Mutarea datelor din Excel în Access

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Acest articol vă arată cum să mutați datele din Excel în Access și conversia datelor în tabele relaționale, astfel încât puteți să utilizați Microsoft Office Excel și Access împreună. Pentru a rezuma, se recomandă pentru captarea, stocarea, interogarea și partajarea de date Access, iar Excel este cea mai potrivită pentru calculul, analiza și vizualizarea datelor.

Două articole, utilizând Access sau Excel pentru a vă gestiona datele și primele 10 motive pentru utilizarea Access cu Excel, discuta despre ce program este cea mai potrivită pentru o anumită activitate și cum să utilizați Excel și Access împreună pentru a crea o soluție practice.

În acest articol

Esența baze de date relaționale și modelare de date

Componente ale unui tabel relaționale

Ce este normalizarea?

Tabelele pot fi în forme diferite normal

Relațiile și cheile

Integritatea datelor și validitatea

Însumarea

Pașii de bază pentru mutarea datelor din Excel în Access

Pasul 1: Importul datelor din Excel în Access

Se adaugă automat datele modalitate simplă

Pasul 2: Normalizarea datelor utilizând Expertul analizor tabel

Pasul 3: Conectarea la acces la date din Excel

Preluarea datelor în Access

Esența baze de date relaționale și modelare de date

Mai multe fișiere de date, inclusiv Excel, sunt numite plat fișiere. Aceste fișiere sunt deseori mari și conțin datele redundante, coloane care sunt utilizată rar și mai multe valori necompletate. Să poată moșteni aceste fișiere dintr-un alt sistem sau utilizator, sau poate au evoluat astfel ca coloane au fost adăugate în timp la respectă cerințele modificarea. Deși organizarea datelor dintr-un fișier plat funcționează pentru un anumit scop, acestea nu sunt flexibile și puteți găsi greu să răspundă la întrebări neprevăzute despre datele.

un fișier plat

Soluția testată în timp la un fișier plat este o bază de date relațională. Access este un program de baze de date relaționale și funcționează cel mai bine atunci când tabele și pe ele sunt proiectate cu relații care se conformează la modelul de bază de date relațională.

Începutul paginii

Componente ale unui tabel relaționale

Într-o bază de date relaționale proiectată bine, fiecare tabel este o colecție de coloane denumită și mai multe rânduri care stochează informații despre un subiect unic, cum ar fi angajați. Fiecare coloană a tabelului unic este denumită și conține informații despre subiect, cum ar fi prenumele și adresa unui angajat. Rânduri de tabel conține apariții a subiectului, cum ar fi toți angajații curent din firma. O singură valoare este stocată în intersecția dintre un rând și coloană și este un singur de fapt, cum ar fi "Seattle." În sfârșit, puteți rearanja rânduri și coloane fără a modifica sensul tabelul.

un tabel relaționale

1 unui tabel reprezintă un singur subiect-o persoană, loc, lucru, evenimentul sau concept

2 fiecare rând este unică și are o cheie primară, cum ar fi un identificator

3 fiecare coloană are un nume unic, scurtă și semnificativ

(4) toate valorile dintr-o coloană sunt similare în sensul și formatarea

5 fiecare valoare din tabel (echivalentul unei celule în Excel) reprezintă un singur fapt

Începutul paginii

Ce este normalizarea?

Din păcate, un tabel relaționale proiectată bine nu are loc pur și simplu automat într-o bază de date Access. Trebuie să utilizați o metodă pentru a analiza datele dintr-un fișier plat și pentru a rearanja datele dintr-un tabel în două sau mai multe tabele asociate. Această metodă se numește normalizarea. Într-un proces pas cu pas, scindați un tabel în două sau mai multe tabele mai mici prin eliminarea repetabil valorile dintr-o coloană, eliminarea redundante datelor din rânduri și adăugarea de chei primare (un câmp care identifică în mod unic fiecare înregistrare dintr-un tabel) și chei externe (un câmp care conține valorile găsite într-un câmp cheie primară într-un tabel corelat) pentru a defini relații între tabele noi.

o diagramă relaționale

1 un tabel relaționale

2. numele coloanelor

3 o cheie primară

4 o cheie străină

5. relaționale linii și simboluri

Începutul paginii

Tabelele pot fi în forme diferite normal

Un tabel poate fi într-unul dintre cele patru diferite forme normale: zero, primul, al doilea rând, și al treilea. Fiecare formă descrie gradul în care datele într-un tabel este organizat și pot fi utilizate cu succes într-o bază de date relațională. Zero formă normală este puțin organizate și al treilea normală formular este cel mai eficient organizate.

