Urmări comunicaţiile cu clienţii în Business Contact Manager

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

În Business Contact Manager pentru Outlook, comunicații includ nu numai mesajele de poștă electronică și jurnale de telefon, ci și informații, cum ar fi un fișier, o Oportunitatesau un proiect de firmă, care este legată la un anumit client. Elementele deveni o parte din istoricul de comunicații pentru acel client.

Acest articol descrie cum să creați și editați elemente de istoric comunicații.

Ce intenționați?

Crearea și legați elementele istoricului de comunicații

Vizualizarea și editarea elemente de istoric comunicații

Ștergerea unui element din istoric comunicații

Sortare elementele de istoric comunicații

Utilizarea unui formular de activitate de afaceri

Crearea și legați elementele istoricului de comunicații

Elemente de istoric comunicații includ mesaje de e-mail Outlook, rezervările și activitățile. Acestea includ fișiere, Proiect firmă înregistrări, activitățile de proiect, oportunități, notele de firmă și jurnalele telefonice.

Toate elementele istoric comunicații trebuie să fie legat la o înregistrare. Puteți lega elementelor existente, cum ar fi un mesaj de e-mail sau un fișier la o înregistrare, sau puteți să creați un element istoric de comunicații din într-o înregistrare. Elementul este automat legat la înregistrare.

Elementele sunt listate pe pagina istoric de înregistrare și în folderul Istoric comunicații .

Doar oportunități și proiecte de firmă sunt elementele de istoric comunicații care pot conține, de asemenea, alte elemente de istoric comunicații.

Element de istoric comunicații

Elementele de istoric comunicații care pot fi legate

Oportunitate

  • Mesaj de e-mail

  • Notă despre firmă

  • Jurnal telefon

  • Fișier

  • Activitate Outlook

  • Rezervare

Proiect firmă

  • Notă despre firmă

  • Jurnal telefon

  • Fișier

  • Activitate Outlook

  • Rezervare

Pagina istoric comunicații de conturi și contacte firmă

Conturi și contacte firmă moștenesc elementele din istoricul de comunicații de înregistrări care sunt legate la ele.

Dacă un element de istoric comunicații, cum ar fi un jurnal de telefon, este legat la un alt element din istoric comunicații, cum ar fi un proiect de firmă, jurnal telefon este listat pe pagina cu istoricul de proiect de firmă și, de asemenea, pe pagina cu istoricul de înregistrare cont sau Contact firmă care proiect firmă este legat la.

Înregistrările cont și Contact firmă, de asemenea, moștenesc activitățile proiectului înregistrărilor proiect de firmă.

Începutul paginii

Creați un element de istoric comunicații

  1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre următoarele foldere pentru a afișa spațiul de lucru:

    • Gestionare contacte.

    • Vânzări.

    • Management de proiect. (Doar pentru proiecte de firmă)

      De ce nu este listat folderul Marketing?

      În mod implicit, folderul Marketing nu conține înregistrări cont sau Contact firmă. Nu puteți adăuga un element de istoric comunicații orice activitate de marketing, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare cont sau Contact firmă.

  2. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea dorită.

    Notă : Nu puteți să adăugați un element de istoric comunicații la orice înregistrare activitate de proiect, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare cont sau Contact firmă.

  3. Faceți dublu clic pe înregistrarea la care doriți să-l legați un element nou de istoric comunicații.

  4. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.

  5. Faceți clic pe butonul nou și apoi faceți clic pe tipul de element de istoric de comunicații care doriți să îl adăugați.

    Notă : Nu puteți crea fișiere noi în Business Contact Manager pentru Outlook. Puteți lega doar fișierele existente la înregistrări. Tipuri de fișiere care să legați includ Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word și fișiere imagine. Pentru mai multe informații, consultați linkul un fișier Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, sau Word existent la o înregistrare în continuarea acestui articol.

  6. Completați formularul pentru pe element nou, apoi faceți clic pe salvare și închidere sau trimiteți mesajul de e-mail.

    Elementul este listat pe pagina istoric .

    Sfat : Fișiere din istoricul de comunicații sunt legate, mai degrabă decât stocate în baza de date Business Contact Manager. Dacă partajați baza de date și un utilizator nu are acces la rețea și trebuie să acceseze fișierele care se află în istoricul de comunicații, atașați fișierele în secțiunea Comentarii , mai degrabă decât legarea fișierele la istoricul de comunicații. Rețineți că limita de dimensiune bază de date este 4 GB și fișierele care sunt atașate mări dimensiunea bazei de date.

Începutul paginii

Legarea elementelor existente istoric de comunicații la înregistrările

Notele de firmă, jurnalele telefonice, mesajele de e-mail, rezervări, activități și fișiere poate fi legat la mai multe înregistrări.

