Informați toate persoanele despre timpul petrecut în afara biroului

Aveți posibilitatea să marcați cu ușurință timpul ca „ocupat” sau „absent de la birou” în Calendarul Microsoft Office Outlook 2007. Dar cum se poate să faceți ca aceste momente, cum ar fi vacanțele, să aibă o bună vizibilitate pentru colegi? Și cum se poate să vedeți imediat dacă unii colegi vor pleca curând de la birou?

Acest articol explică cum se utilizează solicitările de întâlnire de o zi întreagă particularizate, pentru a păstra toate persoanele la curent, fără a afecta timpul liber disponibil din calendarele destinatarilor.

Ce intenționați?

Adăugați perioada dvs. de concediu la calendarele colegilor

Blocarea perioadei de concediu în calendar

Arătați persoanelor din afara organizației programul dvs. de concediu

Răspundeți automat la mesajele de poștă electronică atunci când nu sunteți la birou

Adăugați perioada dvs. de concediu la calendarele colegilor

Când marcați timpul ca „absent de la birou” în calendar, colegii văd acest lucru atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar n-ar fi grozav să aveți posibilitatea să avertizați dinainte, pe toți simultan, despre timpul cât veți absenta, fără a le afecta starea disponibil/ocupat sau fără să le aglomerați calendarele? Acest lucru se poate face setând ca informațiile dvs. să apară în calendarele acestora ca eveniment de o zi întreaga, dar, spre deosebire de un eveniment obișnuit de o zi întreagă, care este setat de obicei la „ocupat”, acest eveniment de o zi întreagă este afișat ca timp liber. Starea disponibil/ocupat a colegilor nu este afectată.

Notă   Solicitările de întâlnire sunt proiectate să fie trimise între utilizatori Outlook. Posibilitatea de a vedea orarul altor persoane în timp ce compuneți solicitări de întâlnire în Outlook cere ca organizația să utilizeze Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 sau Microsoft Exchange Server 2007. Dacă organizația dvs. nu utilizează Microsoft Exchange, descoperiți alternative în secțiunea Arătați persoanelor din afara organizației programul dvs. de concediu.

  1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Solicitare de întâlnire.

    Comandă rapidă de la tastatură  Pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

  2. În caseta Subiect, tastați o descriere.

  3. În caseta Locație, tastați o descriere.

  4. În listele Oră început și Oră sfârșit, selectați ora de început și ora de sfârșit pentru timpul petrecut în afara biroului. Pentru concedii, acestea implică de obicei zile întregi. Dacă acesta este cazul, bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă.

    Un eveniment de o zi întreagă este un eveniment ce durează 24 de ore, de la miezul nopții la miezul nopții.

    Notă   În mod implicit, Outlook utilizează setarea curentă de fus orar a computerului pentru programare. Dacă doriți să programați perioada petrecută în afara biroului în funcție de alt fus orar, pe fila Întâlnire, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Fusuri orare.

  5. În grupul Opțiuni, pentru Afișare ca, faceți clic pe Liber în caseta listă verticală.

      Trebuie să modificați manual setarea ca fiind Liber, de la setarea implicită Ocupat. Aceasta permite destinatarilor solicitării de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să adauge perioada dvs. de concediu la propriul lor calendar, fără să ocupe o perioadă din acesta. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea pentru programări în timpul perioadei dvs. de concediu.

  6. Tastați orice informații pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

  7. Faceți clic pe Către, apoi, în caseta de dialog Selectare participanți și resurse, în caseta Căutare, tastați numele persoanei sau al resursei pe care doriți să o invitați la întâlnire. Dacă efectuați căutarea cu opțiunea Mai multe coloane, faceți clic pe Salt.

  8. Selectați numele din lista cu rezultate, faceți clic pe Obligatoriu, apoi faceți clic pe OK.

  9. Dacă avertizați persoanele despre o serie de momente repetate în care vă veți afla în afara biroului, pe fila Întâlnire, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Recurență, selectați modelul de recurență, apoi faceți clic pe OK.

    Când adăugați un model de recurență la o solicitare de întâlnire, fila Întâlnire se transformă în Întâlnire periodică.

  10. În fila Întâlnire, în grupul Afișare, faceți clic pe Rezervare.

  11. Faceți clic pe Trimitere.

Când trimiteți această solicitare de întâlnire având Afișare ca setat la Liber, evenimentul apare deasupra fiecărei zile din calendarele Outlook ale colegilor - ca un memento vizual ce nu ocupă din timpul de lucru.

