Sfaturi pentru listele de corespondență

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Oricât de inteligentă ar fi corespondența dvs., acesta va avea un impact mic dacă nu va fi trimis persoanelor potrivite. Aveți posibilitatea să limitați lista de corespondență la nume și adrese sau să includeți mai multe detalii despre fiecare client astfel încât să ordonați clienții în segmente care au sens pentru afacerea dvs.

Cu cât direcționați corespondența către un segment de clientelă care este foarte posibil să fie interesat de o ofertă anume, cu atât va fi mai mare rata de succes a corespondenței. Plănuiți să acordați între o treime și o jumătate din timpul și bugetul campaniei de corespondență pentru rafinarea listei de corespondență pentru a viza segmentele de clientelă adecvate.

În acest articol

Cum să utilizați datelor clienților

Creați o listă de corespondență

Combinarea listelor din mai multe surse într-o listă

Rafinarea unei liste de destinatari

Cum se utilizează datele clienților

După de obțineți informații despre clienți și potențiali clienți, detectarea atributelor pe care le au în comun poate fi foarte utilă. Cu cât cuprindeți mai multe detalii în lista de corespondență, cu atât mai multe opțiuni veți avea pentru direcționarea corespondențelor.

Însă asigurați-vă că datele detaliate pe care le detectați sunt datele pe care le veți utiliza. Cu cât adăugați mai multă complexitate listei de corespondență, cu atât mai multă muncă veți avea pentru a menține lista.

De exemplu, aveți posibilitatea să utilizați datele clienților în oricare din modurile următoare.

  • Imprimare etichete de corespondență    Creați etichete de corespondență pentru care sunt necesare doar informații cu privire la nume și la adresă.

  • Corespondența către clienții dintr-o locație anume    Filtrați lista de corespondență după oraș sau cod poștal, astfel încât să aveți posibilitatea să anunțați o promoție doar clienților care locuiesc într-o locație anume.

  • Adăugați o formulă de salut personalizate     Personalizarea corespondenţa, inclusiv ale destinatarilor prima sau ultima nume într-o linie de salut, separând numele în titlu, Prenumeși nume de familie câmpurile de date.

  • Focalizarea pe destinatari de o anumită vârstă     Notificați clienții de produse sau servicii care sunt este necesar pentru clienții acele etapă de viață (cum ar fi planificarea pentru pensionare în douăzeci lor față de planificare pentru pensionare în lor cincizeci) prin colectarea datelor de naștere ale clienților ca nașterii an (cum ar fi "1945").

    Dacă doriți să oferiți un cadou promoționale pentru toți clienții a căror zi de naștere cade în luna curentă, le puteți colecta datele de naștere ca lună, zi, an (cum ar fi "1 ianuarie 2000").

  • Croiți corespondențe separate după gen    Anunțați o nouă linie de produs doar bărbaților sau doar femeilor, incluzând genul fiecărui client ("masculin" sau "feminin") în lista de corespondență.

  • Utilizați istoria achizițiilor    Trimiteți anunțuri speciale celor care au făcut achiziții majore recente sau anunțați clienții atunci când aveți modele noi ale mărcilor lor preferate. Pentru a efectua aceasta, trebuie să detectați istoria achizițiilor clienților. De asemenea, aveți posibilitatea să aduceți la cunoștință clienților produse similare ("Clienții care au achiziționat ceea ce ați achiziționat și dvs. au cumpărat și aceasta").

  • Trimiterea de poștă electronică pentru a face economii de corespondență    Economisiți din costurile de corespondență pentru un eveniment la care se intră doar pe bază de invitație, trimițând invitații prin poșta electronică clienților care vă furnizează adresele lor de poștă electronică. Aveți mai întâi posibilitatea să adresați invitațiile de imprimat efectuând o îmbinare de corespondență și filtrând clienții care nu dețin o adresă de poștă electronică. Apoi, aveți posibilitatea să creați o invitație prin poșta electronică efectuând o îmbinare de poștă electronică și filtrând clienții care dețin o adresă de poștă electronică.

Începutul paginii

Crearea unei liste de corespondență

În forma sa de bază, o listă de corespondență este un fișier de text care separă înregistrările destinatarilor în câmpuri comune. Asemenea liste iau forma unor foi de lucru sau tabele, cu fiecare înregistrare pe propriul rând, separate în coloane ce conțin câmpurile de date individuale, cum ar fi lista de corespondențe de bază ilustrată aici.

O listă de corespondență de bază în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență.

O listă complexă poate include câmpuri de date adiționale, cum ar fi dimensiunea produselor și preferințele de culoare, istoria achiziționării, data nașterii și genul.

Dacă creați o listă de corespondență pentru prima dată, aveți posibilitatea să o creați fără a părăsi Microsoft Office Publisher.

Crearea unei liste de corespondență

  1. Deschiderea unei publicații

  2. În meniul Instrumente, indicați spre Corespondențe și cataloage, apoi faceți clic pe Creare listă de adrese.

