Introducere în seturile de documente

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Un Set de documente este un grup de documente asociate, pe care pe puteți gestiona ca pe o entitate unică. Puteți să creați un Set de documente dintr-un singur pas, apoi să îi definiți caracteristicile și metadatele. Puteți gestiona setul ca entitate unică.

În acest articol

Ce este un Set de documente?

Ce puteți face cu un Set de documente?

Ce este un set de documente?

Pentru multe tipuri de proiecte, oamenii produc de obicei un set întreg de documente asociate. În unele cazuri, acest set de documente poate fi rezultatul unui proiect sau al unui „material livrabil”. De exemplu, o companie de servicii profesioniste poate produce un „caiet de licitații” atunci când răspund unei cereri de oferte din partea unui posibil client. Caietul de licitații poate conține întotdeauna aceste elemente și puteți particulariza fiecare element în funcție de cerințele specifice ale unui anumit proiect:

  • O introducere a companiei de servicii

  • O analiză Puncte tari, Puncte slabe, Oportunități și Amenințări (SWOT)

  • Un plan de afaceri

  • O analiză comparativă a companiei

În alte cazuri, acest set de documente poate reprezenta doar tipuri diferite de informații care susțin un proiect mai mare și au ca rezultat crearea sau livrarea altui produs. De exemplu, o firmă producătoare poate produce un set de documente standard referitoare la proiectarea, testarea și fabricarea fiecărui produs al său.

Aceste documente pot fi create în același timp sau pe faze. Documentele pot fi produse sau examinate de către o singură persoană sau de mai multe persoane. Toate documentele pot avea același format (cum ar fi documentele Word). Sau pot avea diferite formate de fișier (de exemplu, documente Word, blocnotesuri OneNote, prezentări PowerPoint, diagrame Visio, registre de lucru Excel etc.).

Seturile de documente pot ajuta organizațiile să gestioneze mai ușor aceste situații. Setul de documente organizează documente multiple înrudite într-o singură vizualizare, unde se poate lucra cu ele și pot fi gestionate ca entitate unică. Atunci când creați un Set de documente nou, de fapt creați un tip de conținut nou. Tipul de conținut devine disponibil în întreaga colecție de site-uri și puteți să configurați un tip de conținut Set de documente nou pentru fiecare dintre produsele de lucru cu mai multe documente diferite.

Când un tip de conținut Set de documente este adăugat la o bibliotecă, utilizatorii pot crea instanțe noi ale Setului de documente în același fel în care creează un document unic.

Începutul paginii

Ce puteți face cu un Set de documente?

Tipul de conținut Set de documente are mai multe caracteristici specifice care ușurează crearea și gestionarea produselor de lucru care conțin mai multe documente. Când configurați un tip de conținut Set de documente, puteți să alegeți oricare dintre următoarele variante:

Particularizarea unei pagini de întâmpinare    pentru setul de documente care conține toate informațiile pe care un utilizator trebuie despre setul. În pagina bun venit este o pagină cu părți Web care poate fi configurat pentru a afișa informațiile de proiect sau resurse pentru a ajuta membrii echipei care lucrează la un Set de documente (de exemplu, cronologie de proiect, linkuri la resurse, etc.). De asemenea, se afișează o listă de documente care au fost adăugate la Set.

  • Specificarea conținutului implicit    care doriți să îl au creat automat și incluse în fiecare instanță nouă setului de documente. Aveți posibilitatea să anumite documente incluse automat și puteți controla șabloane pe care persoanele utilizează. Poate fi anumite că documentele implicite sunt corecte tipuri de conținut. De exemplu, dacă organizație are branding șabloane pe care îl utilizați pentru anumite tipuri de comunicare, puteți încărca aceste atunci când configurați un tip de conținut Set documente.

  • Specificarea tipurilor de conținut permise    care se pot utiliza în interiorul setului de documente (de exemplu, fișiere document, imagini, fișiere audio sau video).

  • Specificarea metadatelor partajate    și a coloanelor de metadate pe care le doriți pentru toate documentele dintr-un set. Documentele implicite sunt furnizate automat cu metadate atunci când se creează Setul de documente și puteți afișa metadatele partajate pe pagina de întâmpinare.

  • Atribuirea fluxurilor de lucru    pe care doriți să le utilizați pentru setul de documente. Puteți să utilizați fluxurile de lucru standard Examinare sau Aprobare în seturile de documente și întregul set de documente trece prin pașii fluxului de lucru ca și când ar fi un fișier unic. În plus, organizația dvs. poate dezvolta fluxuri de lucru particularizate pentru seturile de documente.

  • Trimiterea seturilor de documente    la Organizatorul de conținut pentru distribuirea către un anumit folder, site sau bibliotecă.

După ce adăugați un tip de conținut Set de documente la o bibliotecă, utilizatorii site-ului pot utiliza caracteristicile familiare pentru gestionarea documentelor și caracteristicile speciale Set documente.

Autorii seturilor de documente pot efectua oricare dintre următoarele activități:

  • Pot crea produse de lucru cu mai multe documente rapid și ușor utilizând comanda Document nou într-o bibliotecă de documente.

  • Pot captura un instantaneu de istoric al versiunii pentru proprietățile curente și pentru documente din setul de documente.

Pot porni fluxuri de lucru pentru tot setul de documente sau pentru elemente individuale din setul de documente, pentru a gestiona activități comune, cum ar fi revizuirea și aprobarea.

  • Pot trimite prin e-mail un link către setul de documente.

  • Pot utiliza comanda Trimitere la pentru a muta sau copia setul de documente în altă locație (destinația trebuie să fie configurată cu Administrare centrală).

  • Pot gestiona permisiunile pentru setul de documente.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×