Introducere în metadatele gestionate

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Metadate câteva informații despre informațiile. De exemplu, o carte titlul și autorul este metadate. Metadate poate fi multe tipuri de informații - o locație, o dată sau un număr de element de catalog. Atunci când utilizați SharePoint produse, puteți să gestionați metadatele central. Puteți organiza metadate într-un mod care are sens din firma dvs. și utilizați metadatele pentru a fi mai simplu pentru a găsi ceea ce doriți.

Acest articol descrie o parte terminologia importantă pentru metadate gestionate și vă oferă o privire rapidă asupra modului în care puteți să utilizați instrumentele din SharePoint pentru a gestiona metadate.

Terminologie importantă

Această secțiune conține definiții ale unor cuvinte cheie de terminologie. Acești termeni și concepte apar frecvent în articolele despre metadatele gestionate.

Taxonomia este un sistem de clasificare formală. Taxonomia grupează cuvintele, etichetele și termenii care descriu ceva, apoi ordonează grupurile într-o ierarhie.

Se pot construi taxonomii pentru aproape toate tipurile de informații, de la sisteme biologice până la structuri organizaționale. De exemplu, biologii grupează organismele vii în patru clasificări majore: animale, plante, fungi și microbi. Fiecare dintre aceste grupuri principale are multe subdiviziuni. Luat împreună, sistemul ca întreg este o taxonomie.

Organizațiile creează taxonomii în prea multe feluri pentru a putea fi menționate. Creează taxonomii de tipul Diagramă contabilitate pentru a gestiona sistemele de contabilitate, diagrame organizaționale și clasificări de posturi pentru a gestiona angajații, cataloagele de produse etc. Toate aceste taxonomii sunt ierarhii structurate de informații; sisteme de clasificare formală care contribuie la gestionarea informațiilor.

Taxonomia socială este un sistem de clasificare informală. Aceasta evoluează treptat, pe măsură ce utilizatorii site-ului web colaborează la cuvinte, etichete și termeni pe un site. Inițial, taxonomiile sociale s-au dezvoltat din aplicațiile populare, cum ar fi marcarea în document.

Dacă ați văzut vreodată un nor de etichete pe un site web, atunci ați văzut și vizualizarea unei taxonomii sociale. Imaginea următoare afișează un nor de etichete pe un site SharePoint.

Nor de etichete

O abordare bazată pe taxonomie socială a metadatelor poate fi utilă. Aceasta creează o metodă de a partaja cunoștințele și expertiza utilizatorilor site-ului. Prin utilizarea unei taxonomii sociale, clasificarea conținutului poate evolua împreună cu nevoile de afaceri și interesele utilizatorilor, aflate în schimbare.

Un Set de termeni este un grup de termeni asociați.

Seturile de termeni pot avea domenii diferite, în funcție de locul în care doriți să creați setul de termeni.

  • Seturile locale de termeni    sunt create în contextul unei colecții de site-uri și sunt disponibile pentru utilizare (și vizibile) doar pentru utilizatorii acelei colecții de site-uri. De exemplu, atunci când creați un set de termeni pentru o coloană de metadate într-o listă sau o bibliotecă, setul de termeni este local. Acesta este disponibil doar în colecția de site-uri care conține această listă sau bibliotecă. De exemplu, o bibliotecă media poate avea o coloană de metadate care afișează tipul de media (diagramă, fotografie, captură de ecran, fișier video etc.). Lista de termeni permiși este relevantă doar pentru această bibliotecă și este disponibilă pentru utilizare în bibliotecă.

  • Seturile generale de termeni    sunt disponibile pentru utilizare în toate site-urile care se abonează la o anumită aplicație Serviciu metadate gestionate. De exemplu, o organizație poate crea un set de termeni care listează numele unităților de afaceri din organizație, cum ar fi Resurse umane, Marketing, Tehnologia informațiilor etc.

În plus, puteți configura un set de termeni ca închis sau deschide. Dintr-un set de termeni închisă, utilizatorii nu puteți să adăugați termeni noi decât dacă au permisiunile corespunzătoare. Într-un set de termeni deschisă, utilizatorii pot adăuga termeni noi într-o coloană care sunt mapate la setul de termeni.

Un termen este un anumit cuvânt sau o expresie care vă asociate cu un element dintr-un site SharePoint. Acesta este un singur element dintr-un set de termeni. Un termen are un ID unic și poate avea mai multe etichete de text (sinonime). Dacă lucrați pe un site de mai multe limbi, termenul poate avea etichete în alte limbi.

