Obiectivul pentru managementul de proiect: comunicarea informațiilor proiectelor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Comunicați cu echipa

Comunicarea informațiilor despre proiect este adesea dificilă, indiferent dacă implică obținerea de informații despre stare de la echipa dvs. sau comunicarea stării proiectului către conducere.

Aflați când și cum să comunicați și să raportați informațiile despre proiect. Altfel, colaborarea eficientă are de suferit și succesul proiectului poate fi compromis.

Pentru mai multe articole din această serie de ghiduri de instruire în managementul de proiect, consultați Ghidul pentru managementul de proiect.

Sfaturi pentru managementul proiectelor, înainte să începeți . . .

  • Lista de participanți direct interesați    Înainte de a începe un proiect, aflați care sunt interesați. Una-vă că modalitate de a bloca un proiect este să uitați un actor critice care au impact salt/nu deplasați-vă la proiectul dvs.

  • Elaborați un plan de comunicare din timp    Proiectarea strategii de comunicare și procese în proiect înainte de a începe proiectul. Mai bine, au procese de comunicare apar ca o activitate pe primei linii a proiectului dvs., astfel încât această parte critice de colaborare devine angajamentul tuturor.

  • Comunicare adesea    Colectarea de informații de stare activitate după ce este o săptămână despre dreptul de a cap off probleme înainte ca acestea să transmiteți. Dacă comunica mai des decât atât, membrii echipei să nu trimiteți actualizările din cauza timpului suplimentari atunci când vă pregătiți le.

  • Căutați problemele    Dacă tot ceea ce pare a fi merge bine, pentru că vă ați auzit nimic negativ, probabil că sunteți cu capete spre probleme. Chiar și cele mai bune rulați proiecte au probleme. Locul de muncă este pentru a merge găsi-le înainte ca acestea să crească mai mare de probleme.

  • Utilizați tehnologia potrivită    Înțelegerea de membru al echipei și cerințele de comunicare interesați. De exemplu, membrii echipei raportarea cu privire la starea activității poate doriți să o utilizați e-mailul sau Project Server, în timp ce o Director poate preferați o diagramă bine prezentat sau PivotTable. Iată o listă de programe, puteți utiliza pentru a vă ajuta în comunicații.

Aplicație

Avantaje

Dezavantaje

Proiect

  • Aveți instrumente de prezentare predefinite pentru toate nivelurile de participanți direct interesați.

  • Are o cronologie simplu de înțeles și vizualizări planificator de echipă.

  • Exportă date în Excel și Visio pentru comunicarea datelor complexe.

  • Este posibil ca firma dvs. să nu utilizeze Project.

  • Proiectele la care lucrează firma dvs. pot fi prea mici pentru a beneficia de un software de planificare puternic.

Project Server

  • Optim pentru comunicarea complexă și pentru raportarea informațiilor despre proiect într-o organizație.

  • Poate compara starea mai multor proiecte sau a unui portofoliu de proiecte.

  • Firmele mai mici pot necesita ajutorul consultanților pentru a instala și a utiliza Project Server.

Excel

  • Project poate exporta date în Excel pentru o analiză complexă, cum ar fi ANOVA și analiza valorii câștigate.

  • Ideal pentru planificarea din timp a proiectelor sau pentru livrabile de nivel superior ce pot fi adăugate ulterior în Project.

  • Excel nu prezintă caracteristici de planificare automatizate pentru proiectele mai complexe.

Cuvânt

  • Ideal în timpul etapei de debut, când trebuie să partajați documente de planificare precum bugete și livrabile.

  • Nu este ideal pentru prezentările vizuale pentru decidenții din conducere. Utilizați în schimb funcționalitatea de raportare din Excel, Visio, PowerPoint sau Project.

SharePoint

  • Oferă caracteristici de sincronizare fără Project Server. O modificare dintr-o listă de activități se va reflecta în cealaltă.

  • Costisitoare pentru a implementa o firmă. Dacă nu aveți resursele de firmă pentru a instala SharePoint, puteți utiliza Office 365 cu SharePoint online.

PowerPoint

  • Ideal pentru prezentări de impact susținute pentru decidenții din conducere.

  • Analiștii și inginerii poate că doresc diagrame mai detaliate pentru analizele complexe ale bugetului.

Visio

  • Ideal în timpul etapelor inițiale ale unui proiect, când trebuie să comunicați procese de afaceri și de producție prin scheme logice sau alte diagrame.

  • Poate prezenta prea multe informații pentru publicul de la nivelul conducerii. Utilizați în schimb caracteristicile de raportare din Project.

Lync   

  • Ideal pentru echipe din locații diferite. Puteți să partajați informații despre proiect cu mesageria instant, apelurile vocale, apelurile video sau în întâlniri online.

  • Necesită un departament IT să implementați. Dacă nu aveți resursele de firmă pentru a instala Lync, puteți utiliza Office 365 cu Lync Online.

Verificați actualizările de stare din Project Server

Dacă echipa dvs. utilizează Project Server, descărcați actualizări despre starea activităților de pe server înainte de a comunica echipei progresul proiectului.

Urmărirea progresului planificării, de la simplu la expert

Sunt modalități simple de a urmări progresul, dar sunt și metode mai complexe. Aflați care dintre acestea funcționează cel mai bine pentru proiectul și echipa dvs.

Conversați prin mesaje instant cu un membru al echipei de proiect, utilizând Lync

Când apare o întrebare rapidă în timp ce lucrați la planificarea unui proiect, treceți cu mouse-ul peste numele persoanei și dați-i un mesaj instant utilizând Lync.

Asocierea la o întâlnire Lync online

Dacă unele persoane nu pot veni la o întâlnire, utilizați Lync pentru a partaja informațiile despre proiect. Partajați diapozitive PowerPoint, foi de calcul Excel sau un blocnotes OneNote pentru a partaja planurile proiectului. Persoanele pot participa la întâlniri online în biroul lor, de acasă sau utilizându-și dispozitivul mobil.

Crearea unui raport de proiect

Cu Project 2013, puteți să creați și să particularizați rapoarte grafice deosebite despre orice date de proiect doriți, fără a fi necesar să utilizați oricare alt software. Pe măsură ce lucrați la proiect, rapoartele se schimbă, pentru a reflecta cele mai recente informații - nu sunt necesare actualizări manuale!

Sincronizarea cu o listă de activități SharePoint

Membrii echipei pot vizualiza programul și pot actualiza ce au lucrat în SharePoint, iar dvs. veți vedea modificările în Project. Și viceversa.

Utilizați Office 365 cu SharePoint și Lync online

Lucrați cu specificațiile timpurii ale unui proiect utilizând Office 365. Cât timp lucrați pe un PC cu o conexiune la internet, puteți să lucrați la documente utilizând versiunile complete de Word, Excel, PowerPoint sau OneNote oricând doriți, oriunde.

De asemenea, puteți să utilizați SharePoint și Lync Online dacă firma dvs. nu le are instalate pe computerele utilizatorilor.

Publicarea pe server a modificărilor de activități

Când efectuați modificări la activități, publicați-le în Project Server, pentru ca toți să aibă informațiile potrivite pentru a-și continua lucrul.

Întoarceți-vă la Instrucțiuni pentru gestionarea proiectelor

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×