Office
Conectare

Practici recomandate pentru Outlook 2010

Acest articol a fost scris de echipa care a creat produsul Microsoft Outlook 2010 din cel mai bun motiv posibil - clienții noștri l-au solicitat. Outlook 2010 este proiectat pentru a fi utilizat de un public larg, cu numeroase necesități și stiluri de lucru. Deși nu există nicio „cale dreaptă” de utilizare, sunt câteva metode de a lucra în program pe care le știm a fi mai simple decât altele. Sperăm că, odată ce vă familiarizați cu cele mai bune practici, veți avea experiența optimă posibilă cu utilizarea Outlook.

Acest ghid cuprinde sfaturile noastre despre cum să beneficiați la maximum de Outlook 2010. Totuși, acesta nu este un ghid complet. Sunt descrise câteva scenarii de bază care să vă ajute să utilizați Outlook pentru necesitățile dvs. de gestionare a informațiilor.

Acest ghid este destinat persoanelor care:

  • Lucrează pentru o firmă mare, cu un departament IT.

  • Primesc mai mult de 30 de mesaje de e-mail pe zi.

  • Petrec mult timp în fiecare zi utilizând Outlook 2010 pentru a trimite și a primi mesaje și a organiza și a participa la întâlniri.

  • Utilizează Outlook 2010 cu un cont Microsoft Exchange Server.

Indiferent de configurația serverului sau de dimensiunea organizației dvs., acest document va fi util pentru dvs.

Pentru administratorii IT

Propozițiile prefațate cu sigla Office 2010 Sigla Office 2010 sunt referințe la alte produse Microsoft Office 2010, cum ar fi Microsoft OneNote 2010 și Microsoft SharePoint Server. Propozițiile care menționează Arhivare automată și Fișiere de date Outlook (.pst) sunt marcate cu o pictogramă cartotecă Pictograma Arhivă . Dacă organizația dvs. nu implementează aceste produse sau caracteristici, aceste propoziții pot fi ignorate fără a influența documentul general și fluxul de lucru.

În acest articol

Principii de bază pentru o gestionare bună a timpului

Configurarea Outlook 2010: aspectul

Foldere

Reguli

Bara „De făcut”

Notificări

Categorii

Pași rapizi

Controlați-vă inboxul cu metoda celor patru criterii esențiale

Revizia zilnică: gestionarea timpului și a activităților

Activități: efectuarea lucrului

Găsirea unui mesaj: căutarea eficientă

Cum se găsește un mesaj de la o anumită persoană

Scrierea de mesaje de e-mail deosebite

Calendarul și întâlnirile

Persoane de contact

Întrebări frecvente

Referințe

Despre autor

Principii de bază pentru o gestionare bună a timpului

Outlook 2010 este un instrument care vă ajută să gestionați mesajele de e-mail, calendarul, persoanele de contact și activitățile. Astfel, este esențial atât pentru comunicațiile dvs., cât și pentru gestionarea timpului. Pentru a beneficia la maximum de Outlook 2010, vă sugerăm câteva principii de bază:

  • Reduceți numărul de locuri în care citiți mesajele. Filtrați toate mesajele pe care trebuie să le citiți într-un singur loc - Inboxul, utilizând o serie de reguli.

  • Omiteți câteva mesaje. Utilizați reguli pentru a trimite mesajele pe care trebuie să le citiți în Inbox, apoi lăsați ca restul de mesaje să curgă neatinse în Grupul persoane de contact sau în liste de distribuire, foldere (folderele Grup persoane de contact). Nu este necesar - și, în situații în care vă confruntați cu un număr mare de mesaje, probabil că nici nu este posibil - să citiți fiecare mesaj care vă este trimis. Doar cele mai importante ar trebui să ajungă în Inbox. Poate fi utilă păstrarea mesajelor rămase - de exemplu, în cazul în care vă veți implica într-o problemă.

  • Reduceți numărul de locuri în care îndosariați manual mesajele. Diminuați oboseala mentală dată de memorarea criteriilor de sortare în foldere, bazându-vă pe căutare pentru a găsi mesajele.

  • Procesați-vă mesajele utilizând cele patru criterii esențiale. Când vă citiți mesajele, decideți dacă:

    • Le ștergeți.

    • Le rezolvați (răspundeți la acestea sau le îndosariați pentru referință).

    • Le delegați (redirecționați).

    • Le amânați (utilizând categorii și semnalizări), pentru o examinare ulterioară în lista de activități.

  • Reduceți lista De făcut la o singură listă. Utilizați o singură listă de făcut și un singur calendar pentru a gestiona ceea ce trebuie să faceți.

  • Lucrați pe seturi. Utilizați categoriile ca ajutor la gruparea activităților similare.

  • Faceți apel la ideile de bun simț atunci când trimiteți mesaje. Respectați recomandările pentru ce trebuie făcut și ce nu la scrierea de mesaje deosebite.

  • Examinați cu regularitate calendarul și activitățile.

Chiar dacă nu utilizați toate aceste practici recomandate descrise aici, dacă urmați chiar și câteva, se va îmbunătăți experiența dvs. cu Outlook 2010.

Începutul paginii

Configurarea Outlook 2010: aspectul

Primul pas în urmarea acestor practici recomandate este să configurați un sistem pentru a optimiza modul în care utilizați Outlook 2010. Se consideră ca fiind practică recomandată să aveți:

Pentru detalii despre modul de a configura aspectul recomandat, consultați secțiunea Întrebări frecvente.

Începutul paginii

Foldere

Se consideră ca fiind practică recomandată să aveți:

  • Un Inbox pentru mesajele pe care trebuie să le procesați (gestionați). Inboxul dvs. este pentru mesajele care vă sunt trimise direct sau care ar putea fi importante și trebuie să fie citite.

Dacă primiți numeroase mesaje care circulă între mai multe persoane, treceți la vizualizarea Conversație. Altfel, utilizați aranjamentul Dată (aranjamentul implicit). Utilizați regulile de formatare automată pentru a face ca toate mesajele care vă sunt trimise doar dvs. să apară cu albastru.

  • Un singur folder de referințe, sub Inbox, pentru toate materialele de referințe pe care este posibil să le consultați ulterior. Nimic nu este îndosariat automat (de exemplu, cu o regulă) în acest folder. Denumiți acest folder 1-Referință. (Dacă adăugați 1-, acesta va fi primul element de sub Inbox.) Acest folder este creat sub Inbox, pentru ca dvs. să restrângeți Inboxul și să îl eliminați din vizualizare.

Pictograma Arhivă Setați ca acest folder să se arhiveze anual.

Notă:  Dacă acest folder devine prea mare (10.000 de elemente sau mai mult), este posibil ca Outlook 2010 să funcționeze mai lent atunci când comutați la acest folder.

  • Un folder pentru mesaje privind cariera, mesaje private și mesaje personale. Dacă aveți un folder separat pentru informații personale și legate de carieră, vi se oferă libertatea de a căuta un mesaj atunci când cineva se află în spatele dvs., fără a vă face griji că va apărea un mesaj personal, sensibil. Denumiți acest folder 2-Personal. Managerii pot avea un singur folder pentru feedback despre angajați, denumit 3-Management.

Pictograma Arhivă Setați aceste foldere să se arhiveze anual.

  • Un set de foldere pentru mesajele grupului de persoane de contact. Toate mesajele trimise grupurilor de persoane de contact (numite și servere listă sau liste de corespondență, sau liste de distribuire) nu trebuie citite neapărat. Acest set de foldere este depozitul pentru toate mesajele grupului de persoane de contact care nu sunt livrate automat în Inbox. Creați un singur folder de nivel superior sub Inbox, denumit Grupuri de persoane de contact, apoi creați un subfolder pentru fiecare subiect al Grupurilor de persoane de contact. De obicei, este suficient un folder pentru fiecare Grup de persoane de contact, dar dacă vă aflați în mai multe Grupuri de persoane de contact asociate, gândiți-vă să faceți ca toate mesajele să fie livrate în același folder.

Restrângeți folderul Grup de persoane de contact de nivel superior, pentru ca mesajele necitite din folderele de sub acesta să nu vă distragă atenția.

Notă: Dacă trebuie să citiți fiecare mesaj dintr-un grup de persoane de contact, nu creați un folder pentru acesta. Aceste mesaje ar trebui să intre direct în Inbox.

Pictograma Arhivă Setați ca folderele dvs. Grup de persoane de contact să fie arhivate automat o dată la șase luni sau mai frecvent dacă depind de timp - de exemplu, un Grup de persoane de contact care discută cum să împartă locurile din mașină pentru drumul spre casă ar trebui arhivat zilnic.

  • Un set de foldere pentru Fluxuri RSS. La fel ca setul de foldere pentru Grupurile de persoane de contact, RSS reprezintă alt set de date ce pot avea uneori informații interesante, dar nu trebuie să fie citit cu regularitate sau la fel de urgent ca mesajele care vă sunt trimise direct. Outlook 2010 creează aceste foldere automat.

Folderele de căutare

Folderele de căutare sunt utile pentru colectarea de informații de la foldere diferite de corespondență și RSS. Folderele de căutare pot fi utile mai ales atunci când trebuie să colectați informații salvate în foldere diferite - de exemplu, atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire trimestrială.

Dacă primiți un volum mare de mesaje (mai mult de 200 de mesaje pe zi), folderele de căutare pot reprezenta o modalitate bună de a analiza corespondența de la expeditori diferiți.

Secțiunea Preferințe din Panoul de navigare

Preferințe (opțional)

Preferințele oferă vizibilitate folderelor care, altfel, ar sta ascunse în lista de foldere de e-mail.

Preferințele, un subset al folderelor de e-mail, apar în partea de sus a panou de navigare. Utilizarea Preferințelor nu este obligatorie pentru ca acest sistem să funcționeze, dar, dacă aveți un ecran mic, este posibil să minimizați Panoul de navigare și să îndosariați cu succes în continuare mesajele, glisându-le în bara minimizată, să efectuați căutări uzuale și să navigați la Calendar, la Persoane de contact și la Activități.

Se consideră o practică recomandată să aveți următoarele foldere în Preferințe: Inbox, 1-Referință, Elemente trimise și Elemente șterse.

Începutul paginii

Reguli

Scopul organizării programului Outlook este cel de a reduce cantitatea de „zarvă” inutilă din Inbox și a face ca elementele cele mai importante să fie afișate în partea de sus. Regulile ajută acest proces, mutând mesajele în foldere, pe baza criteriilor pe care le stabiliți. Regulile filtrează mesajele care intră în Inbox doar pentru elementele ce trebuie citite.

