Introducere în utilizarea fluxurilor de lucru cu formularele InfoPath

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

În acest articol

Ce sunt fluxurile de lucru?

Metode de utilizare a fluxurilor de lucru cu formularele InfoPath

Fluxuri de lucru incluse în Office SharePoint Server 2007

Suportul pentru fluxurile de lucru particularizate în Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007

Pașii implicați în utilizarea fluxurilor de lucru

Pornirea unui flux de lucru într-un document sau element

Ce sunt fluxurile de lucru?

Un flux de lucru este descris uneori ca o serie de activități care produc un rezultat. În contextul Produse și tehnologii Microsoft SharePoint, un flux de lucru este definit, mai exact, ca mișcarea automată a documentelor sau a elementelor printr-o secvență specifică de acțiuni sau activități corelate cu un proces de afaceri. Fluxurile de lucru se pot utiliza pentru gestionarea unitară a proceselor comune de afaceri în interiorul unei organizații, permițând organizațiilor să atașeze o logică funcțională la documentele sau elementele dintr-o listă sau bibliotecă SharePoint. Logica funcțională este un set de instrucțiuni care specifică și controlează acțiunile care au loc într-un document sau element.

Fluxurile de lucru pot fluidiza costurile și timpul necesar pentru a coordona procesele de lucru uzuale, cum ar fi aprobarea proiectelor sau revizuirea documentelor, gestionând și urmărind activitățile umane implicate în aceste procese. De exemplu, într-un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, aveți posibilitatea să adăugați un flux de lucru la o bibliotecă de documente care distribuie documentul la un grup de persoane pentru aprobare. Atunci când autorul documentului pornește fluxul de lucru pe un document din acea bibliotecă, fluxul de lucru creează activități de aprobare a documentului, atribuie acele activități participanților la fluxul de lucru, apoi trimite participanților avertizări prin mesaje de poștă electronică ce includ instrucțiuni pentru activitate și un link către documentul care trebuie aprobat. În timp ce fluxul de lucru este în curs de desfășurare, responsabilul fluxului de lucru (în acest caz, autorul documentului) sau participanții la fluxul de lucru pot să verifice pagina Stare flux de lucru pentru a vedea care dintre participanți au terminat activitățile ce le-au fost atribuite în fluxul de lucru. Pagina Stare flux de lucru este disponibilă dacă faceți clic pe starea fluxului de lucru pentru un document sau un element din biblioteca de documente. Atunci când participanții termină activitățile care le-au fost atribuite în fluxul de lucru, fluxul de lucru se încheie, iar responsabilul este anunțat automat despre terminarea acestuia.

Ilustrația următoare arată procesul fluxului de lucru Aprobare.

Schema logică a fluxului de lucru Aprobare

Fluxurile de lucru nu acceptă doar procese de lucru manuale existente, ci, de asemenea, extind modurile prin care se poate face colaborarea și lucrul în comun cu documente, liste și biblioteci. Utilizatorii site-ului pot să inițieze și să participe la fluxuri de lucru utilizând formulare particularizabile, accesibile dintr-un document sau dintr-un element dintr-o listă sau bibliotecă SharePoint. Aceste formulare particularizabile sunt pagini SharePoint care ajută utilizatorii să revizuiască sau să modifice fluxul de lucru. În plus, funcționalitatea fluxului de lucru din Office SharePoint Server 2007 este puternic integrată cu 2007 Microsoft Office system. Activitățile următoare pentru fluxurile de lucru se pot efectua într-un site Office SharePoint Server 2007 sau direct în anumite programe care fac parte din Ediția Office 2007:

  • Vizualizarea listei de fluxuri de lucru disponibile pentru un document sau element.

  • Porniți un flux de lucru într-un document sau element.

  • Vizualizați, editați sau reatribuiți o activitate din fluxul de lucru.

  • Terminați o activitate din fluxul de lucru.

