Studiu de caz client: mutarea din Excel în Access

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Uneori unei soluții business este creat utilizând Excel atunci când Access este mai potrivit. Sau, poate că Excel a fost inițial o idee bună, dar datele a depășit o soluție de Excel și este timpul să utilizați un program de baze de date. Din fericire, puteți să mutați datele de firmă din Excel în Access.

Linie de viață Cancer, o organizație nonprofit baza din Seattle, proiectat inițial sa sistem acordarea de urmărire utilizând Excel. După ce rulează în probleme cu redundanţa datelor, au decis a fost timp să încercați Access.

Dr. Kerry Fowler oferă voluntari IT suport pentru Cancer linie de viață. A acord la un interviu în care am discutat Cancer viață are nevoie, său rol și tehnice fundal, cum se utilizează Excel și ce au făcut cu acces.

Interviu, partea 1

ST: Bine, ei bine, sunt Steven Thomas scrie pentru Office Online și sunt aici astăzi cu Dr. Kerry Fowler la Cancer viață. Linie de viață cancer este o organizație non-profit care ajută persoanele live cu cancer.

ST: Dr. Fowler, să descrie un pic mai despre ce tip de asistență Cancer viață oferă persoanelor?

KF: De asemenea Steven, Cancer viață oferă asistență non-medicale pentru persoanele care locuiesc cu cancer care include pacienţii, familia, prietenii și colegii, astfel încât este destul de o gamă largă.

ST: Așadar, atunci când vă spun non-medicale ce ce înseamnă?

KF: Persoane nu apar la Cancer de viață pentru a obține sfaturi medicale, dar au venit pentru clasele, există exercițiul clase, yoga, scriere clase, cu flori aranjarea, un număr de lucruri pentru a construi comunitate între cancerul pacienţii și să interacționați cu alte persoane cu cancer.

ST: Bine suna ca o gamă largă de servicii foarte importante, vă mulțumim pentru aceste informații. Da, aveți un grad în bio-informatic, este că dreapta?

KF: De fapt este chimie.

ST: Chimie, regulă rău.

KF: Nimic nu se cerem scuze pentru.

ST: Așa cum care vă ajuta să aici la Cancer viață?

KF: Bine am fost din industrie farmaceutice și descoperirea de droguri pentru destul câțiva ani, și, când activitatea mea a plecat ca parte a unei fuziuni corporative am luat un timp pentru a voluntari aici la Cancer viață în cazul în care soţia mea este CEO, și că au avut făcut unele informatic chimice în ultimele 10 ani, astfel încât să a fost destul de bine cu gestionarea informațiilor , în primul rând mare plat fișiere, și a avut pentru a afla unele comenzi UNIX și că tipul de lucru, dar nu au orice experiență cu bazele de date relaționale.

ST: OK, bine să vă spune-mi puțin despre sortare informații gestionare activități care îl alegeți aici ca parte a vă voluntariatul?

KF: Sunteți sigur, când am venit prima am fost efectuând lucruri IT doar zilnice, știți, este imprimantă lucrul, mouse-ul meu nu funcționează. Dar, în cele din urmă am văzut că au existat unele funcții întâmplă, de exemplu fond pacient asistență, în cazul în care utilizatorii au fost utilizând foi de calcul Excel pentru a stoca informații merge înapoi ani mai multe despre controale care a fost trimis persoane pentru a le plătiți pentru un credit ipotecar, pentru facturile medicale sau pentru forme de transport.

ST: Atât de mult de fișiere diferite?

KF: De asemenea au fost numeroase intrările din foaia de calcul.

ST: Deci o foaie de calcul mare?

KF: da o foaie de calcul mare cu multe file, dar a fost greu pentru ca acestea să vă dați seama cât de mult bani are această persoană ajuns anul acesta, cât de mult se ajuns ultimii 4 ani, cât de multe persoane sunt obținerea de ajutor cu lor ipotecare?

ST: Sunteți sigur că sună ca probleme clasică, aveți posibilitatea să, punerea întreaga numeroase date în Excel și încercați să detaliați într-o, într-o foaie de calcul astfel.

KF: Astfel încât semăna cu un dezastru așteaptă să apară, dintr-un singur sortare greșite departe catastrofă completă, deci am decis să in instruire Microsoft Access pentru a rezolva această problemă. Alt lucru pe care s-a întâmplat a fost date a fost din nou introdusă mai multe ori.

ST: Ce tip de date?

KF: Pur și simplu numele, numele persoanelor, codurile zip, numele asistent social, orice număr de lucruri.

ST: Așadar, aceeași persoană ar termina cu o serie de înregistrări diferite, probabil?

KF: Exact, primiți ortografieri foarte creative din Seattle de exemplu.

ST: Sunteți sigur, așadar, ce acces? Doar o avea aici a dobândi-o în acest sens sau ceea ce a făcut care apar în Access?

KF: Accesarea și este disponibile pe scară largă aici, deoarece Cancer viață utilizează Microsoft Office și le utilizează Small Business Server 2003, astfel încât fiecare computer în locul are acces și a avut analizat accesa pur și simplu pe proprii despre un an în urmă, dar foarte nu am făcut orice dezvoltare, astfel încât să considerat acesta a fost o oportunitate de instruire pentru mine și a fost o modalitate de a ajuta Cancer viață îndeplinește obiectivele lor.

ST: Rece, dar pot considerați că ați făcut o bună decizie. Am un pic de experiență de lucru cu acces și nu destul cât de mult lucrul în Excel, dar știu ce este pentru acces și este sigur mai potrivite pentru tipul de activități de gestionare au fost discute.

ST: Să luăm un pic sfârșit și apoi se întoarcă pentru a doua jumătate a acestui interviu.

