Primele 10 motive pentru utilizarea Access cu Excel

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Atunci când utilizați Office categorie de produse, ar trebui să utilizați Excel sau ar trebui să utilizați Access pentru a gestiona date tabelare? Un articol de companie, utilizând Access sau Excel pentru a vă gestiona datele, tratează avantajele fiecare produs și ce se aduce la tabel. Dar ce alegeți între una sau alta? Dacă stocați datele în Access și conectarea la aceasta din Excel, puteți obține avantajele ambele. Iată motivele zece ce utilizând Excel și Access împreună face mult sens.

Chiar dacă Excel nu este o bază de date, pe scară largă este utilizat pentru a stoca date și este utilizat adesea pentru a rezolva problemele de bază de date simplă. Cu toate acestea, Excel este un fișier plat bază de date, nu o bază de date relațională. Atunci când simplu tabele trebuie să evolueze în mai multe tabele de date asociate, Access este prima alegere pentru lucrătorii din tehnologia informației pentru a crea rapid o aplicație de bază de date. Access a fost întotdeauna o mare "date destinație tastatură" pentru colectarea și centralizare a datelor diferite întreprindere, mult din care se află în interiorul registre de lucru Excel. Odată ce datele se află în Access, puteți adăuga mai multe tabele și asocierea la acestea, crearea interogărilor (sau vizualizări de date), structurarea datelor și definirea tipurilor de date pentru a vă asigura datele integritatea, partajare și actualizare între mai mulți utilizatori, și creați rapoarte puternice și formulare.

Spre deosebire de aspect simplă foaie de calcul Excel, Access este organizat diferit cu mai multe obiecte legate între ele, care poate părea descurajantă la început. Dar nu trebuie să fie un expert pentru a utiliza Access. Acces este proiectat pentru toate tipurile de utilizatori, și puteți lua doar în măsura în care aveți nevoie pentru a accesa.

Peel înapoi accesa un strat o dată.

Acces straturi

(1) utilizați Access în trei moduri: ca un utilizator ocazional, o putere de utilizator sau un dezvoltator.

2. tabele, interogări, formulare, și rapoarte dezvoltați pe baza între ele și alcătuiesc centrul unei aplicații de baze de date.

3. ocazionale utilizatorii au experți, proprietatea constructori, interfața utilizator Office Fluent și caracteristici Excel, cum ar fi pentru a face rapid o treabă.

(4) power utilizatorii au macrocomenzi, panoul proprietăți, expresii și instrumente bază de date de proiectare la delve detaliată și alegeți mai multe.

5. dezvoltatorii a lucra cu module și dezvoltați codul VBA pentru a crea soluții particularizate de bază de date și implementarea runtime aplicații.

Copiați date pentru a accesa pentru excel

O metodă bună de a începe este să copiați datele din Excel în Access. Puteți să creați un tabel Access și îl afișează în vizualizarea foaie de date, care seamănă foarte cu o foaie de lucru Excel. Puteți face tabel crearea activități comune, cum ar fi definește un tip de date, un nume de câmp, sau un câmp nou, dreapta în vizualizarea foaie de date. De exemplu, dacă introduceți o dată într-un câmp necompletat, Access seturi de date dată/oră tip pentru acel câmp. Dacă introduceți text, cum ar fi un nume, Access se aplică tipul de date Text la câmp. Dacă doriți să mutați un câmp, pur și simplu faceți clic și glisați-l.

Atunci când copiați date din Excel și să îl lipiți în Access, nu chiar trebuie întâi să creați un tabel sau deschideți un tabel în vizualizarea foaie de date. Access solicită automat când dacă datele au anteturi, face încercări bun la utilizând tipul de date corect și creează un tabel Access. Nu a putut fi mai simplu.

Pentru mai multe informații, consultați deschide o foaie de date necompletată.

linkul excel date pentru a accesa

Una dintre metodele mai simplă a derivă avantajele atât Excel și Access este să legați o foaie de lucru Excel într-un tabel Access. Utilizați un link de acces atunci când planificați să păstrați datele în Excel, dar, de asemenea, în mod regulat optimizați unele dintre multe caracteristici de acces, cum ar fi de raportare și interogarea. Conectați datele de acces și nu din Excel.