Oportunități poate fi legat la înregistrare doar un singur cont sau Contact firmă.

Proiecte de firmă poate fi legat la mai mult de un cont sau Contact firmă înregistrări, dar numai una dintre conturi sau contacte firmă poate fi înregistrarea principală.

Activitățile de proiect poate fi legat la o singură înregistrare proiect firmă.

Puteți să modificați înregistrarea oricare dintre elementele din istoricul de comunicații legate la. Pentru mai multe informații, consultați vizualizare și editare elemente din istoric comunicații în continuarea acestui articol.

Legarea unui mesaj de poștă electronică Outlook existent, o rezervare sau o activitate la o înregistrare

  1. Deschideți element Outlook care doriți să-l legați la o înregistrare.

  2. Pe panglică, în grupul firmă , faceți clic pe Legare la înregistrare.

  3. În caseta de dialog Link la o înregistrare Business Contact Manager , în lista Tip element , faceți clic pe tipul de înregistrare pe care doriți să creați legătura elementul de.

  4. În lista de înregistrări, faceți clic pe o înregistrare.

    Dacă doriți să lega elementul la mai multe înregistrări, selectați aceste înregistrări.

    Cum selectez mai multe înregistrări?

    Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  5. Sub Înregistrările legate, faceți clic pe Legătură la.

    Înregistrările pe care le-ați selectat sunt listate în caseta Legătură la .

    Sfat : Pentru a lega un element Outlook pentru diferite tipuri de înregistrări, faceți clic pe tipul de înregistrare în lista Tip element , apoi faceți clic pe înregistrare.

  6. Faceți clic pe OK.

    Sfat : Pentru a vă asigura că toate mesajele de e-mail către sau de la un cont sau Contact firmă sunt incluse în istoricul de comunicații al o înregistrare, în Outlook, faceți clic dreapta pe un mesaj de e-mail pe care doriți să îl legați la înregistrare și apoi faceți clic pe Legare și urmărire. Pentru informații despre cum să legați automat mesajele de poștă electronică la înregistrări, consultați Legare și urmărire mesajele de poștă electronică în Business Contact Manager.

Notă : Nu există nicio indicator pentru a vă spune că un mesaj de e-mail, o rezervare sau o activitate este legat la o înregistrare. Puteți face clic pe butonul de Legare la înregistrare în elementul Outlook pentru a vedea dacă elementul este legat și înregistrările pe care elementul este legat la.

Începutul paginii

Legarea unui fișier Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher sau Word existent la o înregistrare

  1. În Excel, PowerPoint, Publisher sau Word, deschideți fișierul pe care doriți să-l legați la o înregistrare.

  2. Faceți clic pe fila Fișier.

  3. Faceți clic pe fila Business Contact Manager , și apoi faceți clic pe butonul de Legare la înregistrare .

  4. În caseta de dialog Legare la înregistrare Business Contact Manager , în lista de foldere , faceți clic pe tipul de înregistrare pe care doriți să legați fișierul.

  5. În lista de înregistrări, faceți clic pe o înregistrare.

    Dacă doriți să legați fișierul la mai multe înregistrări, selectați aceste înregistrări.

Cum selectez mai multe înregistrări?

Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  1. Sub Înregistrările legate, faceți clic pe Legătură la.

    Înregistrările pe care le-ați selectat sunt listate în caseta Legătură la .

  2. Faceți clic pe OK.

    Pentru mai multe informații, consultați linkul unui fișier la o înregistrare Business Contact Manager.

Începutul paginii

Vizualizarea și editarea elemente de istoric comunicații

Puteți vizualiza și edita elementele istoric comunicații pe pagina cu istoricul de comunicații a unei înregistrări sau în folderul Istoric comunicații . Editabile elemente includ activități, rezervări, notele de firmă și jurnalele telefonice. Mesajele de poștă electronică nu poate fi editată.

  1. Alegeți una dintre următoarele:

    Deschideți o înregistrare

    1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre următoarele foldere pentru a afișa spațiul de lucru:

      • Gestionare contacte.

      • Vânzări.

      • Management de proiect. (Doar pentru proiecte de firmă)

        De ce nu este listat folderul Marketing?

        În mod implicit, activitățile de marketing nu au o pagină de istoric . Nu puteți adăuga un element de istoric comunicații orice activitate de marketing, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare cont sau Contact firmă.

    2. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea dorită.

    3. Faceți dublu clic pe înregistrarea pe care are elementele de istoric de comunicații care doriți să o vizualizați.

    4. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.

      Sunt listate toate elementele din istoric comunicații care sunt legate la înregistrare.

Deschideți folderul Istoric comunicații

  1. În panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.