Se consideră o practică recomandată să aveți următoarele reguli (detaliile despre cum se configurează aceste reguli se află în Întrebările frecvente de la sfârșitul aceste lucrări):

  • Răspunsuri automate    Mutați în Elemente șterse toate răspunsurile la întâlniri care nu au conținut. Aveți posibilitatea să vedeți cine a acceptat verificând fila de urmărire din fereastra întâlnirii.

  • Către: Eu    Orice mesaj trimis direct către dvs. sau cu dvs. în linia Cc este trimis în Inbox și nu este procesat de alte reguli, chiar dacă acesta este trimis și către un Grup de persoane de contact.

  • Solicitări de întâlnire trimise în Inbox    Toate solicitările de întâlnire, chiar dacă sunt trimise către un Grup de persoane de contact, ar trebui să fie trimise în Inbox.

  • Amânare Elemente trimise    Această regulă amână trimiterea de mesaje cu un minut sau mai mult. Când utilizați această regulă, asigurați-vă că mesajele dvs. au fost trimise înainte de a închide computerul.

Notă:  Sigla Office 2010 Aceasta este o regulă doar pe partea clientului; nu va funcționa pe Outlook Web App (OWA).

  • Grupurile de persoane de contact    Orice mesaj de e-mail trimis către un Grup de persoane de contact este trimis într-un folder Grup de persoane de contact - în cazul în care cuvintele sale cheie nu sugerează că este important pentru dvs., când este trimis în Inbox. Grupurile de persoane de contact multiple care sunt similare trebuie să utilizeze aceeași regulă și să fie îndosariate în același folder. Dacă sunteți membru al unui Grup de persoane de contact pentru care trebuie să citiți fiecare mesaj, nu creați o regulă pentru acesta. Orice mesaje pe care trebuie să le citiți ar trebui să intre direct în Inbox.

Setul dvs. de reguli ar trebui să arate asemănător cu următoarele, după ce ați terminat organizarea acestora.

Începutul paginii

Bara „De făcut”

Bara De făcut este panoul din partea dreaptă a programului Outlook 2010. Aceasta afișează calendarul, întâlnirile dvs. viitoare și lista dvs. de activități unificate, care conține:

  • Mesaje la care trebuie să răspundeți (mesaje semnalizate).

  • Persoane de contact pe care trebuie să le sunați (persoane de contact semnalizate).

  • Activități care apar spontan.

Practica recomandată pentru configurarea Barei De făcut este:

  • Afișați un Navigator de dată (activat implicit).

  • Afișați doar trei întâlniri dacă aveți o rezoluție mică a ecranului sau nu aveți multe întâlniri într-o anumită zi (implicit).

  • Afișați cinci întâlniri dacă aveți o rezoluție mare a ecranului sau multe întâlniri în fiecare zi (cinci sau mai multe).

  • Afișați activitățile (opțiune activată implicit).

  • Sigla Office 2010 Afișare Persoane de contact rapide (disponibilă și activată implicit dacă aveți Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Aranjamentul implicit pentru activități este după Data scadentă, dar acesta poate fi modificat după Data de început, în funcție de modul în care utilizați semnalizările. Dacă doriți să vedeți activitățile pe care le-ați extras pentru săptămâna următoare în ziua de luni, aranjați-le după Data de început. Dacă doriți să vedeți activitățile pe data scadenței, aranjați-le după Data scadenței.

Semnalizare implicită

Se consideră practică recomandată să setați semnalizarea cu clic rapid la Astăzi (valoarea implicită).

Începutul paginii

Notificări

Dacă primiți numeroase mesaje sau sunteți deranjat de sunetul de notificare care se redă pentru mesajele de intrare, vă recomandăm să dezactivați următoarele opțiuni:

Avertizare Outlook pe desktop

  • Pictograma plic care apare pe pictograma Outlook din bara de activități Windows

Notificare de mesaj de e-mail nou pe bara de activități

  • Cursorul se schimbă pentru scurt timp într-un plic

  • Sunetul care însoțește toate setările de mai sus

Pentru a modifica aceste setări, faceți clic pe butonul Fișier, pe Opțiuni, apoi faceți clic pe Corespondență.

Sub Sosire mesaj, debifați toate casetele de selectare.

Setarea Sosire mesaj din Vizualizarea Backstage

Începutul paginii

Categorii

Categoriile din Outlook 2010 vă permit să gestionați elementele în diverse moduri. Există trei tipuri principale de categorii pe care vă recomandăm să le creați:

  • Proiect (poate include persoane)

  • Subiect

  • Locație sau activitate

Categoriile nu constituie un aspect obligatoriu al acestui sistem, dar acestea vă vor face viața mai ușoară dacă definiți bine cum să le utilizați. De exemplu, vă pot ajuta să identificați mai ușor ceea ce aveți posibilitatea să faceți acum și vă vor ajuta să grupați activitățile similare astfel încât să le efectuați pe toate simultan.

Pentru a crea categorii, procedați astfel:

  • În orice vizualizare, pe fila Pornire, în grupul Etichete, faceți clic pe Clasificare, apoi pe Toate categoriile.

Se consideră practică recomandată să aveți o categorie pentru:

  • Fiecare dintre persoanele la care vă raportați direct și managerul dvs., pentru elementele pe care doriți să le examinați la următoarea întâlnire (de exemplu, o categorie denumită 1:1 Manager).

  • Fiecare locație majoră sau tip de activitate pe care îl efectuați, astfel încât să aveți posibilitatea să efectuați acțiuni în masă (o parte utilă a gestionării activităților), de exemplu:

    • @Drum pentru activitățile pe care le puteți efectua în drumul de la serviciu spre casă.

    • @E-mail pentru activitățile care implică mesaje de e-mail, întâlniri sau orice alt aspect al Outlook 2010.

    • @Acasă pentru activități pe care le puteți efectua doar acasă.

    • @Întâlnire pentru aspectele de care aveți nevoie pentru a vă pregăti pentru o întâlnire.

    • @Offline pentru activitățile care vă solicită să plecați de la computer, cum ar fi efectuarea unei copii a unui document.

    • @Online pentru activitățile care pot fi efectuate doar online sau într-un browser web.

    • @Telefon pentru apelurile pe care trebuie să le efectuați sau să le primiți.

    • @Citire pentru activitățile care implică doar citirea - nu răspunsul. Această categorie este utilă pentru mesajele sau atașările lungi pe care trebuie să le citiți, dar de care nu aveți timp pe loc.

    • @Așteptare pentru mesajele sau activitățile pentru care așteptați un răspuns, dar nu există nicio acțiune următoare explicită pentru dvs.

Caseta de dialog Categorii de culori

Notă: Utilizarea simbolului @ evidențiază categoriile în lista de categorii. Marcarea cu @ înaintea anumitor categorii ajută la menținerea acestor categorii în partea de sus a listei de categorii și vă reamintește unde trebuie să fiți atunci când efectuați această activitate (de exemplu, @Telefon înseamnă „la telefon”).

  • Fiecare subiect sau proiect important, ca să găsiți cu ușurință mesajele referitoare la un subiect dat - mai ales dacă nu există niciun cuvânt în corpul sau subiectul mesajului care l-ar face să apară într-o căutare.

  • Elemente importante ce trebuie făcute astăzi și nu pot fi amânate pentru altă zi.

Aveți posibilitatea să aplicați mai multe categorii la un singur element - spre deosebire de îndosarierea în foldere, unde elementele pot sta într-un singur folder o dată. De exemplu, un mesaj important pe care doriți să îl discutați cu managerul dvs. înainte de a răspunde poate fi clasificat atât prin categoria @E-mail, cât și prin categoria De discutat cu managerul.

Activitate cu mai multe categorii

Categoria de Clic rapid ar trebui să fie categoria pe care o aplicați cel mai adesea.

Pentru a seta categoria de Clic rapid, procedați astfel:

  • În orice vizualizare, pe fila Pornire, în grupul Etichete, faceți clic pe Clasificare, apoi pe Setare clic rapid.

Așa cum veți vedea, categoriile ajută la evidențierea mesajelor și activităților pe Bara De făcut, fac mai eficientă căutarea și vă ajută să vă pregătiți pentru întâlniri.

Notă: Fiți foarte atent atunci când vă clasificați mesajele de ieșire - este posibil ca destinatarii să vă vadă categoriile. Dacă destinatarii dvs. nu utilizează Outlook 2010 sau Exchange Server 2010, aceștia vor avea posibilitatea să vadă categoriile pe care le-ați setat.

Începutul paginii

Pași rapizi

Galeria Pași rapizi O opțiune nouă în Outlook 2010, Pașii rapizi vă oferă abilitatea de a efectua mai multe acțiuni printr-un singur clic. Aceștia sunt un instrument util pentru a vă ajuta să mențineți un inbox curat și să fiți în general mai eficient în utilizarea Outlook. Oricând se întâmplă să vă găsiți făcând același pas în mod repetat în Outlook, încercați să creați un Pas rapid.

Notă: Pașii rapizi se aplică doar pentru mesaje.

Se consideră practică recomandată să aveți următorii Pași rapizi. Pentru mai multe informații, consultați Automatizați activitățile obișnuite sau repetitive cu Pași rapizi:

Pas rapid

Ce face

Când se utilizează

Referință

Marchează mesajul ca citit.

Îl mută în folderul 1-Referință.

Acesta este butonul dvs. de îndosariere cu un clic.

Personal*

Marchează mesajul ca citit.

Îl mută în folderul 2-Personal.

Pentru îndosarierea mesajelor personale.

Terminat

Marchează mesajul ca citit.

Marchează mesajul ca terminat.

Îl mută în folderul 1-Referință.

Pentru mesaje de referință la care ați răspuns sau pe care le-ați gestionat altfel.

Amânare*

Marchează mesajul ca citit.

Semnalizează mesajul ca activitate pentru Astăzi

Îl mută în folderul 1-Referință.

Pentru mesajele pe care doriți să le gestionați mai târziu.

Pașii rapizi *Personal și Amânare nu sunt Pași rapizi impliciți.

Pași rapizi opționali

În plus față de Pașii rapizi listați mai sus, în funcție de tipul locului de muncă al dvs. și de activitățile dvs. generale de zi cu zi, este posibil să doriți să creați următoarele tipuri de Pași rapizi:

Pas rapid

Ce face

Când se utilizează

Clasificare și mutare

Marchează mesajul ca citit.

Clasifică mesajul.

Îl mută în folderul 1-Referință.

Clasificați mai multe mesaje înainte de a le îndosaria în foldere, pentru a vă fi mai ușor să le găsiți mai târziu. Creați unul pentru fiecare categorie pe care o utilizați des.

Semnalizare și mutare

Marchează mesajul ca citit.

Semnalizează mesajul.

Îl mută în folderul 1-Referință.

