Informații despre structura unei baze de date Access

Familiarizarea cu tabelele, formularele, interogările și alte obiecte din baza de date vă poate ajuta să efectuați o varietate mare de activități, cum ar fi să introduceți date într-un formular, să adăugați sau să eliminați tabele, să găsiți și să înlocuiți date și să rulați interogări.

Acest articol oferă o prezentare de bază a structurii unei baze de date Access. Access furnizează mai multe instrumente pe care le puteți utiliza pentru a vă familiariza cu structura unei anumite baze de date. De asemenea, acest articol explică de ce, cum și când utilizați fiecare instrument.

Notă : Acest articol se referă la bazele de date Access tradiționale, care constau într-un fișier sau un set de fișiere ce conține toate caracteristicile legate de date și aplicații, cum ar fi formularele de introducere a datelor. Unele informații nu se aplică la bazele de date web, un nou tip de bază de date Access pe care o publicați pe web, utilizând SharePoint Server cu Access Services. Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru partajare pe web.

În acest articol

Prezentare generală

Vedeți detalii despre obiectele dintr-o bază de date

Explorați un tabel în vizualizarea Proiect

Stabiliți relațiile dintre tabele

Vedeți modul în care obiectele utilizează alte obiecte

Prezentare generală

O bază de date reprezintă o colecție de informații care se referă la un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmărirea comenzilor clienților sau menținerea unei colecții muzicale. Dacă baza de date nu este stocată pe un calculator, sau sunt stocate doar anumite părți din aceasta, puteți urmări informațiile dintr-o varietate de surse pe care trebuie să le coordonați și să le organizați.

De exemplu, să presupunem că numerele de telefon ale furnizorilor sunt stocate în locuri diferite: într-un fișier card ce conține numerele de telefon ale furnizorilor, în fișe de informații despre produs într-un dulap cu dosare și într-o foaie de lucru ce conține informații despre comenzi. Dacă numărul de telefon al unui furnizor se modifică, va trebui să efectuați actualizarea informației respective în toate cele trei locuri. Într-o bază de date Access bine proiectată, numărul de telefon este stocat o singură dată, astfel că informația respectivă va trebui actualizată doar într-un singur loc. Astfel, atunci când actualizați numărul de telefon al unui furnizor, acesta este actualizat automat oriunde va fi utilizat în baza de date.

Fișierele bazei de date Access

Utilizați Access pentru a gestiona toate informațiile într-un singur fișier. Într-un fișier al unei baze de date Access, puteți să utilizați:

  • Tabele pentru stocarea datelor.

  • Interogări pentru a găsi și a prelua doar datele dorite.

  • Formulare pentru vizualizarea, adăugarea, și actualizarea datelor în tabele.

  • Rapoarte pentru analiza sau imprimarea datelor într-un anumit aspect.

Date din tabele utilizate într-o interogare, într-un formular și într-un raport

1. Memorați datele o singură dată într-un tabel, dar le vizualizați din mai multe locații. La actualizarea datelor, acestea sunt actualizate automat în toate locurile în care mai apar.

2. Regăsiți datele utilizând o interogare.

3. Vizualizați sau introduceți date utilizând un formular.

4. Afișați sau imprimați date utilizând un raport.

Toate aceste elemente - tabele, interogări, formulare și rapoarte - sunt obiecte ale bazei de date.

Notă : Unele baze de date Access conțin linkuri către tabelele care sunt stocate în alte baze de date. De exemplu, puteți avea o bază de date Access care conține doar tabele și altă bază de date Access care conține linkuri către acele tabele, precum și către interogări, formulare și rapoarte care sunt bazate pe tabelele legate. În majoritatea cazurilor, nu contează dacă un tabel este un tabel legat sau este stocat în baza de date.

Tabele și relații

Pentru stocarea datelor, creați un tabel pentru fiecare tip de informații pe care le urmăriți. Aceste tipuri de informații pot fi informații despre clienți, produse și detalii despre comenzi. Pentru reunirea datelor din mai multe tabele într-o interogare, un formular sau un raport, trebuie să definiți relații între tabele.

Notă : Într-o bază de date web, nu puteți să utilizați fila de obiecte Relații pentru a crea relații. Puteți să utilizați câmpuri de căutare pentru a crea relații într-o bază de date web.