Zero formă normală    Un semn că un tabel este în stare puțin organizate, denumit "zero formă normală," este atunci când una sau mai multe coloane conțin valori "non-Atomice", ceea ce înseamnă că mai multe valori sunt conținute într-o singură celulă. De exemplu, o adresă client poate conține o adresă stradală (cum ar fi 2302 Harvard Ave), o localitate, o stare și un cod poștal (ZIP). În mod ideal, fiecare dintre aceste elemente adresa sunt stocate în coloane separate. Ca un alt exemplu, o coloană care conține complet numele, cum ar fi "Li, Yale" sau "Ellen Adams" ar trebui să fi divizată în coloane separate pentru nume și prenume. Stocarea și prenume în coloane separate este o practică bună, care vă ajută să găsiți rapid și sortați datele.

Un alt semn de date în forma zero normală este atunci când conține informații despre subiecte diferite, cum ar fi vânzătorilor, produse, clienți și comenzi. Ori de câte ori este posibil, date ar trebui să separate în tabele separate pentru fiecare subiect.

Prima formă normală    Un tabel este în prima formă normală, atunci fiecare coloană conține atomice valori, dar una sau mai multe coloane conțin anumite date redundante, cum ar fi informații vânzător sau despre client pentru fiecare parte a unei comenzi. De exemplu, Adams, Ellen se repetă cinci ori în foaia de lucru pentru că are două comenzi diferite (una cu trei produse și una cu două produse).

A doua formă normală    Un tabel este în a doua formă normală atunci când datele redundante a fost eliminată, dar una sau mai multe coloane fie nu sunt bazate pe cheie primară sau conțin valori calculate (cum ar fi preț * reducere).

A treia formă normală    Un tabel este în a treia formă normală atunci când toate coloanele din tabelul se bazează doar pe cheie primară. Așa cum se arată în imaginea următoare, informații despre produse și furnizor sunt stocate în tabele separate și sunt asociate unui câmp de căutare în câmpul ID-ul furnizorului în tabelul Furnizori.

Tabelele din zero, prima și a doua formă normală puteți prezenta probleme atunci când doriți să îl modificați date. De exemplu, actualizarea valorile care se repetă frecvent este un proces extrem de mult timp. De fiecare dată când actualizați o valoare, trebuie să verificați dacă fiecare al doilea rând conține acea aceeași valoare. Acest lucru poate pierde timpul și de a fi o operațiune predispusă la erori. În plus, este greu de eficient sortare și filtrare coloane care conțin valori se repetă. Tabelele din prima și a doua formă normală sunt o mare îmbunătățire zero formă normală, dar încă poate fi o problemă atunci când inserați, actualizarea sau ștergerea datelor.

Atunci când accesați prin procesul de normalizarea datelor, faceți conversia unui tabel dintr-o formă mai mici la o formă mai mare până când toate tabelele sunt în a treia formă normală. În majoritatea cazurilor, este ideală a treia formă normală, deoarece:

  • Modificarea probleme pot fi eliminate când datele este inserat, șterse sau actualizat.

  • Integritatea datelor pot întreținute cu restricțiile de date și regulilor de afaceri.

  • Puteți interogarea datelor dintr-o varietate de moduri de a răspunde la întrebări.

Începutul paginii

Relațiile și cheile

O bază de date relaționale bine definite conține mai multe tabele, fiecare în a treia formă normală, dar există și relațiile dintre aceste tabele care vă ajută aduce datele împreună. De exemplu, angajați aparțin departamente și sunt atribuite proiecte, proiecte au subactivități, subactivități sunt proprietatea angajați și departamente gestionarea proiectelor. În acest scenariu, o bază de date relaționale ar trebui patru tabele definite: angajați, proiecte, subactivități și departamente, cu fiecare dintre aceste relațiile cheie definit: aparțin, sunt atribuite, au, sunt proprietateași gestionarea.