  2. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrările de Business pentru a-l extinde și apoi faceți clic pe Istoric comunicații.

    Notă : Elementele de istoric comunicații, care sunt legate la mai multe înregistrări apar în folderul Istoric comunicații mai multe ori. Atunci când ștergeți o copie a unui element din istoric comunicații care conține numărul de copii, alte copiilor încă sunt legate la înregistrări. Numele înregistrările legate sunt afișate în coloana Legate la folderul Istoric comunicații .

Sfat : Puteți sorta sau filtra lista pentru a vedea elementele pe care o doriți. Faceți clic pe fila Vizualizare , apoi faceți clic pe aranjare sau filtrul pe care doriți. Pentru informații despre cum să aplicați un filtru mai complexe, consultați Filtrarea înregistrărilor în Business Contact Manager.

  1. Faceți dublu clic pe elementul din istoricul de comunicații care doriți să-l editați.

  2. Efectuați modificările, apoi salvați-le.

Începutul paginii

De ce unele elemente de istoric comunicații sunt listate mai multe ori

Un element poate fi listate pe pagina istoric și în folderul Istoric comunicații mai multe ori, dacă elementul este legat la mai multe înregistrări.

Pagina cu istoricul unei înregistrări cont sau Contact firmă poate lista un element mai multe ori dacă:

  • Elementul este legat la înregistrare cont și înregistrările care sunt legate la înregistrarea cont, de asemenea, sunt legate la elementul. O înregistrare cont moștenește elementele din istoricul de comunicații de înregistrări care sunt legate la acesta.

  • Elementul este legat la înregistrare Contact firmă și o oportunitate sau proiect firmă, care este legată la Business Contact conține un link la același element de istoric comunicații. O înregistrare Contact firmă moștenește Istoricul de comunicații legate oportunități și proiecte de firmă.

Folderul Istoric comunicații listează un element mai multe ori doar dacă elementul este legat la mai multe înregistrări. Dacă un element este listat pe pagina cu istoricul de o înregistrare cont pentru ca înregistrarea cont moștenit-o, dar acel element nu este conectat direct la înregistrarea cont, elementul nu este listat în folderul Istoric comunicații ca legate la înregistrarea cont.

Dacă editați un element într-o înregistrare, elementul se modifică în toate legate de înregistrări.

Începutul paginii

Ștergerea unui element din istoric comunicații

Nu toate elementele istoric comunicații șterse se comportă în același fel.

Atunci când ștergeți o rezervare, întâlnire, mesaj de e-mail, activități sau fișier dintr-o înregistrare, elementul rămâne intactă în locația sa inițială. Puteți să legați la altă înregistrare în orice moment. O șterse rezervare, întâlnire, mesaj de e-mail sau activitate este mutat în folderul Elemente șterse în Business Contact Manager pentru Outlook.

Dacă ștergeți o rezervare, întâlnire, mesaj de e-mail sau activitate din locația sa inițială, dar nu în Business Contact Manager pentru Outlook, despre 4 KB elementului rămâne în Business Contact Manager pentru Outlook. Dacă deschideți o rezervare, întâlnire, mesaj de poștă electronică, activitate sau fișierul la care s-a șters din locația sa inițială, se afișează într-un formular de activitate de afaceri. Pentru informații, consultați utilizarea unui formular de activitate de afaceri în continuarea acestui articol.

Când ștergeți o notă firmă, oportunitate sau jurnal telefon dintr-o înregistrare, cât timp elementul nu este legat la altă înregistrare-Notă firmă real, oportunitate sau jurnal telefon este mutat în folderul Elemente șterse din Business Contact Manager pentru Outlook.

Pentru a șterge complet un element de istoric comunicații din Business Contact Manager pentru Outlook, ștergeți-l de fiecare înregistrare elementul este legat la și Goliți folderul Elemente șterse .

Notă : Numai proprietarul bazei de date să goliți folderul Elemente șterse în Business Contact Manager pentru Outlook.

Pentru mai multe informații despre ștergerea înregistrărilor, consultați ștergerea Business Contact Manager de înregistrări.

  1. În panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.

  2. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrările de Business pentru a-l extinde și apoi faceți clic pe Istoric comunicații.

  3. Faceți clic pe una sau mai multe copii ale element de istoric comunicații care doriți să îl ștergeți.

    Cum selectez mai multe înregistrări?

Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  1. Faceți clic dreapta pe elementele selectate, apoi faceți clic pe Ștergere.

    Notă : Pe o înregistrare, nu faceți clic pe butonul Ștergere care se află în grupul acțiuni , pe panglică, deoarece va șterge înregistrarea întregi, nu doar element istoric de comunicații selectat.

