Introducere în biblioteci

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

O bibliotecă este o locație de pe un site unde se pot încărca, crea, actualiza fișiere cu membrii echipei și se poate colabora la aceste fișiere. Fiecare bibliotecă afișează o listă de fișiere și informații cheie despre fișiere, de exemplu, cine a fost ultima persoană care a modificat un fișier. Majoritatea site-urilor includ o bibliotecă atunci când creați site-ul. De exemplu, un site de echipă are o bibliotecă Documente în care vă puteți organiza și partaja documentele.

Bibliotecă de documente:

Așa cum aveți nevoie de mai multe biblioteci, puteți alege din mai multe aplicații gata de utilizat bibliotecă și adăugați cele în site-ul. De asemenea, aveți posibilitatea să particularizați biblioteci în mai multe moduri. De exemplu, puteți să controlați cum documente sunt vizualizate, gestionate și creat. sau urmăriți versiunile de fișiere, inclusiv câte și ce tip de versiune. Puteți chiar să creați vizualizări particularizate, formulare și fluxuri de lucru pentru a vă ajuta să gestionați de proiecte și procesele de afaceri.

O echipă de marketing de la Contoso creează un site de echipă în care plănuiește să gestioneze proiecte și documente. Aleg un proprietar de site pentru a gestiona site-ul. Proprietarul de site obține nivelul de permisiune Control total atunci când este adăugat în grupul Proprietari pentru site. Acesta partajează site-ul și oferă fiecăruia permisiunea de a contribui la el. Echipa decide să utilizeze Biblioteca de documente pentru gestionarea comunicatelor de presă, a fișierelor de buget, a contractelor, a propunerilor și a altor documente de echipă.

Proprietarul site-ului încarcă documente importante pentru a ajuta echipa să înceapă să utilizeze biblioteca pe post de locație centrală. Apoi activează versiunile, așadar, echipa are un istoric al modului în care evoluează fișierele și poate restaura o versiune anterioară, dacă este necesar. De asemenea, proprietarul site-ului adaugă la bibliotecă și șabloane standard pentru rapoarte de marketing, contracte de vânzări, planuri de campanii și foi de lucru de buget. Fiecare șablon conține sigla firmei și un format pe care toți au fost de acord să îl utilizeze. Când membrii creează un fișier nou din biblioteca de documente, ei pot selecta cu ușurință ce șablon să utilizeze.

Pe măsură ce membrii echipei adaugă fișiere și colaborează la documente, ei organizează biblioteca adăugând coloane și creând vizualizări care să îi ajute să găsească rapid documentele. De exemplu, proprietarul site-ului adaugă o coloană „Nume proiect”, astfel încât membrii echipei să filtreze sau să sorteze după acea coloană. Alți membri ai echipei adaugă vizualizări publice grupate după trimestrul fiscal și filtrează după contractele care expiră în șase luni. De asemenea, fiecare membru creează vizualizări personale care să îl ajute să găsească rapid informațiile și să își termine lucrul.

După o dezbatere lungă la o ședință, echipa decide să se seteze avertizări la nivel de bibliotecă pentru a raporta actualizări odată pe săptămână. Fiecare membru poate decide cum să configureze avertizări suplimentare sau fluxuri RSS pentru anumite fișiere, după cum este necesar.

Fila bibliotecă cu RSS avertizare evidențiat

De asemenea, echipa se angajează să respecte un set de „practici recomandate” în această lume nouă a colaborării. Când membrii echipei doresc să partajeze un document, ei vor rezista tentației de a-l atașa la un mesaj de e-mail și vor trimite în schimb prin e-mail un link la document. Trimiterea unui link prin e-mail se face foarte de simplu din bibliotecă și îndreaptă persoanele către cea mai recentă versiune a site-ului echipei.

