Introducere în rapoarte

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Când utilizați o bază de date, utilizați, de obicei, rapoarte pentru a vizualiza, formata și a rezuma datele. De exemplu, creați un raport de tip listă pentru a afișa numere de telefon pentru toate persoanele de contact sau un raport rezumat pentru a face totalul vânzărilor din firma dvs. în diferite regiuni și perioade de timp.

Acest articol oferă o prezentare generală a rapoartelor din Microsoft Access 2010 și prezintă caracteristice noi sau modificate pentru rapoarte. Acest explică, de asemenea, modalitățile de creare a unui raport, de sortare, grupare și rezumare a datelor și de examinare și imprimare a unui raport.

Veți găsi este mult mai ușor pentru a crea rapoarte semnificativ dacă baza de date are o structură de tabel proiectată bine și relații. Pentru o introducere pentru planificarea și proiectarea unei baze de date, consultați articolul de bază de proiectare baza de date.

În acest articol

Prezentare generală

Noutăți

Crearea unui raport nou

Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor

Evidențierea valorilor utilizând formatarea condiționată

Obținerea unui aspect profesionist prin Teme

Adăugarea imaginilor

Examinarea și imprimarea unui raport

Prezentare generală

Un raport este un obiect de bază de date care se utilizează pentru a afișa și a rezuma date. Rapoartele furnizează o modalitate de distribuire sau de arhivare a unor instantanee de date, fie prin imprimare, fie prin conversia în fișiere PDF sau XPS, fie prin export în alte formate de fișier.

Raport Angajați în Examinare înaintea imprimării

Rapoartele pot furniza detalii despre înregistrări individuale, pot rezuma mai multe înregistrări sau ambele. De asemenea, rapoartele Access se pot utiliza pentru a crea etichete pentru corespondență sau pentru alte scopuri.

Este posibil să creați rapoarte „nelegate” care nu afișează date, dar, pentru obiectivele acestui articol, vom presupune că un raport este legat la o sursă de date, cum ar fi un tabel sau o interogare.

Rapoarte client verso Rapoarte Web

Access 2010 furnizează o caracteristică nouă care permite crearea unei „baze de date Web” prin publicarea unei baze de date Access pe un server SharePoint care rulează Access Services. Atunci când creați o bază de date Web, rapoartele Access sunt redate în browser cu ajutorul SQL Server Reporting Services. Această conversie determină anumite limitări ale caracteristicilor care se pot utiliza în rapoartele pe care doriți să le redați în browser. Însă, dacă nu sunteți preocupat de redarea raportului în browser, aveți posibilitatea să utilizați setul complet de caracteristici pe care le furnizează proiectantul de rapoarte Access.

Părțile unui raport

În Access, proiect dintr-un raport este împărțit în secțiuni. Într-o bază de date client, puteți vizualiza Raportul în vizualizarea proiect pentru a vedea secțiunile sale. În aspect vizualizarea, secțiuni nu sunt ca evidente, dar acestea sunt încă aici, și pot fi selectate utilizând lista verticală în grupul selecție pe fila Format . Pentru a crea rapoarte utile, trebuie să înțelegeți cum funcționează fiecare secțiune. De exemplu, secțiunea în care alegeți să plasați un control calculat determină cum se calculează Access rezultatele. Lista următoare este un rezumat al tipurile de secțiune și lor utilizări:

  • Antet de raport    Această secțiune se imprimă doar o dată, la începutul raportului. Utilizați antet de raport pentru informații care pot apărea în mod normal într-o pagină de însoțire, cum ar fi o siglă, un titlu sau o dată. Când plasați un control calculat care utilizează funcția Sum agregate în antetul de raport, suma calculat este pentru întreg raportul. Antet raport este imprimată înainte de a antetului de pagină.

  • Antet de pagină    Această secțiune este imprimat în partea de sus a fiecărei pagini. De exemplu, utilizați un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.

  • Antetul de grup    Această secțiune este imprimată la începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Utilizați antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport care este grupate după produs, utilizați antetul de grup pentru a imprima Nume produs. Când plasați un control calculat care utilizează funcția Sum agregate în antetul de grup, suma este pentru grupul curent. Aveți mai multe secțiuni de antet de grup într-un raport, în funcție de cât de multe niveluri de grupare l-ați adăugat. Pentru mai multe informații despre crearea grupului anteturi și subsoluri, consultați secțiunea adăugarea grupării, sortării, și totaluri.

  • Detalii    Această secțiune este imprimată o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări. Acesta este locul în care plasează controalele care formează corpul principal al raportului.

