Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a trimite mesaje de e-mail în bloc

Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a trimite mesaje de e-mail în bloc

Dacă aveți un mesaj de e-mail de trimis mai multor persoane care doriți să fie personalizat pentru fiecare destinatar, utilizați îmbinarea corespondenței. Puteți să creați un set de mesaje de e-mail personalizate care sunt formatate identic și utilizează același text și aceleași elemente grafice. Doar anumite secțiuni din mesajul de e-mail variază și sunt personalizate. Îmbinarea corespondenței, spre deosebire de difuzarea unui mesaj către un grup de persoane, face fiecare destinatar al mesajului unic.

Trei fișiere în procesul de îmbinare a corespondenței, constând dintr-un document principal și o listă de expediere poștală care creează seturi de scrisori sau mesaje de e-mail, plicuri sau etichete.

Există trei documente implicate în crearea mesajelor de e-mail prin procesul de îmbinare a corespondenței:

  • Documentul principal
    Acest document este mesajul de e-mail ce conține text și elemente grafice (de exemplu o siglă sau o imagine) care sunt identice pentru fiecare versiune a documentului îmbinat.

  • Lista de expediere poștală
    Acest document conține datele care sunt utilizate pentru a introduce informații în scrisoare. Lista de expediere poștală conține, de exemplu, nume, iar documentul principal este mesajul de e-mail care va fi adresat numelor din lista dvs.

  • Documentul îmbinat
    Acest document este o combinație între documentul principal și lista de expediere poștală. Îmbinarea corespondenței preia formatarea listei de expediere poștală și o aplică în documentul principal, având ca rezultat un document îmbinat personalizat pentru fiecare persoană din lista de expediere poștală.

Pasul 1: Pregătiți documentul principal

Tastați corpul mesajului de e-mail pe doriți să-l trimiteți tuturor din Word înainte de a începe. Dacă informați persoanele cu privire la un eveniment viitor, de exemplu, includeți numele, data, ora și locația evenimentului. Aceste detalii despre eveniment sunt importante pentru toată lumea.

  • În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență > Mesaje de e-mail.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Pornire Îmbinare corespondență și lista de opțiuni disponibile pentru tipul de îmbinare care doriți să ruleze.

Pasul 2: Configurați lista de expediere poștală

Pentru a trimite mesaje de e-mail, trebuie instalat un program de e-mail compatibil cu MAPI precum Outlook sau Gmail. Dacă utilizați Outlook MAPI, asigurați-vă că versiunile dvs. de Word și Outlook sunt aceleași.

Lista de expediere poștală este sursa dvs. de date. Aceasta poate fi un director de contacte Outlook, o bază de date Access sau o listă de adrese Office. Ea conține înregistrările pe care Word le utilizează pentru a extrage informații pentru crearea mesajelor de e-mail.


Sfaturi

Pasul 3: Legați lista de expediere poștală la mesajul de e-mail

Acum este momentul să alegeți destinatarii dintr-o sursă de date (o listă de adrese). Asigurați-vă că sursa de date are o coloană pentru adrese de e-mail și că există o adresă de e-mail pentru fiecare persoană căreia îi trimiteți mesajul de e-mail.

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți o opțiune.

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, alegeți Tastarea unei noi liste și creați una.

      sau

    • Dacă lista de expediere poștală este într-o foaie de calcul Excel, o bază de date Access sau alt tip de fișier de date, alegeți Utilizarea unei liste existente. Apoi răsfoiți la lista dvs. și alegeți Deschidere.

      sau

    • Dacă utilizați persoanele de contact Outlook, selectați Alegeți dintre persoanele de contact Outlook.

  3. Selectați Fișier > Salvare ca.

  4. În caseta Nume fișier, tastați un nume de fișier, apoi alegeți Salvare.


Editarea listei de expediere poștală

Dacă trimiteți mesaje de e-mail tuturor persoanelor din lista dvs., accesați Pasul 4: Adăugați conținut personalizat la mesajul de e-mail. Dacă doriți să trimiteți mesaje de e-mail doar anumitor persoane din listă, puteți să restrângeți lista și să utilizați pașii de sub Editarea listei de expediere poștală.

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Editare listă destinatari evidențiată.

  2. Bifați numele persoanelor care doriți să primească mesajul dvs. de e-mail.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

De asemenea, puteți sorta sau filtra lista pentru a facilita găsirea numelor și adreselor.

Pasul 4: Adăugați conținut personalizat la mesajul de e-mail

Personalizați fiecare mesaj de e-mail adăugând numele și adresa persoanei respective. Cea mai bună opțiune pentru adăugarea acestor detalii este să inserați câmpuri de îmbinare în documentul principal.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    Câmp de îmbinare Inserare bloc adrese

  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, alegeți un format pentru numele destinatarului, așa cum va apărea în mesajul de e-mail.

    Opțiuni bloc de adrese

  3. Alegeți OK pentru a insera câmpul de îmbinare.

  4. În grupul Scriere și inserare, alegeți Linie de salut.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Linie de salut evidențiată.

  5. În caseta de dialog Inserare linie de salut, alegeți formatul pe care doriți să-l utilizați.

  6. Alegeți OK pentru a insera câmpul de îmbinare.

  7. Alegeți Fișier > Salvare pentru a păstra mesajul de e-mail.

    Notă : Va trebui să formatați manual mesajul de e-mail după ce inserați câmpuri.