  3. Înainte de a începe tastarea informațiilor pentru listă, aveți posibilitatea să particularizați câmpurile prin adăugarea, redenumirea sau reordonarea câmpurilor care apar în caseta de dialog Listă nouă de adrese.

    Cum?

    1. Faceți clic pe Particularizare coloane, apoi faceți alegeți una din următoarele:

      • Pentru a adăuga un câmp, faceți clic pe Adăugare. În caseta de dialog Adăugare câmp, tastați un nume pentru noul câmp, apoi faceți clic pe OK.

      • Pentru a elimina un câmp, selectați câmpul de sub Nume câmpuri, faceți clic pe Ștergere, apoi faceți clic pe Da.

      • Pentru a redenumi un câmp, selectați câmpul de sub Nume câmpuri, apoi faceți clic pe Redenumire. În caseta de dialog Redenumire câmp, tastați un nume nou în caseta Pentru, apoi faceți clic pe OK.

      • Pentru a modifica ordinea câmpurilor, selectați câmpul pe care doriți să îl mutați apoi faceți clic pe Mutare în sus sau Mutare în jos până când se află în locul dorit.

    2. Repetați acești pași până când terminați revizuirea listei câmpurilor de nume, apoi faceți clic pe OK.

  4. În caseta de dialog Listă nouă de adrese, tastați informațiile pentru prima intrare în câmpurile relevante (Titlu, Prenume, Nume și așa mai departe).

  5. Atunci când terminați de introdus informațiile pentru prima intrare, faceți clic pe Intrare nouă sau apăsați TAB.

  6. Repetați pașii 3 și 4 până când ați terminat de adăugat intrări.

  7. Faceți clic pe OK.

  8. În caseta de dialog Salvare listă adrese, tastați un nume pentru lista de adrese în caseta Nume fișier.

    În mod implicit, lista de adrese este salvată în folderul Surse de date personale. Este recomandată păstrarea listei de adrese aici, pentru că este folderul implicit în care Microsoft Publisher caută surse de date.

  9. Faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii

Combinarea listelor din surse multiple

Dacă dețineți sau achiziționați liste de corespondențe, Publisher facilitează combinarea sau editarea listelor de clienți din surse multiple din Publisher. Aveți posibilitatea să alegeți ceea ce funcționează cel mai bine prin asamblarea listei de corespondențe Publisher din oricare combinații ale altor liste create în următoarele programe:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook cu Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați listele achiziționate, cum ar fi cele din Generator liste Microsoft.

Specificați lista de adăugat

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Corespondență și cataloage, apoi faceți clic pe Îmbinare corespondență pentru a deschide panoul de activități Îmbinare corespondență.

    Dacă publicația este conectată la o listă de destinatari, verificați conexiunea, apoi faceți clic pe Editare listă destinatari în panoul activități Îmbinare corespondență. Dacă publicația nu este conectată la o listă de destinatari existentă, faceți clic pe una din opțiunile de sub Crearea unei liste de destinatari, faceți clic pe Următorul: Creați sau conectați-vă la o listă de destinatari, apoi selectați lista dorită.

  2. În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, sub Adăugare la lista de destinatari, efectuați oricare din următoarele:

    • Faceți clic pe Selectarea unei liste existente, selectați o sursă de date în caseta de dialog Selectare sursă de date, apoi faceți clic pe Deschidere.

    • Faceți clic pe Selectați de la persoane de contact Outlook (dacă sunteți vi se solicită să alegeți un profil de corespondență, faceți clic pe profilul care doriți), apoi faceți clic pe OK. Selectați un folder sau lista de distribuire în caseta de dialog Selectați persoanele de contact și apoi faceți clic pe OK.

    • Faceți clic pe Tastare listă nouă, adăugați intrările dorite în caseta de dialog Listă nouă de adrese, apoi faceți clic pe OK.

Rezolvarea discrepanțelor la combinarea listelor

Atunci când adăugați o listă de corespondență într-altul, una sau mai multe câmpuri în lista adăugate nu poate avea o potrivire în lista existentă. De exemplu, lista de adrese care sunt adăugați pot include un câmp Numele firmei , dar nu pot lista originală.

Publisher vă solicită repararea nepotrivirilor dintre câmpuri în listele de surse variate prin deschiderea casetei de dialog Adăugare la lista de destinatari.

  1. În caseta de dialog Adăugare la lista de destinatari, selectați un câmp care nu are corespondent în coloana Potrivit, selectați câmpul care doriți să corespundă cu aceasta în lista Câmpurile listei de destinatari cu câmpurile potrivite., apoi faceți clic pe Potrivire.

  2. În caseta de dialog Potrivire câmp verificați dacă câmpul selectat este listat sub Potrivire cu câmp de listă destinatari sau selectați altul, apoi faceți clic pe OK.

  3. Dacă este necesar să adăugați un câmp nou la lista de destinatari pentru a efectua o potrivire, selectați câmpul pe care doriți să îl adăugați la lista nouă (lista din stânga din caseta de dialog Adăugare la lista de destinatari), faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK. Câmpurile adăugate sunt afișate sub Câmpuri noi de adăugat la lista de destinatari.

