Atunci când lucrați cu date în Power Pivot, din când în când poate fi necesar să reîmprospătați datele din sursă, să recalculați formulele pe care le-ați creat în coloane calculate sau să vă asigurați că datele prezentate într-un raport PivotTable sunt actualizate.
Acest subiect explică diferența dintre reîmprospătarea datelor versus recalcularea datelor, oferă o prezentare generală a modului în care se declanșează recalcularea și descrie opțiunile de control al recalculării.
Înțelegerea reîmprospătării datelor versus recalculare
Power Pivot utilizează atât reîmprospătarea datelor, cât și recalcularea:
Reîmprospătarea datelor înseamnă obținerea de date actualizate de la surse de date externe. Power Pivot nu detectează automat modificările din sursele de date externe, dar datele pot fi reîmprospătate manual din fereastra Power Pivot sau automat dacă registrul de lucru este partajat în SharePoint.
Recalcularea înseamnă actualizarea tuturor coloanelor, tabelelor, diagramelor și rapoartelor PivotTable din registrul de lucru care conțin formule. Deoarece recalcularea unei formule implică un cost de performanță, este important să înțelegeți dependențele asociate cu fiecare calcul.
Important: Nu ar trebui să salvați sau să publicați registrul de lucru până când formulele din acesta nu au fost recalculate.
Recalculare manuală vs. automată
În mod implicit, Power Pivot recalculează automat după cum este necesar, în timp ce optimizați timpul necesar procesării. Deși recalcularea poate dura un timp, este o activitate importantă, deoarece în timpul recalculării sunt bifată dependențele de coloane și veți fi notificat dacă o coloană s-a modificat, dacă datele sunt nevalide sau dacă a apărut o eroare într-o formulă care funcționa. Cu toate acestea, puteți alege să renunțați la validare și să actualizați calculele doar manual, mai ales dacă lucrați cu formule complexe sau seturi foarte mari de date și doriți să controlați temporizarea actualizărilor.
Modurile manuale și automate au avantaje; totuși, vă recomandăm ferm să utilizați modul de recalculare automată. Acest mod păstrează metadatele Power Pivot sincronizate și previne problemele cauzate de ștergerea datelor, modificările numelor sau tipurilor de date sau dependențele lipsă.
Utilizarea recalculării automate
Când utilizați modul de recalculare automată, orice modificări ale datelor care ar determina modificarea rezultatului oricărei formule vor declanșa recalcularea întregii coloane care conține o formulă. Următoarele modificări necesită întotdeauna recalcularea formulelor:
-
Valorile dintr-o sursă de date externă au fost reîmprospătate.
-
Definiția formulei s-a modificat.
-
Numele tabelelor sau coloanelor la care se face referire într-o formulă au fost modificate.
-
Relațiile dintre tabele au fost adăugate, modificate sau șterse.
-
Au fost adăugate noi măsuri sau coloane calculate.
-
S-au efectuat modificări la alte formule din registrul de lucru, astfel încât coloanele sau calculele care depind de acel calcul ar trebui să fie reîmprospătate.
-
Rândurile au fost inserate sau șterse.
-
Ați aplicat un filtru care necesită executarea unei interogări pentru a actualiza setul de date. Este posibil ca filtrul să fi fost aplicat fie într-o formulă, fie ca parte a unui raport PivotTable sau PivotChart.
Utilizarea recalculării manuale
Puteți utiliza recalcularea manuală pentru a evita costurile calculării rezultatelor formulelor până când sunteți pregătit. Modul manual este util în special în aceste situații:
-
Proiectați o formulă utilizând un șablon și doriți să modificați numele coloanelor și tabelelor utilizate în formulă înainte de a o valida.
-
Știți că unele date din registrul de lucru s-au modificat, dar lucrați cu o altă coloană care nu s-a modificat, așa că doriți să amânați o recalculare.
-
Lucrați într-un registru de lucru care are multe dependențe și doriți să amânați recalcularea până când sunteți sigur că s-au efectuat toate modificările necesare.
Rețineți că, atât timp cât registrul de lucru este setat la modul de calcul manual, Power Pivot în Microsoft Excel 2013 nu efectuează nicio validare sau verificare a formulelor, cu următoarele rezultate:
-
Toate formulele noi pe care le adăugați la registrul de lucru vor fi semnalizate ca conținând o eroare.
-
Nu vor apărea rezultate în noile coloane calculate.
