Introducere în fluxul de lucru SharePoint

Introducere în fluxul de lucru SharePoint

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Fluxurile de lucru ajută la colaborarea pentru documente și la gestionarea activităților de proiect, prin implementarea proceselor de afaceri pentru documentele și elementele dintr-un site SharePoint. Fluxurile de lucru ajută organizațiile să urmeze procese de afaceri unitare și îmbunătățesc eficiența și productivitatea organizațională prin gestionarea activităților și pașilor implicați în procesele de afaceri. Acest lucru permite celor ce efectuează aceste activități să se concentreze asupra lucrului în loc să gestioneze fluxul de lucru.

În acest articol

Ce sunt fluxurile de lucru?

Cele două platforme de flux de lucru SharePoint

Fluxurile de lucru predefinite

Suport pentru fluxurile de lucru particularizate

Etapele implicate în utilizarea fluxurilor de lucru

Ce sunt fluxurile de lucru?

Un flux de lucru este descris uneori ca o serie de activități care produce un rezultat. În contextul produse și tehnologii SharePoint, fluxul de lucru este definit mai restrictiv ca mișcarea automată a documentelor sau a elementelor printr-o secvență de acțiuni sau activități corelate cu un proces de afaceri. Fluxurile de lucru pot fi utilizate pentru a gestiona unitar procesele de afaceri comune din cadrul unei organizații, permițând organizației să atașeze o logică de business la documentele sau elementele dintr-o listă sau bibliotecă SharePoint. Logica de business este, de fapt, un set de instrucțiuni care specifică și controlează acțiunile efectuate asupra unui document sau element.

Fluxurile de lucru pot reduce costul și timpul necesar pentru a coordona procese de afaceri comune, cum ar fi aprobarea proiectelor sau revizuirea documentelor, prin gestionarea și monitorizarea activităților umane implicate în aceste procese. De exemplu, într-un site SharePoint, puteți adăuga un flux de lucru într-o bibliotecă de documente care direcționează un document spre un grup de persoane, pentru aprobare. Atunci când autorul documentului pornește fluxul de lucru pentru un document din acea bibliotecă, fluxul de lucru creează activitățile de aprobare a documentului, atribuie aceste activități participanților la fluxul de lucru, apoi le trimite participanților avertizări prin e-mail cu instrucțiuni pentru activitate și un link la documentul de aprobat. În timp ce fluxul de lucru este în curs de desfășurare, proprietarul fluxului de lucru (în acest caz, autorul documentului) sau participanții la fluxul de lucru pot accesa pagina Stare flux de lucru pentru a vedea ce participanți au terminat activitățile din fluxul de lucru. Atunci când participanții la fluxul de lucru își finalizează activitățile din fluxul de lucru, acesta se încheie și proprietarul fluxului de lucru este notificat automat că fluxul de lucru s-a terminat.

Acțiunile din fluxul de lucru Aprobare din exemplul anterior urmează procesul prezentat în ilustrația următoare.

Schema logică a fluxului de lucru Aprobare

Fluxurile de lucru nu susțin doar procesele de muncă umană existente, dar extind și modurile în care se poate colabora și lucra cu documentele, listele și bibliotecile. Utilizatorii de site-uri pot să pornească și să participe la fluxurile de lucru prin utilizarea de formulare particularizabile, accesibile din documentul sau elementul aflat într-o listă sau bibliotecă SharePoint. În plus, funcționalitatea de flux de lucru din produsele SharePoint este strâns integrată cu Microsoft Office 2013, astfel încât următoarele activități din fluxul de lucru să se poată efectua în ambele produse:

  • Vizualizarea listei de fluxuri de lucru disponibile pentru un document sau un element.

  • Pornirea unui flux de lucru într-un document sau element.

  • Vizualizarea, editarea sau reatribuirea unei activități de flux de lucru.

  • Finalizarea unei activități de flux de lucru.

Începutul paginii

Cele două platforme de flux de lucru SharePoint

Platforma de flux de lucru SharePoint 2010 face parte și din Office 365 și SharePoint Server 2013, astfel că toate fluxurile dvs. de lucru care au fost construite pe această platformă continuă să funcționeze. Această platformă se bazează pe Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). Platforma de flux de lucru SharePoint 2013 se bazează pe Windows Workflow Foundation 4 (WF) și este reproiectată substanțial. Probabil cea mai proeminentă caracteristică a acestei noi platforme de flux de lucru este utilizarea Microsoft Azure ca gazdă de executare a fluxului de lucru. Motorul de executare a fluxului de lucru se află acum în afara Office 365 și SharePoint Server 2013, în Microsoft Azure.

Rezultatul final este că există două tipuri de platforme între care puteți alege atunci când construiți un flux de lucru în SharePoint: Flux de lucru SharePoint 2010 și Flux de lucru SharePoint 2013.

