Utilizarea Microsoft Query pentru regăsirea datelor externe

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Puteți utiliza Microsoft Query pentru a regăsi date din surse externe. Utilizând Microsoft Query pentru a regăsi date din bazele de date și fișierele de firmă, nu trebuie să tastați din nou datele pe care doriți să le analizați în Excel. De asemenea, puteți să reîmprospătați automat rapoartele și rezumatele Excel din baza de date sursă originală, de fiecare dată când baza de date este actualizată cu informații noi.

Utilizând Microsoft Query, puteți să vă conectați la surse de date externe, să selectați date din acele surse externe, să importați datele respective în foaia de lucru și să reîmprospătați datele după cum este necesar pentru a menține sincronizarea datelor din foaia de lucru cu datele din sursele externe.

Tipuri de baze de date pe care le puteți accesa     Puteți regăsi date din mai multe tipuri de baze de date, inclusiv Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server și Microsoft SQL Server OLAP Services. De asemenea, puteți să regăsiți date din registre de lucru Excel și din fișiere text.

Microsoft Office furnizează drivere pe care le puteți utiliza pentru a regăsi date din următoarele surse de date:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (furnizor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Baze de date fișier text

Puteți utiliza, de asemenea, drivere ODBC sau drivere sursă de date de la alți producători pentru a regăsi informații din sursele de date care nu sunt listate aici, inclusiv alte tipuri de baze de date OLAP. Pentru informații despre instalarea unui driver ODBC sau a unui driver sursă de date care nu este listat aici, verificați documentația pentru baza de date sau contactați vânzătorul bazei de date.

Selectarea datelor dintr-o bază de date     Regăsiți datele dintr-o bază de date creând o interogare, care este o întrebare pe care o întrebați despre datele stocate într-o bază de date externă. De exemplu, dacă datele sunt stocate într-o bază de date Access, se recomandă să știți cifrele vânzărilor pentru un anumit produs după regiune. Puteți să regăsiți o parte din date selectând doar datele pentru produsul și regiunea pe care doriți să le analizați.

Cu Microsoft Query, puteți să selectați coloanele de date pe care le doriți și să importați doar acele date în Excel.

Actualizarea foii de lucru într-o operațiune     După ce aveți date externe într-un registru de lucru Excel, de fiecare dată când se modifică baza de date, puteți să reîmprospătare datele pentru a vă actualiza analiza, fără a fi necesar să creați din nou rapoartele și diagramele rezumative. De exemplu, puteți să creați un rezumat vânzări lunare și să îl reîmprospătați în fiecare lună atunci când apar noile cifre de vânzări.

Cum utilizează Microsoft Query sursele de date     După ce configurați o sursă de date pentru o anumită bază de date, o puteți utiliza oricând doriți să creați o interogare pentru a selecta și a regăsi date din acea bază de date, fără a fi necesar să tastați din nou toate informațiile de conexiune. Microsoft Query utilizează sursa de date pentru a se conecta la baza de date externă și pentru a vă arăta ce date sunt disponibile. După ce creați interogarea și returnați datele în Excel, Microsoft Query furnizează registrul de lucru Excel atât cu informațiile de interogare, cât și cu sursele de date, astfel încât să vă puteți reconecta la baza de date atunci când doriți să reîmprospătați datele.

Nomogramă cu modul în care Query utilizează sursele de date

Utilizarea Microsoft Query pentru a importa date     pentru a importa date externe în Excel cu Microsoft Query, urmați acești pași de bază, fiecare dintre ele fiind descris mai detaliat în secțiunile următoare.

Ce este o sursă de date?     O sursă de date este un set de informații stocate care permite Excel și Microsoft Query să se conecteze la o bază de date externă. Atunci când utilizați Microsoft Query pentru a configura o sursă de date, dați un nume sursei de date, apoi furnizați numele și locația bazei de date sau a serverului, tipul de bază de date și informațiile de conectare și parolă. De asemenea, informațiile includ numele unui driver OBDC sau al unui driver de sursă de date, care este un program care face conexiuni la un anumit tip de bază de date.

