Schiță detaliată pentru utilizarea datelor în SharePoint Server

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Prin combinarea Office SharePoint Server 2007 cu sistemul Microsoft Office 2007 și cu datele din întreprindere, puteți crea o soluție business care vă va face să vă simțiți ca acasă.

O schiță detaliată pentru utilizarea datelor în SharePoint Server

În acest articol

Construirea unei soluții business este ca ridicarea unei case

Fundamentele bazelor de date

Folosirea datelor din Office SharePoint Server 2007

Utilizarea datelor din programele sistemului Office cu Office SharePoint Server 2007

Introducere în șabloane și scenarii

Construirea unei soluții business este ca ridicarea unei case

Să presupunem că doriți să construiți o casă de calitate. Dacă aveți mult timp și bani, ați putea alege opțiunea A: Cumpărați un lot nedezvoltat, fără instalații pentru utilități, angajați un arhitect pentru a proiecta casa și angajați un contractant (care utilizează subcontractanți), pentru a o construi cu migală de la zero. Dacă nu aveți mult timp și bani, ați putea alege opțiunea B: Achiziționați o casă modulară, alegeți un stil arhitectural proiectat anterior și un plan de nivel, apoi angajați un contractant pentru a construi casa rapid pe un lot dezvoltat, cu instalații pentru utilități.

Pentru a construi o soluție business de calitate, sistemul Microsoft Office și Office SharePoint Server 2007 furnizează ambele opțiuni. Opțiunea A necesită adesea finanțare, scriere de cod și dezvoltare și este mai bine să fie lăsată în seama profesioniștilor din IT. Opțiunea B combină sistemul Microsoft Office (arhitectul) cu Office SharePoint Server 2007 (modulele de casă, lotul dezvoltat și instalațiile pentru utilități), un lucrător informațional motivat (contractantul) și șabloane și scenarii (stilurile arhitecturale și planurile de nivel).

Dacă doriți ajutor la construirea unei soluții business de calitate, folosind opțiunea B, ați ajuns în locul potrivit. Acest articol furnizează imaginea de ansamblu a utilizării datelor în Office SharePoint Server 2007, împreună cu numeroase linkuri către informații suplimentare, care vă ajută să înțelegeți detaliile numeroaselor caracteristici discutate și care vă pot ajuta să implementați o soluție.

Începutul paginii

Fundamentele bazelor de date

Baza oricărei soluții business automate, bazată pe sistemul Microsoft Office, la nivel de întreprindere, departament sau grup de lucru, este reprezentată de date și de modurile fundamentale în care puteți lucra cu acestea.

Începutul paginii

Cele trei tipuri de date

Informațiile sunt esențiale pentru operarea eficientă a oricărei întreprinderi, iar datele reprezintă lichidul vital care le susțin. Cele mai multe întreprinderi își cheltuiesc resursele principale pe colectarea, stocarea, actualizarea, accesarea, analizarea, raportarea și gestionarea datelor. Aceste date au trei forme:

  • Date structurate    Acest tip de date poate fi organizat în tabele și actualizat, sortat, filtrat și interogat cu ușurință, fiind de obicei stocat în fișiere plate și baze de date. Datele structurate includ, de asemenea, metadate, definite adeseori „date despre date”. Metadatele oferă semnificație și restricții datelor, incluzând anteturi de coloană, tipuri și formate de date, precum și reguli de validare. Exemplele de date structurate includ comenzi de achiziționare, statistici, inventare, bugete și vânzări.

  • Date nestructurate    Acest tip de date este reprezentat de informațiile stocate în documente și prezentări, care nu pot fi transformate automat în date structurate. Exemplele de date nestructurate includ memo-uri, scrisori, publicații, politici, propuneri, specificații, diapozitive și CV-uri.

  • Date semi-structurate    Acest tip de date conține date structurate, combinate cu un volum modest de date nestructurate, precum câmpuri pentru comentarii și memo-uri, atașări de documente și grafice. Printre exemplele de date nestructurate se numără rapoarte de stare, documente formalizate de tip Solicitare de propunere (RFP - Request for Proposal), evaluări de performanță și cataloage de produse.

Puteți lucra cu toate cele trei tipuri de date utilizând sistemul Microsoft Office și Office SharePoint Server 2007, dar acest articol se concentrează pe datele structurate și semi-structurate.

Începutul paginii

Efectuarea de conexiuni la date

Datele structurate și semi-structurate provin adesea dintr-o sursă de date externă, cum ar fi un fișier XML, un registru de lucru sau o bază de date. Această sursă de date externă este conectată la programul dvs. printr-o conexiune de date, adică un set de informații care descrie cum să găsiți, să vă conectați și să accesați sursa de date externă.

Informațiile de conectare pot fi, de asemenea, stocate într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier Office Data Connection (ODC) (.odc). Un fișier ODC folosește etichete HTML și XML particularizate pentru a stoca informațiile despre conexiune și este utilizat de cele mai multe programe Office. Office InfoPath 2007 folosește un fișier similar, Universal Data Connection (UDC) (.udc). Fișierele de conexiune sunt deosebit de utile pentru partajarea conexiunilor în mod regulat, făcând conexiunile mai ușor de descoperit, ajutând la îmbunătățirea securității și simplificând administrarea surselor de date. Cea mai bună metodă de a partaja fișiere de conexiune este să le plasați într-o locație sigură și de încredere, cum ar fi o bibliotecă de conexiuni de date SharePoint, în care utilizatorii și programele corespunzătoare pot citi fișierul, dar numai utilizatorii desemnați pot modifica fișierul.

Conectarea la date externe

1. Există o varietate de surse de date la care vă puteți conecta: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 și fișierele text.

2. Fiecare sursă de date are un driver ODBC sau un furnizor OLE DB asociat.

3. Un fișier de conexiune definește toate informațiile de care aveți nevoie pentru a accesa și a prelua date dintr-o sursă de date.

4. Informațiile de conexiune sunt copiate dintr-un fișier de conexiune în programul dvs.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, care este instalat cu Microsoft Windows, permite conectarea la o largă varietate de surse de date relaționale și nerelaționale, utilizând fie driverele Open Database Connectivity (ODBC), fie furnizorii Object Linking and Embedding Database (OLE DB). La instalarea sistemului Microsoft Office, pe computer sunt adăugate drivere ODBC suplimentare și furnizori OLE DB suplimentari. Puteți utiliza, de asemenea, driverele ODBC și furnizorii OLE DB de la alți producători pentru a obține informații din alte surse, în afară de sursele de date Microsoft. Pentru informații cu privire la instalarea acestor drivere ODBC sau furnizori OLE DB, consultați documentația pentru baza de date sau contactați distribuitorul bazei de date.

Utilizând sistemul Microsoft Office, puteți să creați conexiuni în multe programe Office și să utilizați Expertul conexiune de date pentru a vă conecta la surse de date noi. De asemenea, puteți să vizualizați sau să editați cel mai bine conținutul unui fișier ODC, utilizând Office Excel 2007.

Mai multe informații

Importul datelor în Office Publisher, Visio sau Word, utilizând Expertul conexiune de date

Prezentare generală a conectarea datelor (import)

Începutul paginii

Utilizarea grilelor de date pentru a lucra cu datele

Cea mai simplă metodă de a lucra cu datele este, adesea, utilizarea unei grile de date. O grilă de date este o afișare tabelară a datelor în coloane și rânduri, care vă ajută să sortați, să filtrați, să interogați și să manipulați datele cu ușurință. De asemenea, grilele de date furnizează o modalitate de a obține setul corect de date pentru soluția business din mai multe surse de date. Pentru unii utilizatori, o grilă de date este suficientă pentru a lucra eficient cu datele. Pentru alți utilizatori, este nevoie de mai multe modalități simple de a gestiona datele, cum ar fi formulare, rapoarte și tablouri de bord.

Tabelul Angajați din vizualizarea Foaie de date

Utilizând sistemul Microsoft Office și Office SharePoint Server 2007, puteți să creați și să utilizați grile de date, utilizând Access Web Datasheet, foi de date Access și tabele Excel.

Începutul paginii

Utilizarea formularelor pentru a modifica eficient datele

mai multe subformulare imbricate unul în altul Datele structurate și semi-structurate trebuie adesea actualizate și modificate, iar aici intră în scenă formularele. Un formular, indiferent dacă este imprimat sau online, este o componentă de document sau de program, proiectată cu o structură standard și cu un format care facilitează colectarea, capturarea, organizarea și editarea datelor. Formularele sunt ferestre prin care utilizatorii văd și accesează datele. Formularele online conțin instrucțiuni, formatare, etichete și spații goale pentru introducerea datelor, foarte asemănător unui formular imprimat. Formularele online conțin, de asemenea, controale care afișează date sau facilitează introducerea sau editarea datelor de către utilizatori, efectuarea unei acțiuni sau a unei selecții, cum sunt casetele listă, butoanele opțiune și butoanele de comandă. Un formular atractiv din punct de vedere vizual face ca lucrul cu datele să fie mai plăcut și mai eficient și vă ajută să preveniți introducerea unor date incorecte.

Utilizând sistemul Microsoft Office și Office SharePoint Server 2007, puteți să creați și să utilizați formulare utilizând formulare Access, formulare InfoPath, formulare de listă SharePoint, vizualizări de date introduse ca formulare și Părți web formular.

Începutul paginii

Utilizarea rapoartelor pentru prezentarea datelor și luarea deciziilor

Rapoarte puteți oferă o prezentare generală a datelor Datele structurate și semi-structurate sunt adesea puse la dispoziția utilizatorilor prin intermediul rapoartelor de business. Un raport este prezentarea datelor transformate în informații formatate și organizate, în funcție de cerințele specifice ale firmei. Exemplele de rapoarte includ previziuni bugetare, rezumate de vânzări, liste cu numere de telefon, etichete poștale și cataloage de produse. Rapoartele pot fi un simplu rezumat de o pagină sau o afișare ierarhică a datelor extinse. Un raport poate să conțină subrapoarte, să varieze în funcție de parametrii transferați lui și să fie extrem de interactiv, astfel încât utilizatorii să poată să sorteze, să filtreze și să detalieze sau chiar să foreze prin date.

Prin utilizarea rapoartelor, lucrătorii din tehnologia informației pot lua bune decizii de afaceri, care îi ajută să răspundă la întrebări, să se concentreze pe obiective, să găsească cele mai bune alternative, să conceapă strategii și tactici corecte, să determine consecințele și compromisurile sau să evalueze necunoscutele și riscurile.

Utilizatorii rapoartelor pot fi clasificați în felul următor.

Tip de utilizator

Exemplu

Acțiuni de raportare

Utilizatori puternici

Analiști de date și de business

Creează și particularizează rapoarte, lucrează cu rapoarte PivotTable Online Analytical Processing (OLAP), utilizează instrumente de realizare a rapoartelor, efectuează analize statistice și analize folosind instrumente de explorare a datelor.

Utilizatori moderați

Manageri și alți lucrători din tehnologia informației

Citesc rapoarte detaliate, particularizează și interacționează cu rapoartele prin filtrare, sortare și stabilirea parametrilor și creează ad-hoc interogări și rapoarte.