O responsabilitate critică pentru această echipă este propunerea de campanii de marketing care să crească vânzările și veniturile. Când membrii echipei dezvoltă un plan pentru o campanie nouă, ei scriu în colaborare documente și urmăresc versiunile minore ale fișierelor. Scrierea în colaborare permite mai multor persoane să editeze un document simultan, fără a se preocupa de reconcilierea modificărilor. Dacă fac o greșeală într-o versiune a unui document, ei pot restaura o versiune anterioară. Când termină planul de campanie, ei pot crea o versiune majoră și o pot trimite pentru a fi aprobată de către departamentul juridic și de către managerul lor. Când fișierul este aprobat, alți angajați ai firmei îl vor putea vizualiza.

Proprietarul site-ului cercetează documentația online și instruirea și învață cum să configureze un flux de lucru, cum să îl asocieze la bibliotecă și cum să automatizeze procesul de colectare de feedback, de colectare de semnături și de publicare a documentului final.

După trei luni de utilizare, biblioteca și site-ul Documente au devenit o componentă critică a echipei de marketing și au ajutat la îmbunătățirea productivității și a vizibilității acesteia în organizația din care face parte. Membrii echipei nu-și pot imagina cum ar lucra fără acest site și explorează alte modalități de a utiliza tehnologiile SharePoint pentru a colabora mai bine.

Câteva moduri de lucru cu bibliotecile și de a le face utile pentru grup (organizate pe larg, de la cele de bază la cele mai complexe):

Utilizarea și crearea vizualizărilor     Puteți utiliza o vizualizare pentru a vedea fișierele într-o bibliotecă care sunt cele mai importante pentru dvs sau care se potrivesc cel mai bine un scop. Conținutul bibliotecii nu se modifică, dar fiecare vizualizare organizează sau filtre de fișiere pentru a le face mai ușor să găsiți și să răsfoiți într-un mod semnificativ. Pentru mai multe informații despre vizualizările, consultați crearea, modificarea, sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Imagine bibliotecă bara vizualizări cu modificare vizualizare selectată

Urmărirea versiunilor     Dacă trebuie să păstrați versiunile anterioare de fișiere, biblioteci vă poate ajuta să urmăriți, a stoca și a restaura fișierele. Puteți alege să urmăriți versiunile toate în același fel. Sau puteți alege să desemnați unele versiuni ca majoră, cum ar fi adăugarea unui nou capitol într-un manual și unele versiuni ca minore, cum ar fi remedierea unei erori de ortografie. Pentru a contribui la gestionarea spațiului de stocare, puteți alege opțional numărul de fiecare tip de versiune pe care doriți să stocați.

Sfat :  Dacă echipa dvs. intenționează să utilizeze elaborarea în comun, recomandăm activarea cel puțin a unei versiuni majore în bibliotecă, pentru cazul în care o persoană greșește și încarcă un document cu același nume într-o bibliotecă unde toți lucrează în colaborare. Astfel, dacă pierdeți modificări, puteți să restaurați o versiune anterioară a documentului.

Pentru mai multe informații despre versiune, consultați activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau bibliotecă.

Crearea în colaborare sau extragerea fișierelor     Atunci când editați un document Microsoft Word sau PowerPoint dintr-o bibliotecă, fără a verifica-l, alte persoane pot edita în același timp (care este elaborarea în comun). Când vă extragere un fișier, care asigură acelei persoane o puteți edita fișierul până când este arhivat. Când să solicitați ca documentele să fie extrase în biblioteci care conține documente sensibil sau atunci când doriți să urmăriți cu atenție dezvoltare de documente. Dar Rețineți că care necesită extragerea va fi imposibil pentru persoanele pentru elaborarea în comun a documentelor. Utilizarea verificării la ieșire, persoane se va solicita să lăsați un comentariu despre ceea ce se modifică în document, dar extragerea, de asemenea, va încetini editare și revizuirea procese. Pentru mai multe informații, consultați colaborarea la documente și elaborarea în comun sau extragerea, arhivarea, sau să renunțați la modificări în fișierele dintr-o bibliotecă.

