Introducere în politicile pentru gestionarea informațiilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

O politică de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un tip de conținut. Informații politicile de gestionare a permit organizațiilor să control și urmărirea lucruri precum cât conținut este reținută sau ce acțiuni utilizatorii pot lua cu conținutul respectiv. Politicile de gestionare a informațiilor poate ajuta organizațiile respecta reglementare guvernamentală sau legale, sau pur și simplu se pot impune procesele de afaceri interne.

De exemplu, o organizație care trebuie să îi urmați pentru instituții guvernamentale reglementări necesită că acestea demonstrează "controale adecvat" lor rapoartelor financiare poate fi creați unul sau mai multe informații politicile de gestionare care audit acțiuni specifice în comun și proces de aprobare pentru toate documentele asociate cu filings financiare.

Pentru informații introductive, consultați crearea și aplicarea politicilor de gestionare a informațiilor.

Caracteristicile de politicile de gestionare a informațiilor

Există patru categorii de bază a caracteristicilor de politici predefinite care organizațiile le pot utiliza individual sau în combinație pentru a gestiona conținutul și procesele.

Tipuri de politici de conținut

Caracteristici de politică de audit ajută organizațiile analiza cum sistemele lor de gestionare de conținut sunt utilizate de înregistrarea în jurnal a evenimentelor și operațiuni care sunt efectuate în documente și elemente de listă. Să configurați caracteristici de politică de audit pentru a vă conecta evenimente, cum ar fi atunci când un document sau element este editat, vizualizate, arhivat, extras, șterse, sau are permisiuni de modificat. Toate informațiile de audit este stocat într-un jurnal de audit singur pe server și administratorii de site poate rula rapoarte pe acesta.

Caracteristici de politică de expirare ajută organizațiile ștergerea sau eliminarea conținutului depășit din site-urile lor într-un mod consistent, poate fi urmărită. Acest lucru vă ajută să gestionați atât cost și riscurile asociate cu păstrarea conținutului depășit. Puteți să configurați o politică de expirare pentru a specifica faptul că anumite tipuri de conținut expira la o anumită dată sau într-un interval de timp după ce documentul a fost creat sau modificat ultima dată.

Organizații, de asemenea, să creați și să implementați caracteristici de politică personalizată pentru a nevoilor specifice. De exemplu, o organizație de producție poate doriți să definiți o informații politică de gestionare pentru toate proiectele de design de produs specificațiile documente care interzice utilizatorilor la imprimare copii ale acestor documente pe nesecurizate imprimante. Pentru a defini acest tip de politică de gestionare a informațiilor, puteți să creați și implementarea unei caracteristici de politică imprimarea restricție care pot fi adăugate la politică de gestionare a informațiilor relevante pentru tipul de conținut produs proiectare specificațiile.

Locații pentru a utiliza o politică de gestionare a informațiilor

Pentru a implementa o politică de gestionare a informațiilor, trebuie să adăugați la o listă, bibliotecă sau tip de conținut într-un site. Locația în care creați sau adăugați o politică de gestionare a informațiilor afectează cum larg politica se aplică și cum mai pot fi utilizate. Aveți următoarele posibilități:

Crearea unei politici de colecție de site-ul, apoi adăugați această politică la un tip de conținut, listă sau bibliotecă Puteți să creați o politică de colecție de site-ul în lista de politici de pe site-ul de nivel superior de o colecție de site-ul. După ce creați o politică de colecție de site-ul, puteți exporta, astfel încât administratori din alte colecții de site-uri să importați-l în lista lor de politici. Crearea unei politici de colecție de site-ul poate exporta vă permite să uniformizarea politicile de gestionare a informațiilor între site-uri din organizația dvs.

Atunci când adăugați o politică pentru o colecție de site-uri la un tip de conținut site, iar o instanță a acelui tip de conținut site este adăugată la o listă sau bibliotecă, proprietarul acelei liste sau biblioteci nu poate modifica politica colecției de site-uri pentru listă sau bibliotecă. Adăugarea unei politici pentru colecție de site-uri la un tip de conținut site este o metodă bună să vă asigurați că politicile pentru acea colecție de site-uri sunt impuse la toate nivelurile ierarhiei dvs. de site-uri.

Link Șablon politică tip de conținut din pagina Setări site

Crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut de site-ul în site de nivel superior Site conținut tip Galerie, apoi adăugați acel tip de conținut la una sau mai multe liste sau biblioteci Puteți, de asemenea, crearea unei politici de gestionare a informațiilor direct pentru un tip de conținut de site-ul și apoi să asociați o instanță a acelui tip de conținut de site cu mai multe liste sau biblioteci. Dacă creați o politică de gestionare a informațiilor astfel, fiecare element din colecția de site-uri de acel tip de conținut sau un tip de conținut care moștenește de la acel tip de conținut are politica. Cu toate acestea, dacă creați o politică de gestionare a informațiilor direct pentru un tip de conținut de site-ul, este mai greu să reutilizați această politică de gestionare a informațiilor în alte colecții de site-uri, deoarece politicile care sunt create în acest fel nu poate fi exportată.

Linkul Tipuri de conținut de site din pagina Setări site

Linkul Politica de gestionare a informațiilor din pagina Setări pentru un tip de conținut de site

Notă pentru a controla ce politici sunt utilizate într-o colecție de site-ul, administratori ai colecției de site-ul pentru a dezactiva capacitatea de a seta caracteristici de politică direct pe un tip de conținut. Când această restricție este în vigoare, utilizatorii care creează tipuri de conținut sunt limitate la selectând politici din lista de politici colecție site-ul.

Crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru o listă sau bibliotecă Dacă organizația dvs trebuie să se aplice o politică de gestionare a informațiilor specifice la un set foarte limitată de conținut, puteți să creați o politică de gestionare a informațiilor care se aplică doar la o listă individuale sau o bibliotecă. Această metodă de a crea o politică de gestionare a informațiilor este puțin flexibil, deoarece politica se aplică doar la o locație și nu pot fi exportate sau reutilizată pentru alte locații. Cu toate acestea, uneori, poate trebuie să creați unice informații politicile de gestionare a cu aplicarea limitat la anumite situații de adrese.

Linkul Politica de gestionare a informațiilor din pagina Setări pentru biblioteca de documente

Note

Puteți să creați o politică de gestionare a informațiilor pentru o listă sau o bibliotecă doar dacă acea listă sau bibliotecă nu acceptă mai multe tipuri de conținut. Dacă o listă sau o bibliotecă acceptă mai multe tipuri de conținut, trebuie să definiți o politică de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip individual de conținut listă asociat cu acea listă sau bibliotecă. (Instanțele unui tip de conținut site asociate cu o listă sau bibliotecă specifice se numesc tipuri de conținut listă.)

Pentru a controla ce politici sunt utilizate într-o colecție de site-ul, administratori ai colecției de site-ul să dezactivați capacitatea de a seta caracteristici de politică direct pe o listă sau bibliotecă. Când această restricție este în vigoare, utilizatorii care Gestionare liste sau biblioteci sunt limitate la selectând politici din lista de politici colecție site-ul.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×