Urmări sau de a trata: hârtie albă

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Acest Cartea albă este parte a noastră "din linia întâi" colecție. Descrie avantajele urmărirea muncii de proiect, discută despre metode de urmărire și vă arată diferența între timp de urmărire și urmărirea progresului.

Pentru a vedea mai multe standardizare, consultați "din întâi" standardizare.

Urmărirea sau treat

Este Halloween sezon aici în America de Nord, astfel încât să considerat discuta despre ceva înfricoşător: urmărirea proiectelor. Ce? Care nu este înfricoşător ce spun? Informațiile din câmpul ar ruga să diferă.

Planificarea gestionarea nu este încă atât de comune

În multe industriale și organizații, este uimitor comune că, chiar și atunci când se creează oficială project management programe, acestea sunt la stânga într-un mod planificare doar și niciodată urmărite. Exercițiul planului și dacă trebuie să intenționați din nou. Nicăieri nu este mai frecventă decât în dezvoltare software. Pentru toate progresul am făcut în managementul de proiect din industrie software-ul, numerele de proiecte care sunt planificate doar vs cele care sunt planificate și apoi urmărite este mare. Dacă sunteți unul dintre cei care numai pentru planurile, vestea bună este, nu sunteți singur. Este incorectă news, nu sunteți singur!

Există mai multe motive pentru urmărirea proiectelor în unele industriale nu este populare. În unele industriale, de exemplu, este destul de comune ca personal care specializate în crearea ofertele sau în proiect tarife sau în proiect contractante sau în estimarea pentru a face planul original pentru proiect. Acest lucru este adevărat în numeroase medii diferite, dar vom vedea aproape întotdeauna în construcții, intens inginerie, aerospatiala/apărare și proiecte mari de inginerie/achiziții/construcție (EPC). După ce ofertei este câștigat, o echipă complet noi duce la urmărirea și livrare a proiectului. Proiecte de mare, persoanele care au creat inițial ofertei au adesea mutat pe mult timp în urmă pentru a face alte ofertele timp între crearea estimarea și închiderea contractului pot fi extinse. Proiect pe care tocmai ați acum pornește poate fi știri vechi-le. Astfel încât cei care fac în managementul de proiect nu puteți să urmăriți împotriva planul original, deoarece persoanele care au creat-o și structura de planul propriu-zis nu sunt disponibile.

Cel mai frecvent motiv furnizate pentru nu face proiect urmărirea cu toate acestea este faptul că proiectul este atât de fluide că urmărirea lucrului este prea captivant. Unele proiecte se modifică atât de rapid că doar păstrarea cu planul este o întreprindere mare. Dacă sunt cheltuieli tot timpul de actualizarea planului, există preţioase mică timp la stânga pentru a ține evidența ce au fost planificare.

Acest lucru poate avea un efect interesante, care nu este neapărat unul bun. În mediile în cazul în care managerul de proiect actualizează planul peste și peste și peste din nou bazat pe modificarea condiții, proiectul este niciodată într-adevăr târziu; niciodată într-adevăr peste buget; niciodată într-adevăr dezactivați urmărire. Cum ar putea fi? Urmă, vom actualizate pur și simplu planul acum 20 de minute și suntem direct în grafic cu unde am planificat.

Dacă vă aflați în industrie de dezvoltare software-ul și vă gândiți, care sună un pic ca Agile, ar fi exact dreapta. Ideea de management agil de proiect a fost pentru a construi și vă proiectați și să aveți livrarea a ceea ce vă creați întâmpla iterativ. Planurile noastre să ajustați consecință și am putea în orice moment, spune "clientul rapoarte care este suficient de bun. Vă puteți opri aici momentan."

Care este complet corespunzătoare pentru anumite tipuri de dezvoltare, dar pentru alte persoane, este lucrurilor visurilor. Majoritatea medii de dezvoltare software live cu același restricțiile de gestionare de proiect ca fiecare industrie alte. Avem termene limită de întâlnire, bugete să respecte și o listă fixată de domeniu pentru a livra. Să apelați acea management de proiect tradiționale. Chiar și în în primul rând Agile medii, experiența meu a fost că management agil se întâmplă într-o umbrelă de management de proiect tradiționale.

