit grup sau a efectuat modificări la apartenența la grup.
Gestionarea livrărilor
Gestionarea livrărilor vă oferă câteva metode de a gestiona modul în care ar trebui să fie trimise sau primite mesajele de către grup. În plus, există instrumente pentru a monitoriza fluxul acestor mesaje.
-
Trimitere ca sau trimitere în numele acestor setări permit utilizatorilor specifici să trimită mesaje de e-mail ca și cum ar fi provenit de la sau sunt în numele grupului.
-
Restricții expeditor-aceste setări vă permit să controlați persoanele cărora li se permite să trimită mesaje către grup. Grupul poate fi configurat pentru a permite mesaje de e-mail de la părțile externe, dar este posibil să doriți să restricționați acest lucru doar la anumite părți externe.
-
Suport pentru utilizatori externi-invitând oaspeții în grupul dvs., puteți alege să le includeți în conversațiile de e-mail din grup.
-
Reguli de transport-regulile de transport funcționează pentru grupuri la fel ca în cazul Exchange. Regulile pot căuta mesaje care îndeplinesc anumite condiții și pot acționa apoi în aceste mesaje.
-
Sfaturi corespondență-sfaturi corespondență sunt mesaje informative afișate utilizatorilor în timp ce compun un mesaj. Aceștia pot ajuta la reducerea rapoarte NDR, avertizând un utilizator dacă mesajul său este posibil să meargă în afara părților sau să depășească cotele mesajelor.
-
Mai multe adrese proxy-un grup poate avea aliasuri la fel ca în cazul unei cutii poștale de utilizator. Adresele proxy suplimentare pot fi utile pentru acceptarea mesajelor trimise către acele aliasuri sau pentru a facilita ajungerea la un grup care are un nume lung sau greu de ortografiat.
-
Dimensiunea maximă trimitere/primire-aceste contingente pot contribui la reducerea problemelor cu mesajele de grup care primesc (sau trimit) mesaje extrem de mari, pentru a gestiona mai bine cerințele de stocare și lățimea de bandă.
Politici de conținut
Office 365 vă oferă, de asemenea, câteva instrumente pentru a gestiona tipul de conținut care este partajat în grupul dvs.
Instrucțiuni de utilizare -veți putea defini regulile de utilizare pentru grupurile Office 365-pentru a vă educa utilizatorii cu privire la cele mai bune practici care ajută la menținerea grupurilor efective și educarea lor în politicile de conținut intern.
Clasificarea datelor -veți putea crea un sistem de clasificare a datelor personalizabil pentru grupurile Office 365 care permit separarea grupurilor după tipul de politică (de exemplu, "Neclasificat", "confidențial corporativ" sau "top secret"). În acest mod, grupurile pot expune politicile altor tipuri de conținut din organizația dvs. Politica Extensible permite organizației să configureze un punct final care se numește de fiecare dată când este creat sau modificat un grup, apoi puteți implementa propriile politici pentru crearea sau modificarea grupurilor.
De ce facem această modificare?
Cutiile poștale de site au încurajat o formă pasivă de colaborare. Cu colaborarea devenind mai critică pentru echipele moderne, clienții noștri au solicitat din ce în ce mai mult soluții care oferă o experiență de colaborare mai activă. Prin urmare, am decis să retragem cutiile poștale de site și să promovăm utilizarea grupurilor.
Introducere în grupuri este simplă și puteți să fiți în funcțiune în doar câteva minute.
Creați un site de echipă SharePoint Online care include un grup Office 365 urmând acești pași:
-
Accesați SharePoint Online. Puteți ajunge acolo conectându-vă la portalul Office 365 la https://www.Office.com , apoi făcând clic pe lansatorul de aplicații din colțul din dreapta sus al browserului.
-
Faceți clic pe + Creare site pe pagina de pornire SharePoint și alegeți site de echipă
-
Introduceți numele noului site de echipă și descrierea în panoul care apare. Completați toate celelalte câmpuri necesare pentru organizația dvs., apoi faceți clic pe Următorul.
-
Adăugați proprietari și membri la site în următorul panou și faceți clic pe Terminare. Puteți alege să adăugați aceiași membri care au aparținut site-ului de echipă experiență clasică.
Site-ul de echipă SharePoint Online nou creat este acum gata de utilizare. Consultați crearea unui site de echipă în SharePoint Online pentru mai multe detalii.
Pentru a accesa grupurile, faceți clic pe lansatorul de aplicații și accesați corespondență. Veți găsi o filă grupuri sub foldere și se va crea un grup pentru dvs., cu același nume ca numele site-ului în SharePoint. Acest grup găzduiește cutia poștală partajată sub forma unui spațiu de conversație, fila fișiere care oferă o vizualizare rapidă a paginii documente din site-ul SharePoint, un calendar de grup și un blocnotes, care pot fi vizualizate și din site-ul SharePoint.
Acum sunteți gata să utilizați grupul.
Ce se întâmplă cu cutiile mele poștale de site existente?
Înțelegem că unii dintre dumneavoastră pot avea date critice în cutiile poștale de site de care veți avea nevoie pentru continuitatea operațiunilor. Cutiile poștale de site existente vor continua să funcționeze ca înainte pentru moment.
Ce se întâmplă dacă utilizez Project Online?
Dacă sunteți client Project Online , nu veți putea să vă conectați la site-ul de echipă SharePoint Online. Cu toate acestea, puteți continua să utilizați site-ul de echipă proiect experiență clasică care va continua să funcționeze, minus capacitatea de a crea o nouă cutie poștală de site. Dacă aveți nevoie de o soluție de corespondență împreună cu site-ul, vă recomandăm să creați un nou grup Office 365 și să îl utilizați pentru e-mail. Consultați crearea unui grup în Outlook pentru mai multe detalii.
Suntem în curs de a lucra la o soluție pe termen lung și vă vom notifica după ce vom avea o rezoluție.
Ce urmează?
Am început să lansăm instrumentele de administrare pentru entități găzduite pentru a conecta site-urile de echipă SharePoint existente la noile grupuri Office 365. Pentru mai multe informații, consultați această postare.
Mai multe informații
Vă ascultăm
Acest articol a fost actualizat ultima oară pe 10 iulie, 2018 ca rezultat al comentariilor dvs. Dacă ați găsit aceste informații utile și mai ales dacă nu, utilizați controalele de feedback de mai jos pentru a ne spune cum putem face mai bine.