Începutul paginii

Metode de utilizare a fluxurilor de lucru cu formularele InfoPath

Puteți să creați formulare Microsoft Office InfoPath care afișează date specifice care corespunde la starea curentă a fluxului de lucru. Puteți face acest lucru proiectarea unui șablon formular pentru a utiliza reguli care inițierea acțiuni în formular pe baza stării a fluxului de lucru. Acest lucru poate fluidizați procesele care persoanele utilizează la completarea formularelor. De exemplu, să proiectați formulare pentru a afișa un doar în citire vizualizare atunci când starea pentru un flux de lucru este finalizat și, prin urmare, ar trebui să nu modifică datele din formularul.

De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați reguli pentru a face ca formularele să răspundă în alte moduri la fluxurile de lucru. De exemplu, aveți posibilitatea să utilizați o regulă pentru a afișa într-o casetă de dialog un mesaj ce conține instrucțiuni specifice pentru o anumită stare a unui flux de lucru.

Notă : Casetele de dialog nu apar automat în șabloanele de formular compatibile cu browserul pe care utilizatorii le completează într-un browser Web.

Fluxurile de lucru trebuie să fie adăugate la o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut pentru a le face disponibile pentru utilizare în formulare InfoPath. Tipurile de flux de lucru disponibile pentru un site diferă, în funcție de tipul de site, de activarea fluxurilor de lucru și de crearea fluxurilor de lucru particularizate utilizând Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Contactați administratorul grupului pentru a determina ce fluxuri de lucru sunt instalate și pregătite pentru site.

Fiecare flux de lucru este definit de stări distincte cu nume descriptiv, cum ar fi În desfășurare. Numele pentru stările variază în funcție de tipul de flux de lucru. De exemplu, un flux de lucru aprobare, care este disponibil pe serverele care rulează Microsoft Office SharePoint Server 2007 -include o stare pentru În desfășurare, revocatși terminat. Stările unui flux de lucru trei faze, care este disponibil în Windows SharePoint Services 3.0 , poate fi definită de persoana care adaugă fluxul de lucru într-o bibliotecă sau listă, în timp ce alte fluxuri de lucru utilizează stările standard, cum ar fi starea În desfășurare notate anterior. Deși nume descriptiv este vizibilă pentru utilizator, stările de flux de lucru sunt reprezentate prin programare de valori numerice. Pentru a proiecta un șablon formular pentru a răspunde la o stare de flux de lucru specifice, trebuie să știți valoarea numerică pentru stare de flux de lucru pe care doriți să o utilizați. Aceasta este că InfoPath utilizează valoarea numerică a fluxului de lucru pentru a iniția o acțiune, cum ar fi comutarea între vizualizări.

Fluxuri de lucru incluse în site-uri SharePoint

Fluxurile de lucru următoare tratează scenarii uzuale de lucru și sunt incluse în Windows SharePoint Services 3.0 și Office SharePoint Server 2007.

Fluxuri de lucru incluse în Windows SharePoint Services 3.0

Fluxul de lucru În trei faze este inclus în site-urile Windows SharePoint Services 3.0 și Office SharePoint Server 2007. Fluxul de lucru În trei faze se poate utiliza pentru a gestiona procese de afaceri care solicită organizațiilor să urmărească un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi probleme de asistență a clienților, direcții de vânzări sau activități din proiecte.

Începutul paginii

Fluxuri de lucru incluse în Office SharePoint Server 2007

Un site Office SharePoint Server 2007 include, de asemenea, următoarele fluxuri de lucru următoare, care tratează scenarii de lucru uzuale:

  • Aprobare     Acest flux de lucru distribuie un formular la un grup de persoane pentru aprobare. În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare este asociat cu tipul de conținut Document, ceea ce înseamnă că este automat disponibil în bibliotecile de documente. O versiune a fluxului de lucru Aprobare este asociată, de asemenea, în mod implicit, cu biblioteca Pagini într-un site de publicare, iar fluxul de lucru se poate utiliza pentru a gestiona procesul de aprobare pentru publicarea paginilor Web.