Notă   Dacă nu ați selectat Eveniment zi întreagă, evenimentul apare în grila de timp și nu deasupra zilei. Cu toate acestea, este marcat încă drept timp liber.

Cu toate acestea, nu ați terminat totul, deoarece în mod cert nu doriți ca această perioadă să apară ca Absent de la Birou în propriul dvs. calendar. Pentru a afla cum, vedeți secțiunea următoare, Blocarea perioadei de concediu în calendar.

Începutul paginii

Blocarea perioadei de concediu în calendar

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire pe care ați trimis-o a fost marcată ca timp liber, pentru a preveni blocarea unei perioade de timp din calendarele altor persoane. Cu toate acestea, timpul este marcat ca liber și în calendarul dvs. Acum aveți nevoie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs., astfel încât alte persoane să poată vedea că nu sunteți disponibil în perioada de timp pe care o specificați.

O greșeală răspândită este să deschideți elementul solicitare de întâlnire în calendarul dvs. și să modificați setarea Afișare ca de la Liber la Absent de la birou după ce ați trimis solicitarea inițială. Se poate să considerați că aceasta face ca evenimentul să apară ca Ocupat numai în calendarul dvs. Cu toate acestea, atunci când efectuați această operațiune, se trimite o actualizare fiecărei persoane căreia i-ați expediat solicitarea de întâlnire, modificând starea din Liber în Absent de la birou și anulând pașii pe care i-ați urmat pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o întâlnire dublată în calendar, cu setarea Afișare ca setată la Absent de la birou.

Când ceilalți utilizează Calendarul Outlook pentru a programa întâlniri și alte evenimente, aceștia pot vedea disponibilitatea dvs., cu excepția cazului în care ați modificat permisiunile pentru Calendar, împiedicând acest lucru. În mod normal, rezervările, întâlnirile și evenimentele au setarea Afișare ca setată la Ocupat. De asemenea, aveți posibilitatea să creați elemente având setarea Afișare caAbsent de la birou. Elementele setate la Absent de la birou sunt tratate asemănător cu elementele setate la Ocupat- alte persoane nu se așteaptă să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă: elementele setate la Absent de la birou apar în culoarea mov, elementele setate la Ocupat sunt identificate printr-o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect ajută la evidențierea motivului pentru care nu sunteți disponibil. De exemplu, probabil că aveți posibilitatea să mutați un element Ocupat aflat în conflict, dar nu aveți posibilitatea sau să nu doriți să modificați un element Absent de la birou cum ar fi concediul dvs.

  1. În Calendar, în meniulFișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Rezervare.

  2. În caseta Subiect, tastați numele dvs., apoi tastați concediu. De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați caseta Subiect pentru a specifica oricare alt tip de timp liber.

  3. În Oră început, faceți clic pe data la care începe concediul dvs. (sau altă perioadă liberă).

  4. In Oră sfârșit, faceți clic pe data la care se termină concediul dvs. (sau altă perioadă liberă).

  5. Bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă.

  6. Modificați setarea Afișare ca la Absent de la birou.

  7. Faceți clic pe Salvare și închidere.

Notă   Se poate opta pentru a șterge (numai din propriul dvs. calendar) solicitarea de întâlnire inițială pe care ați trimis-o altor persoane. Sau, aveți posibilitatea să o mențineți în calendar, pentru a o utiliza pentru a trimite cu ușurință o actualizare sau o anulare dacă vă schimbați planurile.

Începutul paginii

Arătați persoanelor din afara organizației programul dvs. de concediu

Indiferent dacă utilizați un cont Exchange, POP3, IMAP sau Windows Live Mail, aveți posibilitatea să partajați informațiile de calendar cu oricine are acces la poștă electronică sau la Internet.