Puteți adăuga și alte câmpuri din sursa de date la mesajul de e-mail. Pentru mai multe informații, consultați Inserarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței.

Verificarea numelor câmpurilor de îmbinare

    Asigurați-vă că Word găsește numele și adresele în lista dvs. de expediere poștală.

    1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Potrivire câmpuri.

      Sfat : Câmpuri îmbinare poate fi, de asemenea, deschisă din caseta de dialog Inserare bloc adresă pe care ați utilizat-o pentru a adăuga un bloc de adrese în documentul principal.

    2. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, verificați dacă numele titlurilor de coloană pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală se potrivesc cu câmpurile de înregistrare care apar în listă.

      Caseta de dialog Potrivire câmpuri

      Notă : Sunt două coloane în caseta de dialog. Coloana din stânga este o listă de nume comune dintr-o înregistrare de afaceri, de exemplu. Coloana din dreapta este numele de câmp pentru numele comun care este asociat cu un titlu de coloană din fișierul sursă de date.

    3. Alegeți una dintre următoarele variante:

      • Dacă numele de câmp afișate corespund titlurilor de coloană pe care le-ați utilizat pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală, nu faceți nimic.

        sau

      • Dacă într-un nume de câmp care vă așteptați să corespundă unui titlu de coloană din sursa de date apare (nepotrivit), selectați săgeata verticală și alegeți numele de câmp din sursa de date a listei de expediere poștală. Repetați după cum este necesar.

    4. Alegeți OK.


    Formatarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței

    Pentru a modifica fontul, dimensiunea sau spațierea conținutului îmbinat, selectați numele câmpului de îmbinare și efectuați modificările dorite.

    1. În fila Corespondență, în grupul Examinare rezultate, alegeți Examinare rezultate pentru a comuta înapoi de la rezultatele îmbinării la câmpurile de îmbinare a corespondenței din scrisoarea dvs.

      În Word, pe fila Corespondență, grupul Examinare rezultate.

    2. Alegeți numele câmpului de îmbinare.

      Câmp Bloc adresă selectat

    3. În fila Pornire, alegeți fontul și dimensiunea de font pe care doriți să le utilizați.

      În Word, pe fila Pornire, în grupul Font, alegeți un font și o dimensiune de font.

    4. În fila Aspect pagină (Word 2013) sau fila Aspect (Word 2016), alegeți spațierea paragrafelor dorită.

      În Word, pe fila Aspect, în grupul Paragraf, setați spațierea.

      Notă : Deoarece Word tratează fiecare linie dintr-un bloc de adrese ca paragraf, se recomandă să reduceți spațierea dintre linii.

Pasul 5: Previzualizați și terminați

După adăugarea câmpurilor de îmbinare la documentul principal, sunteți gata să examinați rezultatele îmbinării. Dacă examinarea vă mulțumește, terminați îmbinarea.

  1. Alegeți Examinare rezultate, apoi butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a vă asigura că numele și adresele din corpul scrisorii arată cum trebuie.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând grupul Examinare rezultate.

    Sfat :  Pentru a merge la începutul listei, alegeți butonul de înregistrare Primul Butonul Prima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței și pentru a merge la sfârșitul listei, alegeți butonul de înregistrare Ultimul Butonul Ultima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței .

  2. Alegeți Terminare și îmbinare > Trimitere mesaje de e-mail.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Terminare și îmbinare evidențiată.

  3. În caseta Către, alegeți numele coloanei de adrese de e-mail din listă.

    Notă : Word trimite un mesaj individual către fiecare adresă de e-mail. Nu puteți adăuga alți destinatari în Cc sau Cci și nu puteți adăuga atașări la mesajul de e-mail.

  4. În caseta Linie de subiect, tastați o linie de subiect pentru mesaj.

  5. În caseta Format, alegeți HTML (setare implicită) sau Text simplu pentru a trimite documentul sub formă de corp al mesajului de e-mail.

    Important : Dacă trimiteți mesajul de e-mail ca Text simplu, documentul principal nu va conține formatări de text sau elemente grafice.

  6. De sub Trimitere înregistrări, alegeți una dintre următoarele:

    • Acceptați setarea implicită pentru a îmbina și a trimite Toate înregistrările.

      sau

    • Alegeți Înregistrare curentă și doar înregistrarea vizibilă pe ecran va fi trimisă în mesaj.

      sau

    • Alegeți ultima opțiune și în caseta De la introduceți numărul înregistrării cu care va începe îmbinarea, iar în caseta Către introduceți numărul înregistrării cu care se va termina îmbinarea.

      Notă : Mesajul de e-mail nu poate fi trimis unei persoane cu un număr de înregistrare care nu există în intervalul De la-Către.

  7. Alegeți OK pentru a rula îmbinarea corespondenței.

Pasul 6: Salvați mesajul personalizat

Salvați mesajul de e-mail dacă plănuiți să-l mai utilizați pentru altă îmbinare de corespondență.

Când salvați documentul principal, salvați și conexiunea lui la sursa de date pe care ați ales-o. La următoarea deschidere a documentului principal, Word vă solicită să alegeți dacă păstrați conexiunea la sursa de date.

  • Dacă alegeți Da, documentul se deschide afișând informații îmbinate cu prima înregistrare.

  • Dacă alegeți Nu, conexiunea dintre documentul principal și sursa de date se întrerupe. Documentul principal al mesajului de e-mail devine un document standard Word.

Consultați și

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×