    Sfat: Un câmp adăugat se elimină prin selectarea lui în caseta Câmpuri noi de adăugat la lista de destinatari, apoi făcând clic pe Eliminare.

Imaginea casetei de dialog Adăugare la lista de destinatari

Cum potrivirea câmpurilor când Publisher nu se întreabă la?

  • În panoul de activitate Îmbinare corespondență sub Mai multe elemente, faceți clic pe Câmpuri adresă, apoi faceți clic pe Potrivire câmpuri.

Salvarea unei comenzi rapide pentru o listă combinată

Aveți posibilitatea să creați o comandă rapidă pentru lista combinată pentru utilizarea în alte corespondențe. Oricând editați o intrare individuală în lista combinată, intrarea editată se actualizează de asemenea în fișierul sursă original dacă acel fișier este disponibil pentru editare. Dacă nu doriți actualizarea fișierul sursă original, exportați lista destinatarilor la un fișier nou.

  1. În panoul de activitate Îmbinare corespondență (Pasul 3: Creare publicații îmbinate), sub Pregătire pentru urmărire în această corespondență, faceți clic pe Salvare comandă rapidă pentru listă destinatari.

  2. În caseta de dialog Salvare fișier, tastați un nume pentru lista combinată de adrese în caseta Nume fișier.

    În mod implicit, lista de adrese este salvată în folderul Surse de date personale. Este recomandată păstrarea listei de adrese aici, pentru că este folderul implicit în care Microsoft Office Publisher caută surse de date.

  3. Faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii

Rafinarea unei liste de destinatari

Când se potrivesc câmpurile în listele sursă variate se potrivesc, toate înregistrările apar în lista existentă în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să filtrați, sortați și selectați destinatarii de inclus în îmbinarea de corespondență. Bifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar pe care doriți să îl includeți și debifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar pe care doriți să îl excludeți.

Selectarea sau ștergerea tuturor elementelor

  • Bifați sau debifați caseta de selectare în rândul titlu.

Filtrarea elementelor din listă

Dacă doriți să utilizați numai anumite intrări în listă, aveți posibilitatea să filtrați lista după un câmp sau un criteriu specific. După filtrarea listei, aveți posibilitatea să utilizați casetele de selectare pentru a include sau a exclude înregistrări.

  1. Faceți clic pe săgeata de lângă titlul coloanei elementului după care doriți să se efectueze filtrarea.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • Faceți clic pe (Necompletate) pentru a afișa toate înregistrările în care câmpul corespunzător este necompletat.

    • Faceți clic pe (Completate) pentru a afișa toate înregistrările în care câmpul corespunzător conține informații.

    • Faceți clic pe (Complex) pentru a deschide caseta de dialog Filtrare și sortare, care se poate utiliza pentru a filtra după mai multe criterii.

      Notă: Aveți de asemenea posibilitatea să deschideți caseta de dialog Filtrare și sortare făcând clic pe Filtrare sub Ajustare listă destinatari în caseta de dialogDestinatari îmbinare corespondență.

  3. Sfat: Dacă sursa de date conține înregistrările care au aceleași informații și există 10 sau mai puține valori unice din coloană, puteți să filtrați după informații specifice. De exemplu, dacă există mai multe adrese în acea listă Australia ca țară sau regiune, puteți să filtrați Australia.

  4. Caseta de dialog Destinatari Corespondență Îmbinată afișează doar înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, se face clic pe (Toate).

Sortarea elementelor din listă

Dacă doriți să vedeți elementele în ordine alfabetică, aveți posibilitatea să sortați elementele din listă.

  • În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, faceți clic pe titlul coloanei care aparține elementului după care doriți să se efectueze sortarea.

    De exemplu, dacă doriți afișarea listei alfabetic după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume.

  • Pentru sortarea prin utilizarea mai multor criterii de sortare, faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari. În caseta de dialog Filtrare și sortare selectați criteriile după care doriți să se efectueze sortarea.

Găsirea de dubluri

Pentru a evita corespondențele dublate, aveți posibilitatea să găsiți și să eliminați înregistrări în lista combinată cu care se potrivesc majoritatea câmpurilor (nu neapărat toate).

  1. În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, faceți clic pe Găsire dubluri.

  2. În caseta de dialog Găsire dubluri, lăsați bifate doar acele intrări pe care doriți să le includeți, apoi faceți clic pe OK.

Găsirea unui anumit destinatar sau grup de destinatari care împart un atribut comun

Pentru identificarea unei persoane sau a unui grup de persoane care împart atribute comune (cum ar fi același nume de familie, cod poștal sau lună de naștere), aveți posibilitatea să cercetați lista.

  1. În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, faceți clic pe Găsire destinatar.

  2. În caseta de dialog Găsire intrare , introduceți atributul care să fie găsit în caseta de text Găsire, specificați câmpul sau câmpurile în care să se caute, apoi faceți clic pe Următorul găsit.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×