Orice stimulente la doar plan, urmărirea proiectului poartă potențiale pentru beneficiile mare. Să aruncăm o privire asupra conceptul întreaga urmărire.

Ce înseamnă de urmărire?

Poate fi credeți că urmărirea proiectelor are o definiție foarte distincte și ar fi incorecte. Cum să urmăriți un proiect depinde de cu mult obiectivele sunt. Iată câteva metode de urmărire mai comune:

Ghicească la un procent

"Ne pare aproximativ jumătate drum acolo," spune liderul echipei și vă știți care este de aproximativ 50 de procente de ce am planificat. În timp ce aceasta este urmărirea și acest lucru este mult mai bine decât nu de urmărire la toate, calitatea de date este destul de slab. Dacă am un plan pentru a termina o activitate în 10 zile și să completați raport care suntem 50 de procente, instrumente de management de proiect cum ar fi Microsoft Project și Project Server va face unele ipoteze pentru mine. Care va da seama că bazate pe date limitate au, trebuie să aveți petrecut 5 zile de efort până acum și au 5 zile de efort rămas. Poate că care este adevărată, dar ar masca de o situația în care sunteți completă 50 de procente, dar a luat 20 de zile de efort pentru a ajunge acolo și, prin urmare, probabil că aveți 20 de zile de lucru rămas.

Măsurați cât este la stânga

Acum ceva ani un film închis comedie numit "bani groapă", oferind Tom Hanks deosebite o echipă de pornire contractanții care am părea să fi efectuat. Gag rulării prin pe parcursul filmul a fost răspunsului la "Când va care se face?" "Trei săptămâni mai multe" toate contractanții zis.

Dar, urmărirea durată rămasă este o calitate mult mai bună de date decât doar logice la un procent. Durată rămasă oferă ne introducere ascuțite accent pe ceea ce este stânga pentru a obține această piesă terminat și când pot următoarea bucată care este dependentă de aceasta. Există două modalități de a gândi durată rămasă bazat pe cum ați configurat activităților. Primul este să mă gândesc la activitatea total durată rămasă. Acest lucru va fi corespunzătoare dacă am nu se concentrează pe efort necesare pentru a finaliza. Al doilea este să mă gândesc la durata rămasă sau efort necesare pentru fiecare atribuire. Acest lucru se recomandă dacă activitățile sunt determinate de resurse. Dar este fie un pas mare până la doar logice la un procent.

Măsurați cât de mult am ați petrecut

"Ați petrecut 10 zile până în prezent," este o modalitate de a examina progresul. Denumite uneori LOE sau "nivel sau efort." Nivelul de efort este o modalitate foarte bună de a examina rata efectivă inscripționare noastre dar care poartă o latură nevăzători. În partea bună a acestei metode, avem un înțelegerea mare de cât de mult am ați petrecut în această activitate până în prezent. În partea rău, nu poate fi aveți o mare înțelegerea a ceea ce a rămas de făcut. Fiind în foaia de pontaj de afaceri, ne face adesea cu organizații încercarea de a implementa această metodă. Odată, personalul nostru considerat de această metodă ca doar corespunzătoare dacă cuplat cu alte mai multe sofisticate tehnici urmărirea proiectelor dar am fost Arată care este de obicei foarte puternice pur și simplu pe propria sa. "Dacă am ar putea doar determina unde se duc timpul nostru," s-a spus de către un client, "care ar pus-ne până în prezent înaintea ceea ce le-am făcut, vom poate deveni aproape instantaneu mai eficiente." A fost dreapta prea. Am implementarea unei foi de pontaj care permise timp pentru a fi urmărite față de activitățile planificate și care efectuate doar organizațiilor foarte mult mai eficiente. Acestea au fost mai târziu să poată adăuga metode suplimentare de urmărire pentru a îmbunătăți performanța lor încă în continuare.