Semnalizați elementele pentru date diferite, cum ar fi Mâine, Săptămâna aceasta etc. Creați o semnalizare pentru semnalizările pe care le utilizați adesea.

Semnalizare, clasificare și mutare

Marchează mesajul ca citit.

Semnalizează mesajul.

Clasifică mesajul.

Îl mută în folderul 1-Referință.

Utilizați câteva categorii pentru a vă ajuta să înțelegeți în ce context se află activitățile dvs. Exemplu: @Citire: semnalizează pentru mâine, clasifică prin categoria @Citire.

Pt. informare și mutare

Marchează mesajul ca citit.

Creează o redirecționare ca mesaj de informare

Îl mută în folderul 1-Referință.

Redirecționați adesea mesaje de e-mail altor persoane (articole etc.)

Delegare

Marchează mesajul ca citit.

Creează o redirecționare către o anumită persoană

Îl mută în folderul 1-Referință.

Primiți mesaje care acum sunt destinate altora.

Activitate

Creare activitate cu atașarea

Ștergere mesaj

Aveți nevoie de mai mult context pentru mesajele semnalizate.

Grup de persoane de contact

Marchează mesajul ca citit.

Îl mută în folderul Grup de persoane de contact (sau într-un anumit folder Grup de persoane de contact).

Primiți din greșeală în Inbox unele mesaje de la Grupuri de persoane de contact, din cauza regulilor. Exemplu: aveți o regulă pentru a îndosaria toate mesajele de la Grupul de persoane de contact Oricare într-un folder, dacă nu au cuvântul ședință oriunde în corp. Ocazional, cineva va trimite un mesaj Grupului de persoane de contact Oricare cu termenul ședință, dar nu este ceva care vă interesează pe dvs.

Răspuns și ștergere

Deschide o fereastră de răspuns.

Șterge mesajul original

Primiți adesea mesaje rapide la care trebuie să răspundeți, însă după aceea nu mai aveți nevoie de mesajul original. De exemplu: „Salut, vrei să luăm prânzul?” Răspunsul dvs.: „Sigur!”

După ce începeți să creați Pași rapizi, veți descoperi că pot exista și alte modalități de a optimiza numărul de clicuri necesare pentru a face ceva. De fiecare dată când se întâmplă să faceți ceva în mod repetat, încercați să creați un Pas rapid. Și, pe măsură ce proiectele se modifică, actualizați Pașii rapizi astfel încât să existe doar cele pentru lucrurile pe care le efectuați în realitate.

Începutul paginii

Controlați-vă inboxul cu metoda celor patru criterii esențiale

După ce vă configurați sistemul, sunteți gata să începeți să vă gestionați mesajele de intrare. Transformând Inboxul într-un loc central pentru primirea mesajelor importante, aveți posibilitatea să îl parcurgeți fiind convins că fiecare element trebuie gestionat.

Pentru fiecare mesaj din Inbox:

  • Dacă nu este important, ștergeți-l imediat.

  • Dacă acesta poate fi gestionat în două minute sau mai puțin, rezolvați-l (răspundeți, îndosariați, sunați etc.).

  • Dacă nu este pentru dvs. și este posibil, delegați-l (redirecționați-l).

  • Dacă trebuie să îl rezolvați, dar durează mai mult de două minute (inclusiv lectura), amânați-l.

Dacă aveți nevoie de acesta ca referință (deși ați decis să îl amânați), mutați-l în folderul de referință. Scopul este să reduceți numărul de dăți în care atingeți fiecare mesaj.

Ștergeți-l

Ștergeți mesajele pe care nu trebuie să le citiți. Dacă sunt mesaje nedorite, ștergeți-le.

Dacă nu doriți să mai primiți niciodată un mesaj ca parte a acestei conversații, ignorați-l.

Comanda Ignorare conversație

Faceți acum: un proces de 2 minute

Este uimitor câte se pot face în două minute. De exemplu, se poate răspunde la numeroase mesaje în două minute sau mai puțin. Dar dacă un mesaj necesită mai mult de două minute pentru a fi rezolvat, amânați-l. Pentru a înțelege ce înseamnă două minute, încercați să cronometrați singur.

După ce ați rezolvat mesajul, alegeți una dintre următoarele acțiuni:

  • Ștergeți-l dacă este nesemnificativ.

  • Îndosariați-l într-unul dintre folderele de referință (de exemplu, 1-Referință) utilizând un Pas rapid.

Pentru a păstra o înregistrare a lucrurilor pe care le-ați efectuat, mai ales în scopul de a reflecta atunci când se apropie momentul reviziilor anuale etc., utilizați Pasul rapid Terminat, care marchează, de asemenea, mesajele ca terminate.

Delegați-l

Uneori primiți un mesaj destinat altei persoane pentru a fi gestionat. În aceste cazuri, răspundeți și includeți persoana căreia îi delegați mesajul în linia Către. Dacă se întâmplă să faceți acest lucru adesea, gândiți-vă să creați un Pas rapid care răspunde și adaugă persoana delegată în linia Către.

Dacă doriți să îl tratați mai târziu, semnalizați-l pentru dvs. înainte de a-l trimite. Pe bara De făcut, marcați activitatea cu ajutorul categoriei @Așteptare.

Amânați-l

Când se amână un mesaj

Amânarea un mesaj înseamnă că îl veți examina mai târziu, atunci când aveți timp.

Motive de a amâna un mesaj:

  • Nu poate fi rezolvat în mai puțin de două minute.

  • Lectura acestuia va dura ceva mai mult.

  • Va necesita un răspuns elaborat cu atenție.

  • Necesită acțiuni suplimentare în alt program (de exemplu, „Trebuie să adaug la documentul <nume>”).

Cum se amână un mesaj: semnalizați-l

Când decideți că nu aveți timp să gestionați un mesaj imediat, aveți posibilitatea să îl semnalizați:

  • Dacă trebuie să îl rezolvați astăzi, semnalizați-l pentru Astăzi (faceți clic pur și simplu pe semnalizare).

  • Dacă este posibil să îl amânați pentru mai mult timp, faceți clic cu butonul din dreapta pe acesta și semnalizați-l pentru o altă zi.

  • Dacă trebuie să consultați acest mesaj de mai multe ori și doriți acces simplu la acesta, glisați-l în grupul Mai târziu din Bara De făcut. Dacă nu aveți un grup Mai târziu, setați semnalizarea Data de început pentru activitate la 100 de ani în viitor. (Utilizați această semnalizare mai rar, pentru a nu deveni suprapopulată.)

  • Dacă este ceva de care veți avea nevoie pe termen scurt, semnalizați-l cu Fără dată, astfel încât să apară în partea de sus a barei De făcut. Utilizați acest grup mai rar și goliți-l cu regularitate, deoarece ocupă partea de sus a listei dvs. de activități.

În plus față de semnalizarea unui mesaj, aveți următoarele posibilități:

  • Adăugați categorii corespunzătoare.

  • Faceți clic pe Pasul rapid Referință pentru a marca mesajul ca citit, dacă nu este marcat deja ca citit și îndosariați-l în folderul dvs. de referințe (1-Referință).

Dacă se întâmplă să aplicați în mod repetat aceleași categorii și semnalizări, creați un nou Pas rapid care semnalizează, aplică niște categorii și îndosariază.

După ce un element a fost semnalizat, acesta va apărea în bara De făcut. Semnalizându-l și clasificându-l în folderul de referințe, l-ați procesat și acum aveți posibilitatea să îl mutați în afara vizualizării. Dar, pentru că se află în lista dvs. de activități, puteți să treceți la următorul mesaj, știind că veți reveni mai târziu la elementele semnalizate.

Dacă doriți să adăugați mai multe informații la elementele semnalizate

Dacă linia Subiect a unui mesaj nu vă oferă suficient context, aveți posibilitatea să faceți unul dintre aceste două lucruri, în funcție de cantitatea de informații pe care trebuie să le adăugați:

  • Faceți clic pe numele activității, făcând clic pe aceasta pe bara De făcut sau făcând clic cu butonul din dreapta și selectând Redenumire activitate. Schimbarea numelui activității nu va schimba subiectul mesajului, însă vă ajută să înțelegeți mai ușor care este următoarea dvs. activitate.

  • Creați o activitate cu mesajul ca atașare.

De asemenea, aveți posibilitatea să adăugați o categorie pentru a vă ajuta să vedeți dintr-o privire unde se află următoarea acțiune. O privire rapidă la bara De făcut cu activități clasificate vă permite să știți ce poate fi acționat imediat (@Birou), ce activități așteptați de la alte persoane (@Așteptare) și care va fi subiectul întâlnirii (@Întâlnire).

Când se rezolvă activitățile amânate?

După ce procesați mesajele, aveți posibilitatea să revizuiți lista de activități. Adică atunci când răspundeți la mesajele pe care le-ați amânat.

Îndosariați-l pur și simplu

Uneori primiți un mesaj pe care nu trebuie să îl rezolvați, dar de care se poate să aveți nevoie în viitor. Un exemplu bun este un mesaj cu instrucțiuni. Îndosariați aceste mesaje în folderul de referințe (1-Referință), făcând clic pe pasul rapid Referință. Adăugarea unei categorii va face mesajul mai ușor de găsit mai târziu dacă aveți nevoie de acesta (de exemplu, @Proiect). Faceți acest lucru înainte de clasificarea cu Pasul rapid.

După ce terminați de procesat mesajele, ar trebui să aveți un Inbox curat și să vă puteți concentra asupra calendarului și activităților.

Începutul paginii

Revizia zilnică: gestionarea timpului și a activităților

Se consideră o practică recomandată să dedicați un timp în fiecare dimineață pentru a vă gestiona lista de activități și calendarul. Printre acestea se numără:

  • Revizuirea rezervărilor și întâlnirilor pentru ziua și săptămâna următoare.

  • Revizuirea activităților și efectuarea de ajustări.

  • Adăugarea de rezervări în calendar pentru a dedica timp terminării lucrului.

A spune nu

Atunci când vă examinați calendarul și lista de activități, fiți realist în privința lucrurilor care pot fi realizate. Uneori, acest lucru înseamnă a spune nu. Iată câteva modalități de a câștiga timp, spunând nu:

  • Refuzați întâlnirile la care nu este nevoie să participați. Da, este posibil să faceți acest lucru.

  • Ștergeți activitățile pe care nu trebuie să le efectuați sau pe care știți că nu le veți efectua.

  • Trimiteți mesaje pentru a informa alte persoane că lucrați la un răspuns (și asigurați-vă că le semnalizați pentru dvs. la trimitere). Este mai bine să spuneți cuiva că îi veți răspunde la o dată realistă decât să faceți persoana să creadă că ați uitat de solicitare.