Începutul paginii

Fluxurile de lucru predefinite

Un site SharePoint include mai multe fluxuri de lucru predefinite care se adresează scenariilor de afaceri comune:

  • Aprobare    Acest flux de lucru direcționează un document sau un element către un grup de persoane pentru aprobare. În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

  • Colectare feedback    Acest flux de lucru direcționează un document sau un element către un grup de persoane pentru feedback. Recenzenții pot oferi feedback, care este apoi compilat și trimis către persoana care a inițiat fluxul de lucru. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare feedback este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

  • Colectare semnături    Acest flux de lucru direcționează un document Microsoft Office către un grup de persoane pentru a le colecta semnăturile digitale. Acest flux de lucru trebuie pornit într-un program Office 2013. Participanții trebuie să-și efectueze activitățile de semnătură prin adăugarea semnăturii digitale în document, folosind programul Office corespunzător. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare semnături este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente. Cu toate acestea, fluxul de lucru Colectare semnături apare pentru un document din biblioteca de documente numai dacă documentul respectiv conține una sau mai multe linii de semnătură Microsoft Office.

  • Aprobare publicare    Acest flux de lucru este similar fluxului de lucru Aprobare, deoarece automatizează distribuirea conținutului către experții în materie și participanții direct interesați, pentru revizuire și aprobare. Ce face fluxul de lucru Aprobare publicare unic este faptul că este proiectat special pentru site-uri de publicare, unde publicarea paginilor web noi și actualizate este bine controlată.

  • În trei faze    Acest flux de lucru poate fi utilizat pentru a gestiona procesele de afaceri care solicită organizațiilor să urmărească un volum mare de probleme sau elemente (de exemplu, probleme legate de asistența pentru clienți, clienții potențiali sau activitățile de proiect).

Fiecare dintre fluxurile de lucru de mai sus poate fi particularizat pentru organizația dvs. în mai multe moduri. De exemplu, atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru utilizare în documente sau elemente, puteți particulariza listele de activități și listele de istoric în care sunt stocate informații despre fluxul de lucru.

Atunci când un utilizator de site pornește un flux de lucru pentru un document sau un element, acesta poate avea opțiunea de a particulariza mai mult fluxul de lucru, specificând lista de participanți, o dată scadentă și instrucțiuni de activitate.

Începutul paginii

Suport pentru fluxurile de lucru particularizate

Deși fluxurile de lucru predefinite se pot particulariza oarecum pentru a satisface nevoi diferite, organizația dvs. poate alege să proiecteze și să dezvolte fluxuri de lucru unice pentru procesele de afaceri proprii. Fluxurile de lucru pot fi simple sau complexe, în funcție de necesitățile proceselor de afaceri. Dezvoltatorii pot crea fluxuri de lucru pornite de persoanele care utilizează un site sau pot crea fluxuri de lucru care pornesc automat, pe baza unui eveniment, cum ar fi atunci când un element de listă este creat sau modificat. Dacă organizația dvs. a dezvoltat și a implementat fluxuri de lucru particularizate, este posibil ca acestea să fie disponibile pe lângă sau în loc de fluxurile de lucru predefinite descrise deja.

Există două moduri în care se pot crea fluxuri de lucru particularizate:

  • Membrii grupului utilizatorilor puternici pot proiecta fluxuri de lucru care nu necesită cod de utilizat într-o anumită listă sau bibliotecă, utilizând Microsoft SharePoint Designer 2013 și Office Visio 2013     Fluxurile de lucru SharePoint Designer 2013 sunt create dintr-o listă de activități de flux de lucru disponibile, iar persoana care creează fluxul de lucru poate implementa fluxurile de lucru direct în lista sau biblioteca unde vor fi utilizate. SharePoint Designer 2013 funcționează și împreună cu Visio 2013 pentru a oferi o experiență vizuală de dezvoltare a fluxurilor de lucru, construind diagrame prin utilizarea de forme și conectori. De asemenea, puteți importa fluxuri de lucru din Visio 2013 în SharePoint Designer 2013 și invers.

  • Dezvoltatorii profesioniști de software pot crea fluxuri de lucru utilizând Visual Studio 2012 sau o versiune mai recentă    Aceste fluxuri de lucru conțin cod și activități flux de lucru particularizate. După ce un dezvoltator profesionist creează fluxuri de lucru particularizate, un administrator de server le poate implementa pe mai multe site-uri.

Începutul paginii

Etapele implicate în utilizarea fluxurilor de lucru

Există mai multe etape implicate în utilizarea unui flux de lucru pentru un element al unui document sau al unei liste. Fiecare etapă poate fi parcursă de către persoane cu roluri diferite. De exemplu, un administrator de site poate face un flux de lucru disponibil pentru utilizare într-o bibliotecă de documente, un creator de conținut poate să pornească un flux de lucru sau să modifice un flux de lucru în desfășurare, iar o a treia persoană (de exemplu, un recenzent de documente sau o persoană care se ocupă de aprobări) poate finaliza activitatea fluxului de lucru.

Adăugarea unui flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut

Înainte ca un flux de lucru să poată fi utilizat, acesta trebuie să fie adăugat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente dintr-o anumită locație. Pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste. În majoritatea cazurilor, administratorii de site sau persoanele care gestionează anumite liste sau biblioteci efectuează această activitate.