Access acceptă două moduri fundamental diferite de crearea tabelelor bazei de date. Utilizatorii pot crea tabele nativă noi pentru stocarea datelor într-o bază de date Access sau aceștia să poată crea linkuri la datele existente în afara baza de date Access. Date în tabele legate apar și se comportă în mai multe moduri pur și simplu, cum ar fi tabele nativă. Expertul Manager de tabele legate vă ajută să urmăriți, găsiți și actualizați foaia de lucru Excel sau altă sursă de date dacă se mută și sfârșiturile de link.

Atunci când legați la o foaie de lucru Excel sau o zonă denumită, Access creează un tabel nou care este legat la datele din Excel. Dacă doriți să adăugați, editarea sau ștergerea datelor, modificările în Excel, și să reîmprospătați (sau din nou de interogare) datele din tabel Access. Cu toate acestea, nu puteți edita conținutul tabelului în Access. Cu date legate la Excel, puteți crea rapoarte, interogările și formularele doar în citire în Access.

Pentru mai multe informații, consultați importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

importul datelor din excel în access

Dacă vă hotărâți să decupați cablul de date, puteți să mutați datele în Excel, importul datelor în Access. Rețineți că word importul are două sensuri diferite între Excel și Access. În Excel, atunci când importați (sau conectarea), vă permanent o conexiune de date care pot fi reîmprospătate. În Access, atunci când importați, vă aduce date în Access o dată, dar fără o conexiune de date permanente. Atunci când importați date, Access stochează datele dintr-un tabel nou sau existent fără a modifica datele în Excel. În Access, puteți să importați oricare sau toate foile de lucru într-un registru de lucru Excel într-o operație.

Expertul Import vă ajută să parcurgeți pașii de import și vă ajută să luați decizii importante despre dacă doriți să modificați tipurile de date și adăugarea de anteturi. Dacă întâmpinați erori atunci când importați date, Access vă avertizează și salvează erorile într-un tabel, astfel încât puteți găsi rapid și corectați-le. De exemplu, poate fi un cod alfanumeric poștal ar sta ascunse profund în jos într-o coloană care considerat a fost toate numerice sau un ID duplicat s-a detectat pentru un câmp cheie primară. Să fie facă modificări în registrul de lucru Excel și a importa datele sau efectuați modificările în noul tabel Access. Atunci când efectuați operațiuni, puteți salva pașii pe care ați utilizat și chiar să creați o activitate Outlook pentru a vă aminti când se face operațiunea de import în mod regulat.

Odată ce datele sunt importate, este acum nativ pentru a accesa și puteți să utilizați foile de date și forme pentru a adăuga, edita și șterge datele. După ce importați datele, puteți decide dacă doriți să ștergeți date din Excel. De obicei, este o idee bună să aibă o singură locație pentru actualizarea datelor.

Notă : Importul datelor din Excel pentru a accesa importul nu formule, doar rezultatele formulelor respective.

Pentru mai multe informații, consultați:

conectarea la acces la date din excel

Puteți, de asemenea, vă reconectați acces la date în Excel. Pentru a face acest lucru, creați o conexiune în Excel, adesea stocate într-un fișier de conexiune de date Office (.odc), la baza de date Access și regăsi toate datele dintr-un tabel sau o interogare. După ce vă conectați la datele, puteți, de asemenea, automat reîmprospătarea (sau actualizarea) registrele de lucru Excel din inițial bază de date Access ori de câte ori baza de date sunt actualizate cu informații noi.

Pentru mai multe informații, consultați:

Raport angajați în aspect tabelar

Odată ce datele se află în Access, puteți să beneficiați de matrice minunată de raport crearea și particularizarea instrumente. Doriți să creați un raport cu doar câteva clicuri? Utilizați Expert raport. Doriți să proiectați și modificați aspectul de raport în timp real cu datelor în timp real, mutarea și redimensionarea blocuri de date, adăugarea și eliminarea câmpuri și să vedeți instantaneu modificările pe măsură ce construiți o? Utilizarea vizualizării aspect. Doriți să interacționați cu raportul de căutare, filtrarea și sortarea datelor în timp real? Utilizați vizualizarea raport. Doriți să adăugați butoane de comandă, numere de pagină, imagini, hyperlinkuri și stiluri de aspect profesional toate pe propriile? Utilizați mai multe controlul experți și galerii din grupurile controale și aspect pe fila proiectare din panglică. Utilizând Access, puteți crea cu ușurință rapoarte simplă, grup și rapoartele rezumat, etichetele de corespondență, rapoarte grafice și subsite rapoarte.