Editarea fișierelor din programele desktop    Atunci când vă stoca documente pe un site SharePoint, aveţi posibilitatea să creați, editați și elaborați în comun documente direct din programele desktop compatibil, cum ar fi Microsoft Word sau PowerPoint, fără a chiar și trece la site-ul. De exemplu, puteți să editați o prezentare PowerPoint în același timp ca alte persoane editează l (numit și elaborarea în comun). De asemenea, puteți gestiona arhivarea și extragerea direct din PowerPoint. În plus, puteți utiliza OneDrive pentru business sau Outlook să preia bibliotecă conținutul offline, lucrați cu ele dintr-o locație de la distanță și apoi bine sincronizarea modificărilor atunci când reveniți online.

Fiți informat despre modificări    Pentru a rămâne actualizat atunci când documente într-o modificare de bibliotecă, configurați avertizări, Abonați-vă la fluxuri RSS sau a urmări documente. Principalele diferența dintre avertizări, RSS și următoarele sunt care primiți notificări. Atât avertizări și fluxuri RSS vă informează despre actualizările și ambele vă permit să particularizați informațiile primiți. Puteți configura avertizări sau RSS pentru a afla când orice modificări într-o bibliotecă. Dacă vă interesează doar un anumit document, configurarea unei avertizări sau urmăriți documentul. Avertizări pot ajunge ca mesajele de e-mail sau text. Notificări RSS sosesc într-un flux consolidate care puteți citi în Outlook sau alt flux cititor. Dacă puteți urmări un document, veți primi o notificare în fluxul de știri (dacă organizația utilizează Newsfeed). Pentru mai multe informații despre notificări, consultați crearea unei avertizări sau abonarea la un flux RSS.

Solicitarea aprobării documentelor     Puteți solicita ca documentele să fie aprobate înainte ca oricine să le poată vedea. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți controla care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane.

Setarea permisiunilor    Grupurile SharePoint și nivelurile de permisiune vă ajuta să gestionați eficient accesul la conținut. În mod implicit, permisiunile pentru biblioteci, folderele din biblioteci și documente sunt moștenite de la site-ul. Atribuirea permisiunilor unice pentru o anumită bibliotecă sau un document vă poate ajuta să pentru a proteja conținutul sensibile, cum ar fi contractele sau bugetul informații, fără restricționarea accesului la restul site-ului. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați înțelegerea nivelurile de permisiune din SharePoint.

Crearea fluxurilor de lucru     O bibliotecă de documente sau un tip de conținut pot utiliza fluxuri de lucru pe care organizația dvs. le-a definit pentru procese de afaceri, cum ar fi gestionarea procesului de aprobare sau de revizuire a documentelor. Grupul dvs. poate aplica procese de afaceri pentru documentele sale, cunoscute ca fluxuri de lucru, care specifică acțiuni de efectuat în succesiune, cum ar fi aprobarea de documente. Un flux de lucru SharePoint este un mod automatizat de deplasare a documentelor sau a elementelor într-o succesiune de acțiuni sau activități. Sunt disponibile trei fluxuri de lucru pentru biblioteci în mod implicit: Aprobare, care distribuie un document la un grup de persoane pentru aprobare; Colectare feedback, care distribuie un document la un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul ca o compilare la persoana care a inițiat fluxul de lucru și Colectare semnături, care distribuie un document la un grup de persoane pentru a le colecta semnăturile digitale.

Notă :  Doar un flux de lucru în trei faze este disponibil în SharePoint Foundation.

Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Definirea tipurilor de conținut     Dacă grupul funcționează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți extinde funcționalitatea de bibliotecă, permițându- și definirea tipurilor de conținut multiple. Tipuri de conținut adăugați flexibilitate și consistența în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut să specificați un șablon și chiar flux de lucru procesele. Șabloanele se comportă ca un punct de plecare pentru formatarea și orice text standardizat și proprietăți care se aplică la documentele de acel tip, cum ar fi Departamentul contract nume sau număr.