Utilizatori obișnuiți

Lucrători din prima linie

Citesc rapoarte standard simple și accesează rapoarte prin afișări simple, precum schemele logice.

Utilizând sistemul Microsoft Office, Office SharePoint Server 2007 și SQL Server, puteți să creați și să utilizați o gamă largă de rapoarte utilizând Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (prin îmbinarea formularelor) și Office SharePoint Designer 2007 (prin utilizarea vizualizărilor de date doar în citire).

Începutul paginii

Utilizarea tablourilor de bord și a KPI-urilor pentru a acționa asupra datelor

Business intelligence este rezultatul unui efort popular, la nivel de industrie, proiectat pentru a colecta, a gestiona și a utiliza datele; pentru a distinge modele și semnificații; pentru a lua decizii, a răspunde și a acționa și, prin urmare, pentru a îmbunătăți performanța întreprinderii. Tablourile de bord și indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt esențiali pentru acest efort.

Utilizarea tablourilor de bord

Tablourile de bord (numite și rapoarte de tip scorecard) sunt o tehnică vitală de business intelligence, care combină raportarea și analiza pentru a vizualiza informații critice la nivel de întreprindere, departament și grup.

Tabloul de bord Vânzări

Există trei tipuri de tablouri de bord: tablouri de bord operaționale, utilizate pentru a monitoriza activitatea zilnică a angajaților, tablouri de bord tactice pentru analiza datelor și monitorizarea activităților lunare și trimestriale și tablouri de bord strategice, pentru administrarea întreprinderii pe termen lung. Datele din tabloul de bord pot fi cantitative, cum ar fi valorile comenzilor, cota de piață, profiturile, apelurile de asistență, defectele de fabricație sau accesările paginilor web. Alternativ, ele pot fi calitative, cum ar fi primii 10 clienți, probleme cheie, activități curente nefinalizate și actualizări critice de știri.

Utilizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI)

Un element esențial al unui tablou de bord este un indicator cheie de performanță (KPI), care este un indiciu vizual (cum ar fi săgețile sus și jos, semnalele luminoase de oprire și cercurile colorate), care comunică progresul făcut către un obiectiv de afaceri important. KPI este o măsurătoare cuantificabilă, cum ar fi profitul brut lunar sau cifra de afaceri trimestrială per angajat, care este utilizat pentru a monitoriza performanțele unei companii. Indicatorii KPI sunt valoroși pentru echipe, manageri și firme, pentru a evalua rapid progresul făcut către obiective măsurabile și pentru a lua decizii bune, bazate pe trei întrebări fundamentale: „La ce sunt avansat și unde am rămas în urmă?”, „Cât sunt de avansat sau cât am rămas în urmă?” și „Care este volumul minim pe care l-am realizat?”.

Indicatori performanță a vânzărilor Fiecare indicator KPI are un obiectiv, o stare și o tendință. De exemplu, un KPI comun constă în vânzările lunare ale departamentului. După o planificare atentă, pentru fiecare departament este definit un obiectiv de vânzări trimestriale (sau o țintă). Un tablou de bord sau un raport de tip scorecard afișează starea săptămânală a acestui obiectiv, dacă este în grafic, în avans sau în urmă, probabil utilizând culorile sau pictogramele standard definite de firmă. De asemenea, și tendințele din ultimii ani pot fi rezumate într-o diagramă, și uneori sunt proiectate pentru anul următor.

Începutul paginii

Îmbunătățirea datelor din Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 facilitează colaborarea cu alți angajați, prin simplificarea gestionării și partajării de documente, site-uri și spații de lucru și prin susținerea activităților comune de afaceri care utilizează toate cele trei tipuri de date descrise anterior. Printre exemple se numără:

  • Grupuri de lucru și departamente care trebuie să colaboreze la proiecte, să comunice scopul afacerii, să măsoare succesul, să organizeze echipele și activitățile, să dezvolte și să urmărească programările și jaloanele, să identifice costurile și să realizeze produse finale.

  • Firmele care trebuie să gestioneze mai multe documente, să verifice procese, să comunice politici și să păstreze, să eticheteze și să găsească înregistrări voluminoase.

Office SharePoint Server 2007 creează, de asemenea, o infrastructură solidă pentru dezvoltarea unor soluții business suplimentare, care folosesc toate cele trei tipuri de date. Pentru lucrătorul din tehnologia informației, următoarele componente Office SharePoint Server 2007 ies în evidență ca elemente importante în construirea unei soluții business automate, bazată pe date structurate și semi-structurate, cu cod redus sau chiar fără cod. Aceste componente, care funcționează singure sau care lucrează bine împreună, sunt „modulele de casă, loturile dezvoltate și instalațiile pentru utilități” care vă ajută să construiți rapid o soluție business.

Componente de date structurate în SharePoint

1. Utilizând sistemul Microsoft Office și Office SharePoint Server 2007, puteți lucra cu multe tipuri de date externe, inclusiv cu date line-of-business (LOB), surse de date Office și fișiere plate.

2. Office SharePoint Server 2007 are numeroase componente proiectate pentru a manipula datele externe într-o varietate de moduri.

3. Puteți accesa aceste date externe fie printr-un program pentru desktop Office, fie printr-un browser, cum ar fi Windows Internet Explorer.

Începutul paginii

Liste SharePoint

Un site SharePoint conține de obicei mai multe liste implicite, inclusiv linkuri, anunțuri, persoane de contact, urmărire probleme, anchete și activități pe care le puteți utiliza ca punct central pentru o soluție business. În multe cazuri, aceste liste implicite pot oferi soluții rapide și eficiente, cu modificări puține sau chiar deloc. De exemplu, puteți utiliza: Anchete, care includ ramificații condiționate și sfârșituri de pagină, pentru a evalua gradul de satisfacție al angajaților și al clienților și Urmărirea problemelor, care are gestionarea versiunilor și stocarea istoricului versiunilor, pentru analiza detaliată a proiectelor grupurilor de lucru și a activităților obișnuite de lucru.

Listă Activități proiect

Listele sunt bogate în opțiuni, flexibile și au multe caracteristici predefinite care oferă o modalitate sigură de a stoca, a partaja și a lucra cu date structurate și semi-structurate. Aveți următoarele posibilități:

  • Includeți multe tipuri de date, cum ar fi date, imagini, formule și calcule bazate pe alte coloane, câmpuri numai cu adăugare (utile pentru înregistrarea și urmărirea aplicațiilor) și câmpuri de căutare, în care puteți selecta o valoare dintr-un alt câmp listă.

  • Creați vizualizări de liste pentru a organiza, a sorta și a filtra date în moduri diverse și specifice; modificați metadatele, cum ar fi adăugarea și ștergerea coloanelor și modificarea regulilor de validare; utilizați liste în mod unitar pe toate site-urile SharePoint cu tipuri de conținut, coloane de site și șabloane.

  • Creați liste particularizate, afișați datele în părți web și în pagini parte web și importați, exportați și creați linkuri la date din alte programe, cum ar fi Excel și Access.

  • Urmăriți versiunile și istoricul detaliat, solicitați aprobarea pentru modificarea datelor, utilizați securitate la nivel de element și folder, arhivarea și extragerea, și primiți în mod automat informații despre modificări utilizând avertizări și fluxuri RSS.

  • Organizați conținutul dintr-o singură listă în foldere pentru performanțe mai bune și pentru a lucra mai lejer și îmbunătățiți în general performanțele de lucru cu listele mari utilizând indexarea.

Access Web Datasheet (cunoscut anterior ca vizualizare Foaie de date) furnizează o grilă de date pentru vizualizarea și editarea datelor pentru multe tipuri de liste. Este posibil ca Access Web Datasheet să vi se pară mai convenabil și mai puternic decât vizualizarea listă standard. Acesta afișează conținutul unei liste sau al unei biblioteci de documente în rânduri și coloane. Puteți să adăugați și să editați rânduri și coloane, să aplicați filtre și să sortați comenzi, să afișați valori calculate și totaluri și să editați date în celulele grilei, într-un mod comod.

Exemplu de vizualizare foaie de date

Notă : Access Web Datasheet necesită instalarea Office Access 2007 pe computerul clientului și un browser care să accepte controalele ActiveX.

Panoul de activități Access Web Datasheet conține, de asemenea, mai multe comenzi suplimentare care vă ajută să interacționați cu Excel și Access.

Comandă

Acțiune

Urmărire listă în Access

Creează un tabel cu legătură în Access, care are legătură și cu vizualizarea foaie de date și pe care puteți să-l reîmprospătați și să-l actualizați (disponibil doar în Office Access 2007).

Export către Access

Exportă vizualizarea într-un tabel dintr-o bază de date.

Raport cu Access

Creează un tabel cu legătură în Access și generează un raport.

Interogare listă cu Excel

Exportă date în Excel, pe care le puteți reîmprospăta în Excel. (Același comportament ca și comanda Export în Excel, disponibilă în meniul Acțiuni din vizualizarea listă standard).

Imprimare cu Excel

Exportă date în Excel, astfel încât să puteți imprima din Excel.

Diagramă cu Excel

Exportă date în Excel, astfel încât să puteți crea diagrame în Excel utilizând Expertul diagrame.

Creare raport PivotTable Excel

Exportă date în Excel, astfel încât să puteți crea un raport PivotTable în Excel.

Începutul paginii

Biblioteci SharePoint

O bibliotecă SharePoint este o locație dintr-un site SharePoint unde puteți să creați, să colectați, să actualizați și să gestionați documente cu membrii echipei și cu alți angajați. Fiecare bibliotecă afișează o listă de documente și metadate cheie despre acele documente, care ajută persoanele să utilizeze fișierele și să lucreze împreună, iar fiecare bibliotecă furnizează caracteristici utile, cum ar fi arhivarea și extragerea documentelor, crearea și urmărirea numerotării de versiuni majore și minore și utilizarea de caracteristici îmbunătățite de politică, auditare și flux de lucru. Puteți să creați și să gestionați documente, imagini, prezentări, formulare și alte tipuri de fișiere într-o bibliotecă. În cele din urmă, puteți să utilizați biblioteca implicită de documente partajate, să particularizați această bibliotecă pentru scopurile dvs. sau să vă creați propriile biblioteci suplimentare.

Bibliotecă de documente

Există trei tipuri de biblioteci — biblioteci de documente, biblioteci de formulare și biblioteci de conexiuni de date — care pot lucra cu toate tipurile de date.

Biblioteci de documente    Puteți utiliza bibliotecile de documente pentru a stoca, a accesa și a gestiona o largă varietate de fișiere, inclusiv documente Office, foi de calcul, rapoarte, formulare, baze de date Office Access 2007 și fișiere text.

Biblioteci de formulare     Puteți să stocați și să lucrați cu formularele Office InfoPath 2007 în bibliotecile de formulare. Bibliotecile de formulare oferă o locație centrală în care utilizatorii pot să completeze și să stocheze formulare bazate pe același șablon. De exemplu, puteți utiliza InfoPath pentru a crea o soluție de urmărire a activelor, care stochează șablonul de formular (.xsn) și fișierele XML ale formularului (.xml) într-o bibliotecă de formulare SharePoint.

