Prezentare generală: cele mai bune practici pentru gestionarea cum persoane utilizați un site de echipă

Prezentare generală: cele mai bune practici pentru gestionarea cum persoane utilizați un site de echipă

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Dacă sunteți proprietar de site de echipă, este o idee bună să creați un model de guvernanță - adică, un model pentru a aborda politicile, procesele, rolurile și responsabilitățile site-ul dvs. Un model ca acest lucru vă va ajuta controlați cum persoane utilizați site-ul dvs. De exemplu, poate doriți pentru a solicita extragerea fișierelor, astfel încât mai multe persoane nu încercați să editați un fișier în același timp. Sau, se recomandă să permiteți numai anumitor persoane să creați subsite-uri. Acest articol oferă o prezentare generală a idei și cele mai bune practici să vă gândiți când creați un astfel de model.

Notă : Dacă vă interesează pașii referitori la crearea unui site, consultați crearea unui site SharePoint.

În acest articol

Ce este guvernanța?

Elementele unui model de guvernanță

Crearea subsite-urilor

Gestionarea permisiunilor

Arhitectura informațiilor

Solicitarea extragerii fișierelor

Urmărirea versiunilor

Solicitarea aprobării documentelor

Fiți informat despre modificări

Crearea fluxurilor de lucru

Definirea tipurilor de conținut

Urmărirea pentru audit

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Limitele de stocare

Particularizarea

Navigarea

Căutarea

Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Protecția datelor

Ce este guvernanța?

O parte importantă și deseori invizibilă a oricărui site este modelul de guvernanță: setul de politici, roluri, responsabilități și procese pe care le stabiliți pentru a stabili modul în care persoanele din grupul dvs. utilizează SharePoint.

Multe organizații au un model de guvernanță pentru site-uri, în Administrare centrală sau la nivel de colecție de site-uri, care poate fi creat și întreținut de departamentul IT sau de echipa IT.

Dacă sunteți proprietar de site al unui subsite din colecția de site-uri, cum ar fi un site de echipă, este o idee bună să creați propriul model de guvernanță suplimentar pentru a rezolva problemele specifice.

Un model de guvernanță facilitează următoarele:

  • Aduceți la cunoștința utilizatorilor când să creeze un subsite nou, prin comparație cu crearea unei liste sau a altui tip de conținut de site.

  • Asigurați-vă că subsite-urile și conținutul sunt retrase când devin depășite, în loc să utilizați spațiu de stocare și să micșorați acuratețea rezultatelor de căutare.

  • Asigurați-vă că persoanele potrivite au acces la conținutul potrivit.

  • Aduceți la cunoștința proprietarilor de subsite-uri ce șabloane și teme pot să utilizeze.

  • Faceți tranziția fără probleme a calității de proprietar al unui site de la o persoană la alta.

Elementele unui model de guvernanță

Modelul de guvernanță trebuie să abordeze aspecte precum următoarele:

  • Crearea de site-uri

  • Gestionarea permisiunilor

  • Arhitectura informațiilor

  • Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

  • Limitele de stocare

  • Clasificarea informațiilor

  • Particularizarea

  • Protecția datelor

  • Navigarea

  • Căutarea

  • Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Răspunsurile la aceste întrebări pot fi date deja de colecția de site-uri sau de modelul de guvernanță la nivel de organizație, cum ar fi cât de mult spațiu de stocare aveți pe site și ce tip de particularizare puteți să efectuați în ce privește stilul și aspectul site-ului. Alte întrebări pot să nu fie relevante, în funcție de complexitatea site-ului de echipă și câte persoane îl utilizează. Însă, chiar dacă nu trebuie să luați decizii în ce privește aceste subiecte, este o idee bună să știți ce decizii au fost luate, astfel încât să puteți să-i informați pe utilizatorii site-ului și să impuneți corespunzător politicile.

Iată câteva lucruri de care trebuie să țineți seama când configurați un site nou.

Crearea subsite-urilor

Este util ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă, pentru utilizare în proiecte specifice.

Capacitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare avantaj pentru grup, însă crearea nerestricționată de site-uri poate scăpa de sub control. Când subsite-urile se înmulțesc liber, pot apărea probleme. De exemplu:

  • Utilizatorii pot avea dificultăți în a găsi subsite-ul corect sau să fie siguri că l-au găsit.

  • Informațiile se pot dubla pe mai multe subsite-uri, ocupând spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublu de întreținere.

  • În rezultatele de căutare se pot afișa informații depășite de pe subsite-uri, chiar și de câțiva ani. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.

  • Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o problemă, iar utilizatorii pot căpăta acces din greșeală la informații la care nu ar trebui să aibă acces.

  • Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile create de aceștia pot fi abandonate, creând confuzie în rezultatele de căutare pentru utilizatorii rămași ai site-ului.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

  • Cui îi este permis să creeze subsite-uri?

  • Noile subsite-uri trebuie aprobate înainte? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?

  • Noile subsite-uri trebuie să utilizeze șabloane și teme stabilite?

  • Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?

  • Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?

  • Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri, înainte să fie șterse sau arhivate?

Consultați crearea unui site sau subsite pentru mai multe informații.

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

  • Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

  • Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.

  • Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Ori de câte ori este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiunile site-ului de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.

  • Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Pentru informații despre setarea permisiunilor, consultați înțelegerea nivelurile de permisiune din SharePoint sau editarea permisiunilor pentru o listă, bibliotecă, sau un element individual .

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor un site este ca cuprins pentru o carte: L determină cum informațiile din site-ul respectiv-i pagini web, documente, liste și date, este organizat și prezentate la utilizatorii site-ului. Arhitectura informațiilor de des se înregistrează ca o listă ierarhică de conținut de site, cuvinte cheie de căutare, tipurile de date și alte concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

  • Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va reflecta aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci etc.?

  • Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

  • Cum vor naviga utilizatorii în site?

  • Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?

  • Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Solicitarea extragerii fișierelor

Atunci când aveți nevoie de extragere a unui fișier, vă asigurați-vă că numai o persoană să editați fișierul, până când este arhivat. Solicitarea documentele să fie extrase împiedică mai multor persoane să efectuați modificări în același timp, care poate crea conflictelor și duce la confuzie. Extragere care necesită, de asemenea, vă poate ajuta să reaminti membrii echipei să adăugați un comentariu atunci când verificarea unui fișier, astfel încât să puteți să urmăriți mai ușor ce s-a modificat în fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.

Urmărirea versiunilor

Dacă trebuie să păstrați versiunile anterioare de fișiere, biblioteci vă poate ajuta să urmăriți, a stoca și a restaura fișierele. Puteți alege să urmăriți versiunile toate în același fel. Sau puteți alege să desemnați unele versiuni ca majoră, cum ar fi adăugarea unui nou capitol într-un manual și unele versiuni ca minore, cum ar fi remedierea unei erori de ortografie. Pentru a contribui la gestionarea spațiului de stocare, puteți alege numărul de fiecare tip de versiune pe care doriți să stocați. Pentru mai multe informații despre versiune, consultați cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau o bibliotecă?.

Puteți să specificați că aprobare pentru un document este necesar. Documente rămân într-o stare în așteptare, până când sunt aprobate sau respinse de o persoană care are permisiunea de a face acest lucru. Puteți să Controlați ce grupuri de utilizatori să vizualizați un document înainte de a este aprobat. Această caracteristică poate fi util dacă Biblioteca conține instrucțiuni importante sau proceduri care trebuie să fie finală înainte de alte persoane le vedeți. Pentru mai multe informații despre aprobării documentelor, consultați solicitarea aprobării elementelor într-o listă de site sau bibliotecă.

