Totul despre fluxurile de lucru de aprobare

Totul despre fluxurile de lucru de aprobare

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Fluxuri de lucru SharePoint vă poate ajuta să automatizați vă procesele de afaceri, făcându-le atât mai uniform și mai eficientă. Permite de flux de lucru SharePoint aprobare distribuiți documente și alte elemente stocate în SharePoint la una sau mai multe persoane pentru aprobare.

Pentru mai multe informații, consultați despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Important:  În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare nu este activat și nu este listat în caseta listă Selectare șablon flux de lucru a formularului de asociere. Pentru a-l face disponibil pentru utilizare, un administrator de site trebuie să îl activeze la nivelul colecției de site-uri.

Dacă tot ce trebuie să facă este finalizarea unei activități de flux de lucru aprobare    Doar defilați în jos la segmentul finalizare și extinde. Nu poate fi necesar oricare dintre celelalte segmente pentru acum.

Comparație între procesul manual și fluxul de lucru automat

Fluxurile de lucru SharePoint sunt:

  • Eficiente și consecvente    Fluxul de lucru aprobare automat direcționează document sau element, atribuie activități de revizuire și urmărește progresul acestora și trimite memento-uri și notificări atunci când este necesar. Activitate în fluxul de lucru poate fi monitorizate și ajustate dintr-o pagină centrală stare și istoricul de evenimente într-un flux de lucru rula sunt menținute pentru 60 de zile după finalizarea.

  • Mai puțin lucreze pentru dvs.    Fluxul de lucru aprobare salvează colegii dvs, atât timp cât și probleme, în același timp simplifică și standardizează procesul de aprobare.

Aceasta este diagrama unei versiuni foarte simple a fluxului de lucru Aprobare.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Informațiile din acest articol sunt prezentate în zece segmente extensibile.

Faceți clic aici pentru câteva sfaturi despre cele mai multe din acest articol

Dacă tot ce trebuie să facă este finalizarea unei activități de flux de lucru aprobare    Doar defilați în jos la segmentul finalizare și extinde. Nu poate fi necesar oricare dintre celelalte segmente pentru acum.

Dacă doriți să îl adăugați, începeți, monitorizarea, și mențineți fluxuri de lucru    Dacă deja nu sunteți familiarizat cu aceste activități, care poate fi util să lucreze pentru a trece prin acest articol, segment de segment, prima dată când acel proiectare și adăugarea unui flux de lucru. După ce v-ați familiarizat cu informațiile și aspectul de articol, veți putea să mergeți direct la segmentul trebuie pe orice vizite retur.

Aprobarea conținutului și a publicării    Este posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elemente și/sau versiuni noi ale elementelor curente să fie examinate pentru acuratețea conținutului sau pentru a vă asigura că au forma și stilul corespunzătoare înainte să devină vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acel tip de proces de examinare se numește aprobarea conținutului și puteți utiliza un flux de lucru Aprobare pentru a controla aprobarea conținutului într-o listă sau bibliotecă. (Există și un flux de lucru Aprobare publicare foarte asemănător, creat special pentru utilizarea pe site-urile SharePoint care publică pagini web pe internet.)

Informații despre imprimarea acestui articol    Acesta este un articol lung. Dacă doriți să imprimați doar segmentele selectate, asigurați-vă că doar acele segmente sunt extinse atunci când imprimați. (De asemenea, dacă doriți să includeți imaginile complete în exemplarul imprimat, imprimați cu orientare peisaj, nu cu orientare portret.)

Și câte ceva despre căutare    Înainte să căutați orice text sau element în acest articol, asigurați-vă că toate segmentele în care doriți să căutați sunt extinse.

Fluxul de lucru Aprobare este o caracteristică SharePoint care rutează un document sau alt element stocat într-o listă sau bibliotecă SharePoint către una sau mai multe persoane pentru ca acestea să-l aprobe sau să-l respingă. Fluxul de lucru automatizează, fluidizează și standardizează întregul proces.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Fluxul de lucru Aprobare de bază inclus cu produsele SharePoint funcționează ca șablon. Prin utilizarea acestui șablon, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru Aprobare la site-urile dvs. Fiecare flux de lucru pe care îl adăugați este o versiune unică a fluxului de lucru Aprobare de bază, fiecare cu propriul său mod specializat de lucru, bazat pe setările pe care le specificați atunci când îl adăugați.

Secțiunile din acest segment

  1. Ce puteți face pentru mine fluxul de lucru aprobare?

  2. Ce poate face fluxul de lucru aprobare?

  3. Cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

  4. Cum vă planificarea, adăugarea, rulați și întrețineți acest tip de flux de lucru?

1. Ce poate face pentru mine fluxul de lucru Aprobare?

  • Când adăugați pentru prima dată un flux de lucru Aprobare în listă, bibliotecă sau colecție de site-uri, puteți să specificați numărul de participanți pe care îi includeți și să precizați dacă activitățile acestora sunt atribuite una după alta (în serie) sau toate odată (în paralel). Puteți chiar și să decideți dacă împărțiți activitățile participanților în două sau mai multe etape separate și să specificați un termen-limită și/sau perioada de timp alocată pentru îndeplinirea fiecărei activități. Și de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru într-un element puteți modifica oricare dintre aceste setări.

  • Fluxul de lucru atribuie o activitate pentru fiecare participant specificat. Fiecare participant alege dintre mai multe răspunsuri posibile: să aprobe sau să respingă elementul, să solicite o modificare în element, să reatribuie activitatea sau să anuleze sau să șteargă activitatea.

  • În timp rulează fluxul de lucru puteți să monitorizați progresul și să faceți ajustări (dacă este nevoie) dintr-o pagină centrală unică Stare flux de lucru.

  • Timp de 60 de zile după încheierea fluxului de lucru, lista tuturor evenimentelor fluxului de lucru care apar în cursul rulării (sau instanței) fluxului de lucru este încă disponibilă pe pagina Stare flux de lucru, pentru referință informală.

De asemenea, puteți utiliza fluxul de lucru aprobare pentru a gestiona un proces de aprobare conținut pentru o listă sau bibliotecă. Pentru mai multe informații, consultați segmentul Control din acest articol.

2. Ce nu poate face fluxul de lucru Aprobare?

De obicei, participanților la un flux de lucru Aprobare nu li se permite să facă modificări la elementul în curs de examinare. În schimb, participanții pot solicita efectuarea anumitor modificări la element în timpul instanței fluxului de lucru. Dacă doriți să adăugați un flux de lucru în care participanții să insereze comentarii și să urmărească modificări în elementul propriu-zis, consultați articolul, Totul despre fluxurile de lucru Obținere feedback, din secțiunea Consultați și.

De asemenea, fluxurile de lucru aprobare nu sunt proiectate să colectare semnături. Dacă doriți să utilizați un flux de lucru pentru a colecta semnături într-un document Microsoft Word, un registru de lucru Microsoft Excel sau un formular Microsoft InfoPath, consultați articolultotul despre fluxurile de lucru colectare semnături, în secțiunea Consultați și .

Începutul segmentului

3. Cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

Pentru a adăuga un flux de lucru    În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupului vizitatori nu.)

Pentru a porni un flux de lucru    De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea de editare elemente pentru a porni un flux de lucru care este deja adăugate. (Grupul de membri și grupul proprietari ambele au permisiunea editare elemente în mod implicit; nu grupului vizitatori.)

Alternativ, Proprietarii pot alege să configureze fluxuri de lucru specifice, pentru ca acestea să poată fi începute doar de membrii grupului Proprietari. (Pentru a face asta, bifați caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru, pe prima pagină a formularului de asociere.)

Începutul segmentului

4. Cum planificați, adăugați, rulați și întrețineți acest tip de flux de lucru?

Acestea sunt etapele de bază:

  • ÎNAINTE de a rulează fluxul de lucru (planificarea, adăugarea, începeți)   
    Înainte de a adăuga un flux de lucru, intenționați în cazul în care doriți să adăugați o (pentru o listă sau bibliotecă unice sau pentru colecția de site-ul întreaga) și detalii despre cum va funcționa. După ce ați adăugat și ați configurat fluxul de lucru, oricine are permisiunile necesare pot porni fluxul de lucru pe un anumit element. De asemenea, puteți configura fluxul de lucru pentru a rula automat. Rulează automat poate fi activat pe baza una sau ambele dintre aceste două evenimente declanșator: când orice element este adăugat la sau create într-o listă sau bibliotecă, sau când orice element într-o listă sau bibliotecă se modifică.

  • În timp ce rulează fluxul de lucru (complet, monitorizarea, ajustarea)   
    În timp ce rulează fluxul de lucru, participanții individuali finalizați activitățile atribuite. Memento-uri automate sunt trimise participanții care nu se îndeplinesc activitate termenele limită. Între timp, progresul fluxului de lucru pot fi monitorizate dintr-o pagină centrală stare flux de lucru pentru acea anumite instanță a fluxului de lucru. Ajustări la fluxul de lucru în timp ce rulează pot fi efectuate de la acea aceeași pagină; și, dacă este necesar, fluxul de lucru pot fi anulate sau încheiate de acolo.

  • După ce rulează fluxul de lucru (revizuire, raport, modificare)   
    Când fluxul de lucru se termină, tot Istoricul acea pornire (sau instanță) pot fi examinate pentru până la 60 de zile de pe pagina stare flux de lucru. Din aceeași pagină, poate fi creat rapoartelor statistice asupra performanței de această versiune de flux de lucru. În sfârșit, dacă există vreodată tot ce doriți să modificați despre modul în care funcțiile de flux de lucru, deschideți și editați formularul de asociere pe care ați finalizat atunci când ați adăugat mai întâi fluxul de lucru.

Următoarea schemă logică ilustrează aceste stadii din perspectiva persoanei care adaugă un flux de lucru nou.

Procesul fluxului de lucru

În acest segment identificăm deciziile pe care este nevoie să le luați și informațiile pe care este necesar să le asimilați pentru a adăuga o versiune a fluxului de lucru Aprobare.

Dacă sunteți deja familiarizat cu cum să adăugați acest tip de flux de lucru, trebuie doar un memento pașii specifice, puteți să accesați direct la segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Secțiunile din acest segment

  1. Șabloane și versiuni

  2. Introducerea formularului de asociere

  3. Doisprezece întrebări cu răspuns

1. Șabloane și versiuni

Fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint funcționează ca șabloane matriță pe care se bazează fluxurile de lucru specifice individuale pe care le adăugați la liste, biblioteci și colecții de site-uri.

De fiecare dată când adăugați un flux de lucru Aprobare, de exemplu, de fapt adăugați o versiune a șablonului general al fluxului de lucru Aprobare. Dați fiecărei versiuni propriul nume și propriile setări, pe care le specificați în formularul de asociere atunci când adăugați acea anumită versiune. Astfel, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru, toate versiunile fiind bazate pe șablonul coordonator al fluxului de lucru Aprobare, însă fiecare dintre versiuni este denumită și concepută pentru modul specific în care o veți utiliza.

