Suportul pentru adoptarea Project Online cu un birou de management de proiect (PMO)

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

< Mai mult ajutor pentru Project

Ce este un PMO?

Se pare că aveți în plan să adoptați Project Online în firma dvs. Cum intenționați să-l utilizați sau, mai bine spus, ce problemă din firmă încercați să rezolvați? Iată câteva exemple:

  • Directorii doresc o vizibilitate mai bună a stării proiectului.

  • Am nevoie de o modalitate mai bună de a gestiona resursele și de a le atribui la proiecte.

  • Doresc să monitorizez mai ușor timpul petrecut de persoane cu activitățile.

  • Doresc o modalitate mai robustă de a urmări datele de proiect decât cea oferită de foile de calcul Excel.

Organizațiile care au avut cel mai mult succes în utilizarea Project Online pentru a rezolva probleme de afaceri ca acestea sunt cele care creează un set de standarde, procese și bune practici pentru gestionarea proiectelor în organizație. Persoana sau grupul care creează și gestionează aceste reguli de management de proiect se numește uneori PMO (Project Management Office - birou de management de proiect).

Ce face un PMO?

În firmele mai mari, un PMO fi un departament care se ocupă cu problemele de management de proiect din cadrul organizației, cum ar fi guvernanța managementului de proiect, implementarea, instruirea, cercetarea cerințelor de management de proiect sau determinarea celei mai bune metode de a construi rapoarte utile. În firmele mici sau medii, un PMO poate varia de la o singură persoană la un grup mic de persoane, dar se poate extinde pentru a încerca să rezolve aceleași probleme ca în firmele mai mari. În orice caz, scopurile comune ale oricărui PMO includ:

  • Implementarea și încurajarea adoptării sistemului de management de proiect.

  • Simplificarea managementului de proiect pentru utilizatorii organizației, prin automatizarea proceselor în instrument.

  • Crearea de politici, proceduri și bune practici în jurul funcțiilor de management de proiect.

  • Asigurarea expertizei în domeniul managementului de proiect, servind drept „Centru de excelență” pentru toate aspectele legate de managementul de proiect și oferind instruire pentru bune practici și instrumente utilizate în managementul de proiect.

  • Primirea de acreditări din partea sponsorilor executivi, pentru a crea și a impune modificări cu ajutorul recomandărilor acestora.

Încă sunteți derutat? Să facem un pas înapoi și să utilizăm un exemplu pe care îl poate înțelege oricine - cum poate capul unei gospodării să aibă grijă de familia sa:

Cerință

PMO

Familie

PMO - Informații

Un PMO vă ajută să stabiliți o modalitate eficientă de a livra informații participanților direct interesați la proiect, prin rapoarte despre starea și funcționarea proiectului. Acest lucru ar putea implica cercetarea cerințelor de raportare, mutarea datelor necesare în sistem și stabilirea de fluxuri de lucru pentru a vă asigura că datele necesare pentru rapoartele recurente ajung la timp în sistem.

Capul gospodăriei va avea nevoie de informații despre cum decurg lucrurile:

  • Rapoarte trimestriale despre activitatea școlară a copiilor.

  • Extrase de cont lunare pentru a vedea starea financiară.

  • Vizite anuale la medic, pentru a determina starea de sănătate a membrilor familiei.

PMO - Informații despre cine ce face

Un PMO creează procese pentru a aduce datele corecte în sistemul de management de proiect, în scopul de a le spune managerilor de proiect care este starea unui nivel de proiect. De asemenea, furnizează instrucțiuni și bune practici pentru gestionarea resurselor.

Persoanele din familie trebuie să știe ce face fiecare membru. Aceste informații ar putea include:

  • Cine va lua copiii de școală astăzi, cine va plimba câinele seara, cine va pregăti cina etc.

  • Dacă o persoană nu-și poate îndeplini sarcina, trebuie să știți cine este disponibil să o înlocuiască.

  • Este util să afișați activitățile tuturor, orarul școlar și disponibilitatea într-un calendar general al familiei. Astfel veți ști foarte ușor cui îi poate reveni o anumită activitate.

PMO - Forumuri pentru colaborare

Un PMO ajută la crearea site-urilor de colaborare la proiecte și le poate particulariza astfel încât să corespundă perfect cerințelor utilizatorilor.

Membrii familiei vor avea nevoie de un forum în care să colaboreze, cum ar fi:

  • Publicarea evenimentelor importante într-un calendar de perete din bucătărie

  • Discuțiile zilnice din timpul cinei.

PMO - Evaluați și diminuați riscurile

Unui PMO îi revine responsabilitatea de a configura un sistem pentru gestionarea riscurilor.

Capul familiei ar putea avea nevoie de un plan pentru a reduce riscurile:

  • Determinarea nevoilor de asigurări de sănătate.