În această secțiune

Salvarea unui document ca fișier iCalendar

Publicarea unui calendar la Office Online

Publicarea unui calendar pe un server WebDAV

Salvarea unui calendar ca pagină Web

Trimiterea calendarului prin poșta electronică

Începutul paginii

Salvarea unui document ca fișier iCalendar

Calendarele se pot trimite ca atașări la un mesaj de poștă electronică. Aceste atașări nu sunt legate la calendarul sursă și, prin urmare, nu se actualizează niciodată. De exemplu, se poate să lucrați cu o persoană de la altă firmă care nu are acces la informațiile dvs. de tip liber/ocupat din Outlook, pentru a cunoaște când sunteți disponibil pentru o întâlnire. În această situație, trimiteți un mesaj de poștă electronică cu un instantaneu al calendarului. Instantaneul calendarului apare în corpul mesajului de poștă electronică și ca fișier atașat de tip iCalendar. Dacă destinatarul execută Office Outlook 2007, fișierul atașat iCalendar se deschide sub formă de calendar Outlook.

  1. În Calendar, selectați un calendar pentru a-l face calendarul activ în vizualizare.

  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare ca.

  3. În caseta text Nume fișier, tastați un nume pentru fișierul iCalendar. Acesta trebuie să fie un nume simplu de recunoscut și semnificativ pentru dvs. și pentru destinatari.

    Un rezumat cu numele calendarului, intervalul de timp și nivelul de detaliere apare lângă Mai multe opțiuni. Dacă vă mulțumește acest rezumat, treceți la pasul 8; altfel, continuați cu pasul 4.

  4. Faceți clic pe Mai multe opțiuni.

  5. Din lista Interval perioadă, alegeți volumul de date din calendar care să fie incluse în fișierul iCalendar sau faceți clic pe Specificați datele pentru a introduce un interval de timp particularizat.

    Notă   Dacă alegeți un interval mare de timp sau selectați Calendar complet, este posibil să creați un fișier iCalendar mare.

  6. Din lista Detaliu, alegeți câte detalii se vor afișa destinatarilor. În mod implicit, este selectată opțiunea Doar disponibilitate.

    Notă   Niciuna dintre opțiuni nu include elementele dvs. marcate ca private, decât dacă modificați opțiunea de confidențialitate de sub Complex.

  7. Opțional, faceți clic pe Afișare pentru a vedea opțiunile Complex.

    • Includere detalii despre elemente marcate ca private      Această opțiune cere ca Detalii să fie setat la Detalii limitate sau la Detalii complete. Se observă existența elementelor private, dar nu se partajează informații suplimentare.

    • Includere atașări în cadrul elementelor din calendar      Această opțiune solicită ca Detalii să fie setat la Detalii complete. Se includ toate atașările din elementele calendarului, cum ar fi foile de calcul.

      Notă   Astfel, este posibil să crească semnificativ dimensiunea fișierului iCalendar.

  8. Faceți clic pe OK, apoi faceți clic pe Salvare.

    În cazul în care calendarul dvs. nu conține niciun element, se afișează o casetă de dialog pentru a permite revocarea salvării fișierului iCalendar.

Începutul paginii

Publicarea unui calendar la Office Online

Aveți posibilitatea să partajați calendarele Office Outlook 2007, publicându-le la Microsoft Office Online. Office Online pune la dispoziție o modalitate gratuită de partajare a calendarelor și vă permite să controlați cine are acces la acestea. În plus, este posibil să publicați sau să vizualizați calendarele pe Office Online chiar dacă nu utilizați un cont Exchange. Utilizarea Office Online reprezintă o modalitate foarte bună de partajare a informațiilor de calendar, dacă utilizați conturi de poștă electronică POP3 sau protocol IMAP, tipurile cele mai răspândite de conturi personale sau pentru microîntreprinderi.

  1. În Calendar, în Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe calendarul pe care doriți să îl publicați.

    Notă   Dacă utilizați Panou de navigare în vizualizarea Minimizat, în Panoul de navigare, faceți clic pe butonul Calendar Imagine buton, faceți clic pe Panou de navigare, apoi faceți clic cu butonul din dreapta pe calendarul pe care doriți să îl publicați.

    Sfat   Dacă doriți să publicați Calendarul implicit, faceți clic pe Publicare Calendar în Panoul de navigare, apoi continuați cu pasul 3.

  2. În meniul de comenzi rapide, indicați spre Publicare pe Internet, apoi faceți clic pe Publicare la Office Online.

  3. Dacă este prima oară când publicați un calendar pe Office Online, trebuie să vă înregistrați la Office Online, utilizându-vă contul Windows Live ID. Dacă nu aveți un cont gratuit Windows Live ID, aveți posibilitatea să creați unul. Urmați instrucțiunile de pe ecran.