Biblioteci de conexiuni de date    O bibliotecă de conexiuni de date (DCL) este o bibliotecă specială, care poate fi definită ca locație de încredere și care facilitează stocarea, securizarea, partajarea și gestionarea fișierelor ODC și UDC. Administratorii pot controla accesul la aceste conexiuni, astfel încât numai utilizatorii privilegiați, de încredere să poată utiliza aceste conexiuni. Excel Services poate fi configurat astfel încât să poată fi utilizate numai conexiuni de încredere. De asemenea, este posibil ca un administrator să fie nevoit să mute o bază de date de pe un server de testare pe un server de producție sau să actualizeze o interogare care accesează datele. Utilizând un fișier ODC salvat într-o DCL, administrarea acestor informații de conexiune este mult mai ușoară și accesul utilizatorului la date este mai convenabil, deoarece toate registrele de lucru utilizează același fișier de conexiune, iar o operațiune de reîmprospătare, indiferent dacă este făcută pe computerului clientului sau pe server, face modificări de actualizare în acel fișier de conexiune. Puteți chiar configura Office SharePoint Server 2007 și un computer client al utilizatorului, pentru a detecta automat modificările făcute în fișierul de conexiune și a utiliza cea mai recentă versiune a acelui fișier de conexiune. Pe scurt, bibliotecile de conexiuni de date simplifică semnificativ întreținerea și gestionarea conexiunilor de date.

Începutul paginii

Părți web și pagini cu părți web

O parte web este o unitate modulară de informații care formează blocul component de bază al unei pagini cu părți web. Puteți să adăugați părți web în zonele cu părți web dintr-o pagină cu părți web și apoi să particularizați părțile web individuale, pentru a crea o pagină unică pentru utilizatorii site-ului. O pagină cu părți web este un tip special de pagină web în care puteți utiliza părți web pentru a sintetiza date, cum ar fi listele și diagramele, și conținut web, cum ar fi textul și imaginile, într-un ecran de informații dinamice construit în jurul unei activități comune sau al unui interes special.

Puteți utiliza o pagină cu părți web pentru a prezenta o varietate de informații structurate și nestructurate într-un mod organizat, util și convenabil. Paginile cu părți web conțin adesea mai multe părți web conectate, astfel încât să puteți afișa dinamic datele și conținutul, pentru a vedea rezultatele dorite.

De exemplu, puteți crea o pagină cu părți web numită Comenzi client pe care să o utilizați pentru a afișa informații critice. Primiți un apel de la un client care are o întrebare despre o comandă, nu-și amintește numărul ID al acesteia, dar își amintește data când a plasat comanda. Puteți utiliza o pagină cu părți web pentru a efectua următoarele acțiuni.

Parte Web pagină Comenzi client cu mai multe Părți Web

1. Căutați o comandă după numărul său ID sau, în acest caz, după data comenzii.

2. Afișați toate comenzile după dată.

3. Selectați comanda corectă, pe baza numelui clientului, și căutați detaliile comenzii, precum și ale clientului.

4. Selectați un element linie din comandă (în acest caz, lampa) și afișați o imagine de produs pentru a confirma întrebarea clientului.

5. Scanați pentru cele mai recente știri din firmă relevante pentru comanda clientului.

Puteți utiliza paginile cu părți web pentru:

  • A sintetiza date din diferite surse de date și a crea un raport.

  • Analizați și agregați date (de exemplu, sume, totaluri sau contorizare).

  • A rezuma informații KPI cheie pe care doriți să le vedeți la începutul fiecărei zile.

  • A stabili priorități și a evidenția datele de proiect sau despre client într-un tablou de bord, pentru a vă ajuta să luați decizii eficiente.

  • Afișați un program de lucru la zi și informații despre întâlniri, pentru a vă planifica rapid ziua.

  • Obțineți acces rapid la știri de afaceri, informații meteo locale și site-urile dvs. web preferate pentru a concentra navigarea pe web.

Următoarele sunt părți web cheie, care pot fi conectate și care afișează datele structurate și semi-structurate.

Parte web

Descriere

Vizualizarea Listă

Afișează datele listei și metadatele bibliotecii

Formular

Afișează datele utilizând controalele de formular HTML

Imagine

Afișează imagini

Excel Web Access

Afișează registrele de lucru Excel

Report Viewer

Afișează rapoarte create din servicii de raportare SQL Server

Vizualizare de date

Afișează și editează date dintr-o varietate de surse de date

KPI

Afișează date despre indicatorii de performanță cheie (KPI) și simboluri dintr-o listă de KPI

Detalii KPI

Afișează date despre KPI pentru un element și simboluri dintr-o listă de KPI

Element date firmă

Afișează detalii despre un singur element de date de firmă

Listă date firmă

Afișează un rezumat al datelor de firmă într-o listă

Acțiuni date firmă

Conectează părțile web pentru a configura acțiuni pentru aplicații de afaceri

Listă asociată cu date de firmă

Conectează părțile web pentru a afișa elemente asociate pentru firme

Constructor element date firmă

Creează un element de date de firmă din parametrii dintr-un șir de interogare, pentru a fi utilizat în paginile de profil cu date de afaceri.

Filtru

Filtrează datele de părți web într-o varietate de moduri

Mai multe informații

Lucrul cu părțile web filtru

Începutul paginii

Catalogul cu date de lucru

Catalogul cu date de lucru (BDC) este o componentă care oferă suport încorporat pentru afișarea datelor din bazele de date line-of-business (LOB), cum ar fi SAP, Siebel și SQL Server. De obicei, aceste sisteme LOB gestionează informații și procese de afaceri critice, cum ar fi date despre clienți, inventar, facturare și cicluri de viață. Adesea, aceste sisteme necesită instruire extinsă, sunt greu de utilizat și sunt disponibile numai pentru anumite persoane. BDC pune la dispoziție aceste date LOB pentru mai multe persoane care au nevoie de acces la date și care trebuie să lucreze cu ele în moduri diferite, mai flexibile. De exemplu, un formular de comandă de achiziționare InfoPath ar putea fi utilizat pentru a afișa datele de clienți dintr-un sistem, detalii despre produs dintr-un alt sistem și detalii financiare dintr-un al treilea sistem.

În continuare este prezentat un rezumat al rolurilor și activităților pentru lucrul cu Catalogul de date de lucru.

Rol

Activitate

Analist de afaceri

Definește caracteristici și creează soluții predefinite

Autor de metadate

Creează și testează metadate

Administrator

Importă definiția aplicației și configurează accesul la date

Membru al site-ului

Încorporează date de afaceri în părți web, pagini și liste

Dezvoltator

Creează soluții de pagină cu părți web particularizate

Vizitator al site-ului

Consumă date de firmă

Afișarea datelor de afaceri în partea Web listă date firmă

După ce extrageți datele de firmă din sursa de date, există patru caracteristici de Catalog date firmă pe care le puteți utiliza:

  • Date de firmă în liste    Puteți încorpora date de firmă în orice listă SharePoint existentă sau bibliotecă de documente, adăugând o coloană de date de firmă ca tip de câmp. Printre scenariile comune se numără: asocierea documentelor cu înregistrările clientului, cum ar fi propuneri, contracte și prezentări; completarea datelor cu coloane particularizate, cum ar fi o adnotare și selectarea datelor dintr-o listă, cum ar fi codurile poștale.

  • Acțiuni date firmă    Acestea sunt linkurile care apar lângă obiectele de firmă. De exemplu, aceste linkuri pot să deschidă pagini web, să afișeze interfețe cu utilizatorul pentru aplicații de afaceri sau să deschidă formulare InfoPath. Acțiunile de date firmă apar și ca linkuri în listele SharePoint și în rezultatele căutării. Utilizând aceste linkuri, puteți să actualizați cu ușurință un element sau să vedeți datele asociate.

  • Părțile web date firmă   Office SharePoint Server 2007includ mai multe părți web date firmă, care pot afișa orice entitate din BDC. Puteți utiliza părțile web date firmă pentru a particulariza modul în care se afișează datele de firmă pe site-ul dvs. De asemenea, puteți conecta aceste părți web, astfel încât atunci când efectuați o acțiune într-o parte web, conținutul altei părți web se modifică.

  • Date de firmă din profilurile de utilizator    Pentru a îmbunătăți informațiile despre utilizatori din Office SharePoint Server 2007, profilurile de date de firmă sunt create implicit atunci când o aplicație este înregistrată în BDC.

Mai multe informații

Afișarea datelor de afaceri pe un site SharePoint

Catalog date firmă

Începutul paginii

Liste KPI

Trimestriale KPI vânzări O listă preinstalată simplifică mult încorporarea KPI-urilor în soluțiile business. Există patru modalități de a utiliza o listă KPI, fiecare dintre acestea adresându-se unei surse obișnuite de valori KPI și modului de încorporare a acestor valori într-un site SharePoint:

  • Datele din listele SharePoint    Când listele SharePoint conțin elemente pe care le puteți număra, elemente care fac parte dintr-un flux de lucru sau elementele care conțin date, puteți utiliza un indicator KPI pentru a urmări timpul cât au fost deschise problemele sau activitățile, cât de multe sunt deschise și ce procent dintr-o activitate este finalizat. De asemenea, puteți monitoriza totalurile, cum ar fi perioada de timp cât a fost deschisă o problemă sau numărul total de vânzări dintr-o regiune.

  • Datele din registre de lucru Excel    Puteți să configurați un indicator KPI dintr-un registru de lucru Excel într-o bibliotecă de documente și să-l legați la KPI din Office SharePoint Server 2007. Pe măsură ce datele din registrul de lucru se modifică, indicatorul KPI se actualizează automat. De asemenea, puteți alege ca registrul de lucru să se afișeze pe aceeași pagină web, utilizând partea web Excel Web Access Office.

  • Datele de la Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 pot utiliza indicatori KPI din Analysis Services, o componentă a Microsoft SQL Server 2005. Un administrator de sistem sau un analist de baze de date configurează, de obicei, automat acești indicatori KPI și înregistrează conexiunea de date cu Office SharePoint Server 2007. După aceea, oricine are permisiunile corespunzătoare poate accesa baza de date și se poate lega la indicatorii KPI Analysis Services.

  • Informații introduse manual    În situațiile în care nu există niciun sistem oficial configurat sau aveți un proiect unic de monitorizat, puteți introduce criteriile manual. Această listă KPI este utilă pentru a afișa informații comunicate prin e-mail sau prin alt sistem.

Fluxurile de lucru

Schema logică a fluxului de lucru Aprobare Multe procese vitale din orice organizație depind, în mare măsură, de oameni. Automatizarea interacțiunilor între persoanele care participă la un proces poate îmbunătăți eficiența acestuia. Aceste procese se numesc, uneori, fluxuri de lucru umane. Cu Office SharePoint Server 2007 puteți utiliza fluxurile de lucru predefinite sau cu Office SharePoint Designer 2007 puteți crea noi soluții pentru fluxul de lucru, pe baza elementelor din listă și din bibliotecă. În Office SharePoint Designer 2007, un proiectant flux de lucru bazat pe reguli vă ajută să construiți fluxuri de lucru cu ramificație condiționată și pași multipli.

