Organizarea fișierelor într-o bibliotecă

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Modul în care organizați fișierele dintr-o bibliotecă depinde de necesitățile grupului și de modul în care preferați să stocați și să căutați informații. Planificarea vă poate ajuta să configurați structura care funcționează cel mai bine pentru organizație.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include mai multe bibliotecă gata de utilizat și șabloane de bibliotecă. Aceste biblioteci și șabloane reprezintă un punct de pornire bun pentru organizarea fișierelor.

În acest articol

Office SharePoint Server 2007 libraries and library templates

Ways to organize files

Add a column to a library

Create a view

Create a folder in a library

Biblioteci și șabloane de bibliotecă Office SharePoint Server 2007

Când se instalează Office SharePoint Server 2007, se creează mai multe biblioteci pentru a vă ajuta la buna organizare a colecției de site-uri. Se creează anumite biblioteci, în funcție de modul în care este configurată colecția de site-uri. De exemplu, colecțiile de site-uri cu caracteristicile de Publicare configurate conțin următoarele biblioteci:

  • Documente     Această bibliotecă se creează pentru fiecare site pentru a stoca documente care se utilizează în paginile din acel site.

  • Imagini     Această bibliotecă se creează pentru fiecare site pentru a stoca imaginile care se utilizează în paginile din acel site.

  • Pagini     Această bibliotecă se creează pentru fiecare site pentru a stoca paginile din acel site.

  • Documente colecție de site-uri     Această bibliotecă se creează pentru a stoca documentele care se utilizează în întreaga colecție de site-uri.

  • Imagini colecție de site-uri     Această bibliotecă se creează pentru a stoca imaginile care se utilizează în întreaga colecție de site-uri.

  • Bibliotecă de stiluri     Această bibliotecă se creează pentru a stoca stiluri XSL particularizate și foi de stil în cascadă.

Library templates are another way that Office SharePoint Server 2007 helps you organize your files. By using library templates, you can easily create libraries that are designed to support particular kinds of files, and to enable particular library functions. For more information about Office SharePoint Server 2007 library templates, see the article Library templates available in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Top of Page

Moduri de organizare a fișierelor

Bibliotecile au mai multe caracteristici care vă ajută să lucrați cu fișiere multiple într-o bibliotecă. Cu toate acestea, se poate să fie mai utile pentru organizație bibliotecile multiple.

Stocarea multor documente într-o bibliotecă

Se poate utiliza o singură bibliotecă mare pentru diverse necesități. De exemplu, pentru mai multe proiecte din cadrul aceluiași grup sau pentru mai multe grupuri care lucrează la același proiect.

O singură bibliotecă se utilizează atunci când:

  • Grupul are nevoie de informații sau de vizualizări diferite pentru același set de fișiere. De exemplu, un manager poate dori să vadă toate fișierele grupate după departament sau după data expirării.

  • Ceilalți doresc să caute fișierele în aceeași locație de pe un site.

  • Doriți să aplicați aceleași setări pentru fișiere, cum ar fi urmărirea versiunilor fișierelor sau solicitarea aprobării.

  • Grupurile care lucrează cu biblioteca au caracteristici similare, cum ar fi nivelul de permisiune.

    Notă: Se pot aplica niveluri de permisiune pentru anumite fișiere, dar, dacă niveluri de permisiune variază mult, se recomandă utilizarea bibliotecilor multiple.

  • Doriți să analizați informațiile despre fișiere într-o foaie de calcul sau să primiți actualizări consolidate despre fișiere.

    Notă: Se poate utiliza tehnologie RSS pentru a primi avertismente în cazul modificării unei biblioteci, de exemplu la modificarea fișierelor stocate în bibliotecă. Fluxurile RSS le permit membrilor grupului de lucru să vadă o listă consolidată a fișierelor care s-au modificat.

Iată câteva dintre modurile în care se pot vizualiza și gestiona fișiere într-o bibliotecă:

  • Add columns    To help your group to pinpoint the data that is most important and to view the data in different ways, you can add columns to your library. Columns appear at the top of the library page as headings, such as "Department Name" or "Due Date". You can use the column headings to sort and filter the files in a library.

  • Create views    You can use views if the people in your group frequently need to see the data in a certain way. In views, columns are used to sort, group, filter, and display the data.

