Trimiterea mesajelor de e-mail într-un flux de lucru

Deschideți SharePoint Designer 2013, conectați-vă la un site SharePoint

SharePoint Designer 2013 se instalează ca aplicație Office 2013. Pentru a deschide SharePoint Designer 2013 și a vă conecta la un site SharePoint, urmați acești pași:

1. Pentru a deschide SharePoint Designer 2013, selectați-l din meniul Start. Selectați pictograma Start>Toate programele>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Pe pagina de pornire SharePoint Designer 2013, selectați Deschidere site.

3. Introduceți site-ul SharePoint la care doriți să vă conectați, de exemplu, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Pentru a deschide site-ul, selectați Deschidere.

5. Dacă vi se solicită, introduceți acreditările. (Dacă securitatea nu este integrată cu computerul la care v-ați conectat, vi se solicită să introduceți acreditările.) Asigurați-vă că utilizați acreditările cu care aveți acces la site-ul SharePoint.

Creați un Flux de lucru listă pe baza platformei Flux de lucru SharePoint

1. În panoul de navigare, selectați Nod Fluxuri de lucru.

2. În secțiunea Nou a filei Fluxuri de lucru, selectați lista verticală Flux de lucru listă.

3. Selectați lista pe care doriți să o asociați cu fluxul de lucru nou.

4. În caseta de dialog Creare flux de lucru listă , introduceți un nume și o descriere pentru fluxul de lucru, apoi asigurați-vă că setați Tipul de platformă la Fluxul de lucru SharePoint 2013.

5. Pentru a crea fluxul de lucru, selectați OK.

Acum că fluxul de lucru este creat, puteți adăuga Acțiuni, Condiții, Etape, Pași și Bucle pentru a vă construi fluxul de lucru. Aceste componente de flux de lucru sunt disponibile în panglica SharePoint Designer 2013.

Pentru mai multe informații despre lista disponibilă de acțiuni de flux de lucru, consultați Consultați și.

Creați acțiunea pentru a trimite un e-mail

1. Selectați Acțiuni, apoi selectați Trimiteți un mesaj de e-mail.

2. În acțiune, selectați acești utilizatori.

3. În caseta de dialog Definire mesaj de e-mail , selectați utilizatori din Utilizatorii și grupurile existente sau introduceți propria adresă de e-mail în câmpul Către.

   Note: 

   • Pentru a trimite un e-mail la o adresă de e-mail externă. trebuie să puteți regăsi informații de la serverul de e-mail respectiv.

   • Adresa Către a unui mesaj de e-mail poate fi o adresă specifică, statică (de exemplu, NORTHWINDTRADERS\junmin sau junmin@northwindtraders.com) sau o căutare de flux de lucru pentru informații variabile. Pentru mai multe informații despre utilizarea căutărilor de flux de lucru pentru a adresa dinamic mesajele de e-mail trimise din fluxul de lucru în loc să utilizați adrese statice, consultați Selectarea dinamică a utilizatorilor sau grupurilor pentru a primi mesajul.

   • Adresa de expeditor a e-mailului redat va fi întotdeauna adresa de e-mail a administratorului serverului, cu excepția cazului în care administratorul de server modifică adresa expeditorului fie pentru aplicația web curentă, fie pentru toate aplicațiile web. Pentru mai multe informații, citiți Configurarea e-mailului de ieșire pentru o aplicație web specifică.

4. În câmpul Subiect, introduceți un subiect pentru mesajul de e-mail sau pentru a defini o căutare flux de lucru la textul dorit aici, selectați Afișați legarea datelor .

   Notă: Pentru ca fluxul de lucru să se compileze corect, trebuie să efectuați unele intrări în câmpul Subiect.

5. În caseta mare de sub câmpul Subiect, introduceți sau lipiți corpul de text al mesajului de e-mail.

   

6. Selectați OK.

7. Selectați Acțiune>Salt la o etapă.

8. Selectați Sfârșit flux de lucru.

9. Selectați Publicare.

Pentru opțiuni mai complexe de modificare a conținutului mesajului de e-mail, consultați secțiunile următoare.