  • Subsolul de grup    Această secțiune este imprimată la sfârșitul fiecărui grup de înregistrări. Utilizați un subsol de grup pentru a imprima Informații rezumative pentru un grup. Aveți mai multe secțiuni de subsol grup într-un raport, în funcție de cât de multe niveluri de grupare l-ați adăugat.

  • Subsol de pagină    Această secțiune este imprimată la finalul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină pentru a imprima numerele de pagină sau informațiile pentru fiecare pagină.

  • Subsol raport    Această secțiune se imprimă doar o dată, la finalul raportului. Utilizați subsolul de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informații de rezumat pentru întreg raportul.

Notă : În vizualizarea proiect, subsolul raportului apare sub subsol de pagină. Cu toate acestea, în toate celelalte vizualizări (vizualizarea aspect, de exemplu, sau când raportul este imprimat sau examinat), subsolul raportului apare deasupra subsol de pagină, pur și simplu după ultimul grup subsol detaliu linia sau pe ultima pagină.

Partea de sus a documentului

Noutăți

Crearea unui raport în Access 2010 seamănă foarte bine cu procesul de creare a unui raport în Access 2007. Însă, în Access 2010 există câteva caracteristici noi care se referă la rapoarte:

  • Partajat Galerie de imagini    În Access 2010, puteți acum atașa o imagine la o bază de date și apoi să utilizați imaginea în mai multe obiecte. Actualizarea singură imagine actualizează ori de câte ori este utilizat în întreaga bază de date.

  • Temele Office    În Access 2010, acum puteți utiliza standard Microsoft Office teme pentru a aplica proiectat profesionist seturi de fonturi și culori la toate Access formulare și rapoarte în același timp.

  • Formatarea condiționată mai puternică    Access 2010 include instrumente mai puternice pentru evidențierea datelor într-un raport. Puteți adăuga până la 50 reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grupul de controale și în rapoartele de client, puteți adăuga bare de date pentru a compara datele în înregistrări.

  • Aspecte mai flexibile    În Access 2010, metoda de proiectare implicite pentru rapoarte este să plasați controalele din aspectele. Aceste grile vă ajută să aliniați și dimensiunea controale cu ușurință, și necesare pentru orice rapoarte care doriți să se redau într-un browser. Deși aspectele singuri nu sunt noi în Access 2010, există câteva modificări în moduri în care puteți utiliza pentru a muta, alinierea și redimensionarea controalelor. Pentru mai multe informații, consultați pagina introducere în aspectele pentru formulare și rapoarte.

Partea de sus a documentului

Crearea unui raport nou

Pasul 1: alegeți o sursă de date

Sursa de înregistrări a unui raport poate fi un tabel, o interogare denumită sau o interogare încorporată. Sursa de înregistrări trebuie să conțină toate rândurile și coloanele de date pe care doriți să le afișați în raport.

Pentru mai multe informații despre crearea de tabele sau interogări, consultați articolele introducere în tabele sau introducere în interogări.

Pentru mai multe informații despre crearea și selectând sursele de înregistrări, consultați articolul configurarea sursei de înregistrări pentru un raport.

Pasul 2: alegeți un instrument pentru rapoarte

Instrumentele pentru rapoarte se află în fila Creare din panglică, în grupul Rapoarte. Următorul tabel descrie pe scurt funcțiile fiecărui instrument:

Rapoarte compatibile Web

Rapoartele create cu aceste instrumente sunt compatibile cu caracteristica Publicare în Access Services și se vor reda într-un browser. Observați că obiectele compatibile Web sunt indicate de un glob pe pictograma obiectului.

Imagine buton

Instrument

Descriere

Imagine buton

Raport

Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de înregistrări selectată în Panoul de navigare.

Imagine buton

Raport necompletat

Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează panoul de activități Listă de câmpuri. Access creează o interogare sursă de înregistrări când glisați câmpuri din Listă de câmpuri în raport.

Pentru mai multe informații despre publicare în Access Services caracteristică, consultați articolul construirea unei baze de date Access pentru partajare pe Web.

Rapoarte client

Rapoartele create cu aceste instrumente nu sunt compatibile cu caracteristica Publicare în Access Services. Adăugarea rapoartelor client la o bază de date Web nu va împiedica publicarea bazei de date, dar rapoartele client nu vor fi disponibile în browser. Aveți însă posibilitatea să utilizați un raport client când baza de date se deschide în Access.

Imagine buton

Instrument

Descriere

Imagine buton

Raport

Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de înregistrări selectată în Panoul de navigare.

Imagine buton

Proiectare raport

Deschide un raport necompletat în Vizualizare proiect, căruia aveți posibilitatea să îi adăugați câmpurile și controalele dorite.