Disponibilitatea unui flux de lucru dintr-un site variază, în funcție de locul unde este adăugat:

  • Dacă adăugați un flux de lucru direct într-o listă sau bibliotecă, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea listă sau bibliotecă.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la un tip de conținut listă (o instanță a unui tip de conținut de site care a fost adăugat la o anumită listă sau bibliotecă), acesta este disponibil doar pentru elementele de acel tip din lista sau biblioteca cu care este asociat tipul de conținut.

  • Dacă adăugați un flux de lucru la un tip de conținut de site, acel flux de lucru este disponibil pentru toate elementele de acel tip din fiecare listă și bibliotecă la care s-a adăugat o instanță a acelui tip de conținut de site.

  • Dacă doriți ca un flux de lucru să fie disponibil pe scară largă în listele sau bibliotecile de pe un site, puteți crea un flux de lucru de site.

Atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, puteți particulariza fluxul de lucru pentru locația respectivă, specificând diverse opțiuni:

  • Numele acestei instanțe a fluxului de lucru

  • Lista de activități unde sunt stocate activitățile legate de fluxurile de lucru

  • Lista de istoric care înregistrează toate evenimentele corelate cu fluxul de lucru

  • Modul în care doriți să se pornească fluxul de lucru

  • Opțiuni suplimentare specifice pentru fluxul de lucru individual, de exemplu, modul în care activitățile sunt distribuite către participanți, situațiile care finalizează fluxul de lucru și acțiunile care apar după ce fluxul de lucru este finalizat.

Atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, îl faceți disponibil pentru documente sau elemente dintr-o anumită locație; nu porniți, de fapt, fluxul de lucru.

Pornirea unui flux de lucru pentru un document sau element

După ce un flux de lucru este adăugat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut și, prin urmare, este pus la dispoziție pentru utilizare, puteți porni acest flux de lucru pentru un document sau un element (dacă fluxul de lucru este configurat pentru a-i permite să fie pornit manual). Pentru a porni un flux de lucru, îl selectați pe cel dorit din lista de fluxuri de lucru disponibile pentru document sau element. Poate fi necesar să completați și un formular cu informațiile de care are nevoie fluxul de lucru. În funcție de cum a fost proiectat și configurat fluxul de lucru, este posibil să aveți opțiunea de a particulariza mai mult fluxul de lucru atunci când îl porniți pentru un document sau un element; de exemplu, puteți selecta opțiuni precum participanții, termenul limită și instrucțiunile de activitate.

Modificarea unui flux de lucru în curs de desfășurare

După ce un flux de lucru este pornit pentru un element, poate fi nevoie să efectuați modificări asupra modului în care acesta se comportă. De exemplu, după ce un flux de lucru pornește, persoana care l-a pornit poate fi obligată să adauge participanți suplimentari. Sau un participant la fluxul de lucru poate fi obligat să-și reatribuie activitatea către altă persoană sau să solicite o modificare a documentului sau elementului pe care se concentrează fluxul de lucru. Puteți modifica unele dintre fluxurile de lucru predefinite în timp ce fluxul de lucru este în curs de desfășurare. Dacă organizația dvs. a dezvoltat și a implementat fluxuri de lucru particularizate, este posibil să fie permise modificări ale fluxurilor de lucru în desfășurare.

Finalizarea activităților fluxului de lucru

Orice eveniment de flux de lucru care are nevoie de interacțiune umană este reprezentat de o activitate de flux de lucru. Atunci când un flux de lucru atribuie o activitate unui participant la fluxul de lucru, acesta poate să finalizeze activitatea sau să solicite modificări ale fluxului de lucru propriu-zis, prin editarea formularului de activități de flux de lucru. Participanții la fluxul de lucru pot finaliza activitățile de flux de lucru pe site-ul SharePoint sau direct într-un program Office 2013. Atunci când un participant la fluxul de lucru termină o activitate de flux de lucru sau solicită o modificare a fluxului de lucru, fluxul de lucru trece la următorul pas relevant.

Urmărirea stării fluxurilor de lucru

Proprietarii de fluxuri de lucru și participanții la acestea pot urmări progresul unui flux de lucru pe pagina de stare asociată. Pagina de stare include informații de stare despre activitățile de flux de lucru nerezolvate. De asemenea, include informații de istoric relevante pentru fluxul de lucru.

Instrumentele de raportare pot oferi o analiză agregată a istoricului de flux de lucru. Organizațiile pot utiliza această analiză pentru a găsi blocajele din cadrul proceselor sau pentru a determina dacă un grup respectă obiectivele de performanță pentru un proces de afaceri specificat. Mai multe rapoarte predefinite Microsoft Office Excel pot fi utilizate cu orice flux de lucru. În plus, informațiile din istoricul de flux de lucru sunt disponibile ca sursă de date pentru listele SharePoint și pot fi utilizate și analizate în alte programe sau soluții de monitorizare a proceselor de afaceri particularizate.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Consultați și

Despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint

Fluxuri de lucru în SharePoint 2013

Dezvoltarea de flux de lucru în SharePoint Designer 2013 și Visio 2013

Introducere cu fluxul de lucru SharePoint Server 2013

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×