  • Obținere feedback     Acest flux de lucru distribuie un formular la un grup de persoane pentru feedback. Recenzenții au posibilitatea să furnizeze feedback, care este apoi compilat și trimis la persoana care a pornit fluxul de lucru. În mod implicit, fluxul de lucru Obținere feedback este asociat cu tipul de conținut Document, ceea ce înseamnă ca tipul de conținut Document este automat disponibil în bibliotecile de documente.

  • Colectare semnături    Acest flux de lucru direcționează un document din Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007sau Microsoft Office Excel 2007 într-un grup de persoane pentru a colecta lor semnături digitale. Acest flux de lucru trebuie să înceapă într-un program 2007 Microsoft Office system . În mod implicit, fluxul de lucru colectare semnături este asociat cu tipul de conținut Document, ceea ce înseamnă că este disponibilă automat în bibliotecile de documente. Cu toate acestea, fluxul de lucru colectare semnături este disponibilă doar pentru documente Office care conțin una sau mai multe Microsoft Office liniile de semnătură.

    Notă : Acest flux de lucru nu este disponibil pentru utilizare cu formulare InfoPath.

  • Aprobare pentru distrugere     Acest flux de lucru, care acceptă procese de gestionare a înregistrărilor, gestionează expirarea și reținerea documentului permițând participanților să decidă dacă rețin sau șterg documentele expirate. Fluxul de lucru Aprobare pentru distrugere este proiectat mai ales pentru utilizare principală în interiorul unui site Centru de înregistrări.

  • Aprobare grup     Acest flux de lucru este similar cu fluxul de lucru Aprobare, dar utilizează o bibliotecă de documente desemnată și oferă o vizualizare personalizată a proceselor de aprobare în care participă un utilizator. Acest flux de lucru furnizează o organigramă ierarhică din care se selectează aprobatorii, iar fluxul de lucru permite aprobatorilor să utilizeze un control ștampilă în locul unei semnături. Această soluție este disponibilă doar pentru versiunile est-asiatice ale Office SharePoint Server 2007.

  • Gestionare traduceri    Acest flux de lucru gestionează procesul de traducere manuală a documentelor, creând copii ale documentelor de tradus și atribuind activități de traducere traducătorilor. Acest flux de lucru este disponibil doar pentru bibliotecile Gestionare traduceri.

Fiecare dintre fluxurile de lucru următoare se poate particulariza pentru organizația dvs. prin mai multe metode. De exemplu, atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru utilizare în documente sau elemente, aveți posibilitatea să particularizați listele de activități și listele de istoric, unde se stochează informații despre fluxul de lucru.

Atunci când un utilizator pornește un flux de lucru pentru un document sau element, în funcție de tipul de flux de lucru, este posibil ca utilizatorul să aibă opțiunea să particularizeze mai departe fluxul de lucru, specificând lista de participanți, o dată de scadentă și instrucțiuni pentru activitate.

Începutul paginii

Suportul pentru fluxurile de lucru particularizate în Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007

Organizația poate opta să dezvolte și să configureze fluxuri de lucru particularizate care sunt unice, destinate proceselor de lucru ale organizație. Fluxurile de lucru pot fi simple sau complexe, în funcție de cerințele proceselor din organizație. Dezvoltatorii au posibilitatea să creeze fluxuri de lucru inițiate de utilizatorii site-ului sau să creeze fluxuri de lucru care pornesc automat, pe baza unui eveniment specific, cum ar fi atunci când un element dintr-o listă SharePoint sau un formular dintr-o bibliotecă de documente se creează sau se modifică. Dacă organizația a dezvoltat și a configurat fluxuri de lucru particularizate, acestea sunt disponibile pentru utilizare pe site.

În funcție de persoanele implicate în crearea fluxului de lucru, există două metode prin care se pot crea fluxurile de lucru particularizate pentru Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007:

  • Dezvoltatori profesioniști de software.     Dezvoltatorii profesioniști de software pot să creeze fluxuri de lucru utilizând Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Aceste fluxuri de lucru conțin cod particularizat și activități pentru fluxul de lucru. După ce un dezvoltator profesionist creează un flux de lucru particularizat, administratorul serverului poate să configureze acel flux de lucru în mai multe site-uri.