Datele stocate în tabele reunite pe baza unor câmpuri asociate

1. Informațiile despre clienți care în trecut erau într-o listă de corespondență se găsesc acum în tabelul Clienți.

2. Informațiile despre comenzi care în trecut erau într-o foaie de lucru se găsesc acum în tabelul Comenzi.

3. Un ID unic, cum ar fi ID Client, deosebește înregistrările între ele în cadrul unui tabel. Prin adăugarea câmpului ID unic al unui tabel la alt tabel și definirea unei relații între cele două câmpuri, Access poate potrivi înregistrările corelate din ambele tabele, astfel încât să le puteți reuni într-un formular, un raport, sau o interogare.

Interogări

O interogare vă ajută să găsiți și să preluați datele care îndeplinesc condițiile pe care le specificați, inclusiv date din tabele multiple. De asemenea, puteți utiliza o interogare pentru a actualiza sau a șterge simultan înregistrări multiple și pentru a efectua calcule de date predefinite sau particularizate.

Notă : Nu puteți să utilizați o interogare pentru a actualiza sau a șterge înregistrări dintr-o bază de date web.

Interogare returnând rezultate din tabele diferite

1. Tabelul Clienți conține informații despre clienți.

2. Tabelul Comenzi conține informații despre comenzile de la clienți.

3. Această interogare regăsește datele ID comandă și Date necesare din tabelul Comenzi și datele Nume firmă și Localitate din tabelul Clienți. Interogarea returnează doar comenzile pentru aprilie și doar pentru clienții cu domiciliul în București.

Formulare

Utilizați un formular pentru a vizualiza, a modifica și a introduce cu ușurință date, câte un rând odată. De asemenea, utilizați un formular pentru a efectua alte acțiuni, cum ar fi trimiterea datelor către altă aplicație. Formularele conțin de obicei controale care sunt conectate la câmpuri subiacente din tabele. Atunci când deschideți un formular, Access regăsește datele dintr-unul sau mai multe dintre tabelele respective, apoi afișează datele în aspectul pe care l-ați ales atunci când ați creat formularul. Puteți să creați un formular utilizând una dintre comenzile Formular de pe panglică, Expertul formular, sau să creați un formular propriu în vizualizarea Proiect.

Notă : Utilizați vizualizarea Aspect, nu vizualizarea Proiect, pentru a crea formulare și rapoarte în baze de date web.

Formularele vă ajută să vizualizați și să introduceți date

1. Un tabel afișează multe înregistrări simultan, dar va trebui să defilați orizontal pentru a vedea toate datele într-o singură înregistrare. De asemenea, atunci când vizualizați un tabel, nu puteți actualiza datele din mai multe tabele simultan.

2. Un formular se concentrează asupra unei înregistrări odată și poate afișa câmpuri din mai multe tabele. De asemenea, mai poate afișa imagini și alte obiecte.

3. Un formular poate conține un buton pe care faceți clic ca să imprimați un raport, să deschideți alte obiecte sau să automatizați activitățile.

Rapoarte

Puteți să utilizați un raport pentru a analiza rapid datele sau pentru a le prezenta într-un anumit fel la imprimare sau în alte formate. De exemplu, puteți să îi trimiteți unui coleg un raport care grupează datele și calculează totalurile. Sau, puteți crea un raport cu datele adresă formatate pentru etichete poștale imprimate.

Rapoarte care prezintă date formatate sau calculate

1. Utilizați un raport pentru a crea etichete poștale.

2. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile într-o diagramă.

3. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile calculate.

Acum că ați aflat informații despre structura de bază a bazelor de date Access, citiți mai departe pentru a afla cum să utilizați instrumentele încorporate ca să explorați o anumită bază de date Access.

Începutul paginii

Vedeți detalii despre obiectele dintr-o bază de date

Una dintre cele mai bune metode pentru a afla informații despre o anumită bază de date este să utilizați un Documentar bază de date. Utilizați un Documentar bază de date pentru a construi un raport care conține informații detaliate despre obiectele dintr-o bază de date. Mai întâi, alegeți ce obiecte vor fi detaliate în raport. Când rulați un Documentar bază de date, raportul său conține toate datele despre obiectele bazei de date pe care ați selectat-o.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o documentați.

  2. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Documentar bază de date.

  3. În caseta de dialog Documentar, faceți clic pe fila care reprezintă tipul de obiect de bază de date pe care doriți să îl documentați. Pentru a crea un raport despre toate obiectele dintr-o bază de date, faceți clic pe fila Toate tipurile de obiecte.