După ce creați raportul, utilizați Access pentru a distribui electronic raportul. De exemplu, puteți să trimiteți raportul utilizând un mesaj de e-mail, sau salvați raportul în formate diferite, cum ar fi un instantaneu de acces sau un fișier PDF, să îl adăugați la o pagină web sau site-ul SharePoint.

Pentru mai multe informații, consultați:

exemplu de formular

Odată ce datele se află în Access, puteți beneficia de multe formular crearea și particularizarea instrumente. Doriți să creați un formular cu doar câteva clicuri? Utilizați expertul formular. Doriți să proiectați și modificați aspectul formularului în timp real cu datelor în timp real, mutarea și redimensionarea blocuri de date, adăugarea și eliminarea câmpuri și să vedeți instantaneu modificările pe măsură ce construiți o? Utilizarea vizualizării aspect. Doriți să adăugați butoane de comandă, casetele listă, casetele combo, opțiunea grupuri, imagini, Măștile de intrare, diagrame, hyperlinkuri și stiluri de aspect profesional toate pe propriile? Utilizați mai multe controlul experți și galerii din grupurile controale și aspect pe fila proiectare din panglică. Utilizând Access poate crea cu ușurință formulare simple, formulare cu file, Formulare continue, popup forme, casete de dialog modale și subformulare.

În Access, puteți să creați cu ușurință un formular scindat, care afișează o foaie de date sincronizate și vizualizarea formular, astfel încât să puteți obține cele mai bune a acestora. După ce creați un formular îngrijit, este simplu să defilați, se filtrează și chiar să căutați date în spatele formular utilizând butoanele de navigare standard și caseta de căutare din partea de jos a formularului.

Scindare formular

Pentru mai multe informații, consultați:

Filtrare automată

Indiferent produs utilizați, filtrați datele pentru a lucra cu un subset de date și sortați datele pentru a-l comanda așa cum doriți. În Access, Excel utilizatorii pot vizualiza filtrarea și sortarea datelor într-o foaie de date fără a fi necesar pentru a afla din nou o interfață utilizator complet noi. Pictograme, comanda meniuri, comenzi, criterii și casete de dialog sunt foarte asemănătoare, dacă lucrați cu text, numere, date sau valori necompletate. Puteți chiar să salvați filtre și sortări împreună cu vizualizarea foaie de date.

Puteți crea o interogare în Access și chiar și nu știu ce semnifică SQL. Patru interogare experții vă ajută să creați interogări simple, găsiți dubluri, găsiți înregistrările necorespondente și creați interogări de tip tabel încrucișat. Chiar nu trebuie să creați o interogare; pur și simplu să filtrați și sortați datele așa cum doriți să arate acesta și acesta se salvează cu o foaie de date.

Criterii ȚarăRegiune

Pentru mai multe informații, consultați:

Prima pagină a expertului de etichetă

Acum, că s-a dezvoltat de familie, lista de carte de sărbători dintr-o dată aveți mai mare și aveți nevoie pentru a urmări mai multe zile de naștere și aniversări. Nu este o problemă. Puteți utiliza un tabel Access sau interogări ca sursă de date de îmbinare de corespondență și creați o operațiune de îmbinare de corespondență utilizând Expertul de îmbinare de corespondență Word, pentru litere, cărți, mesajele de e-mail și plicuri. Dacă trebuie să creați etichete de corespondență, utilizați expertul de etichetă în Access pentru a crea și imprimarea etichetelor dintr-un raport care îl creați. Puteți adăuga chiar în mod automat un cod de bare corespunzătoare la fiecare adresa clientului.