Urmărirea pentru audit    Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, aveți posibilitatea să definiți o politică care vă permite să activați urmărirea pentru audit de evenimente, cum ar fi modificările de fișier, copii sau ștergerea.

Setarea politicilor    Setările de politică activarea document de expirare, ștergerea automată sau revizuirea periodică (printr-un flux de lucru) de documente care au ajuns la o vârstă specificată. Ca biblioteci evolueze, utilizați aceste setări distrugerii să economisiți timp și efort peste încearcă să curățați manual spațiu pe hard disk, care este prânz completă sau pentru a evita atingerea cotei limite.

Notă :  Setările de politică nu sunt disponibile în SharePoint Foundation.

Utilizarea unui site centru de documente    Utilizați un site centru de documente atunci când doriți să creați, să gestionați și să stocați un număr mare de documente. Un centru de documente este proiectat pentru a servi ca un depozit centralizat pentru gestionarea multe documente. Caracteristici, cum ar fi metadate și navigare de vizualizare arborescentă, tipuri de conținut și părți Web, vă ajută să organizați și să reluați documente. "Asistenții de conținut" rapid să configurați navigarea determinate de metadate pentru a efectua și pentru cele mai multe biblioteci fără a crea în mod explicit indexuri. Sau asistenții de conținut pot crea indexuri pentru a îmbunătăți performanța peste un număr mai mare de filtre și vizualizări. Puteți utiliza un site centru de documente ca un mediu de creare (în cazul în care utilizatorii verifica fișiere și să și creați structuri de folder pentru aceste fișiere) sau o arhivă de conținut ca (în cazul în care utilizatorii doar să vadă sau Încărcați documente).

Notă : Centru de documente nu este disponibilă în SharePoint Foundation.

Modul în care organizați fișierele într-o bibliotecă depinde de nevoile grupului și de modul în care preferați să stocați și să căutați informațiile. O planificare vă poate ajuta să configurați structura care funcționează cel mai bine pentru grupul dvs. Bibliotecile au câteva caracteristici care vă ajută să lucrați cu mai multe fișiere într-o singură bibliotecă. Însă, este posibil ca mai multe biblioteci să reprezinte o soluție mai bună pentru grup.

Poate veți dori să utilizați o singură bibliotecă pentru diverse necesități. De exemplu, pentru mai multe proiecte din cadrul aceluiași grup sau pentru mai multe grupuri care lucrează la același proiect. Luați în considerare utilizarea unei singure biblioteci atunci când:

  • Grupul are nevoie de informații sau de vizualizări diferite pentru același set de fișiere. De exemplu, un manager poate dori să vadă toate fișierele grupate după departament sau după data expirării.

  • Utilizatorii doresc să caute fișiere în aceeași locație de pe un site.

  • Doriți să aplicați aceleași setări pentru fișiere, cum ar fi urmărirea versiunilor fișierelor sau solicitarea aprobării.

  • Grupurile care lucrează cu biblioteca au caracteristici similare, cum ar fi nivelul de permisiune.

  • Doriți să analizați informațiile despre fișiere într-o foaie de calcul sau să primiți actualizări unificate despre fișiere.

Pentru a lucra eficient cu documente într-o singură bibliotecă, aveți posibilitatea să organizați fișierele într-o bibliotecă adăugând coloane, definind vizualizări sau creând foldere.

Poate veți dori să creați mai multe biblioteci atunci când există anumite diferențe între seturile de fișiere pe care doriți să le stocați și să le gestionați sau între grupurile de persoane care lucrează cu fișierele. Utilizați mai multe biblioteci atunci când:

  • Tipurile de fișiere pe care doriți să le stocați și să le gestionați sunt distincte și nu este de așteptat ca persoanele să vizualizeze frecvent rezumate ale fișierelor sau să caute în fișiere.

  • Grupurile de persoane care utilizează fișierele sunt distincte și au nivele de permisiune diferite.