În această ilustrație s-au adăugat trei fluxuri de lucru bazate pe șablonul fluxului de lucru Aprobare - unul pentru toate tipurile de conținut dintr-o bibliotecă unică, unul pentru un tip de conținut unic dintr-o bibliotecă unică și unul pentru un tip de conținut unic dintr-o întreagă colecție de site-uri.

Trei fluxuri de lucru bazate pe șablonul fluxului de lucru Aprobare

Începutul segmentului

2. Introducerea formularului de asociere

Atunci când adăugați o versiune nouă a fluxului de lucru bazată pe unul dintre șabloanele incluse ale fluxului de lucru, completați un formular de asociere pentru a specifica modul în care doriți să funcționeze noua versiune.

În secțiunea următoare veți găsi o listă de întrebări care vă vor pregăti să completați formularul de asociere. Însă mai întâi acordați un moment pentru a arunca o privire formularului și câmpurilor sale.

Prima pagină a formularului de asociere

Primul formular de inițializare

A doua pagină a formularului de asociere

Formular pentru introducerea informațiilor despre rulare

Câmpurile din caseta roșie de pe a doua pagină apar, de asemenea, în formularul de inițializare, care apare de câte ori fluxul de lucru este pornit manual și poate fi editat de acolo pentru acea rulare unică.

Începutul segmentului

3. Doisprezece întrebări cu răspuns

Îndată ce aflați răspunsul la toate întrebările din această secțiune, sunteți gata să adăugați fluxul de lucru.

  1. Este acesta tipul corect de flux de lucru?

  2. O singură listă sau bibliotecă sau colecție de site-ul întreaga? și un singur tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

  3. Ce este un nume bun?

  4. Liste de activități și liste de istoric: existente sau noi?

  5. Cum (și de către cine) poate acest flux de lucru fi pornit?

  6. Tipurile de conținut care moștenesc de la acesta obțin, de asemenea, primesc acest flux de lucru?

  7. Participanții: Ce persoane, în ce ordine?

  8. Care sunt informațiile suplimentare care au nevoie participanții?

  9. Care este data scadentă a activităților?

  10. Când termină acest flux de lucru?

  11. Cine trebuie să fie notificat?

  12. Acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

01. Este acesta tipul corect de flux de lucru?

Există mai multe șabloane de flux de lucru care au cuvântul 'Aprobare' în numele lor. Acest articol se referă la șablonul de flux de lucru care apare în meniul ca aprobare-SharePoint 2010. Dacă nu sunteți sigur că acest tip de flux de lucru este cea mai bună alegere pentru dvs., face referire la segmentul aflați din acest articol. Pentru informații suplimentare despre alte șabloane de flux de lucru care sunt disponibile, consultați articolul despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint, în secțiunea Consultați și .

Începutul segmentului

02. O singură listă sau bibliotecă sau o întreagă colecție de site-uri? (și) Un singur tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

Puteți să faceți versiune nouă proprie din fluxul de lucru aprobare disponibil într-o singură listă sau bibliotecă, sau puteți să îl faceți disponibil pentru o colecție de site-ul întreg.

  • Dacă adăugați fluxul de lucru pentru o listă sau bibliotecă unice, puteți să îl configurați pentru a rula pentru toate tipurile de conținut sau pentru un singur tip de conținut.

  • Însă dacă adăugați fluxul de lucru pentru întreaga colecție de site-uri, trebuie să îl configurați pentru a rula doar pentru un tip de conținut de site unic.

Harta unei colecții de site-uri cu 3 moduri de adăugare explicate

Ce înseamnă tip de conținut?

Fiecare document sau alt element stocate într-o listă sau bibliotecă SharePoint face parte dintr-una sau alt tip de conținut. Un tip de conținut poate fi ca bază și generice ca Document sau Foaie de calcul Excelsau ca specializate ca Contract juridic sau Specificații de proiectare produs. Unele tipuri de conținut sunt disponibile în produsele SharePoint în mod implicit, dar puteți atât particularizarea acestea și puteți adăuga alte persoane pe care le creați singur.

Începutul segmentului

03. Ce înseamnă un nume bun?

Dați versiunii dvs. de flux de lucru un nume care:

  • Arată clar pentru ce se utilizează.

  • Îl deosebește clar de alte fluxuri de lucru.

Exemplu

Imaginați-vă că sunteți membrul unui grup de editori. Grupul dvs. vrea să utilizeze două fluxuri de lucru Aprobare diferite pentru a gestiona remiterile de documente din partea colaboratorilor externi:

  • Rulați primul flux de lucru pentru fiecare document remis pentru a decide dacă îl acceptați pentru procesul de editare.

  • După ce acceptați și editați un document remis, rulați al doilea flux de lucru pe schița editată pentru a decide dacă o acceptați ca variantă finală.

Puteți denumi primul flux de lucru Aprobare acceptare remitere și pe al doilea Aprobare schiță finală.

Sfat: Ca de obicei, se recomandă să stabiliți convenții de nume consistente și să vă asigurați că toți cei implicați în fluxurile dvs. de lucru cunosc acele convenții.

Începutul segmentului

04. Liste de activități și liste de istoric: existente sau noi?

Puteți să faceți ca fluxul de lucru să utilizeze lista Activități și lista Istoric implicite ale site-ului, să utilizeze alte liste existente sau să solicitați liste noi doar pentru acest flux de lucru.

  • Dacă site-ul are fluxuri de lucru numeroase sau dacă unele fluxuri de lucru implică activități numeroase, puteți solicita liste noi pentru fiecare flux de lucru. (Gestionarea listelor excesiv de lungi poate încetini performanța. Este mai rapid și mai ușor pentru sistem să mențină mai multe liste mai scurte decât una foarte lungă.)

  • Dacă activitățile și istoricul pentru acest flux de lucru conțin date sensibile sau confidențiale pe care doriți să le păstrați separat de lista Activități generală, atunci trebuie neapărat să indicați că doriți liste noi, separate pentru acest flux de lucru. (După ce adăugați fluxul de lucru, asigurați-vă că stabiliți permisiunile corespunzătoare pentru noile liste.

Începutul segmentului

05. Cum (și de către cine) poate fi pornit acest flux de lucru?

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual sau doar automat sau oricum:

  • Când porniți manual un flux de lucru Aprobare într-un anumit document sau element, apare alt formular, formularul de inițializare. Formularul de inițializare conține majoritatea setărilor de pe a doua pagină a formularului de asociere. Astfel, dacă persoana care pornește fluxul de lucru dorește să modifice oricare dintre acele setări (doar pentru instanța curentă), o poate face înainte să facă clic pe Pornire.

  • Desigur, la pornirea automată nu există ocazia unui formular de inițializare, astfel că setările implicite specificate în formularul de asociere sunt utilizate fără modificări.

Ilustrația următoare arată diferența dintre pornirea manuală și pornirea automată.

Formulare comparate pentru pornire manuală și pornire automată

Modificările pe care le efectuați în formularul de inițializare sunt aplicate numai în timpul instanța curentă a fluxului de lucru. Pentru a modifica setările implicitepermanent, a fluxului de lucru, puteți edita formularul de asociere inițial, așa cum este explicat în segmentul modificarea din acest articol.

Pornirea manuală

Dacă permiteți pornirea manuală, toți cei care au permisiunile necesare pot porni oricând fluxul de lucru în orice element eligibil.

Avantajele pornirii manuale sunt că dvs. și colegii dvs. puteți rula fluxul de lucru doar atunci când și dacă alegeți să o faceți și că de fiecare dată când îl rulați aveți ocazia să modificați unele setări utilizând formularul de inițializare.

Exemplu rapid    Dacă doriți să rulați fluxul de lucru doar în elemente care au un autor din afara echipei dvs., faptul că îl porniți doar manual îl va împiedica să ruleze automat în elemente ai căror autori sunteți dvs. și membrii echipei dvs. (Soluție alternativă: mențineți o listă sau o bibliotecă pentru elemente ale autorilor din echipa dvs. și o listă sau o bibliotecă separată pentru elemente din partea celorlalți autori. Astfel, puteți rula fluxul de lucru automat, însă doar în lista cu autori externi.)

Dezavantajul principal al pornirii manuale este acela că cineva trebuie să își amintească să ruleze fluxul de lucru de câte ori trebuie făcut acest lucru.

Pornirea automată

Puteți configura fluxul de lucru pentru a fi pornit automat de oricare dintre evenimentele următoare:

  • Cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element.

  • Un element nou este creat în sau încărcat la listă sau bibliotecă.

  • Un element stocat deja în listă sau bibliotecă se modifică.

Avantajul pornirii automate este că nimeni nu este nevoit să își amintească să pornească fluxul de lucru. Acesta rulează de câte ori are loc un eveniment declanșator.

Exemplu rapid    Dacă sunteți responsabil pentru acuratețea și caracterul corespunzător al elementelor dintr-o listă, puteți să adăugați un flux de lucru Aprobare la acea listă și să specificați că singurul participant sunteți dvs. Puteți configura fluxul de lucru pentru a porni automat de câte ori un element din listă se modifică și de câte ori se adaugă un element nou. Astfel veți rămâne întotdeauna la zi.

Două dezavantaje ale pornirii automate:

  • Nu puteți opri rularea fluxului de lucru când are loc un eveniment declanșator.

  • Nu puteți modifica setările la începutul instanței individuale.

Pentru mai multe informații despre rularea automată a fluxului de lucru aprobare ori de câte ori cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element, consultați segmentul Control din acest articol.

Începutul segmentului

06. Tipurile de conținut moștenite de la acesta obțin, de asemenea, acest flux de lucru?

Doar atunci când adăugați un flux de lucru la un tip de conținut pentru întreaga colecție de site-uri aveți opțiunea de a adăuga fluxul de lucru și la toate celelalte tipuri de conținut din colecția de site-uri care moștenește de la tipul de conținut la care adăugați fluxul de lucru.

Note

  • Operațiunea care îndeplinește toate adăugirile suplimentare poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru site-urile sau subsite-urile pentru care doriți să adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenitoare, atunci asigurați-vă că sunteți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre site-urile sau subsite-urile respective înainte de a rula această operațiune.

Începutul segmentului

07. Participanții: ce persoane, în ce ordine?

Trebuie să furnizați numele sau adresa de e-mail pentru fiecare persoană căreia i se vor atribui activități de examinare.

Una sau mai multe etape?    Puteți alege să aveți doar o etapă de revizuire activități sau să aveți mai multe etape. Dacă aveți mai mult de o etapă, etapele va fi efectuată, una după alta.

Paralel serie examinări sau?    Pentru participanții la în orice o etapă, puteți alege fie să aibă activitățile de revizuire atribuit toate în același timp (în paralel) sau să aibă activitățile de revizuire atribuit unul după altul (în serie) în ordinea în care puteți indica. Opțiunea serie poate fi util dacă, de exemplu, puteți configura fluxul de lucru pentru a încheia după prima respingere, sau dacă doriți participanți în continuare de-a lungul pentru a putea consulta Comentarii din anterioare participanții ca parte din contextul de recenzii lor.