Bibliotecile de suport pentru tehnologia RSS, astfel încât membri din grup de lucru poate primi automat și a vizualiza actualizări sau fluxuri de știri și informații într-o locație sintetizate. Puteți utiliza tehnologia RSS mesaj de avertizare de modificări într-o bibliotecă, cum ar fi atunci când se modifică fișierele stocate în bibliotecă. Fluxuri RSS permite membrilor de grup de lucru pentru a vedea o listă consolidat de fișiere care s-au modificat. De asemenea, puteți crea avertizări de e-mail, astfel încât să sunt notificat atunci când modificați fișiere. Pentru mai multe informații despre fluxuri RSS, consultați gestionarea RSS fluxurilor pentru un site-ul sau colecția site-uri.

Tip de bibliotecă sau conținutul unui document utilizați fluxurile de lucru care are definite de organizație pentru procese de afaceri, cum ar fi gestionarea aprobării documentelor sau examinați. Grupul puteți aplica proceselor de afaceri la documentele sale, cunoscute ca fluxuri de lucru, care specificați acțiunile care trebuie să fie aplicate într-o secvență, cum ar fi cu aprobarea sau traducerea documentelor. Un flux de lucru este o metodă automată prin care să mutați documente sau elemente printr-o secvență de acțiuni sau activități. Trei fluxuri de lucru sunt disponibile în biblioteci implicit: aprobare, care direcționează un document într-un grup de persoane pentru aprobare; Obținere Feedback, care direcționează un document într-un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat de flux de lucru ca o compilarea; și colectare semnături, care direcționează un document într-un grup de persoane pentru a colecta lor semnături digitale. Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint

Dacă grupul funcționează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți extinde funcționalitatea de bibliotecă, permițându- și definirea tipurilor de conținut multiple. Tipuri de conținut adăugați flexibilitate și consistența în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut să specificați un șablon și chiar și procese de flux de lucru. Șabloanele se comportă ca un punct de plecare pentru formatarea și orice text standardizat și proprietăți care se aplică la documentele de acel tip, cum ar fi Departamentul contract nume sau număr. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut

Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, aveți posibilitatea să definiți o politică care vă permite să activați urmărirea 'de Audit de evenimente, cum ar fi modificările de fișier, copii sau ștergerea. Pentru informații despre configurarea audit, consultați configurarea setărilor pentru o colecție de site-ul de audit

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

Este bine să rețineți, de asemenea, că mai mare model de guvernanță organizația dvs., de asemenea, poate fi în căutarea pentru site-uri învechite. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-uri care au fost neatins pentru 90 de zile. Ca proprietar de site-ul, să primiți un mesaj de e-mail avertizare când aceasta se va întâmpla. Pentru mai multe informații despre ciclul de viață și retragerea sa politici, consultați politici de închidere a site-ului.

Limitele de stocare

Este posibil ca un administrator să fi setat o limită în ce privește cantitatea de spațiu pe disc care poate fi utilizată de grupul dvs. Trebuie să aflați dacă există o limită și, dacă există, să vă hotărâți cum veți repartiza spațiul între site-uri, pagini și biblioteci.

Implicit, SharePoint Server impune o limită de 50 MO pentru dimensiunea unui singur document care poate fi încărcat într-o bibliotecă de documente. De asemenea, implicit, proprietarii de site-uri de echipă primesc avertizări când stocarea atinge 90% din cotă.

După ce știți care sunt limitele de, utilizați caracteristici cum ar fi versiune sau audit urmărire pentru a vă asigura că site-ul rămâne în cadrul acestora. Pentru mai multe informații, consultați gestionarea site-ul colecției limitelor de stocare.

Particularizarea

Este posibil ca organizația dvs. să aibă elemente de marcă, șabloane de site sau aspecte de site standardizate care sunt preferate sau obligatorii. Cât de departe pot merge utilizatorii dvs., în ce privește particularizarea aspectului site-urilor și paginilor?

Pentru a controla particularizarea, este util să hotărâți să blocați persoanele din echipă care au permisiunea de a particulariza sau să optați să utilizați structurile de pagină standardizate pentru a vă asigura că sunt respectate anumite cerințe, cum ar fi afișarea proprietarului site-ului în colțul din stânga sus al tuturor site-urilor.

De asemenea, este util să setați reguli în ce privește funcționalitățile pe care utilizatorii le pot folosi în subsite-urile lor. De exemplu, este util să cereți utilizatorilor să nu folosească părți web care necesită codificare particularizată.