Pentru mai multe informații, consultați:

Acces și a Excel furnizează comenzi pentru a vă conecta la date în liste SharePoint. Excel furnizează o conexiune doar în citire (unidirecțională) la listele SharePoint legate; în timp ce vă permite Access să citirea și scrierea datelor (bidirecțională) în listele SharePoint legate. Accesarea și SharePoint liste lucru foarte bine împreună. Tipurile de date Access și SharePoint-cum ar fi text îmbogățit, adăugați doar (pentru a accepta urmărirea istoricului de revizuire într-un câmp memo), atașări, numerotare automată, căutările și câmpuri multi-valoare-efectuarea pentru netede integrare și puține, dacă este cazul, date apariția inconsistențelor.

După ce legați datele de listă SharePoint într-o bază de date Access, poate dura chiar și lista SharePoint datelor offline într-o bază de date Access locală, lucrul cu datele la nivel local și apoi vă reconectați la site-ul SharePoint pentru a încărca modificările. Orice modificări în date conflictuale făcute de alți utilizatori care va fi gestionată de către un expert rezolvare conflict. Formularele și rapoartele pe care l-ați creat în Access sunt bazate pe aceleași date, dar legate la liste SharePoint.

Excel furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

Puncte de integrare focalizate pe date din Excel

1. Efectuați un import unic al datelor din foile de date Excel într-o listă SharePoint sau exportați datele din foile de lucru Excel într-o listă SharePoint, pentru a crea o conexiune permanentă și unidirecțională de date.

2. Utilizați conexiunea permanentă și unidirecțională de date pentru a reîmprospăta datele dintr-o foaie de lucru Excel din lista SharePoint.

3. publica registre de lucru Excel în Excel Services, și Afișați și interacționa cu datele utilizând partea Web Excel Web Access pe o pagină cu părți Web.

4. import (conectare) datelor într-un registru de lucru Excel din OLAP servere, bazele de date SQL Server și acces și plat fișiere.

Access furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

1. Efectuați un import sau un export unic de date între vizualizările Access și o listă SharePoint.

2. legarea datelor între tabelele Access și o listă SharePoint, creând o conexiune bidirecțională permanent. (Date actualizate listă pot în văzute într-un tabel Access, datele de tabel Access actualizate pot fi văzute într-o listă.)

3. Luați datele de listă offline, actualizați-le în Access, aduceți-le înapoi online, sincronizați actualizările și rezolvați conflictele.

4. Afișați și editați date de listă în foaia de date, formularele și vizualizările de rapoarte Access.

Pentru mai multe informații, consultați:

Puteți crea baze de date desktop destul de sofisticate aplicații fără a scrie niciodată o singură linie de cod VBA. Fiecare obiect Access are un set cuprinzător de proprietăți și evenimente ușor accesibile dintr-o foaie de proprietăți pentru a vă ajuta să particularizați soluție. Fiecare obiect are detaliate designeri care afișa toate caracteristicile disponibile pentru dvs. Șabloanele de baze de date suplimentare sunt disponibile în Office Online. Șabloane de câmp și tabel vă ajută să creați și să particularizați rapid noile tabele. Puteți să proiectați o bază de date nouă de la zero cu instrumente de proiectare bază de date încorporată.

Macrocomenzile Access utilizează un mediu declarativ care nu necesită scris cod VBA, astfel încât nu trebuie să fie un dezvoltator. Fiecare acțiune de macrocomandă efectuează o activitate, cum ar fi deschiderea unui formular, rulează o interogare, găsirea înregistrări sau afișează un mesaj. Puteți să încorporați macrocomenzi în orice eveniment din raport, formular sau control. Majoritatea macrocomenzi au argumente și să adăugați condiționată logică-le să-i să alegeți ce doriți. Chiar și puteți defini variabile și face verificare erori, din nou fără a scrie cod VBA.

Proiectarea unui prototip și rula prin Departamentul IT. Crearea unei soluții pentru echipa atunci când au nevoie de el ASAP și face acest lucru pe un shoestring cu un goale-oase personal. Urmărirea de bilete vândute pentru o petrecere de firmă, urmărirea viață shelf de producție materiale sau imprimați etichete de acceptare pentru părți. Urmărirea activităților, probleme și produsele finale în proiecte de echipă. Crearea unei baze de date de fluxuri de vânzări pentru a monitoriza viitorii vânzări într-un grup mic de vânzări profesioniști.

Mai multe informații

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×