Există două tipuri de termeni:

  • Termeni gestionați    Termenii gestionați sunt termenii predefiniți. Administratorii Depozitului de termeni organizează termenii gestionați într-un set de termeni ierarhic.

  • Cuvinte cheie întreprindere    O cheie de întreprindere este un cuvânt sau o expresie care adaugă un utilizator la elemente de pe un site SharePoint. Colecție de cuvinte cheie întreprindere se numește cuvintele cheie setarea. De obicei, utilizatorii pot adăuga orice cuvânt sau o expresie într-un element ca un cuvânt cheie. Acest lucru înseamnă că utilizați cuvinte cheie întreprindere pentru etichetarea taxonomia socială stil. Uneori, administratori depozit termeni mutarea cuvinte cheie întreprindere într-un set de termeni gestionat specifice. Atunci când acestea sunt o parte a unui set de termeni gestionat, cuvinte cheie devin disponibile în contextul în care set de termeni.

Pentru a afla mai multe despre modul în care creați și gestionați termeni, consultați Crearea și gestionarea termenilor dintr-un set de termeni.

În produsele SharePoint, grupul este un termen de securitate. În raport cu metadatele gestionate, grupul este un set de seturi de termeni care au aceleași cerințe de securitate. Doar utilizatorii care au permisiuni de colaborator pentru un anumit grup pot să gestioneze seturi de termeni care aparțin grupului sau să creeze seturi noi de termeni în interiorul lui. Organizațiile trebuie să creeze grupuri pentru seturile de termeni care vor avea acces sau nevoi de securitate unice.

Pentru a afla mai multe despre modul în care creați un grup pentru seturile de termeni, consultați Configurarea unui grup nou pentru seturile de termeni.

Instrumentul Gestionare depozit de termeni este instrumentul pe care persoanele care gestionează taxonomiile îl utilizează pentru a crea sau gestiona seturi de termeni și termenii din acestea. Instrumentul Gestionare depozit de termeni afișează toate seturile de termeni globale și orice seturi de termeni locale disponibile pentru colecția de site-uri din care accesați Instrumentul Gestionare depozit de termeni.

O coloană de metadate gestionate este un tip special de coloană pe care le puteți adăuga la liste și biblioteci. Permite utilizatorilor site-ului pentru a selecta termenii dintr-un set de termeni specifice. O coloană de metadate gestionate să asociați la un set de termeni existent sau puteți să creați un set special pentru coloana locale de termeni.

Pentru a afla cum să lucrați cu o coloană Metadate gestionate, consultați Crearea unei coloane de metadate gestionate

Coloana Cuvinte cheie întreprindere este o coloană pe care puteți să o adăugați la tipuri de conținut, la liste sau la biblioteci, pentru a permite utilizatorilor să eticheteze cu cuvinte sau grupuri de cuvinte pe care le aleg. În mod implicit, este o coloană cu mai multe valori. Când utilizatorii tastează un cuvânt sau un grup de cuvinte în coloană, SharePoint prezintă sugestii de tastare. Sugestiile de tastare pot include elemente din seturi de termeni gestionați și din setul de termeni Cuvinte cheie. Utilizatorii pot selecta o valoare existentă sau să introducă ceva nou.

Etichetele sociale sunt cuvinte sau grupuri de cuvinte pe care utilizatorii site-ului le pot aplica la conținut pentru a-i ajuta la clasificarea informațiilor în modalități semnificative pentru aceștia. Etichetele sociale sunt utile deoarece îi ajută pe utilizatorii site-ului să îmbunătățească modul de descoperire a informațiilor pe un site. Utilizatorii pot adăuga etichete sociale la informații de pe un site SharePoint și la adrese URL din exteriorul site-ului SharePoint.

O etichetă socială conține indicatoare către trei tipuri de informații:

  • Identitatea unui utilizator

  • Adresa URL a unui element

  • Un termen

Când adăugați o etichetă socială la un element, puteți să specificați dacă doriți să faceți privată identitatea și adresa URL a elementului. Însă partea termenului din eticheta socială este întotdeauna publică, deoarece aceasta este stocată în Depozitul de termeni.

Atunci când creați o etichetă socială, puteți alege dintr-un set de termeni existenți sau puteți introduce ceva nou. Dacă selectați un termen existent, eticheta socială conține un indicator către acel termen.

