Introducere în site-ul Centru de înregistrări

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Șablonul site-ului Centru de înregistrări din Microsoft Office SharePoint Server 2007 este proiectat pentru a ajuta organizațiile să implementeze gestionarea înregistrărilor și programele de reținere.

În acest articol

Caracteristicile de șablonul de site-ul centru de înregistrări

Proiectarea unui site centru de înregistrări

Caracteristici ale șablonului site Centru de înregistrări

Centrul de înregistrări este proiectat pentru a servi drept depozit central în care organizația are posibilitatea să stocheze și să gestioneze toate înregistrările. Centrul de înregistrări acceptă tot procesul de gestionare a înregistrărilor, de la colectarea înregistrărilor și gestionarea înregistrărilor, până la ștergerea înregistrărilor. În mod obișnuit, un site Centru de înregistrări este proiectat și configurat de experții în gestionarea înregistrărilor ai organizației și de către personalul în tehnologia informației (TI) pentru a accepta planul de fișiere al organizației.

Șablonul site Centru de înregistrări combină unele caracteristici standard disponibile în Office SharePoint Server 2007 cu unele caracteristici suplimentare, specializate în gestionarea înregistrărilor, pentru a furniza capacitățile următoare:

  • Vault abilities     Centrul de înregistrări are mai multe caracteristici care contribuie la asigurarea integrității înregistrărilor stocate în interiorul acestuia:

    • Înregistrările nu sunt modificate niciodată automat de către sistem. Acest lucru asigură faptul că înregistrările încărcate pe un site Centru de înregistrări și apoi descărcate din nou mai târziu sunt întotdeauna identice.

    • Administratorii de site-uri au posibilitatea să configureze cu ușurință Centrul de înregistrări, utilizând setări care împiedică alterarea directă a înregistrărilor, făcând o copie de rezervă a tuturor modificărilor făcute în conținutul documentelor și auditând tipuri specifice de modificări.

    • Centrul de înregistrări permite managerilor de înregistrări să adauge și să mențină metadatele din elemente separat de metadatele din înregistrări, astfel încât informațiile pertinente pentru activitățile de gestionare a înregistrărilor să poată fi actualizate fără a se modifica înregistrarea subiacentă. Modificările din metadate sunt de asemenea păstrate sub formă de copii de rezervă.

  • Informații despre gestionarea politică impunere   Office SharePoint Server 2007 include mai multe caracteristici de politică care sunt utile pentru gestionarea înregistrărilor: 

    • Audit     Această caracteristică înregistrează în jurnal evenimentele și operațiunile care se efectuează în fișiere. În contextul gestionării înregistrărilor, auditul este util pentru a înregistra persoanele care vizualizează și accesează informațiile din Centrul de înregistrări.

    • Expirarea     Această caracteristică specifică perioada de timp în care este reținută o înregistrare și ce acțiune are loc atunci când se termină perioada de reținere, cum ar ștergerea sau inițierea unui flux de lucru Aprobare pentru distrugere. În contextul gestionării înregistrărilor, perioada de reținere pentru o înregistrare începe de obicei atunci când înregistrarea este remisă inițial către Centrul de înregistrări.

    • Coduri de bare     Această caracteristică furnizează pentru fiecare înregistrare o imagine unică de cod de bare și o valoare numerică. Valoarea codului de bare se stochează și se indexează împreună cu versiunea electronică a înregistrării. În contextul gestionării înregistrărilor, codurile de bare sunt utile pentru reținerea și urmărirea înregistrărilor fizice. Atunci când înregistrările dintr-o bibliotecă au versiuni fizice, codurile de bare furnizează o metodă de a corela versiunile fizice cu corespondentele electronice ale acestora.

  • Interfață programabilă pentru obținerea înregistrărilor     Centrul de înregistrări acceptă un set de servicii care facilitează obținerea înregistrărilor. Interfața programabilă a Centrului de înregistrări permite organizațiilor să configureze atât gestionarea documentelor, cât și sistemele de poștă electronică pentru a remite automat fișiere către site-ul Centru de înregistrări. Conținutul se poate remite către Centrul de înregistrări printr-un serviciu Web, utilizând protocolul SOAP sau prin poșta electronică, utilizând protocolul SMTP.

  • Distribuire înregistrări     Centrul de înregistrări include o listă Distribuire înregistrări care distribuie automat înregistrările de intrare (chiar dacă sunt remise automat sau manual) către locația corespunzătoare, pe baza tipului de înregistrare. Atunci când o înregistrare se remite către Centrul de înregistrări, aceasta este însoțită de obicei de informații suplimentare, cum ar fi istoricul de audit și metadate. Istoricul de audit al unei înregistrări se stochează în Centrul de înregistrări ca fișier XML, iar metadatele înregistrării se stochează atât ca fișier XML, cât și în coloane de metadate în site-ul Centru de înregistrări.

  • Suspendare     Centrul de înregistrări permite organizațiilor să rețină înregistrări descoperite legal ca parte a unui litigiu sau relevante pentru un audit sau investigare și să le plaseze într-o listă Suspendări. Atunci când înregistrările sunt în suspendare, acestea sunt suspendate de la politicile de expirare active și, astfel, protejate de la distrugere. De exemplu, dacă în cazul unui litigiu o organizație plasează înregistrări relevante, necesare a fi suspendate, aceste înregistrări sunt disponibile până când litigiul se încheie. Înregistrările se pot suspenda de mai multe ori o dată. Managerii de înregistrări au posibilitatea să caute, în Centrul de înregistrări, înregistrări care trebuie suspendate.