  4. Selectați unul sau mai multe obiecte listate în filă. Pentru a selecta toate obiectele dintr-o filă, faceți clic pe Selectare totală.

  5. Faceți clic pe OK.

    Documentar bază de date creează un raport care conține date detaliate pentru fiecare obiect selectat, apoi deschide raportul în Examinare înaintea imprimării. De exemplu, dacă rulați Documentar bază de date pentru un formular de intrare a datelor, raportul creat de Documentar listează proprietățile pentru întregul formular, proprietățile pentru fiecare secțiune din formular și proprietățile pentru butoanele, etichetele, casetele text și alte controale din formular, plus modulele de cod și permisiunile de utilizator asociate formularului.

  6. Pentru a imprima raportul, pe fila Examinare înaintea imprimării, în grupul Imprimare, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii

Explorați un tabel în vizualizarea Proiect

Notă : Vizualizarea Proiect nu este disponibilă pentru tabelele din bazele de date web.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Proiect vă oferă o privire detaliată asupra structurii tabelului. De exemplu, puteți să găsiți setarea tipului de date pentru fiecare câmp, să găsiți toate măștile de intrare sau să vedeți dacă tabelul folosește câmpuri de căutare - câmpuri care utilizează interogări pentru a extrage date din alte tabele. Aceste informații sunt utile, deoarece tipurile de date și măștile de intrare vă pot afecta capacitatea de a găsi date și a rula interogări de actualizare. De exemplu, să presupunem că doriți să utilizați o interogare de actualizare pentru a actualiza anumite câmpuri dintr-un tabel, copiind datele în câmpurile similare din alt tabel. Interogarea nu va rula dacă tipurile de date pentru fiecare câmp din tabelele sursă și de destinație nu se potrivesc.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.

  2. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să îl explorați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul contextual.

  3. După cum este necesar, notați numele fiecărui câmp de tabel și tipul de date atribuit fiecărui câmp.

    Tipul de date atribuit unui câmp poate limita dimensiunea și tipul datelor pe care utilizatorii le pot introduce într-un câmp. De exemplu, utilizatorii pot fi limitați la 20 de caractere într-un câmp text și nu pot introduce date text într-un câmp setat la tipul de date Număr.

  4. Pentru a determina dacă un câmp este un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare în secțiunea inferioară a grilei de proiect tabel, sub Proprietăți câmp.

    Un câmp de căutare afișează un set de valori (unul sau mai multe câmpuri, cum ar fi un prenume și un nume de familie), dar, de obicei, stochează un set diferit de valori (un câmp, cum ar fi un ID numeric). De exemplu, un câmp de căutare poate stoca codul numeric al unui angajat (valoarea stocată), dar afișează numele angajatului (valoarea afișată). Atunci când utilizați un câmp de căutare în expresii sau în operațiuni de găsire și înlocuire, utilizați valoarea stocată, nu valoarea afișată. Familiarizarea cu valorile stocate și valorile afișate ale unui câmp de căutare este cel mai bun mod de a vă asigura că o expresie sau o operațiune de găsire și înlocuire care utilizează câmpul de căutare funcționează așa cum vă așteptați.

    Ilustrația următoare afișează un câmp de căutare obișnuit. Rețineți că setările pe care le vedeți în proprietatea Sursă rânduri a câmpului variază.

    Utilizarea unui tabel sau a unei interogări ca sursă de date pentru un câmp de căutare

    Câmpul de căutare afișat aici utilizează o interogare pentru a regăsi date din alt tabel. De asemenea, este posibil să vedeți și alt tip de câmp de căutare, denumit listă de valori, care utilizează o listă de opțiuni cu codare impusă. Această ilustrație afișează o listă de valori tipică.

    Utilizarea unei liste de valori ca sursă de date pentru un câmp de căutare

    În mod implicit, listele de valori utilizează tipul de date Text.

    Cea mai bună metodă de a găsi listele de căutare și de valori este să afișați fila Căutare, apoi să faceți clic pe intrările din coloana Tip de date pentru fiecare câmp din tabel. Pentru mai multe informații despre crearea câmpurilor de căutare și a listelor de valori, consultați linkurile din secțiunea Consultați și.

Începutul paginii

Vedeți relațiile dintre tabele

Notă : Nu puteți să utilizați fila de obiecte Relații într-o bază de date web.