Imagine buton

Raport necompletat

Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează panoul de activități Listă de câmpuri. Când glisați câmpuri din Listă de câmpuri în raport, Access creează o interogare încorporată și o stochează în proprietatea Sursă înregistrări a raportului.

Imagine buton

Expert raport

Afișează un expert în mai mulți pași care vă permite să specificați câmpuri, niveluri de grupare/sortare și opțiuni de aspect. Expertul creează un raport pe baza selecțiilor făcute.

Imagine buton

Etichete

Afișează un expert care vă permite să selectați dimensiuni standard sau particularizate de etichete, precum și câmpuri care doriți să se afișeze și modalitatea de a le sorta. Expertul creează un raport cu etichete pe baza selecțiilor făcute.


Pasul 3: creați raportul

  1. Faceți clic pe butonul pentru instrumentul pe care doriți să-l utilizați. Dacă apare un expert, urmați pașii din expert și faceți clic pe Terminare în ultima pagină.

    Access afișează raportul în Vizualizare aspect.

  2. Formatați raportul până arată așa cum doriți:

    • Redimensionați câmpurile și etichetele selectându-le și glisând muchiile până ajung la dimensiunea dorită.

    • Mutați un câmp selectându-l (împreună cu eticheta sa, dacă există) și glisându-l în noua locație.

    • Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmp și utilizați comenzile din meniul de comenzi rapide pentru a îmbina sau a scinda celule, pentru a șterge sau a selecta câmpuri și pentru a efectua alte activități de formatare.

      În plus, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile descrise în următoarele secțiuni pentru a face raportul mai atractiv și mai ușor de citit.

Partea de sus a documentului

Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor

Cea mai rapidă modalitate de a adăuga grupare, sortare sau totaluri într-un raport este să faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul în care doriți să se aplice gruparea, sortarea sau totalul, apoi să faceți clic pe comanda dorită din meniul de comenzi rapide.

Aveți posibilitatea să adăugați grupare, sortare sau totaluri și utilizând panoul Grupare, sortare și totaluri în timp raportul este deschis în Vizualizare aspect sau în Vizualizare proiect:

  1. Dacă panoul Grupare, sortare și totaluri nu este deja deschis, în fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.

  2. Faceți clic pe Adăugare grup sau pe Adăugare sortare, apoi selectați câmpul în care doriți să grupați sau să sortați.

  3. Faceți clic pe Mai mult într-o linie de grupare sau de sortare pentru a seta mai multe opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

Pentru mai multe informații detaliate despre grupare, sortare și totaluri, consultați articolul Crearea unui raport grupat sau a unui raport rezumat.

Partea de sus a documentului

Evidențierea valorilor utilizând formatarea condiționată

Access 2010 include instrumente mai puternice pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Aveți posibilitatea să adăugați până la 50 de reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele client, aveți posibilitate să adăugați bare de date pentru a compara datele din înregistrări.

Pentru a adăuga formatare condiționată :

  1. Deschideți raportul în Vizualizare aspect făcând clic cu butonul din dreapta pe raport în Panoul de navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.

  2. Selectați toate controalele la care doriți să aplicați formatarea condiționată. Pentru a selecta mai multe controale, mențineți apăsată tasta SHIFT sau CTRL și faceți clic pe controalele dorite.

  3. În fila Format, în grupul Control formatare, faceți clic pe Formate condiționale.

    Access deschide caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată.

  4. În caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată, faceți clic pe Regulă nouă.

  5. În caseta de dialog Regulă nouă de formatare, selectați o valoare sub Se selectează un tip de regulă:

    • Pentru a crea o regulă care se evaluează pentru fiecare înregistrare, individual, selectați Verificați valorile din înregistrarea curentă sau utilizați o expresie.

    • Pentru a crea o regulă care compară înregistrările între ele utilizând bare de date, faceți clic pe Comparare cu alte înregistrări.

Notă :  Opțiunea Comparare cu alte înregistrări nu este disponibilă în bazele de date Web.


  1. Sub Se editează descrierea regulii, specificați regula care va determina situația în care se aplică formatarea, precum și formatarea dorită la întrunirea criteriilor regulii.

  2. Faceți clic pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată.

  3. Pentru a crea o regulă suplimentară pentru acest control sau set de controale, repetați această procedură de la pasul 4. Altfel, faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.

Pentru mai multe informații despre adăugarea formatarea condiționată la un raport, consultați pagina utilizare în rapoarte de formatare condiționată.

Partea de sus a documentului

Obținerea unui aspect profesionist prin Teme

Aveți posibilitatea să aplicați acum Teme Office 2010 într-o bază de date Access, ceea ce vă ajută să creați un stil uniform în toate documentele Office.