Pentru a configura o sursă de date utilizând Microsoft Query:

  1. Pe fila date , în grupul Preluare date externe , faceți clic pe din alte surse, apoi faceți clic pe din Microsoft Query.

  2. Efectuați una din următoarele:

    • Pentru a specifica o sursă de date pentru o bază de date, un fișier text sau un registru de lucru Excel, faceți clic pe fila baze de date.

    • Pentru a specifica o sursă de date cub OLAP, faceți clic pe fila cuburi OLAP . Această filă este disponibilă doar dacă ați rulat Microsoft Query din Excel.

  3. Faceți dublu clic pe Source> de date <New.

    -sau-

    Faceți clic pe Source> de date <New, apoi faceți clic pe OK.

    Se afișează caseta de dialog Creare sursă de date nouă .

  4. În pasul 1, tastați un nume pentru a identifica sursa de date.

  5. În pasul 2, faceți clic pe un driver pentru tipul de bază de date pe care îl utilizați ca sursă de date.

    Note: 

    • Dacă baza de date externă pe care doriți să o accesați nu este acceptată de driverele ODBC care sunt instalate cu Microsoft Query, trebuie să obțineți și să instalați un driver ODBC compatibil cu Microsoft Office de la un furnizor de la terți, cum ar fi producătorul date. Contactați vânzătorul bazei de date pentru instrucțiuni de instalare.

    • Bazele de date OLAP nu necesită drivere ODBC. Atunci când instalați Microsoft Query, driverele sunt instalate pentru bazele de date care au fost create utilizând Microsoft SQL Server Analysis Services. Pentru a vă conecta la alte baze de date OLAP, trebuie să instalați un driver sursă de date și un software client.

  6. Faceți clic pe Conectare, apoi furnizați informațiile necesare pentru a vă conecta la sursa de date. Pentru bazele de date, registrele de lucru Excel și fișierele text, informațiile pe care le furnizați depind de tipul de sursă de date pe care ați selectat-o. Este posibil să vi se solicite să furnizați un nume de conecta, o parolă, versiunea bazei de date pe care o utilizați, locația bazei de date sau alte informații specifice tipului de bază de date.

    Important: 

    • Utilizați parole puternice, care combină litere mari și mici, numere și simboluri. Parolele slabe nu combină aceste elemente. Parolă puternică: Y6dh!et5. Parolă slabă: Casa27. Parolele trebuie să aibă o lungime de 8 sau mai multe caractere. O frază de acces care utilizează 14 sau mai multe caractere este mai bună.

    • Este esențial să vă amintiți parola. Dacă uitați parola, Microsoft nu poate să o regăsească. Depozitați într-un loc sigur parolele pe care le notați, departe de informațiile pe care acestea le protejează.

  7. După ce introduceți informațiile necesare, faceți clic pe OK sau pe Terminare pentru a reveni la caseta de dialog Creare sursă de date nouă .

  8. Dacă baza de date are tabele și doriți ca un anumit tabel să se afișeze automat în Expertul interogare, faceți clic pe caseta pentru pasul 4, apoi faceți clic pe tabelul dorit.

  9. Dacă nu doriți să tastați numele de Log on și parola atunci când utilizați sursa de date, bifați caseta de selectare se salvează ID-ul de utilizator și parola în definiția sursei de date . Parola salvată nu este criptată. În cazul în care caseta de selectare nu este disponibilă, consultați administratorul bazei de date pentru a determina dacă această opțiune poate fi pusă la dispoziție.

    Notă de securitate: Evitați să salvați informațiile de conectare atunci când vă conectați la sursele de date. Aceste informații pot fi stocate ca text simplu, iar un utilizator rău intenționat poate accesa informațiile pentru a compromite securitatea sursei de date.

După ce terminați acești pași, numele sursei de date apare în caseta de dialog Alegere sursă de date .