Fluxurile de lucru incluse cu Office SharePoint Server 2007 oferă o integrare strictă cu programele din Ediția Office 2007. Puteți utiliza Office Outlook 2007 pentru a le comunica utilizatorilor activitățile și starea. Puteți utiliza Office Access 2007 pentru a modifica fluxul de lucru asociat cu o listă legată și pentru a crea rapoarte despre fluxurile de lucru, pentru a evalua mai bine starea proiectului și procesele de business. Fluxurile de lucru pot utiliza formulare particularizate create cu Office InfoPath 2007 pentru a interacționa cu utilizatorii prin alte programe Office, cum ar fi Office Word 2007.

Mai multe informații

Proiectarea unui formular pentru a răspunde la o stare de flux de lucru

Demonstrație: Fluidizați procesele de business cu formulare și fluxuri de lucru

Începutul paginii

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services este un serviciu complet, la nivel de întreprindere, pentru gestionarea și distribuirea rapoartelor, care include proiectarea, elaborarea, livrarea, securitatea și afișarea raporturilor într-o varietate de formate. Cu SQL Server 2005 Service Pack 2, puteți utiliza servicii de raportare în modul de integrare SharePoint, astfel încât să puteți face următoarele:

  • Să utilizați bibliotecile SharePoint pentru a stoca rapoarte, surse de date și modele de rapoarte. Stocarea rapoartelor în bibliotecile de documente îi permite unui raport să utilizeze și caracteristici Office SharePoint Server 2007 standard, cum ar fi fluxul de lucru, gestionarea versiunilor și securitatea. De asemenea, puteți adăuga rapoarte la Centrul de raportare.

  • Să sincronizați rapoarte și toate resursele asociate stocate în Office SharePoint Server 2007 cu aceleași rapoartele care sunt stocate și executate din serverul de raportare.

  • Să utilizați o interfață unitară cu utilizatorul, pentru gestionarea și vizualizarea rapoartelor. O bară de instrumente convenabilă pe partea web Report Viewer, care vă permite să vizualizați și să editați proprietățile; să gestionați permisiunile și abonamentele; să editați în Generatorul de rapoarte; să configurați sursele de date, parametrii, instantaneele și expirarea; să vizualizați rapoartele și istoricul versiunilor și să publicați versiunile majore.

Un exemplu de raport

Puteți utiliza partea web Report Viewer pentru a vizualiza, a naviga, a imprima și a exporta rapoarte pe un server de raportare. Partea web Report Viewer este asociată cu fișierele de definiție de raport (.rdl), care sunt procesate de un server de rapoarte. Puteți seta proprietățile pe partea web pentru a controla aspectul barei de instrumente și al zonelor de vizualizare și pentru a lega partea web de un anumit raport. Rapoartele dintr-o bibliotecă de rapoarte sunt redate utilizând o parte web Report Viewer. De asemenea, orice pagină cu părți web poate fi modificată pentru a afișa rapoarte, utilizând partea web Report Viewer și, de asemenea, vă puteți conecta la părțile web filtrare pentru a limita datele afișate în rapoarte.

Integrarea serviciilor de raportare cu serverul SharePoint necesită instalarea acestor componente: SQL Server 2005 Reporting Services, care găzduiește rapoartele Reporting Services și comunică cu SharePoint Server, utilizând o interfață de servicii web; SQL Server 2005 Service Pack 2, care permite integrarea SharePoint Server și Reporting Services pe serverul de raportare și programul de completare Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services pentru Microsoft SharePoint Technologies, care include partea web Report Viewer și noua interfață cu utilizatorul de gestionare a rapoartelor.

Începutul paginii

Centrul de raportare

Un Centru de raportare este un șablon de site-uri care conține o colecție predefinită de biblioteci de rapoarte, biblioteci de conexiuni de date, liste SharePoint, părți web, inclusiv părți web filtrare și indicatori KPI, pe care puteți să-i particularizați și să-i îmbunătățiți în interes propriu. Gândiți-vă la Centrul de raportare ca la un hub central, care furnizează o locație comună, simplă și securizată și un mediu de raportare unde utilizatorii pot să navigheze, să localizeze și să obțină rapoarte actualizate, pentru interogare ad-hoc sau pentru instantanee programate, periodice. Utilizând Centrul de raportare, puteți reduce dependența de atașările de e-mail pentru livrarea de rapoarte și puteți ajuta la decongestionarea rețelei. Puteți stoca o varietate de rapoarte în Centrul de raportare, inclusiv foi de calcul, instantanee Access, rapoarte SQL Report Services și fișiere PDF.

Centrul de raportare a vânzărilor

Mai multe informații

Introducere în Centrul de rapoarte

Lucrul cu un site al Centrului de raportare

Începutul paginii

Utilizarea datelor din programele sistemului Office cu Office SharePoint Server 2007

Desigur, puteți crea o soluție de afaceri care să utilizeze toate tipurile de date, prin simpla folosire a Office SharePoint Server 2007. Cu toate acestea, Ediția Office 2007 are multe puncte utile de integrare cu Office SharePoint Server 2007, care simplifică lucrul cu datele structurate și semi-structurate și care vă pot face soluția de afaceri cu atât mai eficientă și mai bine proiectată. În mâinile unui lucrător capabil în domeniul informațiilor, „contractantul” dvs., următoarele programe Ediția Office 2007 acționează ca „arhitecți” ai unei soluții business bine proiectate și satisfăcătoare.

Program

Scop

Tip de date

Excel (împreună cu tehnologia Excel Services)

Analizarea și vizualizarea datelor numerice și ale altor date în format foaie de calcul, crearea de diagrame cu aspect profesional și lucrul cu date ierarhice utilizând rapoarte PivotTable.

Structurate

InfoPath

Colectarea și procesarea de date bazate pe XML.

Structurate și semi-structurate

Access

Sintetizarea, introducerea, stocarea, raportarea și gestionarea datelor dintr-o bază de date.

Structurate și semi-structurate

SharePoint Designer

Particularizarea paginilor web bazate pe date și a site-urilor SharePoint și crearea Vizualizărilor de date.

Structurate, semi-structurate și nestructurate

Word

Crearea de documente profesionale, în mod rapid și eficient

Nestructurate

Visio

Vizualizarea și comunicarea de informații, sisteme și procese complexe.

Nestructurate

Outlook

Comunicarea prin e-mail și gestionarea persoanelor de contact, a planificărilor și activităților.

Nestructurate

Publisher

Crearea de publicații cu aspect profesionist și materiale de marketing.

Nestructurate

PowerPoint

Crearea de prezentări dinamice utilizând animație, elemente grafice și conținut media.

Nestructurate

Începutul paginii

Excel și Excel Services

Utilizați Excel și Excel Services atunci când doriți:

  • Să efectuați calcule și comparații statistice referitoare la date.

  • Să creați și să utilizați rapoarte PivotTable pentru a vizualiza date ierarhice cu un aspect compact și flexibil.

  • Să vă evidențiați datele, utilizând diagrame cu aspect profesional, pictograme cu formatare condiționată, bare de date și scale color.

  • Să efectuați operațiuni de analiză de tip „ce ar fi dacă” pentru datele dvs., cum ar fi analiza statistică, de inginerie și analiza regresivă.

Excel furnizează următoarele puncte de integrare concentrate pe date cu Office SharePoint Server 2007.

Puncte de integrare focalizate pe date din Excel

1. Efectuați un import unic al datelor din foile de date Excel într-o listă SharePoint sau exportați datele din foile de lucru Excel într-o listă SharePoint, pentru a crea o conexiune permanentă și unidirecțională de date.

2. Utilizați conexiunea permanentă și unidirecțională de date pentru a reîmprospăta datele dintr-o foaie de lucru Excel din lista SharePoint.

3. Publicați registre de lucru Excel în Excel Services, afișați și interacționați cu datele, utilizând partea web Office Excel Web Access pe o pagină cu părți web.

4. Importați date într-un registru de lucru Excel din servere OLAP, baze de date SQL Server și Access și fișiere plate.

Importul de date Excel într-o listă SharePoint

Dacă doriți să încărcați date existente într-o listă SharePoint, puteți importa datele dintr-o foaie de lucru Excel, o zonă de celule, o zonă denumită sau un tabel Excel într-o listă SharePoint, utilizând comanda Import din meniul Acțiuni al unei liste SharePoint.

Exportul datelor din lista SharePoint într-un tabel Excel

Puteți exporta datele din lista SharePoint într-un tabel Excel, care creează o conexiune unidirecțională de date între Excel și lista SharePoint. Atunci când actualizați datele din lista SharePoint și reîmprospătați datele în Excel, Excel înlocuiește datele Excel cu cele mai recente date din lista SharePoint, prin suprascrierea oricăror modificări aduse datelor respective. Deoarece conexiunea de date este unidirecțională, modificările efectuate în Excel nu se reflectă în lista de pe site-ul SharePoint.

Notă : Nu puteți sincroniza datele între un registru de date Office Excel 2007 și o listă SharePoint. Această funcționalitate a fost disponibilă în Microsoft Excel 2003 și încă este disponibilă, prin utilizarea unui registru de lucru Excel 2003 sau Visual Basic for Applications (VBA). Cu toate acestea, Office Access 2007 este acum metoda preferată de sincronizare a datelor între un program Office și o listă SharePoint cu o conexiune bidirecțională.

Exportul unui tabel Excel într-o listă SharePoint

Când exportați date de tabel din Excel într-o listă SharePoint utilizând expertul Export tabel la lista SharePoint, folosiți o altă modalitate de a crea o conexiune unidirecțională de date între Excel și lista SharePoint.

Dacă nu doriți să păstrați datele de tabel în foaia de lucru Excel actualizată cu modificările efectuate în lista SharePoint, puteți, de asemenea, exporta datele fără o conexiune la lista SharePoint.

Publicare în Excel Services

Puteți publica un registru de lucru în Office SharePoint Server 2007, astfel încât ceilalți utilizatori să poată accesa toate datele pe care le conține sau părți ale acestora, utilizând partea web Office Excel Web Access. Când publicați un registru de lucru în Excel Services, tot registrul de lucru este publicat pe server, dar puteți defini părțile registrului de lucru (cum ar fi foi de lucru individuale, zone numite sau diagrame) pe care doriți ca Excel Services să le afișeze în partea web Office Excel Web Access. Prin afișarea numai a anumitor părți din registrul de lucru și utilizarea permisiunilor Office SharePoint Server 2007 pentru a proteja registrul de lucru împotriva accesului neautorizat, puteți păstra confidențiale datele din registrul de lucru, în timp ce le permiteți utilizatorilor autorizați să reîmprospăteze, să recalculeze și să interacționeze cu datele vizualizabile. Dacă setați parametrii pentru celulele denumite din registrul de lucru înainte de a-l publica, utilizatorii pot, de asemenea, să editeze acele celule și să definească valorile.

Alți utilizatori pot să vizualizeze și să analizeze datele din foaia de lucru care se afișează. Aceștia pot interacționa cu ele, utilizând anumite funcționalități Excel, cum ar fi sortarea și filtrarea datelor, sau utilizând caracteristicile de detaliere PivotTable. Dacă setați parametrii pentru celulele numite din registrul de lucru, utilizatorii pot, de asemenea, să editeze acele celule și să definească valorile.

