Atunci când conținutul unui site este organizat logic și ușor de găsit, este mai ușor să îl mențineți și să-l gestionați, iar utilizatorii site-ului sunt mai productivi. Ca administrator de colecție de site-uri sau ca proprietar de site, se recomandă să planificați strategia de site înainte de a crea site-ul. În acest articol, explorăm:
Ce tip de conținut veți avea pe site-uri?
După ce v-ați gândit la numărul și tipul de site-uri pe care le doriți, intenționați să planificați conținutul care va fi stocat pe aceste site-uri. Scopul acestei planificări de conținut este de a determina:
-
Ce tipuri de liste, biblioteci sau pagini doriți să creați pe site-uri pentru a organiza conținut Bibliotecile pot fi utilizate pentru stocarea documentelor și a altor fișiere, în timp ce listele pot fi utile pentru urmărirea activităților sau a problemelor. Paginile sunt elemente individuale dintr-un site unde puteți să afișați conținut, aplicații, linkuri și altele.
-
Ce tipuri de aplicații doriți să includeți SharePoint aplicații predefinite, cum ar fi biblioteci de documente și liste, dar puteți, de asemenea, să vă creați propriile aplicații sau să cumpărați aplicații de la terți din magazinul SharePoint.
-
Dacă doriți să creați tipuri de conținut Tipurile de conținut vă ajută să particularizați modul în care gestionați și să urmăriți anumite tipuri de conținut.
Organizația dumneavoastră poate dori să efectueze acest tip de planificare într-un mod centralizat (mai ales pentru tipurile de conținut), dar acesta este, de asemenea, tipul de planificare pe care trebuie să îi încurajați pe proprietarii de site-uri individuale să efectueze în timp ce particularizează site-urile pentru care sunt responsabile.
Ce tipuri de aplicații doriți să adăugați?
Pe lângă faptul că vă gândiți la tipurile de conținut, poate doriți să vă gândiți la alte tipuri de informații care vor fi stocate pe site-uri sau la tipurile de activități pe care le-ar dori persoanele din organizația dvs., să utilizeze site-uri de gestionat. Acest lucru vă va ajuta să planificați diferitele tipuri de aplicații pe care se recomandă să le adăugați la site-uri pentru a începe. De exemplu, dacă știți că doriți un spațiu de stocare a documentelor, probabil că veți dori să adăugați o bibliotecă de documente. Dacă știți că doriți să țineți evidența datelor importante, probabil că veți dori un calendar.
Nu trebuie să adăugați toate aplicațiile pe care le-ați putea avea nevoie în cele din urmă imediat. Proprietarii de site-uri pot să adauge și să elimine aplicații noi în timp, deoarece nevoile firmei se modifică. Dar planificarea timpurie despre modul în care doriți să particularizați conținutul de pe site-uri vă poate ajuta să vă asigurați că site-urile sunt imediat utile pentru utilizatori.
SharePoint include aplicații încorporate care sunt utile pentru o serie de scopuri de afaceri, de la stocarea și gestionarea documentelor, la gestionarea și urmărirea proiectelor, la comunicare. Puteți adăuga mai multe instanțe ale acestor tipuri de aplicații la un site. De asemenea, puteți să cumpărați și să adăugați aplicații de la terți de la magazinul SharePoint la site-ul dvs.
Pentru mai multe informații, consultați adăugarea unei aplicații la un site și cumpărarea unei aplicații de la magazinul SharePoint.
Trebuie să definiți tipurile de conținut?
Tipurile de conținut permit utilizatorilor site-ului să creeze rapid tipuri specializate de conținut, utilizând noul element sau comanda document nou într-o listă sau o bibliotecă. Tipurile de conținut sunt utile, deoarece oferă proprietarilor de site-uri o modalitate de a se asigura că conținutul este consecvent pe toate site-urile. Tipurile de conținut fac, de asemenea, posibilă o singură listă sau o bibliotecă să conțină mai multe tipuri de elemente sau tipuri de documente. Proprietarii de site-uri pot pre-configura detalii specifice despre conținut atunci când configurează tipuri de conținut pentru un site, o listă sau o bibliotecă.
Proprietarii de site-uri pot defini tipurile de conținut pentru elemente listă, documente sau foldere.
