Suportul pentru adoptarea Project Online cu un birou de management de proiect (PMO)

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

< Mai mult ajutor pentru Project

Ce este un PMO?

Se pare că aveți în plan să adoptați Project Online în firma dvs. Cum intenționați să-l utilizați sau, mai bine spus, ce problemă din firmă încercați să rezolvați? Iată câteva exemple:

  • Directorii doresc o vizibilitate mai bună a stării proiectului.

  • Am nevoie de o modalitate mai bună de a gestiona resursele și de a le atribui la proiecte.

  • Doresc să monitorizez mai ușor timpul petrecut de persoane cu activitățile.

  • Doresc o modalitate mai robustă de a urmări datele de proiect decât cea oferită de foile de calcul Excel.

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

Ce face un PMO?

În firmele mai mari, un PMO fi un departament care se ocupă cu problemele de management de proiect din cadrul organizației, cum ar fi guvernanța managementului de proiect, implementarea, instruirea, cercetarea cerințelor de management de proiect sau determinarea celei mai bune metode de a construi rapoarte utile. În firmele mici sau medii, un PMO poate varia de la o singură persoană la un grup mic de persoane, dar se poate extinde pentru a încerca să rezolve aceleași probleme ca în firmele mai mari. În orice caz, scopurile comune ale oricărui PMO includ:

  • Implementarea și încurajarea adoptării sistemului de management de proiect.

  • Simplificarea managementului de proiect pentru utilizatorii organizației, prin automatizarea proceselor în instrument.

  • Crearea de politici, proceduri și bune practici în jurul funcțiilor de management de proiect.

  • Asigurarea expertizei în domeniul managementului de proiect, servind drept „Centru de excelență” pentru toate aspectele legate de managementul de proiect și oferind instruire pentru bune practici și instrumente utilizate în managementul de proiect.

  • Primirea de acreditări din partea sponsorilor executivi, pentru a crea și a impune modificări cu ajutorul recomandărilor acestora.

Încă sunteți derutat? Să facem un pas înapoi și să utilizăm un exemplu pe care îl poate înțelege oricine - cum poate capul unei gospodării să aibă grijă de familia sa:

Cerință

PMO

Familie

PMO - Informații

Un PMO vă ajută să stabiliți o modalitate eficientă de a livra informații participanților direct interesați la proiect, prin rapoarte despre starea și funcționarea proiectului. Acest lucru ar putea implica cercetarea cerințelor de raportare, mutarea datelor necesare în sistem și stabilirea de fluxuri de lucru pentru a vă asigura că datele necesare pentru rapoartele recurente ajung la timp în sistem.

Capul gospodăriei va avea nevoie de informații despre cum decurg lucrurile:

  • Rapoarte trimestriale despre activitatea școlară a copiilor.

  • Extrase de cont lunare pentru a vedea starea financiară.

  • Vizite anuale la medic, pentru a determina starea de sănătate a membrilor familiei.

PMO - Informații despre cine ce face

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

Persoanele din familie trebuie să știe ce face fiecare membru. Aceste informații ar putea include:

  • Cine va lua copiii de școală astăzi, cine va plimba câinele seara, cine va pregăti cina etc.

  • Dacă o persoană nu-și poate îndeplini sarcina, trebuie să știți cine este disponibil să o înlocuiască.

  • Este util să afișați activitățile tuturor, orarul școlar și disponibilitatea într-un calendar general al familiei. Astfel veți ști foarte ușor cui îi poate reveni o anumită activitate.

PMO - Forumuri pentru colaborare

Un PMO ajută la crearea site-urilor de colaborare la proiecte și le poate particulariza astfel încât să corespundă perfect cerințelor utilizatorilor.

Membrii familiei vor avea nevoie de un forum în care să colaboreze, cum ar fi:

  • Publicarea evenimentelor importante într-un calendar de perete din bucătărie

  • Discuțiile zilnice din timpul cinei.

PMO - Evaluați și diminuați riscurile

Unui PMO îi revine responsabilitatea de a configura un sistem pentru gestionarea riscurilor.

Capul familiei ar putea avea nevoie de un plan pentru a reduce riscurile:

  • Determinarea nevoilor de asigurări de sănătate.

  • Achiziționarea unui abonament la sala de sport.

  • Creșterea sumei economisite pentru pensionare.

PMO - Stabiliți reguli și procese

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

Capul familiei va stabili reguli și procese pentru familie, cum ar fi:

  • Orele când ajung acasă sau când adorm copiii

  • Priviți factorii pentru a determina achizițiile de efectuat (de exemplu, „Ar trebui să cumpărăm o mașină, să reparăm acoperișul sau să mergem în vacanță anul acesta?”).

  • Programarea stropitorilor de gazon după un ceas automat.

  • Alegerea unui moment din săptămână pentru cumpărături și treburi uzuale.

Un PMO poate eficientiza foarte mult managementul de proiect din cadrul unei firme, efectuând lucruri cum ar fi:

  • Colectarea de informații pentru a defini cerințele de management de proiect ale organizației. De exemplu, analiza nevoilor de business ale organizației, proiectarea de procese pentru a îndeplini aceste cerințe și asocierea proceselor la setări sau fluxuri de lucru din Project Online.

  • Determinarea constantă a datelor importante ce necesită revizuire și lucrul cu administratorul de proiect pentru a partaja datele cu participanții direct interesați. De exemplu, determinarea datelor necesare și a procesului pentru a aduce datele în sistem și a crea un raport săptămânal cu starea proiectului, pentru a le oferi participanților direct interesați o imagine a stării proiectelor aflate în desfășurare.