Exemplu

Acest scenariu simplu ilustrează câteva dezavantaje ale examinărilor în mai multe etape și în serie:

Imaginați-vă că Daniel adaugă un flux de lucru Aprobare nou. Dorește ca elementul să fie examinat întâi de colegii lui Cristina și Dragoș înainte să îl examineze el. De asemenea, dorește ca fluxul de lucru să se încheie înainte de examinarea lui dacă Cristina sau Dragoș resping elementul. Daniel poate configura acest lucru în două feluri:

  • Utilizând o serie review    Daniel configurează o singură etapă serie revizuire în care cristina și de Dragoș sunt primele două participanți, el este al treilea; și el selectează opțiunea sfârșit pe prima respingere .
    În acest aranjament, ana trebuie să aprobați elementul înainte de Dragoș pe activitate este atribuită și apoi Dragoș trebuie să aprobați elementul înainte de a se atribuie daniel pe activitatea. Dacă ana respinge elementul, Dragoș și daniel nici nu vor fi atribuite unei activități; și dacă ana aprobă, dar Dragoș respinge, apoi fluxul de lucru încă se termină înainte de a vreodată este atribuită activitatea de revizuire daniel pe.
    Iată cum daniel configurează revizuirea serie lui singură etapă.
    Formular cu setarea pentru etapa în serie evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

  • Utilizând două etape    Dacă daniel dorește cristina și de Dragoș să fie atribuite sarcinile lor examinări în același timp, astfel încât Dragoș nu trebuie să așteptați ca ana să se termine înainte ca aceasta să înceapă, el să configurați două etape în fluxul de lucru: prima etapa în paralel pentru cristina și de Dragoș pe Comentarii , și a doua etapă un separate pentru doar propria revizuire. Din nou, el selectează opțiunea sfârșit pe prima respingere . A doua fază nu pornește până când se termină prima etapă; Deci din nou, dacă fie cristina sau de Dragoș respinge elementul, daniel pe revizuire va nu fi-a atribuit activitatea.
    Iată cum daniel configurează revizuirea paralel lui două etape.
    Formular cu starea pentru etapa în paralel evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

Iată diagrame pentru ambele soluții.

Flux de lucru în serie și flux de lucru în două etape, unul lângă celălalt

Participanți din afara Organizației    Există un proces speciale pentru participanții care nu sunt membre ale Organizației SharePoint, inclusiv. În acest proces, un membru al site-ului se comportă ca un proxy pentru participantul extern.

Iată o diagramă pentru acel proces:

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Atribuie o activitate pentru fiecare grup întreg sau una pentru fiecare membru al grupului?    Dacă includeți un grup adresa sau lista de distribuire între participanți flux de lucru, puteți să flux de lucru atribuiți o activitatepentru fiecare membru al grupului, sau atribuiți o activitate unică în tot grupul (dar încă trimite o notificare de care activitate unică pentru fiecare membru). Atunci când o activitate este atribuită tot grupul, apoi orice membru al grupului poate revendicarea și finalizarea acea activități unic. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Începutul segmentului

08. Care sunt informațiile suplimentare de care au nevoie participanții?

În formularul de asociere există un câmp de text unde puteți furniza instrucțiuni, detalii privind cerințele, resursele etc.

Două lucruri pe care le-ați putea include:

  • Informații despre persoana de contact, pentru cazul în care participanții întâmpină dificultăți sau au întrebări.

  • Dacă fluxul de lucru care vor atribui doar o singură activitate pentru fiecare grup sau lista de distribuire, menționați aici că un singur membru astfel fiecărui grup ar trebui să revendicarea activitatea înainte de finalizarea-l. În acest fel, alți membri ai grupului nu pierde timpul de început aceeași activitate. Veți găsi detalii despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol

Începutul segmentului

09. Care este data scadentă a activităților?

Puteți indica data scadentă a activităților fluxului de lucru într-unul sau ambele dintre următoarele moduri:

După data calendaristică    Puteți specifica o dată calendaristică unică la care se încheie toate activitățile.

  • Dacă vă configurați fluxul de lucru să pornească automat, de obicei, ar trebui să utilizați această opțiune. Aceasta este că data valoarea specificată nu va regla automat propriu-zisă în legătură cu data curentă de fiecare dată când fluxul de lucru pornește automat.

După durata activității    Puteți specifica un număr de zile, săptămâni sau luni permise până la încheierea fiecărei activități, începând cu data la care este atribuită activitatea.

  • O dată scadentă calendaristică suprascrie o durată specificată a activității. De exemplu: dacă astăzi este 10 iunie și mi se atribuie o activitate care durează trei zile, însă care are și o dată scadentă calendaristică de 11 iunie, atunci activitatea va avea drept dată scadentă 11 iunie (data scadentă calendaristică), nu 13 iunie (sfârșitul duratei de trei zile).

Începutul segmentului

10. Când termină acest flux de lucru?

Pentru a nu pierde timpul cu examinări inutile, puteți alege ca fluxul de lucru să se termine imediat (înainte de data specificată sau calculată) când are loc unul dintre aceste două evenimente:

  • Un participant respinge elementul.

  • Elementul este modificat.

Notă:  Un flux de lucru nu poate porni într-un element care se extrage momentan. Însă, după ce pornește fluxul de lucru, elementul de examinat poate fi extras pentru a-l proteja împotriva modificărilor. (Însă înainte ca acel element să fie arhivat din nou, în el nu mai poate porni alt flux de lucru.)

Începutul segmentului

11. Cine trebuie să fie notificat?

În câmpul CC de pe a doua pagină a formularului de asociere, puteți introduce numele sau adresele celor care trebuie să fie notificați de fiecare dată când pornește sau se termină acest flux de lucru.

  • Dacă introduceți aici un nume nu înseamnă că atribuiți acelei persoane o activitate a fluxului de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de început și de sfârșit fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de început și de sfârșit fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

Începutul segmentului

12. Acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

E posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elemente și/sau versiuni noi ale elementelor curente să fie examinate pentru acuratețea conținutului sau pentru a vă asigura că au forma și stilul corespunzătoare înainte să devină vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acest tip de proces de examinare se numește aprobarea conținutului.

În produsele SharePoint, puteți utiliza fluxul de lucru aprobare pentru a procesului de aprobare conținut, chiar și mai simplă și mai eficientă. Pentru mai multe informații, consultați segmentul Control aprobarea conținutului din acest articol.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați fluxul de lucru aprobare nou la listă, bibliotecă sau colecție site-uri, accesați segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

E posibil să aveți liste și biblioteci în care doriți ca elemente și/sau versiuni noi ale elementelor curente să fie examinate pentru acuratețea conținutului sau pentru a vă asigura că au forma și stilul corespunzătoare înainte să devină vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acest tip de proces de examinare se numește aprobarea conținutului.

În produsele SharePoint, puteți controla manual aprobarea conținutului, fără un flux de lucru; însă un flux de lucru SharePoint Aprobare poate să simplifice și mai mult procesul și să-l facă mai eficient.

Dacă nu v-ați familiarizat deja cu caracteristicile gestionare versiuni și aprobare conținut în produsele SharePoint, vă recomandăm să începeți cu examinarea articolelor următoare:

Există două metode prin care fluxul de lucru Aprobare poate controla procesul de aprobare a conținutului, iar fiecare este asociată cu un control unic în formularele de asociere pe care le completați atunci când adăugați pentru prima dată fluxul de lucru. Puteți utiliza fluxul de lucru pentru oricare dintre ele sau pentru ambele.

Controlarea publicării versiunilor majore

În zona Opțiuni pornire de pe prima pagină a formularului de asociere există opțiunea Porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element. Câteva lucruri de reținut:

  • Această opțiune este disponibilă doar pentru un flux de lucru Aprobare care rulează în toate tipurile de conținut dintr-o listă sau o bibliotecă unică, însă nu și pentru un flux de lucru care rulează doar în elementele unui tip de conținut unic.

  • Pentru ca această opțiune să fie disponibilă, aprobarea conținutului trebuie să fie activată pentru listă sau bibliotecă pe pagina Setări versiune, iar opțiunea Creare versiuni majore și minore (ciorne) trebuie să fie selectată pe aceeași pagină.

  • Dacă selectați această opțiune, cele două opțiuni de după ea nu mai sunt disponibile: Porniți acest flux de lucru atunci când este creat un element nou și Porniți acest flux de lucru atunci când este modificat un element.

  • Dacă selectați această opțiune, fluxul dvs. de lucru va rula automat într-un element doar atunci când cineva încearcă să publice o versiune majoră a acelui element.

  • În orice listă sau bibliotecă poate exista un singur flux de lucru Aprobare utilizat pentru aprobarea publicării versiunilor majore. Dacă încercați să desemnați un al doilea flux de lucru în aceeași listă sau bibliotecă pentru această funcțiune, vi se va solicita să alegeți doar unul dintre cele două.

Control nu se bazează pe controlul versiunilor

În zona Activare aprobare conținut de pe a doua pagină a formularului de asociere, există opțiunea Actualizați starea de aprobare după terminarea fluxului de lucru (utilizați acest flux de lucru pentru a controla aprobarea conținutului).

Această opțiune este disponibilă în formular indiferent dacă aprobarea conținutului este solicitată sau nu în listă sau bibliotecă. Oricum, valoarea din câmpul Aprobare pentru element este actualizată în funcție de rezultatul fluxului de lucru.

Utilizând această opțiune, puteți fie să:

  • Rulați întotdeauna fluxul de lucru manual, sau să

  • Selectați una sau mai multe dintre opțiunile de pornire automată de pe prima pagină a formularului de asociere, sau să

  • Permiteți atât pornire manuală, cât și pornire automată

Controlarea conținutului pentru site-uri care publică pe web

Controlarea conținutului este un proces specializat pentru site-urile care publică pagini pe web. Astfel, există un flux de lucru Aprobare publicare specializat, pentru a fi utilizat de către site-urile de publicare, împreună cu un șablon de site (denumit Site de publicare cu flux de lucru) care include o versiune a acelui flux de lucru deja particularizată pentru utilizarea în publicarea pe web.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați fluxul de lucru aprobare nou la listă, bibliotecă sau colecție site-uri, accesați segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea de fluxuri de lucru, care poate fi util să examinați segmentul aflați și a segmentului planificarea în acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Secțiunile din acest segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugați fluxul de lucru

1. Înainte de a începe

Înainte de a adăuga un flux de lucru trebuie să fie verificate două probleme:

E-mailul    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări și mementouri prin e-mail, trebuie să fie activat e-mailul pentru site-ul dvs. SharePoint. Dacă nu știți sigur dacă acest lucru a fost făcut deja, întrebați administratorul dvs. SharePoint.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită că aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci, sau colecții de site-uri. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugarea fluxului de lucru

Urmați acești pași:

  1. Deschideți lista sau biblioteca pentru care doriți să adăugați fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Afișați asociațiile fluxului de lucru de acest tip:, specificați dacă doriți ca fluxul de lucru să ruleze pentru un document, o listă sau un folder, apoi faceți clic pe Adăugați un flux de lucru.