Gestionarea calendarului

Realitatea este că, dacă aveți o zi plină de întâlniri, aveți mai puțin timp pentru a efectua activități și a scrie mesaje, deci mutați activitățile în alte zile.

Dacă o activitate va dura mult timp sau dacă este ceva ce trebuie să faceți (spre deosebire de activitățile pe care decideți că nu trebuie să le efectuați), glisați-o din Lista de activități zilnice în calendar pentru a elibera timp.

Modalități de a crea activități

Pe măsură ce vă parcurgeți calendarul și activitățile, inevitabil, veți începe să vă gândiți la mai multe aspecte pe care trebuie să le efectuați. Iată câteva modalități de a crea activități în Outlook:

  • Semnalizați mesajul.

  • Tastați în caseta Tastați o nouă activitate din partea de sus a listei de activități.

  • Utilizați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Shift+K pentru a crea o nouă activitate.

  • Dacă sunteți la volan și este legal și sigur să faceți acest lucru, utilizați funcția Memo vocal de pe dispozitivul sau telefonul dvs. mobil pentru a vă înregistra activitățile și a le transcrie mai târziu în lista De făcut.

  • Sigla Office 2010 Dacă vă aflați într-o întâlnire, luați notițe în OneNote. Elementele semnalizate din OneNote apar în lista de activități Outlook 2010.

Modalități de a gestiona activitățile

Iată modalitățile care vă ajută să gestionați activitățile:

  • Adăugați activitățile pe măsură ce vă sunt atribuite, tastând în caseta Tastați o nouă activitate din bara De făcut sau în partea de sus a listei de activități, într-un spațiu necompletat din Lista de activități zilnice sau făcând clic pe Activitate nouă în panglică.

  • Ștergeți activitățile pe care nu trebuie să le efectuați. Lista dvs. de activități este spațiul dvs. sacru - nu îl lăsați să se polueze, altfel, utilitatea sa se va pierde. Pentru mesajele semnalizate pe care doriți să le păstrați, faceți clic pe Eliminare din listă, altfel, faceți clic doar pe Ștergere.

  • Marcați activitățile terminate ca terminate, pentru ca acestea să fie eliminate din bara De făcut.

  • Faceți activitățile mai simplu de gestionat, modificând subiectul acestora dintr-un mesaj semnalizat. De exemplu, un mesaj semnalizat cu linia de subiect Nu pot modifica apartenența grupului prin tastatură trebuie redenumit Răspuns lui Ioan, care este următoarea acțiune pentru această activitate. Pentru a modifica subiectul activității, faceți clic pe elementul din bara De făcut și tastați un subiect nou sau faceți clic cu butonul din dreapta, apoi faceți clic pe Redenumire activitate. Modificarea subiectului activității nu modifică subiectul mesajului. Doar subiectul pe care îl vedeți în lista de activități se modifică.

  • Aplicați categorii pentru a vă fi mai ușor să identificați unde trebuie să fiți pentru a face pasul următor și a face ca unele activități să iasă în evidență.

  • Rearanjați-vă activitățile pentru a grupa activități similare, cum ar fi activitățile cu aceeași categorie. Pentru a muta o activitate, faceți clic pe activitate în lista de activități și glisați-o. Astfel, este posibil să lucrați simultan la activități similare.

  • Glisați activitățile în Lista de activități zilnice și în bara De făcut până în ziua când intenționați să efectuați activitatea. Pentru activitățile care vor necesita un timp, glisați activitățile în calendar pentru a dedica un timp efectuării acestor activități.

Deși este bine să fiți organizat, nu petreceți mult timp stabilind priorități și gestionându-vă lista de activități. Procesul de gestionare a listei de activități nu ar trebui să vă ocupe viața!

Utilizați-vă calendarul: creați rezervări pentru gestionarea timpului

Rețineți: mereu e mai mult de făcut și mai puțin timp pentru a face totul.

Ca parte a unei gestionări bune a timpului, aveți nevoie de timp pentru a vă gestiona mesajele, rezervările și activitățile și a reflecta asupra a ceea ce trebuie să faceți.

Aveți posibilitatea să programați acest timp pentru dvs. cu rezervări și întâlniri regulate în calendar. Calendarul dvs. trebuie tratat ca plan real pentru timpul dvs. - dacă l-ați programat, atunci v-ați angajat să faceți acest lucru în acel moment.

Dedicați timp pentru:

  • Gestionarea mesajelor. Alocarea unui timp pentru a gestiona mesajele este deosebit de importantă dacă primiți numeroase mesaje. Chiar dacă aveți reguli configurate astfel încât doar mesajele importante să apară în Inbox, tot este necesar un timp pentru a gestiona aceste mesaje.

Sfat: Când vă procesați și vă citiți mesajele, eliminați dezordinea vizuală minimizând Panoul de navigare, bara De făcut și panglica, făcând clic pe butonul Citire Comanda din vizualizarea Citire din bara de stare în bara de stare. Pentru a reveni la tot ceea ce era deschis, faceți clic pe Normal Comanda Vizualizare normală din bara de stare (imediat la stânga butonului Citire).

  • Efectuați o examinare zilnică și săptămânală a activităților și rezervărilor. Uitați-vă la calendar și la activități și evaluați-vă rezervările și activitățile în funcție de priorități. Dacă aveți un calendar ocupat, acesta este momentul pentru:

  • Ștergerea rezervărilor conflictuale, pentru că nu puteți fi în două locuri în același timp.

  • Programarea timpului când faceți un lucru.

  • Reflectarea asupra a ceea ce faceți, indiferent dacă este vorba de o folosire utilă a timpului și dacă setați prioritățile corecte.

  • Întâlniți-vă în mod regulat cu managerul. Întâlnirile regulate cu managerul dvs. vă pot ajuta să explicați proiectul la care lucrați și să restabiliți priorități, dacă este necesar. Pentru a stabili o întâlnire regulată sau recurentă, faceți clic pe Repetare Buton WordArt .

Începutul paginii

Activități: efectuarea lucrului

Revizie săptămânală

Revizuirea întregii imagini a timpului și a activităților dvs. vă va ajuta să stabiliți priorități pentru munca importantă, comparativ cu activitățile mai puțin urgente. Aceasta vă va ajuta să explicați clar altora la ce se pot aștepta sau nu să îndepliniți dvs., în mod realist. Revizuirea săptămânii precedente și a săptămânii care urmează este, de asemenea, o modalitate utilă de a vă ajuta să vă pregătiți pentru o întâlnire săptămânală cu managerul sau vă va ajuta să vă pregătiți un mesaj de e-mail de stare.

Unde să vă desfășurați lucrul

După ce ați procesat mesajele, cel mai bun loc de a lucra în Outlook (a răspunde la mesaje etc.) este în Activități. Comutând la Activități, nu veți fi deranjat de mesajele care sosesc în Inbox.

Procesarea în masă a activităților

Pe măsură ce procesați lista de activități și calendarul, efectuați activitățile similare împreună. De exemplu, dacă aveți doar câteva minute, efectuați toate apelurile telefonice (dacă aveți doar câteva). Gestionați activitățile ce necesită efort (pentru unele, aceasta poate însemna să răspundeți la mesaje) atunci când aveți mai multă energie. Gestionați activitățile ce nu necesită multă energie, cum ar fi citirea mesajelor de stare, mai târziu în timpul zilei sau în orice alt moment când nu aveți multă energie. Cu ajutorul „procesării în masă” a activităților, veți efectua progrese simultan în toate proiectele dvs.

O modalitate de a procesa în masă activitățile este să schimbați aranjamentul de la Aranjare după: Data de început la Aranjate după: Categorii. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe antetul Aranjare după, apoi faceți clic pe Categorii.

Notă: Dacă aveți activități care împiedică alte persoane să își termine lucrul, terminați mai întâi activitățile respective.

Meniul Aranjament

Terminarea activităților

Pe măsură ce vă terminați activitățile, marcați-le ca terminate. Outlook 2010 menține automat lista cu activitățile terminate. Acesta poate fi un rezumat util cu ceea ce ați realizat. Dacă nu trebuie să păstrați o înregistrare a activității sau mesajului, ștergeți-l sau eliminați semnalizarea.

Comanda Marcare ca finalizat din panglică

Lucrul offline

Dacă aveți multe de făcut, gândiți-vă să treceți offline pentru a întrerupe fluxul permanent de mesaje de intrare deranjante.

Când comutați între lucrul online și offline, toate conturile de e-mail din profilul dvs. Outlook se modifică.

  • Pe fila Trimitere / Primire, în grupul Preferințe, faceți clic pe Offline.

Comanda Offline din panglică indicând Online

Comanda Offline este evidențiată atunci când lucrați offline.

Comanda Offline din panglică indicând activarea opțiunii Offline

Faceți clic pe opțiunea Offline evidențiată pentru a reveni la modul online.

Începutul paginii

Găsirea unui mesaj: căutarea eficientă

Cum se găsește un mesaj de la o anumită persoană

Dacă doriți să găsiți un mesaj de la o anumită persoană, faceți clic în caseta Căutare din folderul de referință (de exemplu, 1-Referință), apoi, pe fila Căutare, faceți clic pe De la.

Comanda De la din panglică

Tastați numele persoanei.

Căutarea instantanee cu criteriile de căutare De la

Sau începeți prin a tasta numele, apoi apăsați tasta săgeată în jos pentru a selecta De la, pentru a restrânge rezultatele.

Căutarea instantanee cu criteriile sugerate

Cum se găsește un mesaj cu o atașare

Pentru a găsi un mesaj cu o atașare, faceți clic în caseta Căutare și, pe fila Căutare, faceți clic pe Are atașări.

Comanda Are atașări din panglică

Pot fi adăugați toți termenii de căutare, așadar, dacă doriți să găsiți un mesaj de la cineva cu atașări, faceți clic pe comenzile din panglică (De la, Are atașări) pentru a vă construi căutarea.

Exemplu de Căutare instantanee cu criterii de căutare multiple

Pentru a găsi mesaje în întreaga cutie poștală

Uneori, este posibil să nu găsiți un mesaj căutând doar în folderul de referințe - poate fi un mesaj pe care l-ați trimis sau care a fost îndosariat greșit. În aceste cazuri, începeți prin a căuta în orice folder (Inbox, 1-Referință etc.), apoi faceți clic pe Încercați să căutați din nou în Toate elementele de poștă electronică.

Căutarea instantanee fără rezultate

Altă posibilitate este să faceți clic pe Toate elementele de poștă electronică pe fila Căutare.

Toate elementele de poștă electronică în panglică

Dacă suspectați că ceea ce căutați ar fi într-o solicitare de întâlnire acceptată (prin urmare, în calendar), încercați să căutați în Toate elementele Outlook.