  4. Lângă Interval de timp, selectați numărul de zile pentru care doriți să partajați calendarul.

    Instantaneu interval de timp

  5. Lângă Detaliu, faceți clic pe săgeată și alegeți ce nivel de detalii doriți să partajați. Dacă doriți, bifați caseta de selectare Afișare timp numai din cadrul orelor de lucru pentru a restricționa detaliile partajate pentru orele dvs. de lucru specificate în Outlook.

    Detalii Calendar

  6. Lângă Permisiuni, alegeți dacă informațiile din calendar să poată fi vizualizate numai de anumite persoane sau dacă să poată fi căutate și vizualizate de orice persoană care utilizează Office Online.

    • Doar utilizatorii invitați pot vizualiza acest calendar      Dacă faceți clic pe această opțiune, se deschide un mesaj de poștă electronică de partajare Outlook, după publicarea calendarului la Office Online. Aveți posibilitatea să trimiteți mesajul de poștă electronică de partajare fiecărei persoane căreia doriți să-i acordați acces la calendar. Mesajul de partajare cuprinde automat un link la calendar și aveți posibilitatea să tastați un mesaj dacă doriți.

    • Oricine poate vizualiza și căuta acest calendar la Office Online      Dacă faceți clic pe această opțiune, calendarul poate fi vizualizat de orice persoană care cunoaște linkul acestuia. Nu au nevoie de un cont Windows Live ID pentru a face log on sau pentru a se înregistra la un serviciu. În plus, utilizatorii Office Online pot găsi acest calendar atunci când caută calendare.

  7. Dacă publicați un calendar pe care orice persoană îl poate vedea și căuta, tastați o descriere a calendarului în caseta Descriere. Aceste informații îi ajută pe alți utilizatori Office Online să vă găsească calendarul.

    În mod implicit, acest calendar se va actualiza periodic. Modificările la calendar se publică la Office Online în timpul următoarei operațiuni de trimitere/primire manuale sau automate. În mod implicit, există un interval de 30 de minute între fiecare trimitere/primire pentru fiecare grup Trimitere/Primire. Dacă modificați intervalul automat de trimitere/primire la mai puțin de 20 de minute, actualizările calendarului la Office Online sunt trimise la un interval minim de 20 de minute.

    Pentru a încărca acest calendar și a nu furniza niciodată actualizări, faceți clic pe Complex, apoi pe Încărcare unică: Actualizările nu se vor încărca.

  8. Faceți clic pe OK.

După ce un calendar se partajează, pictograma sa din Panoul de navigare se modifică după cum se vede mai jos.

Calendar partajat

Începutul paginii

Publicarea unui calendar pe un server WebDAV

Publicarea pe un server WebDAV este utilă dacă doriți să partajați calendare și informații de disponibilitate cu alte persoane, dar nu utilizați o aplicație software cum ar fi Exchange.

WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning - Creare și acordare de versiuni pe bază Web) este o extensie a protocol HTTP care vă permite să creați și să modificați documente pe un server Web. Serverul pe care publicați un calendar trebuie să accepte protocolul WebDAV. Nu toate serverele Web acceptă WebDAV. Chiar dacă este posibil să utilizați protocolul FTP sau să salvați direct la o cale convenție universală de denumire (UNC), cum ar fi \\server\documenteleechipei aceasta nu indică faptul că WebDAV este disponibil. Administratorul de server sau ISP vă pot spune dacă este acceptat WebDAV pe serverul pe care doriți să îl utilizați.

  1. În Calendar, în Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe calendarul pe care doriți să-l partajați.

  2. În meniul de comenzi rapide, indicați către Publicare pe Internet, apoi faceți clic pe Publicare pe server particularizat.

  3. În caseta Locație, tastați locația pentru serverul și folderul WebDAV

  4. Lângă Interval de timp, selectați numărul de zile pentru care doriți să partajați calendarul.

  5. Lângă Detaliu, faceți clic pe săgeată și alegeți ce nivel de detalii doriți să partajați. Dacă doriți, bifați caseta de selectare Afișare timp numai din cadrul orelor de lucru pentru a restricționa detaliile partajate doar la orele dvs. de lucru specificate în Outlook.

    Detalii Calendar

    În mod implicit, acest calendar se va actualiza periodic. Modificările la calendar se publică pe serverul WebDAV în timpul următoarei operațiuni manuale sau automate de trimitere/primire. În mod implicit, există un interval de 30 de minute între fiecare trimitere/primire pentru fiecare grup Trimitere/Primire. Dacă modificați intervalul automat de trimitere/primire la mai puțin de 20 de minute, actualizările calendarului la serverul WebDAV sunt trimise la un interval minim de 20 de minute.