  • Achiziționarea unui abonament la sala de sport.

  • Creșterea sumei economisite pentru pensionare.

PMO - Stabiliți reguli și procese

Un PMO analizează procesele și fluxurile de lucru curente și găsește o metodă de a le automatiza prin intermediul instrumentului de management de proiect implementat. Unul dintre acestea poate implica determinarea driverelor pentru a selecta proiectele de avansat având un buget stabilit (analiza de portofoliu).

Capul familiei va stabili reguli și procese pentru familie, cum ar fi:

  • Orele când ajung acasă sau când adorm copiii

  • Priviți factorii pentru a determina achizițiile de efectuat (de exemplu, „Ar trebui să cumpărăm o mașină, să reparăm acoperișul sau să mergem în vacanță anul acesta?”).

  • Programarea stropitorilor de gazon după un ceas automat.

  • Alegerea unui moment din săptămână pentru cumpărături și treburi uzuale.

Un PMO poate eficientiza foarte mult managementul de proiect din cadrul unei firme, efectuând lucruri cum ar fi:

  • Colectarea de informații pentru a defini cerințele de management de proiect ale organizației. De exemplu, analiza nevoilor de business ale organizației, proiectarea de procese pentru a îndeplini aceste cerințe și asocierea proceselor la setări sau fluxuri de lucru din Project Online.

  • Determinarea constantă a datelor importante ce necesită revizuire și lucrul cu administratorul de proiect pentru a partaja datele cu participanții direct interesați. De exemplu, determinarea datelor necesare și a procesului pentru a aduce datele în sistem și a crea un raport săptămânal cu starea proiectului, pentru a le oferi participanților direct interesați o imagine a stării proiectelor aflate în desfășurare.

  • Crearea de reguli pentru procese și fluxuri de lucru. De exemplu, stabilirea unui flux de lucru în care ideile parcurg un proces de aprobare pentru a deveni proiecte în Project Online.

  • Migrarea datelor existente din sistemul curent de management de proiect într-unul nou. De exemplu, găsirea celei mai simple metode de a migra resursele și datele proiectului din foi de calcul Microsoft Excel în Project Online sau din Project Professional de pe computerul fiecărei persoane într-un mediu Project Online centralizat.

  • Furnizarea de suport pentru gestionarea portofoliului de proiect, pentru ajutor la stabilirea priorităților proiectului și pentru prognoză. La fel ca majoritatea firmelor, doriți să realizați multe proiecte, dar aveți un buget limitat și resurse limitate. Aveți nevoie de o modalitate de a determina ce proiecte ar trebui continuate. Un PMO poate derula procesul de selecție a proiectelor și programelor, pentru a se asigura că investițiile viitoare sunt aliniate cu obiectivele strategice ale organizației și cu viziunea sa de dezvoltare.

  • Gestionarea schimbărilor emoționale cu care se pot confrunta utilizatorii atunci când părăsesc sistemul curent de management de proiect, de care se simt atașați. De exemplu, influențarea cu tact a managerilor de proiect astfel încât să renunțe la procesul vechi de salvare a fișierelor de proiect pe hard disk și partajare a acestora, prin ilustrarea avantajelor publicării lor în Project Online. Un PMO poate face acest lucru dedicând mai mult timp pentru a-i convinge mai întâi pe managerii de proiect seniori și sperând că influența lor asupra altor manageri de proiect va ajuta la implementarea schimbării.

  • Gestionarea provocărilor tehnice ale modificării, prin oferirea de opțiuni de instruire foarte bune.

De ce am nevoie de un PMO?

În exemplul cu familia, consecințele neîndeplinirii unora dintre necesități pot fi majore. De exemplu, neverificarea carnetului de note al unui copil atunci când sosește ar putea avea drept consecință presupunerea că lucrurile sunt în regulă, când, de fapt, ar fi indicat mai mult timp de studiu sau lecții particulare. În același fel, implementarea Project Online fără a crea o entitate care să ajute la standardizare și adoptare poate avea consecințe negative. Stabilirea unui PMO vă va ajuta să creșteți șansele de succes pentru implementarea Project Online. În funcție de obiectivele dvs., acest lucru poate însemna o eficiență mai bună a managementului de proiect (de exemplu, mai multe proiecte finalizate la timp), un lucru asociat de obicei cu costuri mai mici de gestionare a proiectelor (de exemplu, mai multe proiecte finalizate cu respectarea bugetului).

Care sunt primii pași în crearea unui PMO?