  • Crearea de foldere    Dacă o bibliotecă are multe fișiere care se pot grupa logic, se pot utiliza foldere pentru a crea acele grupuri în cadrul bibliotecii. Folderele permit căutarea și gestionarea fișierelor într-un mod familiar. Office SharePoint Server 2007 furnizează o vizualizare de tip arbore care se poate utiliza pentru a naviga prin site-uri și foldere, în mod similar cu lucrul cu folderele de pe o unitate hard disk.

  • Setarea mai multor șabloane    Dacă sunt setate mai multe tipuri de conținut într-o bibliotecă, aveți posibilitatea să creați tipuri diferite de șabloane implicite — cum ar fi contractele de vânzări, prezentări de marketing și foi de lucru de buget — în cadrul aceleiași biblioteci. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență pentru mai multe biblioteci.

Crearea de biblioteci multiple

Este nevoie să se creeze biblioteci multiple atunci când există anumite diferențe între seturile de fișiere pe care doriți să le stocați și gestionați, sau între grupurile de persoane care lucrează cu fișierele.

Bibliotecile multiple se utilizează când:

  • Tipurile de fișiere pe care doriți să le stocați și să le gestionați sunt distincte și nu este de așteptat ca persoanele să vizualizeze frecvent rezumate ale fișierelor sau să caute în fișiere.

  • Grupurile de persoane care utilizează fișierele sunt diverse și au niveluri de permisiune diferite.

  • Trebuie aplicate setări diferite, cum ar fi de versiune sau aprobare, pentru seturi de fișiere diferite.

  • Nu este nevoie să se analizeze fișierele per total sau să se primească actualizări consolidate despre fișiere.

  • Doriți să furnizați seturi diferite de opțiuni pentru crearea de fișiere noi sau doriți ca opțiunile din meniul Nou al unei biblioteci să apară în altă ordine.

Iată câteva moduri prin care se poate lucra eficient cu biblioteci multiple:

  • Setarea șabloanelor și a coloanelor de site     Dacă organizația dorește să stabilească setări consistente pentru biblioteci, poate seta șabloane de site și coloane de site. Aveți posibilitatea să partajați setările în mai multe biblioteci astfel încât să nu fie nevoie să recreați setările de fiecare dată.

  • Trimiterea fișierelor către altă locație     Dacă doriți ca un fișier să fie disponibil în mai multe biblioteci, aveți posibilitatea să stocați fișierul într-o bibliotecă, apoi să trimiteți o copie către alte biblioteci. Există opțiunea de a vi se reaminti să actualizați copiile documentului atunci când modificați originalul.

  • Crearea de șabloane de bibliotecă     Dacă doriți să stabiliți setări uniforme pentru biblioteci sau să reutilizați anumite caracteristici în biblioteci, se poate salva ca șablon o bibliotecă. Șabloanele de bibliotecă sunt disponibile ca opțiune în site când faceți clic pe Creare în meniul Acțiuni pentru site.

Notă: Dacă adăugați fișiere noi la o bibliotecă în care se află fișiere dintr-un proiect anterior, poate fi dificil de ales între crearea unei biblioteci noi și adăugarea fișierelor în cea existentă. Fiecare situație este diferită, dar, dacă va fi nevoie să se analizeze sau gestioneze toate fișierele la un anumit moment, luați în considerare adăugarea fișierelor la biblioteca existentă. Se pot utiliza coloane, filtre și vizualizări astfel încât să apară doar cele mai recente fișiere în vizualizarea implicită.

Top of Page

Adăugarea unei coloane la o bibliotecă

În mod implicit, bibliotecile urmăresc numele unui fișiere, cât și informațiile despre starea unui fișier, de exemplu dacă este verificat la intrare. Aveți posibilitatea să specificați coloane suplimentare pentru gruparea și urmărirea fișierelor, cum ar fi un nume de departament sau un număr de proiect. Adăugarea coloanelor eficientizează utilizarea vizualizărilor multiple pentru bibliotecă.

Aveţi câteva opţiuni pentru tipurile de coloane pe care le creaţi, printre care o singură linie de text, o listă verticală de opţiuni, un număr calculat din alte coloane sau chiar numele şi imaginea unei persoane din site.

