Stabilirea de reguli pentru o îmbinare de corespondență

Stabilirea de reguli pentru o îmbinare de corespondență

Aflați informații despre regulile de îmbinare a corespondenței și explorați cum poate fi utilizată fiecare regulă de organizația dvs. Atunci când creați o scrisoare sau un mesaj de e-mail pentru toți clienții dvs. și doriți ca scrisoarea să spună lucruri diferite, în funcție de diferitele valori din anumite câmpuri din sursa dvs. de date, puteți seta o regulă.

De exemplu, să spunem că ați creat o scrisoare despre un eveniment viitor care va avea loc în trei locații geografice diferite din lume. Ați creat scrisoarea utilizând opțiunea Pornire îmbinare corespondență pe fila Corespondență din Word, dar, după revizuirea documentului, descoperiți nu numai că există conținut repetitiv, dar și că un anumit conținut trebuie modificat pe baza locației evenimentului. În această situație, puteți utiliza Reguli în grupul Scriere și inserare câmpuri pentru a acoperi o gamă largă de condiții.

Utilizarea regulilor

Adăugarea de reguli la un document de îmbinare corespondență vă oferă posibilitatea de a face procesul de flux de lucru mai eficient și a introduce flexibilitate. Cu ajutorul regulilor, puteți ocoli necesitatea de a genera mai multe documente și puteți configura conținut care poate fi modificat rapid.

Puteți să adăugați reguli atunci când configurați îmbinarea de corespondență.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Reguli.

    În Word, la fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri

  2. Alegeți o regulă disponibilă.

    În Word, lista verticală de câmpuri cu Reguli care se accesează în grupul Scriere și Inserare, la fila Corespondență

Nu puteți accesa regulile până când nu începeți procesul de îmbinare a corespondenței. Pentru detalii despre modul de configurare al unui câmp, în caseta de dialog pentru regula aleasă, alegeți pictograma ?. Puteți, de asemenea, să căutați numele câmpului în Ajutorul Word.

Sfat: Pentru a comuta între afișarea și ascunderea codurilor de câmp, apăsați ALT + F9.

Câmp

Descriere

Exemplu și metodă

Cerere

Se utilizează pentru a repeta o solicitare pentru aceleași informații în mai multe locuri dintr-un document. Răspunsul la solicitare apare în documentul îmbinat

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Ask există o casetă de selectare Se întreabă o dată. Bifați caseta de selectare dacă doriți ca solicitarea să apară doar la începutul îmbinării finale de corespondență. Sau debifați caseta de selectare (setarea implicită), dacă doriți ca solicitarea să apară pentru fiecare înregistrare.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul Ask.

S-a planificat o petrecere de pensionare pentru un angajat care petrecut mulți ani vânzând produse realizate de organizația dvs. Se trimite o invitație printr-un mesaj de e-mail către persoanele din interiorul și din afara organizației, prin care fiecare persoană este întrebată dacă va participa.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Ask, în caseta Marcaj în document tastați Invitație.

În caseta Se solicită, tastați Intenționați să fiți alături de noi la petrecerea de pensionare?

În caseta Text implicit marcaj în document, tastați Da.

Alegeți OK când sunteți gata.

Inserare manuală

Utilizați câmpul Inserare manuală când doriți să adresați o întrebare. Câmpul Inserare manuală este asemănător cu câmpul Cerere, de mai multe ori într-un document.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Fill-in există o casetă de selectare Se întreabă o dată. Bifați caseta de selectare dacă doriți ca răspunsul să se aplice la fiecare înregistrare îmbinată. Sau debifați caseta de selectare (setarea implicită), dacă doriți să vi se solicite pentru fiecare înregistrare.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul Fill-in.

Organizația dvs. sponsorizează un eveniment de evaluare a stării de sănătate. Un formular confidențial de înscriere este trimis la fiecare angajat. Formularul solicită informații, precum vârsta, înălțimea, greutatea, care trebuie să fie furnizate.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Fill-in, în caseta Se solicită tastați Câți ani aveți?

Alegeți OK când sunteți gata.

Dacă Atunci Altfel

Se utilizează pentru a defini o condiție care trebuie să fie îndeplinită. Dacă este îndeplinită condiția definită, atunci sunt furnizate informații specifice. Dar dacă nu este îndeplinită condiția definită, atunci sunt furnizate informații diferite.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul If.