Începutul paginii

Proiectarea unui site Centru de înregistrări

La cel mai înalt nivel, există doi pași majori în proiectarea unui site Centru de înregistrări pentru a implementa un program de gestionare a înregistrărilor:

  1. O organizație trebuie să dezvoltați o strategie de gestionare a înregistrărilor și formale un plan de gestionare a înregistrărilor. Acesta este un efort de colaborare care implică coordonarea între managerii de înregistrări, persoanele responsabile cu conformitatea, profesioniștilor IT și lucrătorii din tehnologia informației.

  2. O organizație trebuie să apoi configurați una sau mai multe site-uri centru de înregistrări pentru a implementa său plan de gestionare a înregistrărilor.

Secțiunile de mai jos subliniază elementele principale implicate în fiecare dintre acești pași.

Planificarea gestionării înregistrărilor

Înainte ca o organizație să configureze un site Centru de înregistrări ca soluție de gestionare a înregistrărilor, aceasta trebuie să dezvolte un plan formal pentru strategia de gestionare a înregistrărilor. Elementele specifice al unui plan formal de gestionare a înregistrărilor sunt unice pentru fiecare organizație sau afacere individuală. Însă, toate planurile de gestionare a înregistrărilor includ documentele și procesele următoare:

  • Plan de fișiere     Un plan de fișiere descrie tipurile de documente sau de elemente pe care organizația le recunoaște ca înregistrări oficiale de afaceri. Acesta indică locul în care sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferențiază un tip de înregistrare de altul. Planul de fișiere servește drept colecție extinsă de politici, procese și ghiduri pentru crearea, stocarea și gestionarea înregistrărilor. Un plan de fișiere trebuie să acopere toate înregistrările, chiar dacă sunt media, inclusiv hârtie , poștă electronică și fișiere electronice. De asemenea, acesta trebuie să specifice modul în care fiecare înregistrare este clasificată, securizată și, în final, distrusă. De asemenea, acesta trebuie să includă considerații pentru categorii speciale de înregistrări, cum ar fi înregistrări Confidențiale, Vitale, Secrete de afaceri sau Privilegiate. În sfârșit, un plan de fișiere trebuie să specifice persoanele responsabile pentru gestionarea fiecărui tip de înregistrare.

  • Programare reținere     Programarea reținere specifică perioada de timp în care fiecare tip de înregistrare din planul de fișiere trebuie să fie reținut (perioada de reținere a acestuia) și procesul de transfer al acestuia atunci când ajunge la sfârșitul acestei perioade (procesul de eliminare a acestuia). Ghidurile dintr-o programare de reținere se bazează de obicei pe solicitări legale, riscuri ale organizației și nevoi de afaceri. Suplimentar, o programare de reținere descrie de obicei contingențele gestionării riscurilor care determină perioada de reținere pentru fiecare tip de înregistrare.

  • Document de solicitări conforme     Un document de solicitări de conformare definește regulile la care se supun sistemele TI pentru gestionarea înregistrărilor, capacitățile pe care trebuie să le aibă și tipurile de monitorizare regulată pe care trebuie să le accepte pentru a asigura conformitatea.

  • Proces formal pentru suspendarea eliminării înregistrărilor     Acest proces, care este denumit de obicei suspendare, detaliază modul în care organizația suspendă eliminarea înregistrărilor atunci când apar evenimente cum ar fi litigiu, audit sau investigare.

  • Sistem de monitorizare și raportare a suspendărilor înregistrărilor     Pentru a vă asigura că angajații completează, accesează și gestionează înregistrări conform cu politicile și procesele definite, un program de gestionare a înregistrărilor trebuie să conțină un proces sau un sistem pentru monitorizarea și raportarea suspendărilor înregistrărilor.

Începutul paginii

Configurarea unui site Centru de înregistrări

După ce o organizație se implică în planificarea detaliată a gestionării înregistrărilor și dezvoltă un plan formal pentru gestionarea înregistrărilor, aceasta creează și configurează un site Centru de înregistrări pentru a contribui la implementarea acestui program.

Trebuie să parcurgeți pașii următori pentru a configura un site Centru de înregistrări:

  1. Creați biblioteci sau liste de documente pentru a gestiona și stoca fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.

    Se recomandă crearea unei biblioteci de documente pentru fiecare tip de conținut din planul de înregistrări.

    Atunci când înregistrările se remit către Centrul de înregistrări, acestea se distribuie către lista sau biblioteca relevantă.

  2. Creați coloane pentru biblioteci de documente, liste sau tipuri de conținut relevante pentru a conține și a afișa metadatele pentru fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.

  3. Specificați politicile de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de înregistrare de pe site-ul Centru de înregistrări. Aceste politici trebuie să reflecte perioadele de reținere și cerințele de audit specificate în planul de fișiere al organizației și programarea de reținere.

  4. Configurați lista Distribuire înregistrări pentru a distribui fiecare tip de fișier la locația corespunzătoare. Atunci când înregistrările se remit către site-ul Centru de înregistrări, manual sau în mod programatic, Office SharePoint Server 2007 utilizează acest tabel pentru a determina modul în care se clasifică înregistrările în interiorul site-ului Centru de înregistrări și unde anume se trimit acestea.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×