Important : Dacă alegeți o Temă Office, un font sau o culoare, acestea se aplică tuturor formularelor și rapoartelor din baza de date (nu numai unuia, în care lucrați).

  1. Deschideți raportul în vizualizarea aspect făcând clic dreapta pe acesta în panoul de navigare, apoi făcând clic pe aspect Vzualizare.

  2. Pe fila proiectare , în grupul teme , selectați tema, culoarea sau fontul dorit:

    Imaginea Panglicii

    • Utilizați galeria Temă pentru a seta simultan culori și fonturi într-o schemă predefinită.

    • Utilizați galeriile Culori sau Fonturi pentru a seta independent culori sau fonturi.


Pentru mai multe informații despre utilizarea temele Office, consultați pagina face de acces la formulare și rapoarte mai consistentă și atrăgătoare cu temele Office.

Partea de sus a documentului

Adăugarea imaginilor

În mod tradițional, în Access, imaginile au fost legate de controale imagine individuale în formulare sau în rapoarte. Pentru a modifica o imagine utilizată frecvent, în mai multe formulare și rapoarte, trebuia ca fiecare control imagine să fie editat manual. În Access 2010, aveți posibilitatea să atașați o imagine la o bază de date, o singur dată, apoi să utilizați imaginea în mai multe obiecte. Actualizarea unei singure imagini o actualizează în toate locurile în care se utilizează aceasta, în întreaga bază de date. Acest lucru este foarte util, de exemplu, pentru siglele de firmă sau pentru imaginile de fundal care se utilizează în întreaga bază de date.

Adăugarea unei imagini

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați imaginea, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

  2. Faceți clic pe raportul unde doriți să adăugați imaginea.

  3. În fila Proiectare, în grupul Controale, faceți clic pe Inserare imagine.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Utilizați o imagine existentă    Dacă imaginea dorită este deja în Galerie, faceți clic pe acesta pentru a o adăuga la raport.

    • Încărcarea unei imagini noi    În partea de jos a galeriei, faceți clic pe Răsfoire. În caseta de dialog Inserare imagine , navigați la imaginea pe care doriți să o utilizați și apoi faceți clic pe Deschidere.

      Access adaugă imaginea selectată la raport.

Adăugarea unei imagini de fundal

Notă :  Imaginile de fundal nu se pot adăuga la rapoarte compatibile Web.

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați imaginea de fundal, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

  2. În fila Format, în grupul Fundal, faceți clic pe Imagine de fundal.

  3. Alegeți una dintre următoarele:

    • Utilizarea unei imagini existente    Dacă imaginea dorită este deja în Galerie, faceți clic pe acesta pentru a o adăuga la raport.

    • Încărcarea unei imagini noi    În partea de jos a galeriei, faceți clic pe Răsfoire. În caseta de dialog Inserare imagine , navigați la imaginea pe care doriți să o utilizați și apoi faceți clic pe Deschidere.

      Access adaugă imaginea selectată la raport.

Partea de sus a documentului

Examinarea și imprimarea unui raport

Examinarea unui raport

  1. Deschideți raportul pe care doriți să-l examinați sau selectați-l în Panoul de navigare.

  2. În fila Fișier, faceți clic pe Imprimare, apoi pe Examinare înaintea imprimării.

    Access deschide raportul în Examinare înaintea imprimării. Aveți posibilitatea să utilizați comenzile din fila Examinare înaintea imprimării pentru a efectua următoarele:

    • Imprimarea raportului;

    • Ajustarea dimensiunii sau aspectului paginii;

    • Mărire sau micșorare sau vizualizarea mai multor pagini simultan;

    • Reîmprospătarea datelor din raport;

    • Exportul raportului în alt format de fișier.

  3. Pentru a reveni la spațiul de lucru al bazei de date, în fila Examinare înaintea imprimării, în grupul Închidere examinare, faceți clic pe Închidere Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea unui raport

În afară de imprimarea din Examinare înaintea imprimării, aveți posibilitatea și să imprimați un raport fără a-l examina:

  1. Deschideți raportul pe care doriți să-l examinați sau selectați-l în Panoul de navigare.

  2. În fila Fișier, faceți clic pe Imprimare.

    • Pentru a trimite raportul direct la imprimanta implicită fără a seta opțiuni de imprimare, faceți clic pe Imprimare rapidă.

    • Pentru a deschide o casetă de dialog unde se poate selecta o imprimantă, se poate specifica numărul de copii și altele, faceți clic pe Imprimare.

Partea de sus a documentului

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Au fost utile aceste informații?

Minunat! Alt feedback?

Cum putem îmbunătăți?

Vă mulțumim pentru feedback!

×