    Pentru a încărca acest calendar și a nu furniza niciodată actualizări, faceți clic pe Complex, apoi pe Încărcare unică: Actualizările nu se vor încărca.

  6. Faceți clic pe OK.

După ce un calendar se partajează, pictograma sa din Panoul de navigare se modifică după cum se vede mai jos.

Calendar partajat

Începutul paginii

Salvarea unui calendar ca pagină Web

Aveți posibilitatea să salvați un calendar ca pagină Web și apoi să îl partajați cu alte persoane. De exemplu, se poate să depuneți un calendar cu date de proiect importante ca pagină pe intranetul firmei sau să publicați programul cu meciurile echipei dvs. de fotbal ca pagină pe site-ul dvs. Web personal. Apoi, aveți posibilitatea să informați cu ușurință alte persoane despre calendar, distribuind URL-ul acestuia. De asemenea, dacă ISP vă pune la dispoziție un site Web sau o locație în care să partajați fișiere cu publicul, aveți posibilitatea să partajați calendarul ca pagină Web.

Sfat   O soluție mai bună este să utilizați Serviciul de publicare a calendarelor Internet Microsoft Office Online. Calendarele se pot salva și publica direct din Outlook, iar actualizările sunt gestionate automat.

Când salvați un calendar ca pagină Web, aveți posibilitatea să specificați datele de început și de sfârșit pentru calendar și dacă vor fi incluse și detaliile despre rezervări care au fost introduse în secțiunile de text ale rezervărilor. De asemenea, aveți posibilitatea să adăugați un fundal.

  1. În Calendar, selectați un calendar pentru a-l face calendarul activ în vizualizare.

  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare ca pagină Web.

  3. Sub Durată, introduceți o dată în casetele Data de început și Data de sfârșit. Faceți clic pe săgeata îndreptată în jos pentru un calendar.

    Setarea implicită cuprinde luna curentă și luna următoare.

  4. Sub Opțiuni, se poate opta pentru a include detaliile rezervărilor și, dacă doriți, să alegeți un element grafic de fundal pentru pagina Web pe care o creați.

  5. Sub Salvare ca, în caseta text Titlu calendar, tastați numele care doriți să apară ca titlu al paginii Web.

  6. Pentru Nume fișier, navigați la locația unde doriți să salvați pagina Web, apoi tastați un nume de fișier.

  7. În mod implicit, pagina Web se deschide în browserul dvs. Web după ce faceți clic pe Salvare. Dacă nu doriți să vedeți pagina Web, debifați caseta de selectare Deschidere pagini Web salvate în Browser.

  8. Faceți clic pe Salvare.

    Notă   În unele browsere Web, cum ar fi Windows Internet Explorer, este posibil ca pagina să nu apară corespunzător, deoarece conținutul activ este blocat. Dacă vedeți o BarăInfo în partea de sus, faceți clic pe text, pe Permite conținut blocat, apoi faceți clic pe Da.

Începutul paginii

Trimiterea calendarului prin poșta electronică

  1. În Calendar, în Panoul de navigare, faceți clic pe Trimitere calendar prin Poștă electronică.

    Notă   Dacă utilizați Panoul de navigare în vizualizarea Minimizată, în Panoul de navigare faceți clic pe butonul Calendar Imagine buton, faceți clic pe Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe calendarul pe care doriți să îl partajați, apoi faceți clic pe Trimitere prin poștă electronică.

  2. În caseta Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să-i trimiteți informațiile de abonare.

  3. Din lista Calendar, alegeți calendarul pe care îl trimiteți. În mod implicit, este ales Calendarul implicit. Acesta este calendarul Outlook utilizat pentru a afișa informațiile liber/ocupat către celelalte persoane și cel în care sunt acceptate solicitările de întâlnire.

  4. Din lista Interval perioadă, alegeți intervalul de timp din calendar care se va include în mesajul de poștă electronică sau faceți clic pe Specificați datele pentru a introduce un interval de date particularizat.

    Sfat   Dacă alegeți un interval mare de timp sau selectați Calendar complet, este posibil să creați un mesaj de poștă electronică mare.

  5. În lista Detaliu, alegeți câte detalii se vor afișa destinatarilor. În mod implicit, este selectată opțiunea Doar disponibilitate.