Începutul paginii

Utilizați o listă particularizată pentru a stoca adresele destinatarilor

Dacă destinatarii se modifică periodic, dar nu suficient de des încât să fie specificați într-un formular de inițiere de fiecare dată când pornește fluxul de lucru, puteți să creați o listă de destinatari particularizată care conține un element de listă pentru fiecare flux de lucru care face referire la acesta, apoi să creați coloane în care să stocați adresele la care trebuie trimise fiecare mesaj de e-mail din fiecare flux de lucru. Atunci când destinatarii pentru un mesaj flux de lucru se modifică, tot ce trebuie să faceți este să modificați adresele din câmpul corespunzător din elementul din Lista de destinatari pentru acel flux de lucru.

Pentru a utiliza o căutare de flux de lucru într-o listă de destinatari particularizată:

1. În browser, creați o listă particularizată, denumită Destinatari cu următoarele trei coloane:

   • Modificați numele coloanei implicite Titlu în Nume flux de lucru. Lăsați toate celelalte opțiuni așa cum este. Pentru mai multe informații despre modificarea coloanei dintr-o listă sau bibliotecă, consultați Consultați și.

   • Adăugați o coloană Persoană sau Grup, denumită Către. În această coloană, permiteți selectarea de Persoane și Grupuri, dar nu permiteți selecții multiple. Lăsați toate celelalte opțiuni așa cum este. Pentru mai multe informații despre crearea coloanei într-o listă sau într-o bibliotecă, consultați Consultați și.

   • Adăugați coloana O singură linie de text, denumită Cc. Lăsați toate celelalte opțiuni așa cum este.

2. În lista Destinatari, creați un element nou, apoi procedați astfel:

   • În câmpul Nume flux de lucru , introduceți Revizuire document, care este numele fluxului de lucru utilizat aici.

   • În câmpul Către, selectați Agendă apoi, în caseta de dialog Selectare Persoane și grupuri, selectați o singură persoană sau un singur grup căruia să îi adresați mesajele de e-mail.

   • În câmpul Cc , introduceți adresele de e-mail ale destinatarilor la care să adresați copii, separând mai multe adrese prin punct și virgulă.

3. Creați un nou flux de lucru.

4. Selectați Acțiuni, apoi selectați Trimiteți un mesaj de e-mail.

5. În Acțiune, selectați acești utilizatori.

6. În caseta de dialog Definire mesaj de e-mail , la sfârșitul casetei Către , faceți clic pe Agendă .

7. În caseta de dialog Selectare utilizatori , în lista Sau selectați din Utilizatori și grupuri existente , selectați Căutare flux de lucru pentru un utilizator, apoi selectați Adăugare.

8. În caseta de dialog Căutare persoană sau grup , selectați următoarele opțiuni:

   • Sursă de date: Destinatari sau numele listei dvs. particularizate.

   • Câmp din sursă: Către sau câmpul care conține adresa dorită în linia Către.

   • Returnare câmp ca: Nume de conectare. Acest lucru decide formatul de câmp "Către" din mesajul de e-mail.

   • Câmp: Destinatari: Nume flux de lucru

   • Valoare: Introduceți Revizuire document sau numele fluxului de lucru curent.

     

     Această căutare menționează, "Din lista Destinatari, selectați valoarea câmpului Către în care Numele fluxului de lucru este egal cu Revizuire document".

     Jumătatea de sus a casetei de dialog specifică lista și coloana; jumătatea de jos a casetei de dialog specifică rândul.

9. În caseta de dialog Căutare persoană sau grup , selectați OK.

10. În mesajul de e-mail despre asigurarea căutărilor unice, selectați OK.

11. Pentru a închide caseta de dialog Selectare utilizatori , selectați OK din nou.

12. În caseta de dialog Definire mesaj de e-mail , la sfârșitul câmpului CC, selectați Agendă .