Notă: Următoarea procedură pornește de la pagina de bibliotecă a bibliotecii la care doriți să adăugați coloana. Dacă biblioteca nu este deschisă deja, faceți clic pe numele ei în bara Lansare rapidă. Dacă numele bibliotecii nu este afișat, faceți clic pe Se vizualizează tot conținutul site-ului, apoi faceți clic pe numele bibliotecii.

  1. On the Settings menu Settings menu , click Create Column.

  2. În secţiunea Nume şi tip, tastaţi numele în caseta Nume coloană.

  3. Sub Tipul de informaţii din această coloană este, selectaţi tipul de informaţii care doriţi să apară în coloană.

  4. În secţiunea Setări suplimentare pentru coloană, tastaţi o descriere în caseta Descriere pentru a ajuta pe ceilalţi să înţeleagă scopul coloanei şi ce date trebuie să conţină. Această descriere este opţională.

  5. În funcţie de tipul de coloană selectat, pot să apară mai multe opţiuni în secţiunea Setări suplimentare pentru coloană. Selectaţi setările suplimentare dorite.

  6. Pentru a adăuga coloana la vizualizarea implicită, pe care persoanele din site să o vadă automat când deschid prima oară o listă sau o bibliotecă, faceţi clic pe Adăugare la vizualizarea implicită.

  7. Faceți clic pe OK.

Top of Page

Crearea unei vizualizări

Aveți posibilitatea să vizualizați fișierele care sunt cele mai importante sau care se potrivesc cel mai bine unui anumit scop. De exemplu, se pot crea vizualizări a celor mai recente create fișiere, a fișierelor dintr-un anumit departament sau a fișierelor care au fost create de o anumită persoană. După crearea unei vizualizări, aceasta este disponibilă întotdeauna când vizualizați biblioteca.

Vizualizările din meniul Vizualizare

Când vă uitați la fișierele dintr-o bibliotecă, este posibil să sortați sau să filtrați temporar fișierele indicând numele unei coloane, apoi făcând clic pe săgeata în jos din dreptul numelui. Acest lucru este util dacă este nevoie să se vadă fișierele într-un anumite mod, dar trebuie repetați pașii la următoarea vizualizare a bibliotecii.

Sortarea elementelor dintr-o listă sau bibliotecă

If you expect to view the files in a certain way frequently, you can create a view. You can use this view any time that you work with the library. When you create a view, it is added to the View menu Meniu Vizualizare of the library.

Bibliotecile pot avea vizualizări personale și vizualizări publice. Oricine poate crea o vizualizare personală pentru a vizualiza fișiere într-un anumit mod sau pentru a filtra doar acele fișiere pe care doresc să le vizualizeze. Dacă aveți permisiuni de proiectare site, aveți posibilitatea să creați o vizualizare publică care poate fi utilizată de oricine la vizualizarea bibliotecii. De asemenea, aveți posibilitatea să faceți din orice vizualizare publică vizualizarea implicită, astfel încât persoanele să poată vedea automat acea vizualizare a bibliotecii.

În plus, atunci când proiectați un site, puteți să creați o legătură la diverse vizualizări sau să proiectați pagini cu părți web care utilizează diverse vizualizări.

Dacă membrii grupului vizualizează bibliotecile cu un dispozitiv mobil, se pot crea vizualizări mobile care furnizează limite, cum ar fi numărul de elemente afișate într-o vizualizare, care sunt optime pentru lățimea de bandă și limitările dispozitivului. În secțiunea Vedeți și se găsesc linkuri către mai multe informații despre crearea de vizualizări.

Următoarea procedură este pentru crearea unui tip de vizualizare standard.Opțiunile pe care le alegeți variază pentru unele dintre celelalte tipuri de vizualizări, dar pașii de bază pentru crearea unei vizualizări sunt similari.

  1. Dacă biblioteca nu este deja deschisă, faceţi clic pe numele său în Lansare rapidă.

    Dacă numele bibliotecii nu apare, faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi faceţi clic pe numele bibliotecii.

  2. On the Settings menu Settings menu , click Create View.

  3. Sub Alegerea format pentru vizualizare, faceți clic pe tipul de vizualizare pe care doriți să o creați. Pentru multe situații, faceți clic pe Vizualizare standard, dar se pot alege alte vizualizări pentru anumite situații, cum ar fi crearea unui raport.