Probabil că ați parcurs deja primii pași în crearea unui PMO dacă ați făcut efortul de a găsi acest articol. Dacă vă interesează să treceți la Project Online, cel mai sigur aveți deja o idee despre cum poate să îmbunătățească eficiența sau să rezolve o problemă din firma dvs. La crearea unei căi pentru a formaliza un PMO, luați în considerare următoarele:

Definiți ce doriți să facă acel PMO

Scopul principal al PMO va fi să rezolvați o problemă de afaceri specifice? De exemplu, poate doriți să implementeze un sistem de pontaj pentru a obține o controlul analizei costurilor. Sau poate fi necesar proiect date repartizate pe două sau chiar trei aplicații diferite și doriți să sintetizați datele într-un singur sistem, care ar ajuta pentru a oferi o perspectivă mai bună în execuție a proiectelor. Sau poate fi să furnizați instrucțiuni de gestionare proiect în curs de desfășurare și adresa nevoile de formare manager de proiect. După ce ați înțelege ce PMO este necesar, acesta va fi mult mai ușor pentru a restrânge care sunt cerințele în realizarea și întreținerea-l.

Obținerea sponsorizării executive

Asigurați-vă că sunteți susținut de persoane sus-puse. Este important ca persoanele cu funcția de PMO să beneficieze de sponsorizare executivă, deoarece lipsa sprijinului este unul dintre motivele principale ale nereușitei acestora. Dacă aveți deja un director care cunoaște beneficiile și importanța lucrurilor pe care încercați să le faceți, este excelent! Dacă nu, unul dintre cele mai bune modalități de a-i atrage de partea dvs. este să le arătați avantajele trecerii la un sistem de management de proiect precum Project Online. Puteți face acest lucru arătându-le problema de afaceri care va fi rezolvată. Probabil că ați făcut deja acest lucru într-o oarecare măsură atunci când ați evaluat pentru prima dată Project Online, dar puteți găsi adevărați aliați în rândul directorilor dacă le puteți arăta cum funcționează programul cu datele dvs. într-un mediu pilot. Ilustrarea beneficiilor este esențială pentru obținerea sponsorizării executive.

O sponsorizare executivă puternică poate fi de ajutor în abordarea reticenței pe care o pot avea utilizatorii la schimbarea unei metode de lucru familiare cu un nou sistem de management de proiect, cum ar fi Project Online. Încurajarea și promovarea beneficiilor în rândul altor participanți direct interesați cu influență, cum ar fi managerii de proiect seniori, ar putea fi, de asemenea, utilă pentru depășirea atașamentului emoțional al altor utilizatori față de sistemul la care renunțați.

Construirea echipei

Indiferent dacă încercați să stabiliți un PMO într-o firmă mare sau mică, iată responsabilitățile care trebuie îndeplinite de rolurile din PMO:

Rol

Descriere

Derularea planului de adoptare Project Online

Dacă vă aflați în procesul de implementare Project Online, plan de ansamblu are nevoie de o persoană să-l conduce. La fel ca orice proiect, planului de adoptare are nevoie de un proprietar pentru a vă asigura că activitățile necesare sunt personal și finalizat.

Cercetarea cerințelor de management de proiect

Această persoană va evalua cerințele de management de proiect ale organizației. Ea va trebui să discute cu utilizatorii din toată firma și din toate departamentele pentru a afla cum își gestionează proiectele în prezent, care vor fi cerințele lor și cum ar putea fi îmbunătățite acestea prin implementarea Project Online. Aceste cerințe vor trebui prezentate administratorului Project, pentru a putea fi implementate corect în Project Online. Persoana trebuie să aibă competențe adecvate de management de proiect și să dovedească abilități de comunicare. Este posibil ca persoanele din firmă să fie atașate emoțional de procesul pe care încercați să îl eliminați, prin urmare, angajatul în cauză va trebui să știe cum să trateze această problemă, arătându-le că noul sistem le va face viața mai ușoară.

Instruire, documentație și asistență

Această persoană va trebui să evalueze competențele utilizatorilor și va fi responsabilă de furnizarea resurselor de instruire necesare pentru a utiliza cu succes produsul. Printre acestea se numără crearea de instruire bazată pe roluri pentru administratori, manageri de proiect, coordonatori de echipe și membri ai echipei. Deși cea mai mare parte a efortului poate fi dedicat instruirii managerilor de proiect sau administratorilor, coordonatorii de echipe și membrii echipelor pot găsi utile cartelele de referințe rapide, fișele, listele de verificare sau tutorialele scurte. De asemenea, va trebui să descoperiți o modalitate de a le oferi suport intern utilizatorilor, precum și o metodă adecvată de a rezolva problemele mai complicate, folosind procedurile adecvate.

Legătura cu departamentul IT

Colaborarea cu departamentul IT este esențială pentru a beneficia de asistență pentru înregistrare și pentru configurarea Project Online. Dacă evaluarea Project Online este încă în desfășurare, acest lucru poate fi efectuat de cineva din departamentul dvs. IT fără prea multe griji, prin consultarea documentației Introducere în Project Online.