Utilizarea Excel Web Access pentru a partaja registre de lucru Excel 1. Secțiunea de sus conține titlul și o bară de instrumente care are mai multe meniuri, comenzi și o listă verticală.

2. Fereastra principală afișează una sau mai multe foi de lucru în vizualizarea Foaie de lucru, un element numit, cum ar fi o diagramă sau un tabel Excel în vizualizarea Elemente numite și, opțional, o zonă de contur.

3. Panoul de activități Parametri are etichete de parametri, casete text pentru introducerea de date și, opțional, sfaturi pentru instrumente, care furnizează mai multe informații despre fiecare parametru.

4. Secțiunea de jos afișează mesaje de reîmprospătare a datelor.

Notă : Nu toate caracteristicile Excel sunt acceptate de Excel Services.

Mai multe informații

Crearea unei liste bazate pe o foaie de calcul

Importul datelor dintr-o listă SharePoint

Exportul unui tabel Excel într-o listă SharePoint

Planificarea conexiunilor de date externe pentru Excel Services

Începutul paginii

InfoPath

Utilizați InfoPath atunci când doriți:

  • Să colectați date de firmă la intervale regulate, inclusiv rapoarte de cheltuieli, fișe de pontaj, anchete și formulare de asigurare.

  • Să proiectați formulare electronice de la cele simple până la cele sofisticate, utilizând controale standard, cum ar fi casetele text și casetele listă, și controale flexibile, cum ar fi tabele repetabile, grupuri de opțiuni, secțiuni opționale și mai multe vizualizări.

  • Să asigurați date permanente, precise.

  • Să creați un raport prin îmbinarea formularelor într-un singur formular.

InfoPath furnizează următoarele puncte de integrare, concentrate pe date, cu Office SharePoint Server 2007.

Puncte de integrare focalizate pe date din InfoPath

1. Publicați șabloanele de formular în bibliotecile de formulare, ca șabloane și ca tipuri de conținut.

2. Citiți și scrieți fișiere formular XML, stocate în bibliotecile de formulare.

3. Utilizând fișierele formular XML, citiți datele din liste și foi de lucru Excel sau citiți și scrieți date din bazele de date SQL Server și Access.

4. Activați editarea datelor din vizualizarea listă, pe baza proprietăților formularului.

5. Afișați formulare InfoPath într-un browser, utilizând șabloane formular compatibile cu browserul.

Remiteți datele către un site SharePoint și completați controalele de formular cu datele SharePoint

Pentru a permite utilizatorilor să remită formulare care se bazează pe șablonul dvs. de formular într-o bibliotecă de documente, puteți adăuga o conexiune de date secundară la șablonul formularului dvs. care remite datele. După ce adăugați conexiunea de date de remitere, puteți configura șablonul formular pentru a le permite utilizatorilor să remită datele din formularul lor către biblioteca de documente.

Publicarea unui șablon formular într-o bibliotecă de formulare

Puteți să publicați un șablon formular în Office SharePoint Server 2007, să stocați și să lucrați cu formularele Office InfoPath 2007 într-o bibliotecă de formulare. O bibliotecă de formulare oferă o locație centrală în care utilizatorii pot să completeze și să stocheze formulare bazate pe același șablon. De exemplu, puteți utiliza InfoPath pentru a crea o soluție de urmărire a activelor care stochează șablonul de formular (.xsn) și fișierele XML ale formularului (.xml) într-o bibliotecă de formulare.

Crearea și utilizarea formularelor compatibile cu browserul

Când proiectați un șablon de formular Office InfoPath 2007, puteți alege să creați un șablon de formular care poate fi deschis sau completat într-un browser web. Acest tip de șablon formular se numește șablon formular compatibil cu browserul. După ce ați terminat de proiectat un șablon formular compatibil cu browserul, utilizați Expertul de publicare pentru a-l publica pe un server care rulează InfoPath Forms Services.

Publicarea unui șablon formular ca tip de conținut site

Atunci când publicați un șablon de formular ca tip de conținut site, le permiteți utilizatorilor să aloce mai multe șabloane formular într-o singură bibliotecă de documente sau să aloce șablonul formular pentru mai multe biblioteci dintr-o colecție de site-uri. O colecție de site-uri este un set de site-uri web de pe un server virtual, care au același proprietar și aceleași setări de administrare. Fiecare colecție de site-uri conține un site web de nivel superior și poate conține unul sau mai multe subsite-uri. Pe fiecare server virtual pot exista mai multe colecții de site-uri. Utilizați un tip de conținut site atunci când doriți să reutilizați extensiv informații sau să permiteți colectarea datelor din mai multe formulare într-un singur loc.

Permiterea utilizatorilor să editeze câmpuri, utilizând o vizualizare listă

Le puteți permite utilizatorilor să adauge sau să editeze date pentru un câmp, utilizând o vizualizare listă sau editând proprietățile unui formular în biblioteca de formulare. Acest lucru le permite utilizatorilor să utilizeze o listă SharePoint, pentru a adăuga sau a actualiza date pentru unul sau mai multe formulare, fără a deschide, de fapt, formularele.

Începutul paginii

Access

Utilizați Access atunci când aveți nevoie:

  • Să partajați datele într-o bază de date relațională.

  • Să gestionați actualizările în mod eficient, utilizând blocarea înregistrărilor și caracteristicile de rezolvare a conflictelor.

  • Să lucrați cu mai multe tabele.

  • Să creați interogări complexe pentru îmbinarea tabelelor.

  • Să creați formulare și rapoarte.

Access furnizează următoarele puncte de integrare concentrate pe date cu Office SharePoint Server 2007.

Puncte de integrare focalizate pe date din Access

1. Efectuați un import sau un export unic de date între vizualizările Access și o listă SharePoint.

2. Conectați datele între tabelele Access și o listă SharePoint, creând o conexiune bidirecțională permanentă (datele actualizate din listă pot fi văzute într-un tabel Access; datele actualizate din tabelul Access pot fi văzute într-o listă).

3. Luați datele de listă offline, actualizați-le în Access, aduceți-le înapoi online, sincronizați actualizările și rezolvați conflictele.

4. Afișați și editați date de listă în foaia de date, formularele și vizualizările de rapoarte Access.

5. Publicați bazele de date Access în Office SharePoint Server 2007.

Noile caracteristici de integrare a listei SharePoint în Office Access 2007

Următoarele caracteristici noi din Office Access 2007 simplifică integrarea Office SharePoint Server 2007 și o fac mai flexibilă:

  • Maparea îmbunătățită a tipurilor de date SharePoint     Cu noua asistență pentru câmpuri și atașări cu mai multe valori, Office Access 2007 acceptă acum mai multe dintre tipurile de date găsite pe site-urile SharePoint, simplificând mult proiectarea și construirea aplicațiilor partajate.

  • Monitorizarea istoricului de câmpuri Memo    Câmpurile Memo sunt utile pentru stocarea unor volume mari de informații. Puteți seta o proprietate care permite Office Access 2007 să păstreze un istoric al tuturor modificărilor într-un câmp Memo. Apoi puteți vizualiza un istoric al modificărilor respective. Această caracteristică acceptă, de asemenea, caracteristica de gestionare a versiunilor de pe site-urile SharePoint, astfel încât să puteți utiliza și Office Access 2007 pentru a vizualiza modificările efectuate în lista SharePoint.

  • Tabele de căutare     Când vă legați la o listă SharePoint, Office Access 2007 creează automat tabele legate pentru toate listele de căutare (dacă listele de căutare nu sunt deja legate la baza de date). În cazul în care listele de căutare conțin coloane care caută în alte liste, aceste liste sunt adăugate, de asemenea, la operațiunea de legare, pentru ca listei de căutare a fiecărui tabel legat să-i corespundă un tabel legat în baza de date. De asemenea, Access creează relații între aceste tabele legate.

Importul și exportul datelor într-o listă SharePoint

Puteți aduce o listă SharePoint în Office Access 2007, importând-o. Importul unei liste SharePoint creează o copie a listei într-o bază de date Office Access 2007.

Când exportați date, Office Access 2007 creează o copie a tabelului selectat sau a obiectului bazei de date de interogări și stochează copia sub formă de listă. De exemplu, poate doriți să partajați date între Office Access 2007 și un site SharePoint în mod continuu, dar datele sunt stocate momentan în Access. Utilizați interogări într-o bază de date Office Access 2007 pentru a genera rapoarte de stare zilnice sau săptămânale, apoi publicați rezultatele pe unul din site-urile SharePoint, la intervale regulate.

Legarea la o listă SharePoint

Legarea vă permite să vă conectați la datele dintr-o listă fără a importa acele informații, astfel încât să puteți crea o conexiune bidirecțională pentru a vizualiza și a edita cele mai recente date, atât în listă, cât și în baza de date Office Access 2007. Când vă legați la o listă SharePoint, Office Access 2007 creează un tabel legat, care reflectă structura și conținutul listei sursă. Spre deosebire de import, legarea creează o legătură doar la listă, nu la orice vizualizare specifică a listei. Cu toate acestea, dacă doriți să efectuați modificări structurale, cum ar fi eliminarea sau modificarea unei coloane, trebuie să deschideți lista pe site-ul SharePoint. De asemenea, nu puteți să adăugați, să ștergeți sau să modificați câmpurile dintr-un tabel legat în timp ce lucrați în Office Access 2007.

Aduceți offline listele SharePoint legate, cu Office Access 2007

Dacă trebuie să vă luați de lucru acasă sau în deplasare, puteți aduce listele legate SharePoint offline printr-un singur clic, utilizând Office Access 2007. Puteți să lucrați la datele dvs. în Office Access 2007 și apoi să sincronizați modificările sau să vă reconectați cu site-ul SharePoint la o dată ulterioară. De exemplu, poate trebuie să îi furnizați unui client un catalog de piese în timp ce sunteți în deplasare. Dacă ați legat listele SharePoint la tabelele Office Access 2007, puteți să vă aduceți datele offline și, la final, să le aduceți din nou online. Dacă apar conflicte - de exemplu, dacă altă persoană actualizează aceeași înregistrare pe server sau în timp ce acea persoană lucrează și ea offline, puteți rezolva conflicte atunci când sincronizați.

Deschiderea formularelor și rapoartelor Office Access 2007 dintr-un site SharePoint

Puteți deschide liste în vizualizări Office Access 2007 îmbogățite, de pe un site SharePoint. Formularele, rapoartele și foile de date Office Access 2007 pot apărea împreună cu alte vizualizări pe un site SharePoint. Atunci când alegeți o vizualizare, Office Access 2007 pornește și deschide formularul, raportul sau foaia de date solicitată. Acest lucru vă facilitează rularea unui raport îmbogățit pe un site SharePoint, fără a fi nevoit ca mai întâi să porniți Office Access 2007 sau să navigați la obiectul potrivit.

Notă : Un utilizator trebuie să instaleze Office Access 2007 pe computerul său pentru a crea, a utiliza sau a modifica o vizualizare Office Access 2007 pe un site SharePoint.

