Organizarea fișierelor într-o bibliotecă

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Modul de organizare a fișierelor dintr-o bibliotecă SharePoint depinde de nevoile grupului și de modul în care preferați să stocați și să căutați informațiile. Prin planificare, se poate configura structura care funcționează cel mai bine pentru organizație.

Modalități de organizare a fișierelor

Bibliotecile au câteva caracteristici care vă ajută să lucrați cu mai multe fișiere din aceeași bibliotecă. Totuși, este posibil ca organizației dvs. să i se potrivească mai bine existența a mai multor biblioteci.

Poate veți dori să utilizați o singură bibliotecă mare pentru diverse necesități. De exemplu, pentru mai multe proiecte din cadrul aceluiași grup sau pentru mai multe grupuri care lucrează la același proiect.

Utilizați o singură bibliotecă atunci când:

  • Grupul are nevoie de informații diferite despre fișiere sau de vizualizări diferite pentru același set de fișiere. De exemplu, un manager poate dori să vadă toate fișierele grupate după departament sau după data expirării.

  • Utilizatorii doresc să caute fișiere în aceeași locație de pe un site.

  • Doriți să aplicați aceleași setări pentru fișiere, cum ar fi urmărirea versiunilor fișierelor sau solicitarea aprobării.

  • Grupurile care lucrează cu biblioteca au caracteristici similare, cum ar fi nivelul de permisiune.

    Notă : Pot fi aplicate permisiuni unice pentru anumite fișiere, dar, dacă nivelurile de permisiune variază considerabil, luați în considerare utilizarea mai multor biblioteci.

  • Doriți să analizați informațiile despre fișiere într-o foaie de calcul sau să primiți actualizări unificate despre fișiere.

    Notă : Puteți primi avertizări atunci când sunt modificate fișierele sau puteți vizualiza toate modificările dintr-o bibliotecă utilizând tehnologia RSS. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu fișierele care s-au modificat. Consultați Crearea sau abonarea la un flux RSS sau Crearea unei avertizări pentru a fi notificat atunci când un fișier sau un folder este modificat în SharePoint pentru mai multe informații.

Iată în continuare câteva modalități prin care puteți vizualiza și gestiona fișierele din aceeași bibliotecă:

  • Adăugarea coloanelor    Pentru a ajuta grupul dvs. să indice datele cele mai importante și pentru a vizualiza datele în modalități diferite, puteți adăuga coloane la bibliotecă. Coloanele apar în partea de sus a paginii bibliotecii ca titluri, de exemplu, numele departamentului sau data scadentă. Puteți utiliza titlurile de coloană pentru a sorta și a filtra fișierele dintr-o bibliotecă. Consultați Adăugarea, eliminarea sau modificarea coloanelor din biblioteca de documente sau a coloanelor de site SharePoint pentru mai multe informații.

  • Crearea de vizualizări    Puteți utiliza vizualizări dacă persoanele din grupul dvs. trebuie să vadă frecvent datele într-un anumit fel. În vizualizări, coloanele sunt utilizate pentru a sorta, a grupa, a filtra și a afișa datele. Consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări pentru mai multe informații.

  • Crearea de foldere    Pentru mai multe fișiere care pot fi grupate într-un anumit mod, folderele sunt o opțiune. Folderele pot ajuta utilizatorii să scaneze și să gestioneze fișierele într-un mod familiar. SharePoint furnizează o vizualizare arborescentă care poate fi utilizată pentru a naviga prin site-uri și foldere, similar cu modul în care se lucrează cu folderele de pe un hard disk. Consultați Crearea unui folder într-o bibliotecă de documente pentru mai multe informații.

  • Configurarea mai multor șabloane    Dacă sunt configurate mai multe tipuri de conținut într-o bibliotecă, puteți crea diverse tipuri de șabloanele implicite, cum ar fi contracte de vânzări, prezentări de marketing și foi de lucru de buget, în aceeași bibliotecă. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Consultați Configurarea unui șablon de fișier pentru o bibliotecă de documente sau o bibliotecă de formulare pentru mai multe informații.