  5. Completați prima pagină a formularului de asociere.
    (Urmează instrucțiuni Ilustrația.)

Informații de bază despre Adăugare flux de lucru cu secțiuni explicate

Explicația numărul unu

Tip de conținut

Mențineți selecția implicită ca Toate sau selectați alt tip de conținut specific.

Explicația numărul doi

Șablon

Selectați șablonul aprobare-SharePoint 2010 .

Notă: Dacă șablonul aprobare-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre setându-l activat pentru colecția site-uri sau spațiu de lucru.

Explicația numărul trei

Nume

Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei liste sau biblioteci.

Pentru sugestii despre denumirea fluxul de lucru, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Listă de activități

Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă de activități nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul cinci

History List

Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă istoric nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șase

Opțiuni pornire

Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Pentru informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

  • Notă că opțiunea porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element nu afișează Dacă adăugați fluxul de lucru pentru doar un singur tip de conținut.

  • De asemenea, rețineți că dacă selectați Porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element, cele două casete de selectare care urmează nu mai sunt disponibile.

  1. Când toate setările din acest formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  2. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Urmează instrucțiuni Ilustrația.)

    Notă: Produsele SharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni de pe a doua pagină a formularului de asociere - numerele de la unu la șapte din ilustrația următoare, de la Aprobatori până la CC - de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru, pentru a vă da posibilitatea să efectuați modificări la acele opțiuni doar pentru acea instanță.

Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă sunteți atribuirea unei activități la cineva din afara Organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre inclusiv participanți din afara Organizației, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Specificați dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Extindere grupuri

  • Pentru a atribui o singură activitate pentru fiecare membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuit lui, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare despre activitate și va avea propria activitate de terminat.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecare întregul grup care ați introdus în câmpul de atribuire , debifați acest lucru, bifați caseta. (Fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar orice un membru poate revendicarea și finalizarea activități unice în numele tot grupul. Când găsiți instrucțiuni despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare despre activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți toate instrucțiunile sau resursele suplimentare de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

  • Informații de contact.

  • Dacă este cazul, o notă despre activități unice atribuite întreaga grupuri sau distribuire liste. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și durata activităților

Specificați o dată scadentă pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități începând cu momentul în care aceasta a fost atribuită.

  • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, în general este o idee bună să lăsați câmpul Data scadentă pentru toate activitățile gol și să utilizați cele două câmpuri durată pentru a controla data scadentă. Puteți furniza oricând o dată scadentă exactă în formularul de inițializare dacă și atunci când porniți manual fluxul de lucru.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați scadentă date și când să utilizați duratele de activități, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care trebuie notificate de câte ori pornește sau se termină un flux de lucru.

  • Dacă introduceți aici un nume nu înseamnă că atribuiți o activitate a fluxului de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

Explicația numărul opt

Terminarea fluxului de lucru

Selectați oricare, ambele sau niciuna dintre aceste opțiuni.

Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul nouă

Activare aprobare conținut

Bifați această casetă dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Produsele SharePoint creează noua versiune de flux de lucru.

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea de fluxuri de lucru, care poate fi util să examinați segmentul aflați și a segmentului planificarea în acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Secțiunile din acest segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugați fluxul de lucru

1. Înainte de a începe

Înainte de a adăuga un flux de lucru trebuie să fie verificate două probleme:

E-mail    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări și mementouri prin e-mail, trebuie să fie activat e-mailul pentru site-ul dvs. Dacă nu știți sigur dacă acest lucru a fost făcut deja, întrebați administratorul dvs. SharePoint.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită că aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci, sau colecții de site-uri. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugarea fluxului de lucru

Urmați acești pași:

  1. Faceți salt la pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii Designer web, faceți clic pe Tipuri conținut site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de Site, faceți clic pe numele tipului de conținut site pentru care doriți să adăugați un flux de lucru.

    Notă:  Un flux de lucru adăugat la întreaga colecție de site-uri trebuie adăugat pentru elementele care au un conținut de site unic.

    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

    1. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, sub setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
      Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

    2. Pe pagina setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugare flux de lucru .
      Linkul Adăugare flux de lucru

    3. Completați prima pagină a formularului de asociere.
      (Urmează instrucțiuni Ilustrația.)

Pagina de configurare a fluxului de lucru

Explicația numărul unu

Șablon

Selectați șablonul aprobare-SharePoint 2010 .

Notă: Dacă șablonul aprobare-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre setându-l activat pentru colecția site-uri sau spațiu de lucru.

Explicația numărul doi

Nume

Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei colecții de site-uri.

Pentru sugestii despre denumirea fluxul de lucru, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Listă de activități

Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă de activități nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

History List

Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă istoric nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul cinci

Opțiuni pornire

Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șase

Adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut fiu?

Specificați dacă acest flux de lucru trebuie adăugat la (asociat cu) toate celelalte tipuri de conținut de site și liste care moștenesc de la acest tip de conținut.

  • Operațiunea care îndeplinește toate adăugirile suplimentare poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru site-urile sau subsite-urile pentru care doriți să adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenitoare, atunci asigurați-vă că sunteți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre site-urile sau subsite-urile respective înainte de a rula această operațiune.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  2. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Urmează instrucțiuni Ilustrația.)

    Notă: Produsele SharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni de pe a doua pagină a formularului de asociere - numerele de la unu la șapte din ilustrația următoare, de la Aprobatori până la CC - de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru, pentru a vă da posibilitatea să efectuați modificări la acele opțiuni doar pentru acea instanță.

Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care doriți să fie atribuite sarcinile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă sunteți atribuirea unei activități la cineva din afara Organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre inclusiv participanți din afara Organizației, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Specificați dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Extindere grupuri

  • Pentru a atribui o singură activitate pentru fiecare membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuit lui, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare despre activitate și va avea propria activitate de terminat.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecareîntregul grup care ați introdus în câmpul de atribuire , debifați acest lucru, bifați caseta. (Fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar orice un membru poate revendicarea și finalizarea activități unice în numele tot grupul. Când găsiți instrucțiuni despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare despre activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți toate instrucțiunile sau resursele suplimentare de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

  • Informații de contact.

  • Dacă este cazul, o notă despre activități unice atribuite întreaga grupuri sau distribuire liste. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și durata activităților

Specificați o dată scadentă pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități începând cu momentul în care aceasta a fost atribuită.

  • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, în general este o idee bună să lăsați câmpul Data scadentă pentru toate activitățile gol și să utilizați cele două câmpuri durată pentru a controla data scadentă. Puteți furniza oricând o dată scadentă exactă în formularul de inițializare dacă și atunci când porniți manual fluxul de lucru.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați scadentă date și când să utilizați duratele de activități, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care trebuie notificate de câte ori pornește sau se termină un flux de lucru.

  • Dacă introduceți aici un nume nu înseamnă că atribuiți o activitate a fluxului de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

Explicația numărul opt

Terminarea fluxului de lucru

Selectați oricare, ambele sau niciuna dintre aceste opțiuni.

Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul nouă

Activare aprobare conținut

Bifați această casetă dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Produsele SharePoint creează noua versiune de flux de lucru.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata, faceți salt la segmentul pornire din acest articol și porniți prima instanță pentru a testa noul flux de lucru.

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual, doar automat sau oricum:

  • Manual oricând, de oricine are permisiunile necesare.

  • Automat are loc un eveniment declanșator specificat. Care este, atunci când un element este adăugat la listă sau bibliotecă, și/sau un element din listă atunci când se modifică în orice mod, și/sau atunci când cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element).
    (Eveniment declanșator sau evenimente sunt specificate în prima pagină a formularului de asociere, în timpul de asociere inițial și de configurare a fluxului de lucru. Pentru mai multe informații, consultați segmentul planificarea din acest articol.)

Notă:  Un flux de lucru nu poate porni într-un element care se extrage momentan. Însă, după ce pornește fluxul de lucru, elementul de examinat poate fi extras pentru a-l proteja împotriva modificărilor. (Însă înainte ca acel element să fie arhivat din nou, în el nu mai poate porni alt flux de lucru.)

Secțiunile din acest segment

  1. Pornirea automată a fluxului de lucru

  2. Pornirea manuală a fluxului de lucru

  3. Pornirea manuală din listă sau bibliotecă

  4. Pornirea manuală dintr-un program Microsoft Office

1. Pornirea automată a fluxului de lucru

Dacă fluxul de lucru este configurat pentru a porni automat, atunci de fiecare dată când are loc un eveniment declanșator fluxul de lucru rulează pentru elementul care l-a declanșat.

Când pornește fluxul de lucru, acesta atribuie prima activitate sau primele activități și trimite o notificare despre activități către fiecare persoană. Între timp, trimite, de asemenea, și notificări de pornire (diferite de notificările de activități) către persoana care a adăugat inițial fluxul de lucru și către toate persoanele listate în câmpul CC de pe a doua pagină a formularului de asociere.

Notă: Când se adaugă un flux de lucru nou, care va porni automat, câmpul Data scadentă pentru toate activitățile în a doua pagină a formularului de asociere ar trebui, de obicei, fi lăsată necompletată, deoarece orice valoare explicite data specificată câștigat 't regla automat propriu-zisă în legătură cu data care pornește fluxul de lucru de fiecare dată. Pentru mai multe informații, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Începutul segmentului

2. Pornirea manuală a fluxului de lucru

Notă despre permisiuni    De obicei, trebuie să aveți permisiunea de editare elemente pentru a porni un flux de lucru. (În mod implicit, în grupul de membri și grupul proprietari ambele aveți această permisiune, dar nu grupului vizitatori. Cu toate acestea, un proprietar poate, de asemenea, alegeți, în funcție de flux de lucru de flux de lucru, pentru a solicita permisiunea Gestionare liste pentru persoanele care începe fluxul de lucru. Alegând această opțiune, proprietarii puteți specifica, în esență, că doar acestea și alte proprietari, puteți începe un anumit flux de lucru. Pentru mai multe detalii, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Două locuri de unde să începeți

Puteți începe fluxul de lucru manual dintr-unul dintre aceste două locuri:

  • Din lista sau biblioteca unde este stocat elementul

  • Din în elementul propriu-zis, deschis în programul Microsoft Office în care a fost creat. (Rețineți că acest lucru trebuie să fie instalat programul și nu o versiune de aplicație web.)

Cele două secțiuni rămase din acest segment furnizează instrucțiuni pentru ambele metode.

Începutul segmentului

3. Pornirea manuală din listă sau bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul pentru care doriți să rulați fluxul de lucru.