Un PMO va trebui să lucreze cu departamentul IT pentru a se adresa acestor două zone:

  • Administrarea Office 365: PMO va trebui să lucreze cu administratorul Office 365 pentru a atribui utilizatori și licențe.

  • Administrarea Project Online: De asemenea, PMO va trebui să lucreze cu un administrator Project Online la aspecte precum câmpurile particularizate, resursele și configurarea foilor de pontaj. De asemenea, poate fi necesar ca administratorul să lucreze cu PMO pentru a implementa procese în Project Online prin fluxuri de lucru.

Unii PMO din firmele mai mari au și manageri de proiect care pot primi sarcina de a oferi îndrumări în anumite proiecte ce necesită asistență. Activitatea acestora poate varia de îndrumarea proprietarului proiectului până la asumarea proprietății, în funcție de domeniul proiectului.

Crearea unei declarații de intenție pentru PMO

Orice PMO trebuie să aibă o declarație de intenție. Dacă ați evaluat deja necesitatea unui PMO, aceasta va fi mult mai simplu de creat. Căutați descrierea declarației de intenție existentă a firmei dvs. și încercați să creați una care să-i corespundă. Aceasta nu trebuie să fie extrem de complexă, doar suficient de detaliată încât să-i facă pe toți să înțeleagă de ce există acest PMO și care este rolul său în firmă.

Crearea unui plan pentru a crea un PMO

După stabilirea activităților necesare pentru a crea un PMO, se recomandă să creați un plan de proiect de nivel înalt pentru acesta. Gândiți-vă la crearea unui PMO ca la un proiect mare, cu activități, durate și sarcini asociate. Planul dvs. de proiect va deveni mai bine definit pe măsură ce parcurgeți unele dintre activitățile inițiale, cum ar fi evaluarea mediului. Planul de proiect vă ajută să realizați un program de creare PMO, pentru a urmări ce ați făcut, etapele la care lucrați și ce mai rămâne de făcut pentru a-l crea. De exemplu, iată cum pot arăta mai multe activități de creare PMO într-un plan de proiect Project Online:

Plan de proiect PMO în Project Online

Aflați mai multe despre PMO

Dacă nu aveți deja un PMO, este posibil să fiți intimidat puțin de ideea de a crea unul. Deși cerințele și necesitățile firmei sunt cele care determină nevoia de a avea un PMO, trebuie să aflați cum să creați cadrul pentru a-l crea și a-l dezvolta. În funcție de obiectivele dvs., se recomandă să cercetați diversele metodologii pentru procesele și domeniul de activitate pentru PMO sau să vedeți ce model de PMO vi se potrivește mai bine. Sunt disponibile numeroase cărți, articole de instruire și resurse online utile despre crearea și gestionarea unui PMO.

Dacă încercați să configurați un PMO și aveți nevoie de asistență, încercați să contactați un partener Microsoft certificat sau Serviciile de consultanță Microsoft. De asemenea, avem la Microsoft consultanți interni cu o experiență excelentă în configurarea de PMO-uri pentru firme mici, medii și mari.

Ce urmează acum?

Așadar, sunteți gata să vă creați propriul PMO? După citirea acestui articol, sperăm că v-ați dat seama că crearea unui PMO este o investiție care va merita atât timpul, cât și efortul. Va necesita multă colaborare cu persoanele din firma dvs. și va fi esențial să aveți un susținător executiv. De asemenea, va necesita investiții pentru a cerceta mai multe despre configurarea unui PMO, cu ajutorul numeroaselor resurse disponibile. Iar dacă aveți nevoie de ajutor, puteți apela atât la partenerii Microsoft certificați, cât și la Serviciile de consultanță Microsoft.

Dacă sunteți într-o firmă mai mică, amploarea tuturor acestor lucruri poate părea copleșitoare. Poate că nu aveți resursele necesare pentru a angaja persoane pentru fiecare rol de PMO notat în tabelul „Creați-vă echipa” și nici nu este cazul. Rețineți doar că acestea sunt responsabilități care probabil vor trebui gestionate la un moment dat, într-o măsură care corespunde cerințelor dvs. De asemenea, rețineți că efortul necesar este pe măsura dimensiunii și obiectivelor firmei dvs. Un PMO dintr-o firmă mai mică ar putea avea nevoie doar să se întâlnească cu câțiva manageri de proiect seniori din firmă pentru a evalua necesitățile acestor, pe când în firmele mai mari există mai multe departamente, cu cerințe diverse.

Crearea unui PMO poate contribui la succesul utilizării Project Online, iar utilizarea Project Online poate aduce succes unui PMO. Succes la implementare!

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×