Întrețineți o bază de date mare a membrilor pentru o organizație caritabilă. Membrii acesteia vor primi anunțuri diferite despre evenimente viitoare de strângere de fonduri, în funcție de locația lor geografică.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: If, în lista verticală Nume câmp, alegeți numele coloanei locație din sursa dvs. de date (de obicei o Excel foaie de calcul).

În lista verticală Comparație, alegeți Egal cu.

În caseta Comparare cu, tastați America de Sud. Apoi, în caseta Se inserează acest text, tastați conținutul care este inserat în cazul în care comparația este realizată. Iar dacă nu este realizată comparația, este adăugat conținutul furnizat în caseta Altfel, se inserează acest text.

Alegeți OK când sunteți gata.

Îmbinare înregistrare #

Se utilizează pentru a captura numărul real al înregistrării din sursa de date care va fi inclus în documentul îmbinat. Numărul reflectă orice sortare sau filtrare pe care ați aplicat-o la sursa de date înainte de îmbinare

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul MergeRec.

Utilizați un câmp MergeRec lângă un câmp Imprimare dată pentru a crea numere unice de factură.

În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Reguli, iar apoi selectați Îmbinare înregistrare #.

Îmbinare secvență #

Se utilizează atunci când doriți numărul de înregistrări din documentul îmbinat.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul MergeSeq.

Ați îmbinat un lot de scrisori, iar ultima înregistrare dintr-un lot de scrisori formular indică numărul total de scrisori. Puteți utiliza acest total pentru a calcula costurile de expediere.

În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Reguli, apoi selectați Îmbinare secvență #.

Înregistrarea următoare

Se utilizează pentru a insera următoarea înregistrare de date în documentul curent, fără să începeți un document nou.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul Next.

În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Reguli, iar apoi selectați Înregistrarea următoare.

Înregistrarea următoare dacă

Se utilizează pentru a compara două valori. O potrivire între conținutul câmpului de date și valoare determină dacă înregistrarea următoare ar trebui să fie îmbinată în documentul curent sau într-un document nou.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul NextIf.

În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Reguli, iar apoi selectați Înregistrarea următoare dacă.

În lista Nume câmp, alegeți numele câmpului de îmbinare, de exemplu, Localitate.

În lista Comparație, alegeți operatorul dorit. De exemplu, pentru a alege destinatarii dintr-o anumită localitate, alegeți Egal cu.

În caseta Comparare cu, tastați valoarea pe care doriți să o utilizați. De exemplu, pentru a selecta destinatari din Tokyo, tastați Tokyo.

Stabilire marcaj în document

Se utilizează pentru a asocia un nume de marcaj în document la o anumită valoare. Un marcaj în document poate fi amplasat în mai multe locații într-un document. Ori de câte ori inserați un marcaj într-un document, se va afișa valoarea legată la respectivul marcaj în document.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul Set.

Organizația dvs. pregătește o anunțare publică a rezumatului unei lucrări privind mediul care se va efectua într-o anumită zonă. Managerii de proiect au un titlu preliminar pentru proiect, dar avertizează că acesta se poate modifica. Cea mai bună alegere este să adăugați un marcaj în document, întrucât, dacă titlul se modifică, veți modifica numai marcajul în document, nu și fiecare referință la titlu.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Set, în caseta Marcaj în document tastați Numele proiectului.

În blocul Valoare, tastați Remedierea adăposturilor pentru broaște mari

Alegeți OK când sunteți gata.

Ignorare înregistrare dacă

Utilizați pentru a compara conținutul unui câmp de date cu o valoare, iar apoi pentru a omite includerea înregistrării de date curente dacă această comparație este adevărată.

Pentru mai multe informații, consultați Câmpul SkipIf.

Sunteți proprietarul unui magazin de îmbrăcăminte și observați că aveți un suprastoc de tricouri de un anumit fel, dar nu și cele de măsura cea mai solicitată. Așadar, atunci când sunteți gata să trimiteți un fluturaș publicitar, veți exclude clienții care poartă o anumită măsură.

În caseta de dialog Inserare câmp Word: Skip Record If, în lista verticală Nume câmp, alegeți numele coloanei Măsură din sursa dvs. de date (de obicei o Excel foaie de calcul).

În lista verticală Comparație, alegeți Egal cu.

În caseta Comparare cu, tastați XL. Alegeți OK când sunteți gata. Clienții care poartă tricouri XL nu vor primi fluturașul publicitar.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×