  2. Faceți clic pe punctele de suspensie de lângă numele elementului, și apoi, în caseta de dialog faceți clic pe punctele de suspensie pentru a deschide meniul element, apoi faceți clic pe fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. În fluxurile de lucru: nume element pagină, sub pornire flux de lucru nou, faceți clic pe flux de lucru pe care doriți să îl rulați.
    Link către pornirea fluxului de lucru

  4. În pagina Modificare flux de lucru, în formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările făcute aici, în formularul de inițializare sunt utilizate numai în timpul instanța curentă a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați orice modificări se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările de flux de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul modificarea din acest articol.

Formular de inițializare

Explicația numărul unu

Atribuiți

Efectuați modificările dorite la lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă sunteți atribuirea unei activități la cineva din afara Organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre inclusiv participanți din afara Organizației, consultați segmentul finalizare din acest articol

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt așa cum le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după cea sau cele configurate în mod curent.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Extindere grupuri

  • Pentru a atribui o singură activitate pentrufiecaremembru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuit lui, bifați această casetă de selectare. (Toți membrii grupului vor primi o notificare despre activități și fiecare membru va avea propria activitate de îndeplinit.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecare întregul grup care ați introdus în câmpul de atribuire , debifați acest lucru, bifați caseta. (Fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar orice un membru poate revendicarea și finalizarea activități unice în numele tot grupul. Când găsiți instrucțiuni despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare despre activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți toate instrucțiunile sau resursele suplimentare de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

  • Informații de contact pentru întrebări și probleme

  • Dacă este cazul, o notă despre singur activitățile atribuite întreaga grupuri sau distribuire liste (veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și durata activităților

Specificați o dată scadentă pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități începând cu momentul în care aceasta a fost atribuită.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați scadentă date și când să utilizați duratele de activități, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Faceți adăugirile și eliminările dorite. Rețineți că:

  • Introduceți un nume de aici nu înseamnă că atribuiți o activitate de flux de lucru.

  • Pentru că porniți fluxul de lucru manual, veți primi notificări de pornire și de oprire indiferent dacă sunteți sau nu listat în acest câmp.

  1. Când toate setările din formularul de inițializare sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități și, între timp, trimite notificări de pornire către dvs. și către toți cei listați în câmpul CC din formularul de inițializare.

Începutul segmentului

4. Pornirea manuală dintr-un program Microsoft Office

  1. Deschideți elementul în programul Office instalat pe computer.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe fila Fișier, faceți clic pe Salvare și trimitere, apoi faceți clic pe fluxul de lucru pe care doriți să-l rulați pentru element.

  3. Dacă vedeți următorul mesaj, care vă spune că fluxul de lucru solicită ca fișierul să fie arhivat, faceți clic pe butonul Arhivare.

  4. Faceți clic pe butonul mare Pornire flux de lucru.

  5. În pagina Modificare flux de lucru, în formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă:  Modificările efectuate aici, în formularul de inițializare, sunt utilizate doar în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați modificări care să se aplice de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați acele setări ale fluxului de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul MODIFICARE din acest articol.

    Formular de inițializare

Explicația numărul unu

Atribuiți

Efectuați modificările dorite la lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă sunteți atribuirea unei activități la cineva din afara Organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre inclusiv participanți din afara Organizației, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt așa cum le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după cea sau cele configurate în mod curent.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Extindere grupuri

  • Pentru a atribui o singură activitate pentrufiecaremembru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuit lui, bifați această casetă de selectare. (Toți membrii grupului vor primi o notificare despre activități și fiecare membru va avea propria activitate de îndeplinit.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecare întregul grup care ați introdus în câmpul de atribuire , debifați acest lucru, bifați caseta. (Fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar orice un membru poate revendicarea și finalizarea activități unice în numele tot grupul. Când găsiți instrucțiuni despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare despre activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți toate instrucțiunile sau resursele suplimentare de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

  • Informații de contact pentru întrebări și probleme.

  • Dacă este cazul, o notă despre singur activitățile atribuite întreaga grupuri sau distribuire liste. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și durata activităților

Specificați o dată scadentă pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități începând cu momentul în care aceasta a fost atribuită.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați scadentă date și când să utilizați duratele de activități, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Faceți adăugirile și eliminările dorite. Rețineți că:

  • Dacă introduceți aici un nume nu înseamnă că atribuiți o activitate a fluxului de lucru.

  • Pentru că porniți fluxul de lucru manual, veți primi notificări de pornire și de oprire indiferent dacă sunteți sau nu listat în acest câmp.

  1. Când setările din formularul de inițializare sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități și, între timp, trimite notificări de pornire către dvs. și către toți cei listați în câmpul CC din formularul de inițializare.

Ce urmează?

  • Dacă aceasta este prima dată când acest flux de lucru a fost rulat, ceilalți participanți poate fi necesar informații și asistență pentru a finaliza activitățile atribuite. (Se pot găsi segmentul finalizare din acest articol util.)

  • De asemenea, se recomandă să verificați dacă participanții primesc notificările prin e-mail și mai ales dacă acele notificări nu sunt gestionate greșit de filtrele pentru e-mailuri nedorite.

  • Și desigur, este posibil să aveți una sau mai multe activități de flux de lucru pentru a vă termina. Salt la segmentul finalizare din acest articol pentru detalii despre cum să le completeze.

  • Între timp, pentru informații despre cum vă puteți a urmări progresul instanței curente a fluxului de lucru, accesați segmentul monitorizare din acest articol.

Dacă aceasta este prima dată când vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru Aprobare, poate vi se va părea util să examinați în întregime acest segment al articolului înainte să finalizați activitatea. Astfel, veți cunoaște toate opțiunile care pot apărea.

Notă: Dacă știți că vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru, însă nu ați primit încă un mesaj de notificare în inboxul de e-mail, asigurați-vă că notificarea nu a fost direcționată greșit de către filtrul de e-mailuri nedorite. Dacă da, reglați corespunzător setările filtrului.

Întâi asigurați-vă că este articolul corect

Tipurile diferite de fluxuri de lucru necesită acțiuni diferite pentru activități.

Astfel, înainte de a începe, asigurați-vă că activitatea care vi s-a atribuit este într-adevăr o activitate a fluxului de lucru Aprobare, nu o activitate a altui tip de flux de lucru.

Căutați textul aprobați în oricare dintre locurile următoare:

  • În linia de subiect a notificării de activitate
    Notificare de activitate cu textul Aprobați explicat

  • Pe bara de mesaje din elementul de examinat
    Element de examinat cu textul Examinați explicat

  • În titlul activității pe pagina stare flux de lucru
    Activitate în lista paginii Stare flux de lucru, cu Examinați explicat

Dacă nu vedeți mesajul vă rog aprobarea textul în aceste locații, contactați persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru pentru a afla ce șablon de flux de lucru se bazează pe- sau dacă este un flux de lucru particularizate. Găsiți linkuri către articole despre cum să utilizați alte tipuri de fluxuri de lucru incluse cu produsele SharePoint în secțiunea Consultați și a acestui articol.

Însă dacă activitatea dvs. este o activitate de aprobare, continuați să citiți!

Secțiunile din acest segment

  1. O prezentare generală a procesului

  2. Cum ajungeți la elementul și la formularul de activități din mesajul de notificare de activitate

  3. Cum ajungeți la elementul și la formularul de activități din listă sau bibliotecă

  4. Examinați elementul

  5. Completați și remiteți formularul de activități

  6. Notificările depășite

  7. Revendicarea și finalizarea unei activități de grup (opțional)

  8. Solicitarea unei modificări la element (opțional)

  9. Reatribuirea unei activități de aprobare către altă persoană (opțional)

  10. Finalizarea unei activități în numele unui participant extern (opțional)

1. Prezentare generală a procesului

Când vi se atribuie o activitate în fluxul de lucru, aflați de obicei despre acea activitate într-unul din următoarele trei moduri:

  • Primiți pe adresa dvs. de e-mail o notificare de activitate.

  • Deschideți un document Microsoft Office și vedeți o bară de mesaje care vă informează că vi s-a atribuit o activitate asociată.

  • Verificați site-ul SharePoint și descoperiți că momentan vi s-au atribuit una sau mai multe activități.

Când aflați că vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru Aprobare, de obicei faceți două lucruri:

  • Examinați elementul    Aflați dacă puteți sau nu să aprobați elementul în starea lui curentă.

  • Finalizați activitatea    Utilizați formularul de activități pentru a remite rezultatele examinării dvs.

Astfel, de multe ori, următoarele trei elemente sunt implicate în finalizarea activității dvs:

  • Mesajul de notificare (pe care îl primiți ca mesaj pe e-mail)

  • Elementul remis pentru aprobarea dvs. (pe care îl deschideți și îl examinați)

  • Formularul de activități (pe care îl deschideți, îl completați și îl remiteți)

Iată cum arată aceste trei elemente.

Mesaj de notificare de activitate, element de examinat și formular de activități

Notă: ButonulSe deschide această activitate de pe Panglică din mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată a Outlook, nu și când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

2. Cum ajungeți la elementul și la formularul de activități din mesajul de notificare de activitate

Urmați acești pași:

  1. În mesajul de notificare de activitate, în instrucțiunile Pentru terminarea acestei activități, faceți clic pe linkul către element.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe butonul Se deschide această activitate din bara de mesaje.

Accesarea elementului și formularului de activități din mesajul de notificare prin e-mail

Notă: ButonulSe deschide această activitate de pe Panglică din mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată a Outlook, nu și când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

3. Cum ajungeți la elementul și la formularul de activități din listă sau bibliotecă

Urmați acești pași:

  1. În lista sau biblioteca unde este stocat elementul de examinat, faceți clic pe linkul În desfășurare asociat cu elementul și fluxul de lucru.

  2. În pagina Stare flux de lucru, faceți clic pe titlul activității dvs.

  3. În formularul de activități, în bara de mesaje Această activitate de flux de lucru se aplică la, faceți clic pe linkul către element.

Accesarea elementului și formularului de activități din listă sau bibliotecă

Începutul segmentului

4. Examinarea elementului

În acest exemplu, elementul este un document Microsoft Word.

Sfat: Dacă aceasta este o activitate de grup, adică o activitate unică atribuite unui tot grupul sau lista de distribuire, astfel încât un membru al grupului singur pot efectua activități pentru tot grupul, atunci este o idee bună să revendicarea activitatea, înainte de a vă examinați elementul. Astfel, se reduce posibilitatea că un alt membru al grupului, de asemenea, veți examina articolul. Pentru instrucțiuni, consultați secțiunea 7 din acest segment, revendicării și finalizarea unei activități de grup.

Element de examinat deschis și cu bare galbene afișate

Observați cele două bare de mesaje galbene din partea de sus a documentului:

  • Server doar în citire    Acest document este deschis în modul doar în citire-adică puteți citi documentul, dar nu puteți să efectuați modificări în acesta.
    (Rețineți că, atunci când finalizarea unei activități de flux de lucru aprobare, de obicei, nu efectuați la orice modificări direct în elementul propriu-zis. În schimb, utilizați formularul de activități pentru a înregistra toate răspunsurile dvs.)