Pentru a configura registrul de lucru pentru recalculare manuală
-
În Power Pivot, faceți clic pe Proiectare> Calcule> Opțiuni de calcul> Mod de calcul manual.
-
Pentru a recalcula toate tabelele, faceți clic pe Opțiuni de calcul> Calculare acum.
Formulele din registrul de lucru sunt verificate pentru erori, iar tabelele sunt actualizate cu rezultate, dacă există. În funcție de volumul de date și de numărul de calcule, registrul de lucru poate să nu mai răspundă o perioadă de timp.
Important: Înainte de a publica registrul de lucru, trebuie să schimbați întotdeauna modul de calcul înapoi la automat. Acest lucru vă va ajuta să preveniți problemele la proiectarea formulelor.
Depanare recalculare
Dependenţele
Atunci când o coloană depinde de altă coloană și conținutul celeilalte coloane se modifică în orice fel, toate coloanele asociate pot necesita recalculare. Ori de câte ori se efectuează modificări în registrul de lucru Power Pivot, Power Pivot în Microsoft Excel 2013 efectuează o analiză a datelor Power Pivot existente pentru a determina dacă este necesară recalcularea și efectuează actualizarea în modul cel mai eficient posibil.
De exemplu, să presupunem că aveți un tabel, Vânzări, care este legat de tabele, Product și ProductCategory; și formulele din tabelul Vânzări depind de ambele tabele. Orice modificare la tabelele Product sau ProductCategory va determina recalcularea tuturor coloanelor calculate din tabelul Vânzări. Acest lucru are sens atunci când luați în considerare faptul că este posibil să aveți formule care cumulează vânzările după categorie sau după produs. Prin urmare, pentru a vă asigura că rezultatele sunt corecte; formulele bazate pe date trebuie recalculate.
Power Pivot efectuează întotdeauna o recalculare completă pentru un tabel, deoarece o recalculare completă este mai eficientă decât verificarea valorilor modificate. Modificările care declanșează recalcularea pot include modificări majore, cum ar fi ștergerea unei coloane, modificarea tipului de date numerice al unei coloane sau adăugarea unei coloane noi. Cu toate acestea, modificările aparent banale, cum ar fi modificarea numelui unei coloane, ar putea declanșa, de asemenea, recalcularea. Aceasta deoarece numele coloanelor sunt utilizate ca identificatori în formule.
În unele cazuri, Power Pivot poate determina excluderea coloanelor din recalculare. De exemplu, dacă aveți o formulă care caută o valoare, cum ar fi [Culoare produs] din tabelul Produse, iar coloana care este modificată este [Cantitate] în tabelul Vânzări , formula nu trebuie recalculată chiar dacă tabelele Vânzări și Produse sunt asociate. Totuși, dacă aveți formule care se bazează pe Vânzări[Cantitate], este necesară recalcularea.
Secvență de recalculare pentru coloane dependente
Dependențele sunt calculate înainte de orice recalculare. Dacă există mai multe coloane care depind unele de altele, Power Pivot urmează secvența de dependențe. Acest lucru asigură faptul că coloanele sunt procesate în ordinea corectă la viteza maximă.
Tranzacţii
Operațiunile care recalculează sau reîmprospătează datele au loc ca tranzacție. Acest lucru înseamnă că, dacă orice parte a operațiunii de reîmprospătare nu reușește, restul operațiunilor sunt readus la starea anterioară. Acest lucru este pentru a vă asigura că datele nu sunt lăsate într-o stare parțial procesată. Nu puteți să gestionați tranzacțiile așa cum procedați într-o bază de date relațională sau să creați puncte de verificare.
Recalcularea funcțiilor volatile
Unele funcții, cum ar fi NOW, RAND sau TODAY, nu au valori fixe. Pentru a evita problemele de performanță, executarea unei interogări sau filtrarea nu va determina, de obicei, reevaluarea unor astfel de funcții dacă sunt utilizate într-o coloană calculată. Rezultatele pentru aceste funcții sunt recalculate numai la recalcularea întregii coloane. Aceste situații includ reîmprospătarea de la o sursă externă de date sau editarea manuală a datelor ce determină reevaluarea formulelor care conțin aceste funcții. Cu toate acestea, funcțiile volatile, cum ar fi NOW, RAND sau TODAY, vor fi întotdeauna recalculate dacă funcția este utilizată în definiția unui Câmp calculat.