Dacă se întâmplă să efectuați adesea căutări în întreaga cutie poștală, aveți posibilitatea să setați ca domeniul de căutare implicit să fie întotdeauna Toate folderele, deplasându-vă la Vizualizarea Backstage.

  1. Faceți clic pe fila Fișier, apoi faceți clic pe Opțiuni.

  2. Faceți clic pe Căutare.

  3. Sub Rezultate, faceți clic pe Toate folderele.

Opțiunile de Căutare instantanee din Vizualizarea Backstage

Pentru a opri căutarea

După ce ați găsit elementul pe care îl căutați și sunteți gata să treceți la următoarea activitate, faceți clic pe butonul Închidere căutare de lângă caseta Căutare instantanee sau pe fila Căutare, în grupul Închidere, faceți clic pe Închidere căutare.

Comenzile Închidere căutare pentru Căutarea instantanee

Scrierea de mesaje de e-mail deosebite

Regulile următoare vă vor ajuta să lucrați profesionist și să vă transmiteți bine mesajul.

Reguli de bază pentru mesaje deosebite: ce trebuie făcut

  • Citiți mesajul înainte de a-l trimite.

  • Elaborați un subiect descriptiv și orientat către acțiune. De exemplu: Echipa de vânzări: trimiteți consiliului datele de retragere propuse, unde Echipa de vânzări este numele grupului și trimiteți constituie acțiunea. Alte prefixe utile sunt Pentru informare: și Acțiune necesară.

  • Dacă este necesară o acțiune, enunțați ceea ce doriți în caseta Subiect.

  • Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.

  • Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.

  • Organizați conținutul mesajului de la aspectele cele mai importante la cele mai puțin importante.

  • Luați în considerare scrierea cu caractere aldine a informațiilor importante.

  • Amplasați elementele de acțiune sau întrebările pe linii separate, pentru ca acestea să iasă în evidență și să fie observate.

  • Scrieți cu caractere aldine numele persoanelor atunci când puneți întrebări. De exemplu: „Ioan: În ce stare se află proiectul?”

  • Limitați numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj la cele care trebuie să îl citească.

  • Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc.

  • Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia Către.

  • Utilizați o semnătură atunci când este cazul, dar păstrați o semnătură simplă, scurtă, profesionistă și, dacă este posibil, fără ilustrații.

  • Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți un mesaj. Dați un telefon sau Sigla Office 2010 trimiteți un mesaj instant.

  • Dacă vă aflați într-o conversație de e-mail ce conține mai mult de 10 mesaje fără o rezolvare, gândiți-vă să configurați o întâlnire pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe. Având selectat mesajul, pe fila Pornire, în grupul Răspuns, faceți clic pe Întâlnire.

Comanda Răspuns cu întâlnire

  • Confirmați mesajele care necesită un răspuns mai amplu. Dacă sunteți prea ocupat pentru a da imediat un răspuns complet, informați expeditorul că analizați problema și că veți răspunde până la o anumită oră sau dată. Semnalizați-l pentru mai târziu.

  • Utilizați cu moderație opțiunea Importanță maximă Pictograma Importanță maximă .

Grupul Etichete din panglică

  • Dacă adresați o întrebare și sunt mai multe persoane care pot răspunde, alegeți o singură persoană, mai degrabă decât să trimiteți întrebarea unui grup.

Urmărire: semnalizarea la trimitere

Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:

  • Semnalizați-l pentru dvs. la trimitere.

  • Schimbați numele activității mesajului semnalizat în bara De făcut, pentru a începe cu Urmărire.

  • Marcați-l prin categoria @Așteptare.

  • Când efectuați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți alt mesaj sau să așteptați un răspuns.

Sfat: Adesea, este mai eficient să vă reamintiți să trimiteți alt mesaj decât să semnalizați mesajul pentru destinatar. În mod similar, atunci când promiteți să faceți ceva într-un mesaj, semnalizați-l pentru dvs., pentru a avea o activitate în bara De făcut care să vă reamintească.

Reguli de bază pentru mesaje deosebite: ce nu trebuie făcut

  • Nu utilizați foi de scris.

  • Nu îl includeți pe managerul dvs. în fiecare mesaj trimis.

  • Nu trimiteți un mesaj atunci când sunteți nervos. Este mai bine să îl scrieți, să îl salvați în folderul de schițe și să reveniți mai târziu la acesta.

  • Nu vă așteptați la un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).

  • Nu trimiteți un mesaj de urmărire la mai puțin de o zi după primul mesaj. Dacă nu primiți un răspuns într-un interval așteptat, încercați să dați un telefon sau să utilizați Sigla Office 2010 mesageria instant.

  • Nu utilizați confirmări de citire sau confirmări de expediere pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Utilizați-le doar dacă nu sunteți sigur că destinatarii vor primi mesajul.

  • Nu atașați semnalizări sau Pictograma Importanță maximă în fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Destinatarii dvs. se vor obișnui să le ignore.

  • Nu utilizați DOAR MAJUSCULE.

  • Nu trimiteți atașări - trimiteți în schimb linkuri. Această regulă se aplică mai ales pentru solicitările de întâlnire, unde atașările pot contribui în mod semnificativ la aglomerarea serverului.

  • Nu extindeți listele de distribuire. Extinderea listelor de distribuire face mesajele mai greu de citit și determină ca acestea să ajungă în foldere de corespondență greșite în cazul persoanelor care utilizează reguli.

  • Nu apelați la sarcasm. Umorul dvs. poate fi înțeles greșit.

  • Nu scrieți ceva ce nu v-ați dori să citească toți cei din firma dvs. Nu se știe niciodată la cine poate ajunge mesajul.

  • Nu utilizați fonturi cursive sau „amuzante” care sunt greu de citit.

  • Nu utilizați fonturi de culoare roșie, deoarece sunt greu de citit și pot fi interpretate ca foarte importante.

  • Nu utilizați Răspuns tuturor la un Grup de persoane de contact în care solicitați să fiți eliminat din listă. Niciodată.

Sfaturi pentru Grupurile de persoane de contact (denumite anterior Liste de distribuire)

Dacă răspundeți unui Grup de persoane de contact mare, urmați toate recomandările privind ce trebuie și nu trebuie făcut privind redactarea mesajelor.

Dacă aveți nevoie de mai multe informații sau investigați problema separat, răspundeți întregului Grup de persoane de contact, pentru a-i informa pe toți că răspundeți, apoi răspundeți separat persoanei. Asigurați-vă că răspundeți Grupului de persoane de contact după ce se rezolvă problema, informându-l despre rezolvare. Astfel, rezolvarea poate fi menționată de alte persoane din Grupul de persoane de contact.

Cum se redirecționează persoanele

Dacă cineva trimite un mesaj unui Grup de persoane de contact din care faceți parte și mesajul ar primi un răspuns mai bun de la altcineva sau de la alt Grup de persoane de contact, procedați astfel:

  • Răspundeți cu Grupul de persoane de contact corect sau cu persoana corectă în linia Către.

  • Faceți ca răspunsurile să fie trimise Grupului de persoane de contact corect sau persoanei corecte.

  • Nu amplasați Grupul de persoane de contact inițial în linia Cci, deoarece mesajul dvs. nu va fi filtrat după regulile altor persoane. Lăsați mai degrabă Grupul de persoane de contact în linia Către sau Cc.

  • Dacă faceți tranziția la un rol nou și se întâmplă să redirecționați persoane cu regularitate, configurați un Pas rapid.

Cum să fiți scos dintr-un Grup de persoane de contact

Dacă primiți mesaje de e-mail de la un Grup de persoane de contact în care nu doriți să fiți, trimiteți un mesaj administratorului de rețea sau proprietarului Grupului de persoane de contact și solicitați să fiți scos. Nu răspundeți întregului Grup de persoane de contact. Pentru a găsi proprietarul Grupului de persoane de contact, faceți dublu clic pe numele Grupului de persoane de contact în linia Către.

Cum se utilizează comentariile în linie

Adăugarea de comentarii în linie la un mesaj pe care îl primiți reprezintă o metodă convenabilă de a răspunde la întrebări și a răspunde direct la probleme. Se consideră o practică recomandată să efectuați următoarele:

  1. În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.

  2. Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:

    • Modificați culoarea fontului.

    • Prefixați comentariile cu numele sau inițialele dvs. între paranteze, de exemplu, [Ioan Crisiarcu].

      Imagine

    • Modificați fontul în cursiv sau aldin sau ambele.

  3. Nu ștergeți nimic din ceea nu este scris de dvs.

Dacă doriți doar să comentați asupra unei părți mici a unui mesaj mai lung, copiați acea secțiune a mesajului în răspuns, utilizând o altă culoare și prefixând citatul cu ghilimele, apoi tastați răspunsul dvs.

Când se utilizează Cci

Dacă adăugați numele unui destinatar în caseta Cci (copie carbon invizibilă) a unui mesaj, se va trimite o copie a mesajului către destinatar, dar numele acestuia nu va fi vizibil celorlalți destinatari ai mesajului.

Utilizați caracteristica Cci pentru a scoate persoanele suplimentare dintr-o conversație de e-mail atunci când acestea menționează că nu mai au nevoie de mesaje de e-mail suplimentare sau dacă subiectul conversației s-a schimbat.

De exemplu, dacă sunteți una dintre cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați celelalte patru persoane în linia Cci și scrieți ceva ca „Cci pentru Daniel, Iulian, Dragoș și Cristina. Iată răspunsul...” Mesajele viitoare vor fi trimise apoi doar între dvs. și expeditorul inițial.

Nu utilizați Cci pentru a informa o parte terță (de exemplu, pe manager) în privința unui mesaj delicat. Este posibil ca destinatarul din Cci să nu realizeze că a primit un Cci și să răspundă tuturor, dezvăluind că a primit un mesaj Cci. Acest lucru poate fi interpretat drept comportament înșelător din partea dvs.

Mai degrabă decât să utilizați Cci pentru a informa o parte terță despre o problemă, redirecționați mesajul după ce îl trimiteți.

Începutul paginii

Calendarul și întâlnirile

Când este recomandată stabilirea unei întâlniri?

Stabiliți o întâlnire atunci când:

  • Un grup nou de persoane lucrează împreună pentru prima dată.

  • Mai mult de 10 mesaje relativ lungi au tot circulat între câteva persoane.

  • Sunt necesare discuții, brainstorming sau colaborare.

  • Stabiliți o întâlnire atunci când este modalitatea cea mai eficientă de a merge mai departe și explicați clar care este obiectivul întâlnirii înainte de a organiza întâlnirea.