În schimb, dacă introduceți un termen nou, SharePoint creează un cuvânt cheie nou pentru acesta în setul de termeni Cuvinte cheie. Eticheta socială nouă indică spre acel termen. Astfel, etichetele sociale susțin etichetarea bazată pe taxonomie socială. În plus, atunci când utilizatorii actualizează o coloană Cuvinte cheie întreprindere sau Metadate gestionate, SharePoint poate crea automat etichete sociale. Acești termeni devin vizibili ca etichete în fluxuri de știri, nori de etichete sau profiluri Site-ul meu.

Proprietarii de liste sau biblioteci pot activa sau dezactiva publicarea metadatelor, actualizând Setări cuvinte cheie și metadate întreprindere pentru o listă sau o bibliotecă.

Pentru a afla cum să adăugați o coloană specială de cuvinte cheie, consultați Adăugarea unei coloane cuvinte cheie întreprindere într-o listă sau într-o bibliotecă.

La modul general, etichetarea se referă la actul de aplicare a metadatelor la un element, indiferent dacă eticheta reprezintă metadate gestionate sau de o etichetă socială.

Scenarii pentru metadate: de la taxonomii la taxonomii sociale

Gestionarea metadatelor SharePoint acceptă mai multe abordări asupra metadatelor, de la taxonomii formale la taxonomii sociale generate de utilizator. Puteți să implementați taxonomii formale prin termeni și seturi de termeni gestionați. De asemenea, puteți să utilizați cuvinte cheie întreprindere și etichetare socială, care permite utilizatorilor site-ului să eticheteze conținut cu cuvintele cheie alese de ei.

În plus, produsele SharePoint oferă flexibilitate. Puteți să alegeți cât de mult să utilizați din structură și control cu metadate și puteți să selectați domeniul de acoperire al controlului și structurii. De exemplu:

  • Puteți aplica controlul la nivel global în site-uri sau local la anumite site-uri.

  • Puteți să configurați seturile de termeni să fie contribuții ale utilizatorilor.

  • Puteți să alegeți să utilizați sau nu cuvinte cheie întreprindere și etichetări sociale cu termeni gestionați.

Produsele SharePoint permit organizațiilor să combine avantajele taxonomiilor formale, gestionate cu beneficiile dinamice ale etichetării sociale în modalități particularizate.

Diagrama următoare afișează modul în care cerințe diferite pot utiliza niveluri diferite de domeniu și control.

Configurațiile flexibile metadate gestionate

Beneficiile metadatelor gestionate

Există mai multe avantaje ale utilizării metadatelor gestionate în site-urile dintr-o organizație:

Caracteristicile de metadate gestionate în produsele SharePoint vă permit să controlați cum utilizatorii adăuga metadate la conținut. De exemplu, utilizând termeni setează și termeni gestionați, aveți posibilitatea să Controlați ce termeni utilizatorii pot adăuga la conținut și puteți să controlați cine poate adăuga termeni noi. Aveți posibilitatea să limitați, de asemenea, cuvinte cheie întreprindere la o anumită listă prin configurarea setul închise de termeni de cuvinte cheie.

Atunci când aceiași termeni sunt utilizați în mod consistent în site-uri, este mai simplu să construiți procese sau soluții robuste care se bazează pe metadate. În plus, este mai simplu pentru utilizatorii site-ului să aplice metadatele consistent la conținut.

Atunci când conținutul în site-uri într-o organizație are consistent metadate, este mai ușor de găsit informațiile de afaceri și date prin utilizarea căutării. Caracteristici de căutare, cum ar fi panoul de rafinare, care se afișează în partea stângă a paginii de rezultate de căutare, permit utilizatorilor să Filtrați rezultatele de căutare bazate pe metadate.

Panoul de rafinare afișează metadatele care pot fi utilizate pentru a filtra rezultatele de căutare.

Navigarea prin metadate permite utilizatorilor să creați vizualizări de informații dinamic, bazate pe metadate anumite câmpuri. Apoi, utilizatorii pot găsi bibliotecile utilizând foldere sau utilizând metadate pivoturi și rafinați rezultatele utilizând filtre cheie suplimentare. Pentru a afla cum să configurați acest lucru, consultați configurarea navigării în metadate pentru o listă sau bibliotecă.

Controlul de navigare metadate

Metadate gestionate simplifică pentru administratori depozit termeni pentru a menține și adapta de metadate ca business are nevoie evolueze. Puteți să actualizați un set cu ușurință de termeni. Și actualizat sau nou termeni devin automat disponibile atunci când vă asociați unei coloane de metadate gestionate cu acel set de termeni. De exemplu, dacă îmbinarea mai mulți termeni într-un termen, conținutul etichetat cu acești termeni ai se actualizează automat astfel încât să reflecte această modificare. Puteți să specificați mai multe sinonime (sau etichete) pentru termenii individuale. Dacă site-ul este mai multe limbi, puteți specifica, de asemenea, multilingve etichete pentru termenii individuale.