  • Crearea de reguli pentru procese și fluxuri de lucru. De exemplu, stabilirea unui flux de lucru în care ideile parcurg un proces de aprobare pentru a deveni proiecte în Project Online.

  • Migrarea datelor existente din sistemul curent de management de proiect într-unul nou. De exemplu, găsirea celei mai simple metode de a migra resursele și datele proiectului din foi de calcul Microsoft Excel în Project Online sau din Project Professional de pe computerul fiecărei persoane într-un mediu Project Online centralizat.

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • Gestionarea provocărilor tehnice ale modificării, prin oferirea de opțiuni de instruire foarte bune.

De ce am nevoie de un PMO?

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

Care sunt primii pași în crearea unui PMO?

Probabil că ați parcurs deja primii pași în crearea unui PMO dacă ați făcut efortul de a găsi acest articol. Dacă vă interesează să treceți la Project Online, cel mai sigur aveți deja o idee despre cum poate să îmbunătățească eficiența sau să rezolve o problemă din firma dvs. La crearea unei căi pentru a formaliza un PMO, luați în considerare următoarele:

Definiți ce doriți să facă acel PMO

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

Obținerea sponsorizării executive

Asigurați-vă că sunteți susținut de persoane sus-puse. Este important ca persoanele cu funcția de PMO să beneficieze de sponsorizare executivă, deoarece lipsa sprijinului este unul dintre motivele principale ale nereușitei acestora. Dacă aveți deja un director care cunoaște beneficiile și importanța lucrurilor pe care încercați să le faceți, este excelent! Dacă nu, unul dintre cele mai bune modalități de a-i atrage de partea dvs. este să le arătați avantajele trecerii la un sistem de management de proiect precum Project Online. Puteți face acest lucru arătându-le problema de afaceri care va fi rezolvată. Probabil că ați făcut deja acest lucru într-o oarecare măsură atunci când ați evaluat pentru prima dată Project Online, dar puteți găsi adevărați aliați în rândul directorilor dacă le puteți arăta cum funcționează programul cu datele dvs. într-un mediu pilot. Ilustrarea beneficiilor este esențială pentru obținerea sponsorizării executive.

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

Construirea echipei

Indiferent dacă încercați să stabiliți un PMO într-o firmă mare sau mică, iată responsabilitățile care trebuie îndeplinite de rolurile din PMO:

Rol

Descriere

Derularea planului de adoptare Project Online

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

Cercetarea cerințelor de management de proiect

Această persoană va evalua cerințele de management de proiect ale organizației. Ea va trebui să discute cu utilizatorii din toată firma și din toate departamentele pentru a afla cum își gestionează proiectele în prezent, care vor fi cerințele lor și cum ar putea fi îmbunătățite acestea prin implementarea Project Online. Aceste cerințe vor trebui prezentate administratorului Project, pentru a putea fi implementate corect în Project Online. Persoana trebuie să aibă competențe adecvate de management de proiect și să dovedească abilități de comunicare. Este posibil ca persoanele din firmă să fie atașate emoțional de procesul pe care încercați să îl eliminați, prin urmare, angajatul în cauză va trebui să știe cum să trateze această problemă, arătându-le că noul sistem le va face viața mai ușoară.

Instruire, documentație și asistență

Această persoană va trebui să evalueze competențele utilizatorilor și va fi responsabilă de furnizarea resurselor de instruire necesare pentru a utiliza cu succes produsul. Printre acestea se numără crearea de instruire bazată pe roluri pentru administratori, manageri de proiect, coordonatori de echipe și membri ai echipei. Deși cea mai mare parte a efortului poate fi dedicat instruirii managerilor de proiect sau administratorilor, coordonatorii de echipe și membrii echipelor pot găsi utile cartelele de referințe rapide, fișele, listele de verificare sau tutorialele scurte. De asemenea, va trebui să descoperiți o modalitate de a le oferi suport intern utilizatorilor, precum și o metodă adecvată de a rezolva problemele mai complicate, folosind procedurile adecvate.

Legătura cu departamentul IT

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

Un PMO va trebui să lucreze cu departamentul IT pentru a se adresa acestor două zone:

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Administrarea Project Online: De asemenea, PMO va trebui să lucreze cu un administrator Project Online la aspecte precum câmpurile particularizate, resursele și configurarea foilor de pontaj. De asemenea, poate fi necesar ca administratorul să lucreze cu PMO pentru a implementa procese în Project Online prin fluxuri de lucru.

Unii PMO din firmele mai mari au și manageri de proiect care pot primi sarcina de a oferi îndrumări în anumite proiecte ce necesită asistență. Activitatea acestora poate varia de îndrumarea proprietarului proiectului până la asumarea proprietății, în funcție de domeniul proiectului.

Crearea unei declarații de intenție pentru PMO

Orice PMO trebuie să aibă o declarație de intenție. Dacă ați evaluat deja necesitatea unui PMO, aceasta va fi mult mai simplu de creat. Căutați descrierea declarației de intenție existentă a firmei dvs. și încercați să creați una care să-i corespundă. Aceasta nu trebuie să fie extrem de complexă, doar suficient de detaliată încât să-i facă pe toți să înțeleagă de ce există acest PMO și care este rolul său în firmă.

Crearea unui plan pentru a crea un PMO

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

Plan de proiect PMO în Project Online

Aflați mai multe despre PMO

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

Ce urmează acum?

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

Crearea unui PMO poate contribui la succesul utilizării Project Online, iar utilizarea Project Online poate aduce succes unui PMO. Succes la implementare!

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×