  • Proiectanți Web    Proiectanții Web pot să proiecteze fluxuri de lucru fără cod, pentru a se utiliza într-o listă sau bibliotecă specifică, utilizând un program de proiectare Web compatibil cu Windows SharePoint Services, cum ar fi Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Aceste fluxuri de lucru se creează dintr-o listă de activități disponibile pentru fluxul de lucru, iar proiectantul Web care creează unul dintre aceste fluxuri de lucru are posibilitatea să-l implementeze direct într-o listă sau într-o bibliotecă de documente unde va fi utilizat.

Dacă doriți să implementeze un flux de lucru particularizate, contactați administratorul de Uniune pentru informații despre resurselor disponibile în organizația dvs. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea fluxurile de lucru particularizate pentru Windows SharePoint Services 3.0, consultați Windows SharePoint Services Centrul pentru dezvoltatori MSDN. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea fluxurile de lucru particularizate pentru Office SharePoint Server 2007, consultați Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, care este disponibil de la Microsoft Office SharePoint Server 2007 pentru dezvoltatori Portal MSDN.

Începutul paginii

Pașii implicați în utilizarea fluxurilor de lucru

În utilizarea unui flux de lucru pentru un document sau element sunt implicați mai mulți pași. Fiecare pas este proiectat pentru a fi finalizat de persoane cu roluri diferite. De exemplu, un administrator de site-uri poate să adauge un flux de lucru la o bibliotecă de documente, un creator de conținut poate să pornească un flux de lucru sau să modifice un flux de lucru în curs de desfășurare, iar recenzorul de documente sau un aprobator pot să finalizeze activitatea fluxului de lucru.

Secțiunea următoare explică următoarele procese asociate cu utilizarea fluxurilor de lucru:

  • Adăugarea unui flux de lucru la o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut

  • Pornirea un flux de lucru pentru un document sau element

  • Modificarea unui flux de lucru în curs de desfășurare

  • Terminarea activităților fluxului de lucru

  • Urmărirea stării fluxurilor de lucru

Adăugarea unui flux de lucru la o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut

Înainte ca un flux de lucru să poată fi utilizat, acesta trebuie să fie adăugat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut. Aveți nevoie de permisiuni de tip Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut. În cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestionează liste sau biblioteci specifice efectuează această activitate.

Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variază în funcție de locul unde este adăugat.

  • Dacă adăugați un flux de lucru direct la o listă sau la o bibliotecă, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea listă sau bibliotecă.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la un tip de conținut listă (o instanță a tipului de conținut site care s-a adăugat unei anumite liste sau biblioteci), el este disponibil numai pentru elementele de acel tip de conținut din acea listă sau bibliotecă cu care este asociat tipul de conținut.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la un tip de conținut de site, acel flux de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de conținut din fiecare listă sau bibliotecă la care este adăugat acel tip de conținut de site. Dacă doriți ca un flux de lucru să fie larg disponibil în liste și în biblioteci dintr-o colecție de site-uri pentru elemente ale unui anumit tip de conținut site, modalitatea cea mai eficientă de a ajunge la acest rezultat este să adăugați fluxul de lucru direct la un tip de conținut site.

Atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, aveți posibilitatea să particularizați fluxul de lucru pentru locația specifică a acestuia, alegând una dintre opțiunile următoare:

  • Numele pentru instanța fluxului de lucru.

  • Lista de activități, unde se stochează activitățile asociate cu fluxul de lucru.

  • Lista istoric, care înregistrează toate evenimentele asociate cu fluxul de lucru.

  • Modul în care să fie pornit fluxul de lucru.