Interviu, partea a 2

ST: Bine, ei bine, aceasta este Steven Thomas din nou, înapoi cu a doua parte a meu Interviu Dr. Kerry Fowler la Cancer viață.

ST: Să discutăm despre procesul de mutarea din Excel în Access. Cât din lucru vă spune că a fost implicate? Terminat de lucru?

KF: Mă gândesc finalizarea niciodată destul de lucru, mai ales atunci când sunteți legătură cu date moștenite care a fost într-o foaie de calcul în cazul în care poate fi ciudat semne de punctuație care nu le doriți. În general mă gândesc lucru pe care l-am găsit majoritatea dificile a fost pur și simplu de potrivire, dar voi pentru a răsturna o aici pentru un timp. Pot gândi că face se potrivesc cu tipurile de date este important, care este un lucru prost să spuneți.

ST: Nu este un lucru prost să spuneți, este important și este dificilă pentru a obține dreapta, deoarece Excel este un pic mai iertător despre ce date va și nu acceptă.

KF: Dreapta da, curățare backup datelor, ceea ce am găsit a fost dificile majoritatea durează vechi date, eliminare dubluri, găsirea erorile de ortografie, găsirea ciudat semne de punctuație și în funcționarea lucruri pus ordine, astfel încât acesta este mai ușor să le importați în Access și nu cauzează erori. Deci este de fapt numeroase de lucru care are pentru a merge în foaia de calcul Excel sau fișierul text pe care îl importați. După ce totul este egalat importul este destul de ușor.

ST: Deci are acest lucru pus proceselor de afaceri în așteptare în intermediară?

KF: Nu, persoane care au fost lucrează în jurul, una dintre lucrurile pe care ați făcut în plus pentru lucrul cu o bază de date pacient asistență durează o mai vechi de date Access care au avut care este, în esență, o listă de corespondență mare și a fost doar un fișier plat mare. Deci sunt lua câțiva pași pentru a curăța care și facilitează de căutare pentru a găsi dubluri.

ST: Dar pe care îl folosesc pacient asistență fond baza de date acum?

KF: Da.

ST: Dar încă nu există date în Excel care le-ați importat în care încă, este date moștenite care încă care urmează să importați.

KF: Care este adevărată. Am 2008 informațiile importate, dar pot avea în continuare date 2004-2007 să curățați și să importați.

ST: OK, astfel încât persoanele nu au fost având la activitate așteptare sau orice?

KF: Nu. Este bine pentru utilizare curent.

ST: Astfel încât ceea ce a făcut alte probleme care se confruntă sau care se confruntă construirea nou sistem, inclusiv acest lucru alte una care vă vorbesc despre.

KF: De asemenea, există câteva lucruri care sunt specifice pentru a accesa, am avut unele provocarea cu câteva dintre lucrurile pe Visual Basic și, de asemenea, face Dlookup() și dreptul de a face acest lucru, și în anumite cazuri trebuie să obțineți ghilimele și paranteze drepte toate în locurile potrivite sau nu funcționează. Dar în general a fost mult mai simplu decât să considerat ar fi și este foarte profitabile pentru a putea face ceva care funcționează.

ST: Așadar, ce fac nimic cu acces care care nu au fost face cu Excel pentru că nu a fost practice? Nimic nou în afară de evidente, știți introducerii datelor din tabele diferite și acest tip de lucru?

KF: Bine unul dintre lucrurile pe care am dat seama cum se face care mă aflu ar fi evident pentru un utilizator experimentați, dar, de exemplu, cod poștal este redundante informațiile cu privire la city și state și țara, astfel încât să le-am simplificat date de intrare pentru listele de corespondență, astfel încât numai cod poștal trebuie să fie importate, și apoi am un tabel cu toate SUA codurile zip cu starea lor , localitate și țara. Deci care simplificată lucruri foarte mult și a reduce erorile de ortografie.

ST: Care este foarte bun. Cum despre raportarea? Ați văzut orice câștiguri în posibilitatea de a produce rapoarte acum, că ați mutat la Access?

KF: Da pot menționate înainte de a fost dificil atunci când utilizați foi de calcul Excel pentru a determina cât de mult bani a fost dat la o anumită persoană într-o anumită perioadă de timp, dar acum cu sistemul de acces pe care am putut pentru a genera unele rapoarte care generează automat solicitările de selectare, codul le pentru tipul potrivit de cancer care au și generează o foaie rezumat pentru Departamentul financiar toate diferitelor verifică care au fost scrisă care săptămână pentru fiecare dintre conturile și subtotaluri.

ST: Wow că sunete, cum ar fi un câștig frumos. Așadar, în cele din urmă, ceea ce colegii aici spun? V-a toți cei oferit feedback atât procesul și produsul care vă construite pentru acestea?

KF: Dar acestea chiar place. Pentru asistență pacient fond aceasta într-adevăr are simplificat procesul. Deoarece există erori mai puține, înseamnă că verificările poate accesa scris mai rapid și a fost într-adevăr o problemă înainte informații ar trebui să fie trimise înapoi din finanțe pentru corectare și care nu se întâmplă ca adesea acum, deci clienții sunt fapt beneficiază direct care este foarte frumos.

ST: Care este minunat, care este foarte frumos. OK și vă mulțumim foarte mult pentru interviu și vă va fi legătura din nou în curând sunt sigur, pentru a căuta progresul cu fond pacient asistență sau, care este cea nouă care lucrați din nou?

KF: Unul nou este o listă de corespondență.

ST: Baza de date listă de corespondență. OK și am ar fi interesat să verificați din nou și vedeți cum care urmează, vă mulţumesc din nou.

KF: Mea plăcere.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×