Vom folosi metoda valorii obținute

Metoda valorii obținute a fost dezvoltat acum 30 de ani ca o modalitate de a controla proiecte extrem de complexe, dar conceptul fundamentale este destul de simplu. Dacă facem un buget pentru o activitate, apoi indiferent cât de mult timp vom petrece, vom nu poate să câștige mai mult de 100% din buget. Obținută valoarea se concentrează pe urmărirea "fizic" procentul de finalizare și care este bine să unele tipuri de proiecte și nu atât de mult către alte persoane. Dacă vă aflați construirea unui drum, de exemplu, și avem 100 mile de drum pentru a construi, apoi atunci când vă aflați la milă-marker 50, suntem jumătate terminat. Dacă ați petrecut 75% de bani Noţiuni de bază care în prezent, care le-ați mare de probleme și metoda valorii obținute care va face evident. Care indică faptul că probabil că veți accesa 50% peste buget, în timp ce ați terminat.

Dacă sunteți cercetare pentru un nou medicament sau scris software-ul, apoi de măsurare fizică procentul de finalizare poate fi mult mai evaziv. Valoarea obținută persoanele au un întreg set de instrumente de modurile posibile pentru a obține la acest tip de curs de desfășurare și a le pe toate, "ponderate jaloanelor" ar fi mele preferate. Într-un mediu de management al proiectului ponderate Jalon, putem configura jaloanelor cheie de lucru și așa cum am ajunge la acea etapă, putem să câștige procentul noi au fost de acord la înainte începând jalon care ar reprezenta. Ce este mare despre această metodă este există mică dezbatere. S-a terminat jalon? Da sau nu? Dacă nu, care le-ați obținută nimic. Dacă da, ați obținută acest procent.

Proiect fildeş Snow

Chiar dacă utilizați unul dintre aceste metode, una dintre lucrurile pe care ar trebui să Feriți-vă de este ceea ce pot apela proiect "Fildeş Snow". Aceste proiecte avansa aproape instantaneu la 99,97% terminat și apoi rămâne blocat acolo pentru restul de timp.

Cum va apărea toate aceste lucruri?

Indiferent ce instrument de management de proiect le utilizând, care arată progresul este adesea un element destul de comune a ecranului. Aici am configurat o imagine din Microsoft Project care afișează o bară cu un progres de 50%:

Bară Gantt cu un progres de 50 de procente

Dacă asta e tot am de urmărire, avem cel puțin unele ideea de unde suntem condus, dar instrumentele modernă, cum ar fi Project și Project Server poate oferi atât de mult mai. Dacă am setarea unei referințe la proiect, vă veți avea posibilitatea să comparați nu doar cum activitatea este progresează, dar cum se compară cu nostru planul original.

Bară Gantt cu nivel de referință

Aici putem vedea că activitatea a fost așteptați să fie proporție de 50% și este, dar a început o săptămână dată limită. În partea dreaptă a barei de, vom vedea că am ați petrecut 50% de timp și (weekendurile luând în considerare) pe care le-am umplut 50% din bara. Dacă am avut introdus resursă lucru, vă poate au avut 80 de ore de lucru la zi și utilizează 40 de ore. Care se află pe urmărire pentru această activitate, dacă am credeți că a acestuia în izolare, dar chiar dacă activitatea poate fi progresul la ritmul și inscripționarea rată vă așteptați, este având încă un impact negativ orice activități care sunt aval.

OK, am sunt de urmărire, acum ce?

OK, deci le-am acoperit unele dintre elementele de bază. Vă aflați deja în sus 20% din managerii de gestionare calificat proiect. Serios. Acest lucru este deja mai bine decât 80% din cele acolo. Acum pentru ceva fundamentale dar potențial foarte decidenții.

Dacă x, apoi y

Ce sa spun de care este că urmărire eficiente are nevoie de o formulă consecință: Dacă x nu se întâmplă, apoi acționați y.

Aceasta este o formulă simplă, dar unul dintre cele mai dificile a-i instrui persoane din. Număr de ani, am avut privilegiu de a lucra cu o echipă de la nivel național certificată salvamari. Acestea au fost calificate, dar un lucru ar putea fi practică, dar niciodată într-adevăr a întâmpinat atunci când până când s-a întâmplat de fapt: cum elev reacţiona în caz de urgență real. Cei în armată voi explica o provocarea similare. Puteți instrui și instruirea și instruirea, dar foarte nu știți sigur cum cineva va reacţiona atunci când există o armă real în furia spre ei.