    Notă   Niciuna dintre opțiuni nu include elementele marcate ca private, decât dacă modificați opțiunea de confidențialitate de sub Complex.

  6. Opțional, informațiile incluse în mesajul de poștă electronică se pot restricționa doar la orele de lucru, bifând caseta de selectare Afișare timp numai din cadrul orelor de lucru. Pentru a modifica orele de lucru, faceți clic pe Setare ore de lucru.

  7. În mod opțional, faceți clic pe Afișare pentru a vedea opțiunile Complex.

    • Includere detalii despre elemente marcate ca private      Această opțiune cere ca Detalii să fie setat la Detalii limitate sau la Detalii complete. Se observă existența elementelor private, dar nu se partajează informații suplimentare.

    • Includere atașări în cadrul elementelor din calendar      Această opțiune cere ca Detalii să fie setat la Detalii complete. Se includ toate atașările din elementele calendarului, cum ar fi foile de calcul.

      Notă   Astfel, este posibil să crească semnificativ dimensiunea mesajului de poștă electronică.

    • Aspect poștă electronică      Se poate include Orarul zilnic sau Lista evenimentelor.

  8. Opțional, aveți posibilitatea să solicitați permisiuni pentru vizualizarea calendarului implicit al destinatarului. Pentru aceasta, bifați caseta de selectare Se solicită permisiunea de a vizualiza calendarul destinatarului.

    Notă   Această opțiune solicită acces doar la calendarul implicit al destinatarului. Dacă doriți să solicitați acces la un calendar suplimentar creat de destinatar, cum ar fi un calendar personal, trebuie să trimiteți un mesaj de poștă electronică în care să cereți permisiune pentru acel calendar.

  9. Faceți clic pe Trimitere.

  10. Examinați caseta de dialog de confirmare, iar dacă aceasta este corectă faceți clic pe OK.

    În cazul în care calendarul dvs. nu conține elemente, se afișează o casetă de dialog pentru a vă furniza opțiunea de a revoca trimiterea mesajului de poștă electronică.

Începutul paginii

Răspundeți automat la mesajele de poștă electronică atunci când nu sunteți la birou

Atunci când nu sunteți la computer și nu vă verificați mesajele de poștă electronică, aveți posibilitatea să configurați Office Outlook 2007 pentru a trimite un răspuns automat tuturor persoanelor care vă trimit mesaje sau doar unora. Trebuie să știți ce tip de cont de e-mail utilizați pentru a afla ce funcție este disponibilă pentru configurarea răspunsurilor automate.

Ce tip de conturi de poștă electronică utilizați?

Dacă știți la ce tip de server de poștă electronică sunteți conectat, deplasați-vă la una dintre secțiunile următoare pentru a afla modul de configurare a răspunsului automat:

Dacă trebuie să identificați tipul de cont pe care îl utilizați, continuați să citiți această secțiune.

Unul dintre cele mai ușoare moduri de a vedea dacă utilizați un cont Exchange este să verificați dacă există comanda Asistent Absent de la birou în meniul Instrumente. Asigurați-vă că ați făcut clic pe butonul de extindere butonul Extindere în partea de jos a meniului, pentru afișarea tuturor comenzilor din meniul Instrumente.

Dacă există o comandă Asistent Absent de la birou în meniul Instrumente și vedeți următoarea casetă de dialog când faceți clic pe ea, atunci aveți un cont Exchange 2007. În acest caz, continuați cu secțiunea Răspunsuri automate pentru conturi Exchange 2007.

Caseta de dialog Asistent Absent de la birou

Dacă există o comandă Asistent Absent de la birou în meniul Instrumente și vedeți următoarea casetă de dialog când faceți clic pe comandă, atunci aveți un cont Exchange Server 2003 sau o versiune anterioară. În acest caz, continuați cu secțiunea Răspunsuri automate pentru conturi Microsoft Exchange Server 20002003.

Caseta de dialog Asistent Absent de la birou

Dacă nu există comanda Asistent Absent de la birou în meniul Instrumente, atunci probabil nu aveți un cont Exchange. Totuși, se poate imita o mare parte a comportamentului asistentului Absent de la birou prin utilizarea regulilor. Pentru a afla cum, continuați cu secțiunea Răspunsuri automate pentru conturi POP3 și IMAP.