Publicarea unei baze de date Office Access 2007 într-un site SharePoint

Puteți publica baza de date Office Access 2007 în Office SharePoint Server 2007 (acțiune denumită și mutare și migrare). Când publicați o bază de date din Office Access 2007 într-un site SharePoint, creați liste pe site-ul SharePoint care sunt legate ca tabele în baza dvs. de date. Atunci când o bază de date este mutată, Office Access 2007 creează o nouă aplicație front-end care are toate formularele și rapoartele vechi și noile tabele legate care tocmai au fost exportate. Expertul Mutare pe site-ul SharePoint vă ajută să mutați datele din toate tabelele în același timp. Opțional, baza de date Office Access 2007 poate fi apoi încărcată într-o bibliotecă de documente SharePoint.

De exemplu, puteți utiliza șablonul Monitorizare Access, care interacționează direct cu șablonul Monitorizare probleme pe un site SharePoint pentru a monitoriza datele, problemele și fluxul de lucru ale organizației dvs. Când oamenii lucrează cu aceste liste pe un site SharePoint, ei pot deschide interogările și rapoartele Office Access 2007 din meniul Vizualizare pentru listele SharePoint. Dacă doriți să vizualizați și să imprimați un raport de probleme Access pentru o întâlnire lunară, o puteți face direct din lista SharePoint.

După ce se creează listele SharePoint, oamenii pot lucra cu listele pe site-ul SharePoint sau în tabelele legate din Office Access 2007, în timp ce utilizează caracteristicile unui site SharePoint pentru a gestiona datele și a rămâne la curent cu modificările. Ca administrator, puteți gestiona permisiunea pentru date și pentru versiunile de date, astfel încât să puteți să vedeți cine le-a modificat sau să restaurați datele anterioare.

Începutul paginii

SharePoint Designer

Utilizați Office SharePoint Designer 2007 atunci când doriți:

  • Să creați și să particularizați site-uri web.

  • Să proiectați fluxuri de lucru fără a fi nevoit să utilizați limbaje sau tehnici tradiționale de programare procedurală.

  • Să creați o vizualizare particularizată a datelor live, prin proiectarea unei Vizualizări date.

  • Să creați un formular care rescrie în sursele de date, prin inserarea unei Vizualizări date ca formular.

Office SharePoint Designer 2007 furnizează următoarele puncte de integrare concentrate pe date cu Office SharePoint Server 2007.

Puncte de integrare focalizate pe date din SharePoint Designer

1. Creați Vizualizări date, utilizând Office SharePoint Designer 2007.

2. Citiți, combinați și actualizați date din mai multe surse de date diferite într-o Vizualizare date, care este o parte web pe care o puteți crea numai în Office SharePoint Designer 2007.

3. Afișați și editați date în Vizualizări date pe pagini web.

Vizualizări date

Un exemplu de vizualizare date

Vizualizarea date este o vizualizare activă, care poate fi particularizată, a unei surse de date în forma limbajului XML (Extensible Markup Language) și afișează acele date utilizând limbajul XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) Utilizând o Vizualizare date, puteți:

  • Să afișați și să editați date dintr-o largă varietate de surse de date, inclusiv interogări de baze de date, documente XML, liste și biblioteci SharePoint, și să compilați date din mai multe surse de date pentru a crea vizualizări și rapoarte flexibile și particularizate.

  • Să prezentați vizualizări live ale datelor pe care puteți să le filtrați, să le sortați sau să le grupați și să construiți vizualizări condiționate.

  • Să construiți pagini cu părți web și să conectați părțile web pentru a crea soluții de business.

  • Să creați formulare particularizate îmbogățite.

Mai multe informații

Introducere în construirea de aplicații SharePoint

Începutul paginii

Alte programe ale sistemului Office

Deși celelalte programe ale sistemului Office nu sunt centrate pe date, există modalități suplimentare de a încorpora datele structurate și semi-structurate într-o soluție care utilizează aceste programe.

Diagrame de date Visio

Puteți afișa o diagramă Visio într-o pagină web utilizând Microsoft Visio Viewer sau salvând diagrama ca pagină web. O diagramă vă poate ajuta să vizualizați, să organizați, să înțelegeți și să prezentați datele stocate în liste, registre de lucru sau baze de date, în forme Visio, utilizând o legătură de date. De exemplu, puteți afișa datele de vânzări pentru o regiune diferită, astfel să puteți compara rezultatele vânzărilor de la o regiune la alta, atât pentru anul curent, cât și pentru cel anterior.

Afișare stare cu steaguri

Îmbinarea corespondenței

Tipuri diferite de publicații care pot fi create utilizând Îmbinare catalog Puteți utiliza Word, Publisher și Outlook pentru a crea o soluție de corespondență în masă, utilizând îmbinarea corespondenței pentru a crea scrisori, plicuri, etichete și mesaje de e-mail personalizate pentru clienți. De exemplu, ați putea să stocați un document Word sau Publisher într-o bibliotecă SharePoint și să utilizați lista Persoane de contact (printre multe alte posibile surse de date) ca sursă de date pentru operațiunea de îmbinare corespondență. Ați putea chiar utiliza un flux de lucru pentru a „iniția” o îmbinare a corespondenței, ca parte a unei campanii de marketing care vizează anumiți consumatori.

Panouri de informații despre documente în Word, PowerPoint și Excel

Căutările după cuvinte cheie simple sunt, de multe ori, insuficient de precise pentru a îndeplini solicitările pentru înregistrările de firmă asociate cu anumite proiecte, entități juridice sau conturi. Panoul de informații document este disponibil în aceste programe Ediția Office 2007: Word, Excel și PowerPoint. Panoul de informații document este un mecanism de captare a metadatelor care este ușor de configurat, fără a scrie cod de programare. Panoul de informații document colectează și regăsește metadate, pentru a-i oferi context documentului și sporește capacitatea de a-l căuta într-un site SharePoint.

Panoul Informații document Deoarece Panoul de informații document este un formular XML, se poate particulariza complet utilizând InfoPath. Cu capacitățile de conexiune de date ale InfoPath, puteți chiar crea un Panou de informații document care aduce datele LOB în formular. De exemplu, puteți completa câmpurile de date client cu date dintr-un sistem de management al înregistrărilor despre clienți (CRM). Înainte să închidă documentul, utilizatorul va adăuga apoi orice informații importante despre document, cum ar fi linkuri la documentele asociate. Astfel, metadatele sunt capturate într-un mod mult mai convenabil și sunt ușor asociate cu un set de clienți, produse și documente asociate.

Mai multe informații

Introducere în proiectarea unui Panou Informații document utilizând InfoPath

Proiectarea unui panou Informații document utilizând InfoPath

Vizualizarea sau modificarea proprietăților pentru un document Office

Activități și persoane de contact Outlook 2007

Outlook are mai multe puncte de integrare cu Office SharePoint Server 2007. Puteți să trimiteți un mesaj de e-mail utilizând o listă de persoane de contact SharePoint, să afișați calendarele SharePoint și Outlook 2007 unul lângă altul, să gestionați avertizările SharePoint și fluxurile RSS, să creați un spațiu de lucru pentru întâlniri și să utilizați un flux de lucru. De asemenea, puteți să aduceți bibliotecile de documente offline, să le readuceți online și să le sincronizați utilizând Outlook 2007. Două puncte de integrare suplimentare concentrate pe date implică utilizarea datelor structurate.

Puteți lucra cu liste de activități standard și cu liste de activități de proiect prin aducerea offline a listelor de activități, readucerea lor online și sincronizarea acestora; vizualizarea, actualizarea și adăugarea de activități noi la site-ul SharePoint, fără a ieși din Outlook și crearea și alocarea de activități pentru membrii echipei.

Lista Persoane de contact De asemenea, puteți să stocați, să partajați și să gestionați persoanele de contact SharePoint mai eficient în Outlook. După ce sunteți conectat la Outlook 2007, persoanele de contact SharePoint funcționează la fel ca persoanele de contact Outlook personale. Puteți să vizualizați, să editați, să imprimați și chiar să apelați telefonic aceste persoane de contact, utilizând Microsoft Office Communicator. Puteți să le trimiteți mesaje de e-mail și solicitări de întâlnire, să utilizați categorii de culori, să stocați mai multe numere de telefon și adrese de e-mail și să includeți fotografii ale persoanelor de contact, cărți de vizită electronice sau ziua de naștere și informații aniversare. Puteți chiar utiliza o parte web Persoane de contact pentru a afișa persoanele de contact Outlook pe o pagină cu părți web.

Începutul paginii

Introducere în șabloane și scenarii

Pentru a vă ajuta să vă apropiați cât mai mult de soluția business, Microsoft oferă o varietate de șabloane predefinite, care vă ajută să construiți rapid soluții uzuale. Secțiunile următoare descriu șabloanele utile, care sunt documente sau site-uri predefinite cu funcționalitate, stiluri și aspecte ce se adresează nevoilor uzuale și scenarii tipice, care sunt descrieri ale soluțiilor de business ce pot fi similare cu nevoile dvs. de soluții. Șabloanele și scenariile sunt „stilurile arhitecturale pre-proiectate și planurile de nivel” care vă ajută să alegeți cel mai bun proiect pentru nevoile dvs. de soluții de business.

Utilizați aceste șabloane și scenarii ca punct de plecare, pentru a particulariza și a crea propriile soluții de business. Utilizați Office SharePoint Designer 2007 pentru a adăuga sau a modifica vizualizările de date din site-ul SharePoint, pentru a particulariza pagina coordonatoare a site-ului SharePoint, pentru a vă conforma standardelor site-ului și pentru a integra date externe din sursele de date. Adăugați sau particularizați logica de afaceri existentă, pentru a se potrivi mai bine cu procesele și fluxurile de lucru ale organizației. Utilizați BDC pentru a integra datele LOB în soluția business. Beneficiați de numeroasele puncte de integrare concentrate pe date oferite de Access, InfoPath și Excel, pentru a îmbunătăți și mai mult aceste șabloane și scenarii, așa cum doriți. Posibilitățile sunt infinite.

Începutul paginii

Șabloane de site SharePoint

Microsoft furnizează șabloane de site care oferă scenarii particularizate predefinite, adaptate pentru a răspunde nevoilor și cerințelor proceselor specifice de afaceri sau seturilor de activități din organizații de orice mărime. Aceste șabloane de site se bazează pe Windows SharePoint Services 3.0 și sunt compatibile cu Office SharePoint Designer 2007, pentru a simplifica particularizarea.

Șabloane de management și finanțe

Consiliul de administrație    Furnizați o locație unică pentru note, activități și probleme din cadrul ședințelor de consiliu și pentru evenimente.

Raportarea performanței firmei     Ajutați la monitorizarea satisfacției clienților prin sondaje și discuții online.

Site-ul de asistență pentru procese de conformitate    Ajutați atât echipele, cât și sponsorii executivi să gestioneze eforturile de implementare a conformității, specificând activitățile de control și gestionând bibliotecile de documente.

Gestionarea facturilor aflate în litigiu    Ajutați departamentele pentru solduri datorii să monitorizeze informațiile referitoare la facturile de la furnizori, inclusiv valoarea avansului și motivele întârzierilor de plată.