Există trei tipuri de relații:

  • -La-unu (1:1)    De exemplu, fiecare angajat are un identificator unic ID și fiecare insigna ID se referă la are un angajat unice.

  • Unu-la-mai-mulți (1:M)    De exemplu, fiecare angajat este atribuită o Departamentul, dar un departament are multe angajați. Aceasta se numește, de asemenea, o relație părinte-copil.

  • Mai mulți-la-mai multe (M:M)    , de exemplu, un angajat pot fi atribuite mai multe proiecte, și fiecare proiect poate avea mai multor angajați atribuite. Rețineți că un tabel special, denumit un tabel de asociere, se utilizează adesea pentru a crea o relație unu-la-mai-mulți între fiecare tabel formă în al treilea rând normale pentru un total de trei tabele care împreună formează relație mai mulți-la-mai-mulți.

Creați o relație între două sau mai multe tabele bazată pe cheile principale și străine. O cheie primară este o coloană dintr-un tabel ale căror valori identifică în mod unic fiecare rând dintr-un tabel, cum ar fi o insignă sau codul de departament. O cheie externă este o coloană dintr-un tabel ale căror valori sunt la fel ca cheii primare din alt tabel. Vă puteți gândi o cheie externă ca o copie a cheii primare din alt tabel relațională. Relații între două tabele se efectuează de potrivire valorile cheie străină dintr-un tabel cu valorile cheie primară într-un alt.

relațiile cheie principale și străine

Începutul paginii

Integritatea datelor și validitatea

După ce creați o bază de date relaționale cu toate tabelele în a treia formă normală și relațiile de corect definit, pe care doriți să vă asigurați integritatea datelor respective. Integritatea datelor înseamnă că puteți corect și în mod unitar navigați relații și manipula tabelele din baza de date în timp în baza de date este actualizat. Există două reguli de bază în bazele de date relaționale, care vă ajută să vă asigurați că integritatea datelor.

Regula de entitate    Fiecare rând dintr-un tabel trebuie să aibă o cheie primară și cheia primară care trebuie să aibă o valoare. Această regulă asigură că fiecare rând dintr-un tabel poate fi identificat unic și nu este niciodată din greșeală pierdute. În plus, ori de câte ori inserarea, actualizarea sau ștergerea datelor, unicitatea și existența unor chei primare toate pot menținute.

Regulă Integritatea referențială    Această regulă controlează inserarea și ștergerea regulilor de relație unu-la-mai-mulți. Dacă un tabel are o cheie străină, fiecare valoare cheie străină fie trebuie să fie null (nicio valoare) sau trebuie să corespundă cu valorile din tabelul relaționale în care acea cheie străină este o cheie primară.

Editare relații

Și mai mult, de asemenea, care pot asigura integritatea datelor într-o bază de date relaționale utilizând diverse regulile de validare de date, inclusiv tipul de date (cum ar fi număr întreg), lungime de date (cum ar fi 15 caractere sau mai puțin), formatul de date (cum ar fi moneda), valoarea implicită (cum ar fi 10) și restricțiile (cum ar fi Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Aceste reguli de validare de date a vă asigura că baza de date are calitatea datelor și, de asemenea, se conformează regulilor de afaceri stabilită.

Este demn de remarcat că introducerea de date este o importante diferența între o bază de date Access și un registru de lucru Excel. Introducerea datelor într-o foaie de lucru Excel este "formă liberă." Puteți să introduceți date aproape de oriunde și puteți cu ușurință să anulați o modificare. Cu toate acestea, o bază de date Access este mult mai structurate și restricționată. În plus, atunci când introduceți date într-un tabel, modificările se angajează la baza de date. Nu se poate anula introducerii de date la fel ca în Excel, deși puteți să ștergeți sau să actualizați datele pentru a corecta greșelile de orice.

