Pregătiți-vă sursa de date Excel 2016 pentru o îmbinare de corespondență Word

Pregătiți-vă sursa de date Excel 2016 pentru o îmbinare de corespondență Word

Ați construit o listă de persoane de contact și alte date pe care doriți să le utilizați pentru o îmbinare de corespondență Word. Dacă sursa de date este o foaie de calcul Excel existentă, trebuie doar să pregătiți datele pentru o îmbinare de corespondență. Dar dacă sursa de date este un fișier delimitat cu tabulatori (.txt) sau unul cu valori separate prin virgulă (.csv), trebuie mai întâi să importați datele în Excel, apoi să le pregătiți pentru o îmbinare de corespondență.

Notă : Într-o versiune anterioară de Excel, poate că ați fi utilizat Dynamic Data Exchange (DDE) în combinație cu expertul pas cu pas de îmbinare a corespondenței din Word. Excel nu mai acceptă DDE. Dacă doriți să luăm în considerare această caracteristică pentru următoarea versiune de Excel, lăsați-ne un comentariu în Caseta de sugestii Excel.

Pasul 1: Configurați-vă sursa de date în Excel

Dacă utilizați deja o foaie de calcul Excel ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, treceți la pasul 2 din acest subiect. Dacă sursa de date este un fișier .txt sau .csv care conține persoanele de contact Gmail, de exemplu, utilizați Expertul import text pentru a configura datele în Excel.

  1. Deschideți Excel.

  2. Pe fila Date, alegeți Preluare date externe > Din text.

    Opțiunea Din text este evidențiată pe fila Date.

  3. Alegeți fișierul .txt sau .csv dorit, apoi alegeți Import.

  4. În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.

    Excel - Preluare date externe din Text, Expertul import text, pasul 1 din 3

  5. Bifați caseta de selectare Datele au anteturi de deasupra panoului Previzualizare, dacă fișierul pe care îl importați are anteturi, apoi alegeți Următorul.

  6. În panoul Delimitatori, bifați caseta de selectare care se potrivește cu separatorul utilizat de datele dvs. (cum ar fi Virgulă sau Tabulator), apoi alegeți Următorul.

    Opțiunile pentru Delimitatori sunt evidențiate în Expertul import text.

    Sfat : Panoul Previzualizare date afișează cum vor arăta rezultatele în format de tabel.

  7. Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.

    Opțiunea Text pentru formatul de date Coloană este evidențiată în Expertul import text.

    Notă : De fiecare dată când aplicați un format de date (General, Text sau Dată) într-o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.

  8. Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.

  9. Alegeți Terminare.

  10. În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.

    În caseta de dialog Import date, alegeți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, setarea implicită, sau într-o foaie de lucru nouă

    Precauție : Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.

  11. Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.

După ce importați cu succes un fișier .txt sau .csv, mergeți la Pasul 2.

Pasul 2: Pregătiți sursa de date

În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.

Dacă alegeți procentul drept categorie, rețineți că formatul de procent va înmulți valoarea celulei cu 100. Formatați o coloană de procente ca text dacă doriți să evitați factorul de înmulțire. De asemenea, o coloană care conține coduri poștale trebuie să fie formatată ca text pentru a păstra datele în timpul unei îmbinări de corespondență. Zerourile inițiale din coduri, de exemplu, 00399, sunt eliminate în timpul unei îmbinări de corespondență dacă nu sunt formatate ca text.

  1. Deschideți sursa de date Excel și alegeți coloana care conține codurile poștale.

  2. Pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos de lângă caseta Format de număr (General), apoi alegeți o opțiune din listă.

    În Excel, pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos din caseta General pentru a alege formatul de număr de utilizat.

Nu uitați să adăugați simbolul corespunzător înainte sau după un câmp de îmbinare. De exemplu, iată cum arată valorile monetare și procent dacă se omit simbolurile.

În documentul de îmbinare a corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

Dacă includeți simbolurile, numerele au mai mult sens.

În documentul rezultat după îmbinarea corespondenței apare „contribuția dvs. de 50,00 USD” și „vă oferim o reducere de 20%”.

În documentul de îmbinare corespondență, adăugați simbolurile înainte sau după câmpurile de îmbinare, astfel:

Document de îmbinare de corespondență eșantion, în care un câmp numit Donație include moneda, iar un câmp numit Procent este urmat de un semn procent.

Consultați și

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×