  • Trebuie aplicate setări diferite, cum ar fi de versiune sau aprobare, pentru seturi de fișiere diferite.

  • Nu este necesar să analizați fișierele împreună sau să primiți actualizări unificate referitoare la fișiere.

  • Doriți să furnizați seturi diferite de opțiuni pentru crearea de fișiere noi sau doriți ca opțiunile din meniul Nou al unei biblioteci să apară în altă ordine.

Iată câteva moduri prin care se poate lucra eficient cu biblioteci multiple:

Configurarea coloanelor și șabloanelor de site    Dacă Organizației vrea să stabiliți unele setări consecvente în biblioteci sa, o pot configura e-șabloanele de site și coloane de site. Puteți partaja setările în mai multe biblioteci, astfel încât nu trebuie să creați din nou setările de fiecare dată.

Trimiteți fișiere în altă locație    Dacă doriți ca un fișier să fie disponibilă în mai multe biblioteci, stocați-l într-o bibliotecă și apoi trimiteți o copie în alte biblioteci. Puteți alege să primiți mementouri legate pentru a actualiza orice copii ale documentului, atunci când efectuați modificări la forma inițială.

Crearea șabloanelor de bibliotecă    Dacă doriți să stabiliți unele setări uniforme pentru biblioteci sau reutilizarea caracteristici în biblioteci, puteți salva o bibliotecă ca șablon. Șabloane de bibliotecă sunt disponibile ca opțiune pe pagina Adăugare aplicație pe site-ul dvs.

Există mai multe moduri de a organiza fișierele dintr-o bibliotecă. Aveți posibilitatea să adăugați coloane, să definiți vizualizări și să creați foldere. Fiecare abordare are propriile avantaje și aveți posibilitatea să le combinați pentru a se potrivi nevoilor unice ale bibliotecii și echipei dvs.

Implicit, bibliotecile urmăresc numele unui fișier și informațiile despre starea unui fișier, cum ar fi momentul la care a fost arhivat. Însă, aveți posibilitatea să introduceți coloane suplimentare, care ajută grupul dvs. să împartă fișierele în categorii și să le urmărească, prin intermediul unor detalii ca numele campaniei, numărul proiectului sau prin intermediul altor informații importante pentru echipa dvs. Aveți mai multe opțiuni pentru tipul de coloană pe care îl creați, inclusiv o singură linie de text, o listă verticală de opțiuni, un număr care este calculat din alte coloane sau chiar numele și imaginea unei persoane din site-ul dvs.

Coloanele oferă anteturi de coloană care ușurează efectuarea de sortări și filtrări. Când afișați fișiere dintr-o bibliotecă, aveți posibilitatea să sortați sau să filtrați temporar fișierele indicând către numele unei coloane, apoi făcând clic pe săgeata de lângă nume. Acest lucru este util dacă aveți nevoie să vedeți fișierele într-un anumit mod, însă pașii trebuie repetați la următoarea vizualizare a bibliotecii.

Pentru mai multe informații despre adăugarea de coloane, consultați crearea, modificarea, sau ștergerea unei coloane dintr-o listă sau bibliotecă.

Ce vor dori utilizatorii să vadă: toate documentele asociate cu un anumit proiect, toate documentele care aparțin unui anumit departament sau vor dori să grupeze documentele după luna scadentă? Dacă vă așteptați ca fișierele să fie vizualizate frecvent într-un anumit mod, aveți posibilitatea să definiți o vizualizare. Aveți posibilitatea să utilizați această vizualizare oricând lucrați cu biblioteca. Când creați o vizualizare, aceasta se adaugă la lista verticală Vizualizări curente din panglica bibliotecii.