Pe cine să invitați

Doar persoanele care trebuie să se implice. Fiecare persoană suplimentară pe care o invitați la o întâlnire sporește complexitatea întâlnirii, făcând-o mai greu de controlat. Pe de altă parte, dacă trebuie luată o decizie, asigurați-vă că sunt prezente toate persoanele importante, altfel, întâlnirea va fi o pierdere de timp și resurse.

Cum se alege o oră de întâlnire

Alegeți o oră când pot veni toți, uitându-vă la informațiile de tip liber/ocupat ale invitaților din Calendar. Utilizați Asistent programare pentru a vedea disponibilitatea tuturor participanților la întâlnire.

Grila liber/ocupat afișează disponibilitatea participanților. O linie verticală verde reprezintă începutul întâlnirii. O linie verticală roșie reprezintă încheierea întâlnirii.

Grila liber/ocupat Outlook

Pentru a vedea Asistentul programare atunci când compuneți o solicitare de întâlnire, procedați astfel:

  • În fila Întâlnire, în grupul Afișare, faceți clic pe Asistent programare.

Panoul Instrument de găsire cameră conține ore sugerate pentru cea mai bună oră pentru întâlnirea dvs. (când sunt disponibili cei mai mulți participanți). Pentru a selecta o oră pentru întâlnire, faceți clic pe o sugestie de oră de întâlnire, în panoul Instrument de găsire cameră din secțiunea Ore sugerate sau alegeți o oră din grila liber/ocupat.

Panoul Ore sugerate pentru o solicitare de întâlnire

Notă: Dacă panoul Instrument de găsire cameră nu apare, pe fila Întâlnire, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Instrument de găsire cameră.

Comanda Instrument de găsire cameră din panglică

Dacă se întâmplă să creați cu regularitate întâlniri cu același grup de persoane, creați un grup în Panoul de navigare, pentru a vedea mai simplu informațiile de tip liber/ocupat ale persoanelor. Aceste grupuri pot include și camere, ceea ce simplifică găsirea unei camere de întâlnire disponibile.

Pentru a crea un grup Calendar, procedați astfel:

  • În Calendar, pe fila Pornire, în grupul Gestionare calendare, faceți clic pe Grupuri calendar, apoi pe Creare grup de calendar nou.

Când să vă întâlniți în persoană și când la distanță

Întâlniți-vă față în față dacă:

  • Este prima dată când acest grup lucrează împreună.

  • Se vor arăta sau transmite elemente non-electronice.

  • Este o întâlnire de brainstorming.

  • Este o întâlnire ce necesită colaborare intensă.

  • Nu toți au telefon, Sigla Office 2010 Office Live Meeting sau software-ul și aparatura electronică adecvate pentru întâlnire.

Altfel, gândiți-vă să utilizați Live Meeting sau să vă întâlniți prin telefon.

Sfat: În cazul în care călătoriți în locația întâlnirii, programați ora de călătorie din calendar înainte și după întâlnire.

Cum se gestionează documentele asociate

Atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire, există adesea documente de partajat înaintea sau în timpul întâlnirii.

Sigla Office 2010 Dacă toți participanții sunt conectați la rețeaua dvs. de corporație, puneți documentele pe un site SharePoint sau pe o unitate de rețea partajată.

Sigla Office 2010 Dacă unii participanți nu fac parte din firmă (de exemplu, un distribuitor care nu are acces la intranet), gândiți-vă să utilizați un spațiu de lucru SharePoint.

Nu trimiteți atașări în solicitările de întâlnire.

Pregătirea agendei: lăsați activitățile să vă ajute

  • @Întâlnire este locul central pentru elementele din agendă   .

Creați o singură activitate, marcați-o prin categoria @Întâlnire și setați Data de început sau Data scadentă pentru data întâlnirii. Pe măsură ce se apropie data întâlnirii și apar puncte de discuție, adăugați comentarii, marcatori și gânduri la activitate, atunci când vă vin în minte. Această activitate va deveni agenda dvs. pentru întâlnire.

După întâlnire, marcați activitatea ca terminată și creați noi activități pentru elementele dvs. de acțiune.

  • Dacă doriți să discutați despre un set de mesaje sau un singur mesaj…   

Dacă aveți un mesaj despre care doriți să discutați la o întâlnire, semnalizați mesajul respectiv pentru ziua întâlnirii și marcați-l prin categoria @Întâlnire.

Dacă aveți mai mult de trei mesaje de discutat, nu semnalizați fiecare mesaj, deoarece vor aglomera lista de activități. În schimb, creați o activitate nouă cu numele întâlnirii; faceți clic cu butonul din dreapta și glisați mesajele în activitate (copiindu-le pe parcurs). Marcați această activitate prin categoria @Întâlnire.

  • Dacă doriți mai mult spațiu pentru gândurile dvs...   

Sigla Office 2010 În cazul în care colaborați cu alte persoane sau doar aveți nevoie de mai mult spațiu pentru gândurile dvs., luați în considerare utilizarea unui blocnotes OneNote, care poate fi partajat fie printr-un site SharePoint, fie pe un server local. OneNote 2010 oferă o experiență mai bogată de scriere a notițelor decât activitățile Outlook 2010.

În timpul întâlnirii: cum se colaborează

Instrumentul pe care îl utilizați în timpul unei întâlniri pentru a colabora depinde de locația și de accesul participanților.

În cazul în care colaborați la un document și toți se află în aceeași cameră, utilizați caracteristicile Urmărire modificări și Comentarii din Word.

Sigla Office 2010 Dacă faceți o prezentare și unele persoane se află la distanță, utilizați o întâlnire online și caracteristicile de chat ale Microsoft Lync sau, pentru întâlnirile mai puțin formale, alăturați-i pe toți utilizând chatul de grup Microsoft Lync și partajați-vă desktopul sau un monitor secundar:

Fereastra Microsoft Lync cu opțiunile de partajare a ecranului

Sigla Office 2010 Dacă doriți să colaborați într-o manieră mai spontană, aveți posibilitatea să utilizați OneNote pentru a lua notițe împreună într-un singur blocnotes. Dacă blocnotesul nu este unul partajat, trimiteți notele într-un mesaj, la sfârșitul întâlnirii.

Sigla Office 2010 Dacă scrieți notițe sau un proces verbal pentru întâlnire, este posibil, de asemenea, să utilizați OneNote pentru a insera detalii despre întâlnire din Outlook în note. După întâlnire, aveți posibilitatea să trimiteți participanților notele ca mesaj.

Cum se încheie o întâlnire recurentă

Când o serie de întâlniri s-au desfășurat, îl loc să anulați întâlnirea, ceea ce va elimina toate instanțele istorice ale întâlnirii, modificați modelul de recurență să se termine la ultima apariție a întâlnirii. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Repetare și modificați data de sfârșit.

Când și cum se partajează calendarul

Este posibil să nu fie necesar să vă partajați calendarul, deoarece toți cei din organizația dvs. pot vedea atunci când sunteți liber sau ocupat, dar nu pot vedea neapărat conținutul sau subiectul întâlnirilor și rezervărilor. Totuși, aveți posibilitatea să partajați cu ușurință calendarul cu echipa dacă doriți ca aceasta să poată vedea toate întâlnirile și rezervările dvs.

Poate că vă doriți ca altcineva să vă gestioneze calendarul, de exemplu, un asistent care poate accepta sau refuza întâlniri pentru dvs. În acest caz, aveți posibilitatea să vă delegați calendarul. Dacă vă delegați calendarul, alegeți o singură persoană: nu selectați ca toți să fie delegați pentru calendar. Dacă aveți mai mult de un delegat, pot apărea erori în calendar.

Sigla Office 2010 Creați un calendar SharePoint pentru activitățile de grup la care au acces toți, în loc să vă partajați calendarul. De exemplu, creați un calendar pe un site SharePoint pentru a urmări programările concediilor grupului.

Trimiteți-vă calendarul într-un mesaj atunci când stabiliți întâlniri cu persoane care nu vă pot vedea informațiile de tip liber/ocupat, de exemplu, persoanele din afara firmei.

Notă: Posibilitatea partajării calendarului depinde de versiunea de Microsoft Exchange Server pe care o rulează sistemul dvs. și de modul în care administratorul a configurat serverul.

Începutul paginii

Persoane de contact

Când să utilizați Persoane de contact Outlook 2010 într-un mediu de corporație

Chiar dacă lucrați la o firmă cu o Listă globală de adrese, vor exista situații când veți dori să păstrați o persoană de contact în Outlook 2010. Creați persoane de contact pentru:

  • Persoanele din afara firmei dvs.

  • Persoanele pentru care doriți să rețineți ceva sau să adăugați informații despre acea persoană de contact, cum ar fi data nașterii.

  • Persoanele pe care doriți să le sincronizați cu telefonul dvs. mobil, mai ales dacă telefonul dvs. nu este conectat la agenda corporației sau în situațiile când nu aveți conectivitate.

Când să creați un Grup de persoane de contact în Outlook 2010

Creați Grupuri de persoane de contact (denumite anterior liste de distribuire personale) în Outlook 2010 atunci când doriți să simplificați trimiterea mesajelor către un grup de persoane din afara corporației. Pentru toate grupurile din corporație, creați un Grup de persoane de contact public (întrebați-l pe administratorul IT cum să procedați).

Începutul paginii

Întrebări frecvente

Ce sunt Pașii rapizi?

O opțiune nouă în Outlook 2010, Pașii rapizi vă oferă abilitatea de a efectua mai multe acțiuni printr-un singur clic. Aceștia sunt un instrument util pentru a vă ajuta să mențineți un inbox curat și să fiți în general mai eficient în utilizarea Outlook. Oricând se întâmplă să vă găsiți făcând același pas în mod repetat în Outlook, încercați să creați un Pas rapid.

Notă: Pașii rapizi se aplică doar pentru elementele de corespondență (de exemplu, elementele din Inbox).

De ce se afișează Panoul de citire la dreapta și nu în partea de jos (sau dezactivat)?

Citirea unei coloane mai lungi cu text restrâns este mai simplă decât citirea unei secțiuni mai scurte, mai late de text. Aceasta deoarece este mai simplu să vă mișcați ochii în jos decât de la stânga la dreapta pe distanțe lungi, ceea ce vă poate face să vă mișcați capul și gâtul și să obosiți. Este mai bine să aveți Panoul de citire activat, pentru a nu fi necesar să deschideți fiecare mesaj și să îi citiți conținutul.

Ce să fac cu folderele de care nu mai am nevoie?

Lista de foldere din Panoul de navigare ar trebui rezervată pentru folderele pe care le utilizați adesea. Dacă este plină de foldere pe care nici măcar nu le recunoașteți, mutați întreaga corespondență în folderul de referință și ștergeți folderele existente.

Cum procedez pentru ca toate mesajele trimise doar mie să apară cu albastru?