Vă recomandăm mai multe biblioteci atunci când există anumite diferențe între seturile de fișiere pe care doriți să le stocați și să le gestionați sau între grupurile de persoane care vor lucra cu fișierele.

Utilizați mai multe biblioteci atunci când:

  • Tipurile de fișiere pe care doriți să le stocați și să le gestionați sunt distincte și nu este de așteptat ca persoanele să vizualizeze frecvent rezumate ale fișierelor sau să caute în fișiere.

  • Grupurile de persoane care utilizează fișierele sunt distincte și au nivele de permisiune diferite.

  • Trebuie să aplicați setări diferite, cum ar fi gestionarea versiunilor sau aprobarea, la mai multe seturi de fișiere.

  • Nu este necesar să analizați fișierele împreună sau să primiți actualizări unificate referitoare la fișiere.

  • Doriți fie să furnizați seturi diferite de opțiuni pentru crearea de fișiere noi, fie să modificați ordinea opțiunilor din meniul Nou al unei biblioteci.

Iată câteva moduri prin care se poate lucra eficient cu biblioteci multiple:

  • Configurarea coloanelor și șabloanelor de site    Dacă organizația dorește să stabilească setări unitare pentru biblioteci, poate seta șabloane de site și coloane de site. Puteți partaja setările în mai multe biblioteci astfel încât să nu fie nevoie să recreați setările de fiecare dată.

  • Trimiterea fișierelor în altă locație    Dacă doriți ca un fișier să fie disponibil în mai multe biblioteci, puteți să stocați fișierul într-o bibliotecă, apoi să trimiteți o copie către alte biblioteci. Când actualizați documentul original, puteți alege să vi se reamintească să actualizați documentul în alte locații.

  • Crearea șabloanelor de bibliotecă    Dacă doriți să stabiliți setări uniforme pentru biblioteci sau să reutilizați anumite caracteristici în biblioteci, puteți salva o bibliotecă ca șablon. Șabloanele de bibliotecă sunt disponibile ca opțiune pe site atunci când faceți clic pe Creare în meniul Acțiuni site.

Notă : Dacă adăugați fișiere noi la o bibliotecă ce conține fișierele dintr-un proiect mai vechi, poate fi dificil să decideți dacă să creați o bibliotecă nouă sau să le adăugați la cea existentă. Fiecare situație este diferită, dar, dacă credeți că va trebui să analizați sau să gestionați toate fișierele împreună la un moment dat, luați în considerare adăugarea fișierelor la biblioteca existentă. Puteți utiliza coloane, filtre și vizualizări, astfel încât să apară doar fișierele cele mai recente în vizualizarea implicită.

În mod implicit, bibliotecile urmăresc numele unui fișier, precum și informații despre starea unui fișier, de exemplu, dacă acesta este arhivat. Puteți să specificați coloane suplimentare, care vor ajuta grupul să clasifice și să urmărească fișiere, cum ar fi numele departamentului sau numărul de proiect. Adăugarea de coloane vă ajută să profitați la maximum de mai multe vizualizări pentru bibliotecă.

Aveți mai multe opțiuni pentru tipul coloanei pe care o creați, inclusiv o singură linie de text, o listă verticală de opțiuni, un număr ce este calculat din alte coloane sau chiar numele și poza unei persoane pe site.

Notă : Următoarea procedură începe din pagina bibliotecii în care doriți să adăugați coloana. Dacă biblioteca nu este deja deschisă, faceți clic pe numele său în Lansare rapidă. Dacă nu apare numele bibliotecii, faceți clic pe Setări Butonul Setări în formă de roată dințată , apoi faceți clic pe Conținut site sau pe Vizualizați tot conținutul site-ului, apoi faceți clic pe numele bibliotecii.

  1. Pe panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

  2. În grupul Vizualizări gestionate, faceți clic pe Creare coloană.

    Linkul de creare a coloanei din biblioteca SharePoint Online
  3. În secțiunea Nume și tip, tastați numele dorit pentru coloană în caseta Nume coloană.

  4. Sub Tipul de informații din această coloană este, selectați tipul de informații care doriți să apară în coloană.

    Caseta de dialog Creare coloană

  5. În secțiunea Setări suplimentare pentru coloană, tastați o descriere în caseta Descriere, pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă scopul coloanei și ce date ar trebui să conțină. Această descriere este opțională.