Rambursarea și aprobarea cheltuielilor    Gestionați elementele procesului de aprobare a cheltuielilor, ajutându-le pe persoanele care aprobă să economisească timp.

Solicitare de propunere     Ajutați la gestionarea procesului de creare și emitere a Solicitărilor de propuneri (RFP - Request for proposals), precum și la colectarea propunerilor transmise și la notificarea de acceptare.

Resurse umane

Gestionarea solicitărilor de învoire și a programărilor pentru concediu    Ajutați-i pe angajați să gestioneze solicitările de învoire, inclusiv listarea zilelor în care nu vor fi disponibili și a persoanei care le va prelua responsabilitățile cât timp sunt plecați.

Site-ul de activități pentru angajați    Ajutați-i pe angajați să creeze și să se înscrie la activități și evenimente sponsorizate de firmă.

Beneficii cu autoservire pentru angajați    Permiteți-le angajaților să găsească și să se înregistreze pentru beneficiile oferite de către angajator.

Programarea instruirii angajaților și materialele aferente    Ajutați la programarea instruirii și furnizați-le angajaților o locație unde să se înregistreze și să primească materialele de curs.

Managementul solicitărilor și interviurilor pentru locuri de muncă    Permiteți-i echipei de recrutare să fluidizeze procesul de gestionare a solicitărilor de locuri de muncă și completare a funcțiilor vacante.

IT și operațiuni

Bază de date erori    Ajutați echipele de dezvoltare să colecteze și să monitorizeze informațiile despre erori din codul lor, inclusiv pașii de reproducere, categoria, comentariile, prioritatea și gravitatea erorii.

Call Center    Ajutați persoanele să gestioneze procesul de gestionare a solicitărilor de serviciu din partea clienților, de la identificarea problemei la analiza cauzei și rezolvare.

Biroul de asistență    Ajutați echipele să administreze procesul de gestionare a solicitărilor de serviciu, inclusiv identificarea cauzei principale și monitorizarea stării.

Monitorizarea inventarului    Ajutați organizațiile să monitorizeze elementele asociate cu inventarul, prin colectarea manuală a informațiilor actualizate despre inventar și notificarea utilizatorilor atunci când fiecare piesă ajunge la cantitatea de repetare a comenzii.

Spațiul de lucru al echipei IT    Ajutați echipele să gestioneze dezvoltarea, implementarea și asistența pentru proiectele software, prin actualizarea activităților proiectului, a problemelor, jaloanelor și erorilor.

Biblioteca de împrumut    Ajutați la gestionarea activelor fizice din biblioteca unei organizații, cu funcționalitatea de extragere/arhivare și notificări automate de depășire a termenului.

Monitorizarea și managementul activelor fizice    Ajutați echipele să gestioneze solicitările și să monitorizeze activele fizice, cum ar fi locația, starea, producătorul, modelul, proprietarul actual și valoarea estimată a acestora.

Rezervări de sală și echipamente    Permiteți-le echipelor să gestioneze utilizarea sălilor de ședințe și a echipamentelor partajate.

Monitorizarea și gestionarea

Întocmirea bugetului și urmărirea mai multor proiecte    Ajutați la monitorizarea și întocmirea bugetului pentru seturi multiple, interconectate de activități cu crearea proiectului, activități, diagrame Gantt și instrumente uzuale indicatoare de stare.

Gestionarea solicitărilor de modificare    Ajutați-i pe utilizatori să monitorizeze riscurile asociate cu modificarea unui proiect, incluzând capacitatea de a aproba sau a respinge modificarea.

Bază de date de discuții    Facilitați colaborarea, ajutând echipele să discute online sau prin intermediul capacităților RSS ale Office Outlook 2007.

Biblioteca de documente și revizuirea    Ajutați echipele să gestioneze ciclul de revizuire a documentelor cu o bibliotecă de documente cu monitorizarea versiunii, incluzând o discuție cu fire, pentru a furniza feedback.

Baza de cunoștințe    Permiteți-le angajaților să-și împărtășească cunoștințele în cadrul organizației.

Spațiu de lucru pentru monitorizarea proiectelor    Ajutați echipele mici să gestioneze informații despre proiecte, precum problemele, activitățile și starea acestora.

Site-ul de lucru al echipei    Permiteți-le echipelor de proiect să stocheze central documente de fundal, să monitorizeze evenimente din calendar și să remită elemente de acțiune care rezultă din întâlnirile echipelor.

Gestionarea fișelor de pontaj    Ajutați la simplificarea procesului de monitorizare a orelor petrecute la mai multe proiecte, prin capacitățile de pontare la intrare și ieșire pentru angajați și raportarea lucrului în curs de desfășurare și a numărului de ore lucrate până în prezent la proiect.

Vânzări și marketing

Site de analiză competitivă    Ajutați la organizarea rezultatelor ofertelor concurenței, folosind șabloane utile pentru tehnica de analiză competitivă.

Gestionarea persoanelor de contact    Ajutați echipele să gestioneze informațiile de contact ale membrilor echipei, inclusiv sincronizarea cu Office Outlook 2007.

Monitorizarea campaniei integrate de marketing    Permiteți monitorizarea performanței campaniei de marketing.

Planificarea cerințelor pentru produse și marketing    Ajutați la organizarea procesului de dezvoltare a produselor noi și a conținutului de marketing, prin șabloane utile de planificare și instrumente de colaborare.

Oportunitate de clienți potențiali    Ajutați echipele să gestioneze oportunitatea de vânzări prin monitorizarea clienților potențiali, a oportunităților, a persoanelor de contact și a conturilor.

Specializate

Liga sportivă    Gestionați liga de baseball a unei firme, inclusiv jucătorii, căpitanii, programul și statistica.

Gestionarea sălilor de curs    Ajutați-i pe instructori să stocheze și să organizeze conținutul cursului, elementele de calendar și anunțurile.

Cercetarea capitalului propriu    Furnizați o locație centrală, pentru a ajuta la sintetizarea cercetărilor efectuate pentru evaluarea capitalurilor financiare.

Gestionarea cazurilor pentru agenții guvernamentale    Ajutați la gestionarea activităților, documentelor și sarcinilor alocate, asociate cu cazurile guvernamentale.

Inițierea și gestionarea studiilor clinice    Ajutați la gestionarea documentelor, activităților, problemelor și discuțiilor necesare pentru a efectua un studiu clinic.

Gestionarea proceselor de producție    Permiteți-le echipelor de producție să monitorizeze procesul liniar de fabricație, precum și problemele care blochează finalizarea unei activități de producție.

Planificarea evenimentelor    Ajutați echipele să organizeze evenimente prin utilizarea înregistrării online, a programelor, comunicărilor și feedbackului.

Deschiderea unui magazin nou    Ajutați echipele să gestioneze procesul de deschidere a unui magazin nou, incluzând instrumente de proiect și de gestionare a activităților.

Mai multe informații

Introducere în construirea de aplicații SharePoint

Șabloane de aplicație pentru Windows SharePoint Services 3.0

Începutul paginii

Fluxuri de lucru SharePoint

Office SharePoint Server 2007 include următoarele fluxuri de lucru predefinite pe care le puteți utiliza pentru a automatiza un proces de business sau în situații obișnuite ale grupului de lucru.

Flux de lucru Aprobare    Fluxul de lucru Aprobare direcționează un document sau un element salvat într-o listă sau o bibliotecă spre un grup de persoane, pentru aprobare. În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

Fluxul de lucru Colectare feedback    Fluxul de lucru Colectare feedback direcționează un document sau un element salvat într-o listă sau o bibliotecă spre un grup de persoane, pentru a colecta feedbackul lor după revizuire. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare feedback este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

Fluxul de lucru Colectare semnături    Fluxul de lucru Colectare semnături direcționează un document Office salvat într-o listă sau o bibliotecă spre un grup de persoane, pentru a colecta semnăturile lor digitale. Fluxul de lucru Colectare semnături funcționează doar cu documente Office Word 2007 sau Office Excel 2007 care conțin una sau mai multe linii de semnătură. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare semnături este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente, pentru documente sau registre de lucru care conțin linii de semnături.

Flux de lucru pentru aprobarea distrugerii    Fluxul de lucru pentru aprobarea distrugerii este conceput pentru a sprijini nevoile de gestionare a înregistrărilor din cadrul unei organizații. Acest flux de lucru gestionează expirarea documentelor și procesul de retenție, permițându-le participanților să decidă dacă doresc să păstreze sau să șteargă documentele sau elementele expirate.

Flux de lucru Gestionare traduceri    Fluxul de lucru Gestionare traduceri creează și direcționează copii ale unui document sursă într-o bibliotecă de gestionare a traducerilor, către traducătorii desemnați, spre traducere. Fluxul de lucru Gestionare traduceri este disponibil doar pentru bibliotecile de gestionare traduceri.

Scenariul de aprobare a comenzilor de achiziționare    Un proces de business obișnuit este un proces de aprobare a comenzilor de achiziționare, care ar putea combina patru fluxuri de lucru implicite:

  • Revizuirea stării actuale a bugetului (Flux de lucru Obținere feedback)

  • Verificarea inventarului (Flux de lucru pentru aprobarea distrugerii)

  • Obținerea aprobării managerului în cazul depășirii limitei de aprobare (Flux de lucru de colectare semnături)

  • Aprobarea comenzii de achiziționare (Flux de lucru Aprobare)

Scenariul de transmitere a unui mesaj de notificare    Echipa dvs. utilizează biblioteca Documente partajate pentru a colabora la documente și coloana Atribuit către pentru a urmări cui îi sunt atribuite documentele. În loc ca toți membrii echipei să verifice continuu site-ul echipei, pentru a vedea dacă le-au fost atribuite documente noi, veți dori să creați un flux de lucru care trimite automat un mesaj de e-mail oricărui membru al echipei, atunci când acesta primește o atribuire. Puteți face rapid acest lucru prin crearea unui flux de lucru cu un singur pas.

Crearea unei activități dintr-un element de discuție    Echipa dvs. utilizează lista Discuție în echipă pentru a lucra la problemele pe care trebuie să le rezolve. Adeseori, în timpul discuției, apare o problemă sau un lucru care trebuie urmărit de un membru al echipei. Doriți să puteți crea cu ușurință un element de activitate dintr-un element de discuție în echipă. Decideți să creați un flux de lucru, astfel încât echipa dvs. să poată face clic pe un buton din lista Discuție în echipă pentru a crea o activitate în lista de activități. Activitatea creată va conține automat informațiile din elementul de discuție asociat și va fi atribuită automat persoanei care a creat elementul inițial de discuție.

Distribuirea unui raport de cheltuieli pentru revizuire    Echipa completează lunar rapoarte de cheltuieli, care sunt formulare proiectate cu Office InfoPath 2007. Echipa completează și stochează aceste formulare într-o bibliotecă de formulare, pe site-ul SharePoint. Atunci când raportul de cheltuieli depășește o anumită sumă, doriți să notificați automat persoana potrivită pentru a revizui raportul. Puteți automatiza rapid acest proces, folosind un flux de lucru cu un singur pas.

