Introducere în politicile de gestionare a informațiilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Organizațiile au posibilitatea să definească și să utilizeze politici de gestionare a informațiilor pe site-uri Microsoft Office SharePoint Server 2007, pentru a aplica o conformitate cu procesele de afaceri corporative sau reglementări legale sau guvernamentale pentru gestionarea informațiilor. Politicile de gestionare a informațiilor permit administratorilor de site-uri sau managerilor de liste să controleze modul în care este gestionat conținutul.

În acest articol

Ce este o politică de gestionare a informațiilor?

Cum pot fi utilizate politicile de gestionare a informațiilor într-un site

Ce este o politică de gestionare a informațiilor?

O politică de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un tip de conținut. Politicile de gestionare a informațiilor permit organizațiilor să controleze și să urmărească lucruri cum ar fi perioada de timp în care este reținut un conținut sau acțiunile pe care utilizatorii au voie să le efectueze în acel conținut. Politicile de gestionare a informațiilor contribuie la conformarea cu regulile legale sau guvernamentale sau pur și simplu activează procese de afaceri interne. De exemplu, o organizație care trebuie să îndeplinească regulamente guvernamentale care solicită ca aceasta să demonstreze ca au „controale adecvate” ale angajamentelor financiare, creează una sau mai multe politici de gestionare a informațiilor care verifică acțiuni specifice în procesul de autorizare și aprobare pentru toate documentele legate de intrări financiare.

Caracteristicile politicilor incluse în Office SharePoint Server 2007

Fiecare regulă individuală din interiorul unei politici de gestionare a informațiilor este o caracteristică de politică. Office SharePoint Server 2007 include mai multe caracteristici de politică predefinite pe care organizațiile au posibilitatea să le utilizeze individual sau în combinație pentru a defini politici de gestionare a informațiilor pentru site-uri. Caracteristicile de politică incluse în Office SharePoint Server 2007 sunt:

  • Audit    Caracteristica de politică de audit ajută organizațiile să analizeze modul în care sunt utilizate sistemele lor de gestionare a conținutului, înregistrând evenimentele și operațiunile care se efectuează în documente și elemente listă. Organizațiile au posibilitatea să configureze caracteristica Audit un document sau un element este editat, vizualizat, verificat la intrare, verificat la ieșire, șters sau dacă i s-au modificat permisiunile. Toate informațiile de audit sunt stocate într-un jurnal de audit unic pe server, iar administratorii site-ului au posibilitatea să execute rapoarte în acesta. De asemenea, organizațiile au posibilitatea să utilizeze modelul de obiect Office SharePoint Server 2007 pentru a scrie și a adăuga evenimente particularizate la jurnalul de audit.

  • Expirare    Caracteristica de politică Expirare ajută organizațiile să șteargă sau să elimine conținutul depășit din site-uri, printr-o modalitate consistentă, care se poate urmări. Această caracteristică de politică ajută organizațiile să gestioneze atât costurile, cât și riscurile asociate cu reținerea conținutului depășit. Organizațiile au posibilitatea să configureze o politică Expirare pentru a specifica faptul că anumite tipuri de conținut expiră la o anumită dată sau în cadrul unui interval calculat de timp după unele activități ale din document (cum ar fi crearea sau editarea).

  • Cod de bare    Caracteristica de politică Cod de bare permite urmărirea, de către organizații, a copiilor fizice ale documentelor sau elementelor listă care au fost imprimate dintr-un site. Politica Cod de bare creează o valoare de identificare unică pentru un document. Utilizatorii au posibilitatea să insereze o imagine cod de bare a acelei valori în documentele Microsoft Office pe care le creează. De asemenea, aceștia au posibilitatea să utilizeze un cod de bare pe o copie fizică a documentului, pentru a căuta copia inițială a acelui document pe server. În mod implicit, codurile de bare sunt conforme cu Codul 39 standard comun (ANSI/AIM BC1-1995, Cod 39). Organizațiile au posibilitatea să utilizeze modelul de obiect Office SharePoint Server 2007 pentru a instala alți furnizori de coduri de bare.

  • Etichete    Caracteristica de politică Etichete permite, de asemenea, urmărirea de către organizații, a copiilor fizice ale documentelor sau elementelor listă care au fost imprimate dintr-un site. Caracteristica de politică Etichete generează automat etichete text bazate pe proprietăți și formatare de document specificate de către un administrator de site-uri sau manager de liste. Atunci când utilizatorii inserează etichete în documente Microsoft Office, etichetele se actualizează automat cu informațiile din proprietățile documentelor.

Începutul paginii

Caracteristici de politică particularizate

De asemenea, organizațiile au posibilitatea să creeze și să configureze caracteristici de politică particularizate pentru a îndeplini nevoi specifice. De exemplu, este posibil ca o organizație producătoare să dorească să definească o politică de gestionare a informațiilor pentru toate documentele cu specificații despre proiectul produselor schiță, care interzice utilizatorilor să imprime copii ale acestor documente pe imprimante nesecurizate. Pentru a defini acest tip de politică de gestionare a informațiilor, organizația are posibilitatea să creeze și să implementeze o caracteristică de politică Restricție de imprimare care se poate adăuga la o politică de gestionare a informațiilor relevantă pentru tipul de conținut cu specificații despre proiectul produsului.