Este util să definiți tipurile de conținut pentru o parte din conținut, în cazul în care conținutul îndeplinește oricare dintre următoarele criterii:
|
Dacă este adevărat: |
Tipurile de conținut vă pot fi utile în următoarele moduri: |
|---|---|
|
Aveți anumite tipuri de documente care au un format sau un scop standardizat și doriți ca acestea să fie coerente în cadrul organizației. |
Configurați tipurile de conținut de site pentru aceste tipuri de documente la nivelul site-ului de echipă, astfel încât să fie disponibile pentru utilizare în toate subsite-urile site-ului de echipă. În acest fel, toți utilizatorii din organizația dumneavoastră vor crea aceste documente în moduri coerente. |
|
Aveți anumite șabloane pe care utilizatorii trebuie să le utilizeze pentru anumite tipuri de documente. |
Adăugați aceste șabloane de document la tipurile de conținut relevante, astfel încât toate documentele noi create din tipul de conținut să utilizeze șablonul. |
|
Există un set standard de informații pe care doriți să le urmăriți pentru anumite tipuri de documente sau elemente. |
Adăugați coloane la tipul de conținut pentru a urmări aceste informații. Dacă oricare dintre informații este deosebit de esențială, puteți să desemnați acele coloane după cum este necesar. De asemenea, puteți furniza valori implicite pentru anumite coloane atunci când configurați tipul de conținut. |
|
Există un proces de afaceri definit pentru modul în care anumite tipuri de documente sunt gestionate sau revizuite întotdeauna. |
Luați în considerare Configurarea fluxurilor de lucru pentru anumite tipuri de conținut. Puteți utiliza fluxuri de lucru pentru a gestiona procesele de afaceri, cum ar fi revizuirea sau aprobarea documentului. |
După ce identificați conținutul pentru care se recomandă să definiți tipurile de conținut, trebuie să vă gândiți unde doriți să definiți tipurile de conținut. Dacă definiți tipurile de conținut de site la nivelul site-ului de echipă, acestea vor fi disponibile în general pentru reutilizare în listele și bibliotecile din toate subsite-urile site-ului de echipă. Proprietarii de site-uri individuale pot, de asemenea, defini tipuri de conținut de site pentru site-urile lor, deși aceste tipuri de conținut vor fi disponibile pentru utilizare în liste și biblioteci doar pe site-ul respectiv și pe toate site-urile de sub aceasta.
Este util să creați o foaie de calcul sau un tabel care captează informațiile pe care doriți să le includeți atunci când definiți tipurile de conținut. De exemplu, puteți începe prin a crea ceva de bază, cum ar fi tabelul de mai jos, apoi adaptându-l pentru a include informațiile suplimentare pe care le puteți găsi utile pentru a le urmări, cum ar fi site-urile sau echipele care vor utiliza tipurile de conținut:
|
Tip de conținut nou |
Tip de conținut părinte |
Coloane |
Șablon document |
Fluxurile de lucru |
|---|---|---|---|---|
|
Specificați numele tipului de conținut pe care doriți să-l creați. |
Specificați tipul de conținut părinte din care va fi creat. |
Enumerați coloana nouă sau existentă pe care doriți să o adăugați la tipul de conținut. |
Specificați dacă va exista un șablon de document asociat cu tipul de conținut. |
Specificați dacă vor exista fluxuri de lucru asociate cu tipul de conținut. |
Pentru mai multe informații despre lucrul cu tipurile de conținut, consultați crearea sau particularizarea unui tip de conținut.
Cum vor găsi și vor accesa conținutul utilizatorii dvs.?
Gândiți-vă la modul în care utilizatorii site-ului vor găsi și utiliza conținutul de pe site-urile SharePoint. Acest tip de planificare vă va ajuta să luați decizii despre configurarea navigării și căutarea site-ului de echipă și a subsite-urilor sale.
Ce site-uri doriți să includeți în navigarea globală?
Pentru a planifica navigarea, este util să creați o diagramă a site-urilor din ierarhia site-ului. Dacă ați creat deja o diagramă în timp ce planificați site-uri, puteți să începeți cu acea diagramă și să o modificați. Includeți toate subsite-urile site-ului de echipă. De asemenea, este posibil să doriți să includeți liste sau biblioteci importante care există pe site-ul de echipă și subsite-urile sale. Acest lucru vă va ajuta să identificați dintr-o privire destinațiile importante pe care utilizatorii de site le-ar putea dori să le găsească dacă pornesc de pe pagina de pornire a site-ului de echipă.
Navigarea de sus de pe un site oferă ceea ce este cunoscut sub numele de navigare globală.
În mod implicit, fiecare site utilizează navigarea sa de sus, dar puteți decide să permiteți site-urilor să moștenească navigarea superioară din site-ul părinte, astfel încât experiența de navigare să fie consecventă pe toate site-urile. Puteți configura site-urile care apar în navigarea superioară. De asemenea, puteți să includeți linkuri la orice alt URL dorit, în cazul în care doriți să integrați linkuri către resurse externe în navigarea site-ului dvs. Pentru mai multe informații despre particularizarea navigării superioare, consultați Particularizarea navigării pe site-ul de echipă.
Dacă aveți mai multe subsite-uri pentru site-ul de echipă, este posibil să nu doriți să le expuneți pe toate în bara de linkuri de sus, deoarece acest lucru poate fi copleșitor pentru utilizatorii site-ului. Dar nu doriți, de asemenea, să faceți site-uri importante sau conținut nedescoperit. Utilizați diagrama de ierarhie a site-ului pentru a identifica site-urile cheie pe care doriți să le expuneți în navigarea globală.