La extrema cealaltă, este util să furnizați tuturor membrilor echipei SharePoint Designer, astfel încât să poată efectua toate modificările dorite.

Pentru mai multe informații despre particularizarea site-ului, consultați particularizarea site-ul de echipă sau introducere în particularizarea site-uri și pagini.

Navigarea

Elementele de navigare ajută la răsfoirea conținutului căutat. Două elemente de navigare care se pot particulariza sunt bara de linkuri de sus și Lansarea rapidă.

Utilizând paginile de setări pentru fiecare listă sau bibliotecă, puteți să selectați listele și bibliotecile care se afișează pe bara Lansare rapidă. De asemenea, puteți să modificați ordinea linkurilor, să adăugați sau să ștergeți linkuri și să adăugați sau să ștergeți secțiunile în care se organizează linkurile. De exemplu, dacă aveți prea multe liste în secțiunea Liste, puteți să adăugați o secțiune nouă pentru Liste de activități, în care să includeți linkuri către listele de activități.

Bara de linkuri de sus furnizează un mod pentru utilizatorii site-ului de a ajunge la alte site-uri din colecția de site-uri, prin afișarea unui rând de file în partea de sus a fiecărei pagini din site. Când creați un site nou, puteți să alegeți dacă se include site-ul în bara de linkuri de sus a site-ului părinte și dacă se utilizează bara de linkuri de sus din site-ul părinte.

Pentru mai multe informații despre navigarea în site, consultați introducere în navigarea site-ului sau particularizarea navigării în site-ul de echipă

Căutarea

Conținutul apare în numeroase locuri, printre care se numără site-urile, listele, bibliotecile, părțile web și coloanele. Implicit, când un utilizator caută în site-ul dvs., tot conținutul din site și din oricare din subsite-urile sale apare în rezultatele de căutare.

Ca proprietar de site, puteți să alegeți dacă să se afișeze sau nu conținutul din site în rezultatele căutării. Când blocați apariția conținutului unui site în rezultatele căutării, conținutul tuturor subsite-urilor de sub acesta este blocat, de asemenea, de la afișarea în rezultatele căutării.

Implicit, conținutul cu permisiuni restricționate nu apare în rezultatele de căutare ale utilizatorilor care nu au permisiunile să îl citească. Puteți să modificați acest lucru, astfel încât conținutul restricționat să se afișeze în rezultatele de căutare, dar utilizatorii să nu poată deschide conținutul pentru care nu au permisiunea s-o facă.

Pentru mai multe informații despre căutare, consultați administrarea căutării SharePoint Online prezentare generală sau configurarea partea Web căutare conținut în SharePoint .

Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Este o idee bună să definiți rolurile și responsabilitățile, pentru a reduce haosul care se poate stârni pe un site, când componenții echipei vin sau pleacă dintr-o echipă. Iată câteva dintre aspectele demne de stabilit, despre rolurile și responsabilitățile din site:

  • Instruire: navigarea, căutarea și instruirea de bază cu privire la gestionarea documentelor pot fi foarte utile pentru persoanele care nu sunt familiarizate cu produsul.

  • Asistență: este util să aveți un expert desemnat în echipă, care să depaneze problemele și să fie persoana de legătură pentru administrator.

  • Conformitatea cu normele organizaționale și juridice: uneori, aceasta se poate rezuma la conformarea linkurilor actualizate la normele corespunzătoare, dar este bine să aveți un responsabil în acest domeniu.

Consultați planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor sau gestionarea administratorilor pentru o colecție de site-ul pentru mai multe despre rolurile.

Protecția datelor

Caracteristicile de copiere de rezervă și recuperate protejarea datelor din pierdere accidentală. Frecvența de copiere de rezervă și viteza și nivelul de recuperare sunt configurate de un administrator. Consultați prezentarea generală a copie de rezervă și recuperate în SharePointsau gestionarea Coșului de reciclare al unui colecția de site-uri SharePoint Online

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×