  4. In the View Name box, type a name for your view, such as Sorted by Last Name.

  5. Pentru a face această vizualizare implicită pentru bibliotecă, bifați caseta de selectare Se stabilește ca vizualizare implicită. Aveți posibilitatea să stabiliți aceasta ca vizualizare implicită doar dacă este o vizualizare publică.

  6. În secţiunea Audienţă, sub Vizualizare audienţă, selectaţi dacă doriţi să creaţi o vizualizare personală pe care să o utilizaţi doar dvs. sau o vizualizare publică pe care să o poată utiliza alte persoane.

  7. În secţiunea Coloane se pot afişa sau ascunde coloanele, bifând casetele de selectare corespunzătoare. Alături de numele coloanei, introduceţi numărul de ordine al coloanei în vizualizare.

  8. În secțiunea Sortare, selectați opțiunile pentru modul de sortare a fișierelor. Se pot utiliza două coloane pentru sortare. De exemplu, se pot sorta fișierele întâi după autor, apoi după numele de fișier, pentru fiecare autor.

  9. În secțiunea Filtru, selectați opțiunile pentru modul de filtrare a fișierelor. O vizualizare filtrară afișează o selecție mai mică de fișiere, cum ar fi doar fișierele create de un anumit departament sau doar fișierele cu stare aprobată.

  10. În secțiunea Grupare după, aveți posibilitatea să grupați elemente cu aceiași valoare într-o secțiune, cum ar fi o secțiune pentru documente ale fiecărui autor, pe care aveți posibilitatea să o extindeți sau să o restrângeți.

  11. În secţiunea Instrumente, se poate contoriza numărul de elemente dintr-o coloană, precum numărul total de probleme. În unele cazuri, se pot rezuma sau distila informaţii suplimentare, precum cele medii.

  12. În secţiunea Stil, selectaţi stilul dorit pentru vizualizare, cum ar fi o listă în dungi în care fiecare al doilea rând este umbrit.

  13. Dacă biblioteca are foldere, aveți posibilitatea să creați o vizualizare ce nu include folderele. Aceasta este numită uneori o vizualizare simplă. Pentru a vizualiza toate fișierele la același nivel, faceți clic pe Afișare totală elemente, fără foldere în secțiunea Foldere.

  14. Aveți posibilitatea să limitați numărul de fișiere care pot fi vizualizate sau numărul de fișiere care pot fi vizualizate pe aceiași pagină. Aceste setări sunt importate în special în cazul în care creați o vizualizare pentru un dispozitiv mobil. În secțiunea Limitare elemente, selectați opțiunile dorite.

  15. Dacă intenționați să vizualizați biblioteca pe un dispozitiv mobil, selectați opțiunile dorite în secțiunea Mobil.

  16. Faceți clic pe OK.

Top of Page

Crearea unui folder într-o bibliotecă

Dacă există mai multe tipuri de documente sau conținut divers într-o bibliotecă, aveți posibilitatea să creați foldere ce ajută la organizarea conținutului.

  1. Dacă biblioteca nu este deja deschisă, faceți clic pe numele său în Lansare rapidă.

    Dacă numele bibliotecii nu apare, faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi faceţi clic pe numele bibliotecii.

  2. On the New menu Meniul Nou , click New Folder.

    Notă: Este posibil ca persoana care a creat biblioteca să fi specificat ca nu se pot crea foldere în bibliotecă. În acest caz, comanda Folder nou nu este disponibilă.

  3. Tastați un nume pentru folder, apoi faceți clic pe OK.

Sfat: Dacă există mai multe biblioteci cu foldere, iar persoanele din grupul dvs preferă să răsfoiască o bibliotecă precum hard disk-ul, acestea au posibilitatea să permită site-ului să utilizeze vizualizări arborescente. Se pot utiliza vizualizările arborescente pentru a extinde, restrânge și pentru a naviga cu ușurință în foldere. Dacă aveți permisiunea de proiectare site-uri, aveți posibilitatea de a activa vizualizarea arborescentă în Opțiuni navigare din pagina Setări site.

Top of Page

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×