O vizualizare de bibliotecă este o selecție de coloane într-o pagină, care afișează elementele dintr-o bibliotecă și definește deseori o anumită ordine de sortare, filtrare, grupare și un aspect particularizat. Bibliotecile pot avea vizualizări personale și vizualizări publice. Oricine care a fost asociat grupului Membri din site (care are nivelul de permisiune Contribuire) poate crea o vizualizare personală pentru a vedea fișierele într-un anumit mod sau pentru a filtra numai după fișierele pe care doresc să le vadă. Dacă aveți permisiunea să proiectați o bibliotecă, aveți posibilitatea să creați o vizualizare publică pe care oricine o poate utiliza când vizualizează biblioteca. De asemenea, puteți să stabiliți orice vizualizare publică sub formă de vizualizare implicită, astfel încât persoanele să vadă automat acea vizualizare a bibliotecii.

Dacă membrii grupului dvs. vizualizează bibliotecile de pe un dispozitiv mobil, aveți posibilitatea chiar și să creați vizualizări mobile care oferă limitări, cum ar fi numărul de elemente afișate într-o vizualizare, optime pentru limitările și lățimea de bandă a acestor dispozitivelor.

Pentru mai multe informații despre vizualizările, consultați crearea, modificarea, sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Folderele sunt recipientele pe care le puteți utiliza pentru a grupa și a gestiona conținutul dintr-o bibliotecă sau listă. Dacă se permit folderele pentru bibliotecă, puteți să adăugați foldere pentru majoritatea tipurilor de biblioteci. Dacă biblioteca conține mai multe elemente, folderele îmbunătățesc și eficiența accesării acestor elemente. Când creați un folder, în fundal se creează un index intern. Acest index intern se creează și pentru folderul rădăcină sau nivelul superior al unei biblioteci sau liste. Când accesați elementele dintr-un folder, utilizați efectiv acest index intern pentru a accesa datele.

Dacă o bibliotecă conține multe elemente care pot fi grupate într-un anumit mod, aveți posibilitatea să utilizați folderele pentru a organiza conținutul din bibliotecă. Printre exemple se numără proiecte, echipe, departamente, categorii de produse, grupe de vârstă, listări alfabetice și subgrupuri alfabetice (A-C, D-F etc.). Folderele pot ajuta persoanele să scaneze și să gestioneze mai multe fișiere într-un mod familiar.

Folderele din bibliotecă

În mod implicit, o bibliotecă cu folderele activate afișează folderele în vizualizarea implicită a bibliotecii fără niciun filtru. Acest lucru este util pentru că utilizatorii pot alege folderul corespunzător atunci când inserați documente noi. Afișarea tuturor folderelor, de asemenea, face mai puțin probabil elemente va fi adăugat incorect în afara folderele din bibliotecă. Puteți reorganizarea cu ușurință documentele în folderele de bibliotecă diferite prin utilizarea comenzii Deschidere cu Explorer disponibile pe panglica bibliotecă.

Notă :  O vizualizare de bibliotecă poate fi setată la Se sortează numai după criterii specificate, caz în care folderele nu apar mai întâi, înaintea altor elemente din vizualizare. Este posibil să nu doriți să utilizați această opțiune de sortare dacă doriți ca utilizatorii să găsească folderul corect.

Deși folderele de bibliotecă nu se afișează în navigarea site-ului, proprietarul site-ului sau un utilizator cu permisiunea de proiectare a site-ului poate activa Vizualizarea arborescentă, care afișează o secțiune Conținut site în navigarea în site și vă permite să extindeți, să restrângeți și să navigați cu ușurință în foldere sau în biblioteci.

Vizualizarea arborescentă pe site-ul

Pentru mai multe informații despre foldere, consultați crearea unui folder dintr-o bibliotecă de documente sau ștergerea unui folder într-o bibliotecă.