Utilizarea Expertului interogare pentru majoritatea interogărilor     Expertul interogare vă ajută să selectați și să reuniți date din tabele și câmpuri diferite din baza de date. Utilizând Expertul interogare, puteți să selectați tabelele și câmpurile pe care doriți să le includeți. O asociere internă (o operațiune de interogare care specifică faptul că rândurile din două tabele sunt combinate pe baza valorilor de câmp identice) este creată automat atunci când expertul recunoaște un câmp cheie primară într-un tabel și un câmp cu același nume într-un al doilea tabel.

De asemenea, puteți utiliza Expertul pentru a sorta setul de rezultate și a face filtrarea simplă. În ultimul pas al expertului, puteți alege să returnați datele în Excel sau să rafinați în continuare interogarea în Microsoft Query. După ce creați interogarea, o puteți executa în Excel sau în Microsoft Query.

Pentru a porni Expertul interogare, efectuați pașii următori.

  1. Pe fila date , în grupul Preluare date externe , faceți clic pe din alte surse, apoi faceți clic pe din Microsoft Query.

  2. În caseta de dialog Alegere sursă de date , asigurați-vă că este bifată caseta de selectare utilizați Expertul interogare pentru a crea/edita interogări .

  3. Faceți dublu clic pe sursa de date pe care doriți să o utilizați.

    -sau-

    Faceți clic pe sursa de date pe care doriți să o utilizați, apoi faceți clic pe OK.

Lucrul direct în Microsoft Query pentru alte tipuri de interogări     Dacă doriți să creați o interogare mai complexă decât permite Expertul interogare, puteți lucra direct în Microsoft Query. Puteți utiliza Microsoft Query pentru a vizualiza și a modifica interogările pe care le creați în Expertul interogare sau puteți crea interogări noi fără a utiliza expertul. Lucrați direct în Microsoft Query atunci când doriți să creați interogări care fac următoarele:

  • Selectarea anumitor date dintr-un câmp     Într-o bază de date mare, se recomandă să alegeți unele dintre datele dintr-un câmp și să omiteți datele de care nu aveți nevoie. De exemplu, dacă aveți nevoie de date pentru două dintre produsele dintr-un câmp care conține informații pentru mai multe produse, puteți utiliza criterii pentru a selecta date doar pentru cele două produse dorite.

  • Regăsirea datelor pe baza unor criterii diferite de fiecare dată când se execută interogarea     Dacă trebuie să creați același raport Excel sau un rezumat pentru mai multe zone din aceleași date externe, cum ar fi un raport de vânzări separat pentru fiecare regiune, puteți crea un interogare cu parametri. Atunci când se execută o interogare cu parametri, vi se solicită o valoare de utilizat ca criteriu atunci când interogarea selectează înregistrările. De exemplu, o interogare cu parametri vă poate solicita să introduceți o anumită regiune și să reutilizați această interogare pentru a crea fiecare dintre rapoartele de vânzări regionale.

  • Asocierea la date în moduri diferite     Asocierile interioare pe care le creează Expertul interogare sunt cele mai comune tipuri de asocieri utilizate în crearea interogărilor. Uneori, totuși, doriți să utilizați un alt tip de asociere. De exemplu, dacă aveți un tabel de informații despre vânzările de produse și un tabel de informații despre clienți, o asociere internă (tipul creat de Expertul interogare) va împiedica recuperarea înregistrărilor clienților pentru clienții care nu au efectuat o achiziție. Utilizând Microsoft Query, puteți să vă asociați la aceste tabele pentru ca toate înregistrările clienților să fie regăsite, împreună cu datele despre vânzări pentru acei clienți care au efectuat achiziții.

Pentru a porni Microsoft Query, efectuați pașii următori.

  1. Pe fila date , în grupul Preluare date externe , faceți clic pe din alte surse, apoi faceți clic pe din Microsoft Query.

  2. În caseta de dialog Alegere sursă de date , asigurați-vă că este debifată caseta de selectare utilizați Expertul interogare pentru a crea/edita interogări .

