Informații despre structura unei baze de date Access

Informații despre structura unei baze de date Access

Familiarizându-vă cu tabelele, formularele, interogările și alte obiecte dintr-o bază de date, ați putea efectua mai ușor o gamă largă de activități, cum ar fi introducerea datelor într-un formular, adăugarea sau eliminarea unor tabele, găsirea și înlocuirea datelor și rularea interogărilor.

Acest articol conține o prezentare generală a structurii unei baze de date Access. Access furnizează câteva instrumente pe care le puteți utiliza pentru a vă familiariza cu structura unei anumite baze de date. Acest articol explică, de asemenea, cum, când și de ce să utilizați fiecare instrument.

Notă : Acest articol se referă la bazele de date Access tradiționale care cuprind un fișier sau un set de fișiere ce conține toate datele și caracteristicile aplicației, cum ar fi formularele de introducere a datelor. O parte dintre informațiile din articol nu se aplică la bazele de date web, un nou tip de bază de date Access pe care o publicați pe web utilizând SharePoint Server cu Access Services. Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru partajare pe web.

În acest articol

Prezentare generală

Consultați detalii despre obiectele dintr-o bază de date

Explorați un tabel în vizualizarea Proiect

Consultați relațiile dintre tabele

Vedeți în ce fel obiectele utilizează alte obiecte

Prezentare generală

O bază de date este o colecție de informații legate de un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmărirea comenzilor clienților sau păstrarea unei colecții de muzică. Dacă baza dvs. de date nu este stocată pe computer sau este stocată doar parțial, este posibil să urmăriți informații din diverse surse pe care trebuie să le coordonați și organizați.

De exemplu, să presupunem că numerele de telefon ale furnizorilor dvs. sunt stocate în diverse locuri: într-un fișier de cartelă care conține numerele de telefon ale furnizorilor, în fișiere cu informații despre produse dintr-un dulap de dosare și pe o foaie de calcul care conține informații despre comenzi. Dacă numărul de telefon al unui furnizor se schimbă, va trebui să actualizați informațiile în toate cele trei locuri. Într-o bază de date Access bine proiectată, numărul de telefon se stochează o singură dată, astfel încât va trebui să actualizați informația respectivă doar într-un singur loc. Prin urmare, atunci când actualizați numărul de telefon al furnizorului, acesta se actualizează automat oriunde îl utilizați în baza de date.

Fișierele bazei de date Access

Puteți utiliza Access pentru a gestiona toate informațiile dvs. într-un singur fișier. Într-un fișier al bazei de date Access, puteți utiliza:

  • Tabele pentru a stoca date.

  • Interogări pentru a găsi și a regăsi doar datele pe care le doriți.

  • Formulare pentru a vizualiza, a adăuga și a actualiza datele din tabele.

  • Rapoarte pentru a analiza sau a imprima date într-un anumit aspect.

Date din tabele utilizate într-o interogare, într-un formular și într-un raport

1. Stocați datele o singură dată într-un tabel, dar le vizualizați din mai multe locații. Atunci când actualizați datele, acestea se actualizează automat oriunde apar.

2. Regăsiți date folosind o interogare.

3. Vizualizați sau introduceți date utilizând un formular.

4. Afișați sau imprimați date utilizând un raport.

Toate aceste elemente - tabele, interogări, formulare și rapoarte - sunt obiecte ale bazei de date.

Notă : Unele baze de date Access conțin linkuri către tabele stocate în alte baze de date. De exemplu, poate că aveți o bază de date Access care nu conține decât tabele și o altă bază de date Access care conține linkuri către acele tabele, precum și interogări, formulare și rapoarte care sunt bazate pe tabelele legate. În majoritatea cazurilor, nu contează dacă un tabel este un tabel legat sau stocat efectiv în baza de date.

Tabele și relații

Pentru a stoca date, creați un tabel pentru fiecare tip de informații pe care le urmăriți. Tipurile de informații ar putea include informațiile despre clienți, produse și detaliile comenzilor. Pentru a reuni datele din mai multe tabele într-o interogare, un formular sau un raport, dvs. definiți relații între tabele.

Notă : Într-o bază de date web, nu puteți utiliza fila obiect Relații pentru a crea relații. Puteți utiliza câmpurile de căutare pentru a crea relații într-o bază de date web.