Începutul paginii

Însumarea

După ce normalizarea datelor în relaționale tabelele cu relații bine definite și definiți sa integritatea datelor, aceasta devine mult mai ușor să:

  • Economisiți spațiu și îmbunătățiți performanța, deoarece datele se repetă și redundante fizic sunt eliminate.

  • Actualizarea datelor cu precizie și menținerea integrității datelor.

  • Sortarea, filtrarea, crea coloane calculate, agregate, și Rezumați date.

  • Interogarea datelor dintr-o varietate de moduri de a răspunde la întrebări așteptate și neprevăzute.

Pentru a fi sigur, sunt avansate aspecte pentru proiectul bazei de date relaționale, cum ar fi cheile compuse (o cheie care constă din valorile din două sau mai multe coloane), forme suplimentare normală (a patra formă normală-dependenței multi-valoare), și denormalization. Dar pentru majoritatea simplu la baza de date moderată trebuie aveți informații esențiale despre proiectul bazei de date care trebuie să înțeleagă următoarele studii de caz din acest articol.

Începutul paginii

Pașii de bază pentru mutarea datelor din Excel în Access

Atunci când mutați date din Excel în Access, există trei pași de bază la procesul.

trei pași de bază

Începutul paginii

Pasul 1: Importul datelor din Excel în Access

Importul de date este o operațiune care pot accesa mult mai bine dacă vă dura un timp pentru a pregăti și curățire a datelor. Importul de date este ca trecerea la o locație nouă. Dacă goliți și organizarea averea ta înainte de a vă muta, rezolvarea în noua locație de este mult mai ușor.

Curățire a datelor înainte de a importa

Înainte de a importa date în Access, în Excel este o idee bună să:

  • Conversia celulelor care conțin date non-atomice (adică, mai multe valori dintr-o celulă) de mai multe coloane. De exemplu, o celulă dintr-o coloană de "Aptitudini", care conține mai multe valori de competențe, cum ar fi "C# programare," "VBA programarea" și "Web design" ar trebui să fie greșită pentru a separa coloanele că fiecare conțin competența pe o singură valoare.

  • Utilizați comanda TRIM pentru a elimina început, suplimentare și spațiile multiple încorporat.

  • Elimină caracterele neimprimabile.

  • Găsiți și Remediați erorile de ortografie și semne de punctuație.

  • Eliminați rândurile dublate sau câmpuri dublate.

  • Asigurați-vă că coloane de date conține mixte formate, mai ales numere formatate ca text sau date formatate ca numere.

Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de ajutor Excel:

Notă : Dacă datele curățare nevoile sunt complexe sau nu aveți timp sau resurse pentru a automatiza procesul individual, luați în considerare utilizarea unui furnizor de la terți. Pentru mai multe informații, căutați "date curăţare software" sau "calitatea datelor", de preferat motor de căutare în browserul Web.

Alegeți tipul de date mai bune atunci când importați

În timpul operațiunii de import în Access, care doriți să faceți alegeri de bun, astfel încât să primiți câteva (dacă este cazul) erorile de conversie, care va necesita intervenţie manuală. Următorul tabel rezumă cum Excel formate de număr și tipuri de date Access se transformă atunci când importați date din Excel pentru a accesa și oferă câteva sfaturi despre cele mai bune tipuri de date pentru a alege în expert Import foaie de calcul.

Format de număr Excel

Tip de date Access

Comentarii

Exemplu de bună practică

Text

Text, Memo

Tipul de date Access Text stochează date alfanumerice până la 255 de caractere. Tipul de date Access Memo stochează date alfanumerice, până la 65.535 caractere.

Alegeți Memo pentru a evita trunchierea orice date.

Număr, procent, fracție, științific

Număr

Acces are una tip de date număr, care variază bazată pe o proprietate de câmp dimensiune (octeți, întreg, întreg lung, singur duble, zecimal).

Alegeți dublu pentru a evita orice erorile de conversie a datelor.

Dată

Dată

Acces și Excel ambele utilizează același număr de data serială pentru a stoca date. În Access, intervalul de date este mai mare: de la -657.434 (ianuarie 1, 100 era noastră) la 2,958,465 (decembrie 31, 9999 era noastră).