  • Activitate flux de lucru    Când sunteți gata să înregistrați răspunsul în formularul de activități, faceți clic pe butonul se deschide această activitate .

Începutul segmentului

5. Completarea și remiterea formularului de activități

Formularul de activități pentru o activitate de flux de lucru Aprobare arată astfel.

Formular de activități al fluxului de lucru

Notă că primele două elemente (Ștergere element și această activitate de flux de lucru se aplică la titlu element) nu apar în formularul de activități când este deschis din interiorul elementul pentru examinare.

Explicația numărul unu

Ștergere element

Pentru a șterge această activitate din instanța curentă a fluxului de lucru, faceți clic pe acest buton.

  • Prin ștergerea activității nu se șterge elementul de examinat.

  • Dacă ștergeți activitatea, acea acțiune funcționează ca (și este înregistrată în istoric ca) o respingere a documentului. Astfel, dacă fluxul de lucru este configurat pentru a se termina la prima respingere, atunci ștergerea activității încheie fluxul de lucru.

  • Activitățile șterse nu mai apar în zona Activități a paginii Stare flux de lucru. (Însă ștergerea și respingerea automată ulterioară se înregistrează încă în zona Istoric a paginii.)

    Notă:  Dacă nu ați pornit această instanță a fluxului de lucru, poate doriți să întrebați persoana care a pornit-o înainte să ștergeți activitatea.

Explicația numărul doi

Această activitate de flux de lucru se aplică la titlu element

Pentru a deschide elementul pentru examinare, faceți clic pe linkul de aici.

Explicația numărul trei

Stare, solicitat de, Comentarii sintetizate, scadentă dată

Nu puteți edita sau modifica intrările din aceste patru câmpuri, însă este posibil ca informațiile din ele să vi se pară de folos.

Rețineți că în Comentarii sintetizate se află nu doar toate instrucțiunile suplimentare despre cum să finalizați activitatea, ci și toate comentariile remise de participanții care și-au finalizat deja activitățile din aceeași instanță a fluxului de lucru.

În același mod, după ce remiteți propriul formular, toate comentariile pe care le includeți în caseta Comentarii (4) vor apărea și în caseta Comentarii sintetizate pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul patru

Comentarii

Tot textul pe care îl introduceți aici va fi înregistrat în Istoricul fluxului de lucru și va apărea, de asemenea, în câmpul Comentarii sintetizate (3) pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul cinci

Aprobare

Pentru a aproba elementul, întâi tastați în câmpul Comentarii (4) orice comentarii pe care doriți să le faceți, apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șase

Respingerea

Pentru a respinge elementul, întâi tastați orice comentarii pe care doriți să îl scrieți în câmpulComentarii (4), apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șapte

Anulare

Pentru a închide formularul de activități fără să salvați modificările sau răspunsurile, faceți clic pe acest buton. Activitatea va rămâne incompletă și atribuită dvs.

Explicația numărul opt

Solicitare modificare

Pentru a solicita o modificare la un element pe care îl revizuiți, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a formularului unde introduceți detaliile solicitării și pentru mai multe instrucțiuni, accesați secțiunea 8 din acest segment, solicitarea unei modificări la element.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități ale fluxului de lucru.

Explicația numărul nouă

Reatribuire activitate

Pentru a reatribui activitatea de aprobare altei persoane, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a paginii în cazul în care veți introduce detaliile de reatribuire a și pentru mai multe instrucțiuni, accesați secțiunea 7 din acest segment, reatribui activitatea de aprobare către altă persoană.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități ale fluxului de lucru.

Începutul segmentului

6. Notificările depășite

Dacă o activitate sau o întreagă instanță a fluxului de lucru este depășită pentru terminare, notificările sunt trimise automat la:

  • Persoana căreia i s-a atribuit activitatea

  • Persoana care a pornit fluxul de lucru (sau, dacă pornirea a fost automată, la persoana care a adăugat inițial fluxul de lucru)

Începutul segmentului

7. Revendicarea și finalizarea unei activități de grup (opțional)

Dacă se atribuie o activitate unică la un grup întreg la care aparțineți, atunci orice membru al grupului poate revendica și finaliza acea activitate unică în numele întregului grup.

Revendicați activitatea înainte să examinați elementul. Îndată ce revendicați activitatea, aceasta vă este atribuită și nici un alt membru al grupului nu o poate finaliza. (Astfel, o singură persoană efectuează munca necesară.)

  1. Pe pagina Stare flux de lucru indicați spre numele activității atribuite grupului dvs. până când apare o săgeată

  2. Faceți clic pe săgeată, faceți clic pe Editare element și apoi, în formularul de activități, faceți clic pe butonul Revendicare activitate .
    Cum se revendică o activitate de grup

Când pagina Stare flux de lucru este reîmprospătată, puteți vedea că activitatea nu mai este atribuită grupului, ci specific dvs.

Ulterior, dacă doriți să eliberați din nou activitatea pentru grup fără a o finaliza, utilizați aceiași pași pentru a reveni la formularul de activități, însă acum faceți clic pe butonul Eliberare activitate.

Butonul Eliberare activitate în formularul de activități

Începutul segmentului

8. Solicitarea unei modificări la element (opțional)

Înainte să începeți acest proces, rețineți că fluxul de lucru poate fi configurat să se termine imediat dacă se efectuează o modificare la element. Poate fi o idee bună să întrebați persoana care a pornit sau a adăugat inițial fluxul de lucru, pentru a vă asigura că se poate efectua o modificare, iar fluxul de lucru se poate termina în acel moment.

Vom demonstra opțiunea solicitare de modificare integrând-o într-un scenariu:

Întâi imaginați-vă că vă cheamă Daniel.

Apoi, imaginați-vă că o colegă pe nume Cristina a pornit un flux de lucru Aprobare într-un document pe care l-a creat.

Când examinați documentul nou al Cristinei, vi se pare că introducerea este prea lungă.

Faceți clic pe butonul Solicitare modificare din partea de jos a formularului de activități al fluxului de lucru, apoi completați acest formular.

Formular pentru solicitarea unei modificări în element

Explicația numărul unu

Solicitare modificare din

Introduceți numele sau adresa de e-mail ale persoanei de la care solicitați modificarea.

(Pentru a trimite solicitarea către persoana care a pornit această rulare a fluxului de lucru  - sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, către persoana care a adăugat inițial acest flux de lucru Aprobare - puteți, de asemenea, să lăsați acest câmp necompletat.)

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Descrieți modificarea pe care o doriți și furnizați toate informațiile de care va avea nevoie persoana care efectuează modificarea. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona Comentarii sintetizate.)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Alegeți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o dată scadentă nouă    Tastați aici un număr, apoi specificați unitățile de durată în câmpul următor. Luate împreună, cele două intrări identifică perioada de timp de dinainte de scadența datei activității de modificare.

Explicația numărul patru

Unități durată noi

Dacă sunteți specificând durata unei activități noi, utilizați acest câmp împreună cu câmpul Durată nouă pentru a identifica perioada de dinainte de activitatea este scadentă. (De exemplu: 3 zile sau luna 1 sau 2 săptămâni.)

Atunci când aveți toate intrările formular modul în care le doriți, faceți clic pe Trimitereși de activitatea curentă este marcatăterminat. (Dar nu ați făcut încă. Când va fi atribuit o activitate aprobare din nou după ana se termină activitatea de schimbare).

Între timp, Cristina primește următoarea notificare pe adresa ei de e-mail:

Notificare trimisă când se solicită o modificare la un element

Cristina își dă seama dintr-o privire la linia Subiect (numărul 1 în ilustrație) că aceasta nu este o notificare de aprobare obișnuită, ci o solicitare de a modifica ceva în element. Găsește informațiile despre modificarea specifică ce a fost solicitată în textul Se solicită o modificare pentru (numărul 2).

Cristina extrage elementul, efectuează modificările solicitate, apoi salvează modificările și arhivează din nou elementul.

Apoi accesează pagina Stare flux de lucru, iar acolo deschide activitatea de solicitare de modificare din zona Activități.


Formular remis după ce modificarea solicitată este efectuată

Cristina adaugă orice informație dorește în câmpul Comentarii, apoi face clic pe Trimitere răspuns. Fluxul de lucru efectuează două acțiuni:

  • Marchează activitatea de solicitare modificare a Cristinei ca terminat.

  • Vă atribuie o nouă activitate de aprobare (cu comentariile Cristinei adăugate în câmpul Comentarii sintetizate) și vă trimite o notificare despre acea activitate.

Acum puteți continua și finaliza examinarea elementului modificat.

Între timp, toate aceste acțiuni sunt urmărite și vizibile în secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru, așa cum se arată în ilustrația următoare.

Istoric flux de lucru afișând acțiuni din solicitarea de modificare

Aici este o diagramă a întregului proces.

Schemă logică pentru solicitarea de modificare

Începutul segmentului

9. Reatribuirea unei activități de aprobare către altă persoană (opțional)

Dacă doriți ca altcineva să finalizeze o activitate a fluxului de lucru care v-a fost atribuită dvs., faceți clic pe butonul Reatribuire activitate din formularul de activități al fluxului de lucru.

Este afișat acest formular.

Formular de reatribuire a activității

Explicația numărul unu

Reatribuire activitate către

Introduceți numele sau adresa persoanei către care doriți să reatribuiți această activitate.

Pentru a atribui această activitate persoanei care a pornit fluxul de lucru - sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, către persoana care a adăugat inițial acest flux de lucru - lăsați acest câmp necompletat.

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Furnizați orice informații de care va avea nevoie persoana căreia îi atribuiți activitatea pentru a finaliza acea activitate. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona Comentarii sintetizate.)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Alegeți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o dată scadentă nouă    Tastați aici un număr, apoi specificați unitățile de durată în câmpul următor. Luate împreună, cele două intrări identifică perioada de timp de dinainte de scadența datei activității de modificare.

Explicația numărul patru

Unități durată noi

Dacă sunteți specificând durata unei activități noi, utilizați acest câmp împreună cu câmpul Durată nouă pentru a identifica perioada de dinainte de activitatea este scadentă. (De exemplu: 3 zile sau luna 1 sau 2 săptămâni.)

Când formularul se termină, faceți clic pe Trimitere. Activitatea este marcată terminat, o activitate nouă este atribuită persoana acum responsabile pentru activități și se trimite o notificare de activitate.

Orice informații noi pe care le furnizați sunt incluse în textul Delegat de din notificarea de activitate nouă (numărul 1 în ilustrația următoare).

Notificare de activitate pentru activitatea reatribuită

Între timp, toate aceste modificări sunt urmărite și vizibile în secțiunile Activități și Istoric din pagina Stare flux de lucru, așa cum se arată aici.