Pentru a vedea o reprezentare grafică a tabelelor dintr-o bază de date, a câmpurilor din fiecare tabel și a relațiilor dintre tabelele respective, utilizați fila de obiecte Relații. Fila de obiecte Relații oferă o imagine generală a tabelului și a structurii relațiilor unei baze de date. Acestea reprezintă informații esențiale dacă trebuie să creați sau să modificați relații între tabele.

Notă : De asemenea, puteți să utilizați fila de obiecte Relații pentru a adăuga, a modifica sau a șterge relații.

  • Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.

  • Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.

Fila de obiecte Relații se afișează și vă arată relațiile dintre toate tabelele din baza de date deschisă.

o relație între două tabele

Începutul paginii

Vedeți modul în care obiectele utilizează alte obiecte

Panoul Dependențe obiect ilustrează modul în care obiectele bazei de date, cum ar fi tabelele, formularele, interogările și rapoartele, interacționează cu alte obiecte sau depind de acestea.

Puteți să utilizați panoul Dependențe obiect pentru a evita ștergerea din greșeală a surselor de înregistrări. De exemplu, să presupunem că aveți o interogare Comenzi trimestriale într-o bază de date Vânzări și nu mai aveți nevoie de acea interogare. Înainte să ștergeți interogarea, trebuie să aflați dacă oricare dintre celelalte obiecte din baza de date, cum ar fi un formular sau raport, utilizează interogarea ca sursă de date. Apoi, puteți să modificați obiectele dependente pentru a elimina referințele la interogare sau să ștergeți obiectele dependente împreună cu interogarea. Vizualizarea unei liste complete a obiectelor dependente vă poate ajuta să economisiți timp, nemaifiind necesar să verificați manual proprietățile obiectelor și să reduceți la minim erorile, găsind detaliile pe care un audit manual este posibil să nu le observe.

Atunci când doriți să modificați proiectarea unui obiect al bazei de date, panoul Dependențe obiect poate fi util, arătând modul în care alte obiecte vor fi afectate de modificarea de proiectare. Utilizați panoul Dependențe obiect pentru a vă ajuta să planificați modificări de proiectare majore.

Utilizați panoul Dependențe obiect.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o investigați.

  2. În Panoul de navigare, selectați sau deschideți un tabel, un formular, un raport sau o interogare.

  3. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Dependențe obiect.

  4. Dacă vi se solicită, faceți clic pe OK pentru a actualiza informațiile de dependență.

    Notă : Actualizarea informațiilor de dependență poate dura un timp.

    Se afișează panoul Dependențe obiect.

    Panoul Dependențe obiect

  5. Pentru a vedea o listă de obiecte care utilizează obiectul pe care l-ați selectat în pasul 2, faceți clic pe Obiecte care depind de mine în partea de sus a panoului. Pentru a vedea o listă de obiecte pe care le utilizează obiectul selectat, faceți clic pe Obiecte de care depind.

  6. Pentru a vedea informațiile de dependență pentru un obiect, faceți clic pe pictograma de extindere (+) de lângă acel obiect. Access afișează până la patru niveluri de dependență pentru un obiect.

Rețineți aceste lucruri atunci când utilizați panoul Dependențe obiect:

  • Informațiile de dependență sunt disponibile doar atunci când aveți permisiuni de a deschide un obiect în vizualizarea Proiectare.

  • Panoul nu afișează informații pentru macrocomenzi și module de cod.

  • Panoul funcționează numai pentru tabele, formulare, rapoarte și interogări, cu excepția următoarelor tipuri de interogări:

    • Interogările de acțiune - interogări care inserează, actualizează sau șterg date

    • Interogări specifice pentru SQL, inclusiv interogări de uniune, interogări de definiție date și interogări directe

    • Subinterogări

      Atunci când Access întâlnește interogări imbricate, informațiile de dependență sunt generate doar pentru interogarea exterioară. Această regulă se aplică și la tabelele și interogările sursă ale unei subfoi de date a interogării, dar și la câmpurile de căutare.

  • Access generează informații de dependență căutând mapările de nume întreținute de caracteristica Corectare automată nume, o caracteristică care corectează automat efectele adverse obișnuite care apar atunci când redenumiți formulare, rapoarte, tabele, interogări, câmpuri, sau controale din formulare și rapoarte. Dacă urmărirea informațiilor pentru Corectare automată nume este dezactivată, vi se va solicita să o activați pentru a putea să vizualizați informațiile de dependență.

Începutul paginii

Au fost utile aceste informații?

Minunat! Alt feedback?

Cum putem îmbunătăți?

Vă mulțumim pentru feedback!

×