Deoarece Access nu îl recunoaște sistemul de dată 1904 (utilizate în Excel pentru Macintosh), trebuie să efectuați conversia datelor în Excel sau Access pentru a evita confuzie.

Pentru mai multe informații, consultați modificarea sistemul de date, formatare, sau două cifre an interpretarea și importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel

.

Alegeți dată.

Ora

Ora

Accesarea și Excel ambele stochează valori de timp, utilizând același tip de date.

Alegeți ora, care este, de obicei în mod implicit.

Monedă, contabil

Monedă

În Access, tipul de date monedă stochează datele ca numere 8-byte cu precizie cu patru zecimale și se utilizează pentru a stoca date financiare și preveni rotunjirea de valori.

Alegeți monedă, care este, de obicei în mod implicit.

Boolean

Da/Nu

Accesați utilizează -1 pentru toate valorile da și 0 pentru toate valorile fără, în timp ce Excel utilizează 1 pentru valorile toate TRUE și 0 pentru toate valorile FALSE.

Alegeți Da/nu, care face conversia automat valorile subiacente.

Hyperlink

Hyperlink

Un hyperlink în Excel și Access conține o adresă Web sau URL-ul care se poate face faceți clic pe urmăriți.

Alegeți Hyperlink, în caz contrar, Access poate utiliza tipul de date Text în mod implicit.

Odată ce datele sunt în Access, puteți să ștergeți datele din Excel. Nu uitați să faceți backup original registru de lucru Excel mai întâi înainte-l șterge.

Pentru mai multe informații, consultați subiectul de ajutor Access, importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Începutul paginii

Se adaugă automat datele modalitate simplă

O comune problema Excel utilizatorii au este adăugarea datelor cu același coloane într-o foaie de lucru mari. De exemplu, poate avea o soluție care a început în Excel, dar acum a crescut pentru a include fișiere din mai multe grupuri de lucru și departamente de urmărire a activelor. Aceste date posibil în alte foi de lucru și registre de lucru sau în fișiere text care sunt fluxuri de date din alte sisteme. Nu există nicio comandă de interfață utilizator sau modalitate simplă de a adăuga date similare în Excel.

Cea mai bună soluție este să utilizați Access, unde puteți cu ușurință să importați și se adaugă datele într-un tabel utilizând Expertul Import foaie de calcul. În plus, puteți adăuga numeroase date într-un tabel. Salvarea operațiuni de import, adăugați-le ca activități planificate Microsoft Office Outlook și chiar și utilizați macrocomenzile pentru a automatiza procesul.

Începutul paginii

Pasul 2: Normalizarea datelor utilizând Expertul analizor tabel

La prima vedere, pas cu pas prin procesul de normalizarea datelor poate părea o sarcină descurajantă. Din fericire, normalizarea tabele din Access este un proces în care este mult mai ușor, datorită Expertul analizor de tabel.

Expertul analizor de tabel

1. glisați coloanele selectate într-un tabel nou și creare automată a relațiilor

(2) utilizați butonul comenzile să redenumiți un tabel, adăugați o cheie primară, pentru a efectua o coloană existentă o cheie primară și pentru a anula ultima acțiune

Utilizați acest expert pentru a face următoarele:

  • Conversia unui tabel într-un set de tabele mai mici și a crea automat o relație cheie principale și străine între tabele.

  • Adăugați o cheie primară într-un câmp existent, care conține valori unice sau creați un nou ID de câmp care utilizează tipul de date AutoNumerotare.

  • Creați automat relațiile pentru a impune integritatea referențială cu actualizările în cascadă. Ștergeri nu sunt adăugate automat pentru a împiedica accidental ștergerea datelor, dar aveți posibilitatea să adăugați cu ușurință în cascadă șterge mai târziu.

  • Căutați noile tabele pentru datele redundante sau dublate (cum ar fi același client cu două numere de telefon diferite) și Actualizați acest lucru, așa cum doriți.