Datele stocate în tabele reunite pe baza unor câmpuri asociate

1. Informațiile despre clienți, care s-au aflat cândva într-o listă de corespondență, se află acum în tabelul Clienți.

2. Informațiile despre comenzi, care s-au aflat cândva pe o foaie de calcul, se află acum în tabelul Comenzi.

3. Un ID unic, cum ar fi un ID client, distinge o înregistrare de alta în cadrul unui tabel. Adăugând un câmp ID unic al unui tabel la alt tabel și definind o relație între cele două câmpuri, Access poate potrivi înregistrările asociate din ambele tabele astfel încât să le puteți reuni într-un formular, un raport sau o interogare.

Interogări

O interogare vă poate ajuta să găsiți și să regăsiți date care îndeplinesc condițiile specificate, inclusiv date din mai multe tabele. De asemenea, puteți utiliza o interogare pentru a actualiza sau a șterge mai multe înregistrări în același timp și pentru a efectua calcule predefinite sau particularizate ale datelor dvs.

Notă : Nu puteți utiliza o interogare pentru a actualiza sau a șterge înregistrări dintr-o bază de date web.

O interogare returnând rezultate din tabele diferite

1. Tabelul Clienți conține informații despre clienți.

2. Tabelul Comenzi conține informații despre comenzile clienților.

3. Această interogare preia ID-ul comenzii și datele necesare din tabelul Comenzi, iar datele privind numele firmei și orașul din tabelul Clienți. Interogarea returnează numai comenzile care au fost solicitate în aprilie și numai pentru clienții cu sediul în Londra.

Formulare

Puteți utiliza un formular pentru a vizualiza, a introduce și a modifica cu ușurință date, un singur rând o dată. De asemenea, puteți utiliza un formular pentru a efectua alte acțiuni, cum ar fi trimiterea unor date la altă aplicație. De obicei, formularele conțin controale care sunt legate la câmpurile subiacente din tabele. Atunci când deschideți un formular, Access regăsește datele din unul sau mai multe dintre tabelele respective, iar apoi afișează datele în aspectul pe care l-ați ales atunci când ați creat formularul. Puteți să creați un formular utilizând una dintre comenzile Formular de pe Panglică, Expertul formular, sau să creați dvs. un formular în vizualizarea Proiect.

Notă : Utilizați vizualizarea Aspect, nu vizualizarea Proiect, pentru a crea formulare și rapoarte în bazele de date web.

Formularele vă pot ajuta să vizualizați și să introduceți date

1. Un tabel afișează mai multe înregistrări în același timp, dar ar putea fi necesar să defilați pe orizontală pentru a vizualiza toate datele dintr-o singură înregistrare. De asemenea, atunci când vizualizați un tabel, nu puteți actualiza datele din mai mult de un tabel o dată.

2. Un formular se concentrează pe o singură înregistrare o dată și poate afișa câmpuri din mai mult de un tabel. De asemenea, poate afișa imagini și alte obiecte.

3. Un formular poate conține un buton pe care faceți clic pentru a imprima un raport, a deschide alte obiecte sau a automatiza altfel activitățile.

Rapoarte

Puteți utiliza un raport pentru a analiza rapid datele dvs. sau pentru a le prezenta într-un anumit fel la imprimare sau în alte formate. De exemplu, puteți trimite unui coleg un raport care grupează datele și calculează totalurile. Sau puteți crea un raport cu datele despre adresă formatate pentru imprimarea etichetelor poștale.

Rapoarte care prezintă date formatate sau calculate

1. Utilizați un raport pentru a crea etichete poștale.

2. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile într-o diagramă.

3. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile calculate.

Acum, cunoscând structura de bază a bazei de date Access, citiți mai departe pentru a afla cum să utilizați instrumentele predefinite pentru a explora o anumită bază de date Access.

Începutul paginii

Consultați detalii despre obiectele dintr-o bază de date

Una dintre cele mai bune modalități de a primi informații despre o anumită bază de date este să utilizați Documentarul bază de date. Utilizați Documentarul bază de date pentru a construi un raport care să conțină informații detaliate despre obiectele dintr-o bază de date. Mai întâi alegeți ce obiecte vor fi detaliate în raport. Atunci când rulați Documentarul bază de date, raportul său conține toate datele despre obiectele bazei de date pe care le-ați selectat.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o documentați.

  2. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Documentar bază de date.

  3. În caseta de dialog Documentar, faceți clic pe fila care reprezintă tipul de obiect de bază de date pe care doriți să îl documentați. Pentru a crea un raport despre toate obiectele dintr-o bază de date, faceți clic pe fila Toate tipurile de obiecte.