  1. În meniul Vizualizare, în grupul Vizualizare curentă, faceți clic pe Setări vizualizare.

Comanda Vizualizare setări de pe panglică

  1. În caseta de dialog Setări complexe vizualizare, faceți clic pe Formatare condiționată.

Caseta de dialog Setări complexe vizualizare

  1. În caseta de dialog Formatare condiționată, faceți clic pe Adăugare.

  2. În caseta Nume, tastați Eu, apoi faceți clic pe Font.

  3. În caseta de dialog Font, sub Culoare, faceți clic pe Albastru, apoi faceți clic pe OK.

  4. În caseta de dialog Formatare condiționată, faceți clic pe Condiție.

  5. În caseta de dialog Filtru, bifați caseta de selectare Unde mă aflu de lângă Unica persoană din linia Către, apoi faceți clic pe OK în fiecare casetă de dialog deschisă.

Când ar trebui să utilizez vizualizarea conversație?

Vizualizarea conversație este utilă atunci când:

  • Vă verificați mesajele mai rar, prin urmare, aveți mai multe mesaje de vizualizat o dată.

  • Aveți numeroase fire de mesaje cu multe discuții și răspunsuri.

  • Trebuie să vedeți contextul legat de cine a răspuns cui.

  • Primiți numeroase mesaje.

Prin vizualizarea mesajelor în vizualizarea conversație, vedeți cu ușurință ce conversații au avut cele mai multe discuții și răspunsuri. În aceste cazuri, poate doriți să citiți și să răspundeți doar la ultimul mesaj din conversație. De asemenea, aveți posibilitatea să selectați o întreagă conversație și să luați măsuri. De exemplu, poate exista o serie lungă de mesaje, iar ultimul mesaj să fie „Mulțumesc, acesta este răspunsul la întrebarea mea”, așa că puteți șterge întreaga conversație.

De asemenea, aveți posibilitatea să vedeți mesaje din alte foldere atunci când vă aflați în vizualizarea conversație, iar acest lucru este foarte de folos atunci când primiți un mesaj nou într-o conversație lungă - veți vedea întreaga desfășurare, inclusiv răspunsurile dvs.

Trebuie să păstrez împreună mesajele personale și de afaceri?

Reducerea numărului de locuri în care citiți mesajele nu înseamnă că trebuie să amestecați mesajele de serviciu cu cele personale. Practica recomandată este să utilizați conturi de e-mail separate pentru comunicațiile de serviciu și pentru cele personale. Totuși, trebuie să reduceți numărul de adrese de e-mail cu care vă confruntați. Din fericire, cu Outlook 2010, puteți vizualiza simultan mai multe conturi. Puteți vizualiza mesajele de serviciu (Exchange Server) într-un fișier de date și conturile Outlook.com (cu Outlook Connector) și Google Gmail în alt fișier de date, totul în timp ce lucrați la același profil în Outlook 2010.

Cum mă ajută stările citit și necitit?

Stările citit și necitit din Outlook 2010 vă ajută afișându-vă rapid ce mesaje au fost citite cel puțin o dată și ce mesaje au rămas necitite. Totuși, stările citit și necitit ale mesajelor pot fi declanșate cu ușurință doar trecând prin mesaje, așadar, nu sunt o înregistrare perfectă - doar un instrument.

Pentru a marca rapid un mesaj ca citit, apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Q. Pentru a-l marca necitit, apăsați Ctrl+U.

De ce starea citit/necitit nu este suficientă?

Unele persoane încearcă să utilizeze stările citit și necitit pentru a indica dacă un mesaj este element nou sau de referință. Dar starea necitit nu este de încredere, deoarece, imediat ce un mesaj nu mai este în focalizare (atunci când faceți clic pe alt mesaj), acesta este marcat automat ca citit și, foarte adesea, alte dispozitive (de exemplu, telefoanele) marchează mesajele ca citite. Inevitabil, mesajele vor fi recitite și va trebui să vă dați seama ce acțiune este necesară. Utilizarea stării necitit/citit ca „linie” între aceste elemente din Inbox care sunt „activități” și cele care chiar nu au fost procesate tinde să eșueze atunci când primiți numeroase mesaje, dintre care unele nu vor fi citite niciodată, deoarece vă dați seama din subiect că nu trebuie să le citiți. Un plan mult mai eficient pentru Inbox este să parcurgeți mesajele și să decideți ce să faceți cu fiecare. Atunci ar trebui să iasă din Inbox - nu să rămână „necitite”.

De ce ar trebui să îmi îndosariez mesajele?

Se consideră o practică recomandată să aveți un depozit central pentru mesaje, pentru a le consulta și după ce le-ați rezolvat. Având un număr limitat de foldere în care să vă uitați (1-Referință și 2-Personal), nu trebuie să vă faceți griji în privința clasificării greșite a unui mesaj sau a necesității de a-l copia în mai multe foldere dacă acesta se aplică la mai multe subiecte sau proiecte.

Aceasta nu înseamnă că nu este necesar să răsfoiți prin toate mesajele care se referă la un anumit subiect sau proiect. Outlook 2010 furnizează instrumente mai bune - cum ar fi categorii și foldere de căutare - pentru ca dvs. să le căutați eficient.

De ce ar trebui să am un singur folder de referință?

Având un singur folder, nu trebuie să vă gândiți ce folder conține anumite mesaje și știți că tot ce se află în acest folder este ceva la care v-ați uitat înainte și pe care doriți să îl păstrați.

A avea mai multe foldere înseamnă că, de fiecare dată când îndosariați un mesaj, sunteți obligat să decideți ce folder să utilizați. Acest lucru se complică și mai mult dacă există mai multe foldere potrivite pentru fiecare mesaj. Pentru că numeroase foldere sunt neutilizate atunci când există mai multe opțiuni, se creează dezordine.

Cu toate că pare mare lucru să vă lăsați toate mesajele în Inbox, există un cost ascuns de câte ori priviți mesajul și va întrebați „E ceva de care trebuie să mă ocup sau e doar pentru referință?”. De asemenea, e mult mai liniștitor să aveți Inboxul plin doar de mesaje noi. Inboxul este un loc pe care alte persoane îl pot manipula; ceea ce puneți în folderul de referințe depinde strict de dvs.

De ce am nevoie de foldere diferite pentru Grupurile de persoane de contact?

  • Pictograma Arhivă Rate de arhivare diferite    Trebuie să aveți foldere diferite pentru Grupuri de persoane de contact diferite, în funcție de subiect și de frecvența arhivării automate. De exemplu, dacă vă aflați într-un Grup de persoane de contact care discută unde vor lua masa de prânz, mesajele din folderul Prânzul zilei trebuie șterse zilnic. Un Grup de persoane de contact cu un subiect legat de serviciu trebuie arhivat mai puțin frecvent, de exemplu, anual.

  • Gruparea eficientă a conversațiilor    Când aveți foldere separate pentru Grupuri de persoane de contact organizate pe subiecte, aveți posibilitatea să vedeți conversații întregi grupate împreună. Dacă este necesar, este posibil să căutați eficient într-un folder.

De ce am nevoie de foldere separate pentru Grupurile de persoane de contact și RSS?

Mesajele trimise la liste de distribuție mari și la fluxuri RSS vă pot aglomera cu ușurință Inboxul. Tratați aceste fluxuri de informații așa cum ați trata un ziar mare  - acesta poate conține un articol interesant sau util, însă v-ar lua destul timp să citiți tot ziarul. Lăsați regulile să vă ajute să citiți ceea ce vi se pare mai interesant și mai pertinent.

Ce Grupuri de persoane de contact trebuie să intre într-un folder în loc să intre în Inbox?

Candidații buni pentru o regulă și un folder de listă de distribuție sunt listele de distribuție care:

  • Primesc numeroase mesaje.

  • Sunt direcționate către numeroase persoane.

Mesajele la nivel de corporație cu știri importante (de exemplu, de la director) și mesajele de la departamentul IT legate de perioada de nefuncționare a serverului nu trebuie să intre într-un folder. Mesajele către un Grup de persoane de contact care cuprind doar ocazional conținut util sau interesant, indiferent de frecvență, ar trebui să aibă o regulă și un folder.

Cum configurez reguli pentru RSS?

Dacă vă abonați la mai multe fluxuri RSS, tratați-le la fel ca pe altă listă de distribuție. Mutați elementele RSS interesante (bazate pe cuvinte cheie) în Inbox; altfel, lăsați-le să fie îndosariate automat în foldere RSS.

Dar dacă am politici de retenție sau o Arhivă Exchange Server online?

Utilizați soluția organizației dvs. în locul Arhivării automate și, ca de fiecare dată, respectați politica firmei. Dacă politica firmei vă obligă să aveți mai multe foldere pentru fiecare tip de element, respectați-o.

Cum configurez regula pentru „răspunsuri automate”?

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. În Expert reguli, sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Se aplică regula la mesajele primite, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Sub Pasul 1, bifați caseta de selectare Utilizează formularul nume formular. (Poate fi necesar să defilați în jos pentru a găsi această opțiune.)

  6. Sub Pasul 2, faceți clic pe Nume formular, apoi selectați Răspuns de acceptare întâlnire și Răspuns pentru încercări de întâlnire. După ce adăugați cele două formulare, faceți clic pe Închidere, apoi pe Următorul în fereastra Expert reguli principală. Asigurați-vă că selectați Formulare de aplicație din listă în partea de sus a casetei de dialog, altfel este posibil să ratați Răspuns de acceptare întâlnire și Răspuns pentru încercări de întâlnire.

Caseta de dialog Alegere formular

  1. Selectați următoarea excepție: Excepție dacă corpul conține anumite cuvinte.

  2. În Pasul 2, faceți clic pe Anumite cuvinte, tastați un spațiu, apoi faceți clic pe Adăugare și pe OK.

  3. Faceți clic pe Terminare.

Cum configurez regula „Către: eu”?

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. În Expert reguli, sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Se aplică regula la mesajele primite, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Bifați caseta de selectare Unde numele meu este în caseta Către sau Cc, apoi faceți clic pe Următorul.

  6. Selectați condiția Încetarea procesării mai multor reguli (poate fi necesar să defilați în jos pentru a găsi această opțiune), apoi faceți clic pe Terminare.

Cum configurez regula „invitații la întâlnire trimise în Inbox”?

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. În Expert reguli, sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Se aplică regula la mesajele primite, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Selectați condiția Care este o invitație la întâlnire sau o reprogramare (poate fi necesar să defilați în jos pentru a găsi această opțiune), apoi faceți clic pe Următorul.

  6. Selectați acțiunea Încetarea procesării mai multor reguli (poate fi necesar să defilați în jos pentru a găsi această opțiune), apoi faceți clic pe Terminare.

Cum configurez regula „amânare elemente trimise”?