Management de proiect din fericire nu este, de obicei, o problemă de viață sau moartea, dar avem o problemă similare cu cele care urmărirea proiectelor. Știe managerul de proiect ce trebuie să facă atunci când proiectul nu este urmărirea exact așa cum planificată? Aceasta este ceva vă puteți gândi despre timp în avans. Aveți un buget de urgență de timp și/sau bani? Aveți o de comandă pentru ca acestea să obțineți autoritate să ia măsuri? Aveți un plan de comunicații pentru ca acestea să ajungă la persoanele potrivite atunci când proiectul este rulează dată limită sau nu? Și, ceea ce constituie rezultatele luarea de acțiune? Este o întârziere într-o zi în valoare escaladarea? Cum aproximativ o săptămână? Cum despre o creștere în riscul sau domeniu? Setarea unele standarde pentru acest lucru în avans să evitați deranjat mai târziu.

Secretul sau urmărire

Configurarea organizației sau proiectul pentru a implementa urmărire nu este dificilă. Practic vreodată proiect gestionare produs din industrie are unele capacitatea de a stoca progresul proiectului, dar este un aspect corporative culturale de urmărire care încă trebuie să fie luate în considerare să aibă posibilitatea de bun de succes și care este de a trage nu messenger. Multe managerii de proiect pe care am vorbit în timp express problemele care lor gestionare găsi doar vestea bună să fie acceptabilă atunci când primiți rapoartelor despre proiect.

Un număr de ani în urmă am fost într-o mare de Consiliu de o firmă mare multi naționale. Am s-au discutat impactul de instrumentul de gestionare a proiectului primește informațiile din foaia de pontaj le publica.

"Nu înțeleg," un prim-vicepresedinte spus, "ce, atunci când am primit ore foaie de pontaj, că activitățile pe care nu sunt actualizarea progresul."

"Dacă am avut o activitate de 40 de ore și să puneți 40 de ore de efort din foaia de pontaj în acea activitate, ceea ce să vă așteptați rezultat pentru a fi?" Se cere.

VP uitat la confuz la întrebare.

"Ați așteptat să fie finalizate," zise.

"Dar ce se întâmplă dacă nu este?" Am primit răspuns.

"Nu înțeleg," spus acum deranjat VP. "Dacă este o activitate 40 de ore și ce a făcut 40 de ore de lucru, atunci acesta trebuie să fie peste."

Nu am fost sigur ce să răspundeți la care, dar din fericire am a fost salvat de șeful grupul de proiect care vi se solicită să vorbiți la VP în afara pentru un moment și explicate probabil că activitatea nu urmează întotdeauna planul.

Noţiuni de gestionare pentru a înțelege că acestea pot face mai mare impact atunci când proiectul nu duc ca planificată este ceva care poate oferi foarte mare beneficiile doar cât de mult managementul pe insistenţa că toate proiectul trebuie să raportarea progresului conform planului poate fi crippling.

Urmărirea proiect poate fi un tratament nu doar pentru cei care să-l gestioneze, ci și pentru întreaga organizație.

Despre autor

Chris Vandersluis este preşedintele și Montreal, Canada-baza HMS Software, un partener Microsoft certificate. El are un grad economie din McGill studenți și peste 30 de ani experiență în automatizare sisteme de control al proiectului. Este un membru îndelungată de Project Management Institutului (PMI) și a ajutat găsit Montreal, Toronto și Quebec capitole de Microsoft Project grup de utilizatori (MPUG). Publicații pentru care a scris Chris include revista Fortune, intens construcții News, Computing Canada revista și PMI pe PMNetwork și el este un cronicar regulate pentru orele de proiect. El învață Advanced Management de proiect la Universitatea McGill și adesea speaks la funcțiilor de management de proiect de asociere din America de Nord și din întreaga lume. HMS software-ul este editorul de sistemul de pontaj primii pași proiect TimeControl și a fost un partener de soluții Microsoft Project din 1995.

Chris Vandersluis poate fi contactat prin e-mail la: chris.vandersluis@hms.ca

Dacă doriți să citiți mai multe articole EPM legate de Chris Vandersluis, HMS consultați EPM instrucțiuni site-ul (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×