  4. Selectați unul sau mai multe obiecte listate în filă. Pentru a selecta toate obiectele dintr-o filă, faceți clic pe Selectare totală.

  5. Faceți clic pe OK.

    Documentar bază de date creează un raport care conține date detaliate pentru fiecare obiect selectat, apoi deschide raportul în Examinare înaintea imprimării. De exemplu, dacă rulați Documentar bază de date pentru un formular de intrare a datelor, raportul creat de Documentar listează proprietățile pentru întregul formular, proprietățile pentru fiecare secțiune din formular și proprietățile pentru butoanele, etichetele, casetele text și alte controale din formular, plus modulele de cod și permisiunile de utilizator asociate formularului.

  6. Pentru a imprima raportul, pe fila Examinare înaintea imprimării, în grupul Imprimare, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii

Explorați un tabel în vizualizarea Proiect

Notă : Vizualizarea Proiect nu este disponibilă pentru tabelele din bazele de date web.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Proiect vă oferă o imagine detaliată a structurii tabelului. De exemplu, puteți să găsiți setarea tipului de date pentru fiecare câmp, să găsiți orice măști de intrare sau să vedeți dacă tabelul utilizează câmpuri de căutare, câmpurile care utilizează interogări pentru a extrage date din alte tabele. Aceste informații sunt utile deoarece tipurile de date și măștile de intrare pot afecta capacitatea de a găsi date și de a rula interogări de actualizare. De exemplu, să presupunem că doriți să utilizați o interogare de actualizare pentru a actualiza anumite câmpuri dintr-un tabel copiind date în câmpuri similare din alt tabel. Interogarea nu va rula dacă tipurile de date pentru fiecare câmp din tabelele sursă și destinație nu se potrivesc.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.

  2. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l explorați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  3. După cum este necesar, notați numele fiecărui câmp de tabel și tipul de date atribuit fiecărui câmp.

    Tipul de date atribuit unui câmp poate limita dimensiunea și tipul de date pe care utilizatorii le pot introduce într-un câmp. De exemplu, utilizatorii pot fi limitați la 20 de caractere într-un câmp de text și nu pot introduce date text într-un câmp setat pe tip de date Număr.

  4. Pentru a stabili dacă un câmp este un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare din secțiunea inferioară a grilei de proiect a tabelului, sub Proprietăți câmp.

    Un câmp de căutare afișează un set de valori (unul sau mai multe câmpuri, cum ar fi un nume și prenume), dar, de obicei, stochează un set diferit de valori (un câmp, cum ar fi un ID numeric). De exemplu, un câmp de căutare poate stoca numărul ID al unui angajat (valoarea stocată), dar afișează numele angajatului (valoarea afișată). Atunci când utilizați un câmp de căutare în expresii sau în operații de căutare și înlocuire, dvs. utilizați valoarea stocată, nu valoarea afișată. Faptul de a vă familiariza cu valorile stocate și afișate ale unui câmp de căutare reprezintă cea mai bună modalitate de a vă asigura că o expresie sau o operație de căutare și înlocuire care utilizează câmpul de căutare funcționează așa cum vă așteptați.

    Următoarea ilustrație prezintă un câmp de căutare obișnuit. Rețineți că setările pe care le vedeți în proprietatea Sursă rânduri a câmpului vor varia.

    Utilizarea unui tabel sau a unei interogări ca sursă de date pentru un câmp de căutare

    Câmpul de căutare prezentat aici utilizează o interogare pentru a regăsi date din alt tabel. Este posibil să vedeți și alt tip de câmp de căutare, denumit listă de valori, care utilizează o listă de opțiuni cu codare impusă. Figura prezintă o listă de valori obișnuită.

    Utilizarea unei liste de valori ca sursa de date pentru un câmp de căutare

    În mod implicit, listele de valori utilizează tipul de date Text.

    Cea mai bună modalitate de a găsi listele de căutare și de valori este să afișați fila Căutare și apoi să faceți clic pe intrările din coloana Tip de date pentru fiecare câmp din tabel. Pentru mai multe informații despre crearea câmpurilor de căutare și listelor de valori, consultați linkurile din secțiunea Consultați și.

Începutul paginii

Vizualizarea relațiilor dintre tabele

Notă : Într-o bază de date web, nu puteți utiliza fila obiect Relații.