  3. Faceți dublu clic pe sursa de date pe care doriți să o utilizați.

    -sau-

    Faceți clic pe sursa de date pe care doriți să o utilizați, apoi faceți clic pe OK.

Reutilizarea și partajarea interogărilor     În Expertul interogare și în Microsoft Query, puteți să salvați interogările ca fișier. dqy pe care să îl modificați, să-l reutilizați și să îl partajați. Excel poate deschide fișiere. dqy direct, care vă permite sau altor utilizatori să creeze intervale de date externe suplimentare din aceeași interogare.

Pentru a deschide o interogare salvată din Excel:

  1. Pe fila date , în grupul Preluare date externe , faceți clic pe din alte surse, apoi faceți clic pe din Microsoft Query. Se afișează caseta de dialog Alegere sursă de date .

  2. În caseta de dialog Alegere sursă de date , faceți clic pe fila interogări .

  3. Faceți dublu clic pe interogarea salvată pe care doriți să o deschideți. Interogarea se afișează în Microsoft Query.

Dacă doriți să deschideți o interogare salvată și Microsoft Query este deja deschisă, faceți clic pe meniul fișier Microsoft Query, apoi faceți clic pe Deschidere.

Dacă faceți dublu clic pe un fișier. dqy, Excel se deschide, rulează interogarea, apoi inserează rezultatele într-o foaie de lucru nouă.

Dacă doriți să partajați un rezumat sau un raport Excel care se bazează pe date externe, puteți oferi altor utilizatori un registru de lucru care conține o zonă de date externe sau puteți crea o șablon. Un șablon vă permite să salvați Rezumatul sau raportul fără a salva datele externe, astfel încât fișierul să fie mai mic. Datele externe sunt regăsite când un utilizator deschide șablonul de raport.

După ce creați o interogare fie în Expertul interogare, fie în Microsoft Query, puteți să returnați datele într-o foaie de lucru Excel. Datele devin apoi zonă de date externe sau raport PivotTable pe care le puteți formata și reîmprospăta.

Formatarea datelor regăsite     În Excel, puteți să utilizați instrumente, cum ar fi diagrame sau subtotaluri automate, pentru a prezenta și a rezuma datele regăsite de Microsoft Query. Puteți să formatați datele și formatarea este reținută atunci când reîmprospătați datele externe. Puteți să utilizați propriile etichete de coloană în locul numelor de câmp și să adăugați automat numere de rânduri.

Excel poate formata automat datele noi pe care le tastați la sfârșitul unei zone pentru a se potrivi cu rândurile anterioare. Excel poate, de asemenea, să copieze automat formulele care au fost repetate în rândurile anterioare și să le prelungească în rânduri suplimentare.

Notă: Pentru a fi extinsă la rânduri noi din zonă, formatele și formulele trebuie să apară în cel puțin trei din cele cinci rânduri anterioare.

Puteți să activați această opțiune (sau să dezactivați din nou) în orice moment:

  1. Faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Complex.

    În Excel 2007: faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton Office , faceți clic pe Opțiuni Excel, apoi faceți clic pe categoria Complex .

  2. În secțiunea Opțiuni de editare , bifați caseta de selectare Extindere formate și formule de date . Pentru a dezactiva din nou formatarea zonei de date automate, debifați această casetă de selectare.

Reîmprospătarea datelor externe     Atunci când reîmprospătați date externe, veți executa interogarea pentru a regăsi orice date noi sau modificate care se potrivesc specificațiilor. Puteți să reîmprospătați o interogare atât în Microsoft Query, cât și în Excel. Excel oferă mai multe opțiuni pentru reîmprospătarea interogărilor, inclusiv reîmprospătarea datelor de fiecare dată când deschideți registrul de lucru și reîmprospătați-l automat la intervale de timp. Puteți continua să lucrați în Excel în timp ce se reîmprospătează datele și puteți verifica starea în timp ce datele sunt reîmprospătate. Pentru mai multe informații, consultați reîmprospătarea datelor conectate (importate).

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×