  6. Faceți clic pe OK.

Puteți utiliza vizualizările pentru a vedea fișierele cele mai importante pentru dvs. sau pe care se potrivesc cel mai bine unui scop. De exemplu, puteți crea vizualizări ale fișierelor care au fost create cel mai recent, ale fișierelor dintr-un anumit departament sau ale fișierelor care au fost create de o anumită persoană. După ce creați o vizualizare, aceasta este întotdeauna disponibilă atunci când vă uitați la o bibliotecă.

Lista de Vizualizări curente din panglică

Când vă uitați la fișiere într-o bibliotecă, puteți sorta sau filtra temporar fișierele indicând către numele unei coloane și făcând clic pe săgeata de lângă nume. Acest lucru este util dacă aveți nevoie să vedeți fișierele într-un anumit mod, însă pașii trebuie repetați la următoarea vizualizare a bibliotecii.

Lista verticală de sub titlurile de coloană.

Dacă vă așteptați să vizualizați fișierele frecvent într-un anumit mod, puteți să creați o vizualizare. Puteți utiliza această vizualizare oricând lucrați cu biblioteca. Atunci când creați o vizualizare, aceasta este adăugată la meniul Vizualizare al bibliotecii.

Opțiunea Vizualizări din partea de sus a bibliotecii de documente

Bibliotecile pot avea vizualizări personale și vizualizări publice. Oricine poate crea o vizualizare personală pentru a vedea fișierele într-un anumit mod sau pentru a filtra doar după fișierele pe care dorește să le vadă. Dacă aveți permisiunea de a proiecta un site, puteți crea o vizualizare publică pe care să o utilizeze oricine atunci când vizualizează biblioteca. De asemenea, puteți transforma orice vizualizare publică în vizualizare implicită, astfel încât utilizatorii să aibă automat acea vizualizare a bibliotecii.

În plus, atunci când proiectați un site, puteți să creați o legătură la diverse vizualizări sau să proiectați pagini cu părți web care utilizează diverse vizualizări.

Dacă membrii grupului dvs. vor vizualiza bibliotecile de pe un dispozitiv mobil, puteți crea vizualizări mobile care oferă limitări, cum ar fi numărul de elemente afișate într-o vizualizare, optime pentru limitările și lățimea de bandă a acestor dispozitivelor. În secțiunea Consultați și veți găsi linkuri către mai multe informații despre crearea vizualizărilor.

Următoarea procedură este destinată creării unui tip de vizualizare standard. Opțiunile pe care le puteți alege variază pentru câteva dintre celelalte tipuri de vizualizări, dar pașii de bază pentru a crea o vizualizare sunt similari.

  1. În lista sau în biblioteca unde doriți să creați vizualizarea, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă, apoi faceți clic pe Creare vizualizare.

    Notă :  Dacă este dezactivată opțiunea Creare vizualizare, nu aveți permisiunea de a crea o vizualizare. Consultați administratorul site-ului.

    Butonul Creare vizualizare pentru biblioteca SharePoint din panglică.

  2. Faceți clic pe un format, cum ar fi Vizualizare standard sau o vizualizare existentă, pe care doriți să vă bazați vizualizarea.

  3. În caseta Nume vizualizare , tastați numele vizualizării. Selectați Setare ca vizualizare implicită dacă doriți ca aceasta să fie vizualizarea implicită în listă sau în bibliotecă. Doar o vizualizare publică poate fi vizualizarea implicită într-o listă sau într-o bibliotecă.

  4. În secțiunea Public, sub Publicul vizualizării, selectați Creare vizualizare personală sau Creare vizualizare publică.

    Notă : Dacă opțiunea Creare vizualizare publică este dezactivată, nu aveți permisiunile necesare de a crea o vizualizare publică pentru această listă sau bibliotecă.

    În secțiunea Coloane, bifați coloanele pe care le doriți în vizualizare și debifați coloanele care nu doriți să apară. Lângă numerele de coloană, selectați ordinea în care doriți să apară coloanele în vizualizare. Consultați Crearea unei coloane dintr-o listă sau bibliotecă pentru mai multe informații despre coloane.