Următorul tabel listează elemente de istoric comunicații, iar dacă acestea sunt salvate în Business Contact Manager pentru Outlook. În cazul în care este stocat elementul în Business Contact Manager pentru Outlook doar, acesta este șters împreună cu înregistrarea cont, persoană de Contact de Business, oportunitate sau proiect firmă legat.

Tip de element din istoricul de comunicații

Salvate în
Business Contact Manager pentru Outlook doar?

Notă despre firmă

Da

Proiect firmă

Da

Activitate de proiect

Da

Oportunitate

Da

Jurnal telefon

Da

Mesaj de e-mail

Nu

Rezervare

Nu

Activitate

Nu

Fișier

Nu

Notă : Atunci când s-a golit folderul Elemente șterse , toate elementele din folderul este șters definitiv. Cu toate acestea, dacă elementul legat la o înregistrare există în altă parte ca un fișier sau Outlook rezervare, activitate sau mesaj de poștă electronică, apoi acestea pot fi legate la alte înregistrări. Jurnalele de telefon și notele de firmă sunt un caz special, pentru ca acestea să iasă singur. Acestea trebuie să fie legate la înregistrările cont, persoană de Contact de Business, oportunitate sau proiect firmă. Prin urmare, după ce acestea sunt legate la înregistrările este șters definitiv, aceste elemente nu poate fi restaurată. Pentru mai multe informații despre restaurarea elementelor șterse, consultați restaurarea unei înregistrări în Business Contact Manager.

Începutul paginii

Sortare elementele de istoric comunicații

Puteți să sortați elementele de istoric comunicații în mai multe moduri.

  1. Alegeți una dintre următoarele:

    Sortați elementele din istoric de comunicații pe pagina istoric de o înregistrare

    1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre următoarele foldere pentru a afișa spațiul de lucru:

      • Gestionare contacte.

      • Vânzări.

      • Management de proiect. (Doar pentru proiecte de firmă)

        De ce nu este listat folderul Marketing?

        În mod implicit, folderul Marketing nu conține înregistrări cont sau Contact firmă. Nu puteți adăuga un element de istoric comunicații orice activitate de marketing, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare cont sau Contact firmă.

    2. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea dorită.

    3. Faceți dublu clic pe înregistrarea care conține elementele de istoric de comunicații, pe care doriți să îl vizualizați.

    4. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.

    Sortarea înregistrărilor în folderul Istoric comunicații

    1. În panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.

    2. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrările de Business pentru a-l extinde și apoi faceți clic pe Istoric comunicații.

  2. În panglică, faceți clic pe fila Vizualizare.

  3. În grupul aranjare , faceți clic pe una dintre opțiunile disponibile:

    1. După tip sau de tip

    2. După data creării

    3. După data modificării

    4. Prin Creator

    5. Legate de la

    6. Sortare inversă

    7. Extindere/Restrângere

      Sfat : De asemenea, puteți sorta lista făcând clic pe un antet de coloană.

Notă : Sortare este reținută în timp ce înregistrarea sau folderul Istoric comunicații este deschis. Atunci când închideți înregistrare sau un folder, sortare este eliminat.

Începutul paginii

Utilizarea unui formular de activitate de afaceri

Dacă deschideți un element de istoric comunicații, cum ar fi o întâlnire, mesaj de e-mail, activități sau fișier, iar elementul nu este disponibilă, se deschide într-un formular de activitate de afaceri. Elementul inițial de istoric comunicații poate fi indisponibil fie, deoarece acesta a fost șters din locația sa inițială, sau care nu mai sunt conectate la computerul pe care se află elementul inițial.

Formularul activitate de afaceri include unele informații de bază. De exemplu, pentru mesajele de poștă electronică, include subiect, Legătură lași prima 4 kiloocteți (KO) a mesajului. Pentru un fișier, include numele de fișier, Legătură lași locația originală a fișierului.

Notă : Câmpurile care conțin informațiile din elementul inițial nu poate fi editată.

  • Subiect     Subiect sau a unui titlu de către elementul inițial.

  • Link către     O înregistrare a fost legat acest element.

  • Creat/scadență     Dată la care s-a creat elementul inițial sau scadență.

  • Trimis     Data la care a fost trimis către elementul inițial (se aplică doar la o întâlnire sau la un mesaj de e-mail).

  • Modificat     Data celei mai recente modificări s-au salvat elementul inițial.

  • Note     Prima 4 kiloocteți (KO) mesajului de e-mail, informații de bază despre întâlnire sau activitate sau locația originală a fișierului.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Au fost utile aceste informații?

Cum putem îmbunătăți?

Cum putem îmbunătăți?

Pentru a vă proteja confidențialitatea, nu includeți informații de contact în feedback. Revizuiți Politică de confidențialitate.

Vă mulțumim pentru feedback!