Toate trei abordări să poată lucra împreună. Coloanele aceeași puteți utiliza pentru a urmări documente în vizualizarea implicită a unei biblioteci pot fi utilizate pentru a crea o vizualizare cu mai multe criterii de filtrare. Persoane să sortați și să filtrați o vizualizare dinamică, făcând clic pe anteturile de coloană pentru a găsi conținut la stimula a momentului. Dacă o structură de foldere a fost definită în bibliotecă, puteți "aplatizaţi" o vizualizare de bibliotecă, setând opțiunea se afișează toate elementele fără a folderelor în folderele secțiune atunci când creați sau modificați vizualizarea. Fiecare abordare poate completa alta pentru a obține conținutul corect la momentul potrivit și în mod corect pentru dvs.

Anumite biblioteci sunt create atunci când creați un site nou, cum ar fi biblioteca Documente de pe un site de echipă. Puteți să particularizați aceste biblioteci pentru scopurile dvs. sau să creați propriile biblioteci suplimentare. Fiecare tip de bibliotecă are un scop specific, iar unele au un set diferit de comportamente și caracteristici.

Important :  Este posibil să aveți disponibile mai multe sau mai puține biblioteci în site, în funcție de versiunea SharePoint pe care se bazează site-ul dvs., de planul Office 365 la care se abonează organizația dvs. sau dacă sunt activate anumite caracteristici în site-ul dvs.

Bibliotecă de active    Pentru a partaja și gestiona active media digitale, cum ar fi imagini, fișiere audio și video, utilizați o bibliotecă de active. O bibliotecă de active va face mai simplu ca utilizatorii să descopere și să reutilizeze fișierelor media digitale create de alții, cum ar fi siglele și imaginile organizației. O bibliotecă de active oferă și tipuri de conținut cu proprietăți și vizualizări pentru gestionarea și răsfoirea activelor media, cum ar fi miniaturile și cuvintele cheie de metadate. De exemplu, poate veți dori să gestionați și să stocați imaginile cu marcă comercială și fragmentele de conținut reutilizabil din aplicații, astfel încât să fie disponibile în toată organizația și să fie utilizate în mod unitar.

Bibliotecă de tablouri de bord    Conține pagini parte web, pagini parte web cu liste de stare și tablouri de bord implementate cu ajutorul aplicației PerformancePoint.

Biblioteca Conexiuni de date     Pentru a simplifica întreținerea și gestionarea conexiunilor de date, utilizați o bibliotecă de conexiune de date. O bibliotecă de conexiune de date este un loc centralizat de a stoca fișiere conexiune de date Office (ODC - Office Data Connection). Fiecare dintre aceste fișiere (.odc) conține informații despre cum să găsiți, să vă conectați, să interogați și să accesați o sursă de date externe. Centralizarea fișierelor ODC într-o bibliotecă de conexiune de date face posibilă și partajarea, gestionarea și căutarea fișierelor de conexiune de date din interiorul unui site SharePoint și asigură că rapoartele și datele de afaceri, mai ales foile de calcul, întrețin un set consistent de valori și de rezultate de formule ca „o versiune a adevărului”.

Notă : Pentru a simplifica întreținerea și gestionarea fișierelor de conexiune de date pentru PerformancePoint, utilizați biblioteca de conexiuni de date pentru PerformancePoint. În această bibliotecă, puteți să stocați fișiere ODC și Universal Data connection (UDC).

Bibliotecă de documente:     Pentru multe tipuri de fișiere, inclusiv documente și foi de calcul, utilizați o bibliotecă de documente. Într-o bibliotecă de documente se pot stoca și alte tipuri de fișiere, deși unele tipuri de fișiere sunt blocate din motive de securitate. Când lucrați cu programe care nu sunt blocate, aveți posibilitatea să creați acele fișiere din bibliotecă. De exemplu, echipa dvs. de marketing poate avea propria bibliotecă de documente pentru materiale de planificare, comunicate de presă și alte publicații.

