Utilizați îmbinarea de corespondență pentru a crea și a trimite în bloc mesaje de e-mail, etichete și plicuri

Utilizați îmbinarea de corespondență pentru a crea și a trimite în bloc mesaje de e-mail, etichete și plicuri

Organizațiile comunică cu clienții în cadrul operațiunilor zilnice. Comunicarea poate lua diferite forme, printre care scrisori de întâmpinare, anunțuri speciale, e-mailuri de mulțumire și facturi. Caracteristica de îmbinare a corespondenței din Word poate ajuta organizațiile să producă mai eficient diferite forme de comunicare scrisă.

Cu procesul de îmbinare a corespondenței, organizația dvs. poate crea un set de scrisori sau mesaje de e-mail personalizate, de trimis către persoanele de contact profesionale. Fiecare scrisoare sau e-mail poate include conținut standard și particularizat. De exemplu, puteți alege să salutați fiecare destinatar pe nume, să utilizați adresa poștală sau să adăugați informații unice, cum ar fi numărul de membru. Toate informațiile utilizate pentru a particulariza scrisoarea sau e-mailul sunt luate din intrările din sursa de date, care poate fi o listă de expediere poștală.

Folosind o combinație între scrisoare sau e-mail și o listă de expediere poștală, puteți crea un document de îmbinare a corespondenței care trimite corespondență în masă anumitor persoane sau tuturor persoanelor din lista dvs. de expediere poștală. De asemenea, puteți crea și imprima etichete poștale și plicuri utilizând îmbinarea corespondenței.

Procesul de îmbinare a corespondenței

Procesul de îmbinare a corespondenței are trei documente implicate în crearea și imprimarea scrisorilor și a mesajelor de e-mail sau a etichetelor și a plicurilor.

  • Documentul principal
    Acest document conține text și elemente grafice (de exemplu, o siglă sau o imagine) care sunt identice pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. Un exemplu de conținut identic este adresa de returnare de pe plic sau din corpul unei scrisori sau al unui mesaj de e-mail.

  • Lista de expediere poștală
    Acest document conține datele utilizate pentru a introduce informații în documentul principal. De exemplu, lista de expediere poștală conține adresele de imprimat pe etichete sau plicuri.

  • Documentul îmbinat
    Acest document este o combinație între documentul principal și lista de expediere poștală. Informațiile sunt extrase din lista de expediere poștală și inserate în documentul principal, creând documentul îmbinat (scrisoarea, e-mailul, etichetele sau plicurile) personalizat pentru diferite persoane din lista de expediere poștală.

Ce document de corespondență în masă doriți să creați?

Ce tip de listă de expediere poștală utilizați?

Word poate extrage date dintr-o varietate de surse de date pentru a efectua îmbinarea corespondenței. Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, puteți crea una în timpul îmbinării corespondenței. Iată o listă cu câteva surse de date simple pe care le puteți utiliza pentru îmbinarea corespondenței.

Acum că ați ales documentul de corespondență în masă și lista de expediere poștală este gata, mergeți mai departe și efectuați îmbinarea corespondenței, apoi trimiteți mesajul clientului.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×