13. În caseta de dialog Selectare utilizatori , în lista Sau selectați din Utilizatori și grupuri existente , selectați Căutare flux de lucru pentru un utilizator, apoi selectați Adăugare.

14. În caseta de dialog Definire căutare flux de lucru , selectați următoarele opțiuni:

    • Sursă de date: Destinatari sau numele listei dvs. particularizate.

    • Câmp din sursă: Cc sau câmpul care conține adresa dorită în linia Cc.

    • Returnare câmp ca: Nume de conectare. Acest lucru decide formatul de câmp "Către" din mesajul de e-mail.

    • Câmp: Destinatari: Nume flux de lucru

    • Valoare: Introduceți Revizuire document sau numele fluxului de lucru curent.

      

      Această căutare menționează, "Din lista Destinatari, selectați valoarea câmpului Cc în care Numele fluxului de lucru este egal cu Revizuire document".

15. Selectați OK și, în mesajul de avertizare, selectați OK din nou.

16. Pentru a închide caseta de dialog Selectare utilizatori , selectați OK.

Acum, când fluxul de lucru trimite acest e-mail, îl trimite la adresele listate în câmpurile Către și Cc ale elementului Revizuire document din lista de destinatari particularizată. Pentru a modifica destinatarii, pur și simplu efectuați modificările dorite în elementul de listă.

Un singur flux de lucru poate trimite mai multe mesaje de e-mail, iar mesajele de e-mail pot să nu fie trimise cu toții către aceiași destinatari. Pentru a stoca alte adrese pentru mesajele de e-mail suplimentare trimise de acest flux de lucru, puteți adăuga coloane în listă pentru a stoca celelalte adrese. În acest caz, se recomandă să denumiți coloanele „Primul mesaj către”, „Al doilea mesaj către” și așa mai departe.

Alternativ, puteți proiecta lista astfel încât să creați un element pentru fiecare mesaj de e-mail trimis de fluxul de lucru, în loc de un element pentru fiecare flux de lucru. În acest caz, asigurați-vă că numele utilizat pentru a identifica fiecare e-mail este unic, astfel încât căutările care regăsesc adresele să returneze valoarea unică dorită.

Utilizați formularul de inițializare a fluxului de lucru pentru a specifica destinatari

Dacă doriți ca destinatarii să fie specificați de fiecare dată când un flux de lucru este pornit manual, puteți să particularizați formularul de inițializare a fluxului de lucru astfel încât să colecteze adresele de la persoana care pornește fluxul de lucru. Fluxul de lucru poate să utilizeze pur și simplu adresele introduse direct sau poate să le copieze în câmpurile din elementul curent, unde vor fi încă disponibile pentru referință după ce fluxul de lucru a finalizat instanța curentă. Dacă fluxul de lucru este configurat astfel încât să pornească automat, puteți specifica adresele implicite în formularul de inițiere ori de câte ori apare o pornire automată.

Începutul paginii

Dacă elementul curent este un document dintr-o bibliotecă de documente

În exemplul de notificare de pornire a fluxului de lucru, se recomandă să furnizați un link către noul document:

1. Introduceți sau lipiți textul static în care doriți să apară linkul.

2. Selectați textul și selectați Editare hyperlink.

3. În caseta de dialog Editare hyperlink , selectați funcția (fx).

   Sfat: După ce inserați o căutare, nu o puteți glisa într-o locație nouă. (Este posibil, totuși, să „mutați” o căutare glisând alt text în jurul acesteia.) În mod similar, nu este posibil să decupați, să copiați sau să lipiți o căutare sau orice text care include o căutare.

4. În caseta de dialog Căutare șir, în câmpul Sursăde date, selectați Element curent.

5. În câmpul Câmp din sursă, selectați URL absolut codificat, apoi selectați OK.

   

Atunci când destinatarul mesajului de e-mail selectează linkul, documentul se deschide pentru vizualizare sau editare.

Dacă elementul curent este un element din listă

Atunci când creați un link la un element de listă, de exemplu, un anunț sau un eveniment de calendar, puteți alege ca linkul să deschidă fie formularul de afișare (DispForm.aspx), fie formularul de editare (EditForm.aspx) al elementului din listă.