Zonele Activități și Istoric de pe pagina Stare flux de lucru pentru activitatea reatribuită

Începutul segmentului

10. Finalizarea unei activități în numele unui participant extern (opțional)

Există un proces special pentru includerea participanților care nu sunt membri ai organizației dvs. SharePoint. În acest proces, un membru al site-ului funcționează ca proxy pentru participantul extern:

  1. Includeți adresa de e-mail a participantului extern în etapa Atribuit lui corespunzătoare, pe a doua pagină a formularului de asociere.

  2. Fluxul de lucru atribuie de fapt activitatea participantului extern către acel membru al site-ului care pornește fluxul de lucru - sau, dacă fluxul de lucru pornește automat, către acel membru care a adăugat inițial fluxul de lucru. Această persoană căreia i se atribuie de fapt activitatea funcționează ca proxy pentru participantul extern.

  3. Acest membru al site-ului primește o notificare de activitate, cu instrucțiuni de a trimite o copie a elementului pentru examinare către participantul extern. (Între timp, participantul extern primește o copie a notificării de activitate, care poate funcționa ca o avertizare sau prevenire utilă.)

  4. Acel membru al site-ului căruia i se atribuie de fapt activitatea trimite o copie a elementului către participantul extern.

  5. Participantul extern examinează elementul și trimite înapoi răspunsul către membrul site-ului.

  6. Când sosește răspunsul participantului extern, membrul site-ului finalizează activitatea în numele participantului extern.

Aici este o diagramă a procesului.

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Locul central din care puteți să monitorizați, să ajustați sau să opriți un flux de lucru care rulează este pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.

Întâi vă vom arăta cum să accesați acea pagină, apoi cum să utilizați opțiunile și informațiile pe care le găsiți acolo. În final, vă vom arăta alte două pagini de unde puteți afla informații suplimentare despre monitorizare.

Secțiunile din acest segment

  1. Accesați pagina stare flux de lucru

  2. Utilizarea paginii stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

  3. Modificarea activităților active (activități atribuite deja)

  4. Modificarea activităților viitoare (activități neatribuite încă)

  5. Anularea sau terminarea acestei rulări a fluxului de lucru

  6. Aflați care fluxuri de lucru rulează într-un element

  7. Monitorizarea fluxurilor de lucru pentru colecția de site-ul întreg

1. ajunge la pagina stare flux de lucru

În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul În desfășurare pentru elementul și fluxul de lucru pe care le doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul denumit Schiță de bază, iar fluxul de lucru este Aprobare 3.

Cum se face clic pe linkul de stare a fluxului de lucru

Se deschide pagina Stare flux de lucru.

Note: 

  • Dacă lista sau biblioteca include un număr mare de elemente, puteți să utilizați sortarea și/sau filtrarea pentru a găsi mai rapid elementul pe care îl căutați. Dacă vedeți că sortați și/sau filtrați în același fel, poate vi se va părea util să creați o vizualizare particularizată care automatizează acel aranjament specific.

  • Pentru a accesa pagina Stare flux de lucru, puteți, de asemenea, să faceți clic pe linkul Vizualizare stare pentru acest flux de lucru într-o notificare de e-mail „a început” sau pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru într-o notificare de e-mail „s-a finalizat” pentru instanța anumită care vă interesează.

Începutul segmentului

(2) utilizați pagina stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

Aici, sub ilustrația fiecărei secțiuni de pe pagina Stare flux de lucru, veți găsi întrebările despre monitorizare la care răspunde secțiunea.

Secțiunea Informații flux de lucru

Secțiunea Informații flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Cine a pornit această instanță a fluxului de lucru?

  • Când a început această instanță?

  • Când a avut loc ultima acțiune din această instanță?

  • Pentru ce element rulează această instanță?

  • Care este starea curentă a acestei instanțe?

Secțiunea de activități

Secțiunea de activități de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Ce activități au fost create și atribuite deja și care este starea lor curentă?

  • Ce activități au fost finalizate deja și care a fost rezultatul pentru fiecare dintre acele activități?

  • Care este data scadentă pentru fiecare activitate care a fost deja creată și atribuită?

Activitățile care au fost șterse și activitățile care nu au fost atribuite încă nu apar în această secțiune.

Secțiunea Istoric flux de lucru

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Ce evenimente au avut loc deja în această instanță a fluxului de lucru?

  • Rețineți că activitățile depășite și notificările de activități depășite nu apar în această zonă.

Începutul segmentului

3. modificarea activităților active (activități atribuite deja)

Există două metode de a modifica activități atribuite deja, însă nefinalizate încă:

  • Modificarea unei activități active unice

  • Modificarea tuturor activităților active

Modificarea unei activități active unice

Permisiuni    Pentru a efectua modificări la o singură activitate care este atribuită altcineva decât dvs., trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu. Așadar, este posibil, de exemplu, să aibă permisiuni care vă permit să porniți un flux de lucru, dar nu pentru a efectua modificări la un alt participant activități.)

Dacă aveți permisiunile necesare:

  1. Faceți clic pe titlul activității în lista de activități .
    Cum se face clic pe titlul unei activități din listă

  2. Utilizați formularul de activități pentru a finaliza, a șterge sau a reatribui activitatea.

Pentru instrucțiuni mai detaliate despre cum să utilizați formularul de activități, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Modificarea tuturor activităților active

Permisiuni    Toate cele patru dintre linkurile de comandă în Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru de toate persoanele care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina de persoana care a pornit instanțe de flux de lucru, dar terminați acest flux de lucru link nu apar în afara cazului în care persoana are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu.)

  1. În zona imediat sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Actualizare activități active pentru aprobare.

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, apoi faceți clic pe OK.

    • Mesaje care să vă reflecte modificările sunt trimise persoanelor cărora le sunt atribuite momentan activități în această rulare.

    • Activitățile finalizate deja sau șterse și activitățile neatribuite încă nu sunt influențate de modificările pe care le efectuați în acest formular.

    • Dacă doriți să efectuați modificări la activități neatribuite încă, consultați secțiunea următoare, modificarea activităților viitoare.

Formular de modificare pentru activități active

Explicația numărul unu

Durată Per activitate, unități durată

  • Pentru a păstra data scadentă    Lăsați Durată Per activitate necompletat și nu efectuați modificări în Unități durată.

  • Pentru a elimina data scadentă, astfel că nu există fără    Tastați numărul 0 în Durată Per activitate.

  • Pentru a muta data scadentă prelungind durata activității    Utilizați ambele câmpuri de durată pentru a specifica numărul și tipul de unități după care doriți să prelungiți durata.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitat    Efectuați orice modificări doriți în caseta text.

  1. Când toate câmpurile din formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile active din instanța curentă sunt actualizate.

Începutul segmentului

4. modificarea activităților viitoare (activități neatribuite încă)

Permisiuni    Toate cele patru dintre linkurile de comandă în Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru de toate persoanele care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina de persoana care a pornit instanțe de flux de lucru, dar terminarea acest flux de lucru acum linkul nu apar în afara cazului în care persoana are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu.)

  1. Pe pagina Stare flux de lucru, în zona imediat sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugați sau actualizați aprobatorii pentru aprobare.

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, și apoi faceți clic pe Actualizare.

    Notă:  Activitățile create și atribuite deja nu sunt influențate de modificările pe care le efectuați în acest formular.

Formular de modificare pentru activități viitoare

Explicația numărul unu

Participanți, ordine, extindere grupuri

  • Pentru a adăuga sau elimina participanți, sau pentru a modifica ordinea activităților    Adăugați, eliminați și/sau rearanjați ordinea numelor sau adreselor în câmpulparticipanți participanților.

  • Pentru a elimina o etapă întreagă   Faceți clic pe înLui pentru acea etapă de câmp și apăsațiCTRL+DELETE.

Notă: Utilizați caseta de selectare Extindere grupuri pentru a specifica dacă grupurilor de distribuție listate trebuie să fie atribuite o activitate unică pentru întregul grup sau o activitate pentru fiecare membru.

Pentru mai multe informații despre utilizarea acestor câmpuri, consultați segmentul planificarea și segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau Colecție site-uri) din acest articol.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitat    Efectuați modificările dorite la textul în caseta.

Explicația numărul trei

Data scadentă pentru toate activitățile, durată Per activitate, unități durată

  • Pentru a modifica sau elimina data scadentă    Ștergeți data existente, apoi fie furnizați unul nou sau, pentru a elimina specifice datorate data cu totul, lăsați necompletat câmpul. (Nu se tastează un zero în acest câmp. Acest câmp trebuie să fie conțin o valoare de dată de calendar sau fi necompletată.)

  • Pentru a păstra durata existentă    Lăsați Durată Per activitate necompletat și nu efectuați modificări în Unități durată.

  • Pentru a elimina complet durata, astfel că nu există fără    Tastați numărul 0 în Durată Per activitate.

  • Pentru a prelungi durata activității    Utilizați atât durate câmpuri pentru a specifica numărul și tipul de unități după care doriți să prelungiți durata. (Pentru mai multe informații despre setarea date scadente și durata, consultați segmentul planificarea din acest articol.)

  1. Când toate câmpurile din formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile viitoare din instanța curentă vă vor reflecta modificările.

Începutul segmentului

5. anularea sau terminarea acest flux de lucru rulează

Există două metode prin care puteți opri o instanță a fluxului de lucru care rulează, înainte ca aceasta să fie finalizată:

  • Anularea fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate, însă sunt păstrate în zona Activități de pe pagina Stare flux de lucru.

  • Terminați fluxul de lucru    Toate activitățile sunt anulate și șterse din zona Activități de pe pagina Stare flux de lucru. (Însă acestea încă sunt reflectate în zona Istoric flux de lucru.)

Urmează instrucțiuni pentru ambele metode.

Anulare (toate activitățile sunt anulate, însă reținute în lista Activități și în Istoric)

Permisiuni    Toate cele patru dintre linkurile de comandă în Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru de toate persoanele care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina de persoana care a pornit instanțe de flux de lucru, dar terminarea fluxului de lucru link nu apar în afara cazului în care persoana are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu.)

Dacă nu mai este nevoie de instanța curentă a fluxului de lucru, aceasta poate fi oprită.

  • Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Se anulează toate activitățile de aprobare.

  • Faceți clic pe Da pentru a confirma.

Linkul Se anulează toate activitățile

Toate activitățile curente sunt anulate, și fluxul de lucru se termină cu starea de Revocare. Activități revocate sunt încă listat atât în zona activități , cât și în zona de Flux de lucru istoric .

Terminare (toate activitățile șterse din lista Activități, însă reținute în Istoric)

Permisiuni    Toate cele patru dintre linkurile de comandă în Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru de toate persoanele care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina de persoana care a pornit instanțe de flux de lucru, dar terminați acest flux de lucru link nu apar în afara cazului în care persoana are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupurile vizitatori nu.)

Dacă apare o eroare sau dacă fluxul de lucru se oprește și nu mai răspunde, acesta se poate termina.

Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe Terminați acest flux de lucru, apoi faceți clic pe Da pentru a confirma.