Începutul paginii

Integrarea politicii de gestionare a informațiilor în programe 2007 Microsoft Office system

Există două metode prin care politicile de gestionare a informațiilor Office SharePoint Server 2007 se pot expune utilizatorilor în interiorul programelor client Ediția Office 2007. Atunci când configurați pe server o politică de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut, listă sau bibliotecă specifice, aveți posibilitatea să scrieți un angajament de politică ce se afișează utilizatorilor care lucrează la conținutul care constituie subiectul acestei politici. Angajamentul de politică informează utilizatorii că politicile de gestionare a informațiilor se activează pentru document sau furnizează informații detaliate, cum ar fi faptul că un 'document expiră după o anumită perioadă de timp. Atunci când utilizatorii deschid documente care constituie subiectul unor politici ed gestionare a informațiilor dintr-un program client Ediția Office 2007, se afișează acest angajament de politică. Suplimentar, dacă o politică de gestionare a informațiilor include caracteristicile de politică Cod de bare sau Etichetă, politica se poate configura pentru a solicita utilizatorilor să insereze coduri de bare sau etichete în documente Microsoft Office atunci când încearcă să le salveze sau să le imprime dintr-un program client Ediția Office 2007.

Începutul paginii

Cum se pot utiliza politicile de gestionare a informațiilor pe un site

Pentru a implementa o politică de gestionare a informațiilor, trebuie să o adăugați la o listă, bibliotecă sau tip de conținut pe un site. Locațiile unde se creează sau se adaugă o politică de gestionare a informațiilor afectează extinderea aplicării politicii sau a utilizării acesteia. Aveți posibilitatea să:

  • Creați o politică pentru o colecție de site-uri, apoi să adăugați politica la un tip de conținut, la o listă sau la o bibliotecă     Aveți posibilitatea să creați o politică pentru o colecție de site-uri în lista Politicile colecției de site-uri, pentru site-ul de nivel superior dintr-o colecție de site-uri. după ce creați o politică pentru o colecție de site-uri, aveți posibilitatea să o exportați, pentru ca administratorii altor colecții de site-uri să o importe în lista lor de Politici colecții de site-uri. Crearea unei politici exportabile pentru o colecție de site-uri vă permite să standardizați politicile de gestionare a informațiilor în toate site-urile organizației.

    Atunci când adăugați o politică pentru o colecție de site-uri la un tip de conținut site, iar o instanță a acelui tip de conținut site se adaugă la o listă sau la o bibliotecă, proprietarul listei sau al bibliotecii nu are posibilitatea să modifice politica pentru colecția de site-uri pentru listă sau bibliotecă. Adăugarea unui politici pentru o colecție de site-uri la un tip de conținut site este o metodă eficientă pentru a vă asigura că acele politici pentru colecții de site-uri se activează la nivelul ierarhiei de site-uri.

    Pentru mai multe informații, consultați crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru o colecție de site-ul.

  • Creați o politică de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut site din Galeria tipuri de conținut site a site-ului de nivel superior, apoi să adăugați acel tip de conținut la mai multe liste sau biblioteci     De asemenea, aveți posibilitatea să creați o politică de gestionare a informațiilor direct pentru un tip de conținut site, apoi să asociați o instanță a acelui tip de conținut site la mai multe liste sau biblioteci. Dacă creați o politică de gestionare a informațiilor utilizând această metodă, fiecare element din colecția de site-uri cu acel tip de conținut sau un tip de conținut care moștenește din acel tip de conținut va avea această politică. Dacă creați o politică de gestionare a informațiilor direct pentru un tip de conținut site, politica de gestionare a informațiilor este mai dificil de reutilizat în alte colecții de site-uri , deoarece politicile create astfel nu se pot exporta.

    Notă : Pentru a controla ce politici se utilizează într-o colecție de site-uri , administratorii colecției de site-uri au posibilitatea să dezactiveze capacitatea de a seta caracteristici de politică direct într-un tip de conținut. Atunci când se activează această restricție, utilizatorii care creează tipuri de conținut se limitează la selectarea politicilor din lista Politici colecții de site-uri.

    Pentru informații despre crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut site, consultați modificarea unui tip de conținut de site-ul.

  • Creați o politică de gestionare a informațiilor pentru o listă sau o bibliotecă     Dacă organizația necesită aplicarea unei politici specifice de gestionare a informațiilor la un set foarte limitat de conținut, aveți posibilitatea să creați o politică de gestionare a informațiilor care se aplică doar la o listă sau bibliotecă individuală. Această metodă de creare a unei politici de gestionare a informațiilor este cea mai puțin flexibilă, deoarece politica se aplică într-o singură locație și nu se poate exporta sau reutiliza pentru alte locații. Însă, este posibil ca unele organizații să aibă nevoie să creeze politici unice de gestionare a informațiilor, cu aplicabilitate limitată, adresate unor situații specifice.

    Note : 

    • Aveți posibilitatea să creați o politică de gestionare a informațiilor pentru o listă sau o bibliotecă doar dacă lista sau biblioteca nu acceptă mai multe tipuri de conținut. Dacă o listă sau bibliotecă acceptă mai multe tipuri de conținut, trebuie să definiți o politică de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de conținut listă individual care se asociază la listă sau la bibliotecă. (Instanțele unui tip de conținut site care se asociază la o listă sau bibliotecă specifică se numesc tipuri de conținut listă.)

    • Pentru a controla care politici să fie utilizate într-o colecție de site-uri, administratorii colecției de site-uri au posibilitatea să dezactiveze capacitatea de a seta caracteristici de politică direct într-o listă sau o bibliotecă. Atunci când se activează această restricție, utilizatorii care gestionează liste sau biblioteci se limitează la selectarea politicilor din lista Politici colecții de site-uri.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×