  5. În secțiunea Sortare, selectați dacă doriți să sortați fișierele și modalitatea de sortare. Puteți utiliza două coloane pentru sortare. De exemplu, puteți sorta prima dată după autor, apoi după numele fișierului pentru fiecare autor.

  6. În secțiunea Filtru, selectați opțiunile pentru modalitatea de filtrare a fișierelor și dacă doriți să filtrați fișierele. O vizualizare filtrată afișează o selecție mai redusă a fișierelor, de exemplu, doar fișierele create de un anumit departament sau doar fișierele cu starea Aprobat.

  7. În secțiunea Grupare după, puteți să grupați elementele cu aceeași valoare într-o secțiune, de exemplu, să aveți o secțiune de documente grupate după fiecare autor pe care o puteți extinde sau restrânge.

  8. În secțiunea Totaluri, aveți posibilitatea să numărați elementele dintr-o coloană, cum ar fi numărul total de probleme. În unele cazuri, aveți posibilitatea să rezumați sau să filtrați informații suplimentare, cum ar fi mediile.

  9. În secțiunea Stil, selectați stilul dorit pentru vizualizare, cum ar fi o listă umbrită în care este umbrit fiecare al doilea rând.

  10. Dacă biblioteca include foldere, puteți crea o vizualizare care să nu includă folderele. Aceasta este denumită uneori vizualizare simplă. Pentru a vizualiza toate fișierele la același nivel, faceți clic pe Afișarea tuturor elementelor fără foldere în secțiunea Foldere.

  11. Puteți să limitați numărul de fișiere ce pot fi vizualizate în bibliotecă sau numărul de fișiere ce pot fi vizualizate pe aceeași pagină. Aceste setări sunt deosebit de importante în cazul în care creați o vizualizare pentru un dispozitiv mobil. În secțiunea Limită elemente, selectați opțiunile dorite.

  12. Dacă intenționați să vizualizați biblioteca pe un dispozitiv mobil, selectați opțiunea pe care o doriți din secțiunea Mobil.

  13. Faceți clic pe OK.

Dacă aveți mai multe tipuri de documente sau un conținut divers într-o bibliotecă, puteți crea foldere pentru ajutor la organizarea conținutului.

  1. Dacă biblioteca nu este deja deschisă, faceți clic pe numele său în Lansare rapidă.

    Dacă numele bibliotecii nu apare, faceți clic pe meniul Setări Butonul Setări în formă de roată dințată , faceți clic pe Conținut site sau Vizualizați tot conținutul site-ului, apoi faceți clic pe numele bibliotecii.

  2. Faceți clic pe fila Fișiere, apoi pe Folder nou.

    Fila Fișiere din panglică, cu butonul Folder nou evidențiat

    Notă : Este posibil ca persoana care a creat biblioteca să fi specificat ca nu se pot crea foldere în bibliotecă. În acest caz, comanda Folder nou nu este disponibilă.

  3. Tastați un Nume pentru folder și apoi faceți clic pe Salvare sau pe OK.

Sfat : Dacă aveți mai multe biblioteci cu foldere și persoanele din grupul dvs. doresc să navigheze într-o bibliotecă la fel cum procedează pe hard disk, atunci se recomandă ca grupul să activeze site-ul pentru a utiliza vizualizarea arborescentă. Puteți utiliza vizualizarea arborescentă pentru a extinde, a restrânge și a naviga prin foldere cu ușurință.

Activare vizualizare arborescentă

  1. Faceți clic pe meniul Setări Butonul Setări în formă de roată dințată , apoi faceți clic pe Setări site.

  2. Faceți clic pe Vizualizare arborescentă sub secțiunea Aspect și stil.

  3. În pagina Vizualizare arborescentă, puteți să setați dacă să se activeze Lansare rapidă sau Vizualizarea arborescentă. Deoarece vizualizarea arborescentă va apărea în Lansare rapidă, probabil vă veți dori să le activați pe ambele.

  4. Faceți clic pe OK.

    Bara Lansare rapidă cu vizualizarea arborescentă

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Consultați și

Introducere în biblioteci

Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×