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. În Expert reguli, sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Se aplică regula la mesajele trimise, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Faceți clic pe Următorul din nou și se va aplica această regulă la fiecare mesaj pe care îl trimiteți.

  6. Selectați Întârziere livrare cu un număr de minute.

  7. În Pasul 2, faceți clic pe Un număr de, apoi faceți clic pe OK în caseta de dialog Livrare amânată. (Caseta Minute afișează valoarea implicită 1.)

  8. Faceți clic pe Următorul.

  9. Selectați următoarea excepție: Excepție dacă este marcat drept Importanță.

  10. În Pasul 2, faceți clic pe Importanță, apoi selectați Importanță maximă.

  11. Faceți clic pe Următorul și denumiți această regulă Elemente trimise.

  12. Faceți clic pe Terminare.

Notă: Aceasta este o regulă doar pentru client, ceea ce înseamnă că nu va funcționa atunci când Outlook 2010 nu rulează.

Cum configurez regula pentru „listele de distribuire”?

Pentru fiecare liste de distribuire sau grup de persoane de contact din care faceți parte și de la care nu este necesar să citiți fiecare mesaj, creați o regulă.

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli poștă electronică, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. În Expert reguli, sub Păstrare organizare, selectați Mutarea într-un folder a mesajelor de la un anumit expeditor, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Bifați caseta de selectare de la persoane sau grup.

  6. În Pasul 2, faceți clic pe persoane sau pe grupul public, adăugați grupul de persoane de contact, apoi faceți clic pe Următorul.

  7. Bifați casetele de selectare mutare în folderul specificat și încetarea procesării mai multor reguli. (Poate fi necesar să defilați în jos pentru a găsi această opțiune.)

  8. În Pasul 2, faceți clic pe Specificat și selectați folderul corespunzător listei de distribuție, apoi faceți clic pe Următorul.

  9. Selectați următoarele excepții: Excepție dacă numele meu este în caseta Către sau Cc și Excepție dacă subiectul sau corpul conține cuvinte specifice.

  10. În Pasul 2, faceți clic pe Anumite cuvinte și tastați toate cuvintele cheie care vă pot determina să vă doriți să citiți mesajul. De exemplu, dacă vă aflați într-o listă de distribuire pentru probleme generale, dar există unele probleme cu care vă confruntați doar dvs., introduceți cuvinte cheie pentru probleme. Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.

  11. Faceți clic pe Terminare.

Sfat: Dacă nu aveți niciun motiv să doriți ca un mesaj de e-mail trimis acestui grup de persoane de contact să fie trimis în Inboxul dvs., gândiți-vă să solicitați să fiți scos din Grupul de persoane de contact.

Notă:  Repetați pașii 2 - 10 pentru fiecare set de liste de distribuire (o regulă pentru fiecare folder.

De ce să utilizez reguli?

Pe măsură ce trece timpul, veți primi din ce în ce mai multe mesaje. Nu este posibil să citiți toate mesajele pe care le primiți  - și nici nu ar trebui să încercați. Mai bine citiți doar mesajele pe care le considerați importante. Regulile vă ajută să acordați prioritate mesajelor importante și să le minimizați pe cele care nu sunt prea relevante.

Sfat: Doar pentru că vi s-a trimis un mesaj (sau a fost trimis unei liste de distribuire la care v-ați abonat), nu trebuie neapărat să îl citiți și nici nu se așteaptă un răspuns.

Ce date setează semnalizările

Pas rapid

Ce face

Când se utilizează

Astăzi

Astăzi

Astăzi

Mâine

Mâine

Mâine

Săptămâna aceasta

Două zile de acum sau ultima zi din săptămâna de lucru, oricare cade prima. (Cu setările implicite, luni, înseamnă miercuri; pentru marți, înseamnă joi.)

Ultima zi din săptămâna de lucru

Săptămâna viitoare

Prima zi din următoarea săptămână de lucru

Ultima zi din următoarea săptămână de lucru

Ce trebuie să fac cu activitățile și corespondența semnalizată acum ceva ani din bara De făcut?

Dacă nu utilizați în mod constant activități sau semnalizări în vreun scop, selectați toate elementele, faceți clic cu butonul din dreapta, apoi selectați Ștergere. Această acțiune va șterge activitățile vechi și va elimina semnalizarea din mesajele și persoanele de contact semnalizate fără să șteargă elementele.

Ce trebuie să fac cu categoriile neutilizate?

Ștergeți toate categoriile pe care nu intenționați să le utilizați. Același set de categorii se aplică pentru toate elementele, așadar, dacă utilizați o categorie pentru persoanele de contact, păstrați-o.

Care este cea mai bună modalitate de a alege culorile?

Atunci când creați categorii de culori, aveți grijă ce alegeți. De exemplu, nu alegeți aceeași culoare pentru @telefon și @e-mail, însă alegeți culori similare (de exemplu, nuanțe de verde) pentru toate categoriile De discutat direct. În timp, veți avea posibilitatea să vă uitați în lista de activități și să determinați doar după culoare dacă o activitate poate fi efectuată în acel moment. De exemplu, dacă @Acasă este mov și vă aflați la serviciu, atunci nu este posibil să efectuați activități marcate cu mov.

De ce să programați timp pentru dvs.?

Dacă vă programați timpul în calendar, informațiile liber/ocupat despre dvs. se actualizează, iar ceilalți nu vă vor face programări pentru acele perioade. Dacă aveți un calendar ocupat, acesta poate fi singurul mod în care să vă dedicați timpul activității pe care trebuie să o faceți.

De asemenea, vă ajută să îndepliniți sigur un anumit lucru - dacă menționați în calendar o anumită activitate, ar trebui să vă simțiți dator să efectuați activitatea respectivă în acel moment. Dacă cineva vă face o programare în timpul unei activități, asigurați-vă că reprogramați. Nu vă păcăliți singur!

Cum gestionez cele 10.000 de mesaje din Inbox?

Dacă aveți mai mult de 20 de elemente în Inbox, procesați mesajele din săptămână trecută, apoi selectați mesajele rămase și mutați-le în folderul 1-Referință. Da, este posibil să faceți acest lucru și vă veți simți grozav.

De ce primesc atât de multe mesaje?

Dacă vă simțiți copleșit de mesaje, înseamnă că primiți mai multe decât reușiți să gestionați și poate că e necesar să stabiliți reguli mai drastice. Încercați să analizați de unde vin mesajele, sortând mesajele după De la, apoi restrângând toate anteturile. Citiți mesaje de la Grupuri de persoane de contact de care nu aveți nevoie? Atunci creați o regulă. Dacă modificați vizualizarea, nu uitați să reveniți înapoi la cea inițială!

Am 10 minute: ce ar trebui să citesc mai întâi în Inbox?

Dacă nu aveți mult timp la dispoziție, de exemplu, între întâlniri, aveți posibilitatea să citiți mesajele cu albastru – mesajele trimise direct dvs. Adesea, aceste mesaje așteaptă să efectuați un pas următor și sunt cele mai importante.

Cât de des ar trebui să îmi citesc mesajele?

Pentru mulți dintre noi, citirea mesajelor este aproape o dependență. Petreceți 20 de minute dimineața citind mesajele, apoi vă îndreptați atenția către consultarea zilnică a listei de activități. Apoi începeți ziua efectiv! Limitarea timpului petrecut citind mesaje la o dată dimineața și o dată la sfârșitul zilei vă poate îmbunătăți considerabil productivitatea. Încercați asta timp de o săptămână și vă veți convinge.

Cum pot gestiona activități complicate?

Sigla Office 2010 Unele activități necesită mai mult spațiu pentru planificare. Pentru aceste activități, utilizați OneNote. De exemplu, dacă planificați un proiect cu mai mulți pași, activități imbricate etc., OneNote este un instrument mai adecvat.

Dacă doriți doar să rețineți câteva activități asociate, listați-le în corpul activității. Dacă există mesaje asociate, glisați-le în activitate.

Trebuie să păstrez împreună activitățile personale și de afaceri?

Dacă e posibil, păstrați activitățile personale și de afaceri într-un singur loc. Păstrarea unei singure liste reduce numărul de locuri în care este nevoie să căutați ceea ce trebuie făcut. Dacă aveți deja o singură listă, utilizați categoriile ca să separați activitățile personale de cele de serviciu și gestionați lista eficient. Activitățile personale sunt stocate pe serverul Exchange al companiei și pot fi vizibile pentru cei din departamentul IT, așa că menționați în listă doar activități personale adecvate.

De ce nu se recomandă memorarea în gând a activităților?

Nu se recomandă să rețineți activitățile în minte. Procesul de urmărire a activităților este eliberator dacă alegeți să depindeți de Outlook 2010 în loc să vă suprasolicitați mental. E timpul să nu vă mai irosiți creierul amintindu-vă de activitățile pe care le aveți de făcut („Să nu uit să îi trimit lui Iulian un mesaj despre șabloane, să-i trimit lui Iulian un mesaj despre șabloane…”) și să începeți să vă concentrați doar pe activitatea de moment.

De ce să îmi păstrez activitățile în Outlook 2010?

Motivele pentru care o listă de activități din Outlook 2010 funcționează mai bine decât o listă pe hârtie:

  • Listele de hârtie nu pot fi menținute automat la zi.

  • Listele de hârtie nu pot fi rearanjate ușor.

  • Aveți posibilitatea să utilizați Outlook Web App pentru a vizualiza lista dvs. de activități de oriunde.

  • Sigla Office 2010 Outlook 2010 se integrează cu OneNote 2010 și Microsoft SharePoint Server și cu dispozitivul/telefonul dvs. mobil.

  • Listele de hârtie se pot pierde cu ușurință.

Complex: cum creez un Folder de căutare pentru mesajele de e-mail?

Aveți acces simplu la un set de mesaje despre un anumit subiect pentru o întâlnire. Creați o categorie pentru întâlnire, apoi creați un Folder de căutare cu următoarele criterii: categoria <nume> și neterminat și dintr-o anumită perioadă de timp. Pe măsură ce primiți mesaje despre acel subiect, marcați-le cu categoria. Când vă întâlniți, marcați ca terminate mesajele pe care le-ați discutat.

Începutul paginii

Referințe

Există numeroase cărți și filozofii excelente despre gestionarea timpului de la următoarele resurse:

Cărți și alte resurse

Resurse online suplimentare

Începutul paginii

Despre autor

Melissa MacBeth este manager principal de program al grupului de produse Office, la Microsoft. Ea a lucrat la mai multe caracteristici de gestionare a timpului pentru Outlook, între care se numără bara De făcut, semnalizările, semnalizarea la trimitere și Lista de activități zilnice. Trăiește în Seattle și îi place grădinăritul.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×