Bibliotecă de formulare    Dacă aveți nevoie să gestionați un grup de formulare de afaceri bazate pe XML, utilizați o bibliotecă de formulare. De exemplu, poate că organizația dvs. va dori să utilizeze o bibliotecă de formulare pentru rapoartele de cheltuieli. Configurarea unei biblioteci de formulare necesită un editor XML sau un program de proiectare de formulare XML, cum ar fi Microsoft InfoPath. Formularul pe care îl completează persoanele este doar un fișier .xml care conține datele (și numai datele) care au fost introduse în formular, cum ar fi data unei cheltuieli și suma cheltuită. Orice alt element care compune raportul de cheltuieli este furnizat de șablonul formular. După ce sunt completate formularele, aveți posibilitatea să îmbinați datele din formulare sau să le exportați pentru analize.

Bibliotecă de imagini    Pentru a partaja o colecție de imagini digitale sau de elemente grafice, utilizați o bibliotecă de imagini. Deși imaginile se pot stoca și în alte tipuri de biblioteci SharePoint, bibliotecile de imagini au câteva avantaje. De exemplu, dintr-o bibliotecă de imagini aveți posibilitatea să vizualizați imagini într-o expunere de diapozitive, să descărcați imagini în computer și să editați imaginile cu programe de editare grafică compatibile, cum ar Microsoft Paint. Luați în considerare crearea unei biblioteci de imagini dacă doriți să stocați imagini de la evenimentele echipei sau de la lansările de produse. De asemenea, aveți posibilitatea să creați în bibliotecă linkuri la imagini din alte zone ale site-ului, cum ar fi pagini wiki sau bloguri.

Bibliotecă de înregistrări     Pentru a avea un depozit central pentru stocarea și gestionarea arhivelor organizației sau a documentelor importante de afaceri, utilizați o bibliotecă de înregistrări. De exemplu, organizația dvs. poate avea nevoie să adere la niște reglementări de conformitate care necesită un proces organizat pentru gestionarea documentelor pertinente. Un site Centru de documente poate conține un număr de biblioteci de înregistrări pentru stocarea diferitelor tipuri de înregistrări. Pentru fiecare bibliotecă, aveți posibilitatea să setați politici care determină ce înregistrări se stochează, cum se dirijează și se gestionează documentele și cât timp se vor reține aceste înregistrări.

Bibliotecă de rapoarte     Pentru a simplifica crearea, gestionarea și livrarea paginilor web, a documentelor și a indicatorilor cheie de performanță (KPI - key performance indicators) pentru măsurări și obiective, utilizați o bibliotecă de rapoarte. Biblioteca de rapoarte este o locație centrală în care se pot crea și salva rapoarte, cum ar fi registre de lucru Excel și pagini tablou de bord. Când publicați un registru de lucru Excel într-o bibliotecă de rapoarte, este activat să acționeze la un singur clic pentru a se deschide în vizualizarea browser, care este un mod convenabil de a vedea registrul de lucru fără a-l adăuga la o pagină Parte web.

Bibliotecă diagramă de proces (metrice și în unități SUA)    Pentru a stoca și a partaja documente de proces sub formă de diagrame, cum ar fi cele create cu Microsoft Visio, utilizați o Bibliotecă de diagrame de proces. Bibliotecile metrice și în unități de măsură SUA se ajustează în funcție de unitățile respective de măsură.

Biblioteca de pagini wiki    Pentru a crea o colecție de pagini wiki conectate, utilizați o bibliotecă de pagini wiki. O pagină wiki permite mai multor persoane să colecteze informații într-un format ușor de creat și de modificat. De asemenea, puteți să adăugați în bibliotecă pagini wiki care conțin imagini, tabele, hyperlinkuri și linkuri interne. De exemplu, dacă echipa dvs. creează un site wiki pentru un proiect, site-ul poate stoca sfaturi și trucuri într-o serie de pagini interconectate.

Notă : În funcție de site-ul dvs. și de configurație, se creează automat pentru dvs. biblioteci de sistem suplimentare, cum ar fi biblioteca de stiluri, biblioteca de active site și biblioteca de pagini site. Însă, nu aveți posibilitatea să creați aceste biblioteci specifice prin intermediul interfeței cu utilizatorul.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×