Variantă alternativă pentru identificarea tipului de cont de poștă electronică pe care îl utilizați

Tipurile de conturi de poștă electronică care există în profilul dvs. Outlook pot fi identificate în caseta de dialog Setări cont.

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Setări cont.

  2. În fila Poștă electronică, coloana Tip precizează tipul de cont pentru fiecare adresă de poștă electronică.

    Imagine ecran

Anumite caracteristici pot necesita versiuni specifice de Microsoft Exchange. De exemplu, Outlook Anywhere necesită Exchange 2003 sau Exchange 2007.

Pentru a determina versiunea de Exchange la care vă conectați, consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul.

Răspunsuri automate pentru conturi Exchange 2007

Pentru această caracteristică este necesar să utilizați un cont Microsoft Exchange Server 2007. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Microsoft Exchange. Pentru mai multe informații despre conturile Microsoft Exchange și despre modalitatea de stabilire a versiunii Exchange la care se conectează contul dvs., vedeți linkurile din secțiunea Vedeți și.

Când utilizați Outlook cu un cont Exchange 2007, aveți acces la noua funcție Asistent Absent de la birou și la o interfață cu utilizatorul îmbunătățită. Printre noile caracteristicile se numără:

  • Format de tip text îmbogățit     Utilizarea de fonturi, culori și formatare în răspunsuri.

  • Posibilitatea de a trimite răspunsuri automate la persoanele din exteriorul organizației     Răspunsurile automate Absent de la birou se pot particulariza pentru destinatari atât din interiorul, cât și din exteriorul organizației. De exemplu, se poate să doriți să trimiteți un mesaj mai general în exteriorul firmei, probabil unul care nu precizează alternative pentru persoanele de contact, numerele de telefon sau adresele de poștă electronică.

  • Posibilitatea de a planifica răspunsurile automate Absent de la birou în avans, cu o oră de început și o oră de sfârșit     Nu mai este nevoie să țineți minte să activați sau să dezactivați funcția de răspuns automat Absent de la birou. Planificați datele și orele la care se trimit răspunsurile automate.

  • În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

    Comanda Absent de la birou din meniul Instrumente

  • Faceți clic pe Se trimit răspunsuri automate Absent de la birou.

  • În fila În Organizație, tastați răspunsurile pe care doriți să le trimiteți cât timp sunteți absent de la birou.

    Aveți posibilitatea să utilizați controalele pentru a modifica fontul, dimensiunea fontului și alte formatări de text.

Opțional, se pot trimite răspunsuri automate către persoane din afara organizației dvs. Se poate opta pentru trimiterea unui răspuns automat către fiecare persoană care vă trimite un mesaj de poștă electronică sau numai către persoanele listate în Persoane de contact.

Notă   Persoana de contact trebuie să existe în folderul Persoane de contact Exchange. Dacă persoana de contact se află doar într-un folder care face parte din fișierul Foldere personale (.pst), atunci răspunsul automat nu se va trimite.

  1. În fila În afara Organizației, tastați răspunsurile pe care doriți să le trimiteți cât timp sunteți absent de la birou.

    Aveți posibilitatea să utilizați controalele pentru a modifica fontul, dimensiunea fontului și alte formatări de text.

  2. Bifați caseta de selectare Se răspunde automat persoanelor din afara organizației.

  3. Faceți clic pe Doar Persoanele mele de contact sau pe Oricine din afara organizației pentru a specifica persoanele cărora li se vor trimite răspunsuri automate.

    Când este bifată caseta de selectare Se răspunde automat persoanelor din afara organizației, în numele filei În afara Organizației apare și (Activat).

Răspunsuri automate pentru conturi Exchange 2000 și Exchange 2003

Pentru această caracteristică este necesar un cont Exchange 2000 sau Exchange 2003. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Microsoft Exchange. Pentru mai multe informații despre conturile Microsoft Exchange și despre modalitatea de stabilire a versiunii Exchange la care se conectează contul dvs., vedeți linkurile din secțiunea Vedeți și.

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.

  2. Faceți clic pe Momentan sunt absent din birou.

  3. În caseta Se răspunde automat o singură dată fiecărui expeditor cu următorul text, tastați mesajul care va fi trimis altor persoane cât timp sunteți absent.

  4. Dacă doriți, creați reguli pentru a gestiona corespondența de intrare.

    1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.