Toate activitățile create de fluxul de lucru sunt anulate și sunt șterse din zona activități pe pagina stare flux de lucru, deși acestea încă sunteți reflectă în zona de Flux de lucru istoric . Fluxul de lucru se încheie cu o stare de Flux de lucru anulat.

Începutul segmentului

6. Aflați care fluxuri de lucru rulează momentan pentru un element

Pe pagina Fluxuri de lucru pentru orice element, veți găsi o listă a fluxurilor de lucru care rulează momentan pentru acel element.

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. Pe pagina Fluxuri de lucru: Nume element, sub Fluxuri de lucru care rulează, veți găsi o listă cu instanțele care rulează momentan pentru element.

Notă: Rețineți că mai multe instanțe ale versiunilor un singur flux de lucru poate 't rula pe același element în același timp. De exemplu: două fluxuri de lucru, ambele bazate pe șablonul aprobare, au fost adăugate. Una este denumit planificarea aprobare și alte este denumită buget aprobare. Pe orice un element în orice moment, o instanță fiecare dintre planificarea aprobarea și buget pot fi rulează, dar nu două instanțe de flux de lucru oricare dintre .

Începutul segmentului

7. Monitorizarea fluxurilor de lucru pentru întreaga colecție de site-uri

Administratorii colecției de site-uri pot vedea dintr-o privire:

  • Câte fluxuri de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru există în prezent în colecția de site-uri.

  • Dacă fiecare șablon de flux de lucru propriu-zis este în prezent activ sau inactiv în colecția de site-uri.

  • Câte instanțe ale versiunilor de flux de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru rulează în prezent în colecția de site-uri.

Iată cum:

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Administrare site, faceți clic pe Fluxuri de lucru.

Se deschide pagina Fluxuri de lucru, cu informațiile afișate.

Ce urmează?

Dacă aceasta este prima dată a rula această versiune de flux de lucru, poate doriți să utilizați instrucțiunile în segmentul de revizuire din acest articol pentru a vizualiza evenimentelor din instanța și descoperiți dacă funcțiile de flux de lucru atunci când doriți să.

După ce se termină instanța fluxului de lucru, puteți examina evenimentele înregistrate în istoric. (Puteți accesa înregistrarea pentru orice instanță timp de șaizeci de zile după ce se termină instanța.)

Important:  Rețineți că istoricul fluxului de lucru este furnizat doar pentru referință informală. Acesta nu poate fi utilizat pentru audit oficial sau în alte scopuri legale și constatatoare.

De asemenea, puteți rula rapoarte despre performanța generală a instanțelor din fluxul de lucru.

Secțiunile din acest segment

  1. Examinarea evenimentelor din instanța cea mai recentă

  2. Accesarea istoricului instanței timp de până la 60 de zile

  3. Crearea rapoartelor despre performanța fluxului de lucru

1. Examinarea evenimentelor din instanța cea mai recentă

Atât timp cât un element rămâne în aceeași listă sau bibliotecă și până când același flux de lucru este rulat din nou pentru același element, istoricul instanței celei mai recente poate fi accesat din listă sau bibliotecă.

Pentru a vizualiza pagina Stare flux de lucru pentru instanța cea mai recentă a rulării unui flux de lucru pentru orice element:

  • În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul de stare pentru elementul și fluxul de lucru pe care le doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul intitulat schiță de bază , iar fluxul de lucru este Aprobare document nou.

Clic pe linkul de stare al fluxului de lucru

Pe pagina Stare flux de lucru, secțiunea Istoric flux de lucru este amplasată lângă partea de jos.

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Începutul segmentului

2. Accesarea istoricului instanței timp de până la 60 de zile

Ce faceți dacă doriți să examinați istoricul unei instanțe după ce rulați din nou același flux de lucru pentru același element?

Puteți să faceți acest lucru timp de șaizeci de zile, din oricare dintre cele două puncte de intrare: din listă sau din bibliotecă sau din notificarea despre terminarea fluxului de lucru.

Din listă sau bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. În fluxurile de lucru: nume element pagină, sub Fluxuri de lucru finalizat, faceți clic pe numele sau starea instanței flux de lucru pe care doriți să revizuiți.
    Lista Fluxuri de lucru finalizate pe pagina Fluxuri de lucru pentru element
    Se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Din notificarea despre terminarea fluxului de lucru

  • Deschideți notificarea de terminare a fluxului de lucru pentru instanța pe care doriți să o examinați, apoi faceți clic pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru.

Notificare de terminarea a fluxului de lucru, cu linkul către istoric evidențiat
Se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Pentru a păstra toate notificările de finalizare, poate doriți să creați o regulă Outlook. Configurarea reguli pentru a copia toate mesajele de intrare care au text a finalizat pe pe linia de subiect în propria lor, folder separat. (Asigurați-vă că vă Outlook regulă copii primire mesaje și nu trebuie doar să mutați le sau nu, de asemenea, apărea în Inbox.)

Începutul segmentului

3. Crearea rapoartelor despre performanța fluxului de lucru

Pentru a afla care este performanța generală a uneia dintre versiunile dvs de flux de lucru - în timp și în instanțe multiple - puteți crea unul sau ambele din două rapoarte predefinite:

  • Raport de durată a activității    Utilizați acest raport pentru a vedea media de timp necesară pentru finalizarea fiecărei activități dintr-un flux de lucru, dar și durata necesară pentru finalizarea fiecărei rulări sau instanțe complete a acelui flux de lucru.

  • Anularea și raportarea erorii    Utilizați acest raport pentru a vedea dacă un flux de lucru este anulat sau întâmpină erori în mod frecvent înainte de finalizare.

Crearea rapoartelor disponibile pentru un flux de lucru

  1. În listă sau bibliotecă, în coloana stare pentru acel flux de lucru, faceți clic pe orice link de informații de stare.
    Clic pe starea fluxului de lucru

  2. Pe pagina stare flux de lucru, sub Istoric flux de lucru, faceți clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru.
    Clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru în secțiunea Istoric flux de lucru

  3. Găsiți fluxul de lucru pentru care doriți să vizualizați un raport și apoi faceți clic pe numele raportului pe care doriți să îl vizualizați.
    Clic pe linkul pentru Raportul de durată a activității

  4. Pe pagina particularizare, fie păstrați sau schimbarea locației în care fișierul raport vor fi create și apoi faceți clic pe OK.
    Clic pe OK în locul de salvare a fișierului
    Raportul este creat și salvat în locația specificată.

  5. Când raportul se termină, puteți face clic pe linkul indicat în Ilustrația următoare pentru a o vizualiza. Altfel, faceți clic pe OK pentru a termina și închideți caseta de dialog. (Mai târziu, atunci când sunteți gata pentru a vizualiza Raportul, veți găsi o în locația specificată la pasul anterior.)
    Clic pe link pentru a vizualiza raportul

Ce urmează?

Dacă fluxul de lucru funcționează așa îl cum doriți, sunteți gata să începeți să îl utilizați.

Dacă doriți să modificați despre cum funcționează, consultați segmentul modificarea din acest articol.

După ce rulați prima instanță a noului flux de lucru Aprobare și examinați rezultatele, este posibil să doriți să efectuați una sau mai multe modificări la modul în care este configurat fluxul de lucru.

De asemenea, este posibil să doriți din când în când în viitor să efectuați modificări ulterioare în configurare.

Sau poate veți dori la un moment dat să dezactivați fluxul de lucru o perioadă de timp mai scurtă sau mai lungă, însă fără să-l eliminați - sau poate chiar veți dori să îl eliminați complet.

Secțiunile din acest segment

  1. Modificarea setărilor permanente pentru un flux de lucru

  2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

1. Modificarea setărilor permanente pentru un flux de lucru

Pentru a efectua modificări permanente ale setărilor pentru un flux de lucru existent, deschideți și editați formularul de asociere pe care l-ați utilizat inițial pentru a-l adăuga.

Dacă fluxul de lucru rulează într-o listă sau bibliotecă unică

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă .

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.

    Notă:  Dacă fluxul de lucru Aprobare pe care îl doriți nu apare în listă, este posibil ca acesta să fie asociat cu un tip de conținut unic. Fluxurile de lucru care apar în această listă sunt controlate de controlul Aceste fluxuri de lucru sunt configurate să ruleze pentru elemente de acest tip, amplasat chiar sub listă. (Vedeți ilustrația.) Faceți clic prin opțiunile tipurilor de conținut din meniul vertical pentru a descoperi care dintre ele afișează fluxul de lucru dorit. Când în listă apare fluxul de lucru dorit, faceți clic pe numele acestuia.

  5. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care s-au utilizat inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările pe care le doriți.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificarea și segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii Designer web, faceți clic pe Tipuri conținut site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de Site, faceți clic pe numele tipului de conținut site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, subsetări, faceți clic peSetări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. Pe pagina setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.
    Link pentru modificarea setărilor fluxului de lucru

  7. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care s-au utilizat inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările pe care le doriți.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificarea și segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Începutul segmentului

2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

Dacă fluxul de lucru rulează într-o listă sau bibliotecă unică

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă .

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. În pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare, blocare sau restaurare flux de lucru.

  5. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxurile de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Acest formular are cinci coloane:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează momentan pentru elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să opereze manual.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite oricărei instanțe care rulează momentan a fluxului de lucru să se finalizeze, însă dezactivează fluxul de lucru, făcându-l indisponibil pentru rularea unor instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva ulterior fluxul de lucru, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminare    Opțiune care elimină complet fluxul de lucru din listă sau bibliotecă. Toate instanțele care rulează sunt terminate imediat, iar coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagină pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune nu este reversibilă.)

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii, faceți clic pe Tipuri de conținut de site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de Site, faceți clic pe numele tipului de conținut site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, subsetări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. În pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare, blocare sau restaurare flux de lucru.

  7. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxurile de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Acest formular are cinci coloane:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează momentan pentru elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să opereze manual.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite oricărei instanțe care rulează momentan a fluxului de lucru să se finalizeze, însă dezactivează fluxul de lucru, făcându-l indisponibil pentru rularea unor instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva ulterior fluxul de lucru, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminarea    Opțiunea care elimină fluxul de lucru din colecția de site-uri cu totul. Toate instanțele rulează imediat sunt terminate și coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune nu este reversibilă).

Ce urmează?

Dacă ați efectuat modificări, rulați o instanță de test a fluxului de lucru pentru a verifica de două ori efectele modificărilor.

Particularizarea suplimentară

Există o mare varietate de metode pentru a particulariza suplimentar fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint.

Puteți chiar să creați de la zero fluxuri de lucru particularizate.

Puteți utiliza oricare dintre programele următoare sau toate:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Particularizați formulare, acțiuni și comportamente pentru fluxul de lucru.

  • Microsoft Visual Studio    Generați propriile acțiuni particularizate pentru fluxul de lucru.

Pentru mai multe informații, consultați sistemul Ajutor Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×