Pentru a crea un link care deschide elementul din listă:

1. În browser, navigați la lista în care doriți să creați acest flux de lucru.

2. Deschideți elementul de listă pentru orice document existent din bibliotecă, utilizând Vizualizare element dacă doriți ca linkul să deschidă formularul de afișare sau Editare element dacă doriți ca linkul să deschidă formularul de editare.

3. Copiați adresa din bara de adrese de la început http: sau https: prin primul semn egal (=).

   

4. Textul?ID= este un parametru șir de interogare care instruiește pagina să afișeze formularul pentru orice element din lista sau biblioteca curentă care are ID-ul de listă care urmează după semnul egal (=), care, în acest exemplu, va fi ID-ul listei elementului curent, așa cum este identificat de căutarea flux de lucru.

   Notă: Dacă elementul curent este o activitate creată de una dintre cele trei acțiuni de activitate flux de lucru și dacă doriți ca linkul să deschidă formularul de activitate particularizat (și nu formularul implicit de afișare sau editare pentru lista Activități), consultați Dacă elementul curent este un formular de activitate particularizat. Pentru activitățile care nu sunt create de o acțiune activitate de flux de lucru și pentru formularele de afișare ale acelor activități create de una dintre acțiunile activitate flux de lucru, procedura curentă este tot ceea ce vă trebuie.

5. În caseta de dialog Definire mesaj de e-mail , introduceți sau lipiți textul static în care doriți să apară linkul, de exemplu - Pentru a vizualiza elementul de listă, faceți clic aici.

6. Selectați textul și selectați Editare hyperlink.

7. În caseta Editare hyperlink, pentru câmpul adresă , selectați Generator șir.

8. În caseta de dialog Generator șir , lipiți adresa.

9. Poziționați punctul de inserare direct după semnul egal (=), apoi selectați Adăugare sau Modificare căutare.

10. În caseta de dialog Căutare șir , în câmpul Sursă, selectați Element curent și, în câmpul Câmpdin sursă, selectați ID.

    

11. Selectați OK.

    Șirul final din Generatorul de șiruri ar trebui să înceapă cu http:// sau https:// și să se termine cu [%Current Item:ID%].

    Important: În timp ce căutarea ID-ului elementului curent este utilă pentru crearea de linkuri la elementul de listă curent, următoarele căutări pot prezenta erori în calea redată și nu le recomandăm pentru includerea în linkurile de e-mail: Cale, URL relativ la server, URL sursă și cale URL.

12. Selectați OK de două ori.

Linkurile vor apărea cu text albastru cu o subliniere în mesajul de e-mail.

Dacă intenționați să utilizați linkul de mai multe ori, continuați cu secțiunea următoare.

Stocați o adresă a elementului din listă ca variabilă a fluxului de lucru

Puteți să stocați URL-ul formularului de afișare sau să editați formularul unui element din listă într-o variabilă a fluxului de lucru, astfel încât să îl puteți utiliza în mai multe locații din același flux de lucru.

1. În fereastra Proiectant flux de lucru, selectați Acțiuni, apoi selectați Extragere subșir din indexul șirului.

   

2. În etapă, selectați șir, și selectați butonul puncte de suspensie [...].

3. În caseta de dialog Generator șir , lipiți porțiunea de text static a adresei URL (dar nu și căutarea ID-ului elementului curent).

   

4. Poziționați punctul de inserare după semnul egal (=), apoi selectați Adăugare sau Modificare căutare.

5. În caseta de dialog Căutare șir, în câmpul Sursăde date, selectați Element curent și, în câmpul Câmp din sursă, selectați ID.

   

6. Selectați OK.

   Căutarea este adăugată la textul din caseta de dialog.

   

7. Pentru a închide caseta de dialog Generator șir , selectați OK.

8. Selectați 0 în Pornire de la 0 și înlocuiți-l cu 1.

   Notă: Atunci când Pornire de la are o valoare mai mare decât 1, șirul final are caracterele eliminate.