Pentru a vedea o reprezentare grafică a tabelelor dintr-o bază de date, câmpurile din fiecare tabel și relațiile dintre aceste tabele, utilizați fila obiect Relații. Fila obiect Relații oferă o imagine de ansamblu a tabelului și structura relației unei baze de date - informații esențiale atunci când trebuie să creați sau să modificați relațiile dintre tabele.

Notă : De asemenea, puteți utiliza fila obiectului Relații pentru a adăuga, a modifica sau a șterge relații.

  • Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.

  • În fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.

Fila obiect Relații apare și vă arată relațiile dintre toate tabelele din baza de date deschisă.

O relație între două tabele

Începutul paginii

Vedeți în ce fel obiectele utilizează alte obiecte

Panoul Dependențe obiect... ilustrează modul în care obiectele bazei de date, cum ar fi tabele, formulare, interogări și rapoarte, interacționează cu sau depind de alte obiecte.

Puteți să utilizați panoul Dependențe obiect... pentru a vă ajuta să evitați ștergerea din greșeală a surselor de înregistrări. De exemplu, să presupunem că aveți o interogare Comenzi trimestriale într-o bază de date Vânzări și nu mai aveți nevoie de interogare. Înainte de a șterge interogarea, trebuie să aflați dacă unul dintre celelalte obiecte din baza de date, cum ar fi un formular sau raport, utilizează interogarea ca sursă de date. Apoi puteți fie să modificați obiectele dependente pentru a elimina referințele la interogare, fie să ștergeți obiectele dependente împreună cu interogarea. Vizualizarea unei liste complete de obiecte dependente vă poate ajuta să economisiți timp eliminând necesitatea de a verifica manual proprietățile obiectului și să minimizați erorile găsind detaliile care ar putea scăpa la un audit manual.

Panoul Dependențe obiect... vă poate ajuta, de asemenea, atunci când doriți să modificați proiectul unui obiect dintr-o bază de date, arătându-vă cum vor fi influențate alte obiecte de modificarea proiectului. Trebuie să utilizați panoul Dependențe obiect... pentru a vă ajuta să planificați modificări majore ale proiectului.

Utilizați panoul Dependențe obiect

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o investigați.

  2. În Panoul de navigare, selectați sau deschideți un tabel, un formular, un raport sau o interogare.

  3. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Dependențe obiect....

  4. Dacă vi se solicită, faceți clic pe OK pentru a actualiza informațiile de dependență.

    Notă : Actualizarea informațiilor de dependență poate dura un anumit timp.

    Apare panoul Dependențe obiect....

    Panoul Dependențe obiect.

  5. Pentru a vizualiza o listă cu obiectele care utilizează obiectul pe care l-ați selectat la pasul 2, faceți clic pe Obiecte dependente de mine în partea de sus a panoului. Pentru a vizualiza o listă cu obiectele utilizate de obiectul selectat, faceți clic pe Obiecte de care eu depind.

  6. Pentru a vizualiza informațiile de dependență pentru un obiect, faceți clic pe pictograma de extindere (+) de lângă obiectul respectiv. Access afișează până la patru nivele de dependențe pentru un obiect.

Rețineți aceste lucruri în timp ce utilizați panoul Dependențe obiect...:

  • Informațiile de dependență sunt disponibile numai dacă aveți permisiuni de deschidere a unui obiect în vizualizarea Proiect.

  • Panoul nu prezintă informații pentru macrocomenzi și module de cod.

  • Panoul funcționează doar pentru tabele, formulare, rapoarte și interogări, cu excepția următoarele tipuri de interogări:

    • Interogări de acțiune - interogările care inserează, actualizează sau șterg date

    • Interogări specifice SQL, inclusiv interogările de tip uniune, interogările de definiție date și interogările directe

    • Subinterogări

      Când Access întâlnește interogări imbricate, informațiile de dependență sunt generate doar pentru interogarea exterioară. Această regulă se aplică și la tabelele sursă și interogările unei subfoi de date de interogare, precum și la câmpurile de căutare.

  • Access generează informațiile de dependență căutând hărțile de nume întreținute de caracteristica Corectare automată nume, o caracteristică ce corectează automat efectele secundare obișnuite care au loc atunci când redenumiți formulare, rapoarte, tabele, interogări, câmpuri sau controale pe formulare și rapoarte. Dacă urmărirea informațiilor aferente Corectare automată nume este dezactivată, vi se va solicita să o activați pentru a putea să vizualizați informațiile de dependență.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×