      Comanda Absent de la birou din meniul Instrumente

      Notă   Comanda Asistentul Absent de la birou nu apare decât dacă utilizați un cont de poștă electronică Exchange.

    2. Faceți clic pe Adăugare regulă.

    3. Sub Când sosește un mesaj care îndeplinește următoarele condiții, specificați condițiile pe care mesajul trebuie să le îndeplinească pentru a se produce acțiunea asociată regulii.

    4. Dacă doriți să specificați mai multe condiții, faceți clic pe Complex, selectați opțiunile dorite, apoi faceți clic pe OK.

    5. Pentru a specifica faptul că această regulă se aplică ultima, bifați caseta de selectare Nu se procesează regulile ulterioare.

    6. Sub Se efectuează următoarele acțiuni, selectați opțiunile dorite. Se pot selecta mai multe opțiuni.

      Notă   Dacă specificați faptul că este necesar ca un mesaj să fie șters, regulile care urmează regulii de ștergere în lista de reguli din caseta de dialog Asistentul Absent de la birou nu afectează mesajul.

Răspunsuri automate pentru conturi POP3 IMAP

Dacă profilul dvs. nu include un cont Exchange, aveți posibilitatea să combinați un șablon de poștă electronică Outlook cu reguli Outlook pentru a reproduce funcțiile asistentului Absent de la birou. Utilizând această combinație, contul de poștă electronică POP3 sau IMAP poate fi utilizat pentru a trimite răspunsuri automate la mesajele de intrare.

  Pentru a se trimite răspunsurile automate, trebuie să lăsați computerul pornit și Outlook în execuție.

  1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Mesaj corespondență.

  2. Pe fila Opțiuni, în grupul Format, faceți clic pe Text simplu.

  3. În corpul mesajului, tastați mesajul pe care doriți să-l trimiteți ca răspuns automat.

  4. În fereastra mesajului, faceți clic pe Butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi pe Salvare ca.

  5. În caseta de dialog Salvare ca, în lista Tip fișier, faceți clic pe Șablon Outlook (*.oft).

  6. În caseta Nume fișier, tastați un nume pentru șablonul de mesaj, apoi faceți clic pe Salvare.

  7. În meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și avertizări.

  8. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.

  9. Sub Pornire de la o regulă necompletată, faceți clic pe Verificare mesaje la sosire, apoi faceți clic pe Următorul.

  10. Sub Care condiții se verifică?, bifați caseta de selectare trimis doar mie și orice alte criterii doriți, apoi faceți clic pe Următorul.

  11. Când vedeți o casetă de dialog care vă informează că această regulă se va aplica fiecărui mesaj primit, faceți clic pe Da.

  12. Sub Ce faceți cu acest mesaj?, bifați caseta de selectare răspuns utilizând un anumit șablon.

  13. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată), faceți clic pe un anumit șablon.

  14. În caseta de dialog Selectare un șablon pentru răspuns, în caseta Privire în, faceți clic pe Șabloane utilizator în sistemul de fișiere.

  15. Selectați șablonul pe care l-ați creat în secțiunea anterioară, apoi faceți clic pe Deschidere.

  16. Faceți clic pe Următorul.

  17. Opțional, bifați casetele de selectare pentru toate excepțiile de la regula de răspuns automat.

  18. Faceți clic pe Următorul.

  19. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, tastați un nume pentru regula de răspuns automat, apoi faceți clic pe Terminare.

Regula răspuns utilizând un anumit șablon din Expertul reguli trimite răspunsul automat o singură dată către fiecare expeditor în timpul unei singure sesiuni. Această regulă împiedică Outlook să trimită răspunsuri repetate către un expeditor unic de la care primiți mai multe mesaje. În timpul unei sesiuni, Outlook păstrează o listă a utilizatorilor la care a trimis răspuns. Însă, dacă ieșiți din Outlook, apoi îl reporniți, lista de expeditori care au primit răspunsuri automate se reinițializează.

  Pentru ca expertul Reguli să trimită automat un răspuns, Outlook trebuie să fie pornit și configurat să verifice periodic mesajele noi.

Începutul paginii

Se aplică la: Outlook 2007



Au fost utile aceste informații?

Da Nu

Cum putem îmbunătăți?

255 caractere ramase

Pentru a vă proteja confidențialitatea, nu includeți informații de contact în feedback. Revizuiți Politică de confidențialitate.

Vă mulțumim pentru feedback!

Resurse de asistență

Modificați limba