9. Selectați Variabilă: subșir sau Variabilă: subșir1 în Ieșire la variabilă: subșir.

10. În listă, selectați Creați o variabilă nouă , apoi, în caseta de dialog Editare variabilă , introduceți un nume pentru variabila nouă.

11. Asigurați-vă că Tip este setat la Șir, apoi selectați OK.

12. Selectați sub acțiunea pe care tocmai ați creat-o și Adăugați acțiunea Trimiteți un e-mail la Acțiuni, apoi selectați acești utilizatori în acțiune.

13. Pentru a utiliza variabila nouă în caseta de dialog Definire mesaj de e-mail , introduceți sau lipiți textul în care doriți să apară linkul în corpul mesajului de e-mail. Selectați textul și, din meniul de formatare, selectați Editare hyperlink. Selectați butonul [fx] sau selectați butonul puncte de suspensie [...], apoi selectați Adăugare sau Modificare căutare.

14. În caseta de dialog Căutare șir, în lista de casete Sursăde date, selectați Parametri și variabile de flux de lucru.

15. În lista Câmpdin sursă , selectați Variabilă: numele variabilei, apoi selectați OK și selectați OK in caseta următoare.

    

Acum puteți insera această variabilă oriunde doriți în fluxul de lucru curent.

Începutul paginii

Sfaturi de bază pentru depanare 

Următoarea listă de întrebări poate ajuta la stabilirea cauzei unei probleme, creând un flux de lucru:

1. Puteți să creați alt tip de flux de lucru în aceeași listă? De exemplu, încercați să creați un flux de lucru de aprobare.

2. Puteți crea același flux de lucru:

   • într-o altă listă pe același site?

   • într-un alt site sub aceeași colecție de site-uri?

   • într-o altă colecție de site-uri sub aceeași aplicație web?

   • într-o altă aplicație web?

   • conectat la un alt cont?

   • utilizând alt computer?

 Sfaturi complexe pentru depanare

Dacă niciunul dintre sfaturile de depanare de bază nu ajută la stabilirea cauzei unei probleme de flux de lucru, urmați acești pași:

1. Asigurați-vă că aveți permisiunile necesare la nivel de site și de flux de lucru. Accesați Setări site>Permisiuni site>Verificați permisiunile/setările listei>Permisiuni pentru această listă și verificați dacă rezultatele Verificare permisiuni se potrivesc cu următoarele:

   1. Permisiuni minime pentru a proiecta un flux de lucru (salvare și publicare):

      1. pe site-ul SharePoint: Proiectare

      2. pe lista SharePoint: Editare

   2. Permisiuni minime pentru a porni un flux de lucru:

      1. pe site-ul SharePoint: Doar vizualizare/în citire

      2. pe lista SharePoint: Contribuire

2. Asigurați-vă că setările de e-mail de ieșire sunt setate la serverul Exchange corect.

   1. Deschideți Linie de comandă ca administrator.

   2. Rulați nslookup <Exchange adresă server>. De exemplu: nslookup exch.contoso.com

   3. Ar trebui să vedeți în rezultate adresa IP rezolvată a serverului Exchange. În caz contrar, contactați administratorul de Exchange și solicitați numele de domeniu complet (FDQN) Exchange corect.

3. Trimiteți un mesaj de e-mail aceleiași persoane utilizând funcția SendEmail a clasei SPUtility cu SharePoint Management Shell utilizând următorii pași.

   1. Deschideți Componenta de administrare SharePoint, ca administrator. (Faceți clic dreapta peSharePoint Management Shell>Executare ca administrator)

   2. Rulați următorul script. Dacă scriptul răspunde cu True și utilizatorul primește un mesaj de e-mail de la SharePoint, SMTP este configurat corect în SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Utilizând funcționalitatea SMTP, trimiteți un e-mail aceluiași utilizator de pe serverul SharePoint. Urmați pașii din Utilizați Telnet pentru a testa comunicarea SMTP.