Mai multe informații

Utilizarea unui flux de lucru Aprobare

Utilizarea unui flux de lucru Obținere feedback

Utilizarea unui flux de lucru Obținere semnături

Utilizarea unui flux de lucru pentru aprobarea distrugerii

Utilizarea unui flux de lucru Gestionare traduceri

Exemplu de flux de lucru: Trimiterea unui mesaj de înștiințare

Exemplu de flux de lucru: Crearea unei activități dintr-un element de discuție

Exemplu de flux de lucru: Distribuirea unui raport de cheltuieli pentru revizuire

Începutul paginii

Șabloane și scenarii din sistemul Office

Office Online Templates este un loc foarte bun de unde să începeți atunci când căutați șabloane Office, unde veți găsi sute de șabloane pentru o largă varietate de utilizări, de la agende la grădini zoologice.

Deși Excel 2007, Excel Services, Access 2007 și InfoPath 2007 pot fi utilizate în numeroase moduri pentru a rezolva multe probleme, următoarele șabloane și scenarii se referă la soluții de afaceri obișnuite și pot fi adaptate pentru utilizare cu serverul SharePoint.

Scenarii Excel 2007

Contabilitate    Puteți utiliza caracteristicile puternice de calcul din Excel în multe documente financiar-contabile, cum ar fi situația fluxurilor de numerar, declarațiile de venituri și declarațiile de profit și pierderi.

Bugete    Indiferent dacă nevoile dvs. sunt personale sau de afaceri, puteți crea orice tip de buget în Excel, cum ar fi un plan de bugetare de marketing, un buget de eveniment sau un buget pentru pensionare.

Facturi și vânzări    Excel este util și pentru gestionarea datelor privind facturile și vânzările și puteți crea cu ușurință formularele necesare, cum ar fi facturi de vânzări, bonuri de livrare sau comenzi de achiziție.

Rapoarte    Puteți crea diverse tipuri de rapoarte în Excel care reflectă analizele de date sau rezumă aceste date, cum ar fi rapoarte care măsoară performanțele unui proiect, previzionează date sau prezintă date de varianță.

Planificare    Excel este un instrument foarte bun pentru crearea planurilor profesionale sau a planificatoarelor, cum ar fi un orar școlar săptămânal, un plan de cercetare de marketing, un plan de plată a impozitelor la sfârșitul anului sau planificatoare care vă ajută să planificați dineuri, petreceri săptămânale sau concedii.

Scenarii Excel Services

Tablouri de bord Business intelligence    Un comitet executiv are acces la mai multe tablouri de bord de firmă, care se comportă ca o tabelă de punctaj financiară actualizată pentru firmă. Pentru a evalua permanent performanța firmei, tabloul de bord principal rezumă lunar indicatorii KPI, cum sunt obiectivele de vânzări, veniturile țintă și marjele de profit. Tablourile de bord suplimentare rezumă știrile despre piață pentru a ajuta la analizarea riscului financiar pentru proiectele curente și noi și pentru a afișa grafice de date financiare critice, ajutând la evaluarea diferitor portofolii de investiții.

Sistem de informații pentru analize de marketing    Un departament de marketing al unei firme care vinde îmbrăcăminte și echipament sportiv întreține o pagină de portal cu informații, care rezumă datele demografice cheie, cum ar fi genul, vârsta, regiunea, nivelul de venit și activitatea de recreere preferată. Cei mai mulți angajați din departamentul de marketing pot deschide, opțional, registrele de lucru Excel pe computer și pot efectua analiza circumstanțială a tuturor datelor sau pot imprima rapoarte bine formatate. În timp, utilizatorii pot adăuga cu ușurință și rapoarte de partajat cu alte persoane.

Statistici ale sportivilor profesioniști    O organizație sportivă majoră partajează statistici trecute și prezente despre performanța și salariile tuturor jucătorilor. Aceste date se utilizează pentru a face schimburi și pentru a negocia contractele de salariu. Noile rapoarte și analize sunt create, revizuite și partajate de către proprietari mai ales în etapa premergătoare sezonului.

Instrument decizional pentru magazine cu amănuntul    Un lanț de vânzare cu amănuntul rezumă săptămânal datele critice ale punctului de vânzări și le partajează cu furnizorii, analiștii financiari și managerii regionali. Rapoartele includ elementele curente sub inventar, primele 20 de elemente vândute, după categorii de vânzări, datele sezoniere importante și valorile tranzacțiilor pentru fiecare magazin.

Sistemul de raportare pentru managementul conturilor de vânzări    Un grup de vânzări accesează un set de rapoarte informative zilnice, care conțin date cheie precum cei mai buni vânzători, progresul față de obiectivele lunare de vânzări, programele de vânzări care înregistrează succese și canalele de distribuție cu performanțe slabe. Rapoartele suplimentare rezumă vânzările după variabile cheie, cum ar fi regiunea, linia de produse și luna, apelurile de vânzări pe săptămână și numărul de apeluri încheiate. Atunci când vânzătorii individuali afișează aceste rapoarte, își pot vedea automat cifrele de vânzări, deoarece sistemul îi identifică pe baza numelui de utilizator.

Rezumatul zilnic al proiectelor de inginerie    Un grup de ingineri dezvoltă o pagină cu părți web care rezumă datele cheie ale programului proiectelor, precum numărul de erori, starea specificațiilor, diagramele de progres, tendințele caracteristicilor, prioritățile, precum și linkurile la resurse și persoane de contact cheie. Datele sunt extrase din mai multe surse de date externe, cum ar fi bazele de date de proiect și listele de specificații.

Model de calcul pentru analiza financiară a proprietății    O instituție financiară mare a cercetat și a dezvoltat un model de prețuri care este proprietate intelectuală privată. Rezultatele formulei trebuie partajate cu unii manageri de investiții, dar formula utilizată pentru a calcula modelul de preț trebuie securizată și nu trebuie dezvăluită niciodată. Acest model de prețuri este extrem de complex și necesită mult timp pentru a fi calculat. În fiecare noapte, raportul modelului de prețuri este calculat și creat pe un server rapid, salvat într-o locație de încredere și afișat pe o pagină cu părți web, dar numai pentru persoanele care au permisiunea corespunzătoare.

Șabloanele Access 2007

Active    Creați o bază de date active pentru a monitoriza activele, inclusiv detaliile și proprietarii acestora. Puteți să amplasați activele în categorii și să înregistrați starea lor, data achiziției, locația, proprietarul și alte informații.

Gestionarea persoanelor de contact    Puteți să gestionați persoanele de contact și adresele poștale, apoi să creați rapoarte în Access sau să îmbinați datele cu Word pentru a imprima scrisori, plicuri sau etichete poștale pentru formulare. Creați o bază de date de persoane de contact pentru a gestiona informațiile despre persoanele cu care lucrează echipa dvs., cum ar fi clienții și partenerii. Puteți să monitorizați informațiile despre nume și adresă, numerele de telefon, adresele de e-mail și chiar să atașați o imagine.

Monitorizarea inventarului și a activelor    Puteți să creați un inventar de elemente acasă sau la birou și să stocați fotografii sau alte documente asociate împreună cu datele.

Urmărirea comenzii    Puteți să introduceți informații despre produse, clienți și comenzi, iar apoi să creați rapoarte care arată vânzările după angajat, regiune, perioadă de timp sau altă valoare.

Urmărirea activităților, a problemelor și a proiectelor    Puteți să urmăriți activitățile unui grup de persoane și să introduce activități noi în timp ce alte persoane își actualizează activitățile existente în aceeași bază de date. Urmăriți un grup de elemente de lucru pe care trebuie să le finalizați dvs. sau echipa. Creați o bază de date de probleme pentru a gestiona un set de probleme. Puteți să atribuiți, să prioritizați și să urmăriți progresul problemelor de la început până la sfârșit. Gestionați activitățile și monitorizați bugetul pentru unul sau mai multe proiecte.

Proiecte de marketing și oportunități de vânzări    Creați o bază de date de oportunități de vânzări pentru a urmări progresul potențialelor vânzări dintr-un grup mic de experți în vânzări. Monitorizați detaliile unui proiect de marketing, programați și monitorizați produsele finale ale proiectului.

Planificarea evenimentelor    Puteți să introduceți informații despre data, locația și participanții la eveniment, iar apoi să imprimați planificările sau rezumatele cu privire la evenimente. Creați o bază de date de evenimente atunci când doriți să monitorizați întâlnirile, termenele limită viitoare și alte evenimente importante. Înregistrați denumirea, locația, ora de început, ora de sfârșit, descrierea și atașați o imagine.

Cadre universitare și studenți    Creați o bază de date pentru a urmări informații importante despre studenți și cadrele universitare, cum ar fi telefonul și adresa, informațiile de contact în caz de urgență și datele referitoare la angajare. Creați o bază de date de studenți pentru a monitoriza informațiile despre studenți, inclusiv persoane de contact în caz de urgență, informații medicale și informații despre tutorii acestora.

Șabloane și scenarii InfoPath 2007

Șablon Urmărire active    Urmăriți detaliile și locația activelor de business, cum ar fi echipamentele de calcul.

Șablon Agendă de întâlniri    Organizați și rezumați o întâlnire de afaceri. Utilizați acest șablon formular pentru a lista elementele din agendă și a înregistra procesele verbale ale întâlnirii, deciziile și elementele de acțiune.

Șablon Raport de stare    Urmăriți progresul și problemele pentru proiectele și sarcinile unui membru al echipei. Rapoartele de stare individuale pot fi combinate într-un singur raport, astfel încât managerii să poată crea un raport de stare complet pentru echipa lor.

Șablon Solicitare de deplasare    Solicitați detaliile deplasării, cum ar fi biletele de avion și rezervările la hotel pentru o călătorie în interes de afaceri.

Șablon Raport de cheltuieli    Completați un formular raport de cheltuieli cu logică extinsă încorporată a regulilor business de validare a datelor, online sau offline, extrem de util pentru angajații care călătoresc frecvent.

Scenariul solicitărilor de asigurare    Permiteți-le clienților, agenților de asigurări și firmelor asociate să utilizeze formulare online pentru a procesa solicitările de asigurare. Pe lângă remiterea solicitărilor prin telefon, clienții pot remite solicitări prin completarea unui formular pe web. Utilizați un flux de lucru de aprobare integrat pentru a-i permite unui agent să vadă rapid starea celorlalte părți care lucrează la solicitare și să vadă dacă inspectorul de daune a finalizat procesul de aprobare.

Scenariul cererilor de autorizare    Completați cereri de autorizare într-un browser web, astfel încât procesul de autorizare să fie mai simplu și mai comod, iar contractanții să nu mai fie nevoiți să se deplaseze la un birou guvernamental pentru a depune cererea de autorizare.

Scenariul de gestionare a inventarului    Interogați simplu și eficient o rețea extinsă de furnizori cu privire la inventar și îmbunătățiți acuratețea estimărilor de inventar.

Scenariul studiilor de piață     Ajutați în activitățile de studii de piață, utilizând un șablon de formular pentru a colecta și a înregistra feedbackul de la clienți și a asigura organizarea și formalizarea permanentă a informațiilor.

Mai multe informații

Unde găsesc șabloane Office?

Ghid pentru șabloanele Access 2007

Scenarii pentru utilizarea InfoPath și InfoPath Forms Services

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×