Cum vor naviga utilizatorii în interiorul site-urilor?
În plus față de navigarea superioară, site-urile afișează, de asemenea, un element de navigare în partea stângă a paginii, denumit lansare rapidă.
De obicei, lansarea rapidă afișează linkuri specifice site-ului curent și poate fi utilizată pentru a evidenția conținutul care este cel mai important. Atunci când creați o listă sau o bibliotecă nouă, apare automat un link nou sub Recente, în Lansare rapidă. Doar cele mai recente cinci linkuri apar în secțiunea Recente.
Puteți să particularizați lansarea rapidă pentru a adăuga sau a elimina linkuri la listele și bibliotecile de pe site. De asemenea, puteți să grupați linkuri sub titluri particularizate. Dacă alegeți ca toate subsite-urile să moștenească navigarea globală, atunci va fi important ca proprietarii de site-uri să particularizeze navigarea în lansare rapidă, deoarece va fi modul principal în care utilizatorii vor găsi conținut într-un site atunci când îl vizitează. Dacă vă hotărâți să nu aveți subsite-uri moștenite navigarea globală de pe site-ul de echipă, atunci utilizatorii vor putea să utilizeze atât bara de linkuri de sus, cât și lansarea rapidă de pe un subsite pentru a găsi conținutul din acesta. Pentru mai multe informații despre editarea linkurilor în lansare rapidă, consultați Particularizarea navigării pe site-ul de echipă.
La ce trebuie să vă gândiți când planificați căutarea?
Utilizatorii sunt mai susceptibile să vrea să utilizeze SharePoint atunci când pot găsi cu ușurință informațiile de care au nevoie. Prin utilizarea caracteristicilor de conținut, cum ar fi tipurile de conținut sau prin adăugarea coloanelor de metadate la liste și biblioteci, puteți contribui la a face conținutul mai detectabil prin căutare.
Administratorii colecției de site-uri și administratorii de site pot efectua o serie de configurații pentru a particulariza experiența de căutare pentru utilizatori.
|
Pentru aceasta: |
Consultați acest subiect: |
|---|---|
|
Particularizați stilul și setările care afectează rezultatele căutării, puteți să particularizați centrul de căutare și părțile Web utilizate în paginile centru de căutare. |
|
|
Creați reguli de interogare pentru a îmbunătăți modul în care căutarea răspunde la intenția utilizatorului. |
|
|
Particularizați sursele de rezultate pentru căutări. |
|
|
Vizualizarea, crearea sau modificarea proprietăților gestionate sau Maparea proprietăților accesate cu crawlere la proprietăți gestionate. |
|
|
Pentru a exporta și a importa setări particularizate de configurare a căutării între site-uri. Setările pe care le exportați și importați includ toate regulile de interogare particularizate, sursele de rezultate, tipurile de rezultate, modelele de clasificare și setările de căutare a site-ului. |
Exportul și importul setărilor de configurare pentru căutarea particularizată |
Cum devine disponibil conținutul în căutare
Serviciul de căutare este programat să acceseze cu crawlere SharePoint conținut la fiecare cinci minute. După ce un element este adăugat la un site SharePoint, va exista o perioadă de timp înainte ca aceasta să fie indexată și returnată în rezultatele căutării. Această perioadă variază în funcție de activitățile de utilizator curente. Activități precum migrarea site-urilor, upgrade-ul și întreținerea măresc încărcarea în conductele de indexare. Elementele noi de conținut ar trebui să se afișeze de obicei în rezultatele căutării într-o oră.
Ce trebuie să facă utilizatorii cu conținutul?
Întrebând câteva întrebări de bază despre ce trebuie să facă utilizatorii site-ului cu conținutul, puteți determina modul în care poate fi necesar să configurați anumite site-uri, liste sau biblioteci, precum și ce caracteristici specifice pot avea utilizatorii de site.
|
Întrebări de explorat: |
Considerații pentru configurarea conținutului: |
|---|---|
|
Trebuie să urmăriți versiunile de anumite tipuri de documente sau elemente de listă? |
|
|
Utilizatorii site-ului vor avea nevoie de capacitatea de a lucra sau a colabora simultan la anumite tipuri de documente? |
|
|
Trebuie aprobate anumite tipuri de conținut înainte de a fi accesibile în general |
|
|
Sunt anumite tipuri de documente care fac obiectul anumitor procese de afaceri sau a fluxurilor de lucru umane? |
|
|
Veți utiliza liste pentru a conduce vehicule sau pentru a gestiona procesele |
|
|
Va exista conținut sensibil pe site-uri care trebuie restricționate de la accesul general |
|
|
Utilizatorii vor trebui să primească actualizări despre modificările de conținut? |
|