  • Opțiuni suplimentare specifice pentru fluxul de lucru individual. De exemplu, modul în care se distribuie activitățile la participanți, în ce circumstanțe se termină fluxul de lucru și ce acțiuni au loc după terminarea fluxului de lucru.

Notă : Atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, îl faceți disponibil pentru documente sau elemente dintr-o locație specifică. Nu porniți fluxul de lucru real. În secțiunea Vedeți și se găsesc linkuri către mai multe informații despre adăugarea fluxurilor de lucru la liste, biblioteci sau tipuri de conținut.

Pornirea un flux de lucru pentru un document sau element

După ce se adaugă un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, aveți posibilitatea să porniți fluxul de lucru pentru un document sau un element din acea locație (dacă fluxul de lucru este configurat astfel încât să permită pornirea manuală). Pentru a porni un flux de lucru, selectați fluxul de lucru dorit din lista de fluxuri de lucru disponibile pentru document sau element. De asemenea, poate fi necesar să completați un formular cu informațiile solicitate de fluxul de lucru. În funcție de modul în care fluxul de lucru a fost proiectat și configurat, atunci când porniți fluxul de lucru poate fi posibilă particularizarea în detaliu, specificând opțiuni cum ar fi participanți, data de scadență și instrucțiuni despre activități.

Modificarea unui flux de lucru în desfășurare

După pornirea unui flux de lucru, se poate ca acesta să necesite modificări. De exemplu, poate fi necesar să adăugați participanți suplimentari sau un participant la fluxul de lucru trebuie să atribuie activitatea sa unei alte persoane sau să solicite modificări la documentul sau elementul pe care se bazează fluxul de lucru. Aveți posibilitatea să modificați unele fluxuri de lucru predefinite incluse în Office SharePoint Server 2007, în timp ce fluxul de lucru este în curs de desfășurare. Dacă organizația a dezvoltat și a configurat un flux de lucru particularizat, posibilitatea de a modifica fluxul de lucru în timp ce acesta este în curs de desfășurare depinde de modul de proiectare a acestuia.

Terminarea activităților fluxului de lucru

Toate evenimentele fluxului de lucru care solicită interacțiune manuală sunt reprezentate de o activitate a fluxului de lucru. Atunci când o activitate se atribuie unui participant la fluxul de lucru, destinatarul activității are posibilitatea să termine activitatea sau să solicite modificări direct la fluxul de lucru, editând formularul asociat activității fluxului de lucru. În Office SharePoint Server 2007, participanții la fluxul de lucru au posibilitatea să termine activitățile fluxului de lucru pe site-ul SharePoint sau direct dintr-un program Microsoft Office 2007, cum ar fiMicrosoft Office InfoPath 2007. Atunci când un participant la fluxul de lucru termină o activitate a fluxului de lucru sau solicită o modificare la fluxul de lucru, serverul este solicitat să mute starea fluxului de lucru la pasul următor al acestuia.

Urmărirea stării unui flux de lucru

Responsabilii cu fluxul de lucru și participanții au posibilitatea să urmărească desfășurarea unui flux de lucru, verificând pagina de stare asociată cu fluxul de lucru, pe site-ul SharePoint. Pagina de stare include informații de stare despre activitățile fluxului de lucru care nu s-au terminat. De asemenea, include informații de istoric relevante despre fluxul de lucru.

Office SharePoint Server 2007 include, de asemenea, instrumente de raportare care furnizează o analiză agregată a istoricului fluxului de lucru. Organizațiile pot utiliza această analiză pentru a localiza zonele din procese care trebuie îmbunătățite sau pentru a determina dacă un grup întrunește obiectivele de performanță pentru un proces de afaceri dat. Office SharePoint Server 2007 include câteva rapoarte Microsoft Excel predefinite, care pot fi utilizate cu orice flux de lucru. În plus, informațiile de istoric ale fluxului de lucru sunt disponibile ca sursă de date pentru liste SharePoint, ce se poate utiliza și analiza în alte programe, cum ar fi Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 sau într-o soluție particularizată de monitorizare a proceselor de afaceri.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×