Gestionarea metadatelor

Gestionarea eficientă a metadatelor necesită o planificare atentă. Gândiți-vă la tipul de informații pe care doriți să îl gestionați în conținutul listelor și bibliotecilor și la modul în care sunt utilizate informațiile în organizație. Puteți crea seturi de termeni din termenii metadatelor pentru multe informații diferite.

De exemplu, poate avea un singur tip de conținut pentru un document. Fiecare document poate avea metadate care identifică multe aspecte relevante despre, cum ar fi aceste exemple:

  • Documente scopul - este o ofertă de vânzări? Specificarea unei inginerie? O procedură resurse umane?

  • Autorul documentului și numele persoanelor care l-au modificat

  • Data creării, data aprobării, data celei mai recente modificări

  • Departamentul responsabil pentru toate implicațiile bugetare ale documentului

  • Public

Iată câteva activități importante implicate în gestionarea metadatelor:

  • Planificarea și configurarea

  • Gestionarea termenilor, a seturilor de termeni și grupurilor

  • Specificarea proprietăților pentru metadate

Organizația dvs. poate dorește să planifice atent înainte să începeți să utilizați metadate gestionate. Gradul de planificare pe care trebuie să o întreprindeți depinde de cât de formală este taxonomia. De asemenea, depinde și de cât de mult control doriți să impuneți asupra metadatelor.

Dacă doriți să permiteți utilizatorilor să contribuie la dezvoltarea taxonomiei dvs., atunci puteți pur și simplu să îi faceți pe utilizatori să adauge cuvinte cheie la elemente, apoi să le organizeze în seturi de termeni, așa cum este necesar.

Dacă Organizației dorește să utilizați seturi de termeni gestionat pentru a implementa taxonomiilor formale, atunci este important să implică principali în planificarea și dezvoltarea. După principali în organizație de acord la seturile de termeni necesare, puteți utiliza instrumentul de gestionare depozit termeni pentru a importa sau crearea de seturi de termeni. Utilizați instrumentul pentru a gestiona seturi de termeni ca utilizatorii începeți să lucrați cu metadate. Dacă aplicația web este configurat corect și aveți permisiunile corespunzătoare, puteți să accesați instrumentul de gestionare depozit termeni, urmând acești pași.

  1. Faceți clic pe Setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Faceți clic pe termen stocați gestionare sub Administrare site-uri.

    În caseta de dialog instrument gestionare depozit termeni.

Instrumentul Gestionare depozit de termeni furnizează un control arborescent pe care îl puteți utiliza pentru a efectua majoritatea activităților. Rolul dvs. de utilizator pentru acest instrument determină ce activități puteți efectua. Pentru a lucra în Instrumentul Gestionare depozit de termeni, trebuie să fiți Administrator uniune sau Administrator depozit termeni. Sau puteți să fiți un Manager grup desemnat sau Colaborator pentru seturile de termeni.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea și gestionarea grupurilor și seturilor de termeni.

Pentru a efectua acțiuni într-un element din ierarhie, urmați acești pași.

  1. Indicați spre numele aplicației Serviciu de metadate gestionate, grupului, setului de termeni sau termenului pe care doriți să îl modificați, apoi faceți clic pe săgeata care apare.

  2. Selectați acțiunile dorite din meniu.

De exemplu, dacă sunteți administrator de depozit de termeni sau manager de grup, aveți posibilitatea să creați, să importați sau să ștergeți seturi de termeni dintr-un grup. Colaboratorii la seturile de termeni pot crea noi seturi de termeni.

Instrumentul de gestionare depozit de termeni are meniurile nivel este necesar în fiecare nivel de ierarhie

La fiecare nivel al ierarhiei, puteți să configurați proprietăți specifice pentru un grup, set de termeni sau termenului utilizând panoul proprietăți din instrumentul de gestionare depozit termeni. De exemplu, dacă configurați un set de termeni, puteți specifica informațiile, cum ar fi nume, descriere, proprietar, persoane de Contact și participanții direct interesați în panoul disponibile pe fila General . De asemenea, puteți specifica dacă doriți un termen de setat pentru a fi deschis sau închis la nou remiteri de utilizatori. Sau, alegeți fila Utilizare propusă și Specificați dacă setul de termeni ar trebui să fie disponibile pentru etichetarea sau site-ul de navigare.

Proprietățile Depozitului de termeni vă permit să configurați setări cum ar fi etichetarea

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×