  • Copierea de rezervă a tabelul original și redenumiți-o, adăugați "_OLD" la numele său. Apoi, creați o interogare care reconstruieşte tabelul original, cu numele de tabel original, astfel încât orice existente formulare sau rapoarte bazate pe tabelul original vor funcționa cu noua structură de tabel.

Începutul paginii

Pasul 3: Conectarea la acces la date din Excel

După ce a fost normalizat datele în Access și un tabel sau interogare a fost creată care reconstruieşte datele originale, este o chestiune simplă de conectare la acces la date din Excel. Datele este acum în Access ca sursă de date externe și astfel încât să fiți conectat la registrul de lucru prin intermediul unei conexiuni de date, care este un container de informații care se utilizează pentru a găsi, conectați-vă pe la și acces la sursa de date externe. Informații de conexiune este stocată în registrul de lucru și, de asemenea, pot fi stocate într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier de conexiune de date Office (ODC) (extensie de nume de fișier .odc) sau un fișier numele sursei de date (.dsn interior). După ce vă conectați la date externe, puteți, de asemenea, automat reîmprospătarea (sau actualizarea) registrul de lucru Excel din Access ori de câte ori datele sunt actualizate în Access.

Pentru mai multe informații, consultați Prezentare generală de conectare (import) date și schimbul (copierea, importul, exportul) de date între Excel și Access.

Începutul paginii

Preluarea datelor în Access

Această secțiune vă ajută să prin următoarele faze de normalizarea datelor: întreruperea valorile din coloanele vânzător și adresa în lor piese cele mai Atomice, separând subiecte asociate în propria lor tabele, copierea și lipirea între cele două tabele din Excel în Access, crearea cheie relațiile dintre nou creat tabelele Access, crearea și rulează o interogare simplă în Access pentru a returna informații.

Exemple de date din non-normalizat formular

Următoarele foaia de lucru conține valori non-atomice în coloana Vânzător și coloana adresă. Ambele coloane ar trebui să fi divizată în două sau mai multe coloane separate. Această foaie de lucru conține informații despre vânzătorilor, produse, clienți și comenzi. Aceste informații ar trebui, de asemenea, fi divizată în continuare, după subiect, în tabele separate.

Vânzător

ID comandă

Dată comandă

ID produs

QTY

Preț

Nume client

Adresă

Tel

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

˛

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

1,6

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7.00 dolari

Cafeneaua Patru

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

2

$9,75

Cafeneaua Patru

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

˛

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

2

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

Ľ

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

2

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

˛

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

2

$16.75

Cafeneaua Patru

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

1,6

7.00 dolari

Cafeneaua Patru

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

2

7.00 dolari

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Informațiile din părțile cel mai mic: atomice date

Lucrul cu datele în acest exemplu, utilizați comanda Text în coloane în Excel pentru a separa părțile "Atomice" unei celule (cum ar fi adresa poștală, city, stare și cod poștal) în discrete coloane.

Următorul tabel prezintă noile coloane în aceeași foaie de lucru după ce acestea au fost scindată pentru a face toate valorile Atomice. Rețineți că informațiile în coloana Vânzător a fost scindată în nume și prenume coloane și că informațiile din coloana de adresă a fost scindată în coloanele adrese strada, City, stare și cod poștal. Aceste date se află în "prima formă normală."

Nume

Prenume

 

Adresă

Localitate

Județ

cod poştal

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Braşov

BV

98227

Voss

Ellen

1025 Columbia cerc

Kirkland

BV

98234

Junca

Bogdan

2302 Harvard Ave

Braşov

BV

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Popescu

BV

98199

Călinov

Iulian

2302 Harvard Ave

Braşov

BV

98227

Întreruperea date în subiectele organizate în Excel

Mai multe tabele de date exemplu următoare afișează aceleași informații din foaia de lucru Excel după ce acesta a fost scindată în tabele pentru vânzătorilor, produse, clienți și comenzi. Proiectare tabel nu este finală, dar este în grafic dreapta.

Tabelul vânzătorilor conține numai informațiile despre personal de vânzări. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (vânzător ID). Valoarea vânzător ID va fi utilizată în tabelul Comenzi pentru a vă conecta comenzi la vânzători și.

Vânzătorilor

Vânzător ID

Nume

Prenume

101

Li

Yale

103

Voss

Ellen

105

Junca

Bogdan

107

Koch

Reed

109

Călinov

Iulian

Tabelul produse conține numai informațiile despre produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID produs). Valoarea ID produs vor fi utilizate pentru a vă conecta informații despre produs în tabelul Detalii comenzi.

Produse

ID produs

Preț

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

125.000

J-558

8.50

Tabelul clienți conține numai informațiile despre clienți. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID client). Valoarea ID client va fi utilizată pentru a vă conecta informațiile despre clienți la tabelul Orders.

Customers

ID client

Nume

Adresă

Localitate

Județ

cod poştal

Tel

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Braşov

BV

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cerc

Kirkland

BV

98234

425-555-0185

1005

Cafeneaua Patru

7007 Cornell St

Popescu

BV

98199

425-555-0201

Tabelul Orders conține informații despre comenzi, vânzătorilor, clienți și produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID comandă). Unele dintre informațiile din acest tabel trebuie să fi divizată într-un tabel suplimentare care conține detalii comenzi, astfel încât tabelul Orders conține doar patru coloane, ID comandă unică, data comenzii, vânzător ID și ID-ul client. Tabelul afișat aici nu a fost încă scindată în tabelul Detalii comenzi.

Orders

ID comandă

Dată comandă

Vânzător ID

ID Clienți

ID produs

QTY

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

˛

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

1,6

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

2

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

˛

2350

3/4/09

103

1003

F-198

2

2350

3/4/09

103

1003

B-205

Ľ

2351

3/4/09

105

1001

C-795

2

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

˛

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

2

2353

3/7/09

107

1005

C-789

1,6

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

1,6

Detalii comenzi, cum ar fi ID produs și cantitate sunt mutate din tabelul Orders și stocate într-un tabel denumit detalii comandă. Rețineți că există 9 comenzi, deci are sens că există 9 înregistrări din acest tabel. Notă că tabelul Orders are un ID unic (ID comandă), care va menționate din tabelul Detalii comenzi.

Proiectare finale din tabelul Orders ar trebui să arate astfel:

Orders

ID comandă

Dată comandă

Vânzător ID

ID Clienți

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabelul Detalii comenzi conține nici o coloană care necesită valori unice (adică este fără cheie primară), astfel încât este bine pentru orice sau toate coloanele să conțină datele "redundante". Totuși, există două înregistrări din acest tabel ar trebui să fie complet identice (această regulă se aplică la orice tabel într-o bază de date). În acest tabel, ar trebui să fie 17 înregistrări, fiecare corespunzătoare un produs într-o ordine individuale. De exemplu, în ordine 2349, trei C-789 produse cuprind una dintre cele două părți ale ordinea întreg.

Tabelul Detalii comenzi ar trebui prin urmare, arată astfel:

Detalii comenzi

ID comandă

ID produs

QTY

2348

J-558

4

2348

B-205

˛

2348

D-4420

1,6

2349

C-789

3

2349

C-795

2

2350

A-2275

˛

2350

F-198

2

2350

B-205

Ľ

2351

C-795

2

2352

A-2275

˛

2352

D-4420

3

2353

A-2275

2

2353

C-789

1,6

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

1,6

Copierea și lipirea datelor din Excel în Access

Acum, că informațiile despre vânzătorilor, clienți, produse, comenzi și detalii comenzi a fost greșită în separată de subiecte în Excel, puteți să copiați datele direct în Access, în cazul în care va deveni tabele.

Crearea de relații între tabele de acces și rularea unei interogări

După ce au fost mutate datele în Access, puteți să creați relații între tabele și apoi să creați interogări pentru a returna informații despre subiecte diferite. De exemplu, puteți crea o interogare care returnează ID comandă și numele vânzătorilor pentru comenzile introduse între 3/05/09 și 3/08/09.

În plus, puteți crea formulare și rapoarte pentru a simplifica introducerea datelor și analize de vânzări.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×